Εισαγωγή στις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Η πολιτική διαχείρισης πληροφοριών είναι ένα σύνολο κανόνων για έναν τύπο περιεχομένου. Οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών δίνουν στις εταιρείες τη δυνατότητα ελέγχου και παρακολούθησης πραγμάτων, όπως ο χρόνος διατήρησης του περιεχομένου ή οι ενέργειες που μπορούν να εκτελέσουν οι χρήστες σε αυτό το περιεχόμενο. Οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς ως προς τη συμμόρφωση με κυβερνητικούς κανονισμούς ή νομικές απαιτήσεις ή μπορούν πολύ απλά να επιβάλουν εσωτερικές επιχειρηματικές διεργασίες.

Για παράδειγμα, ένας οργανισμός που πρέπει να τηρεί τους κυβερνητικούς κανονισμούς σχετικά με την επίδειξη "επαρκών ελέγχων" των οικονομικών τους απολογισμών, μπορεί να δημιουργήσει μία ή περισσότερες πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για τη διαδικασία σύνταξης και έγκρισης όλων των εγγράφων που σχετίζονται με την οικονομική αρχειοθέτηση.

Για αναλυτικές πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και εφαρμογή πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών.

Δυνατότητες πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών

Υπάρχουν τέσσερις βασικές κατηγορίες προκαθορισμένων πολιτικών που περιλαμβάνουν δυνατότητες τις οποίες μπορούν να χρησιμοποιούν οι οργανισμοί είτε μεμονωμένα είτε συνδυαστικά για τη διαχείριση περιεχομένου και διεργασιών.

Τύποι πολιτικών περιεχομένου

Η δυνατότητα πολιτικής ελέγχου βοηθά τους οργανισμούς να αναλύουν τον τρόπο χρήσης των συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου τους, καταγράφοντας τα συμβάντα και τις λειτουργίες που εκτελούνται στα έγγραφα και τα στοιχεία λίστας. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δυνατότητας πολιτικής ελέγχου για την καταγραφή συμβάντων, όπως ο χρόνος επεξεργασίας, προβολής, μεταβίβασης ελέγχου, ανάληψης ελέγχου, διαγραφής ή αλλαγής δικαιωμάτων ενός εγγράφου ή στοιχείου. Όλες οι πληροφορίες ελέγχου αποθηκεύονται σε ένα αρχείο καταγραφής ελέγχου στο διακομιστή και οι διαχειριστές τοποθεσίας μπορούν να εκτελούν αναφορές σε αυτό.

Η δυνατότητα πολιτικής λήξης βοηθά τους οργανισμούς στη διαγραφή ή την κατάργηση παλαιού περιεχομένου από τις τοποθεσίες τους με συνεπή και ελεγχόμενο τρόπο. Αυτή η δυνατότητα πολιτικής βοηθά τους οργανισμούς στη διαχείριση του κόστους και του κινδύνου που σχετίζεται με τη διατήρηση παλαιού περιεχομένου. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας πολιτικής λήξης για να καθορίσετε ότι ορισμένοι τύποι περιεχομένου θα λήγουν σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μέσα σε ένα υπολογισμένο χρονικό διάστημα μετά από κάποια δραστηριότητα εγγράφου (όπως η δημιουργία ή η επεξεργασία).

Οι οργανισμοί μπορούν, επίσης, να δημιουργούν και να αναπτύσσουν προσαρμοσμένες δυνατότητες πολιτικής, για να ικανοποιήσουν συγκεκριμένες ανάγκες. Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία ίσως να θέλει να ορίσει μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για όλα τα πρόχειρα έγγραφα προδιαγραφών σχεδιασμού προϊόντων, η οποία απαγορεύει στους χρήστες την εκτύπωση αντιγράφων αυτών των εγγράφων σε μη ασφαλείς εκτυπωτές. Για να οριστεί αυτό το είδος πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, μπορείτε να δημιουργήσετε και να αναπτύξετε μια δυνατότητα πολιτικής "Περιορισμός εκτύπωσης", η οποία μπορεί να προστεθεί στη σχετική πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για τον τύπο περιεχομένου προδιαγραφών σχεδιασμού προϊόντος.

Θέσεις χρήσης μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών

Για να υλοποιήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών, πρέπει να την προσθέσετε σε μια λίστα, μια βιβλιοθήκη ή έναν τύπο περιεχομένου σε μια τοποθεσία. Οι θέσεις στις οποίες δημιουργείτε ή προσθέτετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών επηρεάζουν το εύρος εφαρμογής της πολιτικής ή το εύρος χρήσης της. Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

Δημιουργία μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών και προσθήκη της σε τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική συλλογής τοποθεσιών στη λίστα "Πολιτικές" για την τοποθεσία ανώτατου επιπέδου μιας συλλογής τοποθεσιών. Μετά τη δημιουργία μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να την εξαγάγετε, ώστε οι διαχειριστές τοποθεσιών άλλων συλλογών τοποθεσιών να μπορούν να την εισαγάγουν στη δική τους λίστα "Πολιτικές". Η δημιουργία μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών με δυνατότητα εξαγωγής σάς δίνει τη δυνατότητα να τυποποιήσετε τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών στις τοποθεσίες του οργανισμού σας.

Όταν προσθέτετε μια πολιτική συλλογής τοποθεσιών σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας και μια παρουσία αυτού του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας προστίθεται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, ο κάτοχος αυτής της λίστας ή βιβλιοθήκης δεν μπορεί να τροποποιήσει την πολιτική συλλογής τοποθεσιών για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Η προσθήκη μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας είναι ένας καλός τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι οι πολιτικές συλλογής τοποθεσιών επιβάλλονται σε κάθε επίπεδο της ιεραρχίας τοποθεσιών σας.

Σύνδεση "Πρότυπο πολιτικής τύπου περιεχομένου" στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας"

Δημιουργία μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας στη συλλογή τύπων περιεχομένου μιας τοποθεσίας ανώτατου επιπέδου και προσθήκη αυτού του τύπου περιεχομένου σε μία ή περισσότερες λίστες ή βιβλιοθήκες Μπορείτε, επίσης, να δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών απευθείας για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, να συσχετίσετε μια παρουσία αυτού του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας με πολλές λίστες ή βιβλιοθήκες. Εάν δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών με αυτόν τον τρόπο, αυτή η πολιτική θα εφαρμόζεται σε κάθε στοιχείο της συλλογής τοποθεσιών αυτού του τύπου περιεχομένου ή ενός τύπου περιεχομένου που κάνει μεταβίβαση από αυτό. Εάν δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών απευθείας για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, είναι πιο δύσκολο να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτήν την πολιτική σε άλλες συλλογές τοποθεσιών, επειδή δεν είναι δυνατή η εξαγωγή των πολιτικών που δημιουργούνται με αυτόν τον τρόπο.

Σύνδεση "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας" στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας"

Σύνδεση πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών στη σελίδα ρυθμίσεων για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας

Σημείωση Για να ελέγχουν ποιες πολιτικές χρησιμοποιούνται σε μια συλλογή τοποθεσιών, οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να απενεργοποιήσουν την ικανότητα ρύθμισης δυνατοτήτων πολιτικής απευθείας σε έναν τύπο περιεχομένου. Όταν εφαρμοστεί αυτός ο περιορισμός, οι χρήστες που δημιουργούν τύπους περιεχομένου περιορίζονται στην επιλογή πολιτικών από τη λίστα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών".

Δημιουργία μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για λίστα ή βιβλιοθήκη Εάν στον οργανισμός σας πρέπει να εφαρμοστεί μια συγκεκριμένη πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε ένα πολύ περιορισμένο σύνολο περιεχομένου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών που θα εφαρμόζεται μόνο σε μια μεμονωμένη λίστα ή βιβλιοθήκη. Αυτή η μέθοδος δημιουργίας μιας τέτοιας πολιτικής είναι η λιγότερο ευέλικτη, επειδή η πολιτική εφαρμόζεται μόνο σε μία θέση και δεν είναι δυνατή η εξαγωγή της ή η επαναχρησιμοποίησή της σε άλλες θέσεις. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις ίσως χρειάζεται να δημιουργηθούν μοναδικές πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών με περιορισμένη εφαρμογή, για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων καταστάσεων.

Σύνδεση πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών στη σελίδα ρυθμίσεων για τη βιβλιοθήκη εγγράφων

Σημειώσεις

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη μόνο εάν αυτή η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν υποστηρίζει πολλούς τύπους περιεχομένου. Εάν τους υποστηρίζει, τότε χρειάζεται να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για κάθε μεμονωμένο τύπο περιεχομένου λίστας που συσχετίζεται με αυτήν τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Οι παρουσίες ενός τύπου περιεχομένου τοποθεσίας που συσχετίζονται με μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη είναι γνωστές ως τύποι περιεχομένου λίστας.)

Για να ελέγχουν ποιες πολιτικές χρησιμοποιούνται σε μια συλλογή τοποθεσιών, οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να απενεργοποιήσουν την ικανότητα ορισμού δυνατοτήτων πολιτικής απευθείας σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Όταν εφαρμοστεί αυτός ο περιορισμός, οι χρήστες που διαχειρίζονται λίστες ή βιβλιοθήκες περιορίζονται στην επιλογή πολιτικών από τη λίστα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών".

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×