Office
Εισαγωγή, σύνδεση ή μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint

Εισαγωγή, σύνδεση ή μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint

Θέλετε να συνδυάσετε και να βελτιώσετε τόσο την Access όσο και το SharePoint; Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να εισαγάγετε, να συνδέσετε ή να μετακινήσετε δεδομένα μεταξύ τους. Η εισαγωγή δημιουργεί ένα αντίγραφο της λίστας του SharePoint σε μια βάση δεδομένων του Access. Η σύνδεση συνδέεται με δεδομένα σε άλλο πρόγραμμα, ώστε να μπορείτε να προβάλλετε και να επεξεργάζεστε τα πιο πρόσφατα δεδομένα τόσο στο SharePoint όσο και στο Access. Η μετακίνηση δημιουργεί λίστες στην τοποθεσία του SharePoint που παραμένουν συνδεδεμένες με πίνακες στη βάση δεδομένων σας και διατηρεί τις σχέσεις τους.

Προειδοποίηση    Παρόλο που μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων της Access στο OneDrive ή σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, συνιστάται να αποφύγετε το άνοιγμα μιας βάσης δεδομένων της Access από αυτές τις θέσεις. Το αρχείο μπορεί να ληφθεί τοπικά για επεξεργασία και, στη συνέχεια, να αποσταλεί ξανά αφού αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας στο SharePoint. Εάν περισσότερα από ένα άτομα ανοίξουν τη βάση δεδομένων της Access από το SharePoint, μπορεί να δημιουργηθούν πολλά αντίγραφα της βάσης δεδομένων και ενδέχεται να προκύψουν ορισμένες μη αναμενόμενες συμπεριφορές. Αυτή η σύσταση ισχύει για όλους τους τύπους αρχείων της Access, όπως μια μεμονωμένη βάση δεδομένων, μια διαιρεμένη βάση δεδομένων και τις μορφές αρχείων. accdb,. accdc,. accde και. ACCDR. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανάπτυξη της Access, ανατρέξτε στο θέμα ανάπτυξη εφαρμογής Access.

Τι θέλετε να κάνετε;

Εισαγωγή λίστας του SharePoint

Σύνδεση σε λίστα του SharePoint

Μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint

Πλεονεκτήματα της σύνδεσης δεδομένων μεταξύ της Access και του SharePoint

Δημοσίευση βάσης δεδομένων με χρήση των υπηρεσιών Access Services

Εισαγωγή λίστας του SharePoint

Κατά την εισαγωγή δεδομένων, η Access δημιουργεί έναν πίνακα και αντιγράφει τις στήλες και τα στοιχεία από τη λίστα (ή την προβολή) προέλευσης σε αυτόν τον πίνακα ως πεδία και εγγραφές. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να καθορίσετε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε και, για κάθε επιλεγμένη λίστα, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να εισαγάγετε ολόκληρη τη λίστα ή μόνο μια συγκεκριμένη προβολή. Στο τέλος της διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής ως προδιαγραφή. Η προδιαγραφή εισαγωγής σάς βοηθά να επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής στο μέλλον χωρίς να χρειάζεται να ακολουθείτε τα βήματα του "Οδηγού εισαγωγής" κάθε φορά.

Δείτε ορισμένους συνήθεις λόγους για την εισαγωγή μιας λίστας του SharePoint σε μια βάση δεδομένων της Access:

  • Για την οριστική μετακίνηση δεδομένων, όπως μια λίστα επαφών, σε μια βάση δεδομένων της Access, επειδή δεν χρειάζεστε πλέον τις πληροφορίες στην τοποθεσία του SharePoint. Μπορείτε να εισαγάγετε τη λίστα στην Access και, στη συνέχεια, να διαγράψετε τη λίστα από την τοποθεσία του SharePoint.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access, αλλά ανατρέχετε περιστασιακά σε μια λίστα του SharePoint για πρόσθετα δεδομένα που πρέπει να συγχωνευτούν σε μία από τις βάσεις δεδομένων σας.

Ολοκληρώστε αυτά τα βήματα πριν από την εισαγωγή της λίστας

  1. Εντοπίστε την τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε και σημειώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας.

    Μια έγκυρη διεύθυνση τοποθεσίας ξεκινά με http:// ή https:// ακολουθούμενο από το όνομα του διακομιστή και τελειώνει με τη διαδρομή προς τη συγκεκριμένη τοποθεσία στο διακομιστή.

  2. Προσδιορίστε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε στη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, αποφασίστε εάν θέλετε ολόκληρη τη λίστα ή μόνο μια συγκεκριμένη προβολή. Μπορείτε να εισαγάγετε πολλές λίστες με μία μόνο λειτουργία εισαγωγής, αλλά μπορείτε να εισαγάγετε μόνο μία προβολή από κάθε λίστα. Εάν είναι απαραίτητο, δημιουργήστε μια προβολή που περιέχει μόνο τις στήλες και τα στοιχεία που σας ενδιαφέρουν.

  3. Ελέγξτε τις στήλες στη λίστα ή την προβολή προέλευσης.

    Ο παρακάτω πίνακας εξηγεί ορισμένα ζητήματα που πρέπει να έχετε υπόψη κατά την εισαγωγή διαφορετικών στοιχείων:

    Στοιχείο

    Σημεία προσοχής

    Στήλες

    Η Access εισάγει μόνο τις πρώτες 256 στήλες, επειδή υποστηρίζει μόνο 256 πεδία σε έναν πίνακα. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, δημιουργήστε μια προβολή της λίστας στο SharePoint και προσθέστε την μόνο στις στήλες που θέλετε, εξασφαλίζοντας ότι ο συνολικός αριθμός των στηλών δεν υπερβαίνει το 256. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ενέργεια μακροεντολής ImportSharePointList για να ΚΑΘΟΡΊΣΕΤΕ το αναγνωριστικό προοριζόμενης προβολής.

    Φάκελοι

    Κάθε φάκελος στη λίστα του SharePoint μετατρέπεται σε εγγραφή στον πίνακα της Access. Τα στοιχεία που βρίσκονται μέσα σε ένα φάκελο εμφανίζονται επίσης ως εγγραφές, ακριβώς κάτω από την εγγραφή που αντιστοιχεί σε αυτόν το φάκελο.

    Στήλες αναζήτησης

    Εάν μια στήλη προέλευσης αναζητά τιμές σε μια άλλη λίστα, η Access εισάγει τις εμφανιζόμενες τιμές ως τμήμα του ίδιου του πεδίου. Η Access δεν εισάγει τον πίνακα "αναζήτησαν". Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ξανά την αναζήτηση σε έναν άλλο πίνακα, ανατρέξτε στο θέμα σύνδεση με μια λίστα του SharePoint και Μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint.

    Υπολογιζόμενες στήλες

    Τα αποτελέσματα σε μια υπολογιζόμενη στήλη αντιγράφονται σε ένα πεδίο του οποίου ο τύπος δεδομένων εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων του αποτελέσματος του υπολογισμού. Η παράσταση που εκτελεί τον υπολογισμό δεν αντιγράφεται.

    Συνημμένα

    Η στήλη συνημμένων της λίστας αντιγράφεται σε ένα πεδίο που ονομάζεται "Συνημμένα".

    Στήλες πολλών τιμών

    Μια στήλη τύπου "Επιλογή" ή "Αναζήτηση" μπορεί να περιέχει πολλές τιμές. Κατά την εισαγωγή μιας στήλης που υποστηρίζει πολλές τιμές, η Access δημιουργεί μια στήλη που υποστηρίζει πολλές τιμές.

    Μορφοποίηση εμπλουτισμένου κείμενου

    Οι στήλες που περιέχουν μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου εισάγονται σε Access πεδία "μεγάλο κείμενο". Η ιδιότητα μορφή κειμένου του πεδίου "μεγάλο κείμενο" έχει την τιμή " εμπλουτισμένο κείμενο" και η μορφοποίηση διατηρείται.

    Σχέσεις

    Η Access δεν δημιουργεί αυτόματα σχέσεις μεταξύ σχετικών πινάκων στο τέλος μιας λειτουργίας εισαγωγής. Θα πρέπει να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις σχέσεις μεταξύ των διαφόρων νέων και υπαρχόντων πινάκων, χρησιμοποιώντας τις επιλογές στην καρτέλα Σχέσεις. Για να εμφανίσετε την καρτέλα Σχέσεις, στη καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Σχέσεις, επιλέξτε Σχέσεις.

  4. Προσδιορίστε τη βάση δεδομένων της Access στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τις λίστες.

    Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε κάποια από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων σας, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων.

  5. Ελέγξτε τους πίνακες στη βάση δεδομένων.

    Η λειτουργία εισαγωγής δημιουργεί έναν πίνακα με το ίδιο όνομα με τη λίστα του SharePoint. Εάν αυτό το όνομα χρησιμοποιείται ήδη, η Access προσθέτει το επίθημα "1" στο όνομα του νέου πίνακα — για παράδειγμα, για τον πίνακα "Επαφές1", εάν το όνομα "Επαφές1" χρησιμοποιείται ήδη, η Access θα δημιουργήσει τον πίνακα "Επαφές2" και ούτω καθεξής.

Εισαγωγή της λίστας

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access στην οποία θα αποθηκευτούν τα δεδομένα εισαγωγής. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε κάποια από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων σας, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων.

  2. Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης κειμένου διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access που έχετε. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση της Access:

    • Εάν χρησιμοποιείτε το Office 365 ή την Access 2019, στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεσης , κάντε κλικ στην επιλογή νέα προέλευση δεδομένων > από τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες > λίστα του SharePoint.

    • Εάν χρησιμοποιείτε Access 2016, Access 2013 ή Access 2010, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα για ανάπτυξη μιας λίστας επιλογών και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint.

  3. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων – Τοποθεσία του SharePoint.

    Επιλέξτε εισαγωγή ή σύνδεση σε μια τοποθεσία του SharePoint στο παράθυρο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Τοποθεσία του SharePoint".

  4. Στον οδηγό, καθορίστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας προέλευσης.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  6. Από τη λίστα που εμφανίζει ο οδηγός, επιλέξτε τις λίστες που θέλετε να εισαγάγετε.

    Σημείωση    Μπορείτε να συνδεθείτε σε βιβλιοθήκες του SharePoint, αλλά μπορείτε να προσθέσετε μόνο έγγραφα στο SharePoint.

  7. Στη στήλη Στοιχεία για εισαγωγή, επιλέξτε την προβολή που θέλετε για κάθε επιλεγμένη λίστα.

  8. Το πλαίσιο ελέγχου με την ετικέτα Εισαγωγή των εμφανιζόμενων τιμών αντί για τα αναγνωριστικά για πεδία που αναζητούν τιμές οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε άλλη λίστα ελέγχει τα δεδομένα που εισάγονται για τις στήλες αναζήτησης στις επιλεγμένες λίστες. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να εισαγάγετε τις τιμές εμφάνισης ως μέρος του ίδιου του πεδίου, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου. Σε αυτή την περίπτωση, το πεδίο δεν θα αναζητήσει τιμές σε άλλο πίνακα.

    • Για να αναζητήσει τιμές το πεδίο προορισμού σε έναν άλλο πίνακα, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου. Αυτή η ενέργεια θα αντιγράψει τα αναγνωριστικά των γραμμών τιμών εμφάνισης στο πεδίο προορισμού. Τα αναγνωριστικά είναι απαραίτητα για τον ορισμό ενός πεδίου αναζήτησης στην Access.

    Κατά την εισαγωγή των αναγνωριστικών, πρέπει να εισαγάγετε τις λίστες που παρέχουν τις τιμές για τις στήλες αναζήτησης τη συγκεκριμένη στιγμή (εκτός αν η βάση δεδομένων προορισμού διαθέτει ήδη πίνακες που θα μπορούσαν να λειτουργήσουν ως πίνακες αναζήτησης).

    Η λειτουργία εισαγωγής τοποθετεί τα αναγνωριστικά στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν ορίζει όλες τις ιδιότητες που χρειάζονται ώστε το πεδίο να λειτουργεί ως πεδίο αναζήτησης. για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης των ιδιοτήτων αναζήτησης ενός τέτοιου πεδίου, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή διαγραφή πεδίου αναζήτησης.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η Access θα εισαγάγει τις λίστες και, στη συνέχεια, θα εμφανίσει την κατάσταση της λειτουργίας στην τελευταία σελίδα του οδηγού. Εάν σκοπεύετε να επαναλάβετε τη διαδικασία εισαγωγής αργότερα, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες ως προδιαγραφή εισαγωγής. Η Access δεν αντικαθιστά έναν πίνακα στη βάση δεδομένων ως μέρος μιας λειτουργίας εισαγωγής και δεν μπορεί να προσαρτήσει τα περιεχόμενα μιας λίστας ή προβολής σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με την εισαγωγή;

Σχετικές εργασίες για την εισαγωγή

Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ορισμένες πρόσθετες εργασίες:

Επαλήθευση των τύπων δεδομένων    Access Επιλέγει τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο που αντιστοιχεί σε μια στήλη προέλευσης. Επαληθεύστε κάθε πεδίο και τις ρυθμίσεις του για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία έχουν οριστεί με τον τρόπο που θέλετε.

Διερεύνηση πρόσθετων πεδίων    Ανάλογα με τον τύπο της λίστας στην οποία βασίζεται ο πίνακας, μπορεί επίσης να παρατηρήσετε την παρουσία στον πίνακα μερικών επιπλέον πεδίων (όπως "Τίτλος", "τροποποιημένο" ή "CreatedBy"). Εάν δεν χρειάζεστε αυτά τα πεδία στη βάση δεδομένων της Access, μπορείτε να τα διαγράψετε με ασφάλεια.

Αρχή της σελίδας

Σύνδεση σε λίστα του SharePoint

Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση με μια λίστα του SharePoint, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα (συχνά αναφέρεται ως συνδεδεμένος πίνακας) που απεικονίζει τη δομή και τα περιεχόμενα της λίστας προέλευσης. Σε αντίθεση με την εισαγωγή, η σύνδεση δημιουργεί μια σύνδεση μόνο με τη λίστα και όχι με συγκεκριμένες προβολές της λίστας.

Η σύνδεση είναι πιο ισχυρή από την εισαγωγή κατά δύο τρόπους:

  • Προσθήκη και ενημέρωση δεδομένων    Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα είτε με περιήγηση στην τοποθεσία του SharePoint είτε εργαζόμενοι σε προβολή φύλλου δεδομένων ή φόρμας μέσα από την Access. Οι αλλαγές που κάνετε σε ένα σημείο αντικατοπτρίζονται στο άλλο. Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στη δομή, όπως να καταργήσετε ή να αλλάξετε μια στήλη, πρέπει να το κάνετε ανοίγοντας τη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Δεν μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε τα πεδία σε έναν συνδεδεμένο πίνακα ενώ εργάζεστε στην Access.

  • Πίνακες αναζήτησης    Κατά τη σύνδεση με μια λίστα του SharePoint, η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για όλες τις λίστες αναζήτησης (εκτός αν οι λίστες αναζήτησης είναι ήδη συνδεδεμένες με τη βάση δεδομένων). Εάν οι λίστες δεδομένων περιέχουν στήλες που κάνουν αναζήτηση σε άλλες λίστες, συμπεριλαμβάνονται και αυτές οι λίστες στη διαδικασία σύνδεσης, ώστε η λίστα αναζήτησης κάθε συνδεδεμένου πίνακα να έχει έναν αντίστοιχο συνδεδεμένο πίνακα στη βάση δεδομένων. Η Access δημιουργεί επίσης σχέσεις μεταξύ αυτών των συνδεδεμένων πινάκων.

Συνήθη σενάρια για τη σύνδεση σε μια λίστα του SharePoint

Συνήθως, δημιουργείτε μια σύνδεση με μια λίστα του SharePoint από μια βάση δεδομένων της Access για τους παρακάτω λόγους:

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί Access για εμπλουτισμένες αναφορές και ερωτήματα και χρησιμοποιεί το SharePoint για συνεργασία και επικοινωνία με την ομάδα. Οι επιμέρους ομάδες δημιουργούν λίστες για να παρακολουθούν διάφορα θέματα (όπως οι επαφές και τα προβλήματα), αλλά συχνά αυτά τα δεδομένα λίστας πρέπει να μεταφερθούν σε μια βάση δεδομένων για συνάθροιση και δημιουργία αναφορών. Η σύνδεση είναι η κατάλληλη επιλογή, επειδή επιτρέπει στους χρήστες τόσο της τοποθεσίας του SharePoint όσο και της βάσης δεδομένων να προσθέτουν και να ενημερώνουν δεδομένα, καθώς και να προβάλουν και να εργάζονται πάντα με τα πιο πρόσφατα δεδομένα.

  • Είστε ένας Access χρήστης που μόλις πρόσφατα ξεκίνησε να χρησιμοποιεί το SharePoint. Μετεγκαταστήσατε πολλές από τις βάσεις δεδομένων σας στην τοποθεσία του SharePoint για την ομάδα σας και οι περισσότεροι από τους πίνακες σε αυτές τις βάσεις δεδομένων είναι συνδεδεμένοι πίνακες. Από τώρα και στο εξής, αντί να δημιουργείτε τοπικούς πίνακες, θα δημιουργείτε λίστες του SharePoint και, στη συνέχεια, θα συνδέεστε με αυτές τις λίστες από τις βάσεις δεδομένων σας.

  • Θέλετε να συνεχίσετε να αποθηκεύετε τις λίστες σας σε τοποθεσίες του SharePoint, αλλά θέλετε επίσης να εργάζεστε με τα πιο πρόσφατα δεδομένα μέσα στην Access για να εκτελείτε ερωτήματα και να εκτυπώνετε αναφορές.

Προετοιμασία για σύνδεση σε λίστα του SharePoint

  1. Εντοπίστε την τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τις λίστες με τις οποίες θέλετε να συνδεθείτε και σημειώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας.

    Μια έγκυρη διεύθυνση τοποθεσίας ξεκινά με http:// ή https:// ακολουθούμενο από το όνομα του διακομιστή και τελειώνει με τη διαδρομή προς τη συγκεκριμένη τοποθεσία στο διακομιστή.

  2. Προσδιορίστε τις λίστες με τις οποίες θέλετε να συνδεθείτε. Μπορείτε να συνδεθείτε σε πολλές λίστες σε μια μεμονωμένη λειτουργία σύνδεσης, αλλά δεν μπορείτε να συνδεθείτε με έρευνες, συζητήσεις ή μια συγκεκριμένη προβολή οποιασδήποτε λίστας.

  3. Ελέγξτε τις στήλες στη λίστα προέλευσης. Ο παρακάτω πίνακας εξηγεί ορισμένα ζητήματα που πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη σύνδεση διαφορετικών στοιχείων:

    Στοιχείο

    Σημεία προσοχής

    Στήλες

    Η Access συνδέει μόνο τις πρώτες στήλες του 256, καθώς υποστηρίζει μόνο τα πεδία του 256 σε έναν πίνακα. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, δημιουργήστε μια προβολή της λίστας στο SharePoint και προσθέστε την μόνο στις στήλες που θέλετε, εξασφαλίζοντας ότι ο συνολικός αριθμός των στηλών δεν υπερβαίνει το 256. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την ενέργεια μακροεντολής ImportSharePointList για να δημιουργήσετε τον συνδεδεμένο πίνακα που ΚΑΘΟΡΊΖΕΙ το αναγνωριστικό προοριζόμενης προβολής.

    Φάκελοι

    Κάθε φάκελος στη λίστα του SharePoint εμφανίζεται ως εγγραφή στον πίνακα της Access. Τα στοιχεία που βρίσκονται μέσα σε ένα φάκελο εμφανίζονται επίσης ως εγγραφές, ακριβώς κάτω από την εγγραφή που αντιστοιχεί σε αυτόν το φάκελο.

    Στήλες αναζήτησης

    Εάν μια στήλη προέλευσης αναζητά τιμές σε μια άλλη λίστα και η σχετική λίστα δεν είναι ήδη στη βάση δεδομένων, η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για τις σχετικές λίστες.

    Σημείωση    Η Access δημιουργεί επίσης έναν πίνακα UserInfo που αντιστοιχεί στη λίστα πληροφοριών χρήστη του SharePoint. Το SharePoint χρησιμοποιεί αυτήν τη λίστα για να αναζητήσει πληροφορίες λογαριασμού χρήστη, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εικόνα, όνομα χρήστη, για στήλες του SharePoint, όπως CreatedBy, ModifiedBy και άτομο ή ομάδα. Αυτή η λίστα πληροφοριών χρήστη του SharePoint είναι ορατή μόνο στους διαχειριστές τοποθεσίας.

    Υπολογιζόμενες στήλες

    Τα αποτελέσματα σε μια υπολογιζόμενη στήλη εμφανίζονται στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν μπορείτε να προβάλετε ή να τροποποιήσετε τον τύπο στην Access.

    Συνημμένα

    Η στήλη συνημμένων της λίστας εμφανίζεται σε ένα πεδίο που ονομάζεται "Συνημμένα".

    Στήλες μόνο για ανάγνωση

    Οι στήλες που είναι μόνο για ανάγνωση σε μια λίστα του SharePoint θα εξακολουθήσουν να είναι μόνο για ανάγνωση στην Access. Επιπλέον, ίσως να μην μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε στήλες στην Access.

    Στήλες πολλών τιμών

    Μια στήλη τύπου "Επιλογή" ή "Αναζήτηση" μπορεί να περιέχει πολλές τιμές. Για αυτές τις στήλες, η λειτουργία σύνδεσης δημιουργεί πεδία που υποστηρίζουν πολλές τιμές. Οι στήλες αναζήτησης πολλών τιμών που δημιουργούνται στο συνδεδεμένο πίνακα στη στήλη προέλευσης είναι τύπου "Αναζήτηση".

  4. Προσδιορίστε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τους συνδεδεμένους πίνακες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε κάποια από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων σας, δημιουργήστε μια νέα, κενή βάση δεδομένων.

  5. Ελέγξτε τους πίνακες στη βάση δεδομένων. Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση σε μια λίστα του SharePoint, δημιουργείται ένας πίνακας που έχει το ίδιο όνομα με τη λίστα προέλευσης. Εάν αυτό το όνομα χρησιμοποιείται ήδη, η Access προσθέτει το επίθημα "1" στο τέλος του ονόματος του νέου πίνακα — για παράδειγμα, "Επαφές1". (Εάν το όνομα "Επαφές1" επίσης χρησιμοποιείται ήδη, η Access θα δημιουργήσει το όνομα "Επαφές2" κ.ο.κ.) Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν για τις σχετικές λίστες.

Σύνδεση με τα δεδομένα

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού.

  2. Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης κειμένου διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access που έχετε. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση της Access:

    • Εάν χρησιμοποιείτε το Office 365 ή την Access 2019, στην καρτέλα εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεσης , κάντε κλικ στην επιλογή νέα προέλευση δεδομένων > από τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες > λίστα του SharePoint.

    • Εάν χρησιμοποιείτε Access 2016, Access 2013 ή Access 2010, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα για ανάπτυξη μιας λίστας επιλογών και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint.

  3. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων – Τοποθεσία του SharePoint.

    Επιλέξτε εισαγωγή ή σύνδεση σε μια τοποθεσία του SharePoint στο παράθυρο διαλόγου "Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Τοποθεσία του SharePoint".

  4. Στον οδηγό, καθορίστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας προέλευσης.

  5. Επιλέξτε το στοιχείο Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της δημιουργίας ενός συνδεδεμένου πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Ο οδηγός εμφανίζει τις λίστες που είναι διαθέσιμες για σύνδεση.

  6. Επιλέξτε τις λίστες με τις οποίες θέλετε να δημιουργήσετε σύνδεση και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση    Εάν κάποιες λίστες είναι ήδη συνδεδεμένες με την τρέχουσα βάση δεδομένων, τα πλαίσια ελέγχου που αντιστοιχούν σε αυτές τις λίστες θα είναι επιλεγμένο. Εάν θέλετε να καταργήσετε κάποιες συνδέσεις, καταργήστε τις επιλογές από τα πλαίσια ελέγχου των συνδέσεων που θέλετε να καταργήσετε.

    Η Access επιχειρεί να δημιουργήσει συνδεδεμένους πίνακες, τόσο για τις λίστες που επιλέξατε κατά τη διάρκεια αυτής της λειτουργίας όσο και για κάθε μία από τις σχετικές λίστες. Επίσης, η Access επιχειρεί να ανανεώσει τους συνδεδεμένους πίνακες που αντιστοιχούν στις λίστες που έχουν επιλεγεί στον οδηγό. Η Access δημιουργεί επίσης τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων. Σε αντίθεση με μια λειτουργία εισαγωγής, η λειτουργία σύνδεσης διατηρεί τις ρυθμίσεις των ιδιοτήτων αναζήτησης μεταξύ ενός πεδίου αναζήτησης και του σχετικού πίνακα. Δεν χρειάζεται να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιότητες του πεδίου αναζήτησης σε προβολή σχεδίασης πίνακα.

  7. Ελέγξτε τους νέους συνδεδεμένους πίνακες στην προβολή φύλλου δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία και οι εγγραφές εμφανίζονται σωστά.

    Η Access επιλέγει το σωστό τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο που αντιστοιχεί σε μια στήλη προέλευσης. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι κάθε φορά που ανοίγετε ένα συνδεδεμένο πίνακα ή τη λίστα προέλευσης, θα βλέπετε να εμφανίζονται τα πιο πρόσφατα δεδομένα. Ωστόσο, οι αλλαγές στη δομή μιας λίστας δεν εμφανίζονται αυτόματα σε έναν συνδεδεμένο πίνακα. Για να ενημερώσετε ένα συνδεδεμένο πίνακα εφαρμόζοντας την πιο πρόσφατη δομή της λίστας, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στις Περισσότερες επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση λίστας.

Σημείωση   Access δεν αντικαθιστά ποτέ έναν πίνακα στη βάση δεδομένων ως μέρος μιας λειτουργίας σύνδεσης. Επίσης, δεν μπορείτε να προσαρτήσετε τα περιεχόμενα μιας λίστας του SharePoint σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint

Η μετακίνηση δεδομένων στο SharePoint είναι ένας τρόπος για να δημιουργήσετε αποτελεσματικά μια βάση δεδομένων backend, αλλά, σε αυτήν την περίπτωση, τα δεδομένα περιέχονται σε λίστες του SharePoint. Το front-end εξακολουθεί να είναι μια βάση δεδομένων της Access και μπορείτε να το αναπτύξετε με παρόμοιο τρόπο όπως μια διαιρεμένη βάση δεδομένων. Όταν είναι δυνατό, ο "Οδηγός εξαγωγής πινάκων στο SharePoint" μετακινεί δεδομένα σε λίστες που βασίζονται σε πρότυπα λίστας στην τοποθεσία του SharePoint, όπως μια λίστα επαφών . Εάν ένας πίνακας δεν μπορεί να αντιστοιχιστεί σε ένα πρότυπο λίστας, ο πίνακας μετατρέπεται σε προσαρμοσμένη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Ανάλογα με το μέγεθος της βάσης δεδομένων, τον αριθμό των αντικειμένων της και τις επιδόσεις του συστήματος, η λειτουργία μπορεί να διαρκέσει αρκετή ώρα. Εάν αλλάξετε γνώμη στη διάρκεια της διαδικασίας, μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Διακοπή για να την ακυρώσετε.

Ο οδηγός δημιουργεί ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων στον υπολογιστή σας. Στην Access, δημιουργεί συνδέσεις στις λίστες από τους πίνακες, ώστε να είναι εύκολο να εντοπίσετε τα δεδομένα στην τοποθεσία του SharePoint όταν εργάζεστε στην Access. Εάν προκύψουν προβλήματα, ο Οδηγός εξαγωγής πινάκων στο SharePoint αναφέρει τα προβλήματα και τα αποθηκεύει στη βάση δεδομένων της Access ως πίνακα καταγραφής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βοηθήσετε στην αντιμετώπιση προβλημάτων.

Συμβουλή    Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή τοποθεσία του SharePoint για να διατηρήσετε τις λίστες σε μια αυτόνομη θέση.

Σημείωση    Στην Access 2007, ο " Οδηγός εξαγωγής πινάκων στο SharePoint " ονομάζεται " Οδηγός μετακίνησης σε τοποθεσία του SharePoint" και δεν δημιουργεί ακεραιότητα αναφορών στις λίστες του SharePoint.

Χρήση του Οδηγού εξαγωγής πινάκων στον SharePoint

  1. Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Μετακίνηση δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή SharePoint. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν η βάση δεδομένων σας είναι αποθηκευμένη σε μορφή αρχείου. accdb.

  2. Ακολουθήστε τα βήματα στον "Οδηγό εξαγωγής πινάκων στο SharePoint", συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού της θέσης της τοποθεσίας σας SharePoint.

    Για να ακυρώσετε τη διαδικασία, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή.

  3. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση λεπτομερειών για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την μετεγκατάσταση.

    Αυτή η σελίδα του οδηγού περιγράφει τους πίνακες που έχουν συνδεθεί σε λίστες και παρέχει πληροφορίες σχετικά με μια θέση αντιγράφων ασφαλείας και τη διεύθυνση URL της βάσης δεδομένων. Παρέχει επίσης μια προειδοποίηση σε περίπτωση που εμφανίστηκαν θέματα μετεγκατάστασης, καθώς και τη θέση ενός πίνακα καταγραφής, όπου μπορείτε να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα θέματα.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος, όταν ο οδηγός ολοκληρώσει τις ενέργειές του.

    Εάν ο οδηγός εμφανίζει μια προειδοποίηση, θα πρέπει να εξετάσετε τον πίνακα καταγραφής και να κάνετε τις απαραίτητες ενέργειες για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας μετεγκαταστάθηκαν με επιτυχία. Για παράδειγμα, ορισμένα πεδία ενδέχεται να μην μετακινηθούν ή να μετατραπούν σε άλλον τύπο δεδομένων που είναι συμβατός με λίστα του SharePoint.

Σημείωση    Η Access δημιουργεί επίσης έναν πίνακα UserInfo που αντιστοιχεί στη λίστα πληροφοριών χρήστη του SharePoint. Το SharePoint χρησιμοποιεί αυτήν τη λίστα για να αναζητήσει πληροφορίες λογαριασμού χρήστη, όπως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εικόνα, όνομα χρήστη, για στήλες του SharePoint, όπως CreatedBy, ModifiedBy και άτομο ή ομάδα. Αυτή η λίστα πληροφοριών χρήστη του SharePoint είναι ορατή μόνο στους διαχειριστές τοποθεσίας.

Περιορισμοί που ενδέχεται να συναντήσετε

Όταν ολοκληρωθεί ο Οδηγός εξαγωγής πινάκων στον SharePoint , θα δείτε ένα μήνυμα, εάν η Access αντιμετώπισε προβλήματα με τα δεδομένα. Η Access δημιουργεί έναν πίνακα καταγραφής που ονομάζεται Μετακίνηση στα θέματα της τοποθεσίας SharePoint και προσθέτει τον πίνακα στη βάση δεδομένων. Ο πίνακας Μετακίνηση στα θέματα της τοποθεσίας SharePoint αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων, αλλά δεν δημοσιεύεται ως λίστα στην τοποθεσία του SharePoint.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τους περιορισμούς στον τρόπο μετεγκατάστασης των δεδομένων, συνήθως όταν η Access και το SharePoint δεν διαθέτουν πανομοιότυπες δυνατότητες ή, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν μοιράζονται έναν τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακας της Access υποστηρίζει ακεραιότητα αναφορών, εφαρμόζεται στη λίστα της τοποθεσίας του SharePoint. Οι πληροφορίες στον πίνακα που ακολουθεί μπορεί να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε εάν θέλετε να μετεγκαταστήσετε τα δεδομένα σας και μπορεί να είναι χρήσιμες όταν εξετάζετε τυχόν προβλήματα που αναφέρονται στον πίνακα Μετακίνηση στα θέματα της τοποθεσίας SharePoint.

Τύπος δεδομένων ή προβλήματος

Πρόβλημα

Αποτέλεσμα

Τύπος δεδομένων "Αντικείμενο COM"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Αντικείμενο COM".

Το πεδίο δεν μετακινείται.

Τύπος δεδομένων "Δυαδικός"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Δυαδικός".

Το πεδίο δεν μετακινείται.

Ημερομηνία

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν ημερομηνίες πριν από το 1900.

Τα δεδομένα με ημερομηνίες πριν από το 1900 δεν μετακινούνται.

Χαρακτήρες νέας γραμμής σε πεδία κειμένου

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν χαρακτήρες νέας γραμμής σε ένα πεδίο "Μία γραμμής κειμένου".

Το πεδίο μετατρέπεται σε πεδίο "Πολλές γραμμές κειμένου" ή σε πεδίο "Υπόμνημα".

Τύπος δεδομένων "Δεκαδικός"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Δεκαδικός".

Αντί για αυτό, χρησιμοποιείται το πεδίο "Αριθμός" ή το πεδίο "Διπλός ακέραιος".

Τύπος δεδομένων "Αναγνωριστικό αναπαραγωγής"

Οι τοποθεσίες του SharePoint δεν υποστηρίζουν τον τύπο δεδομένων "Αναγνωριστικό αναπαραγωγής".

Αντί για αυτό, χρησιμοποιείται ο τύπος δεδομένων "Μία γραμμή κειμένου", ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων.

Προεπιλεγμένες τιμές που δεν υποστηρίζονται σε μια λίστα του SharePoint

Οι τοποθεσίες του SharePoint αποδέχονται τις προεπιλεγμένες τιμές που είναι στατικές, όπως το κείμενο ή έναν αριθμό, καθώς και τις τυπικές ημερομηνίες. Οι προεπιλεγμένες τιμές από την Access που είναι δυναμικές δεν μετεγκαθίστανται.

Ορισμένες προεπιλεγμένης τιμές ιδιοτήτων τιμών δεν μετακινούνται.

Πεδία μοναδικού ευρετηρίου

Οι τοποθεσίες του SharePoint χρησιμοποιούν ένα πεδίο μοναδικού ευρετηρίου για τη στήλη "Αναγνωριστικό" σε μια λίστα.

Τυχόν άλλα πεδία μοναδικού ευρετηρίου ή σύνολα πεδίων δεν μετακινούνται.

Πεδία με αυτόματη αρίθμηση (εκτός από το πεδίο "Αναγνωριστικό")

Οι τοποθεσίες του SharePoint υποστηρίζουν αυτόματη αρίθμηση μόνο για το πεδίο που χρησιμοποιείται για τη στήλη "Αναγνωριστικό" σε μια λίστα.

Η αυτόματη αρίθμηση δεν εφαρμόζεται σε άλλες στήλες εκτός από τη στήλη "Αναγνωριστικό".

Σχέσεις στις οποίες μπορούν να δημιουργηθούν αναζητήσεις

Ορισμένες σχέσεις δεν υποστηρίζονται σε τοποθεσίες του SharePoint, όπως όταν το πρωτεύον κλειδί δεν σχετίζεται με τη στήλη "Αναγνωριστικό" ή δεν είναι ακέραιος.

Η σχέση δεν μετακινείται.

Αρχή της σελίδας

Πλεονεκτήματα της σύνδεσης δεδομένων μεταξύ της Access και του SharePoint

Μετά τη δημιουργία συνδεδεμένων λιστών του SharePoint, οι χρήστες μπορούν να εργάζονται με τις λίστες είτε στην τοποθεσία του SharePoint είτε στους συνδεδεμένους πίνακες της Access. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας έναν πίνακα ή μια φόρμα στην Access ή να επεξεργαστείτε τη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Οι παρακάτω οδηγίες και συμβουλές μπορούν να σας βοηθήσουν να εκμεταλλευτείτε τις συνδεδεμένες λίστες μεταξύ της Access και του SharePoint και να εκμεταλλευτείτε τον συνδυασμό των δύο.

Παρακολούθηση θεμάτων    Η Access έχει ένα πρότυπο παρακολούθησης ζητημάτων που αλληλεπιδρά απευθείας με τη λίστα παρακολούθησης ζητημάτων σε μια τοποθεσία του SharePoint. Τα σχήματα είναι τα ίδια και η λύση της Access μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως front end — για παράδειγμα, με φόρμες και ερωτήματα — έναντι δεδομένων από μια τοποθεσία του SharePoint.

Ανάκτηση δεδομένων από τον κάδο ανακύκλωσης    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κάδο ανακύκλωσης σε μια τοποθεσία του SharePoint για να δείτε εύκολα τις διαγραμμένες εγγραφές και να ανακτήσετε πληροφορίες που διαγράφηκαν κατά λάθος.

Γρήγορη εκκίνηση    Για να προβάλετε τις λίστες σας στην τοποθεσία του SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας στη γρήγορη εκκίνηση. Ενδέχεται να πρέπει να ανανεώσετε τη σελίδα στο πρόγραμμα περιήγησης Web. Για να εμφανίζονται οι λίστες σας στη γρήγορη εκκίνηση στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της λίστας στην τοποθεσία του SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσαρμογή της περιήγησης στην τοποθεσία του SharePoint.

Παρακολούθηση ιστορικού αλλαγών    Στην Access, μπορείτε να καθορίσετε την ιδιότητα Προσάρτηση ενός πεδίου μεγάλου κειμένου σε "Ναι", έτσι ώστε η Access να διατηρεί ένα ιστορικό αλλαγών σε αυτό το πεδίο. Παρόμοια στο SharePoint, μπορείτε να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων μιας στήλης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ανακτήσετε μια προηγούμενη έκδοση μιας στήλης ή ενός ίχνους όταν παρουσιάστηκε η αλλαγή. Εάν συνδέεστε σε μια λίστα του SharePoint με ενεργοποιημένη την επιλογή ιστορικό εκδόσεων, η Access δημιουργεί ένα πεδίο "μεγάλο κείμενο" με την ιδιότητα " Προσάρτηση " να είναι "Ναι". Εάν μετακινήσετε έναν πίνακα της Access που έχει ένα πεδίο μεγάλου κειμένου με την ιδιότητα append ρυθμισμένη σε Ναι, δημιουργείται μια λίστα του SharePoint με το ιστορικό εκδόσεων.

Για να συνοψίσετε, η Access μπορεί να προβάλει τις ιστορικές αλλαγές που έχουν γίνει στο SharePoint και το SharePoint να μπορεί να προβάλει ιστορικές αλλαγές που έχουν γίνει στην Access. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ή διαγραφή ενός πεδίου μεγάλου κειμένου και Προβολή του ιστορικού εκδόσεων ενός στοιχείου ή αρχείου σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Εργασία χωρίς σύνδεση    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να εργαστείτε χωρίς σύνδεση με δεδομένα που είναι συνδεδεμένα με λίστες του SharePoint. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν πρέπει να συνεχίσετε να εργάζεστε όταν το SharePoint δεν είναι διαθέσιμο. Αφού γίνει διαθέσιμο το SharePoint, μπορείτε να συγχρονίσετε τις αλλαγές σας και να επιλύσετε εύκολα τυχόν διενέξεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα εργασία χωρίς σύνδεση με πίνακες που είναι συνδεδεμένοι με λίστες του SharePoint.

Εγγραφή σε ειδοποιήσεις    Μπορείτε να εγγραφείτε σε ειδοποιήσεις, ώστε να γνωρίζετε πότε γίνονται αλλαγές στα στοιχεία της λίστας. Μπορείτε να λαμβάνετε τις ειδοποιήσεις από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα κειμένου (SMS). Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ειδοποίησης για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν ένα αρχείο ή φάκελος αλλάζει στο SharePoint.

Διαχείριση δικαιωμάτων λίστας του SharePoint    Είναι καλή ιδέα να ελέγξετε τα δικαιώματα του SharePoint σε συνδεδεμένες λίστες για να βεβαιωθείτε ότι δεν παραχωρείτε ακούσια πρόσβαση σε εμπιστευτικά ή ιδιωτικά δεδομένα. Στο SharePoint, μπορείτε να εκχωρήσετε διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων και μπορείτε επιλεκτικά να επιτρέψετε ή να απορρίψετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένους χρήστες. Εάν πρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση σε λίγα μόνο ευαίσθητα στοιχεία μιας βάσης δεδομένων, μπορείτε ακόμη να θέσετε δικαιώματα σε συγκεκριμένα στοιχεία λίστας σε μια τοποθεσία του SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσαρμογή δικαιωμάτων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη του SharePoint.

Μαζική επεξεργασία    Ορισμένες φορές πρέπει να κάνετε πολλές αλλαγές σε δεδομένα λίστας, όπως η επαφή με τα πεδία κατάστασης, η προσθήκη πολλών σχολίων και η μεταφορά δεδομένων ενημερωμένων. Αυτό ονομάζεται μαζική επεξεργασία και είναι συνήθως πιο αποτελεσματικό για εσάς να χρησιμοποιήσετε την Access για να κάνετε αυτές τις αλλαγές.

Διανομή αναφοράς    Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την Access για να δημιουργήσετε αναφορές από συνδεδεμένα δεδομένα λίστας, μπορείτε να διανέμετε σε γενικές γραμμές αυτές τις αναφορές ως αρχεία PDF, εξάγοντας τις σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint. Αυτή η βιβλιοθήκη μπορεί να λειτουργεί αποτελεσματικά ως Κέντρο αναφορών, επειδή τα αρχεία PDF ανοίγουν στο Adobe Acrobat Reader για εύκολη ανάγνωση, σελιδοποίηση και αναζήτηση. Είναι πάντα καλή ιδέα να επισφραγίζετε χρονικά μια αναφορά, ώστε οι χρήστες να κατανοούν πότε έγινε η καταγραφή των δεδομένων.

Χρήση του SharePoint για τη δημιουργία πίνακα της Access    Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα της Access με βάση μια λίστα του SharePoint. Αυτό μπορεί να σας φανεί εύχρηστο και γρήγορο τρόπο για να δημιουργήσετε έναν πίνακα με παρόμοιο σκοπό και πεδία στις λίστες επαφές, εργασίες, θέματα και συμβάντα. Η Access θα δημιουργήσει επίσης έναν αντίστοιχο πίνακα UserInfo . Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα "χρήση τοποθεσίας του SharePoint για τη δημιουργία πίνακα" στο θέμα Δημιουργία πίνακα και προσθήκη πεδίων.

Microsoft Power Platform   Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να πατήσετε τη λειτουργία στο Microsoft Power Platform χρησιμοποιώντας μια συνδεδεμένη λίστα του SharePoint στην Access για να παρουσιάσετε πληροφορίες σε πολλές συσκευές:

Εφαρμογές για κινητές συσκευές    Μπορείτε να εργαστείτε με δεδομένα της Access που είναι συνδεδεμένα με λίστες του SharePoint, χρησιμοποιώντας μια κινητή συσκευή. Μπορείτε να προβάλετε στοιχεία λίστας και να κάνετε ελαφριά επεξεργασία. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα εφαρμογή του SharePoint για κινητές συσκευές για Android και SharePoint Mobile για iOS.

Αρχή της σελίδας

Δημοσίευση βάσης δεδομένων με χρήση των υπηρεσιών Access Services

Σημαντικό    Η Microsoft πλέον δεν συνιστά τη δημιουργία και τη χρήση εφαρμογών Web της Access στο SharePoint. Ως εναλλακτική λύση, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Microsoft PowerApps, για να δημιουργείτε επιχειρηματικές λύσεις χωρίς κώδικα για το web και για κινητές συσκευές.

Όταν δημοσιεύετε μια βάση δεδομένων Web, οι υπηρεσίες Access Services δημιουργούν μια τοποθεσία SharePoint, που περιέχει τη βάση δεδομένων. Όλα τα αντικείμενα και τα δεδομένα της βάσης δεδομένων μεταφέρονται στις λίστες του SharePoint στη συγκεκριμένη τοποθεσία.

Όταν δημοσιεύετε μια βάση δεδομένων, την μετακινείτε στο Web. Μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες και εκθέσεις Web, που εκτελούνται σε ένα παράθυρο προγράμματος περιήγησης και μπορείτε, επίσης, να δημιουργήσετε τυπικά αντικείμενα της Access (που ορισμένες φορές ονομάζονται αντικείμενα "προγράμματος-πελάτη", ώστε να διακρίνονται από τα αντικείμενα Web). Θα πρέπει να έχετε εγκαταστήσει την Access στον υπολογιστή σας για να χρησιμοποιήσετε αντικείμενα του προγράμματος-πελάτη της Access, αλλά όλα τα αντικείμενα βάσης δεδομένων στο SharePoint είναι κοινόχρηστα.

Σημείωση: Όταν έχετε εγκατεστημένη την Access στον υπολογιστή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αντικείμενα προγράμματος-πελάτη από μια βάση δεδομένων Web, διαφορετικά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων Web.

Οι υπηρεσίες Access Services παρέχουν μια πλατφόρμα για τη δημιουργία βάσεων δεδομένων, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Web. Σχεδιάζετε και δημοσιεύετε μια βάση δεδομένων Web χρησιμοποιώντας την Access 2010 και το SharePoint, και τα άτομα χρησιμοποιούν τη βάση δεδομένων Web σε ένα πρόγραμμα περιήγησης Web.

Σημείωση:  Θα χρειαστείτε δικαιώματα "Σχεδιαστή" στην τοποθεσία του SharePoint όπου θέλετε να δημοσιεύσετε τη βάση δεδομένων.

Οι φόρμες, οι αναφορές και οι μακροεντολές περιβάλλοντος εργασίας χρήστη εκτελούνται μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε λίστες του SharePoint στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων Web: Όλοι οι πίνακες μετατρέπονται σε λίστες του SharePoint και οι εγγραφές μετατρέπονται σε στοιχεία λίστας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δικαιώματα του SharePoint για τον έλεγχο της πρόσβασης στη βάση δεδομένων Web.

Ερωτήματα και μακροεντολές δεδομένων εκτελούνται στο διακομιστή: Όλη η επεξεργασία SQL γίνεται στο διακομιστή. Αυτό βοηθάει στη βελτίωση των επιδόσεων του δικτύου, περιορίζοντας την κυκλοφορία σε σύνολα αποτελεσμάτων.

Αρχή της σελίδας

Δείτε επίσης

Εξαγωγή πίνακα ή ερωτήματος σε μια τοποθεσία SharePoint

Τρόποι κοινής χρήσης μιας βάσης δεδομένων της Access για υπολογιστή

Ανάπτυξη μιας εφαρμογής της Access

Σημείωση:  Αυτή η σελίδα έχει μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας πείτε εάν σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά για να το συμβουλεύεστε.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×