Εισαγωγή στις βιβλιοθήκες

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μια βιβλιοθήκη είναι μια θέση σε μια τοποθεσία όπου μπορείτε να αποστείλετε, να δημιουργήσετε, να ενημερώσετε και να συνεργαστείτε επάνω σε αρχεία με μέλη της ομάδας. Κάθε βιβλιοθήκη εμφανίζει μια λίστα από αρχεία και βασικές πληροφορίες για αυτά, όπως ποιο ήταν το τελευταίο άτομο που τροποποίησε το αρχείο. Οι περισσότερες τοποθεσίες περιλαμβάνουν μια βιβλιοθήκη όταν δημιουργείτε την τοποθεσία. Για παράδειγμα, μια τοποθεσία ομάδας έχει μια βιβλιοθήκη εγγράφων, όπου μπορείτε να οργανώσετε και να κάνετε κοινή χρήση των εγγράφων σας.

Βιβλιοθήκη εγγράφων

Χρειάζεστε περισσότερες βιβλιοθήκες, μπορείτε να επιλέξετε από διάφορες βιβλιοθήκη έτοιμων για χρήση εφαρμογών και να προσθέσετε αυτές στην τοποθεσία σας. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε βιβλιοθήκες με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγξετε πώς εγγράφων προβληθούν, διαχείριση και δημιουργήθηκε. ή να παρακολουθείτε εκδόσεις των αρχείων, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού και του τύπου της έκδοσης. Μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες προβολές, τις φόρμες και ροές εργασίας για να σας βοηθούν να διαχειρίζεστε τα έργα και επιχειρηματικών διαδικασιών.

Εάν αναζητάτε απλώς για να δημιουργήσετε ή να εργασίας με βιβλιοθήκες και χρειάζεστε το αναλυτικές πληροφορίες, εδώ θα βρείτε κοινές και χρήσιμες εργασίες που μπορείτε να κάνετε.

Μια ομάδα μάρκετινγκ στην εταιρεία Contoso δημιουργεί μια τοποθεσία ομάδας όπου σκοπεύουν να διαχειρίζονται έργα και έγγραφα. Επιλέγουν έναν κάτοχο τοποθεσίας που θα διαχειρίζεται την τοποθεσία. Ο κάτοχος τοποθεσίας λαμβάνει επίπεδο δικαιωμάτων "Πλήρης έλεγχος" όταν προστίθεται στην ομάδα "Κάτοχοι" της τοποθεσίας. Κάνει κοινή χρήση της τοποθεσίας και δίνει σε όλους το δικαίωμα να συμβάλλουν σε αυτή. Η ομάδα έχει αποφασίσει να χρησιμοποιεί τη βιβλιοθήκη εγγράφων για τη διαχείριση δελτίων τύπου, προϋπολογισμών, συμβάσεων, προτάσεων και άλλων σημαντικών για την ομάδα εγγράφων.

Ο κάτοχος τοποθεσίας αποστέλλει σημαντικά έγγραφα για να ξεκινήσει η ομάδα να χρησιμοποιεί τη βιβλιοθήκη ως κεντρική θέση. Στη συνέχεια, ενεργοποιεί τη διαχείριση εκδόσεων, ώστε η ομάδα να βλέπει ένα ιστορικό της εξέλιξης των αρχείων και να μπορεί να επαναφέρει μια προηγούμενη έκδοση, εάν χρειαστεί. Ο κάτοχος της τοποθεσίας προσθέτει επίσης τυπικά πρότυπα στη βιβλιοθήκη για αναφορές μάρκετινγκ, συμβάσεις πωλήσεων, σχέδια εκστρατείας και φύλλα εργασίας προϋπολογισμού. Κάθε πρότυπο περιλαμβάνει το λογότυπο της εταιρείας και μια μορφή την οποία έχουν συμφωνήσει όλοι να χρησιμοποιούν. Όταν οι χρήστες δημιουργούν ένα νέο αρχείο από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορούν εύκολα να επιλέξουν το πρότυπο που θέλουν να χρησιμοποιήσουν.

Τα μέλη της ομάδας μπορούν να προσθέτουν αρχεία και να συνεργάζονται επάνω σε έγγραφα, να οργανώνουν τη βιβλιοθήκη προσθέτοντας στήλες και να δημιουργούν προβολές που θα τους βοηθούν να βρίσκουν τα έγγραφα γρήγορα. Για παράδειγμα, ο κάτοχος της τοποθεσίας προσθέτει μια στήλη "Όνομα έργου", ώστε τα μέλη να μπορούν να φιλτράρουν ή να ταξινομούν με βάση τη συγκεκριμένη στήλη. Άλλα μέλη της ομάδας προσθέτουν δημόσιες προβολές που ομαδοποιούν κατά οικονομικό τρίμηνο και φιλτράρουν για συμβάσεις που λήγουν εντός έξι μηνών. Κάθε μέλος μπορεί επίσης να δημιουργήσει προσωπικές προβολές που το βοηθούν να βρίσκει πληροφορίες γρήγορα και να ολοκληρώνει την εργασία του.

Ύστερα από πολλή συζήτηση σε μια σύσκεψη του προσωπικού, η ομάδα αποφασίζει να ορίσει ειδοποιήσεις στο επίπεδο βιβλιοθήκης, ώστε οι ενημερώσεις να αναφέρονται μία φορά την εβδομάδα. Κάθε μέλος μπορεί να επιλέξει πώς θα ορίσει πρόσθετες ειδοποιήσεις ή τροφοδοσίες RSS σε συγκεκριμένα αρχεία, ανάλογα με τις ανάγκες.

Καρτέλα "Βιβλιοθήκη" με επισημασμένη ειδοποίηση RSS

Η ομάδα δεσμεύεται επίσης να ακολουθήσει μια σημαντική "βέλτιστη πρακτική" σε αυτήν τη νέα δυνατότητα συνεργασίας. Όταν τα μέλη θέλουν να κάνουν κοινή χρήση ενός εγγράφου, αντιστέκονται στον πειρασμό να το επισυνάψουν σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, αντίθετα, στέλνουν μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια σύνδεση για το έγγραφο. Η αποστολή μιας σύνδεσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται εύκολα από τη βιβλιοθήκη και οδηγεί τα άτομα στην τελευταία έκδοση του εγγράφου στην τοποθεσία της ομάδας.

Μια πολύ σημαντική υποχρέωση για αυτήν την ομάδα είναι να προτείνει εκστρατείες μάρκετινγκ για την προώθηση των πωλήσεων και την αύξηση των εσόδων. Όταν τα μέλη της ομάδας αναπτύσσουν ένα νέο σχέδιο εκστρατείας, συντάσσουν από κοινού έγγραφα και παρακολουθούν δευτερεύουσες εκδόσεις των αρχείων. Η σύνταξη από κοινού επιτρέπει σε πολλά άτομα να επεξεργάζονται το έγγραφο ταυτόχρονα, χωρίς να χρειάζεται να ανησυχούν για τη διευθέτηση των αλλαγών. Εάν κάνουν ένα λάθος σε μια έκδοση, μπορούν να επαναφέρουν μια προηγούμενη έκδοση. Όταν ολοκληρώσουν ένα σχέδιο εκστρατείας, μπορούν να δημιουργήσουν μια κύρια έκδοση και, στη συνέχεια, να τη στείλουν για να εγκριθεί από το νομικό τμήμα ή το διευθυντή τους. Μετά την έγκριση του αρχείου, οι υπόλοιποι υπάλληλοι της εταιρείας μπορούν να προβάλουν το αρχείο.

Ο κάτοχος της τοποθεσίας ερευνά την ηλεκτρονική τεκμηρίωση και το εκπαιδευτικό υλικό και μαθαίνει πώς να ρυθμίσει μια ροή εργασίας, να τη συσχετίσει με τη βιβλιοθήκη και να αυτοματοποιήσει τη διεργασία συλλογής σχολίων, να συλλέξει υπογραφές και να δημοσιεύσει το τελικό έγγραφο.

Έπειτα από τρεις μήνες χρήσης, η βιβλιοθήκη εγγράφων και η τοποθεσία είναι πλέον σημαντικές για την ομάδα μάρκετινγκ και έχουν συμβάλει στη βελτίωση της παραγωγικότητας και της ορατότητάς τους σε ολόκληρη την εταιρεία. Δεν μπορούν να φανταστούν την εργασία χωρίς αυτήν και εξερευνούν άλλους τρόπους χρήσης των τεχνολογιών του SharePoint προκειμένου να βελτιώσουν τη συνεργασία τους.

Δείτε παρακάτω ορισμένους τρόπους εργασίας με τις βιβλιοθήκες και κάντε τις πιο χρήσιμες για την ομάδα σας (είναι οργανωμένες γενικά από τις πιο βασικές προς τις πιο προηγμένες):

Χρήση και δημιουργία προβολών     Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα προβολή για να δείτε τα αρχεία σε μια βιβλιοθήκη που είναι πιο σημαντικές για εσάς ή εξυπηρετούν καλύτερα ένα σκοπό. Τα περιεχόμενα της βιβλιοθήκης δεν αλλάζουν, αλλά κάθε προβολή οργανώνουν ή φιλτράρει τα αρχεία για να διευκολύνετε τους για να βρείτε και να περιηγηθείτε σε ένα λογικό τρόπο. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις προβολές, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής σε λίστα ή βιβλιοθήκη.

Γραμμή προβολής βιβλιοθήκης εικόνων με επιλεγμένη προβολή του τροποποίηση

Παρακολούθηση εκδόσεων     Εάν θέλετε να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων, βιβλιοθήκες μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε, να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε για την παρακολούθηση όλων των εκδόσεων με τον ίδιο τρόπο. Ή μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε κάποιες εκδόσεις ως κύριες, όπως να προσθέσετε ένα νέο κεφάλαιο σε ένα εγχειρίδιο και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ένα ορθογραφικό λάθος. Για βοήθεια στη Διαχείριση χώρου αποθήκευσης, μπορείτε προαιρετικά να επιλέξετε τον αριθμό των κάθε τύπο έκδοση που θέλετε να αποθηκεύσετε.

Συμβουλή:  Αν η ομάδα σας σκοπεύει να χρησιμοποιήσει τη σύνταξη από κοινού, προτείνουμε την ενεργοποίηση τουλάχιστον της διαχείρισης κύριων εκδόσεων στη βιβλιοθήκη, για την περίπτωση που κάποιος κάνει λάθος και αποστείλει ένα έγγραφο με το ίδιο όνομα σε μια βιβλιοθήκη όπου γίνεται σύνταξη από κοινού. Με τον τρόπο αυτό, αν χάσετε αλλαγές, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση του εγγράφου.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση εκδόσεων, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων εκδόσεων για λίστα ή βιβλιοθήκη.

Σύνταξη από κοινού ή ανάληψη ελέγχου των αρχείων     Όταν επεξεργάζεστε ένα έγγραφο του Microsoft Word ή το PowerPoint από μια βιβλιοθήκη χωρίς να ελέγξετε την προβολή, άλλα άτομα να το επεξεργαστείτε την ίδια στιγμή (που η σύνταξη από κοινού). Όταν που ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, εξασφαλίζετε που μόνο ένα άτομο να επεξεργαστείτε το αρχείο μέχρι το μεταβίβαση ελέγχου. Μπορείτε να απαιτήσετε έγγραφα για ανάληψη ελέγχου σε βιβλιοθήκες που περιέχουν ευαίσθητα έγγραφα ή όταν θέλετε να παρακολουθήσετε προσεκτικά την εξέλιξη των εγγράφων. Αλλά έχετε υπόψη ότι απαιτείται ανάληψη ελέγχου θα καθιστούν αδύνατη για τα άτομα σε σύνταξη εγγράφων από κοινού. Χρήση ανάληψη ελέγχου, άτομα θα σας ζητηθεί να αφήσετε ένα σχόλιο σχετικά με τις αλλαγές τους στο έγγραφο, αλλά ανάληψης ελέγχου θα επίσης επιβραδύνει την επεξεργασία και αναθεώρηση διεργασίες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα συνεργασία σε έγγραφα και σύνταξη από κοινού ή ανάληψη ελέγχου, μεταβίβαση ελέγχου, ή απόρριψη αλλαγών σε αρχεία μιας βιβλιοθήκης.

Επεξεργασία αρχείων από προγράμματα υπολογιστή    Κατά την αποθήκευση εγγράφων σε μια τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και σύνταξη από κοινού έγγραφα απευθείας από συμβατά προγράμματα υπολογιστή, όπως το Microsoft Word ή το PowerPoint, χωρίς να ακόμα και μεταβείτε στην τοποθεσία. Για παράδειγμα, μπορείτε να επεξεργαστείτε μια παρουσίαση του PowerPoint ταυτόχρονα με άλλα άτομα επεξεργάζονται το (γνωστό και ως τη σύνταξη από κοινού). Μπορείτε, επίσης, να διαχειριστείτε μεταβίβαση και ανάληψη ελέγχου απευθείας από το PowerPoint. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε OneDrive για επιχειρήσεις ή το Outlook να βιβλιοθήκη περιεχομένων χωρίς σύνδεση, να εργαστείτε με αυτά από μια απομακρυσμένη θέση και, στη συνέχεια, ομαλά συγχρονίζετε τις αλλαγές όταν βρεθείτε πάλι σε σύνδεση.

Παραμείνετε ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές    Για να παραμένετε ενημερωμένοι όταν εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη αλλαγή, ορίστε ειδοποιήσεις, εγγραφείτε σε τροφοδοσίες RSS ή παρακολούθηση εγγράφων. Η κύρια διαφορά μεταξύ των ειδοποιήσεων RSS και εξής είναι όπου λαμβάνετε τις ειδοποιήσεις. Ειδοποιήσεις και τροφοδοσίες RSS να σας ενημερώσει σχετικά με τις ενημερώσεις και και τα δύο σάς επιτρέπουν να προσαρμόσετε τον όγκο των πληροφοριών που λαμβάνετε. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις ή RSS για να δείτε πότε αλλάξει κάτι σε μια βιβλιοθήκη. Εάν που σας ενδιαφέρουν μόνο ένα συγκεκριμένο έγγραφο, ρυθμίστε μια ειδοποίηση ή ακολουθήστε το έγγραφο. Ειδοποιήσεις μπορεί να φτάσουν ως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κειμένου. Ειδοποιήσεις RSS παραδίδεται στο ενοποιημένη τροφοδοσία που μπορείτε να διαβάσετε στο Outlook ή το άλλο τροφοδοσία ανάγνωσης. Εάν μπορείτε να παρακολουθήσετε ένα έγγραφο, θα λάβετε μια ειδοποίηση στην τροφοδοσία ειδήσεών σας (Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί την τροφοδοσία ειδήσεων). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ειδοποιήσεις, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ειδοποίησης ή εγγραφή σε τροφοδοσία RSS.

Απαίτηση έγκρισης εγγράφου     Μπορείτε να απαιτήσετε την έγκριση των εγγράφων προτού κοινοποιηθούν σε όλους. Τα έγγραφα παραμένουν σε κατάσταση αναμονής μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει το αντίστοιχο δικαίωμα. Μπορείτε να ελέγχετε ποιες ομάδες χρηστών θα μπορούν να δουν ένα έγγραφο πριν να εγκριθεί. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμη, εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει σημαντικές οδηγίες ή διαδικασίες που πρέπει να οριστικοποιηθούν πριν να τις διαβάσουν και άλλοι.

Ορισμός δικαιωμάτων    Ομάδες του SharePoint και επίπεδα δικαιωμάτων σάς βοηθούν να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την πρόσβαση στα περιεχόμενα. Από προεπιλογή, έχουν δικαιώματα σε βιβλιοθήκες, φακέλους μέσα σε βιβλιοθήκες και έγγραφα μεταβιβάζονται από την τοποθεσία. Εκχώρηση μοναδικά δικαιώματα για μια συγκεκριμένη βιβλιοθήκη ή ένα έγγραφο μπορεί να σας βοηθήσει να προστατεύσετε ευαίσθητο περιεχόμενο, όπως οι συμβάσεις ή πληροφορίες προϋπολογισμό, χωρίς ο περιορισμός πρόσβασης στο υπόλοιπο της τοποθεσίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα, ανατρέξτε στο θέμα Κατανόηση των επιπέδων δικαιωμάτων στο SharePoint.

Δημιουργία ροών εργασίας     Μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή ένας τύπος περιεχομένου μπορούν να χρησιμοποιούν ροές εργασιών που έχουν οριστεί από την εταιρεία για επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως η διαχείριση έγκρισης ή αναθεώρησης εγγράφων. Η ομάδα σας μπορεί να εφαρμόσει επιχειρηματικές διαδικασίες στα έγγραφά της, γνωστές ως ροές εργασίας, οι οποίες καθορίζουν τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν διαδοχικά, όπως είναι η έγκριση εγγράφων. Μια ροή εργασίας SharePoint είναι ένας αυτοματοποιημένος τρόπος μετακίνησης εγγράφων ή στοιχείων σε μια σειρά ενεργειών ή εργασιών. Από προεπιλογή, στις βιβλιοθήκες είναι διαθέσιμες τρεις ροές εργασιών: η Έγκριση, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για έγκριση, η Συλλογή σχολίων, που δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για σχολιασμό και επιστρέφει το έγγραφο στο άτομο που ξεκίνησε τη ροή εργασίας ως μεταγλώττιση και η Συλλογή υπογραφών, η οποία δρομολογεί ένα έγγραφο σε μια ομάδα ατόμων για συλλογή ψηφιακών υπογραφών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Μόνο η ροή εργασίας τριών φάσεων είναι διαθέσιμη στο SharePoint Foundation.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ροές εργασίας, ανατρέξτε στο θέμα σχετικά με τις ροές εργασίας που περιλαμβάνονται στο SharePoint.

Ορισμός τύπων περιεχομένου     Εάν η ομάδα σας συνεργάζεται με πολλούς τύπους αρχείων, όπως τα φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης του, ενεργοποιώντας και τον ορισμό πολλαπλών τύπων περιεχομένου. Τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου να καθορίσετε ένα πρότυπο και ακόμα ροή εργασιών διεργασίες. Τα πρότυπα που λειτουργούν ως σημείο εκκίνησης, για τη μορφοποίηση και οποιαδήποτε στερεότυπο κείμενο και για τις ιδιότητες που ισχύουν για τα έγγραφα αυτού του τύπου, όπως τον αριθμό όνομα ή σύμβασης τμήμα.

Παρακολούθηση ελέγχου    Εάν έχετε μια ομάδα ευαίσθητων αρχείων και θα ήταν χρήσιμο να γνωρίζετε πώς τα έγγραφα που χρησιμοποιήθηκαν, μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική που σας επιτρέπει να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση ελέγχου συμβάντων, όπως αλλαγές αρχείων, αντίγραφα ή διαγραφή.

Ορισμός πολιτικών    Ρυθμίσεις πολιτικής Ενεργοποίηση λήξης εγγράφου, αυτόματη διαγραφή ή περιοδική αναθεώρηση (μέσω μιας ροής εργασίας) των εγγράφων που έχουν φτάσει ένα καθορισμένο ηλικία. Καθώς εξελίσσονται βιβλιοθήκες, χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις καταστροφής να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια μέσω προσπαθείτε να εκκαθαρίσετε με μη αυτόματο τρόπο το χώρο του σκληρού δίσκου που είναι συσκευασμένο πλήρη ή για να αποφευχθεί η προσέγγιση ορίων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Οι ρυθμίσεις πολιτικής δεν είναι διαθέσιμες στο SharePoint Foundation.

Χρήση τοποθεσίας κέντρου εγγράφων    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων, όταν θέλετε να δημιουργήσετε, να διαχειριστείτε και αποθήκευση μεγάλου αριθμού εγγράφων. Ένα κέντρο εγγράφων έχει σχεδιαστεί για να λειτουργήσει ως ένα κεντρικό αποθετήριο δεδομένων για τη Διαχείριση πολλά έγγραφα. Δυνατότητες, όπως μετα-δεδομένων και περιήγηση προβολής δέντρου, τύπους περιεχομένου και τμήματα Web, θα σας βοηθήσει να οργανώσετε και να ανακτήσετε τα έγγραφα. "Περιεχόμενο επιμελητών" μπορεί να ρυθμίσει γρήγορα περιήγησης για να εκτελέσετε σωστά για τα περισσότερα βιβλιοθήκες χωρίς ρητά τη δημιουργία ευρετηρίων που βασίζονται σε μετα-δεδομένων. Ή περιεχομένου επιμελητών να δημιουργήσετε ευρετήρια για να βελτιώσετε την απόδοση πάνω από ένα ευρύτερο πλήθος φίλτρα και προβολές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων ως περιβάλλον σύνταξης (όπου οι χρήστες και ανάληψη ελέγχου αρχείων και δημιουργία δομές φακέλων για αυτά τα αρχεία) ή μια αρχειοθήκη περιεχομένου ως (όπου οι χρήστες μόνο να προβάλετε ή να αποστείλετε έγγραφα).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Κέντρο εγγράφων δεν είναι διαθέσιμη στο SharePoint Foundation.

Ο τρόπος οργάνωσης των αρχείων σας σε μια βιβλιοθήκη εξαρτάται από τις ανάγκες της ομάδας σας και από τον τρόπο που προτιμάτε να αποθηκεύετε και να αναζητάτε τις πληροφορίες σας. Με λίγο προγραμματισμό μπορείτε να ρυθμίσετε τη δομή με τρόπο που να εξυπηρετεί καλύτερα την ομάδα σας. Οι βιβλιοθήκες διαθέτουν διάφορες δυνατότητες που σας βοηθούν να εργάζεστε με πολλά αρχεία σε μία βιβλιοθήκη. Ωστόσο, ενδεχομένως η ύπαρξη πολλών βιβλιοθηκών να ταιριάζει καλύτερα στην ομάδα σας.

Μπορεί να θέλετε μία βιβλιοθήκη να καλύπτει διαφορετικές ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε πολλά έργα μέσα στην ίδια ομάδα ή πολλές ομάδες που εργάζονται με το ίδιο έργο. Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μία μόνο βιβλιοθήκη όταν:

  • Η ομάδα σας πρέπει να βλέπει συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία ή διαφορετικές προβολές του ίδιου συνόλου αρχείων. Για παράδειγμα, μπορεί ένας προϊστάμενος να θέλει να βλέπει όλα τα αρχεία ομαδοποιημένα ανά τμήμα ή ανά ημερομηνία παράδοσης.

  • Οι χρήστες θέλουν να αναζητούν τα αρχεία στην ίδια θέση σε μια τοποθεσία.

  • Θέλετε να εφαρμόσετε τις ίδιες ρυθμίσεις στα αρχεία, όπως την παρακολούθηση εκδόσεων των αρχείων ή την απαίτηση έγκρισης.

  • Οι ομάδες που εργάζονται με τη βιβλιοθήκη έχουν παρόμοια χαρακτηριστικά, όπως τα ίδια επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Θέλετε να αναλύετε πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία σε υπολογιστικό φύλλο ή θέλετε να λαμβάνετε ενοποιημένες ενημερώσεις σχετικά με τα αρχεία.

Για να εργάζεστε αποτελεσματικά με έγγραφα σε μία βιβλιοθήκη, μπορείτε να οργανώσετε αρχεία σε μια βιβλιοθήκη προσθέτοντας στήλες, ορίζοντας προβολές ή δημιουργώντας φακέλους.

Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες διαφορές μεταξύ των συνόλων των αρχείων που θέλετε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε ή μεταξύ των ομάδων των ατόμων που εργάζονται με τα αρχεία, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές βιβλιοθήκες. Χρησιμοποιήστε πολλές βιβλιοθήκες όταν:

  • Οι τύποι των αρχείων που θέλετε να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε διαφέρουν και θεωρείτε ότι οι χρήστες δεν θα βλέπουν συχνά τις συνόψεις των αρχείων ή δεν θα πραγματοποιούν αναζήτηση σε όλα τα αρχεία μαζί.

  • Οι ομάδες των ατόμων που χρησιμοποιούν τα αρχεία διαφέρουν και έχουν διαφορετικά επίπεδα δικαιωμάτων.

  • Πρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές ρυθμίσεις, όπως διαχείριση εκδόσεων ή έγκριση, σε διαφορετικά σύνολα αρχείων.

  • Δεν είναι απαραίτητο να αναλύετε όλα τα αρχεία μαζί ή να λαμβάνετε συγκεντρωτικές ενημερώσεις σχετικά με αυτά.

  • Θέλετε να παράσχετε διαφορετικά σύνολα επιλογών για τη δημιουργία νέων αρχείων ή θέλετε οι επιλογές του μενού "Δημιουργία" μιας βιβλιοθήκης να εμφανίζονται με διαφορετική σειρά.

Παρακάτω περιγράφονται μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εργάζεστε αποδοτικά με πολλές βιβλιοθήκες.

Ρύθμιση προτύπων και στηλών τοποθεσίας    Εάν η εταιρεία σας θέλει να δημιουργήσετε κοινή χρήση των ρυθμίσεων σε πολλές βιβλιοθήκες, αυτό μπορεί να ορίσετε πρότυπα τοποθεσίας και στήλες τοποθεσίας. Μπορείτε να μοιραστείτε τις ρυθμίσεις σε πολλές βιβλιοθήκες, ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργείτε ξανά τις ρυθμίσεις κάθε φορά.

Μεταφορά αρχείων σε άλλη θέση    Εάν θέλετε ένα αρχείο για να είναι διαθέσιμες σε πολλές βιβλιοθήκες, μπορείτε να αποθηκεύσετε σε μία βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, στείλτε ένα αντίγραφο σε άλλες βιβλιοθήκες. Μπορείτε να επιλέξετε να λαμβάνετε υπενθύμιση για την ενημέρωση των αντιγράφων του εγγράφου, όταν κάνετε αλλαγές στην αρχική.

Δημιουργία προτύπων βιβλιοθήκης    Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ορισμένες ρυθμίσεις ενιαίο για βιβλιοθήκες ή εκ νέου χρήση χαρακτηριστικών σε βιβλιοθήκες, μπορείτε να αποθηκεύσετε μια βιβλιοθήκη ως πρότυπο. Τα πρότυπα βιβλιοθήκης είναι διαθέσιμο ως επιλογή στη σελίδα "Προσθήκη εφαρμογής" στην τοποθεσία σας.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι οργάνωσης των αρχείων σε μια βιβλιοθήκη. Μπορείτε να προσθέσετε στήλες, να ορίσετε προβολές και να δημιουργήσετε φακέλους. Κάθε προσέγγιση έχει τα πλεονεκτήματά της και μπορείτε να συνδυάσετε κάθε προσέγγιση έτσι ώστε να ταιριάζει με τις μοναδικές ανάγκες της βιβλιοθήκης και της ομάδας σας.

Από προεπιλογή, οι βιβλιοθήκες παρακολουθούν το όνομα ενός αρχείου, καθώς και τις πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση ενός αρχείου, όπως αν έχει γίνει μεταβίβαση του ελέγχου του. Ωστόσο, μπορείτε να καθορίσετε πρόσθετες στήλες που βοηθούν την ομάδα σας να κατηγοριοποιεί και να παρακολουθεί αρχεία, για παράδειγμα, ένα όνομα εκστρατείας, έναν αριθμό έργου ή άλλες πληροφορίες που είναι σημαντικές για την ομάδα σας. Έχετε διάφορες επιλογές για τον τύπο στήλης που δημιουργείτε, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής μίας γραμμής κειμένου, μιας αναπτυσσόμενης λίστας επιλογών, ενός αριθμού που υπολογίζεται από άλλες στήλες ή ακόμη του ονόματος και της εικόνας ενός ατόμου στην τοποθεσία σας.

Οι στήλες παρέχουν κεφαλίδες στήλης που διευκολύνουν την ταξινόμηση και το φιλτράρισμα των εγγράφων. Όταν εμφανίζετε αρχεία σε μια βιβλιοθήκη, μπορείτε να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα αρχεία προσωρινά τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού στο όνομα μιας στήλης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο βέλος που εμφανίζεται δίπλα στο όνομα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να βλέπετε τα αρχεία με συγκεκριμένο τρόπο, αλλά πρέπει να επαναλαμβάνετε τα βήματα κάθε φορά που προβάλλετε τη βιβλιοθήκη.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη στηλών, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή Διαγραφή στήλης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Θα θέλουν συχνά οι χρήστες να βλέπουν όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο, όλα τα έγγραφα που ανήκουν σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή να ομαδοποιούν τα έγγραφα με βάση το μήνα που ολοκληρώνονται; Εάν πρόκειται να εμφανίζετε τα αρχεία συχνά με συγκεκριμένο τρόπο, μπορείτε να ορίσετε μια προβολή. Αυτήν την προβολή μπορείτε να τη χρησιμοποιείτε κάθε φορά που εργάζεστε με τη βιβλιοθήκη. Όταν δημιουργείτε μια προβολή, αυτή προστίθεται στην αναπτυσσόμενη λίστα "Τρέχουσες προβολές" που βρίσκεται στην κορδέλα της βιβλιοθήκης.

Μια προβολή βιβλιοθήκης είναι μια επιλογή στηλών σε μια σελίδα που εμφανίζει στοιχεία μιας βιβλιοθήκης και συχνά ορίζει μια συγκεκριμένη σειρά ταξινόμησης, ένα φίλτρο, μια ομαδοποίηση και μια προσαρμοσμένη διάταξη. Για τις βιβλιοθήκες μπορείτε να έχετε προσωπικές και δημόσιες προβολές. Οποιοσδήποτε έχει προστεθεί στην ομάδα "Μέλη" στην τοποθεσία (που έχει επίπεδο δικαιωμάτων "Συνεργάτης") μπορεί να δημιουργήσει μια προσωπική προβολή για να βλέπει τα αρχεία με συγκεκριμένο τρόπο ή για να φιλτράρει μόνο τα αρχεία που θέλει να δει. Εάν έχετε δικαίωμα σχεδίασης μιας βιβλιοθήκης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δημόσια προβολή που μπορεί να τη χρησιμοποιεί οποιοσδήποτε όταν προβάλλει τη βιβλιοθήκη. Μπορείτε επίσης να ορίσετε οποιαδήποτε δημόσια προβολή ως προεπιλεγμένη προβολή, ώστε οι χρήστες να βλέπουν τη συγκεκριμένη προβολή της βιβλιοθήκης αυτόματα.

Εάν τα μέλη της ομάδας σας βλέπουν τις βιβλιοθήκες σε μια κινητή συσκευή, μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε προβολές κινητής συσκευής που παρέχουν όρια, όπως τον αριθμό στοιχείων που εμφανίζονται σε μια προβολή, τα οποία είναι βέλτιστα για το εύρος ζώνης και τους περιορισμούς των συσκευών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις προβολές, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής σε λίστα ή βιβλιοθήκη.

Οι φάκελοι είναι κοντέινερ που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι χρήστες για την ομαδοποίηση και τη διαχείριση περιεχομένου σε μια βιβλιοθήκη ή λίστα. Εάν οι φάκελοι είναι ενεργοποιημένοι για τη βιβλιοθήκη, μπορείτε να προσθέσετε φακέλους στους περισσότερους τύπους βιβλιοθηκών. Εάν η βιβλιοθήκη σας περιέχει πολλά στοιχεία, οι φάκελοι βελτιώνουν επίσης την αποτελεσματικότητα της πρόσβασης σε αυτά τα στοιχεία. Όταν δημιουργείτε ένα φάκελο, στο παρασκήνιο δημιουργείτε ένα εσωτερικό ευρετήριο. Αυτό το εσωτερικό ευρετήριο δημιουργείται επίσης για τον ριζικό φάκελο ή για το ανώτερο επίπεδο μιας βιβλιοθήκης ή λίστας. Όταν αποκτάτε πρόσβαση στα στοιχεία ενός φακέλου, ουσιαστικά χρησιμοποιείτε αυτό το εσωτερικό ευρετήριο για να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα.

Εάν μια βιβλιοθήκη περιέχει πολλά στοιχεία που μπορούν να ομαδοποιηθούν με έναν συγκεκριμένο τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους φακέλους για να οργανώσετε το περιεχόμενο της βιβλιοθήκης. Χαρακτηριστικά παραδείγματα ομάδων αποτελούν τα έργα, οι ομάδες ατόμων, τα τμήματα, οι κατηγορίες προϊόντων, το εύρος ηλικιών, οι αλφαβητικές λίστες και οι αλφαβητικά υποσύνολα (Α-Γ, Δ-Ζ, κ.ο.κ.). Οι φάκελοι μπορούν να βοηθήσουν τα άτομα να αναζητούν και να διαχειρίζονται πολλά αρχεία με οικείο τρόπο.

Φάκελοι σε μια βιβλιοθήκη

Από προεπιλογή, μια βιβλιοθήκη με τους φακέλους με δυνατότητα εμφανίζει φακέλους στην προεπιλεγμένη προβολή της βιβλιοθήκης χωρίς φίλτρα. Αυτό είναι χρήσιμο, επειδή οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν τον κατάλληλο φάκελο κατά την εισαγωγή νέων εγγράφων. Εμφάνιση όλων των φακέλων επίσης καθιστά λιγότερο πιθανό ότι τα στοιχεία θα προστεθούν λάθος έξω από τους φακέλους της βιβλιοθήκης. Μπορείτε εύκολα να αναδιοργάνωση εγγράφων σε διαφορετική βιβλιοθήκη φακέλους, χρησιμοποιώντας την εντολή Άνοιγμα με την Εξερεύνηση που είναι διαθέσιμες στην κορδέλα βιβλιοθήκη.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Μια προβολή βιβλιοθήκης μπορεί να οριστεί σε Ταξινόμηση μόνο με βάση τα καθορισμένα κριτήρια, οπότε οι φάκελοι δεν εμφανίζονται πριν από τα στοιχεία στην προβολή. Ίσως είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή ταξινόμησης της προβολής, εάν θέλετε οι χρήστες να βρίσκουν εύκολα τον σωστό φάκελο.

Παρόλο που οι φάκελοι βιβλιοθηκών δεν εμφανίζονται στην περιήγηση της τοποθεσίας, ο κάτοχος της τοποθεσίας ή ένας χρήστης με δικαίωμα σχεδίασης τοποθεσίας μπορεί να ενεργοποιήσει την Προβολή δέντρου, η οποία εμφανίζει μια ενότητα Περιεχόμενο τοποθεσίας στην περιήγηση τοποθεσίας και σας επιτρέπει να αναπτύσσετε, να συμπτύσσετε και να περιηγείστε εύκολα σε φακέλους βιβλιοθηκών.

Προβολή δέντρου στην τοποθεσία

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους φακέλους, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία φακέλου σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή Διαγραφή φακέλου σε μια βιβλιοθήκη.

Όλες οι τρεις προσεγγίσεις να συνεργαστείτε με άλλους. Τις ίδιες στήλες που χρησιμοποιείτε για να παρακολουθήσετε έγγραφα στην προεπιλεγμένη προβολή μιας βιβλιοθήκης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δημιουργήσετε μια προβολή με διάφορα κριτήρια φίλτρου. Άτομα να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε δυναμικά μια προβολή κάνοντας κλικ στην επιλογή τις κεφαλίδες στηλών για να βρείτε περιεχόμενο χωρίς πολύ σκέψη από τη στιγμή. Εάν μια δομή φακέλου έχει οριστεί στη βιβλιοθήκη, μπορείτε να "ισοπεδώσετε" Προβολή μιας βιβλιοθήκης, ορίζοντας την επιλογή Εμφάνιση όλων των στοιχείων χωρίς φακέλους στο το ενότητα φακέλους όταν δημιουργείτε ή να τροποποιήσετε την προβολή. Κάθε προσέγγιση μπορούν να συμπληρώνουν στο άλλο για να μεταβείτε στο κατάλληλο περιεχόμενο τη σωστή στιγμή και με τον σωστό τρόπο για εσάς.

Ορισμένες βιβλιοθήκες δημιουργούνται για εσάς όταν δημιουργείτε μια νέα τοποθεσία, όπως η βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια τοποθεσία ομάδας. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις βιβλιοθήκες σύμφωνα με τους σκοπούς σας ή μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας πρόσθετες βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος βιβλιοθήκης έχει έναν συγκεκριμένο σκοπό και ορισμένοι από αυτούς διαθέτουν ένα διαφορετικό σύνολο συμπεριφορών και δυνατοτήτων.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:  Μπορείτε να έχετε λιγότερες ή περισσότερες βιβλιοθήκες στην τοποθεσία σας, ανάλογα με την έκδοση του SharePoint στην οποία βασίζεται η τοποθεσία σας, με το σχέδιο του Office 365 στο οποίο έχει εγγραφεί η εταιρεία σας ή με το αν συγκεκριμένες δυνατότητες είναι ενεργοποιημένες στην τοποθεσία σας.

Βιβλιοθήκη διαθέσιμων στοιχείων     Για να κάνετε κοινή χρήση και να διαχειρίζεστε τα διαθέσιμα στοιχεία ψηφιακών πολυμέσων, όπως αρχεία εικόνας, ήχου και βίντεο, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη διαθέσιμων στοιχείων. Μια βιβλιοθήκη διαθέσιμων στοιχείων διευκολύνει τους χρήστες να βρουν και να χρησιμοποιήσουν ξανά αρχεία ψηφιακών πολυμέσων που έχουν δημιουργήσει άλλοι χρήστες, όπως λογότυπα και εταιρικές εικόνες. Μια βιβλιοθήκη διαθέσιμων στοιχείων παρέχει επίσης τύπους περιεχομένου με ιδιότητες και προβολές για τη διαχείριση και την αναζήτηση διαθέσιμων στοιχείων περιεχομένου πολυμέσων, όπως μικρογραφίες και λέξεις-κλειδιά μετα-δεδομένων. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να διαχειριστείτε και να αποθηκεύσετε εμπορικές εικόνες και τμήματα περιεχομένου με δυνατότητα επανάληψης χρήσης από εφαρμογές, ώστε να είναι διαθέσιμα σε ολόκληρη την επιχείρηση και να χρησιμοποιούνται με συνέπεια.

Βιβλιοθήκη πινάκων εργαλείων    Περιέχει σελίδες Τμημάτων Web, σελίδες Τμημάτων Web με λίστες κατάστασης και πίνακες εργαλείων αναπτυγμένους με το PerformancePoint.

Βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων     Για να απλοποιήσετε τη συντήρηση και τη διαχείριση των συνδέσεων δεδομένων, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων. Μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων είναι μια κεντρική θέση αποθήκευσης αρχείων σύνδεσης δεδομένων του Office (ODC). Κάθε ένα από αυτά τα αρχεία (.odc) περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εντοπισμού, σύνδεσης, δημιουργίας ερωτήματος και πρόσβασης σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Η κεντρικοποίηση των αρχείων ODC σε μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων κάνει δυνατή την κοινή χρήση, διαχείριση και σύνδεση δεδομένων αναζήτησης αρχείων μέσα από μια τοποθεσία του SharePoint και βοηθάει να διασφαλιστεί ότι τα εταιρικά δεδομένα και οι αναφορές, ιδίως τα υπολογιστικά φύλλα, διατηρούν ένα συνεπές σύνολο τιμών και αποτελεσμάτων τύπων ως "μια έκδοση της αλήθειας".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να απλοποιήσετε τη συντήρηση και διαχείριση των αρχείων σύνδεσης δεδομένων για το PerformancePoint, χρησιμοποιήστε τη βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων για το PerformancePoint. Σε αυτήν τη βιβλιοθήκη, μπορείτε να αποθηκεύετε αρχεία ODC και αρχεία καθολικής σύνδεσης δεδομένων (UDC).

Βιβλιοθήκη εγγράφων     Για πολλούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων και των υπολογιστικών φύλλων, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων μπορείτε να αποθηκεύσετε και άλλα είδη αρχείων, αν και ορισμένοι τύποι αρχείων αποκλείονται για λόγους ασφαλείας. Όταν εργάζεστε με προγράμματα που δεν έχουν αποκλειστεί, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτά τα αρχεία από τη βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, η ομάδα μάρκετινγκ ίσως διαθέτει τη δική της βιβλιοθήκη εγγράφων για το σχεδιασμό υλικών, δελτίων τύπου και δημοσιεύσεων.

Βιβλιοθήκη φορμών    Εάν πρέπει να διαχειριστείτε μια ομάδα επαγγελματικών φορμών που βασίζονται στη γλώσσα XML, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη φορμών. Για παράδειγμα, η εταιρεία σας μπορεί να επιλέξει να χρησιμοποιήσει μια βιβλιοθήκη φορμών για αναφορές εξόδων. Η ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης φορμών απαιτεί ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML ή ένα πρόγραμμα σχεδίασης φορμών XML, όπως το Microsoft InfoPath. Η φόρμα που συμπληρώνουν οι χρήστες είναι απλώς ένα αρχείο .xml το οποίο περιέχει τα δεδομένα (και μόνο τα δεδομένα) που έχουν εισαχθεί στη φόρμα, όπως η ημερομηνία και το ποσό των εξόδων. Οτιδήποτε άλλο αποτελεί την αναφορά εξόδων παρέχεται από το πρότυπο. Μόλις οι χρήστες συμπληρώσουν τις φόρμες, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα δεδομένα της φόρμας ή να τα εξάγετε για ανάλυση.

Βιβλιοθήκη εικόνων    Για να κάνετε κοινή χρήση μιας συλλογής ψηφιακών εικόνων ή γραφικών, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εικόνων. Παρά το γεγονός ότι η αποθήκευση των εικόνων είναι δυνατή σε άλλους τύπους βιβλιοθηκών του SharePoint, οι βιβλιοθήκες εικόνων έχουν αρκετά πλεονεκτήματα. Για παράδειγμα, από μια βιβλιοθήκη εικόνων μπορείτε να προβάλλετε εικόνες σε μια προβολή παρουσίασης, να κάνετε λήψη εικόνων στον υπολογιστή σας και να επεξεργάζεστε εικόνες με συμβατά προγράμματα γραφικών, όπως με τη Ζωγραφική της Microsoft. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη εικόνων, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε εικόνες των συμβάντων της ομάδας ή της κυκλοφορίας των προϊόντων. Επίσης, μπορείτε να συνδεθείτε με εικόνες στη βιβλιοθήκη σας από άλλο σημείο της τοποθεσίας, όπως από wiki και ιστολόγια.

Βιβλιοθήκη εγγραφών     Για να διατηρήσετε ένα κεντρικό αποθετήριο δεδομένων για την αποθήκευση και διαχείριση των αρχείων της εταιρείας σας ή σημαντικών εταιρικών εγγράφων, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εγγραφών. Για παράδειγμα, ίσως η εταιρεία σας χρειάζεται να τηρήσει κανονισμούς συμμόρφωσης, οι οποίοι απαιτούν μια οργανωμένη διεργασία για τη διαχείριση των σχετικών εγγράφων. Μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών μπορεί να περιέχει πολλές βιβλιοθήκες εγγραφών για την αποθήκευση διαφορετικών τύπων εγγραφών. Για κάθε βιβλιοθήκη μπορείτε να ορίσετε πολιτικές που προσδιορίζουν ποιες εγγραφές θα αποθηκευτούν, τον τρόπο δρομολόγησης και διαχείρισης των εγγράφων και για πόσο καιρό πρέπει να διατηρηθούν αυτές οι εγγραφές.

Βιβλιοθήκη αναφορών     Για να απλοποιήσετε τη δημιουργία, τη διαχείριση και τη διανομή ιστοσελίδων, εγγράφων και βασικών δεικτών απόδοσης (KPI) μετρήσεων και στόχων, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη αναφορών. Η βιβλιοθήκη αναφορών είναι ένα κεντρικό σημείο όπου μπορείτε να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε αναφορές, όπως βιβλία εργασίας του Excel, και σελίδες πινάκων εργαλείων. Όταν δημοσιεύετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε μια βιβλιοθήκη αναφορών, έχετε τη δυνατότητα να την ανοίξετε σε προβολή του προγράμματος περιήγησης με ένα μόνο κλικ για να δείτε άνετα το βιβλίο εργασίας χωρίς να το προσθέσετε σε μια σελίδα Τμημάτων Web.

Βιβλιοθήκη διαγραμμάτων διεργασιών (Μετρικό και Μονάδες Η.Π.Α.)    Για να αποθηκεύσετε και να κάνετε κοινή χρήση εγγράφων διαγραμμάτων διεργασιών, όπως αυτά που έχουν δημιουργηθεί με το Microsoft Visio, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη διαγραμμάτων διεργασιών. Οι βιβλιοθήκες "Μετρικό" και "Μονάδες Η.Π.Α." προσαρμόζονται στις αντίστοιχες μετρήσεις.

Βιβλιοθήκη σελίδων Wiki    Για να δημιουργήσετε μια συλλογή συνδεδεμένων σελίδων wiki, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη σελίδων wiki. Οι σελίδες wiki δίνουν σε πολλά άτομα τη δυνατότητα να συγκεντρώσουν πληροφορίες σε μια μορφή που είναι εύκολο να δημιουργηθεί και να τροποποιηθεί. Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε σελίδες wiki, οι οποίες περιέχουν εικόνες, πίνακες, υπερ-συνδέσεις και εσωτερικές συνδέσεις, στη βιβλιοθήκη σας. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας δημιουργήσει μια τοποθεσία wiki για ένα έργο, τότε η τοποθεσία θα έχει τη δυνατότητα να αποθηκεύσει συμβουλές και τεχνάσματα σε μια σειρά σελίδων που συνδέονται μεταξύ τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ανάλογα με την τοποθεσία σας και τη ρύθμιση παραμέτρων της, δημιουργούνται αυτόματα για εσάς πρόσθετες βιβλιοθήκες του συστήματος, όπως η βιβλιοθήκη στυλ, η βιβλιοθήκη πόρων τοποθεσίας και η βιβλιοθήκη σελίδων τοποθεσίας. Ωστόσο, δεν είναι δυνατή η δημιουργία αυτών των συγκεκριμένων βιβλιοθηκών μέσω τους περιβάλλοντος εργασίας χρήστη.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×