Εισαγωγή στην αποστολή και λήψη φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath με το Outlook

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Σε αυτό το άρθρο

Εισαγωγή στις φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath

Προϋποθέσεις για τη χρήση φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath

Εισαγωγή στις φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath

Εάν χρησιμοποιείτε ήδη φόρμες του Microsoft Office InfoPath για εργασίες όπως η υποβολή εβδομαδιαίες αναφορές κατάστασης και, εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Outlook 2007 για τη Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath μπορούν να σας βοηθήσουν στην οργάνωση των διαδικασιών που χρησιμοποιείτε για τη συνεργασία και κοινή χρήση των δεδομένων. Αυτό συμβαίνει επειδή μπορείτε να ανοίξετε, συμπληρώστε και υποβάλετε φόρμες του InfoPath από μέσα σε Office Outlook 2007, χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε το InfoPath. Αν λαμβάνετε φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath, μπορείτε να απαντήσετε σε αυτό, να προωθήστε την και να αποθηκεύσετε όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλα στοιχεία στο Office Outlook 2007.

Πληροφορίες για τις φόρμες και τα πρότυπα φόρμας του InfoPath

Το InfoPath είναι ένα πρόγραμμα που χρησιμοποιεί πρότυπα open XML για να παρέχετε στους χρήστες μια ευέλικτη δομημένες ακόμη τρόπο για τη συγκέντρωση δεδομένων. Επειδή το InfoPath είναι ενσωματωμένη σε πρότυπα XML, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά τα δεδομένα που συλλέγονται από τη χρήση φορμών του InfoPath σε όλη την εταιρεία. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε μια φόρμα αναφοράς εξόδων, για παράδειγμα, μπορεί να είναι προσβάσιμη και να εμφανίζεται σε μια ιστοσελίδα που επισημαίνει τις τάσεις προϋπολογισμού για ένα τμήμα.

Όταν ένας σχεδιαστής φόρμας δημιουργεί μια νέα φόρμα του InfoPath, ο συνάδελφός στην πραγματικότητα δημιουργεί που είναι γνωστό ως προτύπου φόρμας. Ένα πρότυπο φόρμας ορίζει τη δομή δεδομένων, εμφάνιση και τη συμπεριφορά των φορμών που συμπληρώνουν οι χρήστες. Σκεφτείτε την ενός προτύπου φόρμας ως σχέδιο — το σημείο έναρξης που επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν νέες φόρμες που χρησιμοποιούν και αποθήκευση δεδομένων με τον ίδιο τρόπο. Επειδή ένα πρότυπο φόρμας πρέπει να είναι διαθέσιμη για να μπορείτε να συμπληρώσετε μια φόρμα, πρέπει να αναπτυχθούν πρότυπα φόρμας σε μια θέση όπου μπορεί να είναι προσβάσιμη από τους χρήστες. Τα πρότυπα φόρμας αναπτύσσονται συνήθως σε θέσεις δικτύου εταιρείας όπως κοινόχρηστους φακέλους, διακομιστές Web ή σε βιβλιοθήκες σε Windows SharePoint Services 3.0 ή τοποθεσίες Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Εάν οι χρήστες έχουν δικαιώματα πρόσβασης στη θέση όπου είναι αποθηκευμένο ένα πρότυπο φόρμας, μπορούν να συμπληρώσουν μια φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο με χρήση του InfoPath, ένα πρόγραμμα περιήγησης Web, μια κινητή συσκευή ή Office Outlook 2007. Εάν μια φόρμα μπορούν να συμπληρωθούν με χρήση του InfoPath ή σε μία από τις άλλες μεθόδους εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως πώς σχεδιάστηκε και ανάπτυξη του προτύπου φόρμας. Για παράδειγμα, για συμπλήρωση σε ένα πρόγραμμα περιήγησης, πρέπει να είναι σχεδιασμένα μια φόρμα για να εκτελέσετε σε ένα πρόγραμμα περιήγησης και στο πρότυπο φόρμας για τη φόρμα πρέπει να αναπτυχθεί σε έναν διακομιστή όπου εκτελείται InfoPath Forms Services.

Μπορείτε να χρησιμοποιείτε φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath για κοινή χρήση των δεδομένων σας ή για συλλογή δεδομένων από άλλους χρήστες του Office Outlook 2007.

Κοινή χρήση δεδομένων με φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath

Μπορείτε να χρησιμοποιείτε φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath για την κοινή χρήση δεδομένων. Για παράδειγμα, εάν συμπληρώνετε αυτήν τη στιγμή μια φόρμα αναφοράς εβδομαδιαίας κατάστασης στο InfoPath και μετά στείλετε τη συμπληρωμένη φόρμα στο διευθυντή σας ως συνημμένο σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Office Outlook 2007 για να οργανώσετε αυτήν τη διαδικασία. Ανοίξτε την αναφορά κατάστασης από τη θέση στην οποία δημοσιεύεται ως φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath, συμπληρώστε τη και μετά στείλτε τα δεδομένα στον διευθυντή σας, χρησιμοποιώντας το Office Outlook 2007 — χωρίς να ανοίξετε καθόλου το InfoPath. Επιπρόσθετα, αν η φόρμα έχει ρυθμιστεί στην υποβολή δεδομένων σε προέλευση δεδομένων, η υποβολή της φόρμας με το Outlook θα στείλει τα δεδομένα σε αυτό το αρχείο προέλευσης δεδομένων. Μετά την υποβολή των δεδομένων, μπορείτε, προαιρετικά, να αποθηκεύσετε στον τρέχοντα φάκελο ένα αντίγραφο της φόρμας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath μαζί με τα δεδομένα που περιέχει.

Συλλογή δεδομένων με φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath

Μπορείτε να χρησιμοποιείτε φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath για τη συλλογή δεδομένων από άλλους. Για παράδειγμα, αν είστε διευθυντής που στέλνει εβδομαδιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα σας για υπενθύμιση της συμπλήρωσης μιας φόρμας κατάστασης εξόδων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Office Outlook 2007 για να στείλετε τη φόρμα κατάστασης εξόδων ως φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath. Εάν τα μέλη της ομάδας σας προσθέσουν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο Προς της φόρμας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath κατά την υποβολή των δεδομένων τους, θα λαμβάνετε αντίγραφα των φορμών κατάστασης εξόδων στο φάκελο "Εισερχόμενα" τουOffice Outlook 2007. Όταν συλλέγετε δεδομένα με χρήση φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath, μπορείτε επίσης να διαχειρίζεστε αυτά τα δεδομένα εκτελώντας τις παρακάτω εργασίες:

  • Αποθήκευση δεδομένων σε φακέλους    Στο Office Outlook 2007, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν καινούργιο τύπο φακέλου, ο οποίος ονομάζεται φάκελος φορμών InfoPath, για την αποθήκευση συλλογών συσχετιζόμενων φορμών του Office InfoPath 2007. Για παράδειγμα, αν συλλέγετε φόρμες αναφοράς κατάστασης από την ομάδα σας με χρήση του Office Outlook 2007, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις συμπληρωμένες αναφορές κατάστασης σε ένα φάκελο φορμών του InfoPath στον φάκελο "Εισερχόμενα". Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την εμφάνιση δεδομένων από κάθε φόρμα σε στήλες αυτού του φακέλου. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ομαδοποιείτε, να φιλτράρετε και να ταξινομείτε γρήγορα τα δεδομένα από πολλές φόρμες.

    Για να μπορέσετε να εμφανίσετε δεδομένα από μια φόρμα σε προβολή φακέλου φορμών του InfoPath, το πρότυπο φόρμας για τη συγκεκριμένη φόρμα πρέπει να ρυθμιστεί στη χρήση προβιβασμού ιδιοτήτων. Με τον προβιβασμό ιδιοτήτων επιτρέπεται σε πεδία μιας φόρμας να εμφανίζουν τιμές σε φακέλους φορμών του InfoPath στο Office Outlook 2007 ή σε διακομιστές που εκτελούν το Windows SharePoint Services 3.0 ή τις υπηρεσίες InfoPath Forms Services. Μόνο ένας σχεδιαστής προτύπου φόρμας μπορεί να ενεργοποιήσει τον προβιβασμό ιδιοτήτων για ένα πρότυπο φόρμας, χρησιμοποιώντας το InfoPath.

  • Συγχώνευση δεδομένων    Μπορείτε να ενοποιήσετε τα δεδομένα από πολλές φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath σε μία μόνο φόρμα. Για παράδειγμα, αν συλλέγετε φόρμες αναφοράς κατάστασης από την ομάδα σας με το Office Outlook 2007, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα δεδομένα από τις φόρμες σε μία συνοπτική φόρμα για το διευθυντή σας.

  • Εξαγωγή δεδομένων    Εάν θέλετε να εκτελέσετε μια λεπτομερή ανάλυση των δεδομένων φόρμας, μπορείτε να την εξαγάγετε από τον φάκελο "Φόρμες" του Outlook σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel 2007. Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε μεμονωμένες φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath ως αρχεία .xml στην επιφάνεια εργασίας.

Επάνω μέρος της σελίδας

Προϋποθέσεις για τη χρήση φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath

Για να χρησιμοποιήσετε με επιτυχία τις φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath, πρέπει να διασφαλίζετε ότι εσείς και τα άτομα με τα οποία συνεργάζεστε διαθέτετε εγκατεστημένο και ρυθμισμένο το σωστό λογισμικό.

Προϋποθέσεις εγκατάστασης

Για την αποστολή ή λήψη φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath σε Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 πρέπει να είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας και Office Outlook 2007 πρέπει να είναι διαμορφωμένη για αποστολή και λήψη φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath. Εάν έχετε εγκαταστήσει στον υπολογιστή σας, αυτά τα προγράμματα και Office Outlook 2007 έχει ρυθμιστεί για την αποστολή φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath, αλλά το ίδιο δεν ισχύει για τους παραλήπτες σας φορμών του InfoPath ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι φόρμες που στέλνετε θα εμφανίζεται σε αυτούς τους παραλήπτες ως συνημμένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι παραλήπτες, στη συνέχεια, να αποθηκεύσετε το συνημμένο φόρμες και να τα ανοίξετε με χρήση του InfoPath. Office Outlook 2007 έχει ρυθμιστεί για αποστολή και λήψη φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath από προεπιλογή. Για να απενεργοποιήσετε φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath ή να απενεργοποιήσετε, στο παράθυρο διαλόγου " Επιλογές " στο Office Outlook 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για προχωρημένους, στην καρτέλα άλλα, και, στη συνέχεια, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath στο παράθυρο επιλογές για προχωρημένους παράθυρο διαλόγου.

Προϋποθέσεις εγκατάστασης για παραλήπτες

Εάν οι παραλήπτες σας φορμών του InfoPath ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν έχει Microsoft Office Outlook 2007 και Microsoft Office InfoPath 2007 εγκατασταθεί και ρυθμιστεί για χρήση φορμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath, θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια αναπαράσταση HTML η προεπιλεγμένη προβολή φόρμας και του InfoPath φόρμα θα επισυναφθούν στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν οι παραλήπτες έχουν μια παλαιότερη έκδοση του InfoPath εγκατεστημένο και η φόρμα περιέχει δυνατότητες συμβατή, να αποθηκεύσετε το αρχείο συνημμένη φόρμα και το ανοίξετε χρησιμοποιώντας την προηγούμενη έκδοση του InfoPath.

Εξαρτήσεις προτύπου φόρμας

Εάν θέλετε οι χρήστες να συμπληρώνουν φόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath και να υποβάλετε τα δεδομένα σε εσάς και τη φόρμα συσχετισμένο πρότυπο φόρμας δεν είναι αποθηκευμένο σε μια κοινόχρηστη θέση όπου έχουν πρόσβαση οι χρήστες σας, μπορείτε να συμπεριλάβετε το πρότυπο φόρμας με τη φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath κάνοντας κλικ στην επιλογή το στο πρότυπο φόρμας συμπεριλαμβάνονται την επιλογή στο παράθυρο εργασιών " Επιλογές αλληλογραφίας ". Εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών κατά την προώθηση μια φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του InfoPath ή απάντηση σε αυτήν ή όταν στέλνετε κάνοντας κλικ στην επιλογή Υποβολή της φόρμας. Εναλλακτικά, μπορείτε να στείλετε μια έκδοση μόνο για ανάγνωση της φόρμας.

Επάνω μέρος της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×