Εισαγωγή στους ρόλους χρήστη

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση των ρόλων χρήστη

Σενάρια για τη χρήση ρόλων χρήστη

Δημιουργία και ανάθεση ρόλων χρήστη

Επισκόπηση των ρόλων χρήστη

Ένας ρόλος χρήστη είναι μια προκαθορισμένη κατηγορία που αντιστοιχίζεται στους χρήστες με βάση τη θέση εργασίας τους ή άλλα κριτήρια. Οι ρόλοι χρησιμοποιούνται συνήθως για την παρουσίαση προσαρμοσμένων εκδόσεων, ή προβολών, ενός προτύπου φόρμας σε διαφορετικούς τύπους χρηστών. Μπορείτε να οργανώσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες και να βελτιστοποιήσετε τη συλλογή δεδομένων προσθέτοντας ρόλους χρήστη στο πρότυπο φόρμας για να ελέγξετε τι θα βλέπουν οι χρήστες όταν ανοίγουν μια φόρμα η οποία βασίζεται στο πρότυπο φόρμας σας. Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι σχεδιάζετε το πρότυπο φόρμας για μια αίτηση άδειας οι φόρμες της οποίας πρόκειται να χρησιμοποιηθούν από τους ακόλουθους τύπους χρηστών:

  • Εργολάβους ηλεκτρονικών έργων που πρέπει να υποβάλλουν αίτηση για άδεια

  • Υπηρεσίες υποβολής οι οποίες επαληθεύουν ότι οι αιτήσεις των εργολάβων περιέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες.

  • Διαχειριστές που αναθεωρούν τις αιτήσεις για άδεια που υποβάλλονται προς έγκριση

Αντί να σχεδιάσετε τρία πρότυπα φόρμας για κάθε τύπο χρήστη και να διαχειριστείτε τα δεδομένα από όλες αυτές τις φόρμες, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας οι φόρμες του οποίου συλλέγουν όλα τα δεδομένα και προσθέτουν έναν ρόλο χρήστη για κάθε τύπο χρήστη. Ο ρόλος χρήστη καθορίζει τα δεδομένα που θα εμφανίζονται μέσα από προσαρμοσμένες προβολές οι οποίες βασίζονται σε κάθε τύπο χρήστη.

Σημείωση ασφαλείας : Οι ρόλοι χρήστη δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για τον περιορισμό της πρόσβασης σε ευαίσθητα δεδομένα σε μια φόρμα.Ακόμα και αν ρυθμίσετε ένα πρότυπο φόρμας έτσι ώστε να είναι μόνο για ανάγνωση ή αποκρύψετε συγκεκριμένα στοιχεία ελέγχου που βασίζονται σε ρόλους χρήστη, οι χρήστες μπορούν ενδεχομένως να χρησιμοποιήσουν ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Σημειωματάριο της Microsoft, για να προβάλουν ή να τροποποιήσουν το πρότυπο φόρμας (.xsn) αρχείο και να αποκτήσουν πρόσβαση που δεδομένα.

Αρχή της σελίδας

Σενάρια για τη χρήση ρόλων χρήστη

Υπάρχουν τρία σενάρια στα οποία η χρήση ρόλων χρήστη έχει πλεονεκτήματα για τους χρήστες σας. Για παράδειγμα, με τους ρόλους χρήστη, μπορείτε να:

  • Εμφανίσετε μια μοναδική προβολή για κάθε ρόλο χρήστη    Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας ώστε να εμφανίζονται διαφορετικές προβολές αυτού του προτύπου φόρμας, ανάλογα με το ποιος συμπληρώνει τη φόρμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε μια προβολή για εργολάβους ηλεκτρολογικών εργασιών, και μια προβολή για τους διαχειριστές που αναθεωρούν όλες τις πληροφορίες. Κάθε προβολή εμφανίζει μόνο τα δεδομένα που είναι κατάλληλα για κάθε ρόλο χρήστη.

  • Εμφανίσετε μια διαφορετική ενότητα για κάθε ρόλο χρήστη    Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας το οποίο θα εμφανίζει διαφορετικές ενότητες, ανάλογα με το ποιος συμπληρώνει τη φόρμα. Για παράδειγμα, μια ενότητα σε ένα πρότυπο φόρμας αναφοράς δαπανών που αφορά μόνο υπαλλήλους, μπορεί να εμφανίζεται όταν ένα υπάλληλος ανοίγει τη φόρμα. Μια άλλη ενότητα που αφορά μόνο τους διευθυντές οι οποίοι εγκρίνουν την αναφορά δαπανών μπορεί να εμφανίζεται όταν ο διευθυντής ανοίγει τη φόρμα.

  • Ορίσετε επικύρωση δεδομένων για ένα πεδίο που βασίζεται σε κάθε ρόλο χρήστη    Μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας ώστε να εφαρμόζεται διαφορετική επικύρωση δεδομένων σε ένα στοιχείο ελέγχου το οποίο βασίζεται σε συγκεκριμένο πεδίο, ανάλογα με το ρόλο χρήστη του ατόμου που συμπληρώνει τη φόρμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε τη μέγιστη τιμή δαπάνης για ένα διευθυντή σε ένα συγκεκριμένο ποσό, και τη μέγιστη τιμή για το ίδιο πλαίσιο κειμένου σε υψηλότερο ποσό για κάποιο διαχειριστή. Αν ο διευθυντής συμπληρώσει τη φόρμα και υπερβεί το ποσό, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου. Αν ο διαχειριστής συμπληρώσει τη φόρμα, το πλαίσιο κειμένου αποδέχεται την τιμή που διαφορετικά θα απορριπτόταν εάν τη φόρμα συμπλήρωνε ο διευθυντής.

  • Υποβάλλετε δεδομένα φόρμας σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων η οποία βασίζεται σε κάθε ρόλο χρήστη    Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε το πρότυπο φόρμας σας ώστε οι εργολάβοι ηλεκτρολογικών έργων που πρέπει να υποβάλλουν μια αίτηση άδειας, να μπορούν να υποβάλλουν τις συμπληρωμένες φόρμες τους μόνο σε μια υπηρεσία Web, και οι υπηρεσίες υποβολής να μπορούν να υποβάλλουν τις φόρμες τους μόνο σε μια βάση δεδομένων SQL. Οι διαχειριστές μπορούν να υποβάλλουν δεδομένα σε μια βάση δεδομένων και σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν η αίτηση έχει εγκριθεί, ή μπορούν να υποβάλλουν τα δεδομένα φόρμας σε μία βάση δεδομένων εάν η αίτηση έχει απορριφθεί.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία και ανάθεση ρόλων χρήστη

Όταν δημιουργείτε ένα νέο ρόλο χρήστη, μπορείτε να αντιστοιχίσετε χρήστες σε αυτόν με τους εξής τρόπους:

  • Καθορίζετε ονόματα χρήστη από μια υπηρεσία καταλόγου Microsoft Active Directory (για παράδειγμα, "πωλήσεις\ανδρέας").Για να καθορίσετε ένα όνομα χρήστη σε μια υπηρεσία καταλόγου Active Directory, το πρότυπο φόρμας πρέπει να δημιουργηθεί και δημοσιευτεί σε ένα δίκτυο των Microsoft Windows που χρησιμοποιεί την υπηρεσία καταλόγου Active Directory.

  • Καθορίζετε ομάδες από μια υπηρεσία καταλόγου Active Directory.Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε μια λίστα διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει τα ονόματα όλων των μελών της ομάδας μάρκετινγκ.Για να καθορίσετε μια ομάδα σε μια υπηρεσία καταλόγου Active Directory, το πρότυπο φόρμας πρέπει να δημιουργηθεί και δημοσιευτεί σε ένα δίκτυο των Microsoft Windows που χρησιμοποιεί την υπηρεσία καταλόγου Active Directory.

  • Καθορίζετε μια τιμή που προέρχεται απευθείας από ένα πεδίο στη φόρμα.Το πεδίο μπορεί να λάβει δεδομένα από την υπηρεσία καταλόγου Active Directory ή ο χρήστης μπορεί να εισαγάγει δεδομένα σε ένα στοιχείο ελέγχου που είναι συνδεδεμένο με αυτό το πεδίο.Για παράδειγμα, εάν το πρότυπο φόρμας περιέχει ένα πλαίσιο κειμένου Διαχειριστής, μπορείτε να συσχετίσετε ένα συγκεκριμένο ρόλο χρήστη με το πεδίο με το οποίο είναι συνδεδεμένο αυτό το πλαίσιο κειμένου.

Αφού προσθέσετε ένα ρόλο χρήστη, μπορείτε να τον ορίσετε ως ένα από τα εξής:

Προεπιλεγμένος ρόλος    Οι χρήστες που δεν έχουν αντιστοιχιστεί σε υπάρχοντα ρόλο χρήστη αντιστοιχίζονται αυτόματα στο ρόλο χρήστη που έχει καθοριστεί ως προεπιλεγμένος ρόλος.Ο προεπιλεγμένος ρόλος χρησιμοποιείται επίσης για τους χρήστες που είναι μέρος μιας ομάδας, αλλά εργάζονται χωρίς σύνδεση.Ορίζεται πάντα ένας ρόλος χρήστη ως προεπιλεγμένος.

Ρόλος εκκινητή    Εάν θέλετε να εφαρμόσετε ένα συγκεκριμένο ρόλο χρήστη σε χρήστες που ανοίγουν τη φόρμα σας για πρώτη φορά, μπορείτε να καθορίσετε ένα ρόλο εκκινητή.Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ένα ρόλο εκκινητή με όνομα "Εργολάβος", ο οποίος ισχύει για τους χρήστες που συμπληρώνουν φόρμες αίτησης νέας άδειας.Ένας χρήστης που έχει αντιστοιχιστεί σε διαφορετικό ρόλο χρήστη αντιστοιχίζεται ξανά αυτόματα στο ρόλο του αναδόχου, όταν ανοίγει τη φόρμα αίτησης νέας άδειας.Ωστόσο, την επόμενη φορά που ο χρήστης ανοίγει την ίδια φόρμα, το Microsoft Office InfoPath χρησιμοποιεί τον αντιστοιχισμένο ρόλο χρήστη του ατόμου αντί για το ρόλο εκκινητή.

Εάν έχετε αναθέσει ρόλους σε χρήστες που βασίζονται σε οποιονδήποτε συνδυασμό ονομάτων χρηστών, ομάδων ή τιμών από ένα πεδίο, όταν ένας χρήστης ανοίγει μια φόρμα που βασίζεται στο πρότυπο φόρμας, το InfoPath καθορίζει το ρόλο που θα ανατεθεί σε αυτόν το χρήστη, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη σειρά:

  1. Το όνομα χρήστη είναι μια τιμή ενός πεδίου στο πρότυπο φόρμας.

  2. Το όνομα χρήστη υπάρχει στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory.

  3. Ο χρήστης είναι μέλος μιας ομάδας της υπηρεσίας καταλόγου Active Directory.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν ο χρήστης είναι μέλος διάφορων ομάδων και αναθέτετε ρόλους που βασίζονται σε μια ομάδα, το InfoPath ελέγχει τη λίστα μελών κάθε ομάδας με τη σειρά με την οποία η ομάδα αναφέρονται στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση ρόλων χρήστη.Για παράδειγμα, εάν ο χρήστης είναι ταυτόχρονα μέλος της ομάδας υπηρεσιών υποβολής και της ομάδας διαχειριστών και η ομάδα διαχειριστών εμφανίζεται πριν από την ομάδα υπηρεσιών υποβολής, στο χρήστη θα ανατεθεί ο ρόλος χρήστη για την ομάδα διαχειριστών.

  4. Εάν δεν ισχύει κανένα από τα παραπάνω, χρησιμοποιείται ο προεπιλεγμένος ρόλος.

Αφού ορίσετε τους ρόλους χρήστη για το πρότυπο φόρμας σας, μπορεί να ρυθμιστεί ένας κανόνας που εναλλάσσει αυτόματα προβολές με βάση το ρόλο του χρήστη.Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ρόλο χρήστη διαχειριστή και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε έναν κανόνα για αυτόματη εναλλαγή στην προβολή διαχειριστή, όταν ένας χρήστης που έχει αντιστοιχιστεί στο ρόλο του διαχειριστή ανοίγει τη φόρμα.Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε πρώτα τον κανόνα και, στη συνέχεια, να ορίσετε τους ρόλους χρήστη ως μέρος της διαδικασίας για τη δημιουργία του κανόνα.

Μπορείτε να διαφοροποιήσετε τη συμπεριφορά ενός στοιχείου ελέγχου με βάση ένα ρόλο χρήστη. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα στοιχείο ελέγχου μόνο για έναν συγκεκριμένο ρόλο χρήστη, ενώ άλλοι ρόλοι χρήστη θα μπορούν να δουν τα δεδομένα στο στοιχείο ελέγχου, αλλά δεν θα μπορούν να τα τροποποιήσουν. Η δυνατότητα περιορισμού των χρηστών οι οποίοι θα μπορούν να καταχωρήσουν δεδομένα σε ένα στοιχείο ελέγχου με βάση ρόλους χρήστη είναι ένας τρόπος με τον οποίο μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που καταχωρούνται σε ένα στοιχείο ελέγχου θα προέρχονται από μια νόμιμη προέλευση. Για παράδειγμα, σε ένα πρότυπο φόρμας αίτησης άδειας, μπορείτε να έχετε ένα πλαίσιο ελέγχου Έγκριση το οποίο θα μπορούν να επιλέξουν μόνο μέλη του ρόλου χρήστη διαχειριστή, υποδεικνύοντας ότι η άδεια εγκρίθηκε. Οι χρήστες στους οποίους αντιστοιχίζονται οποιοιδήποτε άλλοι ρόλοι χρήστη, όπως οι εργολάβοι, θα βλέπουν μόνο το πλαίσιο ελέγχου, αλλά δεν θα μπορούν να το ενεργοποιήσουν ή να το απενεργοποιήσουν.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×