Ενημέρωση των δεδομένων σε μια βάση δεδομένων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Σε αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να ενημερώσετε τα υπάρχοντα δεδομένα. Microsoft Office Access 2007 παρέχει πολλά εργαλεία για την ενημέρωση των εγγραφών, συμπεριλαμβανομένων των φύλλα δεδομένων, φόρμες, ερωτήματα, εύρεση και αντικατάσταση και τη νέα δυνατότητα συλλογής δεδομένων.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι ενημέρωσης δεδομένων δεν είναι η ίδια διαδικασία με την εισαγωγή νέων δεδομένων. Για πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή νέων δεδομένων σε μια βάση δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Προσθήκη ενός ή περισσότερων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Πώς επηρεάζει την ενημέρωση σχεδίασης βάσης δεδομένων

Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν την ενημέρωση

Πώς οι ιδιότητες ενός πεδίου πίνακα επηρεάζουν την ενημέρωση

Χρησιμοποιήστε μια φόρμα για να ενημερώσετε δεδομένα

Χρησιμοποιήστε ένα φύλλο δεδομένων για να ενημερώσετε δεδομένα

Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να αλλάξετε υπάρχοντα δεδομένα

Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε εγγραφές σε πίνακες

Χρησιμοποιήστε τη συλλογή δεδομένων για να ενημερώσετε τις εγγραφές

Χρησιμοποιήστε διαδοχικές ενημερώσεις για να αλλάξετε τιμές πρωτεύοντος και ξένου κλειδιού

Πώς επηρεάζει την ενημέρωση σχεδίασης βάσης δεδομένων

Διαβάστε αυτήν την ενότητα εάν είστε νέος χρήστης της Access ή δεν είστε εξοικειωμένοι με τις έννοιες των σχεσιακών βάσεων δεδομένων. Μεγάλη ενημερώσεις είναι πιο εύκολο να πραγματοποιηθούν εάν έχετε κατανοήσει ορισμένες από τις βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Μια βάση δεδομένων της Access δεν είναι ένα αρχείο με την ίδια έννοια ως ένα έγγραφο Microsoft Office Word 2007 ή μια σειρά διαφανειών Microsoft Office PowerPoint 2007. Αντί για αυτό, μια τυπική βάση δεδομένων της Access είναι μια μια συλλογή πινάκων, καθώς και ένα σύνολο αντικειμένων που έχουν δημιουργηθεί γύρω από αυτούς τους πίνακες — φόρμες, εκθέσεις, ερωτήματα και ούτω καθεξής.

Επιπλέον, αυτά τα αντικείμενα πρέπει να συμμορφώνονται με ένα σύνολο αρχές σχεδίασης ή τη βάση δεδομένων θα λειτουργούν σωστά είτε αποτύχει εντελώς. Με τη σειρά αυτές τις αρχές σχεδίασης επηρεάζουν τον τρόπο που εισαγάγετε δεδομένα. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε αυτά τα δεδομένα σχετικά με τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων και τη σχεδίαση.

  • Με λίγες εξαιρέσεις (όπως έναν τύπο λίστας που ονομάζεται μιας λίστας τιμών), η Access αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Ο αριθμός των πινάκων εξαρτάται από τη σχεδίαση και την πολυπλοκότητα της βάσης δεδομένων. Παρόλο που μπορείτε να προβάλλετε ή να ενημερώσετε τα δεδομένα σε μια φόρμα, μια έκθεση, ή από τα αποτελέσματα που επιστρέφονται από ένα ερώτημα, η Access αποθηκεύει τα δεδομένα μόνο σε πίνακες.

  • Κάθε πίνακας θα πρέπει να αποθηκεύσετε δεδομένα για ένα μεμονωμένο θέμα, κατηγορία ή σκοπό. Για παράδειγμα, έναν πίνακα πληροφορίες επαγγελματικών επαφών δεν πρέπει να περιέχει πληροφορίες για τις πωλήσεις. Εάν Ναι, μπορείτε να βρείτε τις σωστές πληροφορίες μπορεί να γίνει δύσκολη, εάν όχι αδύνατη.

  • Κάθε ένα από τα πεδία σε έναν πίνακα θα πρέπει να δέχεται μόνο έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, που δεν θα πρέπει να αποθηκεύσετε σημειώσεις σε ένα πεδίο που έχει οριστεί να δέχεται αριθμούς. Εάν προσπαθείτε να εισαγάγετε κείμενο σε ένα τέτοιο πεδίο, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος.

  • Με μία εξαίρεση, τα πεδία σε μια εγγραφή θα πρέπει να δέχονται μόνο μία τιμή. Για παράδειγμα, μια σωστά σχεδιασμένη βάση δεδομένων θα σας εμποδίσει εισαγωγή περισσότερες από μία διευθύνσεις σε ένα πεδίο διεύθυνσης. Αυτό είναι σε αντίθεση με το Microsoft Office Excel 2007, που, από προεπιλογή, σας επιτρέπει να εισαγάγετε οποιονδήποτε αριθμό ονόματα, διευθύνσεις ή εικόνες σε ένα κελί, εκτός αν ορίσετε αυτό το κελί για να αποδεχτείτε συγκεκριμένους τύπους δεδομένων.

    Ωστόσο, Office Access 2007 παρέχει επίσης μια νέα δυνατότητα που ονομάζεται ένα πεδίο πολλών τιμών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πεδία πολλών τιμών για να επισυνάψετε πολλά τμήματα των δεδομένων σε μία μόνο εγγραφή και να δημιουργήσετε λίστες που δέχονται πολλές τιμές. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισυνάψετε ένα αρχείο κειμένου, μια σειρά διαφανειών Office PowerPoint 2007 και οποιοδήποτε αριθμό εικόνων σε μια εγγραφή στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια λίστα με ονόματα και να επιλέξετε όσα από αυτά τα ονόματα, όπως απαιτείται. Η χρήση των πεδίων πολλών τιμών μπορεί να φαίνεται ότι παραβιάζει τους κανόνες της σχεδίασης βάσης δεδομένων, επειδή μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερα από ένα τμήμα δεδομένων ανά πεδίο πίνακα, αλλά στην πραγματικότητα δεν, επειδή η Access εφαρμόζει τους κανόνες "στο παρασκήνιο," κατά την αποθήκευση των δεδομένων σε ειδικούς, κρυφούς πίνακες.

Οι ακόλουθες συνδέσεις μεταβαίνετε σε άρθρα που παρέχουν περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα αντικείμενα και τις δυνατότητες που περιγράφονται σε αυτήν την ενότητα.

Αρχή της σελίδας

Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν την ενημέρωση

Διαβάστε αυτήν την ενότητα εάν είστε νέος χρήστης της Access ή δεν είστε εξοικειωμένοι με τις έννοιες των σχεσιακών βάσεων δεδομένων. Μεγάλη ενημερώσεις είναι πιο εύκολο να πραγματοποιηθούν εάν έχετε κατανοήσει ορισμένες από τις βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Όταν σχεδιάζετε έναν πίνακα βάσης δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε έναν τύπο δεδομένων για κάθε ένα από τα πεδία αυτού πίνακα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι καθορίζετε τον τύπο δεδομένων για ένα πεδίο, επειδή πρέπει να υπολογίσετε ποσά πωλήσεων. Εάν κάποιος προσπαθεί να εισαγάγετε κείμενο σε αυτό το πεδίο, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος και δεν θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε την εγγραφή τροποποιηθεί, ένα βήμα που συμβάλλει στην προστασία σας στοιχεία χρήστη.

Πώς μπορώ να προβάλετε τους τύπους δεδομένων

Τώρα, η Access παρέχει δύο τρόπους για να προβάλετε τους τύπους δεδομένων για ένα πεδίο πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές στην καρτέλα φύλλου δεδομένων ή μπορείτε να ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Τα ακόλουθα σύνολα βημάτων εξηγούν τον τρόπο χρήσης των δύο τεχνικών.

Προβολή των τύπων δεδομένων, χρησιμοποιώντας εντολές στην καρτέλα φύλλο δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  2. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να ερευνήσετε.

  3. Στην καρτέλα " φύλλο δεδομένων ", στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος για τη λίστα Τύπος δεδομένων για να προβάλετε τον τύπο δεδομένων που έχει οριστεί για το πεδίο.

Προβολή τύπων δεδομένων σε προβολή σχεδίασης

  • Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

    Η Access ανοίγει τον πίνακα στο πλέγμα σχεδίασης και το επάνω τμήμα του πλέγματος εμφανίζει το όνομα και τύπο δεδομένων κάθε πεδίου του πίνακα.

    Πεδία σε προβολή Σχεδίασης

Ο τύπος δεδομένων για κάθε πεδίο πίνακα παρέχει το πρώτο επίπεδο των έλεγχο τι μπορείτε και τι δεν μπορεί να εισαγάγουν σε ένα πεδίο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, Καθορισμός ενός τύπου δεδομένων δεν επιτρέπει την εισαγωγή πληροφοριών σε όλα. Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους τύπους δεδομένων που Office Access 2007 παρέχει και περιγράφει τον τρόπο που επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων.

Τύπος δεδομένων

Επίδραση στην καταχώρηση δεδομένων

Κείμενο

Πεδία "κείμενο" Αποδοχή κειμένου ή αριθμών χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων των οριοθετημένου με λίστες στοιχείων. Ένα πεδίο κειμένου δέχεται μικρότερο αριθμό χαρακτήρων από ένα πεδίο υπομνημάτων — από 0 έως 255 χαρακτήρες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συναρτήσεις μετατροπής για την εκτέλεση υπολογισμών στα δεδομένα σε ένα πεδίο κειμένου.

Υπόμνημα

Μπορείτε να εισαγάγετε μεγάλες ποσότητες κειμένου και αριθμητικών δεδομένων σε αυτόν τον τύπο του πεδίου. Επίσης, εάν το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων ορίζει το πεδίο να υποστηρίζει μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου, μπορείτε να εφαρμόσετε τους τύπους μορφοποίησης που υπάρχουν συνήθως σε προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, όπως Office Word 2007. Για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειράς σε συγκεκριμένους χαρακτήρες στο κείμενό σας, και τις καθιστάτε έντονη ή πλάγια γραφή και ούτω καθεξής. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες γλώσσα σήμανσης υπερκειμένου (HTML) στα δεδομένα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου σε ένα πεδίο υπομνήματος, ανατρέξτε στο άρθρο Μορφοποίηση δεδομένων σε γραμμές και στήλες.

Όπως πεδία κειμένου, μπορείτε επίσης να εκτελέσετε συναρτήσεις μετατροπής σε σχέση με τα δεδομένα σε ένα πεδίο υπομνήματος.

Αριθμός

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο αριθμούς σε αυτόν τον τύπο του πεδίου και μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς στις τιμές σε ένα αριθμητικό πεδίο.

Hμερομηνία/Ώρα

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ημερομηνίες και ώρες σε αυτόν τον τύπο του πεδίου. Ανάλογα με τον τρόπο σχεδιαστή της βάσης δεδομένων του πεδίου, που μπορεί να αντιμετωπίσετε τα παρακάτω συνθήκες:

  • Εάν το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων ορίσετε μια μάσκα εισαγωγής για το πεδίο (μια σειρά χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και κράτησης θέσης που εμφανίζονται όταν επιλέγετε το πεδίο), πρέπει να εισαγάγετε δεδομένα στο κενά και τη μορφή που παρέχει τη μάσκα. Για παράδειγμα, εάν δείτε μια μάσκα όπως MMM_DD_YYYY, πρέπει να πληκτρολογήσετε μια ημερομηνία σε αυτή τη μορφή στα κενά που παρέχονται — για παράδειγμα, 11 Οκτ. Δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα πλήρες όνομα του μήνα (όπως Ιούλιος) ή μια τιμή του έτους με δύο ψηφία.

  • Εάν το εργαλείο σχεδίασης δεν δημιούργησε μια μάσκα εισαγωγής για να ελέγξετε πώς να εισαγάγετε μια ημερομηνία ή ώρα, μπορείτε να εισαγάγετε την τιμή χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε έγκυρη μορφή ημερομηνίας ή ώρας. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε 11 Οκτ, 11/10/06 ή 11 Οκτωβρίου 2006.

  • Το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων μπορεί να εφαρμόσει μια μορφή εμφάνισης στο πεδίο. Σε αυτήν την περίπτωση, εάν δεν είναι μάσκα εισαγωγής υπάρχει, μπορείτε να εισαγάγετε μια τιμή σε σχεδόν οποιοδήποτε μορφή, αλλά η Access εμφανίζει τις ημερομηνίες σύμφωνα με τη μορφή εμφάνισης. Για παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε 10/11/2006, αλλά η μορφή εμφάνισης μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να εμφανίζει την τιμή ως 11-Οκτ-2006.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μάσκες εισαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Μορφοποίηση δεδομένων σε γραμμές και στήλες.

Νομισματική μονάδα

Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο νομισματικές τιμές σε αυτόν τον τύπο του πεδίου. Επίσης, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο ένα σύμβολο νομισματικής μονάδας. Από προεπιλογή, η Access εφαρμόζει το σύμβολο νομισματικής μονάδας (¥, £, $, κ.ο.κ.) που καθορίζεται στις τοπικές ρυθμίσεις των Windows.

Αυτόματη Αρίθμηση

Που δεν μπορούν να εισάγετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα σε αυτόν τον τύπο του πεδίου οποιαδήποτε στιγμή. Access μετατρέπει τις τιμές σε ένα πεδίο "Αυτόματη αρίθμηση" κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα εγγραφή σε έναν πίνακα.

Ναι/Όχι

Όταν κάνετε κλικ σε ένα πεδίο που έχει οριστεί σε αυτόν τον τύπο δεδομένων, η Access εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου ή μια αναπτυσσόμενη λίστα, ανάλογα με το πώς μορφοποιείτε το πεδίο. Εάν έχετε μορφοποιήσει το πεδίο για να εμφανίσετε μια λίστα, μπορείτε να επιλέξετε Ναι ή όχι, True ή False, ή σε ή εκτός από τη λίστα, πάλι ανάλογα με τη μορφή που έχει εφαρμοστεί στο πεδίο. Δεν μπορείτε να εισαγάγετε τιμές στη λίστα ή να αλλάξετε τις τιμές από τη λίστα απευθείας από μια φόρμα ή έναν πίνακα.

Αντικείμενο OLE

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο του πεδίου όταν θέλετε να εμφανίσετε δεδομένα από ένα αρχείο που δημιουργήθηκε σε κάποιο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε ένα αρχείο κειμένου, ένα γράφημα του Excel ή μια σειρά διαφανειών του PowerPoint σε ένα πεδίο αντικειμένου OLE.

Συνημμένα παρέχει ταχύτερη πιο εύκολη και πιο ευέλικτη τρόπο για να προβάλετε δεδομένα από άλλα προγράμματα. Ανατρέξτε στο θέμα καταχώρηση συνημμένου, παρακάτω σε αυτόν τον πίνακα, για περισσότερες πληροφορίες.

Υπερ-σύνδεση

Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε αυτόν τον τύπο του πεδίου και Access τα αναδιπλώνει σε μια διεύθυνση Web. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε μια τιμή στο πεδίο, η Access περικλείει το κείμενο με κείμενο Uniform Resource Locator (URL), ως εξής: http://www. your_text.com. Εάν καταχωρήσετε μια έγκυρη διεύθυνση Web, η σύνδεσή σας θα λειτουργεί — διαφορετικά, η σύνδεση θα έχει ως αποτέλεσμα ένα μήνυμα σφάλματος. Επίσης, η επεξεργασία υπάρχουσες υπερ-συνδέσεις μπορεί να είναι δύσκολη επειδή κάνοντας κλικ σε ένα πεδίο υπερ-σύνδεση με το ποντίκι σας ξεκινά το πρόγραμμα περιήγησης Web και σας μεταφέρει στην τοποθεσία που καθορίζεται στο πλαίσιο σύνδεση. Για να επεξεργαστείτε ένα πεδίο υπερ-σύνδεσης, επιλέξτε ένα διπλανό πεδίο, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα TAB ή βέλος για να μετακινήσετε την εστίαση στο πεδίο υπερ-σύνδεση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F2 για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα επεξεργασίας.

Συνημμένο

Μπορείτε να επισυνάψετε δεδομένα από άλλα προγράμματα σε αυτόν τον τύπο του πεδίου, αλλά δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να διαφορετικά εισαγωγή κειμένου ή αριθμητικών δεδομένων.

Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ενός πεδίου συνημμένων, ανατρέξτε στο άρθρο Επισύναψη αρχείων και γραφικών στις εγγραφές της βάσης δεδομένων σας.

Οδηγός αναζήτησης

Ο Οδηγός αναζήτησης δεν είναι τύπος δεδομένων. Αντί για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό για να δημιουργήσετε δύο τύπους αναπτυσσόμενων λιστών: λίστες τιμών και πεδία αναζήτησης. Μια λίστα τιμών χρησιμοποιεί μια οριοθετημένη λίστα των στοιχείων που εισαγάγετε με μη αυτόματο τρόπο κατά τη χρήση του Οδηγού αναζήτησης. Αυτές οι τιμές μπορεί να είναι ανεξάρτητα από τα άλλα δεδομένα ή τα αντικείμενα στη βάση δεδομένων σας.

Αντίθετα, ένα πεδίο αναζήτησης χρησιμοποιεί ένα ερώτημα για να ανακτήσετε δεδομένα από ένα ή περισσότερα από τους άλλους πίνακες σε μια βάση δεδομένων ή σε άλλη θέση, όπως ένα διακομιστή που εκτελεί Windows SharePoint Services 3.0. Στη συνέχεια, το πεδίο αναζήτησης εμφανίζει τα δεδομένα σε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Από προεπιλογή, ο Οδηγός αναζήτησης ορίζει το πεδίο πίνακα για τον τύπο δεδομένων.

Μπορείτε να εργαστείτε με τα πεδία αναζήτησης απευθείας σε πίνακες, καθώς και σε φόρμες και εκθέσεις. Από προεπιλογή, οι τιμές σε ένα πεδίο αναζήτησης εμφανίζονται σε έναν τύπο που ονομάζεται σύνθετου πλαισίου ελέγχου λίστας — μια λίστα που έχει ένα αναπτυσσόμενο βέλος: Μια κενή λίστα αναζήτησης . Ανάλογα με το πώς η σχεδίαση βάσης δεδομένων έχει ορίσει το πεδίο αναζήτησης και το σύνθετο πλαίσιο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα στοιχεία στη λίστα και να προσθέσετε στοιχεία στη λίστα. Για να το κάνετε, το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων πρέπει να ορίσετε μια ιδιότητα για το πεδίο αναζήτησης (η ιδιότητα ονομάζεται Περιορισμός σε λίστακαι περιλαμβάνει το εργαλείο σχεδίασης για να την απενεργοποιήσετε).

Εάν δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε απευθείας τις τιμές σε μια λίστα αναζήτησης, πρέπει να προσθέσετε ή να αλλάξετε τα δεδομένα στην προκαθορισμένη λίστα τιμών ή στον πίνακα που χρησιμοποιείται ως προέλευση για το πεδίο αναζήτησης. Για πληροφορίες σχετικά με αυτήν την περίπτωση, ανατρέξτε στην ενότητα με τίτλο "Επεξεργασία των στοιχείων σε ένα πεδίο αναζήτησης" στο άρθρο Προσθήκη ενός ή περισσότερων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων.

Τέλος, όταν δημιουργείτε ένα πεδίο αναζήτησης, μπορείτε να προαιρετικά τη ρυθμίσετε ώστε να υποστηρίζει πολλές τιμές. Όταν κάνετε κάτι τέτοιο, τη λίστα που προκύπτει εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο της λίστας και μπορείτε να επιλέξετε ή να καταργήσετε όλα τα στοιχεία σύμφωνα με τις ανάγκες. Αυτή η εικόνα παρουσιάζει μια τυπική λίστα πολλαπλών τιμών:

Λίστα με πλαίσια ελέγχου.

Για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πεδίου αναζήτησης πολλών τιμών πεδίων και χρήση της λίστας αποτελεσμάτων, ανατρέξτε στα άρθρα Χρήση λίστας που αποθηκεύει πολλαπλές τιμές και Οδηγός για τα πεδία πολλών τιμών.

Αρχή της σελίδας

Πώς οι ιδιότητες ενός πεδίου πίνακα επηρεάζουν την ενημέρωση

Διαβάστε αυτήν την ενότητα εάν είστε νέος χρήστης της Access ή δεν είστε εξοικειωμένοι με τις έννοιες των σχεσιακών βάσεων δεδομένων. Δεν μπορείτε να εκτελέσετε μεγάλα ενημερώσεις με επιτυχία, εκτός εάν μπορείτε να κατανοήσετε τον τρόπο τις ιδιότητες για πεδία πίνακα επηρεάζουν την ενημέρωση.

Όταν σχεδιάζετε μια βάση δεδομένων, συνήθως ξεκινάτε από τη σχεδίαση ενός ή περισσότερων πινάκων. Μπορείτε να αποφασίσετε ποια είδη δεδομένων θα περιέχει κάθε πίνακα, μπορείτε να ορίσετε πρωτεύοντα κλειδιά — ένα πεδίο που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή (γραμμή) — για κάθε πίνακα και δημιουργείτε τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων.

Ως μέρος αυτής της διαδικασίας, μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες για τα πεδία σε κάθε πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ένα πεδίο κειμένου για να αποδεχτείτε όχι περισσότερους από 50 χαρακτήρες και μπορείτε να ορίσετε ένα πεδίο "Αριθμός" για να δέχεται μόνο νομισματικές τιμές.

Μπορείτε να ορίσετε περισσότερες ιδιότητες των πεδίων χρησιμοποιώντας την προβολή σχεδίασης. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να ορίσετε ορισμένες ιδιότητες, χρησιμοποιώντας εντολές στις ομάδες στην κορδέλα, μέρος του Περιβάλλον εργασίας χρήστη Fluent του Microsoft Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε οπτικές μορφές για τα πεδία κείμενο και Υπόμνημα, χρησιμοποιώντας τις εντολές στην ομάδα γραμματοσειρά στην κεντρική καρτέλα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση αυτών των εντολών, ανατρέξτε στο άρθρο Μορφοποίηση δεδομένων σε γραμμές και στήλες.

Εμφάνιση πώς μπορείτε να ορίσετε ή να αλλάξετε τις ιδιότητες για ένα πεδίο πίνακα.

Η Access παρέχει τώρα δύο τρόποι για να προβάλετε τις ιδιότητες για ένα πεδίο πίνακα — μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές στην καρτέλα φύλλο δεδομένων, ή μπορείτε να ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης. Τα ακόλουθα σύνολα βημάτων εξηγούν τον τρόπο χρήσης των δύο τεχνικών.

Προβολή των ιδιοτήτων πίνακα, χρησιμοποιώντας εντολές στην καρτέλα φύλλο δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα φύλλου δεδομένων και χρησιμοποιήστε τις εντολές στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση για να προβάλετε τις ιδιότητες για κάθε πεδίο πίνακα.

Προβολή των ιδιοτήτων πίνακα σε προβολή σχεδίασης

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

    Η Access ανοίγει τον πίνακα στο πλέγμα σχεδίασης.

  2. Στο κάτω μέρος του πλέγματος, στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά, εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο.

    –ή–

    Για να δείτε τις ιδιότητες για ένα πεδίο αναζήτησης, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναζήτηση.

    Ένα πεδίο αναζήτησης είναι ένα πεδίο πίνακα που χρησιμοποιεί μια λίστα τιμών σχεδιασμένου ή ένα ερώτημα το οποίο ανακτά τιμές από έναν ή περισσότερους πίνακες σε μια βάση δεδομένων. Από προεπιλογή, το πεδίο αναζήτησης εμφανίζει τις τιμές αυτές στη φόρμα μιας λίστας. Ανάλογα με τον τρόπο σχεδίασης μιας βάσης δεδομένων ορίζει το πεδίο αναζήτησης, μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα στοιχεία από αυτήν τη λίστα.

    Πεδία αναζήτησης συγχέετε συχνά νέοι χρήστες της Access, επειδή εμφανίζεται μια λίστα των στοιχείων σε μια θέση (τη λίστα που δημιουργεί η Access από τα δεδομένα στο πεδίο αναζήτησης), αλλά τα δεδομένα βρίσκονται σε μια άλλη θέση (ο πίνακας που περιέχει τα δεδομένα). Να θυμάστε ότι κατά την ενημέρωση των δεδομένων σε ένα πεδίο αναζήτησης, πρέπει να ενημερώσετε τον πίνακα προέλευσης (η δεύτερη θέση). Δεν μπορείτε να ενημερώσετε ένα πεδίο αναζήτησης από τη λίστα.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τις ιδιότητες πίνακα που έχουν στο μεγαλύτερο βαθμό την καταχώρηση δεδομένων και εξηγεί τις επιπτώσεις τους.

Ιδιότητα

Θέση στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα

Πιθανές τιμές

Συμπεριφορά όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε δεδομένα

Μέγεθος πεδίου

Καρτέλα Γενικά

0-255

Το όριο χαρακτήρων ισχύει μόνο για τα πεδία που ορίζονται με τον τύπο δεδομένων κειμένου. Εάν προσπαθείτε να εισαγάγετε περισσότερους χαρακτήρες από τον καθορισμένο αριθμό χαρακτήρων, το πεδίο τους απορρίπτει.

Απαιτείται

Καρτέλα Γενικά

Ναι/Όχι

Όταν ενεργοποιημένη, αυτή η ιδιότητα σάς υποχρεώνει να εισαγάγετε μια τιμή σε ένα πεδίο και Access θα δεν σας επιτρέπουν να αποθηκεύσετε νέα δεδομένα, μέχρι να ολοκληρωθεί το πεδίο. Όταν απενεργοποιημένη, το πεδίο αποδέχεται τιμές null, γεγονός που σημαίνει ότι το πεδίο μπορεί να παραμείνει κενό.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Τιμή null δεν είναι το ίδιο με το μηδέν. Το μηδέν είναι ψηφίο και η Access να το χρησιμοποιήσετε σε υπολογισμούς. Μια τιμή null είναι μια τιμή που λείπουν, δεν έχει οριστεί ή άγνωστη.

Να επιτρέπεται σε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους

Καρτέλα Γενικά

Ναι/Όχι

Όταν ενεργοποιηθεί, μπορείτε να εισαγάγετε συμβολοσειρές μηδενικού μήκους — συμβολοσειρές που δεν περιέχουν χαρακτήρες. Για να δημιουργήσετε μια συμβολοσειρά μηδενικού μήκους, πληκτρολογήστε ένα ζεύγος διπλών εισαγωγικών χωρίς διάστημα μεταξύ τους ("") και πατήστε το πλήκτρο ENTER.

Σε ευρετήριο

Καρτέλα Γενικά

Ναι/Όχι

Όταν προσθέτετε ευρετήριο σε ένα πεδίο πίνακα, η Access δεν σας επιτρέπει να προσθέσετε διπλότυπες τιμές.

Μάσκα εισαγωγής

Καρτέλα Γενικά

Προκαθορισμένο ή προσαρμοσμένο σύνολα χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και κράτησης θέσης

Μια μάσκα εισαγωγής υποχρεώνει να εισαγάγετε δεδομένα σε μια προκαθορισμένη μορφή. Η μάσκα εμφανίζεται όταν επιλέγετε ένα πεδίο σε έναν πίνακα ή ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι κάνετε κλικ ένα πεδίο ημερομηνίας και βλέπετε αυτό το σύνολο χαρακτήρων: μμμ-DD-YYYY. Αυτό το σύνολο χαρακτήρων είναι γνωστό ως μια μάσκα εισαγωγής. Υποχρεώνει να εισαγάγετε τιμές μήνα ως τρία γράμματα, όπως Οκτ, και την τιμή του έτους με τέσσερα ψηφία, αντί για δύο. Επομένως, εάν δείτε αυτή τη μάσκα, μπορείτε να εισαγάγετε μια ημερομηνία όπως ΟΚΤ-15-2006.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Να θυμάστε ότι μάσκες εισαγωγής ελέγχουν μόνο πώς να εισαγάγετε δεδομένα, δεν πώς η Access εμφανίζει τα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε μια ημερομηνία ως ΟΚΤ-15-2006, αλλά η Access μπορεί να αποθηκεύσει την τιμή με τη μορφή 10152006 — δηλαδή, χωρίς χαρακτήρες μορφοποίησης. Στη συνέχεια, όταν προβάλλετε την ημερομηνία σε έναν πίνακα, φόρμας ή έκθεσης, Access να έχει ρυθμιστεί για να το εμφανίσετε ως 15/10/2006.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση μασκών εισαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Μορφοποίηση δεδομένων σε γραμμές και στήλες.

Στοιχείο ελέγχου ως

Καρτέλα αναζήτησης

Τιμές εξαρτώνται από τον τύπο δεδομένων που έχει οριστεί για το πεδίο

Για τα πεδία κειμένου και αριθμών, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε ένα πλαίσιο κειμένου, ένα πλαίσιο λίστας ή ένα στοιχείο ελέγχου σύνθετου πλαισίου. Για να επιλέξετε Ναι/χωρίς πεδία, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε ένα πλαίσιο ελέγχου, πλαίσιο κειμένου ή στοιχείο ελέγχου σύνθετου πλαισίου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν επιλέξετε όλα τα στοιχεία εκτός από το Πλαίσιο λίστας ή Σύνθετο πλαίσιο, η Access αποκρύπτει τις υπόλοιπες ιδιότητες στην καρτέλα Αναζήτηση.

Τύπος προέλευσης γραμμής

Καρτέλα αναζήτησης

Πίνακα/ερώτημα
λίστα τιμών
λίστα πεδίων

Εάν ορίσετε στο πλαίσιο ιδιότητας Εμφάνιση στοιχείου ελέγχου Πλαισίου λίστας ή Σύνθετου πλαισίου, μπορείτε να ορίσετε αυτήν την ιδιότητα Πίνακα/ερώτημα, Λίστα τιμή ή τη Λίστα πεδίων. Στη συνέχεια, αυτή η ιδιότητα ελέγχει τον τύπο της τιμής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην ιδιότητα Προέλευση γραμμής. Ανατρέξτε στην επόμενη εγγραφή.

Προέλευση γραμμής

Καρτέλα αναζήτησης

Εξαρτάται από την ιδιότητα " Τύπος προέλευσης γραμμής ".

Εάν ορίσετε την ιδιότητα Τύπος προέλευσης γραμμής σε Πίνακα/ερώτημα, αυτό το πεδίο ιδιότητα μπορεί να περιέχει το όνομα του πίνακα ή ένα ερώτημα. Εάν ορίσετε την ιδιότητα σε Λίστα τιμών, αυτή η ιδιότητα περιέχει μια λίστα τιμών που χωρίζονται με ελληνικά ερωτηματικά (;). Εάν ορίσετε την ιδιότητα " Τύπος προέλευσης γραμμής " λίστα Πεδίων, αυτή η ιδιότητα περιέχει το όνομα του πίνακα, ερώτημα ή πρόταση Structured Query Language (SQL).

Περιορισμός σε λίστα

Καρτέλα αναζήτησης

Ναι/Όχι

Εάν οριστεί σε Ναι, η Access βρίσκει τιμές που ταιριάζουν καθώς οι χρήστες να εισάγουν κείμενο σε ένα στοιχείο ελέγχου σύνθετου πλαισίου. Με άλλα λόγια, η ρύθμιση Ναι σας δίνει τη δυνατότητα πρόβλεψης. Η ρύθμιση Ναι επίσης εμποδίζει τους χρήστες από την επεξεργασία των στοιχείων σε μια λίστα απευθείας από το στοιχείο ελέγχου πλαισίου λίστας ή σύνθετου. Αντί για αυτό, οι χρήστες πρέπει να επεξεργαστείτε τα στοιχεία στο πλαίσιο ιδιότητας Προέλευση γραμμής ή, στην περίπτωση πεδία αναζήτησης, να επεξεργαστείτε τα στοιχεία στον πίνακα που περιέχει τα δεδομένα προέλευσης για το πεδίο αναζήτησης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των πεδίων αναζήτησης, ανατρέξτε στην ενότητα με τίτλο "Επεξεργασία των στοιχείων σε ένα πεδίο αναζήτησης" στο άρθρο Προσθήκη ενός ή περισσότερων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων.

Δυνατότητα επεξεργασίας λίστας τιμών

Καρτέλα αναζήτησης

Ναι/Όχι

Ενεργοποιεί ή απενεργοποιεί την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας για λίστες τιμών, αλλά όχι για τα πεδία αναζήτησης. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν την εντολή για τα πεδία αναζήτησης, πληκτρολογήστε ένα έγκυρο όνομα φόρμας στην ιδιότητα Φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας . Η εντολή δυνατότητα επεξεργασίας λίστας τιμών εμφανίζεται σε ένα μενού συντόμευσης που μπορείτε να ανοίξετε κάνοντας δεξί κλικ σε ένα πλαίσιο ή σύνθετο πλαίσιο λίστας. Όταν εκτελείτε την εντολή, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας. Εναλλακτικά, εάν καθορίσετε το όνομα μιας φόρμας στο πλαίσιο της ιδιότητας Φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας, η Access ξεκινά αυτήν τη φόρμα αντί για το παράθυρο διαλόγου.

Μπορείτε να εκτελέσετε την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας από το πλαίσιο λίστας και τα στοιχεία ελέγχου σύνθετου πλαισίου που βρίσκεται σε φόρμες και, από σύνθετο πλαίσιο, στοιχεία ελέγχου που βρίσκεται σε πίνακες και το αποτέλεσμα του ερωτήματος συνόλων. Φόρμες πρέπει να είναι ανοιχτή σε προβολή σχεδίασης ή Προβολή αναζήτησης. πίνακες και σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος πρέπει να είναι ανοιχτό σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Φόρμα επεξεργασίας στοιχείων λίστας

Καρτέλα αναζήτησης

Όνομα της φόρμας καταχώρησης δεδομένων

Εάν καθορίσετε το όνομα της φόρμας καταχώρησης δεδομένων σε αυτήν την ιδιότητα πίνακα, αυτήν τη φόρμα ανοίγει όταν ένας χρήστης εκτελεί την εντολή Επεξεργασία στοιχείων λίστας. Διαφορετικά, το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία στοιχείων λίστας εμφανίζεται όταν οι χρήστες, εκτελέστε την εντολή.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σχεδίαση πινάκων βάσης δεδομένων και τη ρύθμιση ιδιοτήτων, ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα.

  • Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων εξηγεί τις βασικές έννοιες όπως σχεδιασμός μιας βάσης δεδομένων, σχεδίαση δεδομένων και κανονικοποίηση — η διαδικασία διαίρεσης δεδομένων στους σχετικούς πίνακες και αφαίρεσης περιττών δεδομένων.

  • Δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων εξηγεί τον τρόπο δημιουργίας πινάκων, να προσθέσετε πρωτεύοντα κλειδιά (πεδία που προσδιορίζουν μοναδικά κάθε γραμμή ή εγγραφή στον πίνακα) και πώς μπορείτε να ορίσετε τύπους δεδομένων και τις ιδιότητες πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Χρησιμοποιήστε μια φόρμα για να ενημερώσετε δεδομένα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για να ενημερώσετε μικρές ποσότητες δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, "μικρές" σημαίνει ότι οποιοσδήποτε αριθμός των εγγραφών που θέλετε να ενημερώσετε με μη αυτόματο τρόπο. Φόρμες μπορούν να παρέχουν μια πιο εύκολη ταχύτερου και πιο ακριβή τρόπος για να επεξεργαστείτε και να ενημερώσετε δεδομένα μικρά βήματα.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για να επεξεργαστείτε δεδομένα εξαρτάται από τη σχεδίαση της φόρμας. Φόρμες μπορούν να περιέχουν οποιονδήποτε αριθμό στοιχείων ελέγχου , όπως λίστες, πλαίσια κειμένου, κουμπιά και φύλλα δεδομένων — πλέγματα που μοιάζουν με φύλλα εργασίας του Excel. Στη συνέχεια, κάθε ένα από τα στοιχεία ελέγχου στη φόρμα είτε διαβάζει δεδομένα από ή εγγράφει δεδομένα σε ένα πεδίο του πίνακα βάσης. Τι μπορείτε να κάνετε με ένα συγκεκριμένο στοιχείο ελέγχου εξαρτώνται από τον τύπο δεδομένων για το πεδίο πίνακα βάσης, τις ιδιότητες που έχουν οριστεί για αυτό το πεδίο και πιθανώς σε πολλές ιδιότητες που σχεδιαστή της βάσης δεδομένων για κάθε στοιχείο ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο τους τύπους δεδομένων και τις ιδιότητες πεδίου επηρεάζουν την καταχώρηση δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Πώς οι τύποι δεδομένων επηρεάζουν τον τρόπο που μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα και Πώς οι ιδιότητες ενός πεδίου πίνακα επηρεάζουν τον τρόπο που μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

Οι παρακάτω ενότητες εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πιο συνηθισμένα στοιχεία ελέγχου καταχώρησης δεδομένων. Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τη συγκεκριμένη βάση δεδομένων, επικοινωνήστε με το διαχειριστή του συστήματός σας ή το εργαλείο σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Προσθήκη ή επεξεργασία κειμένου σε ένα πλαίσιο κειμένου

Η Access παρέχει ένα στοιχείο ελέγχου κειμένου για χρήση με πεδία κείμενο και υπόμνημα. Συνήθως, μπορείτε να καταλάβετε εάν το υποκείμενο πεδίο είναι κείμενο ή υπόμνημα από το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου, το οποίο συνήθως αντικατοπτρίζει το μέγεθος του στο υποκείμενο πεδίο πίνακα. Για παράδειγμα, εάν δεσμεύσετε το στοιχείο ελέγχου σε ένα πεδίο κειμένου που δέχεται όχι περισσότερους από 50 χαρακτήρες, αλλάζετε το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου ανάλογα. Αντίθετα, εάν δεσμεύσετε το στοιχείο ελέγχου σε ένα πεδίο υπομνήματος, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος του στοιχείου ελέγχου για να εμφανίσετε ένα ή δύο παραγράφους κειμένου χωρίς να χρειάζεται να πραγματοποιήσετε κύλιση.

Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε ένα πεδίο υπομνήματος ώστε να υποστηρίζει μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου. Στη συνέχεια, μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές, μεγέθη, στυλ και χρώματα στο κείμενό σας.

Επεξεργασία κειμένου σε ένα πλαίσιο κειμένου

  • Τοποθετήστε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου και να αλλάξουν τα δεδομένα σας. Να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς σε αριθμούς σε ένα πεδίο κειμένου ή υπομνήματος.

Εφαρμογή μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα μόνο όταν ένα πλαίσιο κειμένου είναι συνδεδεμένο με ένα πεδίο υπομνήματος. Δείτε τα βήματα στην Προβολή ιδιοτήτων για ένα πεδίο πίνακα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

  1. Με τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε το πεδίο υπομνήματος. Συνήθως, μπορείτε να αναζητήσετε ένα πεδίο με όνομα "Σχόλια", σημειώσεις,"ή"Περιγραφή".

  2. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα γραμματοσειρά, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά και μενού για να μορφοποιήσετε το κείμενο.

    Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, κάνετε το κείμενο με έντονη γραφή ή πλάγια γραφή, αλλαγή χρωμάτων, και ούτω καθεξής.

Αρχή της σελίδας

Χρησιμοποιήστε ένα φύλλο δεδομένων για να ενημερώσετε δεδομένα

Μπορείτε να αλλάξετε δεδομένα, εργασία απευθείας σε προβολή φύλλου δεδομένων (ένα πλέγμα γραμμών και στηλών παρόμοιο με το φύλλο εργασίας του Excel). Μπορείτε να αλλάξετε δεδομένα σε πίνακες, σύνολα αποτελεσμάτων ερωτήματος και φόρμες που εμφανίζουν φύλλα δεδομένων.

Συνήθως, χρησιμοποιείτε φύλλα δεδομένων όταν πρέπει να αλλάξετε μόνο ένα μικρό αριθμό των εγγραφών ή τμήματα μία εγγραφή. Εάν είστε εξοικειωμένοι με το Excel, πρέπει να μπορείτε να κατανοήσετε φύλλα δεδομένων και μπορείτε να κάνετε αλλαγές χωρίς καμία βαθύτερη γνώση της Access, όπως η δυνατότητα για τη δημιουργία και εκτέλεση ερωτημάτων.

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε αυτά τα δεδομένα.

  • Δεν χρειάζεται για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Η Access τις ενσωματώνει στον πίνακα όταν μετακινείτε το δείκτη του ποντικιού σε ένα νέο πεδίο στην ίδια γραμμή ή όταν μετακινείτε το δείκτη του ποντικιού σε μια άλλη γραμμή.

  • Από προεπιλογή, τα πεδία σε μια βάση δεδομένων της Access θα πρέπει να οριστεί για να αποδεχτείτε ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων, όπως κείμενο ή αριθμούς. Πρέπει να εισαγάγετε τον τύπο των δεδομένων που έχει οριστεί στο πεδίο για να αποδεχτείτε. Εάν δεν το χρησιμοποιείτε, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σφάλματος.

  • Ένα πεδίο μπορεί να έχει εφαρμοστεί μια μάσκα εισαγωγής. Μια μάσκα εισαγωγής είναι ένα σύνολο χαρακτήρων λεκτικής σταθεράς και κράτησης θέσης που σας επιβάλλει να εισαγάγετε δεδομένα σε συγκεκριμένη μορφή. Για παράδειγμα, μια μάσκα εισαγωγής για ένα ταχυδρομικό κώδικα μπορεί να απαιτεί δεδομένα σύμφωνα με τη Γαλλική μορφή, ενώ μια μάσκα εισαγωγής για έναν αριθμό τηλεφώνου μπορεί να απαιτεί να εισαγάγετε αριθμούς με τη μορφή γερμανικά.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις μάσκες εισαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Μορφοποίηση δεδομένων σε γραμμές και στήλες.

  • Με εξαίρεση τα συνημμένα και τις λίστες πολλών τιμών, μπορείτε να εισαγάγετε μόνο μία τιμή στα περισσότερα πεδία. Εάν δεν γνωρίζετε αν ένα πεδίο αποδέχεται συνημμένα, επικοινωνήστε με το πρόγραμμα σχεδίασης βάσης δεδομένων ή το διαχειριστή του συστήματός. Μπορείτε πάντα να αναγνωρίσετε μια λίστα πολλαπλών τιμών επειδή η Access εμφανίζει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε στοιχείο της λίστας.

Αλλαγή δεδομένων σε ένα φύλλο δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αλλάξετε.

    Από προεπιλογή, η Access, ανοίγει τον πίνακα ή το ερώτημα σε προβολή φύλλου δεδομένων — ένα πλέγμα που μοιάζει με ένα φύλλο εργασίας του Excel.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή ή διαφορετικά τοποθετήστε την εστίαση στο πρώτο πεδίο που θέλετε να αλλάξετε και επεξεργαστείτε τα δεδομένα.

  3. Για να μετακινηθείτε στο επόμενο πεδίο, πατήστε το πλήκτρο TAB, να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πλήκτρα βέλους ή κάντε κλικ στο επόμενο πεδίο.

    Όταν πατάτε το πλήκτρο TAB, από προεπιλογή, η Access χρησιμοποιεί τις τοπικές ρυθμίσεις των Windows για να προσδιορίσετε αν πρέπει να μετακινήσει το δρομέα προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά. Εάν ο υπολογιστής έχει ρυθμιστεί ώστε να χρησιμοποιεί μια γλώσσα που διαβάζεται από αριστερά προς τα δεξιά, ο δρομέας μετακινείται προς τα δεξιά όταν πατάτε το πλήκτρο TAB. Εάν ο υπολογιστής έχει ρυθμιστεί για μια γλώσσα που διαβάζεται από δεξιά προς τα αριστερά, ο δρομέας μετακινείται προς τα αριστερά.

Εφαρμογή μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου σε δεδομένα σε ένα πεδίο υπομνήματος

  1. Με το πίνακα ή ερωτήματος αποτέλεσμα ανοιχτό σε προβολή φύλλου δεδομένων, επιλέξτε το πεδίο υπομνήματος.

    Συνήθως, μπορείτε να αναζητήσετε ένα πεδίο με όνομα "Σχόλια", "Σημειώσεις" ή "Περιγραφή". Εάν ακόμη δεν μπορείτε να βρείτε το πεδίο υπομνήματος, δείτε τα βήματα στην Προβολή ιδιοτήτων για ένα πεδίο πίνακα, νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

  2. Στην καρτέλα κεντρική, στην ομάδα γραμματοσειρά, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά και μενού για να μορφοποιήσετε το κείμενο.

    Μπορείτε να εφαρμόσετε διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη, κάνετε το κείμενο με έντονη γραφή ή πλάγια γραφή, αλλαγή χρωμάτων, και ούτω καθεξής.

Αρχή της σελίδας

Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να αλλάξετε υπάρχοντα δεδομένα

Χρήση ερωτημάτων ενημέρωσης για την προσθήκη, αλλαγή ή Διαγραφή τμήματος (αλλά όχι όλες) από μία ή περισσότερες υπάρχουσες εγγραφές. Μπορείτε να θεωρήσετε ερωτήματα ενημέρωσης ως πανίσχυρες μορφές του παραθύρου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση. Εισαγάγετε ένα κριτήριο επιλογής (περίπου αντίστοιχο μια συμβολοσειρά αναζήτησης) και ένα κριτήριο ενημέρωσης (περίπου αντίστοιχο συμβολοσειρά αντικατάστασης). Σε αντίθεση με το παράθυρο διαλόγου, τα ερωτήματα ενημέρωσης δέχονται πολλαπλά κριτήρια, σάς επιτρέπουν να ενημερώσετε ένα μεγάλο αριθμό εγγραφών με μία κίνηση και σας επιτρέπει να αλλάξετε τις εγγραφές σε περισσότερους από έναν πίνακα.

Να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα ενημέρωσης για να προσθέσετε ολόκληρες εγγραφές. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Προσθήκη εγγραφών σε έναν πίνακα χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα προσάρτησης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ο ασφαλέστερος τρόπος για να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα ενημέρωσης είναι να δημιουργήσετε πρώτα ένα ερώτημα επιλογής που ελέγχει τα κριτήρια επιλογής σας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ενημερώσετε μια σειρά από Ναι/Όχι πεδία από όχι σε Ναι για έναν συγκεκριμένο πελάτη. Για να γίνει αυτό, προσθέτετε κριτήρια στο ερώτημα επιλογής σας μέχρι να επιστρέψει όλες τις επιθυμητές χωρίς εγγραφές για τον πελάτη. Όταν είστε βέβαιοι ότι έχετε τις σωστές εγγραφές, μπορείτε, στη συνέχεια, μετατρέψτε το ερώτημα επιλογής σε ένα ερώτημα ενημέρωσης, εισαγάγετε τα κριτήρια ενημέρωσης και, στη συνέχεια, εκτελέστε το ερώτημα για να ενημερώσετε τις επιλεγμένες τιμές. Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν τον τρόπο για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής και, στη συνέχεια, να το μετατρέψετε σε ένα ερώτημα ενημέρωσης.

Δημιουργία ερωτήματος επιλογής

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να ενημερώσετε.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

    Ανοίγει η σχεδίαση ερωτήματος, εμφανίζεται η καρτέλα Σχεδίαση και ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή τους πίνακες που περιέχουν τις εγγραφές που θέλετε να ενημερώσετε και κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

    Ο πίνακας ή πίνακες εμφανίζονται ως ένα ή περισσότερα παράθυρα στο επάνω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος και το windows παράθεση σε λίστα όλα τα πεδία σε κάθε πίνακα. Η παρακάτω εικόνα δείχνει τη σχεδίαση ερωτήματος με έναν τυπικό πίνακα.

    Πίνακας στη σχεδίαση ερωτήματος

  4. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία που θέλετε να ενημερώσετε. Τα επιλεγμένα πεδία εμφανίζονται στη γραμμή πεδίο στο κάτω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος.

    Μπορείτε να προσθέσετε ένα πεδίο πίνακα ανά στήλη στο κάτω τμήμα ή, μπορείτε να προσθέσετε όλα τα πεδία σε έναν πίνακα γρήγορα, κάνοντας διπλό κλικ στον αστερίσκο (*) στο επάνω μέρος της λίστας των πεδίων του πίνακα. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος με όλα τα πεδία που προσθέσατε.

    Ερώτημα στο οποίο έχουν προστεθεί όλα τα πεδία πίνακα

  5. Προαιρετικά, μπορείτε να εισαγάγετε ένα ή περισσότερα κριτήρια στη γραμμή Κριτήρια του πλέγματος σχεδίασης. Ο παρακάτω πίνακας δείχνει ορισμένα παραδείγματα κριτηρίων και εξηγεί το αποτέλεσμα που έχουν στο ερώτημα.

Κριτήρια

Αποτέλεσμα

> 234

Επιστρέφει όλους τους αριθμούς που είναι μεγαλύτεροι από 234. Για να εντοπίσετε όλους τους αριθμούς που είναι μικρότεροι από 234, χρησιμοποιήστε < 234.

>= "Γρηγορίου"

Επιστρέφει όλες τις εγγραφές από το όνομα Γρηγορίου έως το τέλος της αλφαβητικής σειράς

Between #2/2/2006# And #12/1/2006#

Επιστρέφει τις ημερομηνίες από 2-Φεβ-06 έως 1-Δεκ-06 (ANSI-89). Εάν η βάση δεδομένων σας χρησιμοποιεί τους χαρακτήρες μπαλαντέρ ANSI-92, χρησιμοποιήστε μονά εισαγωγικά (') αντί για σύμβολα δίεσης. Παράδειγμα: Μεταξύ ' 2/2/2006' και ' 12/1/2006 '

Not "Γερμανία"

Εντοπίζει όλες τις εγγραφές όπου το ακριβές περιεχόμενο του πεδίου δεν είναι ακριβώς ίδιο με το περιεχόμενο "Γερμανία". Το κριτήριο θα επιστρέψει εγγραφές που περιέχουν χαρακτήρες επιπλέον της λέξης "Γερμανία," όπως "Γερμανία (ευρώ)" ή "Ευρώπη (Γερμανία)".

Not "T*"

Εντοπίζει όλες τις εγγραφές εκτός από αυτές που ξεκινούν με το γράμμα "T". Εάν η βάση δεδομένων σας χρησιμοποιεί χαρακτήρες μπαλαντέρ ANSI-92, χρησιμοποιήστε το σύμβολο του ποσοστού (%) αντί για τον αστερίσκο.

Not "*ς"

Εντοπίζει όλες τις εγγραφές που δεν τελειώνουν με το γράμμα "ς". Εάν η βάση δεδομένων σας χρησιμοποιεί το σύνολο χαρακτήρων μπαλαντέρ ANSI-92, χρησιμοποιήστε το σύμβολο του ποσοστού (%) αντί για τον αστερίσκο.

In(Καναδάς; Ην. Βασίλειο)

Εντοπίζει όλες τις εγγραφές σε μια λίστα που περιέχουν τις λέξεις Καναδάς ή Ην. Βασίλειο.

Like "[A-Δ]*"

Σε ένα πεδίο κειμένου, εντοπίζει όλες τις εγγραφές που ξεκινούν με τα γράμματα Α έως δ. Εάν η βάση δεδομένων σας χρησιμοποιεί το σύνολο χαρακτήρων μπαλαντέρ ANSI-92, χρησιμοποιήστε το σύμβολο ποσοστού (%) αντί για τον αστερίσκο.

Like "*σα*"

Εντοπίζει όλες τις εγγραφές που περιλαμβάνουν την ακολουθία των γραμμάτων "σα". Εάν η βάση δεδομένων σας χρησιμοποιεί το σύνολο χαρακτήρων μπαλαντέρ ANSI-92, χρησιμοποιήστε το σύμβολο του ποσοστού (%) αντί για τον αστερίσκο.

Like "Φροντιστήρια Βάντο?"

Εντοπίζει όλες τις εγγραφές που ξεκινούν με τη λέξη "Φροντιστήρια" και περιέχουν μια δεύτερη συμβολοσειρά με 5 γράμματα, εκ των οποίων τα πρώτα 4 γράμματα είναι "Βάντο" και είναι άγνωστο το τελευταίο γράμμα. Εάν η βάση δεδομένων σας χρησιμοποιεί το σύνολο χαρακτήρων μπαλαντέρ ANSI-92, χρησιμοποιήστε το χαρακτήρα υπογράμμισης (_) αντί του αγγλικού ερωτηματικού.

#2/2/2006#

Εντοπίζει όλες τις εγγραφές για την ημερομηνία 2 Φεβρουαρίου 2006. Εάν η βάση δεδομένων σας χρησιμοποιεί χαρακτήρες μπαλαντέρ ANSI-92, τότε περικλείστε την ημερομηνία σε μονά εισαγωγικά αντί για διέσεις ('2/2/2006').

< Date() - 30

Επιστρέφει όλες τις ημερομηνίες που έχουν παρέλθει τουλάχιστον πριν από 30 ημέρες.

Date()

Επιστρέφει όλες τις εγγραφές που περιέχουν τη σημερινή ημερομηνία.

Between Date() And DateAdd("M"; 3; Date())

Επιστρέφει όλες τις εγγραφές που περιέχονται στο διάστημα των τελευταίων τριών μηνών από τη σημερινή ημερομηνία.

Is Null

Επιστρέφει όλες τις εγγραφές που περιέχουν τιμή null (κενή ή απροσδιόριστη).

Is Not Null

Επιστρέφει όλες τις εγγραφές που περιέχουν τιμή.

""

Επιστρέφει όλες τις εγγραφές που περιέχουν συμβολοσειρά μηδενικού μήκους. Οι συμβολοσειρές μηδενικού μήκους χρησιμοποιούνται όταν θέλετε να προσθέσετε μια τιμή σε ένα απαιτούμενο πεδίο, αλλά δεν γνωρίζετε την τιμή μέχρι εκείνη τη στιγμή. Για παράδειγμα, ένα πεδίο ενδέχεται να απαιτεί έναν αριθμό φαξ, αλλά ορισμένοι από τους πελάτες σας δεν έχουν συσκευή φαξ. Σε αυτήν την περίπτωση, αντί για αριθμό πληκτρολογήστε δύο διπλά εισαγωγικά χωρίς κενό διάστημα μεταξύ τους ("").

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα επιστρέφει μόνο τις εγγραφές που θέλετε να ενημερώσετε. Εφόσον χρειάζεται, μπορείτε να επιλέξετε πεδία που δεν θέλετε και πατήστε το πλήκτρο DELETE για να τα καταργήσετε, μπορείτε να σύρετε πρόσθετα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης, και μπορείτε να αλλάξετε τα κριτήρια έως ότου είστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα του ερωτήματος.

  2. Προχωρήστε στα επόμενα βήματα.

Ενημέρωση εγγραφών

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Ενημέρωση.

    Αυτό αλλάζει το ερώτημα επιλογής σε ερώτημα ενημέρωσης. Στο κάτω τμήμα της σχεδίασης ερωτήματος, η Access προσθέτει τη γραμμή Ενημέρωση σε.

    Ένα ερώτημα ενημέρωσης με ένα κριτήριο ενημέρωσης

  2. Εντοπίστε το πεδίο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αλλάξετε και πληκτρολογήστε την παράστασή σας (το οποίο θα αλλάξουν τα δεδομένα σας) στη γραμμή Ενημέρωση σε για αυτό το πεδίο.

    Ο παρακάτω πίνακας δίνει ορισμένα παραδείγματα παραστάσεων και εξηγεί τον τρόπο με τον οποίον αλλάζουν τα δεδομένα.

Παράσταση

Αποτέλεσμα

"Πωλητής"

Αλλάζει την τιμή του κειμένου σε "Πωλητής", σε ένα πεδίο Κειμένου.

#8/10/06 #

Σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας, αλλάζει μια τιμή ημερομηνίας σε 10-Αυγ-06.

Ναι

Αλλάζει την τιμή Όχι σε Ναι σε ένα πεδίο Ναι/Όχι.

"Κωδ" & [ΚωδικόςΑνταλλακτικού]

Προσθέτει τη λέξη "Κωδ" στην αρχή κάθε καθορισμένου κωδικού ανταλλακτικού.

[ΤιμήΜονάδας] * [Ποσότητα]

Πολλαπλασιάζει μεταξύ τους τις τιμές στα πεδία με το όνομα ΤιμήΜονάδας και Ποσότητα.

[ΈξοδαΑποστολής] * 1,5

Αυξάνει κατά 50 τοις εκατό τις τιμές σε ένα πεδίο με όνομα ΈξοδαΑποστολής.

DSum("[Ποσότητα] * [Τιμή_μονάδας]";
"Στοιχεία παραγγελίας"; "[Κωδ_Προϊόντος]=" & [Κωδ_Προϊόντος])

Όπου οι τιμές ProductID στον τρέχοντα πίνακα ταιριάζουν με τις τιμές ProductID στον πίνακα που ονομάζεται Λεπτομέρειες παραγγελίας, αυτό παράσταση ενημερώσεις τις συνολικές πωλήσεις κατά τον πολλαπλασιασμό των τιμών σε ένα πεδίο με το όνομα ποσότητα με βάση τις τιμές σε ένα πεδίο που ονομάζεται ΤιμήΜονάδας.

Right([Ταχυδρομικός_κώδικας_αποστολής]; 5)

Περικόπτει τα πρώτους από αριστερά χαρακτήρες σε μια συμβολοσειρά κειμένου ή αριθμών και αφήνει τα πέντε χαρακτήρες στα δεξιά.

IIf(IsNull([ΤιμήΜονάδας]); 0; [ΤιμήΜονάδας])

Αλλάζει την τιμή null (άγνωστη ή απροσδιόριστη) σε μηδέν (0) σε ένα πεδίο που ονομάζεται ΤιμήΜονάδας.

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Εμφανίζεται ένα μήνυμα προειδοποίησης. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το μήνυμα:

    Το μήνυμα ειδοποίησης του ερωτήματος ενημέρωσης

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να εκτελέσετε το ερώτημα.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τα μηνύματα ειδοποίησης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή το Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office , κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές της Access, κάντε κλικ στην επιλογή για προχωρημένους και στην περιοχή Επιβεβαίωση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου ερωτήματα ενέργειας.

  3. Για να δείτε τα αποτελέσματα του ερωτήματος ενημέρωσης, σε είτε την κεντρική καρτέλα ή στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Προβολή φύλλου δεδομένων που βρίσκεται στη γραμμή κατάστασης της Access.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Όταν εκτελείτε το ερώτημα, θα παρατηρήσετε ότι ορισμένα πεδία λείπουν από το σύνολο των αποτελεσμάτων. Εάν το ερώτημα περιέχει τα πεδία που δεν ενημερώσετε, η Access καταργεί αυτά τα πεδία από προεπιλογή. Για παράδειγμα, μπορείτε να συμπεριλάβετε πεδία Αναγνωριστικού από δύο πίνακες για να βεβαιωθείτε ότι το ερώτημά σας επιστρέφει και χρησιμοποιεί τις σωστές εγγραφές. Εάν δεν μπορείτε να ενημερώσετε αυτά τα πεδία "Αναγνωριστικό", η Access καταργεί τους.

Αρχή της σελίδας

Χρησιμοποιήστε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε εγγραφές σε πίνακες

Μία από τις πιο συχνές χρήσης ενός ερωτήματος προσάρτησης είναι να προσθέσετε μια ομάδα εγγραφών από έναν ή περισσότερους πίνακες σε μια βάση δεδομένων προέλευσης σε έναν ή περισσότερους πίνακες σε μια βάση δεδομένων προορισμού. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι αποκτήσατε μερικούς νέους πελάτες και μια βάση δεδομένων που περιέχει έναν πίνακα με πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες. Για να αποφύγετε την εισαγωγή των νέων δεδομένων με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να τα προσαρτήσετε στον κατάλληλο πίνακα ή πίνακες στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα προσάρτησης για:

  • Προσάρτηση εγγραφών με βάση κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να προσαρτήσετε μόνο τα ονόματα και τις διευθύνσεις των πελατών που έχουν εκκρεμείς παραγγελίες.

  • Προσάρτηση εγγραφών, όταν ορισμένα από τα πεδία σε έναν πίνακα δεν υπάρχουν στον άλλο πίνακα. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ο πίνακας πελάτες διαθέτει 11 πεδία και τα πεδία στον πίνακα "πελάτες" σε μια άλλη βάση δεδομένων ταιριάζουν 9 από τα 11 πεδία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης για να προσθέσετε μόνο τα δεδομένα στα πεδία που ταιριάζουν και να αγνοήσετε τα υπόλοιπα.

Η διαδικασία δημιουργίας ενός ερωτήματος προσάρτησης για την προσάρτηση δεδομένων από μια βάση δεδομένων σε άλλη βάση δεδομένων ακολουθεί αυτά τα βασικά βήματα:

  • Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προέλευσης (τη βάση δεδομένων που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να προσαρτήσετε) και να δημιουργήσετε ένα ερώτημα επιλογής που επιστρέφει μόνο τις εγγραφές που θέλετε να προσαρτήσετε.

  • Μετατρέψτε το ερώτημα επιλογής σε ερώτημα προσάρτησης.

  • Προσθέστε τα πεδία και πίνακες προορισμού στο ερώτημα προσάρτησης. Εάν πρόκειται να προσαρτήσετε εγγραφές σε μια άλλη βάση δεδομένων, μπορείτε πρώτα να ανοίξετε τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε τους πίνακες.

  • Εκτελέστε το ερώτημα για να προσαρτήσετε τις εγγραφές.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας πριν να ξεκινήσετε. Εάν κάνετε κάποιο λάθος, μπορείτε να διαγράψετε τις προσαρτημένες εγγραφές από τον πίνακα προορισμού, αλλά με μη αυτόματο τρόπο διαγραφή μεγάλου αριθμού εγγραφών μπορεί να διαρκέσει μεγάλο χρονικό διάστημα. Εάν έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας στη διάθεσή να μπορέσετε να διορθώσετε τυχόν σφάλματα σε λιγότερο χρόνο.

Δημιουργία ερωτήματος επιλογής

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προέλευσης — η βάση δεδομένων που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να προσαρτήσετε.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Άλλο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

    Εμφανίζεται το πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα που περιέχει τις εγγραφές που θέλετε να προσαρτήσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

    Ο πίνακας εμφανίζεται ως ένα παράθυρο στο επάνω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος. Στο παράθυρο παρατίθενται όλα τα πεδία στον πίνακα. Αυτό το σχήμα εμφανίζει έναν τυπικό πίνακα στη σχεδίαση ερωτήματος:

    Πίνακας στη σχεδίαση ερωτήματος

  4. Σύρετε τα πεδία που θέλετε να προσαρτήσετε από τον πίνακα στη γραμμή πεδίο στο κάτω τμήμα του πλέγματος σχεδίασης ερωτήματος.

    Μπορείτε να προσθέσετε ένα πεδίο πίνακα ανά στήλη στο κάτω τμήμα. Για να προσθέσετε γρήγορα όλα τα πεδία, κάντε κλικ στον αστερίσκο (*) στο επάνω μέρος της λίστας των πεδίων του πίνακα. Αυτή η εικόνα εμφανίζει το εργαλείο σχεδίασης ερωτήματος με πολλά πρόσθετα πεδία πίνακα:

    Ένα ερώτημα με τρία πεδία στο πλέγμα σχεδίασης

    Αυτή η εικόνα εμφανίζει το εργαλείο σχεδίασης με προστεθεί όλα τα πεδία:

    Ερώτημα με όλα τα πρόσθετα πεδία πίνακα

  5. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

    Βεβαιωθείτε ότι το ερώτημα επιστρέφει τις εγγραφές που θέλετε να προσαρτήσετε. Εφόσον χρειάζεται, μπορείτε να καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ή πατήστε το πλήκτρο DELETE για να καταργήσετε ανεπιθύμητα πεδία. Μπορείτε επίσης να σύρετε πρόσθετα πεδία στο πλέγμα σχεδίασης, μέχρι να είστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα του ερωτήματος.

  6. Συνεχίστε με τα επόμενα βήματα.

Μετατρέψτε το ερώτημα σε ένα ερώτημα προσάρτησης

  1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Προσάρτηση.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση.

  2. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να προσαρτήσετε εγγραφές από έναν πίνακα σε μια άλλη στην ίδια βάση δεδομένων ή να προσαρτήσετε εγγραφές σε έναν πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων.

    • Προσαρτήσετε εγγραφές σε έναν πίνακα στην ίδια βάση δεδομένων

      1. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων (Εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο) και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον πίνακα προορισμού από τη λίστα Όνομα πίνακα.

      2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Στο βήμα 4 της προηγούμενης ενότητας, προσθέσατε μέρος ή όλα τα πεδία στον πίνακα προέλευσης στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος. Αν έχετε προσθέσει ολόκληρο τον πίνακα σε αυτό το βήμα, η Access προσθέτει τώρα ολόκληρο τον πίνακα προορισμού στη γραμμή Προσάρτηση σε, όπως φαίνεται εδώ:

        Ένα ερώτημα προσάρτησης που περιλαμβάνει όλα τα πεδία από τους δύο πίνακες

        –ή–

        Εάν προσθέσατε μεμονωμένα πεδία στο βήμα 4 στην προηγούμενη ενότητα και τα ονόματα πεδίου στους πίνακες προέλευσης και προορισμού ταιριάζουν, η Access προσθέτει αυτόματα τα ονόματα των πεδίων προορισμού στη γραμμή Προσάρτηση σε, όπως φαίνεται εδώ:

        Ένα ερώτημα προσάρτησης με αντίστοιχα πεδία

        –ή–

        Εάν προσθέσατε μεμονωμένα πεδία και ορισμένα ή όλα από τα ονόματα στους πίνακες προέλευσης και προορισμού δεν ταιριάζουν, η Access αφήνει τα πεδία που δεν ταιριάζουν στη γραμμή Προσάρτηση σε κενό. Κάντε κλικ σε κάθε κενό πεδίο και επιλέξτε το πεδίο προέλευσης που θέλετε από τη λίστα αποτελεσμάτων, όπως φαίνεται εδώ.

        Επιλογή πεδίων προορισμού για ένα ερώτημα προσάρτησης

      3. Για να δείτε σε προεπισκόπηση τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή.

      4. Επιστρέψτε στην προβολή σχεδίασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση για να προσαρτήσετε τις εγγραφές.

    • Προσαρτήσετε εγγραφές σε έναν πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων

      1. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση, κάντε κλικ στην επιλογή Άλλη βάση δεδομένων.

      2. Στο πεδίο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα της βάσης δεδομένων προορισμού.

      3. Στο πεδίο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        –ή–

        Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και χρησιμοποιήστε το δεύτερο πλαίσιο διαλόγου προσάρτησης για να εντοπίσετε τη βάση δεδομένων προορισμού. Αφού εντοπίσετε και επιλέξτε τη βάση δεδομένων προορισμού, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Αυτή η ενέργεια κλείνει το δεύτερο πλαίσιο διαλόγου. Στο πρώτο παράθυρο διαλόγου, στο πεδίο Όνομα πίνακα, πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Πληκτρολογήστε το όνομα του πίνακα προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το πρώτο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση.

        Στο βήμα 4 της προηγούμενης ενότητας, προσθέσατε μέρος ή όλα τα πεδία στον πίνακα προέλευσης στη γραμμή πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος. Αν έχετε προσθέσει ολόκληρο τον πίνακα σε αυτό το βήμα, η Access προσθέτει τώρα ολόκληρο τον πίνακα προορισμού στη γραμμή Προσάρτηση σε, όπως φαίνεται εδώ:

        Ένα ερώτημα προσάρτησης που περιλαμβάνει όλα τα πεδία από τους δύο πίνακες

        –ή–

        Εάν προσθέσατε μεμονωμένα πεδία στο βήμα 4 και τα ονόματα πεδίου στους πίνακες προέλευσης και προορισμού ταιριάζουν, η Access προσθέτει αυτόματα τα ονόματα των πεδίων προορισμού στη γραμμή Προσάρτηση σε, ως εξής:

        Ένα ερώτημα προσάρτησης με αντίστοιχα πεδία

        –ή–

        Εάν προσθέσατε μεμονωμένα πεδία και ορισμένα ή όλα από τα ονόματα στους πίνακες προέλευσης και προορισμού δεν ταιριάζουν, η Access αφήνει τα πεδία που δεν ταιριάζουν στη γραμμή Προσάρτηση σε κενό. Κάντε κλικ σε κάθε κενό πεδίο και επιλέξτε το πεδίο προορισμού που θέλετε από τη λίστα αποτελεσμάτων, ως εξής:

        Επιλογή πεδίων προορισμού για ένα ερώτημα προσάρτησης

      4. Για να δείτε σε προεπισκόπηση τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή.

      5. Μεταβείτε στην προβολή σχεδίασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση για να προσαρτήσετε τις εγγραφές.

Αρχή της σελίδας

Χρησιμοποιήστε τη συλλογή δεδομένων για να ενημερώσετε τις εγγραφές

Office Access 2007 παρέχει μια νέα δυνατότητα που ονομάζεται συλλογή δεδομένων. Μπορείτε να ρυθμίσετε μια φόρμα καταχώρησης δεδομένων σε Microsoft Office Outlook 2007, συλλογή πληροφοριών και αποθήκευση αυτών των δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access. Που εξηγεί τον τρόπο χρήσης της δυνατότητας Συλλογή δεδομένων είναι πέρα από το πεδίο αυτού του άρθρου.

Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση της συλλογής δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο με τίτλο συλλογή δεδομένων μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αρχή της σελίδας

Χρήση του παράθυρου διαλόγου "Εύρεση και αντικατάσταση" για αλλαγή δεδομένων

Παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση παρέχει ένας άλλος τρόπος για να αλλάξετε μικρές ποσότητες δεδομένων σε λιγότερο χρόνο και με λιγότερο κόπο. Εξηγεί πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου είναι πέρα από το πεδίο αυτού του άρθρου.

Για πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του παραθύρου διαλόγου, ανατρέξτε στο άρθρο χρήση του παραθύρου διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση για αλλαγή των δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Χρησιμοποιήστε διαδοχικές ενημερώσεις για να αλλάξετε τιμές πρωτεύοντος και ξένου κλειδιού

Ορισμένες φορές, ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε μια τιμή πρωτεύοντος κλειδιού. Εάν χρησιμοποιείτε αυτό το πρωτεύον κλειδί ως εξωτερικό κλειδί, μπορείτε να ενημερώσετε αυτόματα τις αλλαγές σας μέσω όλων των θυγατρικών εμφανίσεων του εξωτερικού κλειδιού.

Ως υπενθύμιση, ένα πρωτεύον κλειδί είναι μια τιμή που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο κάθε γραμμή (εγγραφή) σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων. Ένα ξένο κλειδί είναι μια στήλη που ταιριάζει με το πρωτεύον κλειδί. Συνήθως, εξωτερικά κλειδιά βρίσκονται σε άλλους πίνακες και σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια σχέση (μια σύνδεση) μεταξύ των δεδομένων στους πίνακες.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν αριθμό Αναγνωριστικού προϊόντος ως πρωτεύον κλειδί. Ένας κωδικός προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο ένα προϊόν. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον Αναγνωριστικό αριθμό ως εξωτερικό κλειδί σε έναν πίνακα δεδομένων παραγγελιών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βρείτε όλες τις παραγγελίες που αφορούν κάθε προϊόν, επειδή κάθε φορά που κάποιος τοποθετεί μια σειρά για το συγκεκριμένο προϊόν, το Αναγνωριστικό γίνεται μέρος του τη σειρά.

Ορισμένες φορές, αυτών των αριθμών ID (ή άλλους τύπους πρωτεύοντα κλειδιά) αλλαγή. Όταν το κάνουν, μπορείτε να αλλάξετε την τιμή πρωτεύοντος κλειδιού και αυτή η αλλαγή αυτόματα διαδοχική σε όλες τις σχετικές θυγατρικές εγγραφές. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτήν τη συμπεριφορά κατά την ενεργοποίηση της ακεραιότητας αναφορών και των διαδοχικών ενημερώσεων μεταξύ των δύο πινάκων.

Να θυμάστε αυτούς τους κανόνες καθώς προχωράτε:

  • Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις διαδοχικές ενημερώσεις μόνο για πεδία πρωτεύοντος κλειδιού οριστεί στους τύπους δεδομένων κείμενο ή αριθμό. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαδοχικές ενημερώσεις για πεδία που έχουν οριστεί με τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη αρίθμηση".

  • Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις διαδοχικές ενημερώσεις μόνο μεταξύ τους πίνακες με σχέση "ένα-προς-πολλά".

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα εξηγούν τον τρόπο δημιουργίας μιας σχέσης και ενεργοποιήστε τις διαδοχικές ενημερώσεις για αυτή τη σχέση.

Δημιουργία σχέσης

  1. Στην καρτέλα " Εργαλεία βάσης δεδομένων ", στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή " σχέσεις ".

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα σχέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση πίνακα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

  3. Εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο, κάντε κλικ στην καρτέλα πίνακες, επιλέξτε τους πίνακες που θέλετε να αλλάξετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

    Μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο SHIFT για να επιλέξετε πολλούς πίνακες ή μπορείτε να προσθέσετε κάθε πίνακα ξεχωριστά. Επιλέξτε μόνο τους πίνακες στις πλευρές "ένα" και "πολλά" της σχέσης.

  4. Στο παράθυρο " σχέσεις ", σύρετε το πρωτεύον κλειδί από τον πίνακα στην πλευρά "ένα" της σχέσης και αποθέστε το στο πεδίο ξένου κλειδιού του πίνακα στην πλευρά "πολλά" της σχέσης.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου:

    Το παράθυρο διαλόγου 'Επεξεργασία σχέσεων'.

  5. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  6. Μεταβείτε στο επόμενο σύνολο βημάτων.

Ενεργοποίηση διαδοχικών ενημερώσεων σε πρωτεύοντα κλειδιά

  1. Εάν δεν έχει αλλάξει ακολουθήσετε τα βήματα στην προηγούμενη ενότητα, ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τη σχέση που θέλετε να αλλάξετε.

  2. Στην καρτέλα " Εργαλεία βάσης δεδομένων ", στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή " σχέσεις ".

    Παράθυρο " σχέσεις " εμφανίζεται και εμφανίζει συνδέσμους (εμφανίζεται ως συνδετικές γραμμές) μεταξύ των πινάκων στη βάση δεδομένων. Η παρακάτω εικόνα δείχνει μια τυπική σχέση:

    Μια σχέση μεταξύ δύο πινάκων

  3. Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή συνδέσμου μεταξύ των πινάκων γονικής και θυγατρικής και κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία σχέσεων.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου:

    Παράθυρο διαλόγου 'Επεξεργασία σχέσεων' με υπάρχουσα σχέση

  4. Επιλογή Διαδοχική ενημέρωση των σχετικών εγγραφών, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία σχέσεων. ανατρέξτε στα ακόλουθα άρθρα:

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×