Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Μια από τις πολλές αποφάσεις που πρέπει να λάβετε όταν ρυθμίζετε μια βιβλιοθήκη του SharePoint αφορά τη διαχείριση των εκδόσεων. Θέλετε να διατηρείτε εκδόσεις κάθε στοιχείου ή αρχείου κάθε φορά που υφίστανται επεξεργασία; Εάν ναι, πόσες εκδόσεις; Θέλετε μόνο να παρακολουθείτε τις κύριες εκδόσεις ή τις κύριες και τις δευτερεύουσες; Θέλετε όλοι οι χρήστες της τοποθεσίας να βλέπουν όλες τις πρόχειρες εκδόσεις ή αυτές θα πρέπει να είναι εμφανείς μόνο στον αποστολέα και στα άτομα με δικαιώματα "Σχεδίαση" ή "Πλήρης έλεγχος"; Η απόφαση που παίρνεται σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις εξαρτάται από τον τύπο και τη σημασία των στοιχείων και των αρχείων που υπάρχουν στις βιβλιοθήκες, το σκοπό κάθε στοιχείου ή αρχείου, τις ανάγκες της ομάδας χρηστών και το επίπεδο ασφάλειας που πρέπει να διατηρήσετε.

Σε αυτό το άρθρο

Γιατί να ενεργοποιήσω τη διαχείριση εκδόσεων;

Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων – Πώς λειτουργούν

Ενεργοποίηση διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Κατάργηση της διαχείρισης εκδόσεων από μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Γιατί να ενεργοποιήσω τη διαχείριση εκδόσεων;

Όταν είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων στις βιβλιοθήκες του SharePoint, μπορείτε να παρακολουθήσετε και να διαχειριστείτε όλες τις πληροφορίες ενώ αυτή εξελίσσεται. Μπορείτε να ανατρέξετε σε προηγούμενες εκδόσεις και να τις ανακτήσετε, αν χρειαστεί. Αυτό είναι πολύ βολικό, για παράδειγμα σε περίπτωση που ένα αρχείο καταστραφεί ή όταν οι χρήστες συνειδητοποιούν ότι προηγούμενες εκδόσεις ενός αρχείου ενδέχεται να είναι πιο ακριβείς από τις πρόσφατες. Ορισμένες εταιρείες διατηρούν πολλές εκδόσεις των αρχείων τους για νομικούς λόγους ή ελεγκτικούς σκοπούς. Από προεπιλογή, η διαχείριση εκδόσεων είναι απενεργοποιημένη. Για να την ενεργοποιήσετε και να εφαρμόσετε τις αποφάσεις διαχείρισης εκδόσεων, πρέπει να διαθέτετε δικαιώματα "Πλήρης έλεγχος" ή "Σχεδίαση".

Ίσως, επίσης, θέλετε να παρακολουθείτε και τις κύριες και τις δευτερεύουσες εκδόσεις ενός αρχείου. Αυτό είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν θέλετε να διαπιστώσετε πώς εξελίσσεται μια νομική άποψη ή ποιο είναι το σκεπτικό πίσω από ένα νέο πρόγραμμα που αναπτύσσεται τη δεδομένη στιγμή. Μια κύρια έκδοση μπορεί να σηματοδοτήσει ότι ένα έγγραφο είναι έτοιμο για αναθεώρηση από ένα ευρύ κοινό, ενώ η δευτερεύουσα (πρόχειρη) έκδοση είναι μια εργασία σε εξέλιξη που δεν είναι ακόμα έτοιμη για ευρεία κυκλοφορία.

Η κύρια έκδοση είναι μια έκδοση που έχει αλλάξει σε σημαντικό βαθμό από την τελευταία κύρια έκδοση και η ταυτότητά της προσδιορίζεται από έναν ακέραιο αριθμό, όπως το 2.0. Συνήθως, οι κύριες εκδόσεις είναι ορατές σε όλους τους χρήστες που έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Η δευτερεύουσα έκδοση είναι μια έκδοση που έχει μόνο μικρές αλλαγές από την τελευταία κύρια έκδοση. Η ταυτότητά της προσδιορίζεται από ένα δεκαδικό αριθμό, όπως 2.1. Σε γενικές γραμμές, οι δευτερεύουσες εκδόσεις είναι ορατές μόνο σε αυτούς που πραγματοποιούν τις αλλαγές και σε αυτούς που έχουν δικαιώματα "Πλήρης έλεγχος" ή "Σχεδίαση". Ωστόσο, μπορείτε να ρυθμίσετε τη βιβλιοθήκη ώστε να επιτρέπεται σε όλους τους χρήστες να βλέπουν όλες τις διαθέσιμες πρόχειρες εκδόσεις.

Σημείωση:  Οι κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις είναι διαθέσιμες μόνο για τις βιβλιοθήκες και όχι για τις λίστες.

Αρχή της σελίδας

Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων – Πώς λειτουργούν

Το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων περιέχει τέσσερις κύριες ενότητες, ορισμένες από τις οποίες δεν συνδέονται αυστηρά με τη διαχείριση εκδόσεων. Κάθε ενότητα απαιτεί αποφάσεις κατά τη ρύθμιση της βιβλιοθήκης. Φυσικά, εάν διαθέτετε τα απαραίτητα δικαιώματα, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις κάποια στιγμή αργότερα.

Επιλογή

Επίδραση

Χωρίς διαχείριση εκδόσεων

Μόνο η τρέχουσα έκδοση ενός στοιχείου ή αρχείου είναι διαθέσιμη στους χρήστες της τοποθεσίας. Αυτή η ρύθμιση είναι η προεπιλογή.

Δημιουργία κύριων εκδόσεων

Εκδόσεις δημιουργούνται και διατηρούνται μόνο για κάθε κύρια έκδοση. Δευτερεύουσες εκδόσεις ούτε δημιουργούνται, ούτε διατηρούνται.

Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων

Κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις δημιουργούνται και παρακολουθούνται κατά τη μεταβίβαση ελέγχου των αρχείων. Ο χρήστης που εργάζεται στο αρχείο πρέπει να υποδείξει, κατά τη μεταβίβαση ελέγχου, εάν το αρχείο αποτελεί κύρια ή δευτερεύουσα έκδοση.

Διατήρηση του ακόλουθου αριθμού κύριων εκδόσεων

Εάν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου για αυτή τη ρύθμιση επιλογής, ο αριθμός που ακολουθεί υποδεικνύει πόσες κύριες εκδόσεις διατηρούνται στη βιβλιοθήκη. Εάν, για παράδειγμα, αυτός ο αριθμός είναι το 25, η παλαιότερη έκδοση διαγράφεται όταν δημιουργηθεί η 26η έκδοση. Τότε, είναι διαθέσιμες μόνο οι εκδόσεις 2-26. Μπορείτε να διαχειριστείτε τη βιβλιοθήκη σας πιο εύκολα, εάν αποτρέψετε τον πολλαπλασιασμό του αριθμού των εκδόσεων. Ωστόσο, είναι σημαντικό να διατηρείτε κάθε έκδοση ή ένα μεγάλο αριθμό εκδόσεων, εφαρμόζοντας ένα υψηλό όριο ή χωρίς καθόλου όριο.

Διατήρηση προχείρων για τον ακόλουθο αριθμό κύριων εκδόσεων

Εάν ενεργοποιηθεί αυτή η προαιρετική επιλογή, ο αριθμός στο πλαίσιο καθορίζει το πλήθος των πρόχειρων εκδόσεων που διατηρούνται. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε ότι θέλετε να διατηρείτε 25 κύριες εκδόσεις, αλλά χρειάζεστε πρόχειρα από τις πέντε πιο πρόσφατες εκδόσεις. Εάν δεν έχετε κάποια νομική ή άλλη συγκεκριμένη απαίτηση, μάλλον δεν χρειάζεται να διατηρείτε όλα τα πρόχειρα των κύριων εκδόσεων.

  • Ενότητα "Ασφάλεια στοιχείου προχείρου"   . Χρησιμοποιείστε αυτή την ενότητα για να καθορίσετε ποιος πρέπει να βλέπει τα πρόχειρα στοιχεία της βιβλιοθήκης. Μπορείτε να επιτρέψετε να προβάλλονται σε όλους τους χρήστες της βιβλιοθήκης που έχουν δικαιώματα ανάγνωσης ή να περιορίσετε την προβολή τους μόνο στους χρήστες που μπορούν να τα επεξεργαστούν ή μόνο στο συντάκτη του στοιχείου και στα άτομα που έχουν τη δυνατότητα να εγκρίνουν στοιχεία. Εάν επιλέξετε να περιορίσετε την προβολή, μόνο οι καθορισμένοι χρήστες θα μπορούν να προβάλουν τις δευτερεύουσες (πρόχειρες) εκδόσεις. Οι υπόλοιποι χρήστες θα βλέπουν μόνο τις κύριες εκδόσεις.

  • Ενότητα "Απαίτηση ανάληψης ελέγχου"   . Χρησιμοποιείστε αυτή την ενότητα για να καθορίσετε εάν οι χρήστες πρέπει να αναλαμβάνουν τον έλεγχο αρχείων για να είναι σε θέση να πραγματοποιήσουν αλλαγές σε αυτά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint.

Αρχή της σελίδας

Ενεργοποίηση διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint

  1. Περιηγηθείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σχεδιάζετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης σας δεν εμφανίζεται στη γραμμή Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Όλο το περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στην Κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης Κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στην Κορδέλα της βιβλιοθήκης του SharePoint Foundation .

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης, στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

  5. Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου, ενεργοποιήστε μια από τις ακόλουθες επιλογές:

    • Δημιουργία κύριων εκδόσεων – Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο στον αριθμό των κύριων εκδόσεων.

    • Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων – Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο στον αριθμό των κύριων εκδόσεων και τον αριθμό των εκδόσεων για τις οποίες θέλετε να διατηρούνται πρόχειρα.

  6. Προαιρετικό: Περιορίστε τον αριθμό των εκδόσεων που θέλετε να διατηρείτε.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση του ακόλουθου αριθμού κύριων εκδόσεων εάν θέλετε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται στη βιβλιοθήκη σας. Διαφορετικά, μην το επιλέξετε. Στο πλαίσιο ακριβώς κάτω από το πλαίσιο ελέγχου, εισαγάγετε τον αριθμό των εκδόσεων που θέλετε να διατηρείτε.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση προχείρων για τον ακόλουθο αριθμό κύριων εκδόσεων εάν θέλετε να περιορίσετε τον αριθμό των πρόχειρων εκδόσεων που διατηρείτε. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων. Στο πλαίσιο ακριβώς κάτω από το πλαίσιο ελέγχου, εισαγάγετε τον αριθμό των εκδόσεων για τον οποίο θέλετε να διατηρείτε πρόχειρα.

  7. Προαιρετικό: Καθορίστε ποιοι χρήστες θα έχουν δικαίωμα να βλέπουν τα πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Στην ενότητα Ασφάλεια στοιχείου προχείρου, επιλέξτε ένα από τα εξής:

    • Οποιοσδήποτε χρήστης που μπορεί να διαβάσει στοιχεία. Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή για να επιτρέψετε την πρόσβαση σε οποιονδήποτε έχει δικαιώματα ανάγνωσης στην τοποθεσία. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου.

    • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία. Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή για να περιορίσετε την προβολή των πρόχειρων εκδόσεων μόνο σε αυτούς που έχουν δικαίωμα επεξεργασίας. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου.

    • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία (και ο συντάκτης του στοιχείου). Ενεργοποιήστε αυτή την επιλογή για να περιορίσετε την προβολή μόνο στον αρχικό συντάκτη του στοιχείου και σε όσους έχουν δικαίωμα έγκρισης στοιχείων στη βιβλιοθήκη. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο όταν η ενότητα Έγκριση περιεχομένου έχει οριστεί σε Ναι.

  8. Προαιρετικό: Καθορίστε εάν θα απαιτείται ανάληψη ελέγχου σε αυτή τη βιβλιοθήκη. Η προεπιλογή είναι ότι δεν απαιτείται. Εάν θέλετε να αλλάξετε την προεπιλογή, επιλέξτε Ναι στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την απαίτηση ανάληψης ελέγχου, ανατρέξτε στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint.

  9. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Κατάργηση της διαχείρισης εκδόσεων από μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Μετά από λίγο, μπορεί να καθορίσετε ότι δεν είναι πραγματικά απαραίτητη η διαχείριση εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη του SharePoint. Εάν έχετε δικαιώματα "Πλήρης έλεγχος" ή "Σχεδίαση", μπορείτε να καταργήσετε τη διαχείριση εκδόσεων από τη βιβλιοθήκη.

  1. Περιηγηθείτε στη βιβλιοθήκη στην οποία σχεδιάζετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης σας δεν εμφανίζεται στη γραμμή Γρήγορη εκκίνηση, κάντε κλικ στην επιλογή Όλο το περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στην Κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης, επιλέξτε την καρτέλα Βιβλιοθήκη.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης Κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στην Κορδέλα της βιβλιοθήκης του SharePoint Foundation .

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης, στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

  5. Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου του παραθύρου διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων, επιλέξτε Χωρίς διαχείριση εκδόσεων. Με αυτόν τον τρόπο καταργούνται τυχόν καταχωρήσεις που έχετε δημιουργήσει προηγουμένως σε αυτήν την ενότητα.

  6. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×