Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων μοναδικών αναγνωριστικών εγγράφου.

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να ενημερωθείτε σχετικά με τα πλεονεκτήματα της χρήσης των αναγνωριστικών εγγράφου στη διαχείριση εγγράφων ή εγγραφών. Θα μάθετε, επίσης, τον τρόπο ενεργοποίησης της υπηρεσίας αναγνωριστικών εγγράφου για μια συλλογή τοποθεσιών και τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων των επιλογών αναγνωριστικών εγγράφου για προσαρμοσμένες συνθήκες ονοματοθεσίας αρχείων.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Σημαντικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε

Ενεργοποίηση, ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικών εγγράφων

Ενεργοποίηση της δυνατότητας συλλογής τοποθεσιών Αναγνωριστικού εγγράφου

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων τη χρήση των αναγνωριστικών εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών

Επισκόπηση

Τα αναγνωριστικά εγγράφων βοηθούν στη διαχείριση των εγγράφων σας, παρέχοντας έναν εύκολο τρόπο παρακολούθησης των στοιχείων, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Για παράδειγμα, εάν ένα νομικό συμβόλαιο μετακινηθεί από μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια τοποθεσία σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια άλλη τοποθεσία, θα εντοπιστεί εύκολα, με βάση το αναγνωριστικό εγγράφου του. Τα αναγνωριστικά εγγράφου εκχωρούνται αυτόματα σε απεσταλμένα αρχεία και αυτό το αναγνωριστικό θα ακλουθεί το στοιχείο για ολόκληρο τον κύκλο ζωής του. Τα αναγνωριστικά εγγράφου είναι δυνατό να εκχωρηθούν επίσης σε σύνολα εγγράφων.

Παρακολούθηση στοιχείων με αναγνωριστικά εγγράφων

Όταν η υπηρεσία αναγνωριστικών εγγράφων ενεργοποιείται για πρώτη φορά, νέα αναγνωριστικά εκχωρούνται αυτόματα στα νέα έγγραφα της συλλογής τοποθεσιών. Μια εργασία χρονομέτρησης έχει προγραμματιστεί να εκχωρεί αναγνωριστικά σε έγγραφα που βρίσκονται ήδη στη συλλογή τοποθεσιών.

Επίσης, με την ενεργοποίηση της υπηρεσίας, μια νέα στήλη προστίθεται αυτόματα στους τύπους περιεχομένου εγγράφου και συνόλου εγγράφων. Η στήλη αναγνωριστικού εγγράφου εμφανίζει το αναγνωριστικό που έχει εκχωρηθεί σε ένα στοιχείο.

Πριν από τη χρήση της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου στο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, πρέπει πρώτα να την ενεργοποιήσετε για τις συλλογές τοποθεσιών, στις οποίες φιλοξενούνται τα έγγραφά σας.

Σημαντικές πληροφορίες που πρέπει να θυμάστε

Υπό ορισμένες συνθήκες, το αναγνωριστικό εγγράφου δεν διατηρείται πάντα. Ο ακόλουθος πίνακας συνοψίζει αυτές τις εξαιρέσεις.

Ενέργεια

Αποτέλεσμα

Πραγματοποιήστε λήψη ενός εγγράφου και, στη συνέχεια, στείλτε το σε μία άλλη τοποθεσία.

Το έγγραφο θεωρείται ότι είναι αντίγραφο και θα εκχωρηθεί νέο αναγνωριστικό εγγράφου.

Χρησιμοποιήστε την εντολή Μετακίνηση με Αποστολή προς.

Το έγγραφο θεωρείται ότι είναι αντίγραφο και θα εκχωρηθεί νέο αναγνωριστικό εγγράφου.

Χρησιμοποιήστε την εντολή Αντιγραφή .

Θα εκχωρηθεί ένα νέο αναγνωριστικό εγγράφου.

Ο μόνος τρόπος για να διατηρήσετε ένα Αναγνωριστικό εγγράφου μέσα στις τοποθεσίες είναι να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα διαχείρισης περιεχόμενο και δομή τοποθεσίας στην τοποθεσία σας κατά τη μετακίνηση εγγράφων. Σημειώστε ότι η αντιγραφή από αυτήν τη μέθοδο δεν διατηρεί το αναγνωριστικό εγγράφου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με περιεχόμενο και δομή τοποθεσίας, ανατρέξτε στο θέμα εργασία με περιεχόμενο και δομή τοποθεσίας.

Αρχή της σελίδας

Ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικού εγγράφου

Για να χρησιμοποιήσετε για πρώτη φορά τα αναγνωριστικά εγγράφου για την παρακολούθηση εγγράφων και εγγραφών, πρέπει να ακολουθήσετε μια διεργασία, η οποία αποτελείται από δύο βήματα:

Ενεργοποίηση της δυνατότητας συλλογής τοποθεσιών αναγνωριστικού εγγράφου

Σημείωση: Σειρά ενεργοποίηση της δυνατότητας Αναγνωριστικών εγγράφων πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

  1. Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση, δίπλα από την υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου. Ένα ενεργό εικονίδιο εμφανίζεται δίπλα από το στοιχείο και η δυνατότητα ενεργοποιείται για την τρέχουσα συλλογή τοποθεσιών.

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων της χρήσης αναγνωριστικών εγγράφου σε μια συλλογή τοποθεσιών

Με την ενεργοποίηση της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου για μια δεδομένη συλλογή, ένα αναγνωριστικό εγγράφου εκχωρείται αυτόματα σε όλα τα έγγραφα στη συλλογή τοποθεσιών. Να θυμάστε ότι ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων που υπάρχουν στη συλλογή τοποθεσιών, αυτή η διεργασία ενδέχεται να χρειαστεί κάποιο χρόνο.

Σημείωση: Ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δυνατότητας Αναγνωριστικών εγγράφων πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

  1. Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  3. Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις αναγνωριστικού εγγράφου.

  4. Στη σελίδα ρυθμίσεων αναγνωριστικού εγγράφου, στην ενότητα "Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου", βεβαιωθείτε ότι υπάρχει σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο ελέγχου Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου.

Σημείωση: Όταν ενεργοποιείτε την εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου για το πρώτο μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών, εμφανίζεται ένα μήνυμα: ρύθμιση των παραμέτρων της δυνατότητας Αναγνωριστικών εγγράφων έχει προγραμματιστεί να ολοκληρωθεί από μια αυτοματοποιημένη διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι μια εργασία χρονομέτρησης είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση της ανάθεσης από τα αναγνωριστικά εγγράφων σε όλα τα έγγραφα στη συλλογή τοποθεσιών. Ο χρόνος που απαιτείται για αυτήν τη διαδικασία εξαρτάται από τον αριθμό των εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών σας.

  1. Για να ρυθμίσετε μια προσαρμοσμένη συμβολοσειρά χαρακτήρων ή αριθμών που θα προσαρτώνται αυτόματα στην αρχή κάθε αναγνωριστικού εγγράφου, εισαγάγετε τη συμβολοσειρά στην περιοχή Αρχή αναγνωριστικού με...

  2. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επαναφορά όλων των αναγνωριστικών εγγράφων… εάν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα το πρόθημα σε όλα τα υπάρχοντα αναγνωριστικά εγγράφου στη συλλογή τοποθεσιών σας.

  3. Στις ενότητες εμβέλειας αναζήτησης για αναζήτηση αναγνωριστικού εγγράφου, επιλέξτε τις τοποθεσίες που θα χρησιμοποιηθούν ως εμβέλεια αναζήτησης για την αναζήτηση αναγνωριστικού εγγράφου.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή ΟΚ.

    Σημείωση: Όπως αναφέρεται παραπάνω, όταν είναι ενεργοποιημένη η υπηρεσία Αναγνωριστικών εγγράφων για κάθε συλλογή τοποθεσιών που δίνεται, μια στήλη προστίθεται στους τύπους περιεχομένου εγγράφου και του συνόλου εγγράφων ως επίπεδο της συλλογής τοποθεσιών. Η στήλη Αναγνωριστικού εγγράφου χρησιμοποιείται για να εμφανίσετε το Αναγνωριστικό που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα στοιχείο.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×