Εισαγωγή στους πίνακες

Οι πίνακες είναι απαραίτητα αντικείμενα μιας βάσης δεδομένων, καθώς εκεί αποθηκεύονται όλες οι πληροφορίες και τα δεδομένα. Για παράδειγμα, η βάση δεδομένων μιας επιχείρησης μπορεί να περιέχει έναν πίνακα "Επαφές", στον οποίο αποθηκεύονται τα ονόματα των προμηθευτών της, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου. Το άρθρο αυτό περιέχει μια επισκόπηση των πινάκων στην Access. Προτού δημιουργήσετε πίνακες, πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά τις απαιτήσεις σας και να προσδιορίσετε όλους τους πίνακες που θα χρειαστείτε. Για την εισαγωγή στην οργάνωση και τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Προσθήκη πίνακα σε βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας της Access

Αποθήκευση ενός πίνακα

Επισκόπηση

Μια σχεσιακή βάση δεδομένων, όπως η Access, συνήθως έχει διάφορους σχετιζόμενους πίνακες. Σε μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων, κάθε πίνακας αποθηκεύει δεδομένα για ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως υπάλληλοι ή προϊόντα. Ένας πίνακας έχει εγγραφές (γραμμές) και πεδία (στήλες). Τα πεδία περιέχουν διαφορετικούς τύπους δεδομένων, όπως κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες και υπερ-συνδέσεις.

Πίνακας "Πελάτες" της Access που δείχνει τη διάταξη των εγγραφών και των πεδίων

  1. Μια εγγραφή: Περιέχει συγκεκριμένα δεδομένα, όπως πληροφορίες για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο ή ένα προϊόν.

  2. Ένα πεδίο: Περιέχει δεδομένα σχετικά με ένα στοιχείο του θέματος του πίνακα, όπως το όνομα ή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  3. Μια τιμή πεδίου: Κάθε εγγραφή έχει μια τιμή πεδίου. Για παράδειγμα, Contoso, Ltd. ή someone@example.com.

Ιδιότητες πινάκων και πεδίων

Τα χαρακτηριστικά και η συμπεριφορά των πινάκων και των πεδίων καθορίζονται και ελέγχονται από τις ιδιότητες. Οι ιδιότητες ενός πίνακα ορίζονται στο φύλλο ιδιοτήτων του πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε την ιδιότητα Προεπιλεγμένη προβολή ενός πίνακα, για να καθορίσετε πώς εμφανίζεται ο πίνακας από προεπιλογή. Οι ιδιότητες ενός πεδίου ορίζουν μια πτυχή της συμπεριφοράς του πεδίου. Επίσης, μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες πεδίου στην Προβολή σχεδίασης, χρησιμοποιώντας το τμήμα παραθύρου Ιδιότητες πεδίου. Κάθε πεδίο έχει έναν τύπο δεδομένων, ο οποίος ορίζει το είδος των πληροφοριών που αποθηκεύονται στο πεδίο. Για παράδειγμα, οι πολλές γραμμές κειμένου ή η νομισματική μονάδα είναι τύποι δεδομένων.

Σχέσεις πινάκων

Κάθε πίνακας σε μια βάση δεδομένων αποθηκεύει δεδομένα για ένα συγκεκριμένο θέμα. Ωστόσο, οι πίνακες σχεσιακών βάσεων δεδομένων όπως η Access αποθηκεύουν δεδομένα για σχετιζόμενα θέματα. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει:

  • Έναν πίνακα πελατών που αναγράφει τους πελάτες της εταιρείας σας και τις διευθύνσεις τους.

  • Έναν πίνακα προϊόντων που αναγράφει τα προϊόντα που εμπορεύεστε, μαζί με τις τιμές και τις εικόνες για κάθε στοιχείο.

  • Έναν πίνακα παραγγελιών που παρακολουθεί τις παραγγελίες των πελατών.

Για να συνδέσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικούς πίνακες, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις. Η σχέση είναι μια λογική σύνδεση ανάμεσα σε δύο πίνακες που έχουν ένα κοινό πεδίο.

Κλειδιά

Τα πεδία που αποτελούν μέρος των σχέσεων μεταξύ πινάκων, ονομάζονται κλειδιά. Το κλειδί συνήθως αποτελείται από ένα πεδίο, αλλά μπορεί να αποτελείται και από περισσότερα από ένα πεδία. Υπάρχουν δύο είδη κλειδιών:

  • Πρωτεύον κλειδί: Ένας πίνακας μπορεί να έχει μόνο ένα πρωτεύον κλειδί. Το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από ένα ή περισσότερα πεδία που χαρακτηρίζουν με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή που αποθηκεύετε στον πίνακα. Η Access παρέχει αυτόματα έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό που χρησιμεύει ως πρωτεύον κλειδί, ο οποίος ονομάζεται αριθμός αναγνωριστικού. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη ή αλλαγή του πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα.

  • Εξωτερικό κλειδί: Ένας πίνακας μπορεί να διαθέτει ένα ή περισσότερα εξωτερικά κλειδιά. Το εξωτερικό κλειδί περιέχει τιμές που αντιστοιχούν στις τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού ενός άλλου πίνακα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα "Παραγγελίες", στον οποίο κάθε παραγγελία έχει έναν αριθμό αναγνωριστικού πελάτη που αντιστοιχεί σε μια εγγραφή σε έναν πίνακα "Πελάτες". Το πεδίο με το αναγνωριστικό πελάτη είναι ένα εξωτερικό κλειδί για τον πίνακα "Παραγγελίες".

Η αντιστοίχιση των τιμών μεταξύ των πεδίων κλειδιού αποτελεί τη βάση μιας σχέσης πινάκων. Η σχέση πινάκων χρησιμοποιείται για το συνδυασμό δεδομένων σχετιζόμενων πινάκων. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα "Πελάτες" και έναν πίνακα "Παραγγελίες". Στον πίνακα "Πελάτες", κάθε εγγραφή προσδιορίζεται από το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, δηλ. από το πεδίο του αναγνωριστικού.

Για να συσχετίσετε κάθε παραγγελία με έναν πελάτη, προσθέστε ένα πεδίο εξωτερικού κλειδιού στον πίνακα "Παραγγελίες", το οποίο να αντιστοιχεί στο πεδίο "Αναγνωριστικό" του πίνακα "Πελάτες". Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια σχέση ανάμεσα στους δύο πίνακες. Όταν προσθέτετε μια εγγραφή στον πίνακα "Παραγγελίες", χρησιμοποιείτε μια τιμή για το Αναγνωριστικό πελάτη, η οποία προέρχεται από τον πίνακα "Πελάτες". Όποτε θέλετε να προβάλετε πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη μιας παραγγελίας, χρησιμοποιήστε τη σχέση για να καθορίσετε ποια δεδομένα από τον πίνακα "Πελάτες" αντιστοιχούν σε ποιες εγγραφές στον πίνακα "Παραγγελίες".

Μια σχέση πινάκων της Access που εμφανίζεται στο παράθυρο "Σχέσεις"
  1. Ένα πρωτεύον κλειδί αναγνωρίζεται από το εικονίδιο κλειδιού δίπλα στο όνομα του πεδίου.

  2. Ένα εξωτερικό κλειδί —παρατηρήστε την απουσία του εικονιδίου κλειδιού.

Πλεονεκτήματα της χρήσης σχέσεων

Η διατήρηση των δεδομένων σε ξεχωριστούς πίνακες που συνδέονται μεταξύ τους έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

  • Συνέπεια    Επειδή κάθε στοιχείο δεδομένων εγγράφεται μόνο μία φορά σε ένα μόνο πίνακα, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες για ασάφεια ή ασυνέπεια. Για παράδειγμα, αποθηκεύετε το όνομα του πελάτη μόνο μία φορά, σε έναν πίνακα για τους πελάτες και δεν το αποθηκεύετε επανειλημμένα (και ενδεχομένως με ασυνέπειες) σε έναν πίνακα που περιέχει δεδομένα παραγγελιών.

  • Αποτελεσματικότητα    Όταν εγγράφετε δεδομένα σε ένα μόνο μέρος, χρησιμοποιείτε λιγότερο χώρο στο δίσκο. Επιπλέον, ένας μικρότερος πίνακας συνήθως παρέχει δεδομένα πιο γρήγορα από ένα μεγαλύτερο πίνακα. Τέλος, εάν δεν χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς πίνακες για διαφορετικά θέματα, θα εισάγετε μηδενικές τιμές (απουσία δεδομένων) και επαναλήψεις.Και στις δύο περιπτώσεις, ενδέχεται να σπαταλιέται χώρος και να παρεμποδίζεται η επίδοση.

  • Σαφήνεια    Ο σχεδιασμός μιας βάσης δεδομένων είναι πιο κατανοητός εάν τα θέματα είναι κατάλληλα χωρισμένα σε πίνακες.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη πίνακα σε μια βάση δεδομένων υπολογιστή της Access

Δημιουργήστε ένα νέο πίνακα εάν διαθέτετε μια νέα προέλευση δεδομένων που δεν ανήκει σε κανέναν από τους υπάρχοντες πίνακές σας. Υπάρχουν διάφορες επιλογές για την προσθήκη πίνακα στη βάση δεδομένων της Access. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, να εισαγάγετε έναν πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, καθώς και να εισαγάγετε ή να συνδεθείτε με έναν πίνακα από άλλη προέλευση δεδομένων — όπως ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel, ένα έγγραφο του Microsoft Word, ένα αρχείο κειμένου, μια υπηρεσία Web ή μια άλλη βάση δεδομένων. Όταν δημιουργείτε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, τότε αυτόματα γίνεται εισαγωγή ενός νέου, κενού πίνακα για λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στον πίνακα για να καθορίσετε τα πεδία σας.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη πεδίου σε πίνακα, ανατρέξτε στο άρθρο Προσθήκη πεδίου σε έναν πίνακα.

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας

  1. Στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία> Κενή βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τη νέα βάση δεδομένων.

  3. Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σε διαφορετική θέση, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Η νέα βάση δεδομένων ανοίγει και περιέχει ένα νέο πίνακα με την ονομασία "Πίνακας 1". Μετονομάστε τον πίνακα βάσει του τύπου δεδομένων που αποθηκεύονται σε αυτόν.

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο >Άνοιγμακαι κάντε κλικ στη βάση δεδομένων, εάν αναγράφεται στη λίστα Πρόσφατα. Εάν δεν αναγράφεται, επιλέξτε μία από τις επιλογές αναζήτησης για να εντοπίσετε τη βάση δεδομένων.

  2. Στην περιοχή Δημιουργία, επιλέξτε Πίνακα.

Ένας νέος πίνακας προστίθεται και ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εξωτερικά δεδομένα

Μπορείτε να συνδεθείτε με διάφορες εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, όπως άλλες βάσεις δεδομένων, αρχεία κειμένου και βιβλία εργασίας του Excel. Όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, η Access χρησιμοποιεί τη σύνδεση σαν να πρόκειται για πίνακα. Ανάλογα με την εξωτερική προέλευση των δεδομένων και τον τρόπο με τον οποίο δημιουργείτε τη σύνδεση, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα στο συνδεδεμένο πίνακα και να δημιουργήσετε σχέσεις που περιλαμβάνουν το συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, δεν μπορείτε να αλλάξετε το σχεδιασμό των εξωτερικών δεδομένων χρησιμοποιώντας τη σύνδεση.

Εισαγωγή ή σύνδεση για τη δημιουργία ενός πίνακα

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα κάνοντας εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων, τα οποία είναι αποθηκευμένα σε άλλο μέρος. Μπορείτε να εισαγάγετε ή να συνδεθείτε με δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, μια λίστα στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services, ένα αρχείο XML, μια άλλη βάση δεδομένων της Access, ένα φάκελο του Microsoft Outlook και πολλά άλλα.

Όταν κάνετε εισαγωγή δεδομένων, δημιουργείτε ένα αντίγραφο των δεδομένων σε ένα νέο πίνακα της τρέχουσας βάσης δεδομένων. Τυχόν επόμενες αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης δεν θα έχουν καμία επίδραση στα δεδομένα που έχουν εισαχθεί και οι αλλαγές στα δεδομένα που εισάγονται δεν επηρεάζουν τα δεδομένα προέλευσης. Μετά τη σύνδεση με μια προέλευση δεδομένων και την εισαγωγή των δεδομένων της, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί, χωρίς να χρειαστεί να συνδεθείτε με την προέλευση. Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση ενός πίνακα που έχει εισαχθεί.

Όταν συνδέεστε με δεδομένα, δημιουργείτε ένα συνδεδεμένο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων, ο οποίος είναι μια "ζωντανή" σύνδεση προς τις υπάρχουσες πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες κάπου αλλού. Όταν αλλάζετε τα δεδομένα σε ένα συνδεδεμένο πίνακα, τα αλλάζετε στην προέλευση. Κάθε φορά που αλλάζουν δεδομένα στην προέλευση, η αλλαγή αυτή εμφανίζεται στο συνδεδεμένο πίνακα. Πρέπει να μπορείτε να συνδέεστε στην προέλευση δεδομένων κάθε φορά που χρησιμοποιείτε ένα συνδεδεμένο πίνακα. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση ενός συνδεδεμένου πίνακα.

Σημείωση: Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας ένα συνδεδεμένο πίνακα. Ως λύση, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα προέλευσης σε μια βάση δεδομένων της Access και, στη συνέχεια, να συνδεθείτε στη βάση δεδομένων από το Excel. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στην Access από το Excel, ανατρέξτε στη "Βοήθεια του Excel"

Δημιουργία νέου πίνακα με εισαγωγή ή σύνδεση εξωτερικών δεδομένων

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, κάντε κλικ σε μια από τις διαθέσιμες προελεύσεις δεδομένων.

  2. Ακολουθήστε τις οδηγίες των παραθύρων διαλόγου που εμφανίζονται σε κάθε βήμα.

    Η Access δημιουργεί το νέο πίνακα και τον εμφανίζει στο παράθυρο περιήγησης.

Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να πραγματοποιήσετε εισαγωγή ή σύνδεση σε μια λίστα του SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων σε λίστα του SharePoint.

Αρχή της σελίδας

Χρήση μιας υπηρεσίας Web για τη δημιουργία ενός πίνακα

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων σας, ο οποίος να συνδέεται με δεδομένα μιας τοποθεσίας Web που διαθέτει περιβάλλον υπηρεσιών Web.

Σημείωση: Οι πίνακες υπηρεσιών Web είναι μόνο για ανάγνωση.

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, επιλέξτε Περισσότερα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Υπηρεσίες δεδομένων.

  2. Εάν η σύνδεση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε έχει ήδη εγκατασταθεί, προχωρήστε απευθείας στο βήμα 5. Διαφορετικά, συνεχίστε στο επόμενο βήμα.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εγκατάσταση νέας σύνδεσης.

  4. Επιλέξτε το αρχείο σύνδεσης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία σύνδεσης με δεδομένα υπηρεσίας Web, αναπτύξτε τη σύνδεση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  6. Επιλέξτε τον πίνακα με τον οποίο θέλετε να συνδεθείτε. Η Access εμφανίζει τα πεδία στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου.

  7. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το συνδεδεμένο πίνακα στο πλαίσιο Καθορισμός ονόματος σύνδεσης. Η Access θα χρησιμοποιεί αυτό το όνομα για το συνδεδεμένο πίνακα στο παράθυρο περιήγησης.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Η Access δημιουργεί το συνδεδεμένο πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός ιδιοτήτων πίνακα σε μια βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας

Μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες που εφαρμόζονται σε ολόκληρο τον πίνακα ή σε όλες τις εγγραφές.

  1. Επιλέξτε τον πίνακα του οποίου τις ιδιότητες θέλετε να ορίσετε.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  3. Στην καρτέλα "Σχεδίαση", στην ομάδα "Εμφάνιση/Απόκρυψη", κάντε κλικ στο στοιχείο "Φύλλο ιδιοτήτων".

    Ομάδα "Εμφάνιση/Απόκρυψη" στην καρτέλα "Σχεδίαση" στην Access .

  4. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά.

  5. Κάντε κλικ στο πλαίσιο στα αριστερά της ιδιότητας που θέλετε να ορίσετε και κατόπιν εισαγάγετε μια ρύθμιση για την ιδιότητα. Για να δείτε μια λίστα των ιδιοτήτων πίνακα, κάντε κλικ στο στοιχείο Διαθέσιμες ιδιότητες πίνακα.

  6. Πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων "CTRL+S" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

    Χρησιμοποιήστε αυτή την ιδιότητα πίνακα

    Για να

    Εμφάνιση προβολών στην τοποθεσία του SharePoint

    Καθορίσετε εάν οι προβολές που βασίζονται στον πίνακα μπορούν να εμφανίζονται σε μια τοποθεσία του SharePoint.

    Σημείωση: Οι επιδράσεις αυτής της ρύθμισης εξαρτώνται από τη σωστή ρύθμιση της ιδιότητας Εμφάνιση όλων των προβολών στην τοποθεσία SharePoint της βάσης δεδομένων.

    Ανεπτυγμένο δευτερεύον φύλλο δεδομένων

    Αναπτύξετε όλα τα δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων κατά το άνοιγμα του πίνακα.

    Ύψος δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων

    Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε το παράθυρο του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων να αναπτύσσεται για να εμφανίζει όλες τις γραμμές, αφήστε σε αυτή την ιδιότητα την τιμή 0".

    • Εάν θέλετε να ελέγξετε το ύψος του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων, καταχωρήστε το επιθυμητό ύψος σε ίντσες.

    Προσανατολισμός

    Ρυθμίσετε τον προσανατολισμό της προβολής, ανάλογα με τη φορά ανάγνωσης (από τα αριστερά προς τα δεξιά ή από τα δεξιά προς τα αριστερά) της γλώσσας σας.

    Περιγραφή

    Δώσετε μια περιγραφή του πίνακα. Η περιγραφή αυτή θα εμφανίζεται σε συμβουλές εργαλείων για τον πίνακα.

    Προεπιλεγμένη προβολή

    Ορίσετε την προβολή Φύλλου δεδομένων, Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικού Γραφήματος ως προεπιλεγμένη προβολή κατά το άνοιγμα του πίνακα.

    Κανόνας επικύρωσης

    Καταχωρήσετε μια παράσταση, η οποία πρέπει να είναι αληθής κάθε φορά που προσθέτετε ή αλλάζετε μια εγγραφή.

    Κείμενο επικύρωσης

    Καταχωρήσετε ένα μήνυμα που να εμφανίζεται όταν μια εγγραφή παραβιάζει την παράσταση στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης.

    Φίλτρο

    Καθορίσετε κριτήρια για την εμφάνιση μόνο των γραμμών που συμφωνούν στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Κατάταξη κατά

    Επιλέξετε ένα ή περισσότερα πεδία για να καθορίσετε την προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης των γραμμών στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Όνομα δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων

    Καθορίσετε εάν θα εμφανίζεται ένα δευτερεύον φύλλο δεδομένων στην Προβολή φύλλου δεδομένων και, εάν συμβαίνει αυτό, από ποιον πίνακα ή ερώτημα θα προέρχονται οι γραμμές του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων.

    Σύνδεση θυγατρικών πεδίων

    Εμφανίσετε τα πεδία του πίνακα ή του ερωτήματος που χρησιμοποιούνται για το δευτερεύον φύλλο δεδομένων και συμφωνούν με την ιδιότητα Σύνδεση πρωτευόντων πεδίων που έχει καθοριστεί για τον πίνακα.

    Σύνδεση πρωτευόντων πεδίων

    Εμφανίσετε τα πεδία του πίνακα που ταιριάζουν με την ιδιότητα Σύνδεση θυγατρικών πεδίων που έχει καθοριστεί για τον πίνακα.

    Φιλτράρισμα με τη φόρτωση

    Εφαρμόσετε αυτόματα τα κριτήρια φιλτραρίσματος στην ιδιότητα Φίλτρο (επιλέγοντας Ναι) όταν ο πίνακας ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

    "Κατάταξη κατά" με τη φόρτωση

    Εφαρμόσετε αυτόματα τα κριτήρια ταξινόμησης στην ιδιότητα Κατάταξη κατά (επιλέγοντας Ναι) όταν ο πίνακας ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Συμβουλή: Για να έχετε περισσότερο χώρο για την εισαγωγή ή την επεξεργασία μιας ρύθμισης στο πλαίσιο ιδιότητας, πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων "SHIFT+F2" για να εμφανιστεί το πλαίσιο Ζουμ. Εάν ρυθμίζετε την ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης με μια παράσταση και θέλετε βοήθεια για τη δημιουργία της, κάντε κλικ στο Κουμπί "Δόμηση" δίπλα στο πλαίσιο ιδιότητας ValidationRule για να εμφανιστεί η Δόμηση παραστάσεων.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη πεδίου σε πίνακα σε μια βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας της Access

Αποθηκεύετε σε ένα πεδίο κάθε στοιχείο δεδομένων που θέλετε να παρακολουθήσετε. Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα επαφών μπορείτε να δημιουργήσετε πεδία για το Επώνυμο, το Όνομα, τον Αριθμό τηλεφώνου και τη Διεύθυνση. Σε έναν πίνακα προϊόντων μπορείτε να δημιουργήσετε πεδία για το Όνομα προϊόντος, το Αναγνωριστικό προϊόντος και την Τιμή.

Προσπαθήστε να χωρίσετε τα δεδομένα σε όσο το δυνατόν μικρότερα χρήσιμα στοιχεία, πριν δημιουργήσετε πεδία. Είναι πολύ πιο εύκολο να τα συνδυάσετε αργότερα, παρά να τα διαχωρίσετε. Για παράδειγμα, αντί για το πεδίο "Πλήρες όνομα", εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ξεχωριστά ονόματα για το "Επώνυμο" και το "Όνομα". Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να κάνετε πιο εύκολα αναζήτηση ή ταξινόμηση κατά "Όνομα", "Επώνυμο" ή και τα δύο. Εάν σκοπεύετε να αναφέρετε, να ταξινομήσετε, να αναζητήσετε ή να υπολογίσετε ένα στοιχείο δεδομένων, τοποθετήστε το στοιχείο αυτό, μόνο του, σε ένα πεδίο.

Αφού δημιουργήσετε ένα πεδίο, μπορείτε επίσης να ορίσετε ιδιότητες πεδίου για να ελέγξετε την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο στην Access καταχωρώντας δεδομένα σε μια νέα στήλη σε Προβολή φύλλου δεδομένων. Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο καταχωρώντας δεδομένα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εκχωρεί αυτόματα έναν τύπο δεδομένων στο πεδίο βάσει της τιμής που καταχωρήσατε. Εάν η εισαγωγή δεδομένων δεν υποδηλώνει κάποιον άλλο τύπο δεδομένων, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων σε "Κείμενο", αλλά μπορείτε να τον αλλάξετε.

Προσθήκη πεδίου με καταχώρηση δεδομένων

Όταν δημιουργείτε ένα νέο πίνακα ή ανοίγετε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε κάποιο πεδίο στον πίνακα, καταχωρώντας δεδομένα στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου του φύλλου δεδομένων.

Φύλλο δεδομένων στην Access με τη στήλη "Προσθήκη νέου πεδίου"

1. Καταχωρήστε δεδομένα στην κενή στήλη Προσθήκη νέου πεδίου.

Για να προσθέσετε ένα νέο πεδίο:

  1. Δημιουργήστε ή ανοίξτε έναν πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου, εισαγάγετε το όνομα του πεδίου που θέλετε να δημιουργήσετε. Χρησιμοποιήστε ένα περιγραφικό όνομα έτσι, ώστε να είναι ευκολότερη η αναγνώριση του πεδίου.

  3. Καταχωρήστε δεδομένα στο νέο πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου

Αφού δημιουργήσετε ένα πεδίο, μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες πεδίου για να ελέγξετε την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του.

Για παράδειγμα, ορίζοντας ιδιότητες πεδίου, μπορείτε:

  • Να ελέγχετε την εμφάνιση των δεδομένων σε ένα πεδίο

  • Να αποτρέπετε τη λανθασμένη καταχώρηση δεδομένων σε ένα πεδίο

  • Να καθορίζετε προεπιλεγμένες τιμές για ένα πεδίο

  • Να επιταχύνετε την αναζήτηση και την ταξινόμηση σε ένα πεδίο

Μπορείτε να ορίσετε ορισμένες από τις διαθέσιμες ιδιότητες πεδίου ενώ εργάζεστε σε Προβολή φύλλου δεδομένων. Ωστόσο, για να αποκτήσετε πρόσβαση και να ρυθμίσετε όλες τις ιδιότητες πεδίου, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την Προβολή σχεδίασης.

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου στην Προβολή φύλλου δεδομένων

Μπορείτε να μετονομάσετε ένα πεδίο, να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων του, να αλλάξετε την ιδιότητα Μορφή και να τροποποιήσετε ορισμένες από τις υπόλοιπες ιδιότητες ενός πεδίου, ενώ εργάζεστε σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  • Για να ανοίξετε έναν πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων:    Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων στο μενού συντόμευσης.

  • Για να μετονομάσετε ένα πεδίο:    Όταν προσθέτετε ένα πεδίο καταχωρώντας δεδομένα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εκχωρεί αυτόματα ένα γενικό όνομα στο πεδίο. Η Access εκχωρεί το όνομα "Πεδίο1" στο πρώτο νέο πεδίο, "Πεδίο2" στο δεύτερο νέο πεδίο και ούτω καθεξής. Από προεπιλογή, το όνομα ενός πεδίου χρησιμοποιείται ως ετικέτα του πεδίου κάθε φορά που εμφανίζεται, όπως η επικεφαλίδα στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων. Η μετονομασία πεδίων ώστε να έχουν πιο περιγραφικά ονόματα συμβάλλει στην ευκολία χρήσης κατά την προβολή ή την επεξεργασία εγγραφών.

  • Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα του πεδίου που θέλετε να μετονομάσετε (για παράδειγμα, "Πεδίο1").

  • Στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία στήλης.

  • Εισαγάγετε το νέο όνομα στην επικεφαλίδα του πεδίου.

Τα ονόματα των πεδίων μπορούν να περιλαμβάνουν έως και 64 χαρακτήρες (γράμματα ή αριθμούς), συμπεριλαμβανομένων των κενών διαστημάτων.

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο καταχωρώντας δεδομένα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εξετάζει αυτά τα δεδομένα για να προσδιορίσει τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, εάν καταχωρήσετε 1/1/2006, η Access αναγνωρίζει αυτά τα δεδομένα ως ημερομηνία και ορίζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο σε "Ημερομηνία/Ώρα". Εάν η Access δεν μπορεί να προσδιορίσει με βεβαιότητα τον τύπο δεδομένων, τότε ο τύπος δεδομένων ορίζεται από προεπιλογή σε "Κείμενο".

Ο τύπος δεδομένων του πεδίου καθορίζει ποιες άλλες ιδιότητες πεδίου μπορείτε να ορίσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μόνο την ιδιότητα Μόνο προσάρτηση για ένα πεδίο με τύπο δεδομένων "Υπερ-σύνδεση" ή "Υπόμνημα".

Σε κάποιες περιπτώσεις, ενδέχεται να θέλετε να αλλάξετε μη αυτόματα τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε αριθμούς δωματίων που μοιάζουν με ημερομηνίες, όπως 10/2001. Εάν καταχωρήσετε 10/2001 σε ένα νέο πεδίο σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η λειτουργία αυτόματης αναγνώρισης τύπου δεδομένων θα επιλέγει τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα" για το συγκεκριμένο πεδίο. Επειδή οι αριθμοί δωματίων είναι ετικέτες και όχι ημερομηνίες, θα πρέπει να χρησιμοποιούν τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου.

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων.

  2. Στη λίστα Τύπος δεδομένων, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε.

    Εικόνα της Κορδέλας της Access της ομάδας "Τύπος δεδομένων" και "Μορφοποίηση"

Αλλαγή της μορφής ενός πεδίου

Εκτός από τον προσδιορισμό του τύπου δεδομένων για ένα νέο πεδίο, η Access μπορεί επίσης να ορίσει την ιδιότητα Μορφή για το πεδίο, ανάλογα με αυτά που πληκτρολογείτε. Για παράδειγμα, εάν καταχωρήσετε 10:50 π.μ., η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων σε "Ημερομηνία/Ώρα" και την ιδιότητα Μορφή σε "Ενδιάμεση ώρα". Για να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο την ιδιότητα Μορφή ενός πεδίου, κάντε τα εξής:

  1. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων.

  2. Στη λίστα Μορφή, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, καταχωρήστε τη μορφή που θέλετε.

    Σημείωση: Η λίστα Μορφή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη για ορισμένα πεδία (για παράδειγμα, "Κείμενο"), ανάλογα με τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

Ορισμός άλλων ιδιοτήτων πεδίου

  1. Σε Προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε κλικ στο πεδίο για το οποίο θέλετε να ορίσετε την ιδιότητα.

  2. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, επιλέξτε τις ιδιότητες που επιθυμείτε.

    Εικόνα της Κορδέλας της Access της ομάδας "Τύπος δεδομένων" και "Μορφοποίηση"

Αρχή της σελίδας

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου

Μπορείτε να ορίσετε μια ιδιότητα πεδίου ανοίγοντας τον πίνακα σε Προβολή σχεδίασης.

  • Για να ανοίξετε έναν πίνακα σε προβολή σχεδίασης   : Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

  • Για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου   : Εντοπίστε το όνομα πεδίου για το οποίο θέλετε να ορίσετε τον τύπο δεδομένων, κάντε κλικ στο πεδίο Τύπος δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα.

  • Για να ορίσετε άλλες ιδιότητες πεδίου   : Στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, επιλέξτε το πεδίο για το οποίο θέλετε να ορίσετε ιδιότητες. Στο τμήμα παραθύρου Ιδιότητες πεδίου, εισαγάγετε τις ρυθμίσεις που θέλετε για κάθε ιδιότητα. Πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων "CTRL+S" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

    Σημείωση:  Οι ιδιότητες που μπορείτε να ρυθμίσετε εξαρτώνται από τον τύπο δεδομένων του πεδίου αυτού.

Αρχή της σελίδας

Αποθήκευση ενός πίνακα

Αφού δημιουργήσετε ή τροποποιήσετε έναν πίνακα, θα πρέπει να αποθηκεύσετε τη σχεδίασή του σε μια βάση δεδομένων υπολογιστή. Όταν αποθηκεύετε έναν πίνακα για πρώτη φορά, δώστε ένα όνομα που περιγράφει τα δεδομένα που περιέχει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έως 64 αλφαριθμητικούς χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων των κενών διαστημάτων. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε έναν πίνακα "Πελάτες", "Απόθεμα ανταλλακτικών" ή "Προϊόντα".

Η Access σάς παρέχει μεγάλη ευελιξία όσον αφορά την ονομασία των πινάκων. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί που πρέπει να γνωρίζετε. Ένα όνομα πίνακα μπορεί να αποτελείται από έως 64 χαρακτήρες και μπορεί να περιλαμβάνει οποιονδήποτε συνδυασμό γραμμάτων, αριθμών, κενών διαστημάτων και ειδικών χαρακτήρων εκτός από τελεία (.), θαυμαστικό (!), αγκύλες ([]), αρχικό κενό διάστημα, αρχικό σύμβολο ισότητας (=) ή μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες, όπως χαρακτήρα επαναφοράς. Επίσης, το όνομα δεν μπορεί να περιέχει κανέναν από τους ακόλουθους χαρακτήρες:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Συμβουλή: Θα πρέπει να αποφασίσετε σχετικά με τους κανόνες ονοματοθεσίας για τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων σας και να τους χρησιμοποιείτε με συνέπεια.

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πατήστε τον συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl + S".

  2. Εάν αποθηκεύετε τον πίνακα για πρώτη φορά, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×