Εισαγωγή στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών"

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το πρότυπο της τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών" στο Microsoft Office SharePoint Server 2007 είναι σχεδιασμένο για να βοηθά τις εταιρείες στην υλοποίηση της διαχείρισης των εγγραφών και των προγραμμάτων διατήρησης.

Σε αυτό το άρθρο

Δυνατότητες του προτύπου τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών

Σχεδίαση τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών

Δυνατότητες του προτύπου της τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών"

Το Κέντρο εγγραφών εξυπηρετεί ως κεντρικός χώρος φύλαξης στον οποίο μπορεί να γίνεται αποθήκευση και διαχείριση όλων των εγγραφών μιας εταιρείας. Το Κέντρο εγγραφών υποστηρίζει ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εγγραφών, από τη συλλογή εγγραφών έως τη διαχείριση και την καταστροφή τους. Συνήθως, ένα Κέντρο εγγραφών σχεδιάζεται και ρυθμίζεται από προσωπικό της εταιρείας που αποτελείται από ειδικούς στη διαχείριση εγγραφών και στην τεχνολογία της πληροφορίας (IT), για να υποστηριχθεί το πλάνο αρχείων της εταιρείας.

Το πρότυπο της τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών" συνδυάζει ορισμένες βασικές δυνατότητες που είναι διαθέσιμες στο Office SharePoint Server 2007 με πρόσθετες εξειδικευμένες δυνατότητες διαχείρισης εγγραφών, για να παρέχει τις ακόλουθες δυνατότητες:

  • Δυνατότητες θησαυροφυλακίου     Το Κέντρο εγγραφών διαθέτει πολλές δυνατότητες για την εξασφάλιση της ακεραιότητας των εγγραφών που αποθηκεύονται σε αυτό.:

    • Δεν γίνεται ποτέ αυτόματη τροποποίηση των εγγραφών από το σύστημα. Με αυτό τον τρόπο εξασφαλίζεται ότι οι εγγραφές που αποστέλλονται σε μια τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών" και λαμβάνονται πάλι αργότερα, είναι πάντα ταυτόσημες.

    • Οι διαχειριστές τοποθεσίας μπορούν εύκολα να ρυθμίσουν τις παραμέτρους του Κέντρου εγγραφών με ρυθμίσεις που εμποδίζουν την άμεση αλλοίωση των εγγραφών, τηρώντας εκδόσεις των αλλαγών του γίνονται στο περιεχόμενο των εγγράφων και ελέγχοντας συγκεκριμένους τύπους αλλαγών.

    • Το Κέντρο εγγραφών επιτρέπει πάντα στους διαχειριστές εγγραφών την προσθήκη και τη διατήρηση μετα-δεδομένων σε στοιχεία, χωριστά από τα μετα-δεδομένα μιας εγγραφής, ώστε οι πληροφορίες που σχετίζονται με εργασίες διαχείρισης εγγραφών να μπορούν να ενημερωθούν χωρίς να τροποποιηθεί η υποκείμενη εγγραφή. Επίσης, τηρούνται εκδόσεις των αλλαγών στα μετα-δεδομένα

  • Εφαρμογή πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών   Office SharePoint Server 2007 περιλαμβάνει πολλές δυνατότητες πολιτικής που είναι χρήσιμα για τη διαχείριση εγγραφών: 

    • Έλεγχος     Αυτή η δυνατότητα καταγράφει συμβάντα και λειτουργίες που πραγματοποιούνται σε αρχεία. Στο πλαίσιο της διαχείρισης εγγραφών, ο έλεγχος είναι χρήσιμος για την καταγραφή των ατόμων που προβάλλουν και έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες του Κέντρου εγγραφών.

    • Λήξη     Αυτή η δυνατότητα καθορίζει το χρόνο διατήρησης μιας εγγραφής, καθώς και την ενέργεια που πρέπει να εκτελεστεί μετά το τέλος της περιόδου διατήρησης, όπως είναι η διαγραφή ή η έναρξη μιας ροής εργασίας "Έγκριση καταστροφής". Στο πλαίσιο της διαχείρισης εγγραφών, η περίοδος διατήρησης μιας εγγραφής ξεκινά συνήθως με την αρχική υποβολή της εγγραφής στο Κέντρο εγγραφών.

    • Γραμμικοί κώδικες     Αυτή η δυνατότητα παρέχει σε κάθε εγγραφή μια μοναδική εικόνα γραμμικού κώδικα και μια μοναδική αριθμητική τιμή. Η τιμή του γραμμικού κώδικα αποθηκεύεται και καταγράφεται σε ευρετήριο μαζί με την ηλεκτρονική έκδοση της εγγραφής. Στο πλαίσιο της διαχείρισης εγγραφών, οι γραμμικοί κώδικες είναι χρήσιμοι για τη διατήρηση και την παρακολούθηση φυσικών εγγραφών. Όταν οι εγγραφές σε μια βιβλιοθήκη διαθέτουν φυσικές εκδόσεις, οι γραμμικοί κώδικες παρέχουν έναν τρόπο συσχέτισης των φυσικών εκδόσεων με τις αντίστοιχες ηλεκτρονικές.

  • Προγραμματιζόμενο περιβάλλον συλλογής εγγραφών     Το Κέντρο εγγραφών υποστηρίζει ένα σύνολο υπηρεσιών που διευκολύνουν τη συλλογή εγγραφών. Το προγραμματιζόμενο περιβάλλον του Κέντρου εγγραφών δίνει στις εταιρείες τη δυνατότητα να ρυθμίζουν τις παραμέτρους των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε να γίνεται αυτόματη υποβολή των αρχείων στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών". Μπορεί να γίνει υποβολή περιεχομένου στο Κέντρο εγγραφών μέσω μιας υπηρεσίας Web, με χρήση του πρωτοκόλλου SOAP ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με χρήση του πρωτοκόλλου SMTP.

  • Δρομολόγηση εγγραφών     Το Κέντρο εγγραφών περιλαμβάνει μια λίστα δρομολόγησης εγγραφών, η οποία δρομολογεί αυτόματα τις εισερχόμενες εγγραφές (είτε έχουν υποβληθεί αυτόματα είτε μη αυτόματα) στη σωστή τους θέση, με βάση τον τύπο εγγραφής. Όταν μια εγγραφή υποβάλλεται στο Κέντρο εγγραφών, συχνά συνοδεύεται από πρόσθετες σχετικές πληροφορίες, όπως είναι το ιστορικό ελέγχου και τα μετα-δεδομένα. Το ιστορικό ελέγχου μιας εγγραφής αποθηκεύεται στο Κέντρο εγγραφών ως αρχείο XML και τα μετα-δεδομένα μιας εγγραφής αποθηκεύονται και σε ένα αρχείο XML και σε στήλες μετα-δεδομένων στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών".

  • Διατήρηση     Το Κέντρο εγγραφών δίνει στις εταιρείες τη δυνατότητα να παίρνει τις εγγραφές που βρίσκονται υπό νομική έρευνα ως μέρος μιας δίκης, ή τις εγγραφές που είναι σχετικές με μια διενέργεια ελέγχου, και τις τοποθετεί σε μια λίστα "Διατηρήσεις". Όταν τοποθετούνται σε μια τέτοια λίστα, οι εγγραφές εξαιρούνται από τις πολιτικές λήξης που ίσως ισχύουν και έτσι προστατεύονται από την καταστροφή. Για παράδειγμα, εάν στην περίπτωση μιας δίκης, μια εταιρεία βάλει σε διατήρηση σχετικές εγγραφές που ίσως ζητηθεί να παρουσιαστούν, αυτές οι εγγραφές είναι διαθέσιμες μέχρι την ολοκλήρωση της δίκης. Οι εγγραφές μπορούν να βρίσκονται σε περισσότερες από μία διατηρήσεις κάθε φορά. Επίσης, οι διαχειριστές εγγραφών μπορούν να εκτελούν αναζήτηση στο Κέντρο εγγραφών για εγγραφές που χρειάζεται να μπουν σε διατήρηση.

Αρχή της σελίδας

Σχεδιασμός μιας τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών"

Στο ανώτατο επίπεδο, υπάρχουν δύο κύρια βήματα που σχετίζονται με το σχεδιασμό μιας τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών" για την υλοποίηση ενός προγράμματος διαχείρισης εγγραφών.

  1. Μια εταιρεία πρέπει να αναπτύξετε μια στρατηγική διαχείρισης εγγραφών και ένα επίσημο σχέδιο διαχείρισης εγγραφών. Αυτή είναι μια συλλογική προσπάθεια που περιλαμβάνει το συντονισμό οι διαχειριστές εγγραφών, οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης μπορούν, οι επαγγελματίες τεχνολογιών πληροφορικής και όσοι εργάζονται με πληροφορίες.

  2. Μια εταιρεία πρέπει να, στη συνέχεια, Ρύθμιση παραμέτρων μία ή περισσότερες τοποθεσίες Κέντρου εγγραφών για την υλοποίηση του σχεδίου διαχείρισης εγγραφών.

Οι ενότητες που ακολουθούν περιγράφουν τα κύρια στοιχεία που περιλαμβάνονται σε κάθε ένα από αυτά τα βήματα.

Σχεδιασμός διαχείρισης εγγραφών

Για να μπορέσει μια εταιρεία να ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών" ως λύση για τη διαχείριση των εγγραφών της, πρέπει να αναπτύξει ένα επίσημο σχέδιο για τη στρατηγική της διαχείρισης των εγγραφών. Τα συγκεκριμένα στοιχεία ενός επίσημου σχεδίου διαχείρισης εγγραφών είναι πιθανό να είναι μοναδικά για κάθε εταιρεία ή επιχείρηση. Ωστόσο, σχεδόν όλα τα σχέδια διαχείρισης εγγραφών περιλαμβάνουν τα παρακάτω έγγραφα και τις διαδικασίες:

  • Σχέδιο αρχείων     Το σχέδιο αρχείων περιγράφει τους τύπους εγγράφων ή στοιχείων τα οποία αναγνωρίζονται σε μια εταιρεία ως επίσημες επιχειρηματικές εγγραφές. Υποδεικνύει τη θέση όπου είναι αποθηκευμένες αυτές οι εγγραφές και παρέχει πληροφορίες που διαφοροποιούν τον έναν τύπο εγγραφής από τον άλλον. Το σχέδιο αρχείων εξυπηρετεί ως μια περιεκτική συλλογή πολιτικών, διαδικασιών και κατευθυντήριων γραμμών σχετικά με τη δημιουργία, την αποθήκευση και τη διαχείριση εγγραφών. Το σχέδιο αρχείων πρέπει να καλύπτει όλες τις εγγραφές, ανεξάρτητα από τον τύπο πολυμέσου, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων σε χαρτί, των αρχείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των ηλεκτρονικών αρχείων. Πρέπει επίσης να καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο κάθε εγγραφή ταξινομείται, διασφαλίζεται και τελικά καταστρέφεται. Επίσης, το σχέδιο αρχείων πρέπει να περιλαμβάνει πρόβλεψη για ειδικές κατηγορίες εγγραφών, όπως π.χ. "Εμπιστευτικές", "Κρίσιμες", "Μυστικά συναλλαγών" ή "Προνομιούχες". Τέλος, το σχέδιο αρχείων πρέπει να καθορίζει τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση κάθε τύπου εγγραφής.

  • Χρονοδιάγραμμα διατήρησης     Το χρονοδιάγραμμα διατήρησης καθορίζει το χρονικό διάστημα για την διατήρηση κάθε τύπου εγγραφής που υπάρχει στο σχέδιο αρχείων (την περίοδο διατήρησης) και τη διαδικασία καταστροφής του όταν αυτή η περίοδος λήξει (τη διαδικασία καταστροφής). Οι κατευθυντήριες γραμμές ενός χρονοδιαγράμματος διατήρησης βασίζονται συνήθως σε νομικές απαιτήσεις, κινδύνους για την εταιρεία και επιχειρηματικές ανάγκες. Επιπλέον, το χρονοδιάγραμμα διατήρησης συνήθως περιγράφει τα ενδεχόμενα διαχείρισης κινδύνου, τα οποία καθορίζουν την περίοδο διατήρησης κάθε τύπου εγγραφής.

  • Έγγραφο απαιτήσεων συμμόρφωσης     Το έγγραφο απαιτήσεων συμμόρφωσης προσδιορίζει τους κανόνες με τους οποίους πρέπει να συμμορφώνονται τα συστήματα IT για τη διαχείριση εγγραφών, τις ικανότητες που πρέπει να διαθέτουν και τα είδη της τακτικής παρακολούθησης που πρέπει να υποστηριχθούν για να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση.

  • Επίσημη διαδικασία αναστολής της καταστροφής εγγραφών     Αυτή η διαδικασία, που συχνά αποκαλείται διατήρηση, περιγράφει αναλυτικά τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία αναστέλλει την καταστροφή εγγραφών όταν παρουσιαστούν γεγονότα όπως δίκες, έλεγχοι ή έρευνες.

  • Σύστημα παρακολούθησης και αναφοράς για το χειρισμό των εγγραφών     Για να εξασφαλιστεί ότι οι υπάλληλοι αρχειοθετούν, έχουν πρόσβαση και χειρίζονται τις εγγραφές σύμφωνα με τις καθορισμένες πολιτικές και διαδικασίες, το πρόγραμμα διαχείρισης εγγραφών πρέπει να διαθέτει μια διαδικασία ή ένα σύστημα για την παρακολούθηση και την αναφορά σχετικά με το χειρισμό των εγγραφών.

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση παραμέτρων μιας τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών"

Μετά τον λεπτομερή σχεδιασμό της διαχείρισης εγγραφών και την ανάπτυξη ενός επίσημου σχεδίου για αυτή τη διαχείριση, η εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει και να ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών" για την υλοποίηση αυτού του προγράμματος.

Για τη ρύθμιση παραμέτρων μιας τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών", πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:

  1. Να δημιουργήσετε βιβλιοθήκες ή λίστες εγγράφων για τη διαχείριση και αποθήκευση κάθε τύπου εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων.

    Συνιστάται η δημιουργία μίας βιβλιοθήκης εγγράφων για κάθε τύπο περιεχομένου στο σχέδιο εγγραφών.

    Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στο Κέντρο εγγραφών, δρομολογούνται στην σχετική λίστα ή βιβλιοθήκη.

  2. Να δημιουργήσετε στήλες για τις σχετικές βιβλιοθήκες, λίστες ή τύπους περιεχομένου εγγράφων, που θα περιέχουν και θα εμφανίζουν τα μετα-δεδομένα κάθε τύπου εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων.

  3. Να καθορίσετε τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για κάθε τύπο εγγραφής της τοποθεσίας "Κέντρο εγγραφών". Αυτές οι πολιτικές πρέπει να αντικατοπτρίζουν τις περιόδους διατήρησης και τις απαιτήσεις ελέγχου που καθορίζονται στο σχέδιο αρχείων και το χρονοδιάγραμμα της εταιρείας.

  4. Να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της λίστας δρομολόγησης εγγραφών, για τη δρομολόγηση κάθε τύπου εγγραφής στην κατάλληλη θέση. όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών", είτε μη αυτόματα είτε μέσω προγραμματισμού, το Office SharePoint Server 2007 χρησιμοποιεί αυτόν τον πίνακα για τον προσδιορισμό του τρόπου ταξινόμησης της εγγραφής μέσα στην τοποθεσία "Κέντρο εγγραφών", καθώς και του πού πρέπει να σταλεί αυτή η εγγραφή.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×