Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων διαχείρισης εκδόσεων για μια βιβλιοθήκη του SharePoint

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μία από τις πολλές αποφάσεις που πρέπει να κάνετε κατά τη ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης αφορά διαχείρισης εκδόσεων. Θέλετε να διατηρήσετε εκδόσεις κάθε στοιχείου ή αρχείου κάθε φορά που το υποβληθούν σε επεξεργασία; Εάν Ναι, τον αριθμό των εκδόσεων; Θέλετε μόνο να παρακολουθήσετε κύριων εκδόσεων ή κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις; Θέλετε όλοι οι χρήστες της τοποθεσίας για να δείτε όλες τις εκδόσεις Πρόχειρο ή θα πρέπει να είναι ορατά μόνο για το συντάκτη και τα άτομα με δικαιώματα σχεδίασης ή πλήρης έλεγχος; Η λήψη αποφάσεων που κάνετε σε κάθε μία από αυτές τις περιπτώσεις εξαρτάται από τον τύπο και τη σημασία των στοιχείων και αρχείων στις βιβλιοθήκες, το σκοπό κάθε στοιχείου ή αρχείου, τις ανάγκες της ομάδας σας χρήστη και το επίπεδο ασφάλειας που πρέπει να διατηρήσετε.

Σε αυτό το άρθρο

Γιατί να ενεργοποιήσω τη διαχείριση εκδόσεων;

Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων – πώς λειτουργούν

Ενεργοποίηση διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη

Κατάργηση διαχείρισης εκδόσεων από μια βιβλιοθήκη

Βίντεο: Ενεργοποίηση διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη

Γιατί να ενεργοποιήσω τη διαχείριση εκδόσεων;

Όταν είναι ενεργοποιημένη η τήρηση ιστορικού εκδόσεων σε βιβλιοθήκες, μπορείτε να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε πληροφορίες κατά την εξέλιξή. Μπορείτε να δείτε παλαιότερες εκδόσεις και να τις ανακτήσετε, εάν είναι απαραίτητο. Που είναι πολύ χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν ένα αρχείο έχει καταστραφεί ή όταν τα άτομα που γνωρίζετε νωρίτερα εκδόσεις ενός αρχείου μπορεί να είναι πιο ακριβή από αυτά νεότερη έκδοση. Ορισμένες εταιρείες διατηρούν πολλές εκδόσεις του τα αρχεία για λόγους νομικές ή ελέγχου σκοπούς. Από προεπιλογή, η τήρηση ιστορικού εκδόσεων είναι απενεργοποιημένη. Για να ενεργοποιήσετε και να υλοποιήσετε αποφάσεις σας για διαχείριση εκδόσεων, μπορείτε είτε πρέπει να έχετε δικαιώματα σχεδίασης ή πλήρης έλεγχος.

Μπορεί επίσης να θέλετε να παρακολουθήσετε κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων ενός αρχείου. Αυτό είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν θέλετε να δείτε πώς σε εξέλιξη μια νομική γνώμη ή τι είναι η σκέψη, πίσω από ένα νέο πρόγραμμα που αναπτύσσεται αυτήν τη στιγμή. Μια κύρια έκδοση μπορεί να σήμα ότι ένα έγγραφο είναι έτοιμο για αναθεώρηση από ένα ευρύ κοινό, ότι η έκδοση δευτερευουσών (πρόχειρων) είναι μια σε συνεχιζόμενες και δεν είναι ακόμα έτοιμο για μεγάλη κυκλοφορία.

Μια κύρια έκδοση είναι μια τιμή που έχει αλλάξει σημαντικά από την τελευταία κύρια έκδοση και το προσδιορίζεται από έναν ακέραιο αριθμό, όπως 2.0 κύριων εκδόσεων συνήθως ορατό σε όλα τα άτομα που έχουν πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Μια δευτερεύουσα έκδοση είναι μια τιμή που είχε μόνο μέτρια αλλαγών από την τελευταία κύρια έκδοση. Προσδιορίζεται από έναν δεκαδικό αριθμό όπως 2.1. Σε γενικές γραμμές, των δευτερευουσών εκδόσεων είναι ορατό μόνο τα άτομα που κάνουν τις αλλαγές και τα άτομα που έχουν πλήρη έλεγχο ή δικαιώματα σχεδίασης. Ωστόσο, μπορείτε να ρυθμίσετε τη βιβλιοθήκη για να επιτρέψετε σε όλους τους χρήστες της τοποθεσίας για να δείτε όλες τις διαθέσιμες πρόχειρα.

Σημείωση:  Οι κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις είναι διαθέσιμες μόνο για τις βιβλιοθήκες και όχι για τις λίστες.

Αρχή της σελίδας

Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων – Πώς λειτουργούν

Παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων περιλαμβάνει τέσσερις κύριες ενότητες, ορισμένες από τις οποίες δεν είναι απολύτως που σχετίζονται με την τήρηση ιστορικού εκδόσεων. Κάθε ενότητα απαιτεί αποφάσεις κατά τη ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης. Φυσικά, εάν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις αργότερα.

  • Στην ενότητα έγκριση περιεχομένου   . Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να αποφασίσετε εάν θα απαιτείται έγκριση περιεχομένου για στοιχεία που έχουν υποβληθεί στη βιβλιοθήκη.

  • Στην ενότητα ιστορικό εκδόσεων εγγράφου   . Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να επιλέξετε τις διάφορες επιλογές διαχείρισης εκδόσεων που είναι διαθέσιμες σε εσάς. Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει κάθε επιλογή και την επίδραση της επιλογής του.

Επιλογή

Επίδραση

Χωρίς διαχείριση εκδόσεων

Μόνο η τρέχουσα έκδοση του στοιχείου ή αρχείου είναι διαθέσιμη για τους χρήστες της τοποθεσίας. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση

Δημιουργία κύριων εκδόσεων

Εκδόσεις δημιουργούνται και διατηρούνται για κάθε κύρια έκδοση. Δευτερεύουσες εκδόσεις είναι δημιουργήθηκε ούτε διατηρούνται.

Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων

Κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις δημιουργούνται και παρακολουθούνται κατά ελέγχου του αρχείου. Το άτομο που εργάζεται στο αρχείο πρέπει να υποδείξετε, στο μεταβίβασης ελέγχου, εάν το αρχείο είναι μια κύρια ή τη δευτερεύουσα έκδοση.

Διατήρηση του ακόλουθου αριθμού κύριων εκδόσεων

Εάν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου για αυτήν τη ρύθμιση προαιρετικά, ο αριθμός κάτω από αυτό υποδεικνύει τον αριθμό των κύριων εκδόσεων διατηρούνται στη βιβλιοθήκη. Εάν, για παράδειγμα, αυτός ο αριθμός είναι 25, την παλαιότερη έκδοση διαγράφεται όταν δημιουργείται η εικοστή έκδοση. Στη συνέχεια, μόνο οι εκδόσεις 2-26 είναι διαθέσιμες. Μπορείτε να διαχειριστείτε τη βιβλιοθήκη σας περισσότερες εύκολα εάν που εμποδίζουν τον αριθμό των εκδόσεων πολλαπλασιαζόμενα. Ωστόσο, εάν είναι σημαντικό να διατηρούνται κάθε έκδοση ή μεγάλο αριθμό εκδόσεις, είτε να εφαρμόσετε ένα πολύ υψηλή χωρίς όριο ή καθόλου.

Διατήρηση προχείρων για τον ακόλουθο αριθμό κύριων εκδόσεων

Εάν αυτή η ρύθμιση προαιρετικό είναι επιλεγμένο, τον αριθμό στο πλαίσιο καθορίζει τον αριθμό των εκδόσεων πρόχειρου διατηρούνται. Για παράδειγμα, μπορεί να αποφασίσετε ότι θέλετε να διατηρήσετε 25 κύριων εκδόσεων, αλλά χρειάζεστε πρόχειρα μόνο για τις πιο πρόσφατες εκδόσεις πέντε. Εάν δεν έχετε ένα νομικές ή σε κάποια άλλη ειδική απαίτηση, μάλλον δεν χρειάζεται να διατηρήσετε όλα πρόχειρα για όλες τις κύριες εκδόσεις.

  • Στην ενότητα Ασφάλεια στοιχείου Προχείρου   . Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να προσδιορίσετε ποιος θα πρέπει να βλέπουν τα πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη. Μπορείτε να επιτρέψετε σε οποιονδήποτε χρήστη που έχει δικαιώματα ανάγνωσης για τη βιβλιοθήκη για την προβολή τους ή μπορείτε να περιορίσετε την προβολή σε μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία ή μόνο ο συντάκτης του στοιχείου και τα άτομα που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία. Εάν επιλέξετε να περιορίσετε την προβολή, μόνο που έχει οριστεί ως θεατές να δείτε τις εκδόσεις δευτερευουσών (πρόχειρων). Άλλοι χρήστες να δουν μόνο τις κύριες εκδόσεις.

  • Στην ενότητα απαίτηση ανάληψης ελέγχου   . Χρησιμοποιήστε αυτήν την ενότητα για να καθορίσετε εάν οι χρήστες πρέπει να κάνετε ανάληψη ελέγχου αρχείων πριν μπορούν να κάνουν αλλαγές σε αυτά.

Αρχή της σελίδας

Ενεργοποίηση διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη που σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο της γρήγορης εκκίνησης, κάντε κλικ στην επιλογή Όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στην κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης, κάντε κλικ στην καρτέλα βιβλιοθήκη.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης Κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στην Κορδέλα της βιβλιοθήκης του SharePoint Foundation .

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης, στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

  5. Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:

    • Δημιουργία κύριων εκδόσεων – Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο στον αριθμό των κύριων εκδόσεων.

    • Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων – Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο για τον αριθμό των κύριων εκδόσεων και τον αριθμό των εκδόσεων για την οποία θέλετε να διατηρήσετε πρόχειρα.

  6. Προαιρετικό: Περιορισμός του αριθμού των εκδόσεων που θέλετε να διατηρήσετε.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση του ακόλουθου αριθμού κύριων εκδόσεων, εάν θέλετε να περιορίσετε τον αριθμό των εκδόσεων που διατηρούνται στη βιβλιοθήκη σας. Διαφορετικά, μην επιλέξετε το. Στο πλαίσιο ακριβώς κάτω από το πλαίσιο ελέγχου, εισαγάγετε τον αριθμό των εκδόσεων που θέλετε να διατηρήσετε.

    • Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διατήρηση προχείρων για τον ακόλουθο αριθμό κύριων εκδόσεων, εάν θέλετε να περιορίσετε τον αριθμό των πρόχειρα, θα διατηρήσετε. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων. Στο πλαίσιο ακριβώς κάτω από το πλαίσιο ελέγχου, εισαγάγετε τον αριθμό των εκδόσεων για την οποία θέλετε να διατηρήσετε πρόχειρα.

  7. Προαιρετικό: Προσδιορίστε τους χρήστες που θα πρέπει να επιτρέπεται να βλέπουν τα πρόχειρα στοιχεία στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Στην ενότητα Ασφάλεια στοιχείου Προχείρου, επιλέξτε ένα από τα εξής.

    • Οποιοσδήποτε χρήστης που μπορεί να διαβάσει στοιχεία. Επιλέξτε αυτό το στοιχείο για να επιτρέψετε την πρόσβαση σε οποιονδήποτε έχει δικαιώματα ανάγνωσης για την τοποθεσία. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη όταν Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων είναι επιλεγμένο στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου.

    • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία. Επιλέξτε αυτό το στοιχείο για να περιορίσετε την προβολή πρόχειρα σε αυτές που έχετε δικαιώματα επεξεργασίας. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη όταν Δημιουργία κύριων και δευτερευουσών (πρόχειρων) εκδόσεων είναι επιλεγμένο στην ενότητα ιστορικό εκδόσεων εγγράφου.

    • Μόνο οι χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν στοιχεία (και ο συντάκτης του στοιχείου). Επιλέξτε αυτό το στοιχείο για να περιορίσετε την προβολή σε μόνο ο αρχικός συντάκτης του στοιχείου και τα άτομα που έχουν δικαιώματα για να εγκρίνουν στοιχεία στη βιβλιοθήκη. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη όταν η ενότητα Έγκριση περιεχομένου έχει οριστεί σε Ναι.

  8. Προαιρετικό: Προσδιορίστε αν θέλετε να την απαίτηση ανάληψης ελέγχου σε αυτήν τη βιβλιοθήκη. Η προεπιλογή είναι να δεν είναι απαραίτητο. Εάν θέλετε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη, επιλέξτε Ναι στην ενότητα Απαίτηση ανάληψης ελέγχου.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Κατάργηση διαχείρισης εκδόσεων από μια βιβλιοθήκη

Μπορείτε να προσδιορίσετε, μετά από κάποιο χρονικό διάστημα, που τήρηση ιστορικού εκδόσεων δεν είναι απαραίτητο για τη βιβλιοθήκη σας. Εάν έχετε δικαιώματα σχεδίασης ή πλήρης έλεγχος, μπορείτε να καταργήσετε διαχείρισης εκδόσεων από τη βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη που σκοπεύετε να εργαστείτε. Εάν το όνομα της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζεται στο παράθυρο της γρήγορης εκκίνησης, κάντε κλικ στην επιλογή Όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στην κορδέλα, στην ομάδα Εργαλεία βιβλιοθήκης, κάντε κλικ στην καρτέλα βιβλιοθήκη.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης Κουμπί Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στην Κορδέλα της βιβλιοθήκης του SharePoint Foundation .

  4. Στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης, στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων.

  5. Στην ενότητα Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου του παραθύρου διαλόγου Ρυθμίσεις διαχείρισης εκδόσεων, επιλέξτε Χωρίς διαχείριση εκδόσεων. Αυτό καταργεί όλες τις καταχωρήσεις που δημιουργήσατε προηγουμένως σε αυτήν την ενότητα.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Βίντεο: Ενεργοποίηση διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη

Σε αυτήν την επίδειξη βίντεο, θα δείτε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη. Και, θα δείτε επίσης πώς άλλες ρυθμίσεις, όπως απαιτείται ανάληψη ελέγχου ή απαιτείται έγκριση, επηρεάζουν τον τρόπο λειτουργίας της διαχείρισης εκδόσεων σε μια βιβλιοθήκη.

Το πρόγραμμα περιήγησης που διαθέτετε δεν υποστηρίζει βίντεο. Εγκαταστήστε το Microsoft Silverlight, το Adobe Flash Player ή τον Internet Explorer 9.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×