Εισαγωγή στις λίστες

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μια λίστα είναι μια συλλογή δεδομένων που μπορείτε να το μοιραστείτε με τα μέλη της ομάδας και οι άλλοι χρήστες της τοποθεσίας. Θα βρείτε SharePoint παρέχει πολλά έτοιμα για χρήση λίστες και πρότυπα λίστας για να παρέχουν ένα καλό σημείο εκκίνησης για την οργάνωση των στοιχείων λίστας. Σε αυτό το άρθρο εξηγεί τις έννοιες τη δημιουργία και χρήση της λίστας.

Ανατρέξτε στα παρακάτω θέματα για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία, επεξεργασία και διαγραφή λιστών.

Σημείωση: Σημειώστε ότι οι πληροφορίες εδώ και τους τύπους λίστας που είναι διαθέσιμες σε εσάς εξαρτώνται από την έκδοση του SharePoint που χρησιμοποιείτε. Εάν δεν γνωρίζετε την έκδοση, επικοινωνήστε με το διαχειριστή, να υπηρεσίας ή διαχείρισης ή ανατρέξτε στο θέμα ποια έκδοση του SharePoint χρησιμοποιώ;.

Μια τοποθεσία περιλαμβάνει συνήθως πολλές προεπιλεγμένες λίστες, συμπεριλαμβανομένων των λιστών "Συνδέσεις", "Ανακοινώσεις", "Επαφές", "Παρακολούθηση θεμάτων", "Έρευνες" και "Εργασίες", τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως κεντρικό σημείο για συνεργασία ομάδων ή σε μια επιχειρηματική λύση. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτές οι προεπιλεγμένες λίστες παρέχουν γρήγορες, αποτελεσματικές λύσεις με ελάχιστες ή και καμία τροποποίηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα:

  • Εργασίες, οι οποίες περιλαμβάνουν παρακολούθηση της κατοχής και της προόδου, καθώς και μια λωρίδα χρόνου ενσωματωμένη στη σελίδα για μια ελκυστική οπτική παρουσίαση του περιεχομένου της λίστας.

  • "Παρακολούθηση θεμάτων", η οποία περιλαμβάνει διαχείριση εκδόσεων και αποθήκευση ιστορικού εκδόσεων, για βαθύτερη ανάλυση έργων ομάδων εργασίας και κοινών εργασιών.

Οι λίστες είναι εμπλουτισμένες και ευέλικτες και έχουν πολλές ενσωματωμένες δυνατότητες που παρέχουν έναν ισχυρό τρόπο αποθήκευσης, κοινής χρήσης και εργασίας με δεδομένα. Εκτελέστε τις εξής ενέργειες:

  • Δημιουργήστε μια λίστα με ποικιλία στηλών, όπως "Κείμενο", "Αριθμός", "Επιλογή", "Νομισματική μονάδα", "Ημερομηνία και ώρα", "Αναζήτηση", "Ναι/Όχι" και "Υπολογίστηκε". Μπορείτε, επίσης, να επισυνάψετε ένα ή περισσότερα αρχεία σε ένα στοιχείο λίστας για να δώσετε πρόσθετες λεπτομέρειες, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο με αριθμούς υποστήριξης ή ένα έγγραφο με πληροφορίες ιστορικού.

  • Δημιουργήστε προβολές λίστας για την οργάνωση, την ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων σε διαφορετικούς και συγκεκριμένους τρόπους. Αλλάξτε τα μετα-δεδομένα, προσθέτοντας και διαγράφοντας στήλες και τροποποιώντας τους κανόνες επικύρωσης, και χρήση λιστών με συνέπεια μεταξύ τοποθεσιών με τους τύπους περιεχομένου, στήλες τοποθεσίας και πρότυπα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προβάλετε μόνο τα τρέχοντα συμβάντα από ένα ημερολόγιο σε μια κεντρική σελίδα και να δημιουργήσετε μια οπτική προβολή — παρόμοια με ένα ημερολόγιο τοίχου — σε μια άλλη σελίδα.

  • Δημιουργήστε σχέσεις μεταξύ λιστών χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό μοναδικών στηλών, στηλών αναζήτησης και ενίσχυσης σχέσης (διαδοχική διαγραφή και περιορισμός διαγραφής), στοιχεία τα οποία βελτιώνουν τη δυνατότητά σας να δημιουργείτε πιο σύνθετες επιχειρηματικές λύσεις και σας βοηθούν να διατηρείτε την ακεραιότητα των δεδομένων σας.

  • Δημιουργήστε προσαρμοσμένες λίστες, εμφανίστε τα δεδομένα σε Τμήματα Web και σελίδες Τμημάτων Web και κάντε εισαγωγή, εξαγωγή και σύνδεση με δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως το Excel και η Access.

  • Παρακολουθήστε τις εκδόσεις και το λεπτομερές ιστορικό, απαιτήστε έγκριση για την τροποποίηση των δεδομένων, χρησιμοποιήστε ασφάλεια επιπέδου στοιχείου και φακέλων, κάντε ανάληψη και μεταβίβαση ελέγχου και παραμείνετε αυτόματα ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές, χρησιμοποιώντας ειδοποιήσεις και τις τροφοδοσίες RSS.

  • Οργανώστε το περιεχόμενο μίας λίστας σε φακέλους για πρόσθετη ευκολία και καλύτερη απόδοση και βελτιώστε γενικά την απόδοση με τις μεγάλες λίστες χρησιμοποιώντας τη δημιουργία ευρετηρίου.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι εργασίας με λίστες που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε πληροφορίες για την ομάδα σας.

Παρακολούθηση εκδόσεων και λεπτομερούς ιστορικού    Μπορείτε να παρακολουθείτε τις εκδόσεις των στοιχείων λίστας, ώστε να μπορείτε να βλέπετε ποια στοιχεία έχουν αλλάξει από τη μία έκδοση στην άλλη, καθώς και ποιος έχει αλλάξει τα στοιχεία της λίστας. Εάν γίνουν λάθη σε μια νεότερη έκδοση, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός στοιχείου. Η παρακολούθηση του ιστορικού μιας λίστας είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν η εταιρεία σας πρέπει να παρακολουθεί μια λίστα καθώς αυτή αναπτύσσεται.

Απαίτηση έγκρισης    Μπορείτε να ορίσετε να απαιτείται έγκριση για ένα στοιχείο λίστας προτού προβληθεί από οποιονδήποτε. Τα στοιχεία παραμένουν σε εκκρεμή κατάσταση μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει δικαίωμα έγκρισής τους. Μπορείτε να ελέγχετε ποιες ομάδες χρηστών θα μπορούν να προβάλλουν ένα στοιχείο λίστας πριν να εγκριθεί.

Προσαρμογή δικαιωμάτων    Μπορείτε να ορίσετε εάν οι συμμετέχοντες για τη λίστα θα μπορούν να διαβάσουν και να επεξεργαστούν μόνο τα στοιχεία που δημιούργησαν ή όλα τα στοιχεία της λίστας. Τα άτομα που έχουν δικαίωμα διαχείρισης λιστών μπορούν να διαβάζουν και να επεξεργάζονται όλα τα στοιχεία της λίστας. Μπορείτε, επίσης, να εφαρμόσετε συγκεκριμένα επίπεδα δικαιωμάτων σε ένα στοιχείο λίστας, για παράδειγμα, εάν το στοιχείο αυτό περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες.

Δημιουργία και διαχείριση προβολών    Η ομάδα σας μπορεί να δημιουργήσει διαφορετικές προβολές της ίδιας λίστας. Το περιεχόμενο της ίδιας της λίστας δεν αλλάζει, αλλά τα στοιχεία είναι οργανωμένα ή φιλτραρισμένα έτσι, ώστε να μπορούν οι χρήστες να εντοπίσουν τις πιο σημαντικές ή ενδιαφέρουσες πληροφορίες, ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Ενημέρωση λιστών    Ανεξάρτητα από τον τύπο λίστας που ενημερώνετε, η διαδικασία είναι παρόμοια για την προσθήκη, την επεξεργασία και τη διαγραφή στοιχείων λίστας. Υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε ένα στοιχείο σε μια λίστα.

  • Με τη χρήση φόρμας, που είναι η προεπιλεγμένη μέθοδος.

  • Με ενσωμάτωση, που σημαίνει ότι προσθέτετε το στοιχείο απευθείας στη σελίδα λίστας.

Εάν η λίστα έχει ρυθμιστεί για παρακολούθηση των εκδόσεων, δημιουργείται μια νέα έκδοση του στοιχείου λίστας κάθε φορά που το επεξεργάζεστε. Μπορείτε να προβάλετε ένα ιστορικό των αλλαγών του στοιχείου λίστας και να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση, εάν έχετε κάνει λάθος σε μια πιο πρόσφατη.

Χρήση τύπων και υπολογιζόμενων τιμών    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους και υπολογιζόμενες τιμές για τη δυναμική δημιουργία πληροφοριών στις στήλες μιας λίστας. Οι λειτουργίες μπορούν να περιλαμβάνουν πληροφορίες από άλλες στήλες σε μια λίστα, καθώς και συναρτήσεις συστήματος όπως τη συνάρτηση [today] για την υπόδειξη της τρέχουσας ημερομηνίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μια προεπιλεγμένη ημερομηνία προθεσμίας που είναι επτά ημέρες μετά την τρέχουσα ημερομηνία.

Ενημέρωση σχετικά με τις αλλαγές    Οι λίστες και οι προβολές χρησιμοποιούν την τεχνολογία RSS, ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να μπορούν να λαμβάνουν ενημερώσεις αυτόματα. Η τεχνολογία RSS επιτρέπει στους χρήστες να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις ή τροφοδοσίες RSS σχετικά με ειδήσεις και πληροφορίες σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε, επίσης, να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ενημερώνεστε όταν πραγματοποιούνται αλλαγές στις λίστες ή όταν προστίθενται νέα στοιχεία. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας εύκολος τρόπος παρακολούθησης των αλλαγών που είναι σημαντικές για εσάς.

Δημιουργία σχέσεων ανάμεσα σε λίστες    Για να δημιουργήσετε μια σχέση ανάμεσα σε δύο λίστες, στη λίστα προέλευσης δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης που ανακτά (ή "αναζητά") μία ή περισσότερες τιμές από μια λίστα προορισμού, εάν αυτές οι τιμές συμφωνούν με την τιμή στη στήλη αναζήτησης της λίστας προέλευσης. Εάν θέλετε, μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε στήλες από τη λίστα προορισμού στη λίστα προέλευσης. Όταν δημιουργείτε μια στήλη αναζήτησης, μπορείτε, επίσης, να αποφασίσετε να εφαρμόσετε συμπεριφορά σχέσης, ορίζοντας μια επιλογή διαδοχικής διαγραφής ή περιορισμού διαγραφής που βοηθά στη διατήρηση της εγκυρότητας των δεδομένων σας και στην αποτροπή των ασυνεπειών, που ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα αργότερα.

Κοινή χρήση των πληροφοριών λίστας με ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων    Εάν έχετε ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων που έχει εγκατασταθεί, όπως η Access, μπορείτε να εξαγωγή και εισαγωγή δεδομένων από και προς την τοποθεσία σας, καθώς και να συνδέσετε έναν πίνακα από τη βάση δεδομένων σε μια λίστα. Όταν εργάζεστε με τα δεδομένα λίστας σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ερωτήματα, φόρμες και εκθέσεις. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access .

Χρήση λιστών με συνέπεια μεταξύ τοποθεσιών    Εάν η ομάδα σας εργάζεται με πολλούς τύπους λιστών, μπορείτε να αυξήσετε τη συνέπεια μεταξύ πολλών λιστών με τους τύπους περιεχομένου, τις στήλες τοποθεσίας και τα πρότυπα. Αυτές οι δυνατότητες σάς επιτρέπουν να επαναχρησιμοποιείτε τις ρυθμίσεις και τη δομή λίστας με αποτελεσματικό τρόπο. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο περιεχομένου για ένα ζήτημα εξυπηρέτησης πελατών που ορίζει συγκεκριμένες στήλες (όπως στοιχεία επικοινωνίας με τους πελάτες) και επιχειρηματικές διαδικασίες για τον τύπο περιεχομένου. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η δημιουργία μιας στήλης τοποθεσίας για τα ονόματα των τμημάτων, που έχει μια αναπτυσσόμενη λίστα των τμημάτων. Μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε τη στήλη σε πολλές λίστες, για να εξασφαλίσετε ότι τα ονόματα θα εμφανίζονται πάντα με τον ίδιο τρόπο σε κάθε λίστα.

Εργασία με στοιχεία λίστας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    Χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατά με τις τεχνολογίες SharePoint, μπορείτε να λάβετε πληροφορίες σημαντικές λίστας με εσάς. Για παράδειγμα, με το Outlook, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε εργασίες, επαφές και πίνακες συζητήσεων στην τοποθεσία σας από το Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμασύνδεση εξωτερικής λίστας στο Outlook .

Ορισμός στόχευσης περιεχομένου    Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον προσδιορισμό ακροατηρίου για μια λίστα και, στη συνέχεια, να ρυθμίσετε στοιχεία στη λίστα έτσι, ώστε να εμφανίζονται μόνο στα άτομα που είναι μέλη συγκεκριμένων ομάδων ή ακροατηρίων του SharePoint και της υπηρεσίας καταλόγου Active Directory. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση Τμημάτων Web, όπως είναι το Τμήμα Web ερωτήματος περιεχομένου, το οποίο χρησιμοποιεί προσδιορισμό ακροατηρίου προκειμένου να φιλτράρει τη λίστα με βάση τη συμμετοχή του χρήστη σε μια ομάδα. Για να μπορέσουν τα στοιχεία μιας λίστας να ενεργοποιηθούν για ένα συγκεκριμένο ακροατήριο, θα πρέπει να ρυθμιστεί η ίδια η λίστα με τη στήλη "Προσδιορισμός ακροατηρίου".

Ο τύπος της λίστας που θα χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από το είδος των πληροφοριών που χρησιμοποιείτε από κοινού.

Ανακοινώσεις    Χρησιμοποιήστε μια λίστα ανακοινώσεων για την κοινή χρήση ειδήσεων και κατάστασης, καθώς και για την παροχή υπενθυμίσεων. Οι ανακοινώσεις υποστηρίζουν βελτιωμένη μορφοποίηση με εικόνες, υπερ-συνδέσεις και μορφοποιημένο κείμενο.

Επαφές     Χρησιμοποιήστε μια λίστα επαφών για να αποθηκεύσετε πληροφορίες σχετικά με άτομα ή ομάδες με τα οποία εργάζεστε. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διαχείρισης επαφών το οποίο είναι συμβατό με τις τεχνολογίες του SharePoint, τότε μπορείτε να κάνετε προβολή και ενημέρωση των επαφών σας από την τοποθεσία σας στο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενημερώσετε μια λίστα με όλους τους προμηθευτές της εταιρείας σας από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμβατό με τις τεχνολογίες του SharePoint, όπως το Outlook. Στην πραγματικότητα, μια λίστα επαφών δεν αποσκοπεί στη διαχείριση των μελών της τοποθεσίας σας, μπορεί, ωστόσο, να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση και κοινή χρήση επαφών για την εταιρεία σας, όπως είναι για παράδειγμα μια λίστα εξωτερικών προμηθευτών.

Πίνακες συζητήσεων     Χρησιμοποιήστε έναν πίνακα συζητήσεων για να προσφέρετε μια κεντρική θέση για την καταγραφή και την αποθήκευση των συζητήσεων της ομάδας, που έχει παρόμοια μορφή με τις ομάδες συζητήσεων. Εάν ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει τις λίστες στην τοποθεσία σας ώστε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι πίνακες συζητήσεων θα μπορούν να αποθηκεύσουν συζητήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα πιο διαδεδομένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα συζητήσεων σχετικά με την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος της εταιρείας σας.

Συνδέσεις    Χρησιμοποιήστε μια λίστα συνδέσεων ως κεντρική θέση για συνδέσεις στο Internet, το intranet της εταιρείας σας και άλλους πόρους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα συνδέσεων με τις τοποθεσίες των πελατών σας στο Web.

Προβιβασμένες συνδέσεις    Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα για να εμφανίσετε ένα σύνολο ενεργειών σύνδεσης σε οπτική διάταξη.

Ημερολόγιο    Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο για όλα τα συμβάντα της ομάδας σας ή για συγκεκριμένες περιπτώσεις, όπως αργίες της εταιρείας. Το ημερολόγιο προσφέρει οπτικές προβολές, όπως ένα σταθερό ή τοίχου ημερολόγιο, τα συμβάντα ομάδας σας, συμπεριλαμβανομένων των συσκέψεων, κοινωνικές εκδηλώσεις και τα ολοήμερα συμβάντα. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε ορόσημα ομάδας, όπως τις προθεσμίες ή ημερομηνίες την έκδοση προϊόντος που δεν σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ημερολογίου που είναι συμβατά με τις τεχνολογίες SharePoint, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε το ημερολόγιό σας από την τοποθεσία σας ενώ εργάζεστε σε κάποιο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να συγκρίνετε και ενημέρωση το ημερολόγιό σας στην τοποθεσία με τις ημερομηνίες από το ημερολόγιο του Outlook, προβάλλοντας και δύο ημερολόγια σε παράθεση ή επικάλυψη μεταξύ τους στο Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ημερολογίου .

Εργασίες    Χρησιμοποιήστε μια λίστα εργασιών για να παρακολουθείτε πληροφορίες σχετικά με τα έργα και άλλα συμβάντα εκκρεμών εργασιών για την ομάδα σας. Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άτομα, καθώς και να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης ενώ πλησιάζει η ολοκλήρωση της εργασίας. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εργασία που είναι συμβατά με τις τεχνολογίες SharePoint, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες σας από την τοποθεσία σας σε κάποιο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών για τη διαδικασία προϋπολογισμού της εταιρείας σας και να, στη συνέχεια, προβάλετε και να την ενημερώσετε στο Outlook μαζί με άλλες εργασίες σας. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας λίστας .

Εργασίες έργου    Χρήση λίστας εργασιών έργου για την αποθήκευση πληροφοριών εργασίας με μια προβολή και την πρόοδό ράβδους Gantt. Μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης ενώ πλησιάζει η ολοκλήρωση της εργασίας. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εργασία που είναι συμβατά με τις τεχνολογίες SharePoint, μπορείτε να προβάλετε και να ενημερώσετε τις εργασίες του έργου σας από την τοποθεσία σας σε κάποιο άλλο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών έργου στην τοποθεσία σας για να προσδιορίσετε και να αναθέσετε την εργασία για να δημιουργήσετε ένα εγχειρίδιο εκπαίδευση και, στη συνέχεια, μπορείτε να παρακολουθήσετε την πρόοδο της εταιρείας σας από το Project. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας λίστας .

Παρακολούθηση θεμάτων    Χρήση λίστας παρακολούθησης θεμάτων για να αποθηκεύσετε πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένα θέματα, όπως θέματα υποστήριξης και να παρακολουθήσετε την πρόοδό τους. Μπορείτε να εκχώρηση θέματα, να κατηγοριοποιήσετε και να συσχετίσετε θέματα μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα παρακολούθησης θεμάτων για τη Διαχείριση πελατών προβλήματα και λύσεις εξυπηρέτησης. Μπορείτε επίσης να προσθέτετε σχόλια σχετικά με θέματα κάθε φορά που επεξεργάζεστε, δημιουργώντας ένα ιστορικό σχολίων χωρίς να τροποποιήσετε την αρχική περιγραφή του ζητήματος. Για παράδειγμα, έναν αντιπρόσωπο εξυπηρέτησης πελατών να καταγράψετε κάθε βήμα για την επίλυση ενός προβλήματος και τα αποτελέσματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια λίστα παρακολούθηση θεμάτων με ροή εργασίας τριών φάσεων για να βοηθήσετε την εταιρεία σας διαχείριση ενός θέματος ή παρακολούθηση έργου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας λίστας .

Έρευνα    Χρησιμοποιήστε μια έρευνα για να συλλέξετε και να μεταγλωττίσετε σχολίων, όπως μια έρευνα υπαλλήλου ή ένα τεστ. Μπορείτε να σχεδιάσετε τις ερωτήσεις και απαντήσεις με πολλούς διαφορετικούς τρόπους και να δείτε μια επισκόπηση των τα σχόλιά σας. Εάν έχετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου ή βάσης δεδομένων εγκατεστημένο που είναι συμβατά με τις τεχνολογίες SharePoint, μπορείτε να εξαγάγετε τα αποτελέσματα για την περαιτέρω ανάλυση τους. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας έρευνας .

Προσαρμογή    Χρήση προσαρμοσμένης λίστας για να ξεκινήσετε μια λίστα από την αρχή. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα που βασίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο, εάν έχετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που είναι συμβατά με τις τεχνολογίες SharePoint. Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε μια λίστα από το Excel που δημιουργήσατε για την αποθήκευση και διαχείριση συμβολαίων με προμηθευτές. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας λίστας που βασίζεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο .

Εξωτερικές λίστες    Χρησιμοποιήστε μια εξωτερική λίστα για να εργαστείτε με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα εκτός του SharePoint, αλλά μπορείτε να τα διαβάσετε και να τα τροποποιήσετε από το SharePoint. Η προέλευση δεδομένων για μια εξωτερική λίστα ονομάζεται τύπος εξωτερικού περιεχομένου. Σε αντίθεση με μια εγγενή λίστα του SharePoint, μια εξωτερική λίστα χρησιμοποιεί τις Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων για πρόσβαση σε δεδομένα απευθείας από ένα εξωτερικό σύστημα (όπως SAP, Siebel και Microsoft SQL Server), είτε αυτό το σύστημα είναι βάση δεδομένων είτε υπηρεσία Web ή επιχειρησιακό σύστημα.

Προσαρμοσμένη λίστα σε προβολή φύλλου δεδομένων    Χρησιμοποιήστε την προσαρμοσμένη λίστα σε προβολή φύλλου δεδομένων για να δημιουργήσετε μια κενή λίστα, παρόμοια με μια προσαρμοσμένη λίστα, αλλά για εμφάνιση της λίστας από προεπιλογή σε προβολή φύλλου δεδομένων. Η προβολή φύλλου δεδομένων παρέχει ένα πλέγμα δεδομένων για την προβολή και την επεξεργασία των δεδομένων ως γραμμών και στηλών. Μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε γραμμές και στήλες, να εφαρμόσετε φίλτρα και να ταξινομήσετε στοιχεία σε σειρά, να εμφανίσετε υπολογισμένες τιμές και σύνολα και να επεξεργαστείτε με ευκολία δεδομένα σε κελιά πλέγματος. Η προβολή φύλλου δεδομένων απαιτεί να είναι εγκατεστημένο το Office σε υπολογιστή-πελάτη 32 bit και ένα πρόγραμμα περιήγησης που υποστηρίζει τα στοιχεία ελέγχου ActiveX.

Λίστα κατάστασης    Χρησιμοποιήστε μια λίστα κατάστασης για να εμφανίσετε και να παρακολουθήσετε τους στόχους του έργου σας. Η λίστα περιλαμβάνει ένα σύνολο έγχρωμων εικονιδίων που υποδεικνύουν το βαθμό επίτευξης των στόχων.

Κυκλοφορίες    Χρησιμοποιήστε τη λίστα "Κυκλοφορίες" για την αποστολή πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων των σημάνσεων επιβεβαίωσης, προς τα μέλη της ομάδας σας.

Λίστα λεξικού IME της Microsoft    Χρησιμοποιήστε τη λίστα λεξικού IME της Microsoft, όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα στη λίστα ως λεξικό IME της Microsoft. Μπορείτε να μετατρέψετε τα στοιχεία της στήλης "Ανάγνωση" σε "Εμφάνιση" χρησιμοποιώντας το IME της Microsoft και να προβάλετε το περιεχόμενο στην περιοχή "Σχόλιο" στο παράθυρο σχολίων IME. Τα δεδομένα μπορούν να συνδεθούν με μια συγκεκριμένη διεύθυνση URL.

Λίστα περιεχομένου PerformancePoint    Χρησιμοποιήστε μια λίστα περιεχομένου PerformancePoint για να αποθηκεύετε στοιχεία πίνακα εργαλείων, όπως πίνακες βαθμολογίας, αναφορές, φίλτρα, σελίδες πίνακα εργαλείων και άλλα στοιχεία πίνακα εργαλείων που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας το Πρόγραμμα σχεδίασης πίνακα εργαλείων PerformancePoint.

Γλώσσες και μεταφραστές    Χρησιμοποιήστε μια λίστα γλωσσών και μεταφραστών με μια ροή εργασίας Διαχείρισης μεταφράσεων σε μια Βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων. Η ροή εργασίας χρησιμοποιεί τη λίστα για να αναθέσει μεταφραστικές εργασίες στο μεταφραστή που καθορίζεται στη λίστα για κάθε γλώσσα. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτήν τη λίστα με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να επιλέξετε την αυτόματη δημιουργία της λίστας κάθε φορά που προσθέτετε μια ροή εργασίας διαχείρισης μεταφράσεων σε μια Βιβλιοθήκη διαχείρισης μεταφράσεων.

Λίστα KPI    Χρησιμοποιήστε μια λίστα βασικών δεικτών απόδοσης (KPI), οι οποίοι σας επιτρέπουν να αξιολογείτε γρήγορα την πρόοδο που επιτεύχθηκε σε σχέση με μετρήσιμους στόχους. Μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες KPI για να παρακολουθείτε την απόδοση, χρησιμοποιώντας μία από τις τέσσερις προελεύσεις δεδομένων: δεδομένα που πληκτρολογήθηκαν με μη αυτόματο τρόπο, δεδομένα σε μια λίστα του SharePoint, δεδομένα σε βιβλία εργασίας του Excel ή δεδομένα από Υπηρεσίες ανάλυσης — ένα στοιχείο του Microsoft SQL Server. Μετά τη δημιουργία της λίστας KPI, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να εμφανίζετε την κατάσταση του δείκτη σε μια σελίδα πίνακα εργαλείων.

Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου    Δημιουργήσετε μια λίστα που χρησιμοποιεί τις στήλες και τα δεδομένα ενός υπάρχοντος υπολογιστικού φύλλου. Η εισαγωγή ενός υπολογιστικού φύλλου απαιτεί το Microsoft Excel ή άλλο συμβατό πρόγραμμα.

Προσθέστε μία από αυτές τις λίστες στη σελίδα σας

  1. Στις τοποθεσίες, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Ρυθμίσεις: ενημερώστε το προφίλ σας, εγκαταστήστε λογισμικό και συνδέστε το στο cloud και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή περιεχόμενα τοποθεσίας.

  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προσθήκη εφαρμογής.

    Προσθέστε ένα εικονίδιο της εφαρμογής στο παράθυρο διαλόγου περιεχόμενα τοποθεσίας.
  3. Κύλιση και κάντε κλικ στην εφαρμογή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορεί να υπάρχουν περισσότερες από μία σελίδες.

  4. Δώστε στην εφαρμογή ένα μοναδικό όνομα, ώστε να μπορείτε να ανακαλέσετε αργότερα για μια σελίδα και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  5. Όταν μπορείτε να επιστρέψετε στην οθόνη περιεχόμενα τοποθεσίας, μπορείτε να κάνετε τρία στοιχεία:

    • Κλείστε το παράθυρο και να επιστρέψετε στη σελίδα. Προσθέστε τη νέα εφαρμογή στη σελίδα σας χρησιμοποιώντας την εισαγωγή Τμημάτων Web.

    • Κάντε κλικ στην εφαρμογή και να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων.

    • Κάντε κλικ στα αποσιωπητικά ... και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή ρυθμίσεων. Μπορείτε να προσθέσετε στήλες, να αλλάξετε τα ονόματα και να κάνετε άλλες εργασίες εδώ.

Οργάνωση λιστών σε μια τοποθεσία

Παρόλο που μπορείτε να χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες λιστών με διάφορους τρόπους, ο τρόπος χρήσης τους εξαρτάται από το μέγεθος και το πλήθος των λιστών που έχετε και τις απαιτήσεις της εταιρείας σας.

Μπορεί να θέλετε μία μεγάλη λίστα για να καλύψετε διαφορετικές ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε πολλά τεχνικά ζητήματα για παρακολούθηση στην εταιρεία σας και τα θέματα μπορεί να αφορούν πολλά έργα και ομάδες.

Χρησιμοποιήστε μία λίστα όταν:

  • Η ομάδα σας χρειάζεται να βλέπει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία λίστας ή διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου στοιχείων. Για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να θέλει να βλέπει την πρόοδο σε όλα τα τεχνικά θέματα μιας εταιρείας ή να βλέπει όλα τα θέματα που αρχειοθετήθηκαν την ίδια χρονική περίοδο.

  • Τα άτομα θέλουν να πραγματοποιούν περιήγηση ή αναζήτηση για τα θέματα στην ίδια θέση σε μια τοποθεσία.

  • Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα στοιχεία λίστας, όπως την παρακολούθηση εκδόσεων ή την απαίτηση έγκρισης.

  • Οι ομάδες που εργάζονται στη λίστα έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως τα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων. Το μοναδικό δικαίωμα μπορεί να εφαρμοστεί σε συγκεκριμένα στοιχεία λίστας, αλλά εάν τα επίπεδα δικαιωμάτων διαφέρουν σημαντικά, καλύτερα να χρησιμοποιήσετε πολλές λίστες.

  • Θέλετε να αναλύσετε πληροφορίες για τη λίστα ή να λαμβάνετε ενοποιημένες ενημερώσεις για τη λίστα. Μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν τα στοιχεία της λίστας ή να δείτε τις αλλαγές σε μια λίστα χρησιμοποιώντας την τεχνολογία RSS. Οι τροφοδοσίες RSS δίνουν στα μέλη της ομάδας εργασίας τη δυνατότητα να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των πληροφοριών που έχουν αλλάξει.

Μπορεί να θέλετε πολλές λίστες όταν υπάρχουν σημαντικές διαφορές μεταξύ των στοιχείων που θέλετε να διαχειρίζεστε ή μεταξύ των ομάδων ατόμων που εργάζονται με τα στοιχεία.

Χρησιμοποιήστε πολλές λίστες όταν:

  • Δεν θεωρείτε ότι οι χρήστες θα χρειάζονται συνόψεις των στοιχείων συγκεντρωμένων.

  • Οι ομάδες των ατόμων που εργάζονται με τις πληροφορίες διαφέρουν και έχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Χρειάζεται να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως διαχείριση εκδόσεων ή έγκριση, σε πολλά σύνολα στοιχείων.

  • Δεν είναι απαραίτητο να αναλύσετε τα στοιχεία μαζί ή να λαμβάνετε συγκεντρωτικές ενημερώσεις σχετικά με τη λίστα.

Παρακάτω περιγράφονται μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να οργανώσετε λίστες και στοιχεία λιστών:

Προσθήκη στηλών    Για να διευκολύνετε την ομάδα σας να εντοπίζει τα στοιχεία που είναι πιο σημαντικά, μπορείτε να προσθέσετε στήλες στη λίστα. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη "Έργο" σε μια λίστα για να βοηθήσετε αυτούς που εργάζονται σε συγκεκριμένα έργα να προβάλλουν και να εργάζονται πιο εύκολα με τα στοιχεία τους. Ενδέχεται να θέλετε να προσθέσετε και άλλες στήλες, αν θέλετε να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε στοιχείο λίστας, όπως το όνομα του τμήματος ή το όνομα ενός εργαζομένου.

Εάν έχετε πολλά στοιχεία σε μια λίστα, μπορείτε να ευρετήριο σε ορισμένες στήλες για να βελτιώσετε την απόδοση κατά την προβολή πολλών στοιχείων ή την εναλλαγή προβολών. Αυτή η δυνατότητα δεν αλλάζει τον τρόπο οργάνωσης των στοιχείων, αλλά αυτό μπορεί να τη δυνατότητα στις εταιρείες να αποθηκεύουν ευκολότερα μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα. Ωστόσο, η δημιουργία ευρετηρίου μπορεί να χρειαστεί έως και περισσότερο χώρο βάσης δεδομένων. Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Δημιουργία προβολών    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβολές εάν τα άτομα στην ομάδα σας χρειάζονται συχνά να βλέπουν δεδομένα με συγκεκριμένο τρόπο. Οι προβολές χρησιμοποιούν στήλες για ταξινόμηση, ομαδοποίηση, φιλτράρισμα και εμφάνιση των δεδομένων. Μπορείτε, επίσης, να επιλέξετε πόσα στοιχεία εμφανίζονται ταυτόχρονα σε κάθε προβολή. Για παράδειγμα, κάποια άτομα θα μπορούν να πραγματοποιούν περιήγηση σε μια λίστα σε σύνολα 25 ή 100 στοιχείων λίστας ανά σελίδα, ανάλογα με τις προτιμήσεις τους και την ταχύτητα σύνδεσής τους.

Προβολές σάς παρέχουν την ευελιξία να αποθηκεύσετε ένα μεγάλο αριθμό στοιχείων σε μια λίστα, αλλά για να δείτε μόνο τα υποσύνολα που θέλετε σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, όπως μόνο τα θέματα που έχουν δημοσιευτεί αυτό το έτος, ή μόνο τα τρέχοντα συμβάντα σε ένα ημερολόγιο. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσωπικές προβολές που είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς και, εάν έχετε δικαιώματα τροποποίησης μιας λίστας, μπορείτε να δημιουργήσετε δημόσιες προβολές που είναι διαθέσιμες για όλους τους χρήστες. Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Δημιουργία φακέλων    Μπορείτε να προσθέσετε φακέλους για τους περισσότερους τύπους λιστών, εάν τον κάτοχο της λίστας μπορούν να δημιουργηθούν διαιρεθούν. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν τα στοιχεία της λίστας μπορεί να διαιρεθεί με συγκεκριμένο τρόπο, όπως κατά έργο ή κατά ομάδα. Φάκελοι βοηθούν τα άτομα να σαρώσετε πιο εύκολα και να διαχειριστείτε τα στοιχεία της λίστας. τεχνολογίες SharePoint παρέχουν μια προβολή δέντρου που επιτρέπει στους χρήστες να περιηγηθούν στις τοποθεσίες και τους φακέλους που είναι παρόμοια με τον τρόπο που λειτουργούν με τους φακέλους σε στον σκληρό δίσκο τους. Για παράδειγμα, κάθε τμήμα μπορεί να έχει το δικό του φάκελο. Δημιουργία φακέλου σε μια λίστα

Δείτε επίσης

Προσθήκη, επεξεργασία ή διαγραφή στοιχείων λίστας

Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη

Δημιουργία φακέλου σε μια λίστα

Διαγραφή φακέλου από μια λίστα

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×