Εισαγωγή στις βιβλιοθήκες

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μια βιβλιοθήκη είναι μια θέση σε μια τοποθεσία στην οποία μπορείτε να δημιουργείτε, να συλλέγετε, να ενημερώνετε και να διαχειρίζεστε αρχεία με τα μέλη μιας ομάδας. Κάθε βιβλιοθήκη εμφανίζει μια λίστα αρχείων και βασικές πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία, οι οποίες βοηθούν τα μέλη να συνεργάζονται στα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε από ένα πλήθος από έτοιμες προς χρήση βιβλιοθήκες και πρότυπα βιβλιοθήκης που προσφέρουν μια καλή βάση για την οργάνωση των αρχείων σας. Εφόσον δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να την προσαρμόσετε με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγχετε τον τρόπο προβολής, διαχείρισης και δημιουργίας εγγράφων. Εναλλακτικά, μπορείτε να παρακολουθείτε τις εκδόσεις, συμπεριλαμβανομένου του πλήθους και των τύπων των εκδόσεων. Ακόμη, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες προβολές, φόρμες και ροές εργασίας προκειμένου τα έργα και οι επιχειρηματικές διαδικασίες να εκτελούνται πιο ομαλά.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση των βιβλιοθηκών

Τι είναι η βιβλιοθήκη;

Πώς χρησιμοποιεί μια τυπική ομάδα μια βιβλιοθήκη;

Τύποι βιβλιοθηκών

Τρόποι εργασίας με βιβλιοθήκες

Οργάνωση βιβλιοθηκών σε μια τοποθεσία

Αποθήκευση εγγράφων σε μία βιβλιοθήκη

Αποθήκευση εγγράφων σε πολλές βιβλιοθήκες

Οργάνωση αρχείων σε μια βιβλιοθήκη

Προσθήκη στηλών

Ορισμός προβολών

Δημιουργία φακέλων

Συνδυασμός της χρήσης στηλών, προβολών και φακέλων

Επόμενα βήματα

Επισκόπηση των βιβλιοθηκών

Αντί η ομάδα σας να ψάχνει τριγύρω για έγγραφα σε διάφορες θέσεις, για παράδειγμα, σε προσωπικούς υπολογιστές, δίσκους δικτύου και φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να χρησιμοποιείτε μια βιβλιοθήκη του SharePoint ως κεντρική τοποθεσία, την οποία μπορούν να βλέπουν και να χρησιμοποιούν όλα τα μέλη της ομάδας σας.

Αρχή της σελίδας

Τι είναι μια βιβλιοθήκη;

Μια τυπική βιβλιοθήκη Μια βιβλιοθήκη του SharePoint είναι μια θέση σε μια τοποθεσία όπου μπορείτε να δημιουργήσετε, αποθήκευση, ενημέρωση και συνεργασία σε αρχεία με τα μέλη της ομάδας. Κάθε τύπος βιβλιοθήκης — έγγραφο, εικόνα, φόρμα και wiki σελίδας — εμφανίζει μια λίστα αρχείων και βασικές πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία, όπως το ποιος έχει το τελευταίο άτομο για να τροποποιήσετε το αρχείο. Μπορείτε να επιλέξετε από πολλούς τύπους βιβλιοθήκες, ανάλογα με τους τύπους αρχείων που θέλετε να αποθηκεύσετε και τον τρόπο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τους. Αφού ολοκληρώσετε την με μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να αρχειοθετείτε τα αρχεία, να διαγράψετε στη βιβλιοθήκη που δεν χρησιμοποιείται και να Εξοικονομήστε χώρο στο δίσκο διακομιστή.

Επίσης, μπορείτε να προσαρμόσετε τις βιβλιοθήκες με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο προβολής, παρακολούθησης, διαχείρισης και δημιουργίας των εγγράφων. Μπορείτε να παρακολουθείτε το ιστορικό των εκδόσεων, συμπεριλαμβανομένου του πλήθους και του τύπου των εκδόσεων, ενώ μπορείτε επίσης να περιορίσετε τα άτομα που θα μπορούν να δουν τα έγγραφα πριν από την έγκρισή τους. Για να βελτιώσετε μια επιχειρηματική διαδικασία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ροές εργασίας για να συνεργαστείτε στα έγγραφα που βρίσκονται σε βιβλιοθήκες. Για να μειώσετε την ακαταστασία, μπορείτε να καθορίσετε πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών προκειμένου να ρυθμίσετε το χειρισμό και τη λήξη εγγράφων που υπάρχουν μέσα σε βιβλιοθήκες.

Αρχή της σελίδας

Πώς χρησιμοποιεί μια τυπική ομάδα μια βιβλιοθήκη;

Μια ομάδα μάρκετινγκ στην Contoso θα πρέπει να συνεργαστεί σε ένα έργο και να ομαδοποιήσει έγγραφα. Τα μέλη της ομάδας χρειάζονται μια κεντρική θέση όπου μπορούν να συνεργάζονται σε έγγραφα, να παρακολουθούν τα ημερολόγια και τις συσκέψεις τους, να διαχειρίζονται έργα και να παρακολουθούν τις εργασίες της ομάδας. Η συγκεκριμένη ομάδα διαθέτει επίσης έναν εξωτερικό συνεργάτη σε μια απομακρυσμένη θέση, επομένως υπάρχει πρόσθετο πλεονέκτημα από τη χρήση του SharePoint 2010.

Το πρώτο βήμα που θα πρέπει να κάνουν είναι να καθορίσουν ένα μέλος ως κάτοχο της τοποθεσίας και να ορίσουν ένα άτομο για τη διαχείριση της τοποθεσίας τους. Ο κάτοχος της τοποθεσίας αναλαμβάνει το ρόλο του διαχειριστή της τοποθεσίας, έχει δικαίωμα πλήρους ελέγχου της βιβλιοθήκης και εξασφαλίζει πρώτος ότι όλα τα μέλη της ομάδας διαθέτουν το επίπεδο δικαιωμάτων "Συνεργάτης" στη βιβλιοθήκη "Κοινόχρηστα έγγραφα" στην τοποθεσία της ομάδας. Έπειτα, ο κάτοχος της τοποθεσίας τη μετονομάζει σε "Έγγραφα μάρκετινγκ" και, στη συνέχεια, προσθέτει μια αναλυτική περιγραφή, ώστε όλοι οι χρήστες, αλλά κυρίως όσοι χρησιμοποιούν τη θέση για πρώτη φορά, να έχουν μια σαφέστερη εικόνα του σκοπού της βιβλιοθήκης και του περιεχομένου που μπορούν να προβάλλουν ή να τροποποιούν. Η ομάδα έχει αποφασίσει να χρησιμοποιεί τη συγκεκριμένη βιβλιοθήκη για διαχείριση δελτίων τύπου, προϋπολογισμών, συμβάσεων, προτάσεων και άλλων σημαντικών για την ομάδα εγγράφων.

Μία από τις πρώτες εργασίες του κατόχου της τοποθεσίας είναι να εντοπίσει και να στείλει πολλά σημαντικά έγγραφα στη βιβλιοθήκη έτσι, ώστε η ομάδα να επικεντρωθεί στη χρήση της βιβλιοθήκης ως κεντρική θέση. Στη συνέχεια, ο κάτοχος της τοποθεσίας αποφασίζει να κάνει τα εξής: να ρυθμίσει τη βιβλιοθήκη, ώστε να απαιτείται ανάληψη ελέγχου, προκειμένου να μην μπορεί κανείς να αλλάξει τα έγγραφα κατά λάθος και να παρακολουθεί εκδόσεις, ώστε η ομάδα να διαθέτει ένα ιστορικό της εξέλιξης των αρχείων και να μπορεί να επαναφέρει την προηγούμενη έκδοση, εάν χρειάζεται. Για να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση με τα πρότυπα της εταιρείας, ο κάτοχος της τοποθεσίας προσθέτει, επίσης, στη βιβλιοθήκη τυπικά πρότυπα για αναφορές μάρκετινγκ, συμβάσεις πωλήσεων, σχέδια εκστρατείας και φύλλα εργασίας προϋπολογισμών. Κάθε πρότυπο περιέχει το λογότυπο της εταιρείας και τη δήλωση αποστολής. Όταν οι χρήστες δημιουργούν ένα νέο αρχείο από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορούν να επιλέξουν το πρότυπο που θέλουν να χρησιμοποιήσουν.

Με τον καιρό, καθώς τα μέλη της ομάδας προσθέτουν αρχεία και συνεργάζονται σε έγγραφα, οργανώνουν τη βιβλιοθήκη προσθέτοντας στήλες και δημιουργώντας προβολές που δείχνουν περιεχόμενο με πολλαπλούς τρόπους για την εργασία τους. Για παράδειγμα, ο κάτοχος της τοποθεσίας προσθέτει μια στήλη "Όνομα έργου", ώστε τα μέλη να μπορούν να φιλτράρουν ή να ταξινομούν με βάση τη συγκεκριμένη στήλη.

Άλλα μέλη της ομάδας προσθέτουν δημόσιες προβολές που εκτελούν ομαδοποίηση κατά οικονομικό τρίμηνο και φιλτράρουν για συμβάσεις που λήγουν μέσα σε έξι μήνες. Κάθε μέλος μπορεί επίσης να δημιουργήσει προσωπικές προβολές προκειμένου να μπορεί να βρίσκει πληροφορίες εύκολα και να ολοκληρώνει γρήγορα την εργασία του.

Ύστερα από αρκετή συζήτηση σε μια σύσκεψη του προσωπικού, η ομάδα αποφασίζει να ορίσει ειδοποιήσεις στο επίπεδο βιβλιοθήκης, ώστε οι ενημερώσεις να αναφέρονται μία φορά την εβδομάδα. Κάθε μέλος μπορεί να επιλέγει πώς να ορίσει πρόσθετες ειδοποιήσεις ή τροφοδοσίες RSS σε συγκεκριμένα αρχεία, σύμφωνα με τις ανάγκες. Η ομάδα δεσμεύεται, επίσης, να ακολουθήσει μια σημαντική "βέλτιστη πρακτική" σε αυτήν τη νέα δυνατότητα συνεργασίας. Όταν τα μέλη θέλουν να διανείμουν ένα έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη, αντιστέκονται στον πειρασμό να το επισυνάψουν σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εναλλακτικά, στέλνουν τη σύνδεση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η εισαγωγή μιας σύνδεσης εγγράφου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται εύκολα από την Κορδέλα της βιβλιοθήκης, εξασφαλίζει ότι τα μέλη της ομάδας έχουν πρόσβαση στην πιο πρόσφατη έκδοση και συμβάλλει στην αποσυμφόρηση του τοπικού δικτύου από περιττά bit.

Περιστασιακά τα μέλη της ομάδας και άλλοι χρήστες δεν έχουν δικαίωμα πρόσβασης στο περιεχόμενο, επειδή δεν έχουν κατάλληλα δικαιώματα. Ορισμένα έγγραφα προστατεύονται επειδή περιλαμβάνουν ευαίσθητο περιεχόμενο, για παράδειγμα, μια σύμβαση ή έναν προϋπολογισμό. Ωστόσο, επειδή η δυνατότητα αίτησης πρόσβασης από έναν κάτοχο τοποθεσίας είναι ενεργοποιημένη, τα μέλη μπορούν να ζητήσουν εύκολα πρόσβαση και ο κάτοχος τοποθεσίας μπορεί να εκχωρήσει την άδεια που απαιτείται σε ένα έγγραφο.

Σε όλα τα μέλη της ομάδας "Μάρκετινγκ", αλλά ιδιαίτερα στους αναδόχους, αρέσει ιδιαίτερα να εργάζονται με το περιεχόμενο της βιβλιοθήκης χωρίς σύνδεση, να εργάζονται με αυτό από το σπίτι ή από μια απομακρυσμένη θέση και, στη συνέχεια, να συγχρονίζουν ομαλά τις αλλαγές όταν επιλέγουν να εργαστούν και πάλι με σύνδεση. Όλα αυτά είναι πλέον δυνατά με το Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

Μια πολύ σημαντική υποχρέωση για αυτή την ομάδα μάρκετινγκ είναι να προτείνει εκστρατείες μάρκετινγκ για την προώθηση των πωλήσεων και την αύξηση των εσόδων. Όταν τα μέλη της ομάδας αναπτύσσουν ένα νέο σχέδιο εκστρατείας, παρακολουθούν τις δευτερεύουσες εκδόσεις του αρχείου. Εάν κάνουν ένα λάθος σε μια έκδοση, μπορούν να επαναφέρουν μια προηγούμενη έκδοση. Όταν ολοκληρώσουν ένα σχέδιο εκστρατείας, μπορούν να δημιουργήσουν μια κύρια έκδοση και, στη συνέχεια, να τη δημοσιεύσουν για έγκριση από το νομικό τμήμα και το διευθυντή τους. Μετά από την έγκριση του αρχείου, οι υπόλοιποι υπάλληλοι της εταιρείας μπορούν να προβάλλουν το αρχείο. Ο κάτοχος της τοποθεσίας ερευνά την ηλεκτρονική τεκμηρίωση, το εκπαιδευτικό υλικό και τα ιστολόγια και, στη συνέχεια, αποφασίζει χωρίς να κάνει χρήση κώδικα πώς να ρυθμίσει μια ροή εργασίας, να τη συσχετίσει με τη βιβλιοθήκη και να αυτοματοποιήσει τη διεργασία συλλογής σχολίων, συλλογής υπογραφών και δημοσίευσης του τελικού εγγράφου.

Ύστερα από τρεις μήνες χρήσης, η βιβλιοθήκη μάρκετινγκ και η τοποθεσία αποτελούν πλέον κρίσιμο στοιχείο της ομάδας μάρκετινγκ και βοηθούν ουσιαστικά τη βελτίωση της παραγωγικότητάς τους και την ορατότητα σε όλη την επιχείρησή τους. Δεν μπορούν να φανταστούν την εργασία χωρίς αυτήν και εξερευνούν άλλους τρόπους χρήσης του SharePoint 2010 προκειμένου να βελτιώσουν τη συνεργασία τους.

Αρχή της σελίδας

Τύποι βιβλιοθηκών

Ορισμένες βιβλιοθήκες δημιουργούνται για λογαριασμό σας όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία, όπως η βιβλιοθήκη "Κοινόχρηστα έγγραφα" σε μια τοποθεσία ομάδας. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις βιβλιοθήκες για τους σκοπούς σας ή μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας πρόσθετες βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος βιβλιοθήκης έχει ένα συγκεκριμένο σκοπό και ορισμένοι έχουν διαφορετικό σύνολο συμπεριφορών και δυνατοτήτων.

Βιβλιοθήκη εγγράφων     Για πολλούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων και των υπολογιστικών φύλλων, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων μπορείτε να αποθηκεύσετε και άλλα είδη αρχείων, αν και ορισμένοι τύποι αρχείων αποκλείονται για λόγους ασφαλείας. Όταν εργάζεστε με προγράμματα που δεν έχουν αποκλειστεί, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτά τα αρχεία από τη βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, η ομάδα μάρκετινγκ ίσως διαθέτει τη δική της βιβλιοθήκη εγγράφων για το σχεδιασμό υλικών, δελτίων τύπου και δημοσιεύσεων.

Βιβλιοθήκη εικόνων    Για να κάνετε κοινή χρήση μιας συλλογής ψηφιακών εικόνων ή γραφικών, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εικόνων. Παρά το γεγονός ότι η αποθήκευση των εικόνων είναι δυνατή σε άλλους τύπους βιβλιοθηκών του SharePoint, οι βιβλιοθήκες εικόνων έχουν αρκετά πλεονεκτήματα. Για παράδειγμα, από μια βιβλιοθήκη εικόνων μπορείτε να προβάλλετε εικόνες σε μια προβολή παρουσίασης, να κάνετε λήψη εικόνων στον υπολογιστή σας και να επεξεργάζεστε εικόνες με συμβατά προγράμματα γραφικών, όπως με τη Ζωγραφική της Microsoft. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη εικόνων, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε εικόνες των συμβάντων της ομάδας ή της κυκλοφορίας των προϊόντων. Επίσης, μπορείτε να συνδεθείτε με εικόνες στη βιβλιοθήκη σας από άλλο σημείο της τοποθεσίας, όπως από wiki και ιστολόγια.

Βιβλιοθήκη φορμών    Εάν πρέπει να διαχειριστείτε μια ομάδα επαγγελματικών φορμών που βασίζονται στη γλώσσα XML, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη φορμών. Για παράδειγμα, η εταιρεία σας μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει μια βιβλιοθήκη φορμών για αναφορές εξόδων. Η ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης φορμών απαιτεί ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML ή ένα πρόγραμμα σχεδίασης φορμών XML, όπως το Microsoft InfoPath. Η φόρμα που συμπληρώνουν οι χρήστες είναι απλώς ένα αρχείο .xml το οποίο περιέχει τα δεδομένα (και μόνο τα δεδομένα) που έχουν εισαχθεί στη φόρμα, όπως η ημερομηνία και το ποσό των εξόδων. Οτιδήποτε άλλο αποτελεί την αναφορά εξόδων παρέχεται από το πρότυπο. Μόλις οι χρήστες συμπληρώσουν τις φόρμες, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα δεδομένα της φόρμας ή να τα εξάγετε για ανάλυση.

Βιβλιοθήκη σελίδων Wiki    Για να δημιουργήσετε μια συλλογή από σελίδες wiki συνδεδεμένοι, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη σελίδων wiki. Ένα wiki επιτρέπει σε πολλά άτομα να συγκεντρώσουν πληροφορίες ρουτίνας σε μια μορφή που είναι εύκολο να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σελίδες wiki που περιέχουν εικόνες, πίνακες, υπερ-συνδέσεις και εσωτερικές συνδέσεις, στη βιβλιοθήκη σας. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας δημιουργεί μια τοποθεσία wiki για ένα έργο, στην τοποθεσία μπορούν να αποθηκεύουν συμβουλές και τεχνάσματα σε μια σειρά των σελίδων που συνδέονται μεταξύ τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ανάλογα με τη τοποθεσία και ρύθμισης παραμέτρων, βιβλιοθήκες πρόσθετο σύστημα, όπως η βιβλιοθήκη στυλ, βιβλιοθήκη στοιχεία τοποθεσίας και βιβλιοθήκη σελίδων τοποθεσιών, δημιουργούνται αυτόματα από SharePoint Server 2010. Ωστόσο, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε αυτές τις συγκεκριμένες βιβλιοθήκες μέσω του περιβάλλοντος εργασίας χρήστη.

Αρχή της σελίδας

Τρόποι εργασίας με βιβλιοθήκες

Παρακάτω αναφέρονται μερικοί τρόποι εργασίας με βιβλιοθήκες και χρήσης τους για τη διευκόλυνση της ομάδας σας:

Δημιουργία προβολών     Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα προβολή για να δείτε τα στοιχεία σε μια βιβλιοθήκη που είναι πιο σημαντικές για εσάς ή εξυπηρετούν καλύτερα ένα σκοπό. Τα περιεχόμενα της ίδιας της βιβλιοθήκης δεν αλλάζουν, αλλά τα αρχεία οργανώνονται ή φιλτράρονται για να διευκολύνετε τους για να βρείτε και να περιηγηθείτε σε ένα λογικό τρόπο.

Απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων     Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, βεβαιωθείτε ότι αυτό το μόνο ένα άτομο να επεξεργαστείτε το αρχείο μέχρι το μεταβίβαση ελέγχου. Απαίτηση έγγραφα για να γίνει ανάληψη ελέγχου δεν επιτρέπει πολλών ατόμων από τις αλλαγές ταυτόχρονα, που μπορεί να δημιουργήσει διενέξεις επεξεργασίας και να οδηγήσει σε σύγχυση. Απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει επίσης για να υπενθυμίσετε τα μέλη της ομάδας για να προσθέσετε ένα σχόλιο κατά την εισαγωγή του αρχείου, ώστε να μπορείτε πιο εύκολα να παρακολουθείτε τι έχει αλλάξει σε κάθε έκδοση.

Παρακολούθηση εκδόσεων     Εάν θέλετε να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων, βιβλιοθήκες μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε, να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε για την παρακολούθηση όλων των εκδόσεων με τον ίδιο τρόπο. Ή μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε κάποιες εκδόσεις ως κύριες, όπως να προσθέσετε ένα νέο κεφάλαιο σε ένα εγχειρίδιο και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ένα ορθογραφικό λάθος. Για βοήθεια στη Διαχείριση χώρου αποθήκευσης, μπορείτε προαιρετικά να επιλέξετε τον αριθμό των κάθε τύπο έκδοση που θέλετε να αποθηκεύσετε.

Απαίτηση έγκρισης εγγράφου     Μπορείτε να καθορίσετε ότι απαιτείται έγκριση για ένα έγγραφο. Έγγραφα παραμένουν σε κατάσταση αναμονής μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει δικαίωμα να το κάνετε. Μπορείτε να ελέγχετε ποιες ομάδες χρηστών μπορούν να προβάλουν ένα έγγραφο πριν εγκριθεί. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμο εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει σημαντικές οδηγίες ή διαδικασίες που πρέπει να είναι τελικό πριν βλέπουν οι άλλοι χρήστες τους.

Καθορισμός δικαιωμάτων    Ομάδες του SharePoint και επίπεδα δικαιωμάτων σάς βοηθούν να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την πρόσβαση στα περιεχόμενα. Από προεπιλογή, τα δικαιώματα σε βιβλιοθήκες, φακέλους σε βιβλιοθήκες και έγγραφα μεταβιβάζονται από τη γονική τοποθεσία τους. Εκχώρηση επιπέδων δικαιωμάτων σε ένα συγκεκριμένο στοιχείο μπορούν να σας βοηθήσουν να προστατεύσετε ευαίσθητο περιεχόμενο, όπως ένα συμβόλαιο ή προϋπολογισμού πληροφορίες, χωρίς να περιορισμός πρόσβασης στο υπόλοιπο της τοποθεσίας.

Παραμείνετε ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές     Βιβλιοθήκες του SharePoint 2010 υποστηρίζει τεχνολογία RSS, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας αυτόματα μπορούν να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις ή τροφοδοσίες ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνολογία RSS για να ειδοποιηθείτε τυχόν αλλαγές σε μια βιβλιοθήκη, όπως όταν αλλάζουν τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη. Τροφοδοσίες RSS επιτρέπουν τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να βλέπουν μια ενοποιημένη λίστα των αρχείων που έχουν αλλάξει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ειδοποιείστε όταν αλλάζουν τα αρχεία.

Δημιουργία ροών εργασίας     Έναν τύπο εγγράφου βιβλιοθήκης ή περιεχομένου να χρησιμοποιήσετε τις ροές εργασίας που έχει οριστεί η εταιρεία σας για επιχειρηματικών διαδικασιών, όπως διαχείριση έγκρισης εγγράφου ή αναθεώρηση. Την ομάδα σας να εφαρμόσετε επιχειρηματικών διαδικασιών σε τα έγγραφα, γνωστό ως ροές εργασίας, καθορίστε τις ενέργειες που πρέπει να ληφθούν σε μια ακολουθία, όπως για την έγκριση ή τη μετάφραση εγγράφων. Μια ροή εργασίας του SharePoint είναι ένας τρόπος αυτοματοποιημένη μετακίνηση εγγράφων ή στοιχείων μέσω μιας ακολουθίας ενεργειών ή εργασιών. Τρεις ροές εργασίας είναι διαθέσιμες σε βιβλιοθήκες από προεπιλογή: έγκρισης, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση, Συλλογή σχολίων, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για σχόλια και επιστρέφει το έγγραφο στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας ως συλλογή; και συλλογής υπογραφών που δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για να συλλέξετε τις ψηφιακές υπογραφές

Ορισμός τύπων περιεχομένου     Εάν η ομάδα σας συνεργάζεται με πολλούς τύπους αρχείων, όπως τα φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης του, ενεργοποιώντας και τον ορισμό πολλαπλών τύπων περιεχομένου. Τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου να καθορίσετε ένα πρότυπο και ακόμα ροή εργασιών διεργασίες. Τα πρότυπα που λειτουργούν ως σημείο εκκίνησης, για τη μορφοποίηση και οποιαδήποτε στερεότυπο κείμενο και για τις ιδιότητες που ισχύουν για τα έγγραφα αυτού του τύπου, όπως τον αριθμό όνομα ή σύμβασης τμήμα.

Ενοποίηση του προγράμματος-πελάτη    Ορισμένα προγράμματα συμβατό πρόγραμμα-πελάτη, εργασία με τις δυνατότητες του SharePoint απευθείας από το πρόγραμμα-πελάτη. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε Microsoft Word 2010, μπορείτε Διαχείριση μεταβίβαση ελέγχου και επιλέξτε περισσότερες εύκολα. Από το Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 ή Microsoft Outlook 2010, μπορείτε να μεταφέρετε περιεχόμενα βιβλιοθήκης εκτός σύνδεσης, εργαστείτε με αυτά από μια απομακρυσμένη τοποθεσία και, στη συνέχεια, ομαλά συγχρονίζετε τις αλλαγές όταν βρεθείτε πάλι σε σύνδεση.

Παρακολούθηση ελέγχου   εάν έχετε μια ομάδα αρχείων διάκριση πεζών-κεφαλαίων και θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε πώς τα έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική που σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση 'Ελέγχου' από συμβάντα, όπως αλλαγές αρχείων, αντίγραφα ή διαγραφή.

Αρχή της σελίδας

Οργάνωση βιβλιοθηκών σε μια τοποθεσία

Ο τρόπος οργάνωσης των αρχείων σας σε μια βιβλιοθήκη εξαρτάται από τις ανάγκες της ομάδας σας και από τον τρόπο που προτιμάτε να αποθηκεύετε και να αναζητάτε τις πληροφορίες σας. Με λίγο σχεδιασμό μπορείτε να ρυθμίσετε τη δομή με τρόπο που να εξυπηρετεί καλύτερα την ομάδα σας. Οι βιβλιοθήκες διαθέτουν διάφορες δυνατότητες που σάς βοηθούν να εργάζεστε με πολλά αρχεία σε μία βιβλιοθήκη. Ωστόσο, ενδεχομένως η ύπαρξη πολλών βιβλιοθηκών να ταιριάζει καλύτερα στην ομάδα σας.

Αποθήκευση εγγράφων σε μία βιβλιοθήκη

Μπορεί να θέλετε μια βιβλιοθήκη για να καλύψετε διαφορετικές ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε πολλά έργα μέσα στην ίδια ομάδα ή πολλές ομάδες που εργάζονται με το ίδιο έργο. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μία μόνο βιβλιοθήκη όταν:

  • Η ομάδα σας πρέπει να βλέπει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία ή διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου αρχείων. Για παράδειγμα, μπορεί ένας προϊστάμενος να θέλει να βλέπει όλα τα αρχεία ομαδοποιημένα ανά τμήμα ή ανά ημερομηνία παράδοσης.

  • Οι χρήστες θέλουν να αναζητούν τα αρχεία στην ίδια θέση σε μια τοποθεσία.

  • Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα αρχεία, όπως την παρακολούθηση εκδόσεων αρχείων ή την απαίτηση έγκρισης.

  • Οι ομάδες που εργάζονται με τη βιβλιοθήκη έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως τα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Θέλετε να αναλύετε πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία σε υπολογιστικό φύλλο ή θέλετε να λαμβάνετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τα αρχεία.

Για να εργάζεστε αποτελεσματικά με έγγραφα σε μία βιβλιοθήκη, μπορείτε να οργανώσετε αρχεία σε μια βιβλιοθήκη προσθέτοντας στήλες, ορίζοντας προβολές ή δημιουργώντας φακέλους.

Αρχή της σελίδας

Αποθήκευση εγγράφων σε πολλές βιβλιοθήκες

Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες διαφορές μεταξύ των συνόλων των αρχείων που θέλετε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε ή μεταξύ των ομάδων των ατόμων που εργάζονται με τα αρχεία, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές βιβλιοθήκες. Χρησιμοποιήστε πολλές βιβλιοθήκες όταν:

  • Οι τύποι των αρχείων που θέλετε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε είναι ιδιαίτεροι και δεν περιμένετε ότι οι χρήστες θα προβάλλουν συχνά τις συνόψεις των αρχείων ή θα αναζητούν τα αρχεία μαζί.

  • Οι ομάδες των ατόμων που χρησιμοποιούν τα αρχεία διαφέρουν και έχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Πρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως ιστορικού εκδόσεων ή έγκρισης, σε διαφορετικά σύνολα αρχείων.

  • Δεν είναι απαραίτητο να αναλύσετε τα αρχεία ή να λαμβάνετε συγκεντρωτικές ενημερώσεις σχετικά με αυτά.

  • Θέλετε να καθορίσετε διαφορετικά σύνολα επιλογών για τη δημιουργία νέων αρχείων ή οι επιλογές του μενού "Δημιουργία" μιας βιβλιοθήκης να εμφανίζονται με διαφορετική σειρά.

Στη συνέχεια περιγράφονται μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εργάζεστε αποδοτικά με πολλές βιβλιοθήκες.

Ρύθμιση προτύπων και στηλών τοποθεσίας    Εάν η εταιρεία σας θέλει να δημιουργήσετε κοινή χρήση των ρυθμίσεων σε πολλές βιβλιοθήκες, αυτό μπορεί να ορίσετε πρότυπα τοποθεσίας και στήλες τοποθεσίας. Μπορείτε να μοιραστείτε τις ρυθμίσεις σε πολλές βιβλιοθήκες, ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργείτε ξανά τις ρυθμίσεις κάθε φορά.

Μεταφορά αρχείων σε άλλη θέση    Εάν θέλετε ένα αρχείο για να είναι διαθέσιμες σε πολλές βιβλιοθήκες, μπορείτε να αποθηκεύσετε σε μία βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, στείλτε ένα αντίγραφο σε άλλες βιβλιοθήκες. Μπορείτε να επιλέξετε να λαμβάνετε υπενθύμιση για την ενημέρωση των αντιγράφων του εγγράφου, όταν κάνετε αλλαγές στην αρχική.

Δημιουργία προτύπων βιβλιοθήκης    Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ορισμένες ρυθμίσεις ενιαίο για βιβλιοθήκες ή εκ νέου χρήση χαρακτηριστικών σε βιβλιοθήκες, μπορείτε να αποθηκεύσετε μια βιβλιοθήκη ως πρότυπο. Πρότυπα βιβλιοθήκης είναι διαθέσιμα ως επιλογή στην τοποθεσία σας όταν κάνετε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία" στο μενού Ενέργειες τοποθεσίας.

Αρχή της σελίδας

Οργάνωση αρχείων σε μια βιβλιοθήκη

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι οργάνωσης των αρχείων σε μια βιβλιοθήκη. Μπορείτε να προσθέσετε στήλες, να ορίσετε προβολές και να δημιουργήσετε φακέλους. Κάθε προσέγγιση έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μπορείτε να συνδυάσετε κάθε προσέγγιση έτσι, ώστε να ταιριάζει με τις μοναδικές ανάγκες της βιβλιοθήκης και της ομάδας σας.

Προσθήκη στηλών

Από προεπιλογή, οι βιβλιοθήκες παρακολουθούν το όνομα ενός αρχείου, καθώς και τις πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση ενός αρχείου, όπως εάν έχει γίνει μεταβίβαση του ελέγχου του. Ωστόσο, μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετες στήλες που βοηθούν την ομάδας σας για να κατηγοριοποιήσετε και να παρακολουθήσετε αρχεία, για παράδειγμα, ένα όνομα εκστρατείας ή έναν αριθμό έργου ή άλλες πληροφορίες, σημαντικές για την ομάδα σας. Έχετε διάφορες επιλογές για τον τύπο στήλης που δημιουργείτε, συμπεριλαμβανομένης μιας γραμμής κειμένου, μιας αναπτυσσόμενης λίστας επιλογών, ενός αριθμού που υπολογίζεται από άλλες στήλες ή ακόμη το όνομα και την εικόνα ενός ατόμου στην τοποθεσία σας.

Οι στήλες παρέχουν κεφαλίδες στήλης που διευκολύνουν την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα των εγγράφων. Όταν προβάλετε αρχεία σε μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να ταξινομήσετε τα αρχεία προσωρινά τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού στο όνομα μιας στήλης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο βέλος που βρίσκεται δίπλα στο όνομα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να βλέπετε τα αρχεία με συγκεκριμένο τρόπο, αλλά πρέπει να επαναλάβετε τα βήματα την επόμενη φορά που προβάλλετε τη βιβλιοθήκη.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός προβολών

Θα θέλουν συχνά οι χρήστες να βλέπουν όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο, όλα τα έγγραφα που ανήκουν σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή να ομαδοποιούν τα έγγραφα με βάση το μήνα που ολοκληρώνονται; Εάν πρόκειται να προβάλλετε τα αρχεία συχνά με συγκεκριμένο τρόπο, μπορείτε να ορίσετε μια προβολή. Αυτή την προβολή μπορείτε να τη χρησιμοποιείτε κάθε φορά που εργάζεστε με τη βιβλιοθήκη. Όταν δημιουργείτε μια προβολή, αυτή προστίθεται στην αναπτυσσόμενη λίστα "Τρέχουσες προβολές" που βρίσκεται στην Κορδέλα της βιβλιοθήκης.

Μια προβολή βιβλιοθήκης είναι μια επιλογή στηλών σε μια σελίδα που εμφανίζει στοιχεία σε μια βιβλιοθήκη και συχνά ορίζει συγκεκριμένη σειρά ταξινόμησης, φίλτρο, ομαδοποίηση και προσαρμοσμένη διάταξη. Για τις βιβλιοθήκες μπορείτε να έχετε ιδιωτικές και δημόσιες προβολές. Οποιοσδήποτε έχει επίπεδο δικαιωμάτων "Συνεργάτης" μπορεί να δημιουργήσει μια προσωπική προβολή για να βλέπει τα αρχεία με συγκεκριμένο τρόπο ή να φιλτράρει μόνο τα αρχεία που θέλει να βλέπει. Εάν έχετε δικαίωμα σχεδίασης μιας βιβλιοθήκης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δημόσια προβολή που μπορεί να χρησιμοποιεί οποιοσδήποτε όταν προβάλει τη βιβλιοθήκη. Μπορείτε, επίσης, να ορίσετε οποιαδήποτε δημόσια προβολή ως προεπιλογή, ώστε οι χρήστες να βλέπουν τη συγκεκριμένη προβολή της βιβλιοθήκης αυτόματα.

Εάν τα μέλη της ομάδας σας προβάλλουν τις βιβλιοθήκες σε μια κινητή συσκευή, μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε προβολές κινητής συσκευής που παρέχουν όρια, όπως τον αριθμό στοιχείων που εμφανίζονται σε μια προβολή, που είναι βέλτιστα για το εύρος ζώνης και τους περιορισμούς των συσκευών.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία φακέλων

Οι φάκελοι (οι οποίοι ονομάζονται και κοντέινερ) αποτελούν ακόμη έναν τρόπο ομαδοποίησης και διαχείρισης περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη ή λίστα. Εάν οι φάκελοι είναι ενεργοποιημένοι για τη βιβλιοθήκη, μπορείτε να προσθέσετε φακέλους στους περισσότερους τύπους βιβλιοθηκών. Εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει πολλά στοιχεία, οι φάκελοι βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα της πρόσβασης σε αυτά τα στοιχεία. Όταν δημιουργείτε ένα φάκελο, στο παρασκήνιο δημιουργείτε ένα εσωτερικό ευρετήριο. Αυτό το εσωτερικό ευρετήριο δημιουργείται, επίσης, για το ριζικό φάκελο ή για το ανώτατο επίπεδο μιας βιβλιοθήκης ή λίστας. Όταν αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία ενός φακέλου, ουσιαστικά χρησιμοποιείτε αυτό το εσωτερικό ευρετήριο για να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα.

Εάν μια βιβλιοθήκη περιέχει πολλά στοιχεία που μπορούν να ομαδοποιηθούν με ένα συγκεκριμένο τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους φακέλους για να οργανώσετε το περιεχόμενο της βιβλιοθήκης. Χαρακτηριστικά παραδείγματα ομάδων αποτελούν τα έργα, οι ομάδες, τα τμήματα, οι κατηγορίες προϊόντων, οι κλίμακες ηλικιών, οι αλφαβητικές λίστες και οι αλφαβητικές υπο-ομάδες (Α-Γ, Δ-Ζ, κ.ο.κ.). Οι φάκελοι μπορούν να βοηθήσουν τα άτομα να αναζητούν και να διαχειρίζονται με οικείο τρόπο πολλά αρχεία.

Φάκελοι σε μια βιβλιοθήκη

Από προεπιλογή, μια βιβλιοθήκη με τους φακέλους με δυνατότητα εμφανίζει φακέλους στην προεπιλεγμένη προβολή της βιβλιοθήκης χωρίς φίλτρα. Αυτό είναι χρήσιμο, επειδή οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν τον κατάλληλο φάκελο κατά την εισαγωγή νέων εγγράφων. Εμφάνιση όλων των φακέλων επίσης καθιστά λιγότερο πιθανό ότι τα στοιχεία θα προστεθούν λάθος έξω από τους φακέλους της βιβλιοθήκης. Μπορείτε εύκολα να αναδιοργάνωση έγγραφα σε φακέλους διαφορετική βιβλιοθήκη χρησιμοποιώντας το διαθέσιμα στην κορδέλα βιβλιοθήκη εντολή Άνοιγμα με την Εξερεύνηση των Windows.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορεί να έχει καθοριστεί σε μια προβολή βιβλιοθήκης, ταξινόμηση ως-είναι, οπότε τους φακέλους δεν εμφανίζονται πρώτη πριν από τα στοιχεία στην προβολή. Που δεν μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή ταξινόμησης προβολή εάν θέλετε οι χρήστες για να εντοπίσετε εύκολα το σωστό φάκελο.

Παρόλο που φακέλους της βιβλιοθήκης δεν εμφανίζονται στην ενότητα " έγγραφα " της γρήγορης εκκίνησης, ο κάτοχος της τοποθεσίας ή χρήστης με δικαίωμα σχεδίασης μιας τοποθεσίας να ενεργοποιήσετε την προβολή δέντρου, το οποίο εμφανίζεται στην ενότητα Ιεραρχία τοποθεσίας στη Γρήγορη εκκίνηση, και σας επιτρέπει να αναπτύξετε, σύμπτυξη και περιήγηση στους φακέλους των βιβλιοθηκών.

Φάκελοι σε προβολή δέντρου

Αρχή της σελίδας

Συνδυασμός της χρήσης στηλών, προβολών και φακέλων

Όλες οι τρεις προσεγγίσεις να συνεργαστείτε με άλλους. Ίδιο στηλών που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση έργου στην προεπιλεγμένη προβολή μιας βιβλιοθήκης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δημιουργήσετε μια προβολή με διάφορα κριτήρια φίλτρου. Μια προβολή μπορεί να επίσης ταξινομούνται και να φιλτράρονται δυναμικά, κάνοντας κλικ στις κεφαλίδες στήλης για περαιτέρω απομόνωση και για τον προσδιορισμό του περιεχομένου που χρειάζεται χωρίς πολύ σκέψη από τη στιγμή. Εάν μια δομή φακέλου έχει οριστεί στη βιβλιοθήκη, μπορείτε να "ισοπεδώσετε" Προβολή μιας βιβλιοθήκης, ορίζοντας την επιλογή Εμφάνιση όλων των στοιχείων χωρίς φακέλους στο το ενότητα φακέλους όταν δημιουργείτε ή να τροποποιήσετε την προβολή. Κάθε προσέγγιση μπορούν να συμπληρώνουν στο άλλο για να μεταβείτε στο κατάλληλο περιεχόμενο τη σωστή στιγμή και με τον σωστό τρόπο για εσάς.

Αρχή της σελίδας

Επόμενα βήματα

Τώρα που έχετε τη γενική εικόνα των βιβλιοθηκών, ακολουθούν ορισμένες κοινές και χρήσιμες εργασίες που μπορείτε να πραγματοποιήσετε με βιβλιοθήκες.

  • Δημιουργία ή διαγραφή βιβλιοθήκης ή φακέλου σε μια βιβλιοθήκη

  • Προσθήκη, άνοιγμα και διαγραφή αρχείων σε μια βιβλιοθήκη

  • Προσθήκη στηλών σε μια βιβλιοθήκη και δημιουργία προβολών βιβλιοθήκης

  • Εργασία με πρότυπα βιβλιοθήκης και τύπους περιεχομένου

  • Συγχρονισμός μιας βιβλιοθήκης του SharePoint στον υπολογιστή σας με προγράμματα-πελάτες

  • Μετακίνηση και αντιγραφή εγγράφων μεταξύ βιβλιοθηκών

  • Χρήση ροών εργασιών με μια βιβλιοθήκη

  • Ορισμός δικαιωμάτων και σύνθετων ρυθμίσεων σε μια βιβλιοθήκη

  • Χρήση βιβλιοθηκών εικόνων

  • Διαχείριση βιβλιοθήκης με πολλά έγγραφα

Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτές τις εργασίες στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×