Εξαγωγή δεδομένων στο Word

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να εξάγετε δεδομένα από τη βάση δεδομένων της Microsoft Office Access 2007 σε ένα έγγραφο του Microsoft Office Word 2007 με χρήση του "Οδηγού εξαγωγής". Το άρθρο αυτό εξηγεί τον τρόπο χρήσης του Οδηγού εξαγωγής και τον τρόπο αποθήκευσης των ρυθμίσεων εξαγωγής ως προδιαγραφή για επόμενη χρήση.

Σε αυτό το άρθρο:

Εξαγωγή δεδομένων στο Word: τα βασικά στοιχεία

Εξαγωγή δεδομένων στο Word

Κατανόηση πώς Access εξάγει αντικειμένων στο Word

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή δεδομένων στο Word: βασικά στοιχεία

Μπορείτε να εξαγάγετε πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση στο Office Word 2007 όταν εξαγάγετε ένα αντικείμενο χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό εξαγωγής", η Office Access 2007 δημιουργεί ένα αντίγραφο των δεδομένων αυτού του αντικειμένου σε ένα αρχείο μορφής εμπλουτισμένου κειμένου του Microsoft Word (*.rtf). Για πίνακες, ερωτήματα και φόρμες, τα ορατά πεδία και οι εγγραφές εμφανίζονται ως πίνακας σε ένα έγγραφο του Word. Κατά την εξαγωγή μιας έκθεσης,ο οδηγός εξάγει τα δεδομένα και τη διάταξη της έκθεσης  — προσπαθεί να κάνει το έγγραφο του Word να είναι όσο το δυνατό πιο όμοιο με την έκθεση.

  • Έναρξη της λειτουργίας από την Access    Για να εξαγάγετε δεδομένα από την Access στο Word, χρειάζεται να εργαστείτε στην Access. Δεν υπάρχει στο Word λειτουργικότητα τέτοια ώστε να εισάγει δεδομένα από μια βάση δεδομένων της Access. Επίσης, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε μια βάση δεδομένων ή έναν πίνακα της Access ως έγγραφο του Word, χρησιμοποιώντας την εντολή Αποθήκευση ως της Access.

  • Αντικείμενα που μπορείτε να εξάγετε    Μπορείτε να εξάγετε πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση. Μπορείτε επίσης να εξάγετε μόνο τις εγγραφές που έχετε επιλέξει σε μια προβολή. Δεν μπορείτε να εξάγετε μακροεντολές και λειτουργικές μονάδες. Όταν εξάγετε μια φόρμα ή ένα φύλλο δεδομένων που περιέχει δευτερεύουσες φόρμες ή δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων, εξάγεται μόνο η κύρια φόρμα ή το κύριο φύλλο δεδομένων. Χρειάζεται να επαναλάβετε τη λειτουργία εξαγωγής για κάθε δευτερεύουσα φόρμα και δευτερεύον φύλλο δεδομένων που θέλετε να προβάλετε στο Word. Αντίθετα, όταν εξάγετε μια έκθεση, οι δευτερεύουσες φόρμες και οι δευτερεύουσες εκθέσεις που περιλαμβάνονται στην έκθεση εξάγονται, μαζί με την κύρια έκθεση.

  • Αποτέλεσμα της λειτουργίας    Ο "Οδηγός εξαγωγής" εξάγει πάντοτε μορφοποιημένα δεδομένα. Αυτό σημαίνει ότι εξάγονται μόνο τα πεδία και οι εγγραφές που είναι ορατά σε ένα αντικείμενο ή σε μια προβολή, μαζί με τις ρυθμίσεις μορφής εμφάνισης. Οι κρυφές στήλες και εγγραφές, λόγω ρυθμίσεων φίλτρου, δεν εξάγονται. Κατά την εξαγωγή μιας έκθεσης, η διάταξή της επίσης διατηρείται.

  • Συγχώνευση με υπάρχον έγγραφο     Όταν εκτελείτε εξαγωγή από την Access σε ένα έγγραφο του Word, τα δεδομένα εξάγονται πάντα σε ένα νέο αρχείο του Word. Εάν θέλετε να εισάγονται τα δεδομένα σε ένα υπάρχον έγγραφο του Word , πρέπει πρώτα να το εξαγάγετε από την Access σε ένα νέο έγγραφο του Word και κατόπιν να αντιγράψετε τα δεδομένα από το νέο έγγραφο του Word και να τα επικολλήσετε στο υπάρχον έγγραφο. Εναλλακτικά, μπορείτε να αντιγράψετε γραμμές απευθείας από πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση της Access και κατόπιν να τις επικολλήσετε στο υπάρχον έγγραφο.

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή δεδομένων στο Word

Η διαδικασία εξαγωγής δεδομένων σε ένα έγγραφο του Word ακολουθεί αυτά τα ευρεία βήματα:

  • Προετοιμασία του αρχείου προέλευσης δεδομένων για εξαγωγή. Ως μέρος αυτού του βήματος θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας δεν περιέχουν σφάλματα και να αποφασίσετε αν θα εξαγάγετε μερικά ή όλα τα δεδομένα στον πίνακα προέλευσης.

  • Εκτέλεση του "Οδηγού εξαγωγής"

  • Προαιρετικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις ως προδιαγραφή εξαγωγής για μελλοντική χρήση.

Τα βήματα των ακόλουθων ενοτήτων εξηγούν τον τρόπο εκτέλεσης κάθε εργασίας.

Προετοιμασία για εξαγωγή

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προέλευσης.

  2. Στο "Παράθυρο πλοήγησης", επιλέξτε το αντικείμενο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εξαγάγετε.

    Μπορείτε να εξαγάγετε πίνακα, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση.

  3. Εξετάστε τα δεδομένα προέλευσης, για να βεβαιωθείτε ότι δεν περιέχουν δείκτες σφάλματος (πράσινα τρίγωνα) ή τιμές σφάλματος, όπως #Num.

    Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλύσει τυχόν σφάλματα πριν από την εξαγωγή των δεδομένων στο Word. Διαφορετικά, θα βρείτε ότι αυτές οι τιμές αντικαθίστανται με τιμή null.

  4. Εάν το έγγραφο προορισμού του Word υπάρχει και είναι ανοικτό, κλείστε το πριν συνεχίσετε. Ο οδηγός σάς ειδοποιεί πριν αντικαταστήσει το έγγραφο.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν μπορείτε να προσαρτήσετε δεδομένα σε ένα υπάρχον έγγραφο του Word.

  5. Στη βάση δεδομένων, εάν θέλετε να εξαγάγετε μόνο ένα τμήμα πίνακα, ερωτήματος ή φόρμας, ανοίξτε το αντικείμενο και επιλέξτε μόνο τις εγγραφές που θέλετε.

Εξαγωγή των δεδομένων

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στο Word. Εικόνα κουμπιού

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Οι εντολές Εξαγωγή είναι διαθέσιμες μόνο όταν η βάση δεδομένων είναι ανοικτή.

  2. Στον "Οδηγό εξαγωγής", καθορίστε το όνομα του αρχείου προορισμού.

  3. Ο οδηγός εξάγει πάντα μορφοποιημένα δεδομένα. Εάν θέλετε να προβάλετε το έγγραφο του Word μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα του αρχείου προορισμού μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής.

  4. Εάν επιλέξατε τις εγγραφές που θέλετε να εξαγάγετε πριν ξεκινήσει η λειτουργία εξαγωγής, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εξαγωγή μόνο των επιλεγμένων εγγραφών. Ωστόσο, εάν θέλετε να εξαγάγετε όλες τις εγγραφές μιας προβολής, αφήστε το πλαίσιο ελέγχου καθαρό.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αν δεν έχουν επιλεγεί εγγραφές, το πλαίσιο ελέγχου εμφανίζεται ως μη διαθέσιμο (σκούρο).

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Εάν το έγγραφο προορισμού υπάρχει, σας ζητείται να κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι για να αντικαταστήσετε το αρχείο. Κάντε κλικ στο κουμπί Όχι, για να αλλάξετε το όνομα του αρχείου προορισμού, και κατόπιν κάντε ξανά κλικ στο κουμπί OK.

Η Access εξάγει τα δεδομένα και ανοίγει το έγγραφο προορισμού στο Word, ανάλογα με τις επιλογές εξαγωγής που έχετε καθορίσει στον οδηγό. Η Access εμφανίζει επίσης την κατάσταση της λειτουργίας στην τελευταία σελίδα του οδηγού. Μεταβείτε στα επόμενα βήματα αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις εισαγωγής για μελλοντική χρήση.

Αποθήκευση των ρυθμίσεων εξαγωγής

  1. Στην τελευταία σελίδα του Οδηγού εξαγωγής, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής.

    Εμφανίζεται ένα σύνολο πρόσθετων στοιχείων ελέγχου.

  2. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την προδιαγραφή εξαγωγής.

  3. Προαιρετικά, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια περιγραφή στο πλαίσιο Περιγραφή.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση εξαγωγής.

    -ή-

    Για να εκτελείται η λειτουργία εξαγωγής σε τακτά διαστήματα, όπως κάθε εβδομάδα ή κάθε μήνα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία εργασίας στο Outlook και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση εξαγωγής . Με αυτή την ενέργεια δημιουργείται μια εργασία στο Microsoft Office Outlook 2007, η οποία θα σας επιτρέπει να εκτελείτε την προδιαγραφή στο μέλλον.

Εάν δεν δημιουργήσετε την εργασία του Outlook, η Access αποθηκεύει την προδιαγραφή. Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε την εργασία του Outlook, η Access εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή-όνομα - εργασία. Μεταβείτε στα επόμενα βήματα για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του παραθύρου διαλόγου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν το Outlook δεν είναι εγκατεστημένο, η Access θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος όταν κάνετε κλικ στην εντολή Αποθήκευση εξαγωγής. Εάν το Outlook δεν έχει σωστά ρυθμισμένες παραμέτρους, θα ξεκινήσει ο "Οδηγός εγκατάστασης του Outlook". Ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του Outlook.

Δημιουργήστε μια εργασία του Outlook.

  1. Στο το παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή-όνομα - εργασία στο Outlook, αναθεωρήστε και τροποποιήστε τις ρυθμίσεις της εργασίας, όπως η ημερομηνία παράδοσης και Υπενθύμιση.

    Για να επαναλαμβάνεται μια εργασία, κάντε κλικ στην εντολή Επανάληψη. Το σχήμα που ακολουθεί δείχνει το χρονοδιάγραμμα εργασίας με κάποιες τυπικές ρυθμίσεις:

    Προγραμματισμός εργασιών του Outlook

    Για πληροφορίες σχετικά με τον προγραμματισμό εργασιών του Outlook, ανατρέξτε στο άρθρο Προγραμματισμός εισαγωγής ή εξαγωγής λειτουργία.

  2. Εφόσον ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Εκτέλεση μιας αποθηκευμένης εργασίας

  1. Στο Παράθυρο περιήγησης του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες και στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην εργασία που θέλετε να εκτελέσετε.

  2. Στην καρτέλα εργασία, στην ομάδα Microsoft Office Access, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση εξαγωγής Εικόνα κουμπιού .

  3. Ανοίξτε το αρχείο κειμένου και επιβεβαιώστε τα περιεχόμενά του.

    Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για βοήθεια σχετικά με την επίλυση προβλημάτων τιμών που λείπουν ή λανθασμένων τιμών.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση του τρόπου εξαγωγής αντικειμένων από την Access στο Word

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο η Access εξάγει διάφορα αντικείμενα και τιμές στο Word.Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε το σφάλμα σε περίπτωση που η λειτουργία εξαγωγής δεν εκτελείται όπως αναμενόταν.

Στοιχείο

Θέματα εξαγωγής

Ονόματα πεδίων

Κατά την εξαγωγή ενός πίνακα, ενός ερωτήματος ή μιας φόρμας τα ονόματα πεδίων τοποθετούνται στην πρώτη γραμμή του πίνακα στο έγγραφο του Word. Κατά την εξαγωγή μιας έκθεσης, η τοποθέτηση των ονομάτων πεδίων στο έγγραφο του Word ποικίλλει, ανάλογα με τη διάταξή της.

Πεδία πολλαπλών τιμών

Ένα αρχείο της Access που υποστηρίζει πολλαπλές τιμές, εξάγεται σε μία μόνο στήλη στο Word. Οι τιμές διαχωρίζονται με κόμματα ,).

Εικόνες, αντικείμενα και συνημμένα

Όλα τα στοιχεία με γραφικά  — λογότυπα, δεδομένα σε πεδία αντικειμένων OLE και συνημμένα που αποτελούν μέρος των δεδομέων προέλευσης — δεν εξάγονται.

Γραφήματα

Τα αντικείμενα γραφημάτων του Microsoft Graph δεν εξάγονται.

Παραστάσεις

Οι παραστάσεις δεν εξάγονται στο έγγραφο του Word. Εξάγονται μόνο τα αποτελέσματα των παραστάσεων.

Δευτερεύουσες φόρμες και δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων

Όταν εξάγετε μια φόρμα ή ένα φύλλο δεδομένων, εξάγεται μόνο η κύρια φόρμα ή το κύριο φύλλο δεδομένων. Πρέπει να επαναλάβετε τη λειτουργία εξαγωγής για κάθε δευτερεύουσα φόρμα και δευτερεύον φύλλο δεδομένων.


Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Κοινή χρήση Facebook Facebook Twitter Twitter Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πολύ ωραία! Έχετε άλλα σχόλια;

Πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×