Εισαγωγή στα σύνολα εγγράφων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε προϊόντα εργασίας με πολλά έγγραφα με το νέο τύπο περιεχομένου "Σύνολα εγγράφων". Ένα σύνολο εγγράφων είναι μια ομάδα συσχετισμένων εγγράφων που μπορεί να δημιουργηθεί σε ένα βήμα και έπειτα να γίνει διαχείρισή της ως μίας οντότητας.

Σε αυτό το άρθρο

Τι είναι ένα σύνολο εγγράφων;

Δυνατότητες του συνόλου εγγράφων

Σχετικές εργασίες

Τι είναι ένα σύνολο εγγράφων;

Όταν εργάζονται σε έργα, οι χρήστες σπάνια δημιουργούν μεμονωμένα έγγραφα. Για πολλούς τύπους έργων, είναι πιο συνηθισμένο να δημιουργούν ένα σύνολο με πολλά συσχετισμένα έγγραφα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό το σύνολο εγγράφων μπορεί να είναι το τελικό αποτέλεσμα ενός έργου ή το "παραδοτέο". Για παράδειγμα, μια εταιρεία παροχής επαγγελματικών υπηρεσιών μπορεί να δημιουργεί ένα βιβλίο προτάσεων ως απόκριση σε κάθε αίτηση για πρόταση που προέρχεται από δυνητικό πελάτη. Σε άλλες περιπτώσεις, αυτό το σύνολο εγγράφων μπορεί να αντιπροσωπεύει απλά διαφορετικούς τύπους πληροφοριών που υποστηρίζουν ένα μεγαλύτερο έργο και έχουν ως αποτέλεσμα τη δημιουργία ή την παροχή κάτι άλλου. Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να δημιουργήσει ένα πρότυπο σύνολο εγγράφων που αφορούν τη σχεδίαση, τη δοκιμή και την κατασκευή κάθε προϊόντος που κατασκευάζει.

Αυτά τα έγγραφα μπορεί να δημιουργούνται ταυτόχρονα ή σε φάσεις από ένα ή περισσότερα άτομα, και μπορεί να περιλαμβάνουν έγγραφα διαφορετικών μορφών αρχείων (για παράδειγμα, έγγραφα του Word, παρουσιάσεις του PowerPoint, διαγράμματα του Visio, αρχεία του Excel κ.λπ.).

Οι οργανισμοί που θέλουν να δημιουργήσουν και να διαχειριστούν προϊόντα εργασίας πολλών εγγράφων με συνέπεια μπορούν να ρυθμίζουν με ομοιομορφία τις παραμέτρους για το νέο τύπο περιεχομένου "Σύνολα εγγράφων" για κάθε προϊόν εργασίας πολλών εγγράφων που δημιουργούν συνήθως. Ο τύπος περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" είναι ένας τύπος περιεχομένου που βασίζεται σε φακέλους και οργανώνει πολλά συσχετισμένα έγγραφα σε μία προβολή, όπου είναι δυνατή η εργασία και η διαχείρισή τους ως ενιαίας οντότητας.

Όταν ο τύπος περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" προστεθεί σε μια βιβλιοθήκη, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν νέους κλώνους του συνόλου εγγράφων κάνοντας κλικ στην επιλογή Δημιουργία εγγράφου από την Κορδέλα της βιβλιοθήκης.

Εντολή 'Σύνολο εγγράφων' στο μενού 'Δημιουργία εγγράφου'

Αρχή της σελίδας

Δυνατότητες του συνόλου εγγράφων

Ο τύπος περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" περιλαμβάνει ορισμένες δυνατότητες που διευκολύνουν τη δημιουργία και τη διαχείριση προϊόντων εργασίας πολλών εγγράφων με επιτυχία. Όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός τύπου περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων", μπορείτε να κάνετε τα εξής:

  • Να καθορίσετε τους τύπους περιεχομένου που επιτρέπονται στο σύνολο εγγράφων (για παράδειγμα, αρχεία εγγράφων, εικόνες, ήχος ή βίντεο).

  • Να καθορίσετε προεπιλεγμένα έγγραφα που θέλετε να δημιουργούνται αυτόματα κάθε φορά που δημιουργείται ένα νέο κλώνο του συνόλου εγγράφων. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα προεπιλεγμένα έγγραφα στους επιτρεπόμενους τύπους περιεχομένου. Για παράδειγμα, εάν η οργάνωσή σας έχει τυπικά πρότυπα που χρησιμοποιείτε για συμβάσεις ή εάν έχετε πρότυπα με την επωνυμία σας που χρησιμοποιείτε για συγκεκριμένους τύπους επικοινωνίας, μπορείτε να τα αποστείλετε όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους ενός τύπου περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων".

  • Να καθορίσετε κοινόχρηστα μετα-δεδομένα που θέλετε να συγχρονίσετε με όλα τα έγγραφα στο σύνολο.

  • Να προσαρμόσετε μια σελίδα υποδοχής για ένα σύνολο εγγράφων που εμφανίζεται σε κάθε κλώνο ενός προϊόντος εργασίας που δημιουργήθηκε από έναν τύπο περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων". Αυτή η σελίδα υποδοχής είναι μια σελίδα Τμήματος Web που μπορεί να ρυθμιστεί για την εμφάνιση πληροφοριών έργου ή πόρων, οι οποίες βοηθούν τα μέλη της ομάδας που εργάζονται σε ένα σύνολο εγγράφων (π.χ. λωρίδα χρόνου του έργου, συνδέσεις σε πόρους κ.λπ.).

  • Ρύθμιση παραμέτρων τις ροές εργασίας που θέλετε να είναι διαθέσιμες για το σύνολο εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τυπικές ροές εργασίας αναθεώρηση ή έγκριση με σύνολα εγγράφων. Επιπλέον, η εταιρεία σας να αναπτύξετε προσαρμοσμένες ροές εργασίας για τα σύνολα εγγράφων χρησιμοποιώντας τα τέσσερα συνόλου εγγράφων ενέργειες ροής εργασίας διαθέσιμη στο Microsoft SharePoint Designer 2010.

Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους ενός τύπου περιεχομένου "Σύνολο εγγράφων" και το προσθέσετε σε μια βιβλιοθήκη, οι χρήστες της τοποθεσίας που δημιουργούν ή διαχειρίζονται έγγραφα σε ένα σύνολο εγγράφων μπορούν να χρησιμοποιούν οικείες δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων, καθώς επίσης ειδικές δυνατότητες, όπως την καρτέλα Διαχείριση στην κορδέλα Σύνολο εγγράφων όταν εργάζονται σε έγγραφα που ανήκουν σε ένα σύνολο εγγράφων.

Οι συντάκτες συνόλου εγγράφων μπορούν να πραγματοποιούν τις παρακάτω εργασίες:

  • Να δημιουργούν γρήγορα και εύκολα νέα προϊόντα εργασίας με πολλά έγγραφα, χρησιμοποιώντας την εντολή Νέο έγγραφο σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων.

  • Να καταγράφουν ένα στιγμιότυπο του ιστορικού εκδόσεων με τις τρέχουσες ιδιότητες και τα έγγραφα στο σύνολο εγγράφων.

  • Να εκκινήσουν ροές εργασίας σε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων ή σε μεμονωμένα στοιχεία εντός του συνόλου εγγράφων για τη διαχείριση συνηθισμένων εργασιών, όπως αναθεώρηση και έγκριση.

  • Να στείλουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια σύνδεση στο σύνολο εγγράφων.

  • Να χρησιμοποιήσουν την εντολή Αποστολή σε για μετακίνηση ή αντιγραφή του συνόλου εγγράφων σε άλλη θέση (ο προορισμός πρέπει να ρυθμιστεί εντός της Κεντρικής διαχείρισης).

  • Να διαχειριστούν δικαιώματα για το σύνολο εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Σχετικές εργασίες

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×