Εισαγωγή στις εκθέσεις

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Όταν χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων, συνήθως χρησιμοποιείτε εκθέσεις για την προβολή, μορφοποίηση και σύνοψη δεδομένων. Για παράδειγμα, ίσως δημιουργήσετε μια έκθεση τύπου λίστας για να εμφανίσετε τους αριθμούς τηλεφώνου για όλες τις επαφές σας ή μια αναφορά σύνοψης για να δημιουργήσετε ένα σύνολο των πωλήσεων της εταιρείας σας σε διαφορετικές περιοχές και χρονικές περιόδους.

Αυτό το άρθρο παρέχει μια επισκόπηση των εκθέσεων στη Microsoft Access 2010 και εισαγάγει νέες ή τροποποιημένες δυνατότητες εκθέσεων. Αυτό το άρθρο εξηγεί, επίσης, τον τρόπο δημιουργίας έκθεσης, τον τρόπο ταξινόμησης, ομαδοποίησης και σύνοψης δεδομένων καθώς και τον τρόπο προβολής μιας έκθεσης σε προεπισκόπηση αλλά και τον τον τρόπο εκτύπωσης.

Θα βρείτε είναι πιο εύκολο για τη δημιουργία αναφορών χαρακτηριστικό, εάν η βάση δεδομένων έχει μια δομή πίνακα σωστά σχεδιασμένη και οι σχέσεις. Για την εισαγωγή στο σχεδιασμό και τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Τι νέο υπάρχει

Δημιουργία νέας αναφοράς

Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης ή συνόλων

Επισήμανση τιμών χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους

Απόκτηση επαγγελματικής εμφάνισης με Θέματα

Προσθήκη εικόνων

Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης

Επισκόπηση

Η έκθεση είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείτε για την εμφάνιση και τη σύνοψη δεδομένων. Οι εκθέσεις παρέχουν έναν τρόπο για τη διανομή ή αρχειοθέτηση στιγμιότυπων των δεδομένων σας, με εκτύπωση, με μετατροπή σε αρχείο PDF ή XPS ή με εξαγωγή σε άλλες μορφές αρχείων.

Έκθεση υπαλλήλου σε Προεπισκόπηση εκτύπωσης

Οι εκθέσεις μπορούν να παρέχουν λεπτομέρειες σχετικά με μεμονωμένες εγγραφές, συνόψεις πολλών εγγραφών ή και τα δύο. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εκθέσεις της Access για να δημιουργήσετε ετικέτες για αλληλογραφία ή για άλλο σκοπό.

Είναι δυνατή η δημιουργία “μη δεσμευμένων” εκθέσεων που δεν εμφανίζουν δεδομένα, αλλά για το σκοπό του συγκεκριμένου άρθρου, θα υποθέσουμε ότι η έκθεση δεσμεύεται από μια προέλευση δεδομένων, όπως ένας πίνακας ή ένα ερώτημα.

Εκθέσεις προγραμμάτων-πελατών ενάντια σε εκθέσεις Web

Η Access 2010 προσφέρει μια νέα δυνατότητα που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια “βάση δεδομένων Web” δημοσιεύοντας μια βάση δεδομένων της Access σε ένα διακομιστή SharePoint, ο οποίος εκτελεί τις υπηρεσίες Access Services. Όταν δημιουργείτε μια “βάση δεδομένων Web”, οι εκθέσεις της Access αποδίδονται στο πρόγραμμα περιήγησης χρησιμοποιώντας τις Υπηρεσίες αναφοράς του SQL Server. Αυτή η μετατροπή θέτει κάποιους περιορισμούς στις δυνατότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις εκθέσεις, τις οποίες θέλετε να αποδώσετε στο πρόγραμμα περιήγησης. Ωστόσο, εάν δεν σας απασχολεί η απόδοση της έκθεσης στο πρόγραμμα περιήγησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήρες σύνολο δυνατοτήτων που παρέχει η σχεδίαση εκθέσεων της Access.

Τμήματα μιας έκθεσης

Στην Access, η σχεδίαση μιας έκθεσης χωρίζεται σε ενότητες. Σε μια βάση δεδομένων προγράμματος-πελάτη, μπορείτε να προβάλετε την αναφορά σας σε προβολή σχεδίασης για να δείτε τις ενότητες. Σε διάταξη προβολή, οι ενότητες δεν είναι ως εμφανή, αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν, και μπορεί να επιλεγεί, χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα στην ομάδα επιλογή στην καρτέλα Μορφοποίηση. Για να δημιουργήσετε χρήσιμες εκθέσεις, πρέπει να κατανοήσετε τον τρόπο λειτουργίας κάθε ενότητα. Για παράδειγμα, η ενότητα στην οποία επιλέγετε για να τοποθετήσετε ένα στοιχείο ελέγχου υπολογισμού καθορίζει τον τρόπο πρόσβασης υπολογίζει τα αποτελέσματα. Η παρακάτω λίστα είναι μια σύνοψη των τύπων ενότητας και τις χρήσεις τους:

  • Κεφαλίδα έκθεσης    Αυτή η ενότητα εκτυπώνεται μόνο μία φορά, στην αρχή της έκθεσης. Χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα έκθεσης για πληροφορίες που μπορεί να εμφανίζονται κανονικά σε μια συνοδευτική σελίδα, όπως ένα λογότυπο, έναν τίτλο ή μια ημερομηνία. Όταν τοποθετείτε ένα υπολογιζόμενο στοιχείο ελέγχου που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση Sum συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων στην κεφαλίδα της έκθεσης, είναι το άθροισμα που υπολογίζεται για ολόκληρη την έκθεση. Η κεφαλίδα έκθεσης εκτυπώνεται πριν από την κεφαλίδα της σελίδας.

  • Κεφαλίδα σελίδας    Αυτή η ενότητα εκτυπώνεται στο επάνω μέρος κάθε σελίδας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε μια κεφαλίδα σελίδας για να επαναλαμβάνεται ο τίτλος της έκθεσης σε κάθε σελίδα.

  • Κεφαλίδα ομάδας    Αυτή η ενότητα εκτυπώνεται στην αρχή κάθε νέας ομάδας εγγραφών. Χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα ομάδας για να εκτυπώσετε το όνομα της ομάδας. Για παράδειγμα, σε μια αναφορά που είναι ομαδοποιημένα ανά προϊόν, χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα ομάδας για να εκτυπώσετε το όνομα του προϊόντος. Όταν τοποθετείτε ένα υπολογιζόμενο στοιχείο ελέγχου που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση Sum συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων στην κεφαλίδα της ομάδας, είναι το άθροισμα της τρέχουσας ομάδας. Μπορείτε να έχετε πολλές ενότητες κεφαλίδα ομάδας σε μια έκθεση, ανάλογα με το πόσα επίπεδα ομαδοποίησης που έχετε προσθέσει. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ομάδας κεφαλίδες και υποσέλιδα, ανατρέξτε στην ενότητα Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης ή συνόλων.

  • Λεπτομέρειες    Αυτή η ενότητα εκτυπώνεται μία φορά για κάθε γραμμή στην προέλευση εγγραφών. Αυτό είναι όπου τοποθετείτε τα στοιχεία ελέγχου που αποτελούν το κύριο σώμα της έκθεσης.

  • Υποσέλιδο ομάδας    Αυτή η ενότητα εκτυπώνεται στο τέλος της κάθε ομάδας εγγραφών. Χρησιμοποιήστε ένα υποσέλιδο ομάδας για να εκτυπώσετε συνοπτικές πληροφορίες για μια ομάδα. Μπορείτε να έχετε πολλές ενότητες υποσέλιδου ομάδας σε μια έκθεση, ανάλογα με το πόσα επίπεδα ομαδοποίησης που έχετε προσθέσει.

  • Υποσέλιδο σελίδας    Αυτή η ενότητα εκτυπώνεται στο τέλος κάθε σελίδας. Χρησιμοποιήστε ένα υποσέλιδο σελίδας για να εκτυπώσετε αριθμούς σελίδων ή πληροφορίες ανά σελίδα.

  • Υποσέλιδο έκθεσης    Αυτή η ενότητα εκτυπώνεται μόνο μία φορά, στο τέλος της έκθεσης. Χρησιμοποιήστε το υποσέλιδο έκθεσης για να σύνολα εκτύπωση έκθεσης ή άλλες συνοπτικές πληροφορίες για ολόκληρη την έκθεση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε προβολή σχεδίασης, το υποσέλιδο έκθεσης εμφανίζεται κάτω από το υποσέλιδο σελίδας. Ωστόσο, σε όλες τις άλλες προβολές (προβολή διάταξης, για παράδειγμα, ή κατά την εκτύπωση ή την προεπισκόπηση του), το υποσέλιδο έκθεσης εμφανίζεται επάνω από το υποσέλιδο σελίδας, ακριβώς μετά την τελευταία ομάδα υποσέλιδου ή λεπτομερειών γραμμή στην τελευταία σελίδα.

Επάνω μέρος του εγγράφου

Τι νέο υπάρχει

Η δημιουργία έκθεσης στην Access 2010 είναι μια διεργασία που μοιάζει πολύ με τη δημιουργία έκθεσης στην Access 2007. Ωστόσο, στην Access 2010 υπάρχουν ορισμένες νέες δυνατότητες που αφορούν τις εκθέσεις:

  • Συλλογή εικόνων σε κοινή χρήση    Στην Access 2010, μπορείτε να επισυνάψετε τώρα μια εικόνα σε μια βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε την εικόνα σε πολλά αντικείμενα. Ενημέρωση του μεμονωμένης εικόνας ενημερώνει κάθε φορά που θα χρησιμοποιηθεί σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων.

  • Θέματα του Office    Στην Access 2010, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τώρα τυπική θέματα του Microsoft Office για να εφαρμόσετε επαγγελματικά σχεδιασμένα σύνολα γραμματοσειρών και χρωμάτων ταυτόχρονα σε όλες τις φόρμες της Access και αναφορές.

  • Μορφοποίηση υπό όρους πιο ισχυρή    Access 2010 περιλαμβάνει πιο ισχυρά εργαλεία για την επισήμανση δεδομένων σε μια έκθεση. Μπορείτε να προσθέσετε έως και 50 κανόνων μορφοποίησης υπό όρους για κάθε στοιχείο ελέγχου ή μια ομάδα στοιχείων ελέγχου και στις αναφορές του προγράμματος-πελάτη, μπορείτε να προσθέσετε γραμμές δεδομένων για να συγκρίνετε δεδομένα σε εγγραφές.

  • Πιο ευέλικτες διατάξεις    Στην Access 2010, η προεπιλεγμένη μέθοδος σχεδίασης για τις αναφορές είναι για να τοποθετήσετε τα στοιχεία ελέγχου στις διατάξεις. Αυτά τα πλέγματα Βοήθεια που στοίχιση και αλλαγή μεγέθους στοιχείων ελέγχου εύκολα και είναι απαραίτητα για τις αναφορές που θέλετε να εμφανίζονται σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Παρόλο που δεν είναι νέα στην Access 2010 διατάξεις οι ίδιοι, υπάρχουν ορισμένες αλλαγές για τους τρόπους με την οποία τα χρησιμοποιείτε για μετακίνηση, στοίχιση και αλλαγή μεγέθους στοιχείων ελέγχου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα το βίντεο Εισαγωγή στις διατάξεις φορμών και εκθέσεων.

Επάνω μέρος του εγγράφου

Δημιουργία νέας έκθεσης

Βήμα 1: Επιλέξτε μια προέλευση εγγραφής

Η προέλευση εγγραφής μιας έκθεσης μπορεί να είναι ένας πίνακας, ένα επώνυμο ερώτημα ή ένα ενσωματωμένο ερώτημα. Η προέλευση εγγραφής πρέπει να περιέχει όλες τις γραμμές και τις στήλες δεδομένων που θέλετε να εμφανίζονται στην έκθεση.

  • Εάν τα δεδομένα που θέλετε περιέχονται σε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα που υπάρχουν ήδη, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, προχωρήστε στο Βήμα 2: Επιλογή εργαλείου έκθεσης.

  • Εάν η προέλευση εγγραφής εξακολουθεί να μην υπάρχει, κάντε ένα από τα εξής:

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πίνακες ή ερωτήματα, ανατρέξτε στα άρθρα Εισαγωγή στους πίνακες ή Εισαγωγή στα ερωτήματα.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και την επιλογή προελεύσεις εγγραφών, ανατρέξτε στο άρθρο Ορισμός της προέλευσης εγγραφών για μια αναφορά.

Βήμα 2: Επιλογή εργαλείου έκθεσης

Τα εργαλεία έκθεσης είναι τοποθετημένα στην καρτέλα Δημιουργία της Κορδέλας, στην ομάδα Εκθέσεις. Ο πίνακας που ακολουθεί περιγράφει με συντομία τη λειτουργία κάθε εργαλείου:

Εκθέσεις συμβατές στο Web

Οι εκθέσεις που δημιουργούνται με χρήση αυτών των εργαλείων είναι συμβατές με τη δυνατότητα "Δημοσίευση στις υπηρεσίες Access Services" και αποδίδονται σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Σημειώστε ότι τα αντικείμενα που είναι συμβατά στο Web υποδεικνύονται από την υδρόγειο στο εικονίδιο του αντικειμένου.

Εικόνα κουμπιού

Εργαλείο

Περιγραφή

Εικόνα κουμπιού

Έκθεση

Δημιουργεί μια απλή έκθεση με μορφή πίνακα που περιέχει όλα τα πεδία της προέλευσης εγγραφών που έχετε επιλέξει από το παράθυρο περιήγησης.

Εικόνα κουμπιού

Κενή έκθεση

Ανοίγει μια κενή έκθεση σε προβολή διάταξης και εμφανίζει το παράθυρο εργασιών "Λίστα πεδίων". Η Access δημιουργεί ένα ερώτημα προέλευσης εγγραφής ενώ εσείς σύρετε πεδία από τη "Λίστα πεδίων" στην έκθεση.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση στις υπηρεσίες Access Services δυνατότητα, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία βάσης δεδομένων της Access για κοινή χρήση στο Web.

Εκθέσεις προγραμμάτων-πελατών

Οι εκθέσεις που δημιουργούνται χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία δεν είναι συμβατές με τη δυνατότητα δημοσίευσης στις υπηρεσίες Access Services. Η προσθήκη εκθέσεων προγραμμάτων-πελατών σε μια βάση δεδομένων Web δεν θα αποτρέψει τη δημοσίευση της βάσης δεδομένων, αλλά οι εκθέσεις προγραμμάτων-πελατών δεν θα είναι διαθέσιμες στο πρόγραμμα περιήγησης. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια έκθεση προγράμματος-πελάτη, όταν η βάση δεδομένων είναι ανοικτή στην Access.

Εικόνα κουμπιού

Εργαλείο

Περιγραφή

Εικόνα κουμπιού

Έκθεση

Δημιουργεί μια απλή έκθεση με μορφή πίνακα που περιέχει όλα τα πεδία της προέλευσης εγγραφών που έχετε επιλέξει από το παράθυρο περιήγησης.

Εικόνα κουμπιού

Σχεδίαση έκθεσης

Ανοίγει μια κενή έκθεση σε προβολή σχεδίασης, στην οποία μπορείτε να προσθέσετε τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου που θέλετε.

Εικόνα κουμπιού

Κενή έκθεση

Ανοίγει μια κενή έκθεση σε προβολή διάταξης και εμφανίζει το παράθυρο εργασιών "Λίστα πεδίων". Ενώ εσείς σύρετε πεδία από τη "Λίστα πεδίων" στην έκθεση, η Access δημιουργεί ένα ενσωματωμένο ερώτημα και το αποθηκεύει στην ιδιότητα "Προέλευση εγγραφής" της έκθεσης.

Εικόνα κουμπιού

Οδηγός εκθέσεων

Εμφανίζει έναν οδηγό πολλών βημάτων, ο οποίος σας επιτρέπει να καθορίσετε πεδία, επίπεδα ομαδοποίησης ή ταξινόμησης και επιλογές διάταξης. Ο οδηγός δημιουργεί μια έκθεση με βάση τις επιλογές που πραγματοποιείτε.

Εικόνα κουμπιού

Ετικέτες

Εμφανίζει έναν οδηγό, ο οποίος σας επιτρέπει να επιλέξετε τυπικά ή προσαρμοσμένα μεγέθη ετικετών, καθώς και τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται και τον τρόπο με τον οποίο ταξινομούνται. Ο οδηγός δημιουργεί την έκθεση ετικέτας με βάση τις επιλογές που πραγματοποιείτε.


Βήμα 3: Δημιουργία της έκθεσης

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί του εργαλείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν εμφανιστεί ο οδηγός, ακολουθήστε τα βήματα του οδηγού και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος στην τελευταία σελίδα.

    Η Access εμφανίζει την έκθεση σε προβολή διάταξης.

  2. Μορφοποιήστε την έκθεση μέχρι να πάρει τη μορφή που θέλετε:

    • Αλλάξτε το μέγεθος των πεδίων και των ετικετών, επιλέγοντάς τα και, στη συνέχεια, σύροντας τις άκρες μέχρι αυτά να αποκτήσουν τα μέγεθος που θέλετε.

    • Μετακινήστε ένα πεδίο επιλέγοντάς το (και αυτό και την ετικέτα του, εάν υπάρχει) και, στη συνέχεια, σύροντάς το στη νέα θέση.

    • Κάντε δεξιό κλικ σε ένα πεδίο και χρησιμοποιήστε τις εντολές του μενού συντόμευσης για συγχώνευση ή διαίρεση κελιών, διαγραφή ή επιλογή κελιών και εκτέλεση άλλων εργασιών μορφοποίησης.

      Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες που περιγράφονται στις ενότητες που ακολουθούν για να κάνετε την έκθεσή σας πιο ελκυστική και ευανάγνωστη.

Επάνω μέρος του εγγράφου

Προσθήκη ομαδοποίησης, ταξινόμησης ή συνόλων

Ο ταχύτερος τρόπος να προσθέσετε ομαδοποίηση, ταξινόμηση ή σύνολα σε μια έκθεση είναι να κάνετε δεξιό κλικ στο πεδίο όπου θέλετε να εφαρμόσετε την ομαδοποίηση, την ταξινόμηση ή το σύνολο και, στη συνέχεια, να επιλέξετε την επιθυμητή εντολή από το μενού συντόμευσης.

Επίσης, μπορείτε να προσθέστε ομαδοποίηση, ταξινόμηση ή σύνολα χρησιμοποιώντας το παράθυρο εργαλείων "Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο" ενώ είναι ανοικτή η έκθεση σε προβολή διάταξης ή σχεδίασης:

  1. Εάν το παράθυρο εργαλείων "Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο" δεν είναι ήδη ανοικτό, στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Ομαδοποίηση και σύνολα, κάντε κλικ στην επιλογή Ομαδοποίηση & ταξινόμηση.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ομάδας ή Προσθήκη ταξινόμησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε την ομαδοποίηση ή την ταξινόμηση.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα σε μια γραμμή ομαδοποίησης ή ταξινόμησης για να ορίσετε περισσότερες επιλογές και να προσθέσετε σύνολα.

Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολα, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία μιας σύνοψης ή ομαδοποιημένης έκθεσης.

Επάνω μέρος του εγγράφου

Επισήμανση τιμών χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους

Η Access 2010 περιέχει πιο ισχυρά εργαλεία για την επισήμανση δεδομένων σε μια έκθεση. Μπορείτε να προσθέσετε έως 50 κανόνες μορφοποίησης υπό όρους για κάθε στοιχείο ελέγχου ή ομάδα στοιχείων ελέγχου και στις εκθέσεις προγραμμάτων-πελατών μπορείτε να προσθέστε ράβδους δεδομένων για να συγκρίνετε τα δεδομένα των εγγραφών.

Για να προσθέσετε μορφοποίηση υπό όρους :

  1. Ανοίξτε την έκθεση σε προβολή διάταξης κάνοντας δεξιό κλικ στην έκθεση από το παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Προβολή διάταξης.

  2. Επιλέξτε όλα τα στοιχεία ελέγχου στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους. Για να επιλέξετε πολλά στοιχεία ελέγχου, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ή το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στα στοιχεία ελέγχου που θέλετε.

  3. Στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Μορφοποίηση στοιχείων ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους.

    Η Access ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κανόνα.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Νέος κανόνας μορφοποίησης, επιλέξτε μια τιμή στην περιοχή Επιλογή τύπου κανόνα:

    • Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που αξιολογείται μεμονωμένα για κάθε εγγραφή, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος τιμών στην τρέχουσα εγγραφή ή χρήση μιας παράστασης.

    • Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που συγκρίνει τις εγγραφές μεταξύ τους χρησιμοποιώντας ράβδους δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Σύγκριση με άλλες εγγραφές.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Η επιλογή Σύγκριση με άλλες εγγραφές δεν είναι διαθέσιμη στις βάσεις δεδομένων Web.


  1. Στην περιοχή Επεξεργασία της περιγραφής του κανόνα, καθορίστε τον κανόνα που θα ορίζει πότε θα εφαρμόζεται η μορφοποίηση καθώς και τη μορφοποίηση που θέλετε όταν πληρούνται τα κριτήρια του κανόνα.

  2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση κανόνων μορφοποίησης υπό όρους.

  3. Για να δημιουργήσετε πρόσθετο κανόνα για αυτό το στοιχείο ελέγχου ή την ομάδα στοιχείων ελέγχου, επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία από το βήμα 4. Διαφορετικά, επιλέξτε OK για να κλείσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη μορφοποίησης υπό όρους σε μια αναφορά, ανατρέξτε στο θέμα το βίντεο σε εκθέσεις η μορφοποίηση υπό όρους χρήσης.

Επάνω μέρος του εγγράφου

Απόκτηση επαγγελματικής εμφάνισης με Θέματα

Μπορείτε, πλέον, να εφαρμόσετε τα Θέματα του Office 2010 σε μια βάση δεδομένων της Access, ώστε να δημιουργήσετε ένα στυλ με συνέπεια σε όλα τα έγγραφα του Office.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Εάν επιλέξετε ένα θέμα, μια γραμματοσειρά ή ένα χρώμα του Office, αυτά εφαρμόζονται σε όλες τις φόρμες και τις εκθέσεις της βάσης δεδομένων σας (και όχι μόνο σε αυτές που εργάζεστε τη συγκεκριμένη στιγμή).

  1. Ανοίξτε μια έκθεση σε προβολή διάταξης, κάνοντας δεξί κλικ στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή διάταξη Vπροβολής.

  2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα θέματα, επιλέξτε το θέμα, χρώματος ή γραμματοσειράς που θέλετε:

    Εικόνα κορδέλας

    • Χρησιμοποιήστε τη συλλογή θεμάτων για να ορίσετε ταυτόχρονα χρώματα και γραμματοσειρές σε έναν προ-σχεδιασμένο συνδυασμό.

    • Χρησιμοποιείστε τη συλλογή χρωμάτων ή τη συλλογή γραμματοσειρών για να ορίσετε ξεχωριστά χρώματα και γραμματοσειρές.


Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με θέματα του Office, ανατρέξτε στο θέμα βίντεο κάνουν τις φόρμες και εκθέσεις Access πιο συνεπείς και ελκυστικό με θέματα του Office.

Επάνω μέρος του εγγράφου

Προσθήκη εικόνων

Παραδοσιακά στην Access, οι εικόνες ήταν δεσμευμένες με μεμονωμένα στοιχεία ελέγχου σε φόρμες και εκθέσεις. Για να αλλάξετε μια εικόνα που χρησιμοποιείται ευρέως και σε πολλές φόρμες και εκθέσεις, έπρεπε κάθε στοιχείο ελέγχου εικόνας να περάσει από μη αυτόματη επεξεργασία. Στην Access 2010, ωστόσο, μπορείτε πλέον να επισυνάψετε μια εικόνα σε μια βάση δεδομένων μια φορά και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιείτε αυτήν την εικόνα σε πολλά αντικείμενα. Η ενημέρωση της μεμονωμένης εικόνας, την ενημερώνει σε όλες τις θέσεις που χρησιμοποιείται σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων. Αυτή η δυνατότητα είναι πολύ χρήσιμη για στοιχεία, όπως τα λογότυπα εταιρείας ή οι εικόνες φόντου που χρησιμοποιούνται σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων.

Προσθήκη εικόνας

  1. Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε δεξιό κλικ στην έκθεση, στην οποία θέλετε να προσθέσετε την εικόνα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή διάταξης.

  2. Κάντε κλικ στην έκθεση, στο σημείο όπου θέλετε να προσθέσετε την εικόνα.

  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή εικόνας.

  4. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα εικόνα    Εάν η εικόνα που θέλετε είναι ήδη στη συλλογή, κάντε κλικ για να την προσθέσετε στην αναφορά.

    • Αποστολή μιας νέας εικόνας    Στο κάτω μέρος της συλλογής, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή εικόνας, μεταβείτε στην εικόνα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

      Η Access προσθέτει την επιλεγμένη εικόνα στην έκθεση.

Προσθήκη εικόνας φόντου

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Δεν είναι δυνατή η προσθήκη εικόνων φόντου σε εκθέσεις συμβατές με το Web.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στην έκθεση στην οποία θέλετε να προσθέσετε την εικόνα φόντου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή διάταξης.

  2. Στην καρτέλα Μορφή, στην ομάδα Φόντο, κάντε κλικ στην επιλογή Εικόνα φόντου.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα εικόνα    Εάν η εικόνα που θέλετε είναι ήδη στη συλλογή, κάντε κλικ για να την προσθέσετε στην αναφορά.

    • Αποστολή μιας νέας εικόνας    Στο κάτω μέρος της συλλογής, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή εικόνας, μεταβείτε στην εικόνα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

      Η Access προσθέτει την επιλεγμένη εικόνα στην έκθεση.

Επάνω μέρος του εγγράφου

Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης

Προεπισκόπηση έκθεσης

  1. Ανοίξτε την έκθεση που θέλετε να προβάλετε σε προεπισκόπηση ή απλώς επιλέξτε την από το παράθυρο περιήγησης.

  2. Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση εκτύπωσης.

    Η Access ανοίγει την έκθεση σε Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές της καρτέλας Προεπισκόπηση εκτύπωσης, για να κάνετε οποιοδήποτε από τα εξής:

    • Εκτύπωση έκθεσης.

    • Προσαρμογή μεγέθους ή διάταξης σελίδας.

    • Μεγέθυνση ή σμίκρυνση ή προβολή πολλών σελίδων ταυτόχρονα.

    • Ανανέωση των δεδομένων της έκθεσης.

    • Εξαγωγή έκθεσης σε άλλη μορφή αρχείου.

  3. Για να επιστρέψετε στο χώρο εργασίας της βάσης δεδομένων, στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης, στην ομάδα Κλείσιμο προεπισκόπησης, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο προεπισκόπησης εκτύπωσης.

Εκτύπωση αναφοράς

Εκτός από την εκτύπωση από την Προεπισκόπηση εκτύπωσης, μπορείτε να εκτυπώσετε μια έκθεση και χωρίς να την προβάλετε σε προεπισκόπηση:

  1. Ανοίξτε την έκθεση που θέλετε να προβάλετε σε προεπισκόπηση ή απλώς επιλέξτε την από το παράθυρο περιήγησης.

  2. Στην καρτέλα Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

    • Για να αποστείλετε την έκθεση απευθείας στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή χωρίς να ορίσετε επιλογές εκτυπωτή, κάντε κλικ στην επιλογή Γρήγορη εκτύπωση.

    • Για να ανοίξετε ένα παράθυρο διαλόγου από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε εκτυπωτή, να καθορίσετε τον αριθμό των αντιγράφων κ.ο.κ., επιλέξτε Εκτύπωση.

Επάνω μέρος του εγγράφου

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Κοινή χρήση Facebook Facebook Twitter Twitter Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πολύ ωραία! Έχετε άλλα σχόλια;

Πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×