Εισαγωγή στους πίνακες

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Όταν χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σας σε πίνακες, λίστες με βάση το θέμα που περιέχουν δεδομένα σε εγγραφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα επαφών για να αποθηκεύσετε μια λίστα με ονόματα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμούς τηλεφώνου.

Σε αυτό το άρθρο παρέχει μια επισκόπηση των πινάκων στο Microsoft Access 2010 και παρουσιάζει τις δυνατότητες καταργηθούν ή νέο πίνακα. Σε αυτό το άρθρο εξηγεί επίσης πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα, πώς μπορείτε να προσθέσετε πεδία σε έναν πίνακα, πώς μπορείτε να ορίσετε έναν πίνακα πρωτεύον κλειδί και πώς μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες πεδίου και πίνακα.

Πρέπει να αρχίσετε το σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων, σχεδιάζοντας όλους τους πίνακές της και αποφασίζοντας σχετικά με το πώς αυτοί οι πίνακες θα συσχετίζονται μεταξύ τους. Προτού δημιουργήσετε έναν πίνακα, πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά τις απαιτήσεις σας και να προσδιορίσετε όλους τους πίνακες που χρειάζεστε. Για την εισαγωγή στο σχεδιασμό και τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων και στις συνδέσεις της ενότητας Δείτε επίσης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η προβολή σχεδίασης δεν είναι διαθέσιμη για πίνακες Web. Αντί για αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυνατότητες σχεδίασης που τώρα περιλαμβάνονται στην προβολή φύλλου δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων Web, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία βάσης δεδομένων για κοινή χρήση στο Web.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Προδιαγραφές πινάκων

Τι νέο υπάρχει

Δημιουργία νέου πίνακα

Ορισμός του πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα

Ορισμός ιδιοτήτων ενός πίνακα

Προσθήκη πεδίου σε πίνακα

Δημιουργία ενός πεδίου υπολογισμού

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου

Επισκόπηση

Ο πίνακας είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση πληροφοριών σχετικά με συγκεκριμένο θέμα, όπως είναι οι υπάλληλοι ή τα προϊόντα. Ο πίνακας αποτελείται από εγγραφές και πεδία.

Κάθε εγγραφή περιέχει δεδομένα σχετικά με μια εμφάνιση του θέματος του πίνακα, όπως για παράδειγμα, ένας συγκεκριμένος υπάλληλος. Η εγγραφή αποκαλείται συνήθως γραμμή ή εμφάνιση.

Κάθε πεδίο περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα στοιχείο του θέματος του πίνακα, όπως το μικρό όνομα ή η ηλεκτρονική διεύθυνση. Το πεδίο αποκαλείται συνήθως στήλη ή ιδιότητα.

Μια εγγραφή αποτελείται από τιμές πεδίου, όπως Contoso, Ltd. ή someone@example.com. Η τιμή πεδίου αποκαλείται συνήθως δεδομένο.

Πίνακας "Πελάτες" της Access που δείχνει τη διάταξη των εγγραφών και των πεδίων

1. Μια εγγραφή

2. Ένα πεδίο

3. Μια τιμή πεδίου

Μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει πολλούς πίνακες, καθένας εκ των οποίων έχει αποθηκευμένες πληροφορίες για ένα διαφορετικό θέμα. Ο κάθε πίνακας μπορεί να περιέχει πολλά πεδία δεδομένων διαφορετικού τύπου, όπως κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες και υπερ-συνδέσεις.

Εξωτερικά δεδομένα

Μπορείτε να συνδεθείτε με ποικιλία εξωτερικών προελεύσεων δεδομένων, όπως άλλες βάσεις δεδομένων, αρχεία κειμένου και βιβλία εργασίας του Excel. Όταν συνδέεστε με εξωτερικά δεδομένα, η Access χρησιμοποιεί τη σύνδεση σαν να πρόκειται για πίνακα. Ανάλογα με την εξωτερική προέλευση των δεδομένων και τον τρόπο με τον οποίο δημιουργείτε τη σύνδεση, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα στο συνδεδεμένο πίνακα και να δημιουργήσετε σχέσεις που περιλαμβάνουν το συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, δεν μπορείτε να αλλάξετε το σχεδιασμό των εξωτερικών δεδομένων χρησιμοποιώντας τη σύνδεση.

Ιδιότητες πινάκων και πεδίων

Οι πίνακες και τα πεδία έχουν ιδιότητες που μπορείτε να ρυθμίσετε για τον έλεγχο των χαρακτηριστικών ή της συμπεριφοράς τους.

Φύλλα ιδιοτήτων πινάκων και πεδίων
Ένας πίνακας σε Προβολή σχεδίασης.

1. Ιδιότητες πίνακα

2. Ιδιότητες πεδίων

Σε μια βάση δεδομένων της Access, οι ιδιότητες ενός πίνακα είναι τα χαρακτηριστικά του πίνακα που επηρεάζουν την εμφάνιση ή τη συμπεριφορά του πίνακα συνολικά. Οι ιδιότητες ενός πίνακα ορίζονται στο φύλλο ιδιοτήτων του πίνακα, σε Προβολή σχεδίασης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε την ιδιότητα Προεπιλεγμένη προβολή ενός πίνακα για να καθορίσετε τον προεπιλεγμένο τρόπο εμφάνισης του πίνακα.

Μια ιδιότητα πεδίου ισχύει για ένα συγκεκριμένο πεδίο σε έναν πίνακα και καθορίζει ένα από τα χαρακτηριστικά του πεδίου ή μια πτυχή της συμπεριφοράς του πεδίου. Μπορείτε να ορίσετε ορισμένες ιδιότητες πεδίου στην προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε οποιαδήποτε ιδιότητα πεδίου στην προβολή σχεδίασης χρησιμοποιώντας το παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

Τύποι δεδομένων

Κάθε πεδίο διαθέτει έναν τύπο δεδομένων. Ο τύπος δεδομένων του πεδίου υποδεικνύει το είδος των δεδομένων που αποθηκεύει το πεδίο, όπως μεγάλες ποσότητες κειμένου ή συνημμένα αρχεία.

Ρύθμιση τύπου δεδομένων

Ο τύπος δεδομένων αποτελεί μια ιδιότητα πεδίου, αλλά διαφέρει από τις υπόλοιπες ιδιότητες πεδίου στα εξής:

  • Ο τύπος δεδομένων του πεδίου ορίζεται στο πλέγμα σχεδίασης του πίνακα και όχι στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

  • Ο τύπος δεδομένων του πεδίου καθορίζει ποιες άλλες ιδιότητες διαθέτει το πεδίο.

  • Πρέπει να ορίσετε τον τύπο δεδομένων του πεδίου κατά τη δημιουργία του πεδίου.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο στην Access εισάγοντας δεδομένα σε μια νέα στήλη στην προβολή φύλλου δεδομένων. Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο εισάγοντας δεδομένα στην προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εκχωρεί αυτόματα έναν τύπο δεδομένων στο πεδίο, με βάση την τιμή που εισάγετε. Εάν τα δεδομένα που εισάγετε δεν υποδηλώνουν άλλο τύπο δεδομένων, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Εάν χρειάζεται, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων χρησιμοποιώντας την Κορδέλα, που είναι μέρος του νέου περιβάλλοντος εργασίας χρήστη Microsoft Office Fluent.

Παραδείγματα αυτόματης αναγνώρισης του τύπου δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας δείχνει τον τρόπο λειτουργίας της αυτόματης αναγνώρισης του τύπου των δεδομένων στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

If you enter:

Office Access 2007 creates a field with a data type of:

Γιάννης

Κείμενο

http://www.contoso.com

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε έγκυρο πρόσθεμα πρωτοκόλλου Internet. Για παράδειγμα, τα http://, https://, και mailto: είναι έγκυρα προθέματα.

Hyperlink

1

Number, Long Integer

50.000

Αριθμός (ακέραιος μεγάλου μήκους)

50.000,99

Αριθμός (διπλής ακρίβειας)

50000,389

Number, Double

12/67

The date and time formats recognized are those of your user locale.

Ημερομηνία/ώρα

Δεκέμβριος 31, 2006

Ημερομηνία/ώρα

10:50:23

Ημερομηνία/ώρα

10:50 πμ

Ημερομηνία/ώρα

17:50

Ημερομηνία/ώρα

12,50 €

Το νομισματικό σύμβολο που αναγνωρίζεται καθορίζεται από τις τοπικές ρυθμίσεις του χρήστη.

Νομισματική μονάδα

21,75

Αριθμός (διπλής ακρίβειας)

123,00%

Αριθμός (διπλής ακρίβειας)

3,46E+03

Αριθμός (διπλής ακρίβειας)

Σχέσεις πινάκων

Παρόλο που κάθε πίνακας αποθηκεύει δεδομένα σχετικά με ένα διαφορετικό θέμα, οι πίνακες μιας βάσης δεδομένων συνήθως αποθηκεύουν δεδομένα για θέματα που έχουν σχέση μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει:

  • Έναν πίνακα πελατών που αναγράφει τους πελάτες της εταιρείας σας και τις διευθύνσεις τους.

  • Έναν πίνακα προϊόντων που αναγράφει τα προϊόντα που εμπορεύεστε, μαζί με τις τιμές και τις εικόνες για κάθε στοιχείο.

  • Έναν πίνακα παραγγελιών που παρακολουθεί τις παραγγελίες των πελατών.

Επειδή αποθηκεύετε δεδομένα σχετικά με διαφορετικά θέματα σε ξεχωριστούς πίνακες, χρειάζεται κάποιος τρόπος σύνδεσης των δεδομένων προκειμένου να μπορείτε να συνδυάζετε εύκολα σχετικά δεδομένα από αυτούς τους ξεχωριστούς πίνακες. Για να συνδέσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικούς πίνακες, μπορείτε να δημιουργήσετε σχέσεις. Η σχέση είναι μια λογική σύνδεση ανάμεσα σε δύο πίνακες, η οποία καθορίζει τα κοινά στοιχεία των πινάκων.

Κλειδιά

Τα πεδία που αποτελούν μέρος των σχέσεων μεταξύ πινάκων, ονομάζονται κλειδιά. Το κλειδί συνήθως αποτελείται από ένα πεδίο, αλλά μπορεί να αποτελείται και από περισσότερα από ένα πεδία. Υπάρχουν δύο είδη κλειδιών:

  • Πρωτεύον κλειδί    Ένας πίνακας μπορεί να έχει μόνο ένα πρωτεύον κλειδί. Ένα πρωτεύον κλειδί αποτελείται από ένα ή περισσότερα πεδία που προσδιορίζουν μοναδικά κάθε εγγραφή που αποθηκεύετε στον πίνακα. Συχνά, υπάρχει ένας μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός, όπως ένας αριθμός αναγνωριστικού, ένας σειριακός αριθμός ή ένας κωδικός, που λειτουργεί ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα "Πελάτες", όπου κάθε πελάτης έχει έναν μοναδικό αριθμό αναγνωριστικού πελάτη. Το πεδίο αναγνωριστικού πελάτη είναι το πρωτεύον κλειδί του πίνακα "Πελάτες". Όταν ένα πρωτεύον κλειδί περιέχει περισσότερα από ένα πεδία, συνήθως αποτελείται από προϋπάρχοντα πεδία τα οποία, όταν συνδυαστούν, παρέχουν μοναδικές τιμές. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό του επωνύμου, του ονόματος και της ημερομηνίας γέννησης ως το πρωτεύον κλειδί για έναν πίνακα που αφορά άτομα.

  • Εξωτερικό κλειδί    Ένας πίνακας μπορεί επίσης να έχει ένα ή περισσότερα εξωτερικά κλειδιά. Ένα εξωτερικό κλειδί περιέχει τιμές που αντιστοιχούν στις τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού ενός άλλου πίνακα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα "Παραγγελίες" όπου κάθε παραγγελία έχει έναν αριθμό αναγνωριστικού πελάτη που αντιστοιχεί σε μια εγγραφή σε έναν πίνακα "Πελάτες". Το πεδίο αναγνωριστικού πελάτη είναι ένα εξωτερικό κλειδί του πίνακα "Παραγγελίες".

Η αντιστοίχιση των τιμών μεταξύ των πεδίων κλειδιού αποτελεί τη βάση μιας σχέσης πινάκων. Η σχέση πινάκων χρησιμοποιείται για το συνδυασμό δεδομένων από πίνακες που έχουν σχέση μεταξύ τους. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα "Πελάτες" και έναν πίνακα "Παραγγελίες". Στον πίνακα "Πελάτες", κάθε εγγραφή χαρακτηρίζεται από το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού, δηλ. από το πεδίο του αναγνωριστικού.

Για το συσχετισμό κάθε παραγγελίας με έναν πελάτη, προσθέτετε στον πίνακα "Παραγγελίες" ένα πεδίο εξωτερικού κλειδιού, το οποίο αντιστοιχεί στο πεδίο αναγνωριστικού αριθμού του πίνακα "Πελάτες". Στη συνέχεια, δημιουργείτε μια σχέση ανάμεσα στα δύο κλειδιά. Όταν προσθέτετε μια εγγραφή στον πίνακα "Παραγγελίες", χρησιμοποιείτε μια τιμή για το αναγνωριστικό πελάτη που προέρχεται από τον πίνακα "Πελάτες". Κάθε φορά που θέλετε να προβάλετε οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με τον πελάτη μιας παραγγελίας, χρησιμοποιείτε τη σχέση για να προσδιορίσετε τα δεδομένα του πίνακα "Πελάτες" που αντιστοιχούν σε κάθε εγγραφή του πίνακα "Παραγγελίες".

Μια σχέση πινάκων της Access που εμφανίζεται στο παράθυρο "Σχέσεις"
Μια σχέση πινάκων, όπως εμφανίζεται στο παράθυρο "Σχέσεις".

1. Ένα πρωτεύον κλειδί, που προσδιορίζεται από το εικονίδιο κλειδιού δίπλα στο όνομα πεδίου.

2. Ένα εξωτερικό κλειδί — παρατηρήστε την απουσία του εικονιδίου κλειδιού.

Πλεονεκτήματα που προκύπτουν από τη χρήση σχέσεων

Η διατήρηση των δεδομένων σε ξεχωριστούς πίνακες που συνδέονται μεταξύ τους, έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

  • Συνέπεια    Επειδή κάθε στοιχείο δεδομένων εγγράφεται μόνο μία φορά σε ένα μόνο πίνακα, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες για ασάφεια ή ασυνέπεια. Για παράδειγμα, αποθηκεύετε το όνομα του πελάτη μόνο μία φορά, σε έναν πίνακα για τους πελάτες και δεν το αποθηκεύετε επανειλημμένα (και ενδεχομένως με ασυνέπειες) σε έναν πίνακα που περιέχει δεδομένα παραγγελιών.

  • Αποτελεσματικότητα    Όταν εγγράφετε δεδομένα σε ένα μόνο μέρος, χρησιμοποιείτε λιγότερο χώρο στο δίσκο. Επιπλέον, ένας μικρότερος πίνακας συνήθως παρέχει δεδομένα πιο γρήγορα από ένα μεγαλύτερο πίνακα. Τέλος, εάν δεν χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς πίνακες για διαφορετικά θέματα, θα εισάγετε μηδενικές τιμές (απουσία δεδομένων) και επαναλήψεις.Και στις δύο περιπτώσεις, ενδέχεται να σπαταλιέται χώρος και να παρεμποδίζεται η επίδοση.

  • Σαφήνεια    Ο σχεδιασμός μιας βάσης δεδομένων είναι πιο κατανοητός εάν τα θέματα είναι κατάλληλα χωρισμένα σε πίνακες.

Συμβουλή: Σχεδιάστε τους πίνακές σας λαμβάνοντας υπόψη τις σχέσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό αναζήτησης" για να δημιουργήσετε ένα πεδίο εξωτερικού κλειδιού, όταν υπάρχει ήδη ο πίνακας που περιλαμβάνει το αντίστοιχο πρωτεύον κλειδί. Ο "Οδηγός αναζήτησης" δημιουργεί τις σχέσεις για εσάς.

Αρχή της σελίδας

Προδιαγραφές πινάκων

Στο Access 2010, ένας πίνακας έχει τα ακόλουθα όρια πρακτική:

Χαρακτηριστικό

Μέγιστο

Αριθμός χαρακτήρων σε ένα όνομα πίνακα

64

Αριθμός χαρακτήρων σε ένα όνομα πεδίου

64

Αριθμός πεδίων σε έναν πίνακα

255

Αριθμός ανοιχτών πινάκων

2048. Το όριο αυτό περιλαμβάνει πίνακες που ανοίγονται εσωτερικά από την Access

Μέγεθος πίνακα

2 gigabyte μείον τον απαιτούμενο χώρο για τα αντικείμενα συστήματος

Αριθμός χαρακτήρων σε ένα πεδίο κειμένου

255

Αριθμός χαρακτήρων σε ένα πεδίο υπομνήματος

65.535 όταν εισάγετε δεδομένα μέσω του περιβάλλοντος εργασίας,
2 Gbyte του χώρου αποθήκευσης χαρακτήρων κατά την εισαγωγή δεδομένων με προγραμματισμό.

Μέγεθος ενός πεδίου αντικειμένου OLE

1 Gbyte

Αριθμός ευρετηρίων σε έναν πίνακα

32

Αριθμός πεδίων σε ένα ευρετήριο

10

Αριθμός χαρακτήρων σε ένα μήνυμα επικύρωσης

255

Αριθμός χαρακτήρων σε έναν κανόνα επικύρωσης

2.048

Αριθμός χαρακτήρων σε μια περιγραφή πίνακα ή πεδίου

255

Αριθμός χαρακτήρων σε μια εγγραφή (εξαιρούνται τα πεδία υπομνήματος και αντικειμένου OLE) όταν η ιδιότητα "Συμπίεση Unicode" των πεδίων έχει οριστεί στην τιμή "Ναι"

4.000

Αριθμός χαρακτήρων σε μια ρύθμιση ιδιότητας πεδίου

255

Αρχή της σελίδας

Τι νέο υπάρχει

Διαφορές σε σχέση με την Access 2007

Δημιουργία ενός πίνακα σε Access 2010 είναι μια διαδικασία παρόμοια με τη δημιουργία ενός πίνακα στην Access 2007. Ωστόσο, στο Access 2010 υπάρχουν μερικές νέες δυνατότητες που σχετίζονται με τους πίνακες:

  • Μακροεντολές δεδομένων    Μπορείτε τώρα να επισυνάψετε μακροεντολές σε συμβάντα σε πίνακες, η οποία σας επιτρέπει να εκτελείτε ενέργειες κάθε φορά που είναι τροποποίησης, που έχει εισαχθεί ή διαγραφεί μια εγγραφή. Αυτές οι μακροεντολές μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επικύρωση δεδομένων ή να εκτελέσετε έναν υπολογισμό, για παράδειγμα.

  • Τύπος δεδομένων υπολογισμού    Αυτός ο νέος τύπος δεδομένων σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα πεδίο που βασίζεται σε έναν υπολογισμό από άλλα πεδία στον ίδιο πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο αθροίσματος γραμμής που περιέχει το γινόμενο της ποσότητας πεδίου και ένα πεδίο τιμή μονάδας. Στη συνέχεια, εάν ενημερώνετε το πεδίο Ποσότητα ή την τιμή μονάδας, το σύνολο γραμμής ενημερώνεται αυτόματα.

  • Συνδεσιμότητα υπηρεσίας Web    Εκτός από τη σύνδεση με εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων όπως βιβλία εργασίας του Excel και λίστες του SharePoint, μπορείτε τώρα να συνδεθείτε με δεδομένα σε τοποθεσίες Web που παρέχουν περιβάλλον υπηρεσιών Web. Για παράδειγμα, μπορεί να συνδέετε σε δεδομένα στην τοποθεσία Web ένα κατάστημα και, στη συνέχεια, δημιουργήστε τη δική σας εφαρμογή για την προβολή προϊόντα ή προετοιμασία παραγγελίες.

  • Πίνακα και πρότυπα πεδίων αντικαθίστανται από μοντέλα    Access 2007 εισάγονται πρότυπα πίνακα και πρότυπα πεδίων. Πρότυπα πίνακα ήταν κενή πίνακες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε νέους πίνακες, ενσωματωμένος είναι συμβατά με αυτές τις ενσωματωμένες λίστες υπηρεσιών Windows SharePoint Services:

    • Επαφές

    • Εργασίες

    • Θέματα

    • Συμβάντα

    • Πάγια

      Σε Access 2010, θα χρησιμοποιήσετε μοντέλα όταν θέλετε να προσθέσετε προ-δομημένες τμήματα στη βάση δεδομένων σας. Μοντέλα μπορούν να περιλαμβάνουν τους πίνακες και, επίσης, να συμπεριλάβετε άλλα είδη των αντικειμένων βάσης δεδομένων, όπως ερωτήματα και φορμών.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το θέμα αυτό δεν εξηγεί τα μοντέλα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε επίσης.

Διαφορές σε σχέση με την Access 2003

  • Μοντέλα έχετε αντικαταστήσει τον Οδηγό πινάκων    Στις εκδόσεις της Access παλαιότερη από το 2007, χρησιμοποιούσατε τον Οδηγό πινάκων για να δημιουργήσετε γρήγορα έναν πίνακα με απάντησης σε μερικές ερωτήσεις. Στην Access 2007, τον Οδηγό πινάκων αντικαταστάθηκε από τα πρότυπα πινάκων και πεδίων. Στο Access 2010, μοντέλα αντικαταστήστε τα πρότυπα πινάκων και πεδίων.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το θέμα αυτό δεν εξηγεί τα μοντέλα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε επίσης.

  • Δημιουργία φύλλου δεδομένων     Τώρα, μπορείτε να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε πινάκων και πεδίων ενώ εργάζεστε σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία νέου πίνακα

Δημιουργήστε ένα νέο πίνακα εάν διαθέτετε μια νέα προέλευση δεδομένων που δεν ανήκει σε κανέναν από τους υπάρχοντες πίνακές σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα με τη δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων, με την εισαγωγή ενός πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή με εισαγωγή ή σύνδεση σε έναν πίνακα από μια άλλη προέλευση δεδομένων — όπως ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel, ένα έγγραφο του Microsoft Office Word, ένα αρχείο κειμένου, μια υπηρεσία Web ή μια άλλη βάση δεδομένων. Όταν δημιουργείτε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, ένα νέο, κενό πίνακα εισάγεται αυτόματα για εσάς. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα του πίνακα για να καθορίσετε τα πεδία σας.

Τι θέλετε να κάνετε;

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων

  1. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τη νέα βάση δεδομένων.

  3. Για να περιηγηθείτε σε μια άλλη θέση για την αποθήκευση της βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    Η νέα βάση δεδομένων ανοίγει και ένας νέος πίνακας με ονομασία Πίνακας1 δημιουργείται και ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

  1. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο, καταδείξτε την επιλογή Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν η βάση δεδομένων που αναζητάτε βρίσκεται κάτω από το στοιχείο Πρόσφατες βάσεις δεδομένων, κάντε κλικ στη βάση δεδομένων σε αυτή τη λίστα.

      -ή-

    • Εάν η βάση δεδομένων που αναζητάτε δεν βρίσκεται κάτω από το στοιχείο Πρόσφατες βάσεις δεδομένων, στο στοιχείο Άνοιγμα εγγράφου, κάντε κλικ στην επιθυμητή επιλογή.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, επιλέξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  3. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας.

    Στη βάση δεδομένων εισάγεται ένας νέος πίνακας, ο οποίος ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή ή σύνδεση για τη δημιουργία ενός πίνακα

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα εισάγοντας ή συνδέοντας δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλο σημείο. Μπορείτε να εισαγάγετε ή να συνδέσετε δεδομένα που βρίσκονται σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, μια λίστα των υπηρεσιών Windows SharePoint Services, ένα αρχείο XML, μια άλλη βάση δεδομένων της Access, ένα φάκελο του Microsoft Office Outlook και άλλα.

Όταν κάνετε εισαγωγή δεδομένων, δημιουργείτε ένα αντίγραφο των δεδομένων σε ένα νέο πίνακα της τρέχουσας βάσης δεδομένων. Τυχόν επόμενες αλλαγές στην προέλευση δεδομένων δεν θα έχουν καμία επίδραση στα δεδομένα που έχουν εισαχθεί και οι αλλαγές στα δεδομένα που εισάγονται δεν επηρεάζουν τα δεδομένα προέλευσης. Μετά τη σύνδεση με μια προέλευση δεδομένων και την εισαγωγή των δεδομένων της, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί, χωρίς να χρειαστεί να συνδεθείτε με την προέλευση. Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση ενός πίνακα που έχει εισαχθεί.

Όταν συνδέεστε με δεδομένα, δημιουργείτε ένα συνδεδεμένο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων, ο οποίος είναι μια "ζωντανή" σύνδεση προς τις υπάρχουσες πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες κάπου αλλού. Όταν αλλάζετε τα δεδομένα σε ένα συνδεδεμένο πίνακα, τα αλλάζετε στην προέλευση. Κάθε φορά που συμβαίνουν αλλαγές στην προέλευση, η αλλαγή αυτή εμφανίζεται στο συνδεδεμένο πίνακα. Πρέπει να μπορείτε να συνδέεστε στην προέλευση δεδομένων κάθε φορά που χρησιμοποιείτε ένα συνδεδεμένο πίνακα. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση ενός συνδεδεμένου πίνακα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας ένα συνδεδεμένο πίνακα. Ως λύση, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα προέλευσης σε μια βάση δεδομένων της Access και, στη συνέχεια, να συνδεθείτε στη βάση δεδομένων από το Excel. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση στην Access από το Excel, πραγματοποιήστε αναζήτηση στη Βοήθεια του Excel ή ανατρέξτε στις συνδέσεις της ενότητας Δείτε επίσης.

Δημιουργία νέου πίνακα με εισαγωγή ή σύνδεση εξωτερικών δεδομένων

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, κάντε κλικ σε μια από τις διαθέσιμες προελεύσεις δεδομένων.

  2. Ακολουθήστε τις οδηγίες των παραθύρων διαλόγου που εμφανίζονται σε κάθε βήμα.

    Η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα και τον εμφανίζει στο παράθυρο περιήγησης.

Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ή να συνδέσετε μια λίστα του SharePoint, χρησιμοποιώντας μια εντολή στην καρτέλα Δημιουργία.

Αρχή της σελίδας

Χρήση μιας τοποθεσίας SharePoint για τη δημιουργία ενός πίνακα

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων που εισάγονται από ή σας συνδέσεις σε μια λίστα του SharePoint. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια νέα λίστα του SharePoint, χρησιμοποιώντας ένα προκαθορισμένο πρότυπο. Τα προκαθορισμένα πρότυπα στην Access 2010 περιλαμβάνουν επαφές, εργασίες, θέματα και συμβάντα.

  1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστες του SharePoint.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Δημιουργία μιας λίστας SharePoint που βασίζεται σε ένα πρότυπο

      1. Κάντε κλικ σε μία από τις επιλογές Επαφές, Εργασίες, Θέματα ή Συμβάντα.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας λίστας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL για την τοποθεσία του SharePoint στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα.

      3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα λίστα και την περιγραφή της στα πλαίσια Καθορίστε όνομα για τη νέα λίστα και Περιγραφή.

      4. Για να ανοίξετε τον συνδεδεμένο πίνακα αφού δημιουργηθεί, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα της λίστας μετά την ολοκλήρωση (επιλεγμένο από προεπιλογή).

    • Δημιουργία νέας, προσαρμοσμένης λίστας

      1. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμοσμένο.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας λίστας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL για την τοποθεσία του SharePoint στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα.

      3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα λίστα και την περιγραφή της στα πλαίσια Καθορίστε όνομα για τη νέα λίστα και Περιγραφή.

      4. Για να ανοίξετε τον συνδεδεμένο πίνακα αφού δημιουργηθεί, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα της λίστας μετά την ολοκλήρωση (επιλεγμένο από προεπιλογή).

    • Εισαγωγή δεδομένων από μια υπάρχουσα λίστα

      1. Κάντε κλικ στην επιλογή Υπάρχουσα λίστα του SharePoint.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας του SharePoint που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε.

      3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

      4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε λίστα του SharePoint από την οποία θέλετε να κάνετε εισαγωγή.

    • Σύνδεση με υπάρχουσα λίστα

      1. Κάντε κλικ στην επιλογή Υπάρχουσα λίστα του SharePoint.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Τοποθεσία του SharePoint, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας του SharePoint που περιέχει τη λίστα, με την οποία θέλετε να συνδεθείτε.

      3. Κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της δημιουργίας ενός συνδεδεμένου πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε λίστα του SharePoint, με την οποία θέλετε να κάνετε σύνδεση.

Αρχή της σελίδας

Χρήση μιας υπηρεσίας Web για τη δημιουργία ενός πίνακα

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων σας, ο οποίος να συνδέεται με δεδομένα μιας τοποθεσίας Web που διαθέτει περιβάλλον υπηρεσιών Web.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Οι πίνακες υπηρεσιών Web είναι μόνο για ανάγνωση.

  1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή s Υπηρεσία δεδομένων.

  2. Εάν η σύνδεση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε έχει ήδη εγκατασταθεί, προχωρήστε απευθείας στο βήμα 5. Διαφορετικά, συνεχίστε στο επόμενο βήμα.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εγκατάσταση νέας σύνδεσης.

  4. Επιλέξτε το αρχείο σύνδεσης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία σύνδεσης με δεδομένα υπηρεσίας Web, αναπτύξτε τη σύνδεση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  6. Επιλέξτε τον πίνακα με τον οποίο θέλετε να συνδεθείτε.

    Η Access εμφανίζει τα πεδία στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου.

  7. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το συνδεδεμένο πίνακα στο πλαίσιο Καθορισμός ονόματος σύνδεσης. Η Access θα χρησιμοποιεί αυτό το όνομα για το συνδεδεμένο πίνακα στο παράθυρο περιήγησης.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η Access δημιουργεί το συνδεδεμένο πίνακα.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός του πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα

Πρέπει να ορίσετε ένα πρωτεύον κλειδί για τον πίνακα προκειμένου να έχετε τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

  • Η Access δημιουργεί αυτόματα ένα ευρετήριο για το πρωτεύον κλειδί, το οποίο βοηθά στη βελτίωση της απόδοσης της βάσης δεδομένων.

  • Η Access διασφαλίζει ότι κάθε εγγραφή έχει μια τιμή στο πρωτεύον κλειδί.

  • Επίσης, η Access εξασφαλίζει ότι κάθε τιμή στο πεδίο κλειδιού είναι μοναδική. Η μοναδικότητα των τιμών είναι κρίσιμης σημασίας, επειδή διαφορετικά δεν υπάρχει τρόπος αξιόπιστης διάκρισης μιας συγκεκριμένης εγγραφής από άλλες εγγραφές.

Όταν δημιουργείτε ένα νέο πίνακα στην Προβολή φύλλου δεδομένων, η Access δημιουργεί αυτόματα ένα πρωτεύον κλειδί για λογαριασμό σας και του ορίζει ένα όνομα πεδίου αναγνωριστικού και τον τύπο δεδομένων Αυτόματη Αρίθμηση.

Στην Προβολή σχεδίασης, μπορείτε να αλλάξετε ή να καταργήσετε το πρωτεύον κλειδί ή να ορίσετε πρωτεύον κλειδί σε έναν πίνακα που δεν έχει ακόμα τέτοιο κλειδί.

Καθορισμός των πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν ως πρωτεύον κλειδί

Μερικές φορές, ενδέχεται να έχετε ήδη δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, ενδέχεται να διαθέτετε υπάρχοντες αναγνωριστικούς αριθμούς για τους υπαλλήλους σας. Εάν δημιουργήσετε έναν πίνακα για την παρακολούθηση των πληροφοριών των υπαλλήλων, ενδέχεται να αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε το υπάρχον αναγνωριστικό υπαλλήλου ως πρωτεύον κλειδί για τον πίνακα. Εναλλακτικά, ίσως το αναγνωριστικό κάθε υπαλλήλου να είναι μοναδικό μόνο σε συνδυασμό με το αναγνωριστικό τμήματος, οπότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε και τα δύο πεδία μαζί ως πρωτεύον κλειδί. Ένα καλός υποψήφιος για πρωτεύον κλειδί διαθέτει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

  • Κάθε εγγραφή έχει μοναδική τιμή για το πεδίο ή το συνδυασμό των πεδίων.

  • Το πεδίο ή ο συνδυασμός των πεδίων ποτέ δεν είναι κενό ή null — υπάρχει πάντα μια τιμή.

  • Οι τιμές δεν αλλάζουν.

Εάν δεν υπάρχουν κατάλληλα δεδομένα για χρήση ως πρωτεύον κλειδί, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο που θα χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί. Όταν δημιουργείτε ένα νέο πεδίο για χρήση ως πρωτεύον κλειδί, ορίστε τον τύπο δεδομένων του πεδίου σε Αυτόματη Αρίθμηση για να διασφαλίσετε ότι πληρούνται τα τρία χαρακτηριστικά που αναφέρθηκαν στην προηγούμενη λίστα.

Ορισμός ή αλλαγή του πρωτεύοντος κλειδιού

  1. Επιλέξτε τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να ορίσετε ή να αλλάξετε το πρωτεύον κλειδί.

  2. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  3. Στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, επιλέξτε το πεδίο ή τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί.

    Για να επιλέξετε ένα πεδίο, επιλέξτε τον επιλογέα γραμμής για το πεδίο που θέλετε.

    Για να επιλέξετε περισσότερα από ένα πεδία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο δείκτη επιλογής γραμμής κάθε πεδίου.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Πρωτεύον κλειδί.

    Ομάδα 'Εργαλεία' της καρτέλας 'Σχεδίαση' της κορδέλας

    Ο δείκτης κλειδιού εμφανίζεται στα αριστερά του πεδίου ή των πεδίων που είχατε καθορίσει ως πρωτεύον κλειδί.

Κατάργηση του πρωτεύοντος κλειδιού

  1. Επιλέξτε τον πίνακα, για τον οποίο θέλετε να καταργήσετε το πρωτεύον κλειδί.

  2. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  3. Κάντε κλικ στον επιλογέα γραμμής για το τρέχον πρωτεύον κλειδί. Εάν το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από πολλά πεδία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στον επιλογέα γραμμής για κάθε πεδίο.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Πρωτεύον κλειδί.

    Ομάδα 'Εργαλεία' της καρτέλας 'Σχεδίαση' της κορδέλας

    Ο δείκτης κλειδιού καταργείται από το πεδίο ή τα πεδία που είχατε ορίσει προηγούμενα ως πρωτεύον κλειδί.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Όταν αποθηκεύετε ένα νέο πίνακα χωρίς να έχετε ορίσει πρωτεύον κλειδί, η Access σας ζητά να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο για το πρωτεύον κλειδί. Εάν επιλέξετε Ναι, η Access δημιουργεί ένα πεδίο αναγνωριστικού που χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη Αρίθμηση" για να παράσχει μία μοναδική τιμή για κάθε εγγραφή. Εάν ο πίνακάς σας περιλαμβάνει ήδη ένα πεδίο με "Αυτόματη αρίθμηση", η Access το χρησιμοποιεί ως πρωτεύον κλειδί. Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Όχι, η Access δεν προσθέτει πεδίο και ορίζεται πρωτεύον κλειδί.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός ιδιοτήτων ενός πίνακα

Μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες που εφαρμόζονται σε ολόκληρο τον πίνακα ή σε όλες τις εγγραφές.

  1. Επιλέξτε τον πίνακα του οποίου τις ιδιότητες θέλετε να ορίσετε.

  2. Στην καρτέλα Κεντρική σελίδα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη κάντε κλικ στο στοιχείο Καρτέλα ιδιοτήτων.

    Ομάδα "Εμφάνιση/Απόκρυψη" στην καρτέλα "Σχεδίαση" στην Access

    Εμφανίζεται το φύλλο ιδιοτήτων πίνακα.

  4. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά.

  5. Κάντε κλικ στο πλαίσιο στα αριστερά της ιδιότητας που θέλετε να ορίσετε και, στη συνέχεια, εισαγάγετε μια ρύθμιση για την ιδιότητα.

    Διαθέσιμες ιδιότητες πίνακα

    Χρησιμοποιήστε αυτή την ιδιότητα πίνακα

    Για να

    Εμφάνιση προβολών στην τοποθεσία του SharePoint

    Καθορίσετε ποιες προβολές που βασίζονται στον πίνακα μπορούν να εμφανίζονται σε μια τοποθεσία SharePoint.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Οι επιδράσεις αυτής της ρύθμισης εξαρτώνται από τη ρύθμιση της ιδιότητας Εμφάνιση όλων των προβολών στην τοποθεσία SharePoint της βάσης δεδομένων.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε επίσης.

    Ανεπτυγμένο δευτερεύον φύλλο δεδομένων

    Αναπτύξετε όλα τα δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων κατά το άνοιγμα του πίνακα.

    Ύψος δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων

    Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε να αναπτυχθεί το παράθυρο του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων για να εμφανίζονται όλες οι σειρές, αφήστε αυτήν την ιδιότητα ρυθμισμένη σε 0".

    • Εάν θέλετε να ελέγξετε το ύψος του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων, καταχωρήστε το επιθυμητό ύψος σε ίντσες.

    Προσανατολισμός

    Ρυθμίσετε τον προσανατολισμό της προβολής, ανάλογα με τη φορά ανάγνωσης (από τα αριστερά προς τα δεξιά ή από τα δεξιά προς τα αριστερά) της γλώσσας σας.

    Περιγραφή

    Δώσετε μια περιγραφή του πίνακα. Η περιγραφή αυτή θα εμφανίζεται σε επεξηγήσεων εργαλείων για τον πίνακα.

    Προεπιλεγμένη προβολή

    Ορίσετε την προβολή Φύλλου δεδομένων, Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικού Γραφήματος ως προεπιλεγμένη προβολή κατά το άνοιγμα του πίνακα.

    Κανόνας επικύρωσης

    Καταχωρήστε μια παράσταση, η οποία πρέπει να είναι αληθής κάθε φορά που προσθέτετε ή αλλάζετε μια εγγραφή.

    Κείμενο επικύρωσης

    Καταχωρήστε ένα μήνυμα που να εμφανίζεται όταν μια εγγραφή παραβιάζει την παράσταση στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης.

    Φίλτρο

    Καθορίσετε κριτήρια για την εμφάνιση μόνο των γραμμών που ταιριάζουν στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Κατάταξη κατά

    Επιλέξετε ένα ή περισσότερα πεδία για να καθορίσετε την προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης των γραμμών στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Όνομα δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων

    Καθορίσετε εάν θα εμφανίζεται ένα δευτερεύον φύλλο δεδομένων στην Προβολή φύλλου δεδομένων και, εάν συμβαίνει αυτό, από ποιον πίνακα ή ερώτημα θα προέρχονται οι γραμμές του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων.

    Σύνδεση θυγατρικών πεδίων

    Εμφανίσετε τα πεδία του πίνακα ή του ερωτήματος που χρησιμοποιούνται για το δευτερεύον φύλλο δεδομένων και ταιριάζουν με την ιδιότητα Σύνδεση πρωτευόντων πεδίων που έχει καθοριστεί για τον πίνακα.

    Σύνδεση κύριων πεδίων

    Εμφανίσετε τα πεδία του πίνακα που ταιριάζουν με την ιδιότητα Σύνδεση θυγατρικών πεδίων που έχει καθοριστεί για τον πίνακα.

    Φιλτράρισμα με τη φόρτωση

    Εφαρμόσετε αυτόματα τα κριτήρια φιλτραρίσματος στην ιδιότητα Φίλτρο (επιλέγοντας Ναι) όταν ο πίνακας ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

    "Κατάταξη κατά" με τη φόρτωση

    Εφαρμόσετε αυτόματα τα κριτήρια ταξινόμησης στην ιδιότητα Κατάταξη κατά (επιλέγοντας Ναι) όταν ο πίνακας ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Συμβουλή: Για να παρέχουν περισσότερο χώρο για να εισαγάγετε ή να επεξεργαστείτε μια ρύθμιση στο πλαίσιο της ιδιότητας, πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT + F2 για να εμφανίσετε το πλαίσιο Ζουμ. Εάν η ρύθμιση της ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης σε μια παράσταση και χρειάζεστε βοήθεια για τη δημιουργία της, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" δίπλα στο πλαίσιο ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης για την εμφάνιση της δόμησης παραστάσεων.

  6. Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές, πιέστε τα πλήκτρα Ctrl+S.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη πεδίου σε πίνακα

Αποθηκεύετε σε ένα πεδίο κάθε στοιχείο δεδομένων που θέλετε να παρακολουθήσετε. Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα επαφών μπορείτε να δημιουργήσετε πεδία για το Επώνυμο, το Όνομα, τον Αριθμό τηλεφώνου και τη Διεύθυνση. Σε έναν πίνακα προϊόντων να δημιουργήσετε πεδία για το Όνομα προϊόντος, το Αναγνωριστικό προϊόντος και την Τιμή.

Προτού δημιουργήσετε πεδία, προσπαθήστε να διαχωρίσετε τα δεδομένα σε όσο το δυνατόν μικρότερα, εύχρηστα τμήματα. Είναι πολύ πιο εύκολο να συνδυάσετε αργότερα δεδομένα παρά να τα διαιρέσετε. Για παράδειγμα, αντί για ένα πεδίο με το Ονοματεπώνυμο, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ξεχωριστά πεδία για το Επώνυμο και το Όνομα. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να πραγματοποιήσετε αναζήτηση ή ταξινόμηση με βάση το Όνομα, το Επώνυμο ή και τα δύο. Εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε αναφορές, να ταξινομήσετε, να αναζητήσετε ή να εκτελέσετε υπολογισμούς με ένα στοιχείο δεδομένων, τοποθετήστε αυτό το στοιχείο σε ένα πεδίο μόνο του. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων και τη δημιουργία πεδίων, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αφού δημιουργήσετε ένα πεδίο, μπορείτε επίσης να ορίσετε ιδιότητες πεδίου για να ελέγξετε την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του.

Προσθήκη πεδίου με καταχώρηση δεδομένων

Όταν δημιουργείτε ένα νέο πίνακα ή ανοίγετε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε κάποιο πεδίο στον πίνακα, καταχωρώντας δεδομένα στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου του φύλλου δεδομένων.

Φύλλο δεδομένων στην Access με τη στήλη "Προσθήκη νέου πεδίου"

1. Εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου.

  1. Δημιουργήστε ή ανοίξτε έναν πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός πίνακα, ανατρέξτε στην ενότητα Δημιουργία νέου πίνακα.

  2. Στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου, καταχωρήστε το όνομα του πεδίου που θέλετε να δημιουργήσετε.

    Χρησιμοποιήστε ένα διακριτικό όνομα έτσι, ώστε να είναι ευκολότερη η αναγνώριση του πεδίου.

  3. Καταχωρήστε δεδομένα στο νέο πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία ενός υπολογιζόμενου πεδίου

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο υπολογισμού στην Προβολή σχεδίασης

  1. Ανοίξτε τον πίνακα, στον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα πεδίο υπολογισμού, σε προβολή σχεδίασης.

  2. Στην πρώτη κενή γραμμή στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, στο στοιχείο Όνομα πεδίου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πεδίο υπολογισμού.

  3. Στο στοιχείο Τύπος δεδομένων, επιλέξτε Υπολογίστηκε.

    Ανοίγει η Δόμηση παραστάσεων.

  4. Εισαγάγετε τον υπολογισμό που θέλετε να εκτελέσετε στη Δόμηση παραστάσεων. Για παράδειγμα, εάν ο πίνακάς σας διαθέτει Πεδίο1 και Πεδίο2 και θέλετε να δημιουργήσετε ένα πεδίο υπολογισμού (Πεδίο3) που θα ισούται με την τιμή του Πεδίου1 διαιρεμένη προς την τιμή του Πεδίου2, πρέπει να εισαγάγετε [Πεδίο1]/[Πεδίο2] στη Δόμηση παραστάσεων.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις παραστάσεις, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στις παραστάσεις

  5. Μόλις ολοκληρώσετε την καταχώρηση του υπολογισμού, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Συμβουλή: Είναι καλή ιδέα να μεταβείτε σε Προβολή φύλλου δεδομένων για να επαληθεύσετε ότι το πεδίο υπολογισμού λειτουργεί πράγματι με τον τρόπο που θέλετε.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου

Αφού δημιουργήσετε ένα πεδίο, μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες πεδίου για να ελέγξετε την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του.

Για παράδειγμα, ορίζοντας ιδιότητες πεδίου, μπορείτε:

  • Να ελέγχετε την εμφάνιση των δεδομένων σε ένα πεδίο

  • Να αποτρέψετε τη λανθασμένη καταχώρηση δεδομένων σε ένα πεδίο

  • Να καθορίζετε προεπιλεγμένες τιμές για ένα πεδίο

  • Να επιταχύνετε την αναζήτηση και την ταξινόμηση σε ένα πεδίο

Μπορείτε να ορίσετε ορισμένες από τις διαθέσιμες ιδιότητες πεδίου ενώ εργάζεστε σε Προβολή φύλλου δεδομένων. Ωστόσο, για να αποκτήσετε πρόσβαση και να επεξεργαστείτε όλες τις ιδιότητες πεδίου, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την Προβολή σχεδίασης.

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου στην Προβολή φύλλου δεδομένων

Μπορείτε να μετονομάσετε ένα πεδίο, να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων του, να αλλάξετε την ιδιότητα Μορφή και να τροποποιήσετε ορισμένες από τις υπόλοιπες ιδιότητες ενός πεδίου, ενώ εργάζεστε σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Άνοιγμα πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα που θέλετε να ανοίξετε.

  2. Στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή φύλλου δεδομένων.

Μετονομασία πεδίου

Όταν προσθέτετε ένα πεδίο καταχωρώντας δεδομένα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εκχωρεί αυτόματα ένα γενικό όνομα στο πεδίο. Η Access εκχωρεί το όνομα Πεδίο1 στο πρώτο νέο πεδίο, Πεδίο2 στο δεύτερο νέο πεδίο και ούτω καθεξής. Από προεπιλογή, το όνομα ενός πεδίου χρησιμοποιείται ως ετικέτα του πεδίου κάθε φορά που εμφανίζεται, όπως η επικεφαλίδα στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων. Η μετονομασία πεδίων με τρόπο ώστε να έχουν περισσότερο περιγραφικά ονόματα, συμβάλλει στην ευκολία χρήσης κατά την προβολή ή την επεξεργασία εγγραφών.

  1. Κάντε δεξιό κλικ στην επικεφαλίδα του πεδίου που θέλετε να μετονομάσετε (για παράδειγμα, Πεδίο1).

  2. Στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία στήλης.

  3. Καταχωρήστε το νέο όνομα στην επικεφαλίδα του πεδίου.

    Τα ονόματα των πεδίων μπορούν να περιλαμβάνουν έως και 64 χαρακτήρες (γράμματα ή αριθμούς), συμπεριλαμβανομένων των κενών διαστημάτων.

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο καταχωρώντας δεδομένα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εξετάζει αυτά τα δεδομένα για να προσδιορίσει τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, εάν καταχωρήσετε 1/1/2006, η Access αναγνωρίζει αυτά τα δεδομένα ως ημερομηνία και ορίζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο σε Ημερομηνία/Ώρα. Εάν η Access δεν μπορεί να προσδιορίσει με βεβαιότητα τον τύπο δεδομένων, τότε ο τύπος δεδομένων ορίζεται από προεπιλογή σε "Κείμενο".

Ο τύπος δεδομένων του πεδίου καθορίζει ποιες άλλες ιδιότητες πεδίου μπορείτε να ορίσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μόνο την ιδιότητα Μόνο προσάρτηση για ένα πεδίο με τύπο δεδομένων "Υπερ-σύνδεση" ή "Υπόμνημα".

Σε κάποιες περιπτώσεις, ενδέχεται να θέλετε να αλλάξετε μη αυτόματα τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε αριθμούς δωματίων που μοιάζουν με ημερομηνίες, όπως 10/2001. Εάν καταχωρήσετε 10/2001 σε ένα νέο πεδίο σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η λειτουργία αυτόματης αναγνώρισης τύπου δεδομένων θα επιλέγει τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα" για το συγκεκριμένο πεδίο. Επειδή οι αριθμοί δωματίων είναι ετικέτες και όχι ημερομηνίες, θα πρέπει να χρησιμοποιούν τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου.

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων.

  2. Στη λίστα Τύπος δεδομένων, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε.

    Εικόνα της Κορδέλας της Access της ομάδας "Τύπος δεδομένων" και "Μορφοποίηση"

    Διαθέσιμοι τύποι δεδομένων

    Τύπος δεδομένων

    Χρησιμοποιήστε τον για να αποθηκεύσετε

    Μέγεθος

    Κείμενο

    Αλφαριθμητικοί χαρακτήρες

    Χρησιμοποιήστε τον για κείμενο ή για αριθμούς που δεν χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς (για παράδειγμα, ένα αναγνωριστικό προϊόντος). Μια αριθμητική τιμή που είναι αποθηκευμένη ως κείμενο μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί πιο λογικά, αλλά δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα σε υπολογισμούς.

    Έως και 255 χαρακτήρες.

    Υπόμνημα

    Αλφαριθμητικούς χαρακτήρες (με μήκος μεγαλύτερο από 255 χαρακτήρες) ή κείμενο που χρησιμοποιεί μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου.

    Χρησιμοποιήστε τον για κείμενο με μήκος μεγαλύτερο από 255 χαρακτήρες ή για κείμενο που χρησιμοποιεί μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου. Σημειώσεις, εκτενείς περιγραφές και παράγραφοι που χρησιμοποιούν μορφοποίηση κειμένου, όπως έντονη ή πλάγια γραφή, είναι καλά παραδείγματα χρήσης ενός πεδίου τύπου "Υπόμνημα".

    Έως 1 gigabyte χαρακτήρες ή 2 gigabyte αποθηκευτικού χώρου (2 byte ανά χαρακτήρα) από τα οποία μπορείτε να εμφανίσετε 65.535 χαρακτήρες σε ένα στοιχείο ελέγχου.

    Αριθμός

    Αριθμητικές τιμές (ακέραιες ή κλασματικές τιμές).

    Χρησιμοποιήστε τον για την αποθήκευση αριθμών που χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς, εκτός από νομισματικές τιμές (χρησιμοποιήστε τον τύπο δεδομένων "Νομισματική μονάδα" για νομισματικές τιμές).

    1, 2, 4 ή 8 byte, ή 16 byte όταν χρησιμοποιείται για αναγνωριστικό αναπαραγωγής.

    Ημερομηνία/ώρα

    Ημερομηνίες και ώρες

    Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση τιμών ημερομηνίας /ώρας. Να θυμάστε ότι η κάθε αποθηκευμένη τιμή περιλαμβάνει ένα στοιχείο ημερομηνίας και ένα στοιχείο ώρας.

    8 byte.

    Νομισματική μονάδα

    Νομισματικές τιμές.

    Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση νομισματικών τιμών (νομισματικές μονάδες).

    8 byte.

    Αυτόματη Αρίθμηση

    Μια μοναδική αριθμητική τιμή που εισάγει αυτόματα η Access κατά την προσθήκη μιας εγγραφής.

    Χρησιμοποιήστε τον για τη δημιουργία μοναδικών τιμών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πρωτεύον κλειδί. Σημειώστε ότι οι τιμές για τα πεδία τύπου "Αυτόματη Αρίθμηση" μπορούν να αυξάνονται διαδοχικά ή κατά μια συγκεκριμένη τιμή, ή να εκχωρούνται τυχαία.

    4 byte ή 16 byte όταν χρησιμοποιείται για αναγνωριστικά αναπαραγωγής.

    Ναι/Όχι

    Δυαδικές τιμές (ναι/όχι).

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τρεις μορφές: Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευδές ή Ισχύει/Άκυρο.

    1 bit (8 bit = 1 byte).

    Αντικείμενο OLE

    Αντικείμενα OLE ή άλλα δυαδικά δεδομένα.

    Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αντικειμένων OLE από άλλα προγράμματα των Microsoft Windows.

    Έως και 1 gigabyte.

    Συνημμένο

    Φωτογραφίες, Εικόνες, Δυαδικά (ψηφιακά) αρχεία ή αρχεία του Office.

    Είναι ο καταλληλότερος τύπος δεδομένων για την αποθήκευση ψηφιακών εικόνων και οποιουδήποτε τύπου δυαδικού (ψηφιακού) αρχείου.

    Για συμπιεσμένα συνημμένα, 2 gigabytes. Για μη συμπιεσμένα συνημμένα, περίπου 700kb, ανάλογα με το βαθμό στον οποίο μπορεί να συμπιεστεί το συνημμένο.

    Υπερ-σύνδεση

    Υπερ-συνδέσεις.

    Χρησιμοποιείται για αποθήκευση υπερ-συνδέσεων που παρέχουν πρόσβαση με μονό κλικ σε σελίδες στο Web, μέσω διευθύνσεων URL (Uniform Resource Locator) ή σε αρχεία μέσω ονόματος σε μορφή UNC (universal naming convention). Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε συνδέσεις προς αντικείμενα της Access που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων.

    Έως 1 gigabyte χαρακτήρες ή 2 gigabyte αποθηκευτικού χώρου (2 byte ανά χαρακτήρα) από τα οποία μπορείτε να εμφανίσετε 65.535 χαρακτήρες σε ένα στοιχείο ελέγχου.

    Οδηγός αναζήτησης

    Στην πραγματικότητα δεν είναι τύπος δεδομένων, αλλά ξεκινά τον "Οδηγό αναζήτησης".

    Χρησιμοποιήστε τον για να ξεκινήσει ο "Οδηγός αναζήτησης", ώστε να μπορέσετε να δημιουργήσετε ένα πεδίο που χρησιμοποιεί ένα σύνθετο πλαίσιο για την αναζήτηση μιας τιμής σε άλλο πίνακα, ερώτημα ή λίστα τιμών.

    Βασίζεται σε πίνακα ή σε ερώτημα: Το μέγεθος της δεσμευμένης στήλης.

    Βασίζεται σε τιμή: Το μέγεθος του πεδίου Κειμένου που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση της τιμής.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το μέγιστο μέγεθος ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access είναι 2 gigabyte.

    Συμβουλές σχετικά με τους τύπους δεδομένων

    • Για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης, πρέπει να χρησιμοποιείτε το καταλληλότερο Μέγεθος πεδίου όταν δημιουργείτε ένα πεδίο "Κείμενο" ή "Αριθμός". Για παράδειγμα, εάν αναμένεται να αποθηκεύσετε ταχυδρομικούς κώδικες προβλεπόμενου μήκους, ορίστε αυτό το μήκος στο μέγεθος του πεδίου. Μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος του πεδίου ορίζοντας μια τιμή στο πεδίο ιδιότητας Μέγεθος πεδίου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Ορισμός άλλων ιδιοτήτων πεδίου.

    • Για αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς ανταλλακτικών και άλλους αριθμούς, τους οποίους δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε για μαθηματικούς υπολογισμούς, θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο δεδομένων "Κείμενο" αντί για τον τύπο δεδομένων "Αριθμός". Μια αριθμητική τιμή που αποθηκεύεται ως κείμενο, μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί με πιο λογικό τρόπο.

Αλλαγή της μορφής ενός πεδίου

Εκτός από τον προσδιορισμό του τύπου δεδομένων για ένα νέο πεδίο, η Access μπορεί επίσης να ορίσει την ιδιότητα Μορφή για το πεδίο, ανάλογα με αυτό που πληκτρολογείτε. Για παράδειγμα, εάν καταχωρήσετε 10:50 π.μ., η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων σε "Ημερομηνία/Ώρα" και την ιδιότητα Μορφή σε "Ενδιάμεση ώρα". Για να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο την ιδιότητα Μορφή ενός πεδίου, κάντε τα εξής:

  1. Στην Κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων.

  2. Στη λίστα Μορφή, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, καταχωρήστε τη μορφή που θέλετε.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η λίστα Μορφή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη για ορισμένα πεδία (για παράδειγμα, "Κείμενο"), ανάλογα με τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

Ορισμός άλλων ιδιοτήτων πεδίου

  1. Σε Προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε κλικ στο πεδίο για το οποίο θέλετε να ορίσετε την ιδιότητα.

  2. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, επιλέξτε τις ιδιότητες που επιθυμείτε.

    Εικόνα της Κορδέλας της Access της ομάδας "Τύπος δεδομένων" και "Μορφοποίηση"

Αρχή της σελίδας

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου στην Προβολή σχεδίασης

Μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε ιδιότητα πεδίου όσο εργάζεστε με έναν πίνακα σε Προβολή σχεδίασης. Στην Προβολή σχεδίασης, μπορείτε να ορίσετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα και μπορείτε να ορίσετε άλλες ιδιότητες στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

Άνοιγμα ενός πίνακα σε Προβολή σχεδίασης

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στον πίνακα.

  2. Στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης.

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

  1. Στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, εντοπίστε το πεδίο, για το οποίο θέλετε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων.

  2. Στη στήλη Τύπος δεδομένων, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα.

    Διαθέσιμοι τύποι δεδομένων

    Τύπος δεδομένων

    Χρησιμοποιήστε τον για να αποθηκεύσετε

    Μέγεθος

    Κείμενο

    Αλφαριθμητικοί χαρακτήρες

    Χρησιμοποιήστε τον για κείμενο ή για αριθμούς που δεν χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς (για παράδειγμα, ένα αναγνωριστικό προϊόντος). Μια αριθμητική τιμή που είναι αποθηκευμένη ως κείμενο μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί πιο λογικά, αλλά δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα σε υπολογισμούς.

    Έως και 255 χαρακτήρες.

    Υπόμνημα

    Αλφαριθμητικούς χαρακτήρες (με μήκος μεγαλύτερο από 255 χαρακτήρες) ή κείμενο που χρησιμοποιεί μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου.

    Χρησιμοποιήστε τον για κείμενο με μήκος μεγαλύτερο από 255 χαρακτήρες ή για κείμενο που χρησιμοποιεί μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου. Σημειώσεις, εκτενείς περιγραφές και παράγραφοι που χρησιμοποιούν μορφοποίηση κειμένου, όπως έντονη ή πλάγια γραφή, είναι καλά παραδείγματα χρήσης ενός πεδίου τύπου "Υπόμνημα".

    Έως 1 gigabyte χαρακτήρες ή 2 gigabyte αποθηκευτικού χώρου (2 byte ανά χαρακτήρα) από τα οποία μπορείτε να εμφανίσετε 65.535 χαρακτήρες σε ένα στοιχείο ελέγχου.

    Αριθμός

    Αριθμητικές τιμές (ακέραιες ή κλασματικές τιμές).

    Χρησιμοποιήστε τον για την αποθήκευση αριθμών που χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς, εκτός από νομισματικές τιμές (χρησιμοποιήστε τον τύπο δεδομένων "Νομισματική μονάδα" για νομισματικές τιμές).

    1, 2, 4 ή 8 byte, ή 16 byte όταν χρησιμοποιείται για αναγνωριστικό αναπαραγωγής.

    Ημερομηνία/ώρα

    Ημερομηνίες και ώρες

    Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση τιμών ημερομηνίας /ώρας. Να θυμάστε ότι η κάθε αποθηκευμένη τιμή περιλαμβάνει ένα στοιχείο ημερομηνίας και ένα στοιχείο ώρας.

    8 byte.

    Νομισματική μονάδα

    Νομισματικές τιμές.

    Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση νομισματικών τιμών (νομισματικές μονάδες).

    8 byte.

    Αυτόματη Αρίθμηση

    Μια μοναδική αριθμητική τιμή που εισάγει αυτόματα η Access κατά την προσθήκη μιας εγγραφής.

    Χρησιμοποιήστε τον για τη δημιουργία μοναδικών τιμών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πρωτεύον κλειδί. Σημειώστε ότι οι τιμές για τα πεδία τύπου "Αυτόματη Αρίθμηση" μπορούν να αυξάνονται διαδοχικά ή κατά μια συγκεκριμένη τιμή, ή να εκχωρούνται τυχαία.

    4 byte ή 16 byte όταν χρησιμοποιείται για αναγνωριστικά αναπαραγωγής.

    Ναι/Όχι

    Δυαδικές τιμές (ναι/όχι).

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τρεις μορφές: Ναι/Όχι, Αληθές/Ψευδές ή Ισχύει/Άκυρο.

    1 bit (8 bit = 1 byte).

    Αντικείμενο OLE

    Αντικείμενα OLE ή άλλα δυαδικά δεδομένα.

    Χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αντικειμένων OLE από άλλα προγράμματα των Microsoft Windows.

    Έως και 1 gigabyte.

    Συνημμένο

    Φωτογραφίες, Εικόνες, Δυαδικά (ψηφιακά) αρχεία ή αρχεία του Office.

    Είναι ο καταλληλότερος τύπος δεδομένων για την αποθήκευση ψηφιακών εικόνων και οποιουδήποτε τύπου δυαδικού (ψηφιακού) αρχείου.

    Για συμπιεσμένα συνημμένα, 2 gigabytes. Για μη συμπιεσμένα συνημμένα, περίπου 700kb, ανάλογα με το βαθμό στον οποίο μπορεί να συμπιεστεί το συνημμένο.

    Υπερ-σύνδεση

    Υπερ-συνδέσεις.

    Χρησιμοποιείται για αποθήκευση υπερ-συνδέσεων που παρέχουν πρόσβαση με μονό κλικ σε σελίδες στο Web, μέσω διευθύνσεων URL (Uniform Resource Locator) ή σε αρχεία μέσω ονόματος σε μορφή UNC (universal naming convention). Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε συνδέσεις προς αντικείμενα της Access που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων.

    Έως 1 gigabyte χαρακτήρες ή 2 gigabyte αποθηκευτικού χώρου (2 byte ανά χαρακτήρα) από τα οποία μπορείτε να εμφανίσετε 65.535 χαρακτήρες σε ένα στοιχείο ελέγχου.

    Οδηγός αναζήτησης

    Στην πραγματικότητα δεν είναι τύπος δεδομένων, αλλά ξεκινά τον "Οδηγό αναζήτησης".

    Χρησιμοποιήστε τον για να ξεκινήσει ο "Οδηγός αναζήτησης", ώστε να μπορέσετε να δημιουργήσετε ένα πεδίο που χρησιμοποιεί ένα σύνθετο πλαίσιο για την αναζήτηση μιας τιμής σε άλλο πίνακα, ερώτημα ή λίστα τιμών.

    Βασίζεται σε πίνακα ή σε ερώτημα: Το μέγεθος της δεσμευμένης στήλης.

    Βασίζεται σε τιμή: Το μέγεθος του πεδίου Κειμένου που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση της τιμής.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Το μέγιστο μέγεθος ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access είναι 2 gigabyte.

    Συμβουλές σχετικά με τους τύπους δεδομένων

    • Για αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς ανταλλακτικών και άλλους αριθμούς, τους οποίους δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε για μαθηματικούς υπολογισμούς, θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο δεδομένων "Κείμενο" αντί για τον τύπο δεδομένων "Αριθμός". Μια αριθμητική τιμή που αποθηκεύεται ως κείμενο, μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί με πιο λογικό τρόπο, αλλά δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα σε υπολογισμούς.

    • Για τους τύπους δεδομένων "Κείμενο" και "Αριθμός", μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος του πεδίου ή τον τύπο των δεδομένων με ακόμη μεγαλύτερη ακρίβεια, ορίζοντας μια τιμή στο πλαίσιο ιδιότητας Μέγεθος πεδίου.

Ορισμός άλλων ιδιοτήτων πεδίου

  1. Στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, επιλέξτε το πεδίο, για το οποίο θέλετε να ορίσετε ιδιότητες. Η Access εμφανίζει τις ιδιότητες του πεδίου στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

    Ο τύπος δεδομένων του πεδίου καθορίζει τις ιδιότητες που μπορείτε να ρυθμίσετε.

  2. Στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου, καταχωρήστε τις ρυθμίσεις που επιθυμείτε για κάθε ιδιότητα ή πιέστε το πλήκτρο F6 και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα με τα βέλη για να επιλέξετε μια ιδιότητα.

    Ποιες ιδιότητες πεδίου είναι διαθέσιμες;

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν είναι διαθέσιμες όλες οι ιδιότητες για κάθε πεδίο. Ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου καθορίζει τις ιδιότητες που έχει αυτό το πεδίο.

    Ιδιότητα πεδίου

    Περιγραφή

    Μέγεθος πεδίου

    Ρυθμίστε το μέγιστο μέγεθος για την αποθήκευση δεδομένων του τύπου "Κείμενο", "Αριθμός" ή "Αυτόματη Αρίθμηση".

    Συμβουλή: Για καλύτερη απόδοση, ορίζετε πάντοτε το μικρότερο επαρκές Μέγεθος πεδίου.

    Μορφή

    Προσαρμόστε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται το πεδίο από προεπιλογή, κατά την προβολή ή την εκτύπωση.

    Δεκαδικά ψηφία

    Καθορίστε το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων κατά την εμφάνιση αριθμών.

    Νέες τιμές

    Καθορίστε εάν κατά την προσθήκη μιας νέας εγγραφής, το πεδίο "Αυτόματη Αρίθμηση" θα αυξάνεται ή θα του εκχωρείται μια τυχαία τιμή.

    Μάσκα εισαγωγής

    Εμφανίστε χαρακτήρες που καθοδηγούν στην καταχώρηση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση μιας μάσκας εισαγωγής, ανατρέξτε στην ενότητα Δείτε επίσης.

    Λεζάντα

    Καθορίσετε το κείμενο που εμφανίζεται από προεπιλογή στις ετικέτες για τις φόρμες, τις εκθέσεις και τα ερωτήματα.

    Προεπιλεγμένη τιμή

    Αναθέστε αυτόματα μια προεπιλεγμένη τιμή σε ένα πεδίο κατά την προσθήκη νέων εγγραφών.

    Κανόνας επικύρωσης

    Δώστε μια παράσταση η οποία πρέπει να είναι αληθής κάθε φορά που προστίθεται ή αλλάζει η τιμή στο συγκεκριμένο πεδίο.

    Κείμενο επικύρωσης

    Καταχωρήστε ένα μήνυμα που να εμφανίζεται όταν μια τιμή παραβιάζει την παράσταση στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης.

    Απαιτείται

    Κάνετε υποχρεωτική την εισαγωγή μιας τιμής σε ένα πεδίο.

    Μηδενικό μήκος

    Επιτρέψτε την καταχώρηση (ορίζοντας την τιμή της ιδιότητας σε Ναι) μιας συμβολοσειράς με μηδενικό μήκος ("") σε ένα πεδίο κειμένου ή υπομνήματος.

    Indexed

    Επιταχύνετε την πρόσβαση στα δεδομένα αυτού του πεδίου δημιουργώντας και χρησιμοποιώντας ευρετήριο

    Συμπίεση Unicode

    Συμπιέσετε το κείμενο που έχει αποθηκευτεί στο συγκεκριμένο πεδίο, όταν το κείμενο έχει πολύ μικρό όγκο (< 4.096 χαρακτήρες)

    Κατάσταση λειτουργίας IME

    Ελέγξτε τη μετατροπή των χαρακτήρων σε μια έκδοση των Windows για γλώσσες της Ανατολικής Ασίας.

    Κατάσταση λειτουργίας προτάσεων IME

    Ελέγξτε τη μετατροπή των προτάσεων σε μια έκδοση των Windows για γλώσσες της Ανατολικής Ασίας.

    Ετικέτες ενέργειας

    Επισυνάψτε μια ετικέτα ενέργειας σε αυτό το πεδίο.

    Προσάρτηση μόνο

    Παρακολουθήστε το ιστορικό των τιμών πεδίου (ορίζοντας την τιμή αυτής της ιδιότητας σε Ναι).

    Μορφή κειμένου

    Επιλέξτε την τιμή ιδιότητας Εμπλουτισμένο κείμενο για να αποθηκεύσετε το κείμενο ως HTML και να επιτρέψετε τη μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου. Επιλέξτε την τιμή ιδιότητας Απλό κείμενο για να αποθηκεύσετε μόνο κείμενο χωρίς μορφοποίηση.

    Στοίχιση κειμένου

    Καθορίστε την προεπιλεγμένη στοίχιση του κειμένου μέσα σε ένα στοιχείο ελέγχου.

  3. Για την παροχή περισσότερου χώρου σε ένα πλαίσιο ιδιότητας για να εισαγάγετε ή να επεξεργαστείτε μια ρύθμιση ιδιότητας, πατήστε το συνδυασμό των πλήκτρων Shift+F2 για να εμφανιστεί το πλαίσιο Ζουμ.

    Συμβουλή: Εάν εισαγάγετε ένα εισαγωγής μάσκας ή μια παράσταση επικύρωσης και χρειάζεστε βοήθεια για τη δημιουργία της, κάντε κλικ στην επιλογή Κουμπί "Δόμηση" δίπλα στο πλαίσιο ιδιότητας για να εμφανίσετε το κατάλληλο παράθυρο δόμησης.

  4. Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές, πιέστε τα πλήκτρα Ctrl+S.

Συνδέσεις για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τύπους δεδομένων και τις ιδιότητες πεδίων θα βρείτε στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×