Εισαγωγή στις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Οι εταιρείες μπορούν να ορίζουν και να χρησιμοποιούν πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών σε τοποθεσίες του Microsoft Office SharePoint Server 2007 για να επιβάλουν τη συμμόρφωση με τις επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας ή με τους νομικούς ή κυβερνητικούς κανονισμούς που αφορούν στη διαχείριση πληροφοριών. Οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών δίνουν τη δυνατότητα σε διαχειριστές τοποθεσιών ή διαχειριστές λιστών να ελέγχουν τον τρόπο διαχείρισης του περιεχομένου.

Σε αυτό το άρθρο

Τι είναι μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών;

Πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών σε μια τοποθεσία

Τι είναι η πολιτική διαχείρισης πληροφοριών

Η πολιτική διαχείρισης πληροφοριών είναι ένα σύνολο κανόνων για έναν τύπο περιεχομένου. Οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών δίνουν στις εταιρείες τη δυνατότητα ελέγχου και παρακολούθησης πραγμάτων όπως ο χρόνος διατήρησης του περιεχομένου ή οι ενέργειες που μπορούν να εκτελέσουν οι χρήστες σε αυτό το περιεχόμενο. Οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών βοηθούν στη συμμόρφωση των εταιρειών με τους νομικούς ή τους κυβερνητικούς κανονισμούς ή απλώς ενεργοποιούν τις εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που πρέπει να τηρεί τους κυβερνητικούς κανονισμούς σχετικά με την επίδειξη "επαρκών ελέγχων" των οικονομικών τους απολογισμών, μπορούν να δημιουργήσουν μία ή περισσότερες πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για τη διαδικασία σύνταξης και έγκρισης όλων των εγγράφων που σχετίζονται με την οικονομική αρχειοθέτηση.

Δυνατότητες πολιτικής που περιλαμβάνονται στο Office SharePoint Server 2007

Κάθε μεμονωμένος κανόνας μέσα σε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών είναι μια δυνατότητα πολιτικής. Το Office SharePoint Server 2007 περιλαμβάνει πολλές προκαθορισμένες δυνατότητες πολιτικής, τις οποίες οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν μεμονωμένα ή σε συνδυασμό, για να ορίσουν πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για τις τοποθεσίες τους. Οι δυνατότητες πολιτικής που περιλαμβάνονται στο Office SharePoint Server 2007 είναι:

  • Έλεγχος    Η δυνατότητα πολιτικής "Έλεγχος" βοηθά τις εταιρείες να αναλύουν τον τρόπο που χρησιμοποιούνται τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου, καταγράφοντας τα συμβάντα και τις λειτουργίες που πραγματοποιούνται στα έγγραφα και τα στοιχεία λίστας. Οι εταιρείες μπορούν να ρυθμίσουν τις παραμέτρους τις δυνατότητας πολιτικής "Έλεγχος" για την καταγραφή συμβάντων όπως το πότε σε ένα έγγραφο ή στοιχείο γίνεται επεξεργασία, προβολή, μεταβίβαση ελέγχου, ανάληψη ελέγχου, διαγραφή ή αλλαγή δικαιωμάτων. Όλες οι πληροφορίες ελέγχου αποθηκεύονται σε ένα αρχείο καταγραφής ελέγχου στο διακομιστή, και οι διαχειριστές τοποθεσίας μπορούν να εκτελούν εκθέσεις σε αυτό. Επίσης, οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Μοντέλο αντικειμένου του Office SharePoint Server 2007 για την εγγραφή και την προσθήκη προσαρμοσμένων συμβάντων στο αρχείο καταγραφής ελέγχου.

  • Λήξη    Η δυνατότητα πολιτικής "Λήξη" βοηθά τις εταιρείες στη διαγραφή ή την κατάργηση παλαιού περιεχομένου από τις τοποθεσίες της με έναν συνεπή, εύκολο στην παρακολούθηση τρόπο. Αυτή η δυνατότητα πολιτικής βοηθά τις εταιρείες στη διαχείριση του κόστους και του κινδύνου που σχετίζεται με τη διατήρηση παλαιού περιεχομένου. Οι εταιρείες μπορούν να ρυθμίσουν τις παραμέτρους μιας πολιτικής λήξης για να καθορίσουν ότι ορισμένοι τύποι περιεχομένου θα λήγουν σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μέσα σε ένα υπολογισμένο χρονικό διάστημα μετά από κάποια δραστηριότητα σχετική με το έγγραφο (όπως η δημιουργία ή η επεξεργασία του).

  • Γραμμικοί κώδικες    Η δυνατότητα πολιτικής "Γραμμικοί κώδικες" δίνει στις εταιρείες τη δυνατότητα να παρακολουθούν τα φυσικά αντίγραφα των εγγράφων ή των στοιχείων λίστας τα οποία έχουν εκτυπωθεί από μια τοποθεσία. Η δυνατότητα πολιτικής "Γραμμικοί κώδικες" δημιουργεί μια μοναδική τιμή αναγνωριστικού για ένα έγγραφο. Στη συνέχεια, οι χρήστες μπορούν να εισαγάγουν μια εικόνα γραμμικού κώδικα σε αυτή την τιμή στα έγγραφα του Microsoft Office που δημιουργούν. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν ένα γραμμικό κώδικα σε ένα φυσικό αντίγραφο ενός εγγράφου για να αναζητήσουν το αρχικό αντίγραφο αυτού του εγγράφου στο διακομιστή. Από προεπιλογή, οι γραμμικοί κώδικες συμμορφώνονται με το κοινό πρότυπο Κωδικό 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Κωδικός 39). Οι εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν το Μοντέλο αντικειμένου του Office SharePoint Server 2007 για να εγκαθιστούν άλλες υπηρεσίες παροχής γραμμικού κώδικα.

  • Ετικέτες    Η δυνατότητα πολιτικής "Ετικέτες" δίνει επίσης στις εταιρείες τη δυνατότητα να παρακολουθούν τα φυσικά αντίγραφα των εγγράφων ή των στοιχείων λίστας τα οποία έχουν εκτυπωθεί από μια τοποθεσία. Η δυνατότητα πολιτικής "Ετικέτες" δημιουργεί αυτόματα ετικέτες κειμένου με βάση τις ιδιότητες και τη μορφοποίηση των εγγράφων, όπως καθορίζονται από το διαχειριστή τοποθεσίας ή λίστας. όταν οι χρήστες εισαγάγουν ετικέτες σε έγγραφα του Microsoft Office, οι ετικέτες αυτές ενημερώνονται αυτόματα με τις πληροφορίες από τις ιδιότητες του εγγράφου.

Αρχή της σελίδας

Προσαρμοσμένες δυνατότητες πολιτικής

Οι εταιρείες μπορούν επίσης να δημιουργούν και να αναπτύσσουν προσαρμοσμένες δυνατότητες πολιτικής για να ικανοποιήσουν συγκεκριμένες ανάγκες. Για παράδειγμα, σε μια βιομηχανία, ίσως να θέλουν να ορίσουν μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για όλα τα πρόχειρα έγγραφα προδιαγραφών σχεδιασμού προϊόντων, η οποία να απαγορεύει στους χρήστες την εκτύπωση αυτών των εγγράφων σε μη ασφαλείς εκτυπωτές. Για να οριστεί αυτό το είδος πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, πρέπει να δημιουργηθεί και να αναπτυχθεί στην εταιρεία μια δυνατότητα πολιτικής η οποία μπορεί να προστεθεί στη σχετική πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για τον τύπο περιεχομένου προδιαγραφών σχεδιασμού προϊόντος.

Αρχή της σελίδας

Ενοποίηση της πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών με προγράμματα του 2007 Microsoft Office system

Υπάρχουν μερικοί τρόποι με τους οποίους οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών του Office SharePoint Server 2007 μπορούν να εκτεθούν στους χρήστες μέσα στα προγράμματα-πελάτες του 2007 Office release. Όταν ρυθμίζετε στο διακομιστή τις παραμέτρους μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για ένα συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου, ή για μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη, μπορείτε να γράψετε μια δήλωση της πολιτικής, η οποία θα εμφανίζεται στους χρήστες που εργάζονται με το περιεχόμενο που υπόκειται σε αυτή την πολιτική. Η δήλωση πολιτικής μπορεί να ενημερώνει τους χρήστες ότι οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών εφαρμόζονται στο έγγραφο, ή μπορεί να παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες, όπως ότι ένα έγγραφο λήγει μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Όταν οι χρήστες ανοίγουν έγγραφα που υπόκεινται σε πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών σε ένα από τα προγράμματα-πελάτες του 2007 Office release, εμφανίζεται αυτή η δήλωση πολιτικής. Επιπλέον, εάν μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών περιλαμβάνει τη δυνατότητα πολιτικής "Γραμμικός κώδικας" ή "Ετικέτα", μπορεί να γίνει ρύθμιση των παραμέτρων αυτής της πολιτικής ώστε να απαιτείται από τους χρήστες η εισαγωγή γραμμικών κωδικών ή ετικετών σε έγγραφα του Microsoft Office όταν επιχειρούν να τα αποθηκεύσουν ή να τα εκτυπώσουν από ένα πρόγραμμα-πελάτη του 2007 Office release.

Αρχή της σελίδας

Πώς χρησιμοποιούνται οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών σε μια τοποθεσία

Για να υλοποιήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών, πρέπει να προσθέσετε σε αυτήν μια λίστα, μια βιβλιοθήκη ή έναν τύπο περιεχομένου σε μια τοποθεσία. Οι θέσεις στις οποίες είτε δημιουργείτε είτε προσθέτετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών επηρεάζουν το εύρος εφαρμογής της πολιτικής ή το εύρος της χρήσης της. Μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Δημιουργία μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών και προσθήκη της σε τύπο περιεχομένου, λίστα ή βιβλιοθήκη     Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική συλλογής τοποθεσιών στη λίστα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών" για την τοποθεσία ανώτατου επιπέδου μιας συλλογής τοποθεσιών. Μετά τη δημιουργία της πολιτικής συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να την εξαγάγετε, ώστε οι διαχειριστές τοποθεσιών άλλων συλλογών τοποθεσιών να μπορούν να την εισαγάγουν στη δική τους λίστα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών". Η δημιουργία μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών με δυνατότητα εξαγωγής σας δίνει τη δυνατότητα να τυποποιήσετε τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών στις τοποθεσίες της εταιρείας σας.

    Όταν προσθέτετε μια πολιτική συλλογής τοποθεσιών σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, και μια περίοδος λειτουργίας αυτού του τύπου περιεχομένου προστίθεται σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, δεν είναι δυνατή η τροποποίηση της πολιτικής συλλογής τοποθεσιών για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη από τον κάτοχο αυτής της λίστας ή της βιβλιοθήκης. Η προσθήκη μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών σε έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας είναι ένας καλός τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι οι πολιτικές συλλογής τοποθεσιών ενεργοποιούνται σε κάθε επίπεδο της ιεραρχίας τοποθεσιών.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για μια συλλογή τοποθεσιών.

  • Δημιουργία μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας στην συλλογή τύπων περιεχομένου τοποθεσίας μιας τοποθεσίας ανώτατου επιπέδου, και προσθήκη αυτού του τύπου περιεχομένου σε μία ή περισσότερες λίστες ή βιβλιοθήκες     Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών απευθείας για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, και στη συνέχει να συσχετίσετε μια περίοδο λειτουργίας αυτού του τύπου περιεχομένου τοποθεσίας με πολλές λίστες ή βιβλιοθήκες. Εάν δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών με αυτή τη μέθοδο, αυτή η πολιτική εφαρμόζεται σε κάθε στοιχείο της συλλογής τοποθεσιών αυτού του τύπου περιεχομένου ή ενός τύπου περιεχομένου που προέρχεται από αυτό . Εάν δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών απευθείας για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, είναι πιο δύσκολο να ξαναχρησιμοποιήσετε αυτή την πολιτική σε άλλες συλλογές τοποθεσιών, επειδή δεν είναι δυνατή η εξαγωγή των πολιτικών που δημιουργούνται με αυτό τον τρόπο.

    Σημείωση: Για να ελέγχουν το ποιες πολιτικές χρησιμοποιούνται σε μια συλλογή τοποθεσιών, οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να απενεργοποιήσουν την ικανότητα ρύθμισης δυνατοτήτων πολιτικής απευθείας σε έναν τύπο περιεχομένου. Όταν εφαρμοστεί αυτός ο περιορισμός, οι χρήστες που δημιουργούν τύπους περιεχομένου περιορίζονται στην επιλογή πολιτικών από τη λίστα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών"

    Για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας, ανατρέξτε στο θέμα Αλλαγή ενός τύπου περιεχομένου τοποθεσίας.

  • Δημιουργία μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για λίστα ή βιβλιοθήκη     Εάν στην εταιρεία σας χρειάζεται να εφαρμοστεί μια συγκεκριμένη πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε ένα πολύ περιορισμένο σύνολο περιεχομένου, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών που εφαρμόζεται μόνο σε μια μεμονωμένη λίστα ή βιβλιοθήκη. Αυτή η μέθοδος δημιουργίας μιας τέτοιας πολιτικής είναι η λιγότερο ευέλικτη, επειδή η πολιτική εφαρμόζεται μόνο σε μία θέση και δεν είναι δυνατή η εξαγωγή της ή η χρήση της σε άλλες θέσεις. Ωστόσο, σε ορισμένες εταιρείες ίσως χρειάζεται να δημιουργηθούν μοναδικές πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών με περιορισμένη εφαρμογή, για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων καταστάσεων.

    Σημειώσεις: 

    • Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη μόνο εάν αυτή η λίστα ή η βιβλιοθήκη δεν υποστηρίζει πολλούς τύπους περιεχομένου. Εάν τους υποστηρίζει, τότε χρειάζεται να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για κάθε μεμονωμένο τύπο περιεχομένου λίστας που συσχετίζεται με αυτή τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. (Οι περίοδοι λειτουργίας ενός τύπου περιεχομένου τοποθεσίας που συσχετίζονται με μια συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη, είναι γνωστές ως τύποι περιεχομένου λίστας.)

    • Για να ελέγχουν το ποιες πολιτικές χρησιμοποιούνται σε μια συλλογή τοποθεσιών, οι διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών μπορούν να απενεργοποιήσουν την ικανότητα ρύθμισης δυνατοτήτων πολιτικής απευθείας σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη. Όταν εφαρμοστεί αυτός ο περιορισμός, οι χρήστες που διαχειρίζονται λίστες ή βιβλιοθήκες περιορίζονται στην επιλογή πολιτικών από τη λίστα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών"

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×