Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων μοναδικών αναγνωριστικών εγγράφων

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Αναγνωριστικά εγγράφων μπορεί να σας βοηθήσει με τη Διαχείριση εγγράφου ή της εγγραφής. Ενεργοποιήστε την υπηρεσία Αναγνωριστικών εγγράφων για σε μια τοποθεσία για να προσθέσετε ένα Αναγνωριστικό εγγράφου σε κάθε αρχείο στην τοποθεσία.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Μετακίνηση αρχείων με Αναγνωριστικού εγγράφου

Ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικών εγγράφων

Ενεργοποίηση της δυνατότητας αναγνωριστικών εγγράφων σε συλλογή τοποθεσιών

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων τη χρήση των αναγνωριστικών εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών

Επισκόπηση

Αναγνωριστικά εγγράφων σας βοηθούν να διαχειρίζεστε τα έγγραφά σας, παρέχοντας ένας εύκολος τρόπος για την παρακολούθηση στοιχείων, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Για παράδειγμα, εάν μια νομική σύμβαση λαμβάνει μετακινηθεί από μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μία τοποθεσία σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια άλλη τοποθεσία, η σύμβαση θα ήταν εύκολο να εντοπίσετε με βάση το αναγνωριστικό εγγράφου. Έγγραφο ταυτότητας εκχωρούνται αυτόματα σε έγγραφα που έχουν αποσταλεί και αυτό το Αναγνωριστικό θα ακολουθήστε το στοιχείο σε όλη τη διάρκεια ζωής ολόκληρο. Αναγνωριστικά εγγράφων μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε σε σύνολα εγγράφων.

Παρακολούθηση στοιχείων με αναγνωριστικά εγγράφων

Όταν η υπηρεσία Αναγνωριστικών εγγράφων πρώτα είναι ενεργοποιημένη, τα νέα έγγραφα στη συλλογή τοποθεσιών αντιστοιχίζεται αυτόματα νέα αναγνωριστικά. Μια εργασία χρονομέτρησης έχει προγραμματιστεί για να αντιστοιχίσετε αναγνωριστικά σε έγγραφα ήδη στη συλλογή τοποθεσιών.

Επίσης, όταν είναι ενεργοποιημένη η υπηρεσία, προστίθεται αυτόματα μια νέα στήλη στους τύπους περιεχομένου εγγράφου και του συνόλου εγγράφων. Η στήλη Αναγνωριστικού εγγράφου εμφανίζει το Αναγνωριστικό που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα στοιχείο.

Πριν από τη χρήση της δυνατότητας Αναγνωριστικών εγγράφων στο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, πρέπει πρώτα να το ενεργοποιήσετε για κάθε συλλογή τοποθεσιών που βρίσκονται στην επιλογή των εγγράφων σας.

Μετακίνηση αρχείων με Αναγνωριστικού εγγράφου

Στο SharePoint Online το Αναγνωριστικό εγγράφου που θα μετακίνηση με το αρχείο. Ωστόσο, όταν η τοποθεσία προορισμού δεν διαθέτει την υπηρεσία Αναγνωριστικών εγγράφων με δυνατότητα, το έγγραφο δεν θα έχουν πλέον ένα αναγνωριστικό εγγράφου.

Για SharePoint Server ο μόνος τρόπος για να διατηρήσετε ένα Αναγνωριστικό εγγράφου μέσα στις τοποθεσίες είναι να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα διαχείρισης περιεχόμενο και δομή τοποθεσίας στην Τοποθεσία σας κατά τη μετακίνηση εγγράφων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με περιεχόμενο και δομή τοποθεσίας, ανατρέξτε στο θέμα εργασία με περιεχόμενο και δομή τοποθεσίας.

Αντιγραφή αρχείων με Αναγνωριστικού εγγράφου

Όταν γίνεται ένα αντίγραφο του αρχείου, δημιουργείται ένα νέο Αναγνωριστικό εγγράφου για το αντίγραφο. Για παράδειγμα, ένα αρχείο από μια τοποθεσία και τα μηνύματα που έχουν αποσταλεί σε μια άλλη είναι ένα αντίγραφο. Ωστόσο, όταν η τοποθεσία προορισμού δεν διαθέτει την υπηρεσία Αναγνωριστικών εγγράφων με δυνατότητα, το αντίγραφο δεν θα έχουν ένα αναγνωριστικό εγγράφου.

Ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικών εγγράφων

Για να χρησιμοποιήσετε πρώτα αναγνωριστικών εγγράφων για να παρακολουθείτε έγγραφα ή εγγραφές πρέπει να παρακολουθείτε μια διαδικασία δύο βημάτων:

Ενεργοποίηση της δυνατότητας αναγνωριστικών εγγράφων σε συλλογή τοποθεσιών

Σημείωση: Σειρά ενεργοποίηση της δυνατότητας Αναγνωριστικών εγγράφων πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

  1. Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας και στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση, δίπλα στην υπηρεσία αναγνωριστικών εγγράφων. Ένα εικονίδιο ενεργοποίησης εμφανίζεται δίπλα στο στοιχείο και η δυνατότητα ενεργοποιείται για την τρέχουσα συλλογή τοποθεσιών.

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων τη χρήση των αναγνωριστικών εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών

Όταν ενεργοποιείτε τη δυνατότητα Αναγνωριστικών εγγράφων για κάθε συλλογή τοποθεσιών που δίνεται, όλα τα έγγραφα στη συλλογή τοποθεσιών θα εκχωρούνται αυτόματα ένα αναγνωριστικό εγγράφου. Λάβετε υπόψη ότι, ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων που υπάρχουν στη συλλογή τοποθεσιών σας, αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει αρκετή ώρα.

Σημείωση: Ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δυνατότητας Αναγνωριστικών εγγράφων πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

  1. Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας και στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις αναγνωριστικού εγγράφου.

  4. Στη σελίδα ρυθμίσεων Αναγνωριστικού εγγράφου, στην ενότητα "εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου", βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένο στο Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου, επιλογή του πλαισίου ελέγχου.

Σημείωση: Όταν ενεργοποιείτε την εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου για το πρώτο μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών, εμφανίζεται ένα μήνυμα: ρύθμιση των παραμέτρων της δυνατότητας Αναγνωριστικών εγγράφων έχει προγραμματιστεί να ολοκληρωθεί από μια αυτοματοποιημένη διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι μια εργασία χρονομέτρησης είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση της ανάθεσης από τα αναγνωριστικά εγγράφων σε όλα τα έγγραφα στη συλλογή τοποθεσιών. Ο χρόνος που απαιτείται για αυτήν τη διαδικασία εξαρτάται από τον αριθμό των εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών σας.

  1. Για να ρυθμίσετε μια προσαρμοσμένη συμβολοσειρά χαρακτήρων ή αριθμών που θα προσαρτώνται αυτόματα στην αρχή κάθε αναγνωριστικού εγγράφου, εισαγάγετε τη συμβολοσειρά στην περιοχή Αρχή αναγνωριστικού με τους ακόλουθους χαρακτήρες.

  2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επαναφορά όλων των αναγνωριστικών εγγράφων…, εάν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα το πρόθημα σε όλα τα υπάρχοντα αναγνωριστικά εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών σας.

  3. Στις ενότητες εμβέλεια αναζήτησης για αναζήτηση Αναγνωριστικού εγγράφου, επιλέξτε στη διεύθυνση για να χρησιμοποιήσετε ως το εύρος της αναζήτησης για αναζήτηση Αναγνωριστικού.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση: Όπως αναφέρεται παραπάνω, όταν είναι ενεργοποιημένη η υπηρεσία Αναγνωριστικών εγγράφων για κάθε συλλογή τοποθεσιών που δίνεται, μια στήλη προστίθεται στους τύπους περιεχομένου εγγράφου και του συνόλου εγγράφων ως επίπεδο της συλλογής τοποθεσιών. Η στήλη Αναγνωριστικού εγγράφου χρησιμοποιείται για να εμφανίσετε το Αναγνωριστικό που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα στοιχείο.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×