Εισαγωγή στη διαχείριση εγγράφων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Διαχείριση εγγράφων εστιάζει σε την αποθήκευση και την οργάνωση των εγγράφων για την υποστήριξη active εργασιών σε εξέλιξη, συμπεριλαμβανομένων των δημιουργίας περιεχομένου και την κοινή χρήση ενός οργανισμού. Όταν εταιρείες δεν έχουν οποιοδήποτε είδος σύστημα διαχείρισης επίσημη εγγράφων στη θέση, περιεχόμενο συχνά δημιουργείται και αποθηκεύεται σε μια μη διαχειριζόμενη και αποκεντρωμένη τρόπο κοινόχρηστων αρχείων διάσπαρτα και μεμονωμένες μονάδες σκληρού δίσκου. Έτσι, είναι δύσκολο για τους εργαζόμενους για να βρείτε, να μοιράζεστε και να συνεργάζονται αποτελεσματικά σε περιεχόμενο. Αυτό επίσης καθιστά δύσκολη για εταιρείες για να χρησιμοποιήσετε τα επιχειρηματικών πληροφοριών και τα δεδομένα στο περιεχόμενο.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 υποστηρίζει ανάγκες διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας σας, παρέχοντας ένα ευρύ σύνολο εγγράφων δυνατότητες διαχείρισης που σας επιτρέπουν να κάνετε τα εξής:

  • Αποθήκευση, οργάνωση και εντοπίστε έγγραφα.

  • Βεβαιωθείτε ότι τη συνέπεια των εγγράφων.

  • Διαχείριση μετα-δεδομένων για τα έγγραφα.

  • Βοηθούν στην προστασία των εγγράφων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή χρήση.

  • Βεβαιωθείτε ότι συνεπή επιχειρηματικών διαδικασιών (ροές εργασίας) για τον τρόπο χειρισμού των εγγράφων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε αυτό το άρθρο αναφέρεται σε μια τοποθεσία του SharePoint παράδειγμα δημιουργήθηκε από Adventure Works, μια φανταστικά εταιρεία που κατασκευάζει ποδήλατα, τα στοιχεία ποδηλάτου και bicycling Βοηθήματα.

Για παράδειγμα, η ομάδα τεχνικής τεκμηρίωσης στο Adventure Works, ο οποίος δημιουργεί πελατών τοποθεσία δημοσιεύσεων όπως εγχειρίδια χρήστη και φύλλα προδιαγραφή προϊόντων, χρησιμοποιεί πολλές από τις δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων σε Office SharePoint Server 2007. Η ομάδα αποθηκεύει όλο το περιεχόμενο που δημιουργεί σε μια τοποθεσία που δημιουργήθηκε από το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων. Σε τοποθεσία κέντρου εγγράφων τους, τα μέλη της ομάδας Χρησιμοποιήστε κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων για να παρακολουθήσετε την εξέλιξη των εγγράφων στις εκδόσεις. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν απαιτείται ανάληψη ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας δεν κατά λάθος αντικαταστήσετε μία άλλη εργασία.

Αποθήκευση και να οργανώνετε τα έγγραφά σας σε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων

Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων που περιλαμβάνεται στο Office SharePoint Server 2007 μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία τοποθεσιών που είναι βελτιστοποιημένη για τη δημιουργία, τη χρήση και την αποθήκευση μεγάλου αριθμού εγγράφων. Τοποθεσίες που δημιουργούνται από το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων έχουν εξειδικευμένες δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων, όπως απαιτείται ανάληψη ελέγχου και τήρηση ιστορικού εκδόσεων εγγράφων κύριων και δευτερευουσών, οι οποίες είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Απαιτείται ανάληψη ελέγχου βοηθά στην αποτροπή διενέξεις και σύγχυση επάνω από τις αλλαγές, επειδή μόνο ένας χρήστης μπορεί να αλλάξει ένα αρχείο σε μια δεδομένη στιγμή. Διαχείριση εκδόσεων σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις αλλαγές σε έγγραφα και σας βοηθά να διαχείριση του περιεχομένου κατά την αναθεωρήσετε. Διαχείριση εκδόσεων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν εργάζονται πολλά άτομα μαζί σε έργα ή όταν οι πληροφορίες διέρχονται από πολλά στάδια ανάπτυξης και αναθεώρησης.

Χρήση τύπων περιεχομένου για να διαχειριστείτε έγγραφα με συνέπεια

Ένας τύπος περιεχομένου είναι μια ομάδα με δυνατότητα επανάληψης χρήσης ρυθμίσεων που περιγράφουν τις κοινόχρηστες συμπεριφορές για ένα συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου. Τύποι περιεχομένου δυνατότητα στις εταιρείες να οργανώσετε, να διαχειριστείτε και να χειρίζονται περιεχόμενο με συνεπή τρόπο σε μια συλλογή τοποθεσιών. Μπορείτε να ορίσετε έναν τύπο περιεχομένου για κάθε τύπο του εγγράφου ή πληροφορίες προϊόντος που δημιουργεί ο οργανισμός σας για να βεβαιωθείτε ότι αυτές οι διαφορετικούς τύπους εγγράφων αντιμετωπίζονται με συνεπή τρόπο.

Για παράδειγμα, το τμήμα τεχνικής τεκμηρίωση στην Adventure Works δημιουργήσει δύο τύπους περιεχομένου που ονομάζεται εγχειρίδιο χρήστη και προδιαγραφή προϊόντος. Όταν τα μέλη της ομάδας, μεταβείτε στο κέντρο του εγγράφου για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο, κάθε έναν από αυτούς τους τύπους περιεχομένου εμφανίζεται ως επιλογή στο κουμπί Δημιουργία στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Κάθε τύπος περιεχομένου καθορίζει δικό του προτύπου, έτσι ώστε όλα τα εγχειρίδια χρήστη και προδιαγραφές προϊόντων κοινή χρήση μια συνηθισμένη μορφή. Κάθε τύπος περιεχομένου καθορίζει επίσης το δικό της προσαρμοσμένες στήλες, έτσι ώστε, για παράδειγμα, όλα τα εγχειρίδια χρήστη περιέχει μετα-δεδομένα σχετικά με το ποιες προϊόντος μοντέλα τα εγχειρίδια που ισχύουν για. Κάθε τύπο περιεχομένου περιέχει ακόμα δικό του ροές εργασίας, ώστε να την ομάδα να είστε βέβαιοι ότι κάθε εγχειρίδιο χρήστη ακολουθεί τις ίδιες διαδικασίες σχόλια και έγκρισης. Και επειδή προδιαγραφές προϊόντων που περιέχονται σε έναν διαφορετικό τύπο περιεχομένου, αυτά τα έγγραφα μπορεί να ακολουθήσετε διαφορετική διαδικασιών και έχει στήλες που απαιτούν διαφορετικές μετα-δεδομένων.

Διαχείριση ιδιοτήτων εγγράφου

Ένα από τα κύρια τρόποι με τους οποίους χρήστες βρίσκουν πληροφορίες που είναι αποθηκευμένο σε μια τοποθεσία Web ή σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι κάνοντας περιήγηση ή αναζήτηση για τα μετα-δεδομένα (Ιδιότητες εγγράφου) που αποθηκεύεται μαζί με τα αρχεία. Ωστόσο, των υπαλλήλων σε εταιρείες συχνά δεν λαμβάνουν την ώρα για να προσθέσετε ή να ενημερώσετε τις ιδιότητες του εγγράφου για τα αρχεία όταν θα αποθήκευσή τους.

Τα προγράμματα και τους διακομιστές που είναι διαθέσιμες στο το 2007 Microsoft Office system βοηθούν τα άτομα για να δημιουργήσετε και να ενημερώσετε μετα-δεδομένων για τα έγγραφα. Κατά το άνοιγμα ή επεξεργασία ενός εγγράφου που είναι αποθηκευμένο σε μια τοποθεσία Office SharePoint Server 2007 σε ένα πρόγραμμα υπολογιστή 2007 Office release, όπως το Word, Excel ή το PowerPoint, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ιδιότητες διακομιστή για αυτό το έγγραφο στο πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου που εμφανίζεται στο επάνω μέρος του αρχείου. Εάν προσαρμοσμένες στήλες προστίθενται στον τύπο περιεχομένου για αυτό το έγγραφο ή στη βιβλιοθήκη όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο, αυτές οι τιμές της στήλης εμφανίζονται ως πεδία ιδιοτήτων στο πλαίσιο πληροφοριών εγγράφου. Με ενσωμάτωση την εμπειρία επεξεργασίας ιδιότητα εγγράφου σε την εμπειρία, τα προγράμματα του 2007 Office release επεξεργασίας περιεχομένου διευκολύνει εταιρείες να βελτιώσουν την ποιότητα της τα μετα-δεδομένα για το περιεχόμενό τους.

Document Information Panel

Επιπλέον, οι εταιρείες να χρησιμοποιήσετε Microsoft Office InfoPath 2007 για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα παράθυρα πληροφοριών εγγράφου, στη συνέχεια, να προσθέσετε συγκεκριμένους τύπους περιεχομένου.

Προστασία εγγράφων

Επίσης, Office SharePoint Server 2007 προσφέρει διάφορους τρόπους για εταιρείες για να προστατεύσετε τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε μια τοποθεσία SharePoint από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή χρήση. Εταιρείες να εφαρμόσετε διαχείρισης δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM) σε μια βιβλιοθήκη ολόκληρο το έγγραφο για να προστατεύσετε ένα ολόκληρο σύνολο εγγράφων. Η υπηρεσία IRM σάς επιτρέπει να περιορίσετε τις ενέργειες που μπορούν να κάνουν οι χρήστες σε αρχεία που λαμβάνονται από λίστες του SharePoint ή σε βιβλιοθήκες. Η υπηρεσία IRM κρυπτογραφεί τα αρχεία που έχουν ληφθεί και περιορίζει το σύνολο των χρηστών και των προγραμμάτων που επιτρέπεται να αποκρυπτογραφήσετε αυτά τα αρχεία. Η υπηρεσία IRM μπορεί επίσης να περιορίσει τα δικαιώματα των χρηστών που μπορούν να διαβάσουν αρχεία, έτσι ώστε δεν μπορούν να λαμβάνουν ενέργειες όπως η εκτύπωση αντιγράφων των αρχείων ή αντιγραφή κειμένου από αυτά. Η υπηρεσία IRM, επομένως, μπορεί να βοηθήσει στον οργανισμό σας να επιβολή εταιρικών πολιτικών που διέπουν τον έλεγχο και τη διάδοση εμπιστευτικών ή ΚΥΡΙΟΤΗΤΑΣ πληροφοριών.

Office SharePoint Server 2007 σάς επιτρέπει επίσης να προστατεύσετε τα αρχεία με άλλους τρόπους. Εάν θέλετε να αποτρέπεται η ανάγνωση πρόχειρων εκδόσεων εγγράφων σε εξέλιξη, μπορείτε να ρυθμίσετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων με κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων και στη συνέχεια, καθορίστε ποιες ομάδες των ατόμων που μπορούν να διαβάσουν δευτερευουσών εκδόσεων (προχείρων). Πρόχειρα είναι οι δευτερεύουσες εκδόσεις αρχείων ή στοιχείων λίστας που δεν έχει ακόμη εγκριθεί ως κύρια. Εάν ρυθμίσετε αυτή τη βιβλιοθήκη ώστε να απαιτεί έγκριση περιεχομένου, στη συνέχεια, πρόχειρα δεν δημοσιεύονται ως κύριων εκδόσεων μέχρι να κάποιον με τα κατάλληλα δικαιώματα εγκρίνει το έγγραφο για τη δημοσίευση ως κύρια Πρόχειρο.

Είναι ένας άλλος τρόπος να προστατεύσετε έγγραφα με τη ρύθμιση των δικαιωμάτων για μεμονωμένους φακέλους, στοιχεία λίστας ή έγγραφα. Εάν υπάρχουν μόνο μία ή δύο αρχεία σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δικαιώματα για αυτά τα μεμονωμένα στοιχεία για να αλλάξετε που έχουν το δικαίωμα να προβάλετε ή να τα επεξεργαστείτε.

Διαχείριση εγγράφων που σχετίζονται με διεργασίες με τις ροές εργασίας

Για την υποστήριξη κοινών εγγράφων που σχετίζονται με επιχειρηματικών διαδικασιών, Office SharePoint Server 2007 προσφέρει ενσωματωμένες ροές εργασιών που μπορούν να χρησιμοποιούν οι εταιρείες για τη Διαχείριση εργασιών, όπως η αναθεώρηση, έγκρισης και υπογραφή συλλογή εγγράφων. Ροή εργασίας έχει οριστεί ως η αυτοματοποιημένη μετακίνηση εγγράφων ή στοιχείων μέσω μιας ακολουθίας ενεργειών ή εργασιών που σχετίζονται με μια επιχειρηματική διαδικασία. Οι ροές εργασίας βοηθούν εταιρείες πιο αποτελεσματικά, διαχείριση που σχετίζονται με το έγγραφο επιχειρηματικών διαδικασιών, επειδή αυτόματα παρακολούθηση και διαχείριση των ανθρώπινων εργασιών που περιλαμβάνονται σε αυτές τις διαδικασίες.

Για παράδειγμα, η ομάδα τεχνικής τεκμηρίωσης στο Adventure Works κάνει εκτεταμένη χρήση της ροής εργασίας συλλογής σχολίων. Αντί για αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους αναθεωρητές, writer μια μπορεί να ξεκινήσει μια ροή εργασίας σε στα δεξιά του τρέχοντος εγγράφου από Office Word 2007. Η ροή εργασίας αναλαμβάνει τη διαχείριση της διαδικασίας, συμπεριλαμβανομένων στέλνει μηνύματα ειδοποιήσεων σε αναθεωρητές, τη δημιουργία εργασιών για τους και παρακολούθηση της κατάστασης από αυτές τις εργασίες. Οι αναθεωρητές να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους σε Word 2007 ή Microsoft Office Outlook 2007.

Επιπλέον, με τη χρήση Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ή Microsoft Visual Studio 2005 επεκτάσεις για το Windows Workflow Foundation, εταιρείες να αναπτύξετε και να αναπτύξετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας που Διαχείριση επιχειρηματικών διεργασιών που είναι μοναδικές για την εταιρεία τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×