Εισαγωγή στα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μετα-δεδομένα είναι πληροφορίες σχετικά με τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, ένα βιβλίο τίτλος και συντάκτης είναι μετα-δεδομένων. Μετα-δεδομένων μπορεί να είναι πολλά είδη πληροφοριών--μια θέση, μια ημερομηνία ή ένας κωδικός είδους καταλόγου. Όταν χρησιμοποιείτε προϊόντα SharePoint, μπορείτε να διαχειριστείτε κεντρικά τα μετα-δεδομένα. Μπορείτε να οργανώσετε τα μετα-δεδομένα με τον τρόπο που σας διευκολύνει στην επιχείρησή σας και να χρησιμοποιήσετε τα μετα-δεδομένα για να σας διευκολύνουν να βρείτε αυτό που θέλετε.

Αυτό το άρθρο περιγράφει σημαντική ορολογία διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων και σας εξηγεί σύντομα πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του SharePoint για τη διαχείριση μετα-δεδομένων.

Σημαντική ορολογία

Αυτή η ενότητα περιέχει ορισμούς βασικής ορολογίας. Αυτοί οι όροι και οι έννοιες εμφανίζονται συχνά σε άρθρα σχετικά με διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα.

Το σύστημα ταξινόμησης είναι ένα επίσημο σύστημα ταξινόμησης. Ένα σύστημα ταξινόμησης ομαδοποιεί τις λέξεις, τις ετικέτες και τους όρους που περιγράφουν κάτι και, στη συνέχεια, τακτοποιεί τις ομάδες σε μια ιεραρχία.

Τα άτομα δημιουργούν συστήματα ταξινόμησης σχεδόν για οποιοδήποτε είδος πληροφοριών, από βιολογικά συστήματα μέχρι οργανωτικές δομές. Για παράδειγμα, οι βιολόγοι ομαδοποιούν πληροφορίες για τους ζώντες οργανισμούς σε τέσσερις κύριες ταξινομήσεις: ζώα, φυτά, μύκητες και μικρόβια. Καθεμία από αυτές τις κύριες ομάδες έχει πολλές υποδιαιρέσεις. Όλο το σύστημα μαζί είναι ένα σύστημα ταξινόμησης.

Οι εταιρείες δημιουργούν συστήματα ταξινόμησης με πολλούς τρόπους. Δημιουργούν συστήματα ταξινόμησης λογιστικού σχεδίου για τη διαχείριση λογιστικών συστημάτων, γραφημάτων της εταιρείας και ταξινομήσεων θέσεων εργασιών για τη διαχείριση υπαλλήλων, καταλόγων προϊόντων και ούτω καθεξής. Όλα αυτά τα συστήματα ταξινόμησης είναι δομημένες ιεραρχίες πληροφοριών: επίσημα συστήματα ταξινόμησης που βοηθούν τα άτομα στο χειρισμό πληροφοριών.

Η συλλογική κατηγοριοποίηση περιεχομένου είναι ένα ανεπίσημο σύστημα ταξινόμησης. Εξελίσσεται σταδιακά καθώς οι χρήστες τοποθεσίας Web συνεργάζονται σε λέξεις, ετικέτες και όρους σε μια τοποθεσία. Αρχικά, οι συνεργατικές διαχειρίσεις ετικετών αναπτύχθηκαν από δημοφιλείς εφαρμογές, όπως η εφαρμογή σελιδοδεικτών.

Εάν έχετε δει ποτέ ένα σύννεφο ετικετών σε μια τοποθεσία Web, τότε έχετε δει την απεικόνιση μιας συλλογικής κατηγοριοποίησης περιεχομένου. Η παρακάτω εικόνα παρουσιάζει ένα σύννεφο ετικετών σε μια τοποθεσία του SharePoint.

Σύννεφο ετικετών

Μια προσέγγιση των μετα-δεδομένων η οποία βασίζεται στη συλλογική κατηγοριοποίηση περιεχομένου μπορεί να είναι χρήσιμη. Δημιουργεί έναν τρόπο για κοινή χρήση των γνώσεων και της εξειδίκευσης των χρηστών της τοποθεσίας. Χρησιμοποιώντας μια συλλογική κατηγοριοποίηση περιεχομένου, η ταξινόμηση περιεχομένου μπορεί να εξελιχθεί μαζί με τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες και τα ενδιαφέροντα των χρηστών.

Σύνολο όρων είναι μια ομάδα σχετικών όρων.

Τα σύνολα όρων έχουν διαφορετική εμβέλεια, ανάλογα με το πού δημιουργείτε το σύνολο όρων.

  • Τα τοπικά σύνολα όρων    δημιουργούνται μέσα στο περιβάλλον μιας συλλογής τοποθεσιών και είναι διαθέσιμα για χρήση (και ορατά) μόνο σε χρήστες αυτής της συλλογής τοποθεσιών. Για παράδειγμα, όταν δημιουργείτε ένα σύνολο όρων για μια στήλη μετα-δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, τότε το σύνολο όρων είναι τοπικό. Είναι διαθέσιμο μόνο στη συλλογή τοποθεσιών που περιέχει αυτήν τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, μια βιβλιοθήκη πολυμέσων ίσως να έχει μια στήλη μετα-δεδομένων η οποία παρουσιάζει το είδος των πολυμέσων (διάγραμμα, φωτογραφία, στιγμιότυπο οθόνης, βίντεο κ.ά.). Η λίστα των επιτρεπτών όρων είναι σχετική μόνο με αυτήν τη βιβλιοθήκη και διαθέσιμη για χρήση στη βιβλιοθήκη.

  • Τα καθολικά σύνολα όρων    είναι διαθέσιμα για χρήση σε όλες τις τοποθεσίες οι οποίες εγγράφονται σε μια συγκεκριμένη εφαρμογή υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Για παράδειγμα, μια εταιρεία ενδέχεται να δημιουργεί ένα σύνολο όρων που απαριθμεί ονόματα επιχειρηματικών μονάδων της εταιρείας, όπως Ανθρώπινο δυναμικό, Μάρκετινγκ, Τεχνολογία Πληροφορικής κ.ά.

Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ενός συνόλου όρων, όπως κλειστό ή να ανοίξετε. Σε ένα σύνολο όρων κλειστή, οι χρήστες δεν είναι δυνατό να Προσθήκη νέων όρων, εκτός εάν έχουν κατάλληλα δικαιώματα. Σε ένα σύνολο όρων ανοιχτό, οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν νέα όρους σε μια στήλη που έχει αντιστοιχιστεί στο σύνολο όρων.

Ένας όρος είναι μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση που που σχετίζεται με ένα στοιχείο σε μια τοποθεσία του SharePoint. Είναι ένα στοιχείο σε ένα σύνολο όρων. Ένας όρος έχει ένα μοναδικό Αναγνωριστικό και μπορεί να έχει πολλές ετικέτες κειμένου (συνώνυμα). Εάν εργάζεστε σε μια τοποθεσία πολλών γλωσσών, τον όρο μπορεί να έχει ετικέτες σε διαφορετικές γλώσσες.

Υπάρχουν δύο είδη όρων:

  • Διαχειριζόμενοι όροι    Διαχειριζόμενοι όροι είναι οι προκαθορισμένοι όροι. Οι διαχειριστές του χώρου αποθήκευσης όρων οργανώνουν τους διαχειριζόμενους όρους σε ένα ιεραρχικό σύνολο όρων.

  • Εταιρικές λέξεις-κλειδιά    Μια λέξη-κλειδί για μεγάλες επιχειρήσεις είναι μια λέξη ή φράση που ο χρήστης προσθέτει σε στοιχεία σε μια τοποθεσία του SharePoint. Η συλλογή εταιρικών λέξεων-κλειδιών που είναι γνωστό ως τις λέξεις-κλειδιά ρύθμιση. Συνήθως, οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν οποιαδήποτε λέξη ή φράση σε ένα στοιχείο ως μια λέξη-κλειδί. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εταιρικές λέξεις-κλειδιά για εφαρμογή ετικετών συλλογική κατηγοριοποίηση περιεχομένου στυλ. Ορισμένες φορές, οι διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρων μετακίνηση εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε μια συγκεκριμένη διαχειριζόμενου συνόλου όρων. Όταν αποτελούν μέρος του διαχειριζόμενου συνόλου όρων, λέξεις-κλειδιά γίνονται διαθέσιμα στο περιβάλλον αυτού του συνόλου όρων.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε όρους, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και διαχείριση όρων σε ένα σύνολο όρων.

Στα προϊόντα του SharePoint, η ομάδα είναι ένας όρος ασφαλείας. Όσον αφορά τα διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, μια ομάδα είναι ένα σύνολο από σύνολα όρων τα οποία έχουν κοινές απαιτήσεις ασφαλείας. Μόνο χρήστες που έχουν δικαιώματα συμβάλλοντος σε μια συγκεκριμένη ομάδα μπορούν να διαχειριστούν σύνολα όρων τα οποία ανήκουν στην ομάδα ή να δημιουργήσουν νέα σύνολα όρων μέσα σε αυτήν. Οι εταιρείες πρέπει να δημιουργούν ομάδες για σύνολα όρων τα οποία έχουν μοναδική πρόσβαση ή ανάγκες ασφαλείας.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα για σύνολα όρων, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση νέας ομάδας για σύνολα όρων.

Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων είναι αυτό που χρησιμοποιείται από άτομα τα οποία διαχειρίζονται συστήματα ταξινόμησης για τη δημιουργία ή τη διαχείριση συνόλων όρων και των όρων εντός τους. Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων εμφανίζει όλα τα καθολικά σύνολα όρων και οποιαδήποτε τοπικά σύνολα όρων τα οποία είναι διαθέσιμα για τη συλλογή τοποθεσιών από την οποία έχετε πρόσβαση στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.

Μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων είναι μια ειδική στήλη που μπορείτε να προσθέσετε σε λίστες ή βιβλιοθήκες. Επιτρέπει στους χρήστες τοποθεσίας για να επιλέξετε τους όρους από ένα σύνολο όρων συγκεκριμένα. Να αντιστοιχίσετε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε ένα υπάρχον σύνολο όρων ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα τοπικό σύνολο όρων ειδικά για τη στήλη.

Για να μάθετε πώς να εργάζεστε με μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία στήλης διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Η στήλη εταιρικών λέξεων-κλειδιών είναι μια στήλη την οποία μπορείτε να προσθέσετε σε τύπους, λίστες ή βιβλιοθήκες περιεχομένου για να δώσετε τη δυνατότητα στους χρήστες να προσθέτουν σε στοιχεία ετικέτες με λέξεις ή φράσεις που επιλέγουν. Από προεπιλογή, είναι μια στήλη πολλών τιμών. Όταν οι χρήστες πληκτρολογούν μια λέξη ή φράση στη στήλη, το SharePoint παρουσιάζει προτάσεις προ-πληκτρολόγησης. Οι προτάσεις προ-πληκτρολόγησης ενδέχεται να περιλαμβάνουν στοιχεία από σύνολα διαχειριζόμενων όρων και το σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών. Οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν μια υπάρχουσα τιμή ή να εισαγάγουν κάποια νέα.

Οι ετικέτες κοινού είναι λέξεις ή φράσεις τις οποίες μπορούν να εφαρμόσουν οι χρήστες τοποθεσίας σε περιεχόμενο για να τους βοηθήσει στην κατηγοριοποίηση πληροφοριών με τρόπους που έχουν νόημα για αυτούς. Η εφαρμογή ετικετών κοινού είναι χρήσιμη επειδή βοηθά τους χρήστες τοποθεσίας να βελτιώσουν τη δυνατότητα εντοπισμού των πληροφοριών σε μια τοποθεσία. Οι χρήστες μπορούν να προσθέτουν ετικέτες κοινού σε πληροφορίες σε μια τοποθεσία του SharePoint και σε διευθύνσεις URL εκτός μιας τοποθεσίας του SharePoint.

Μια ετικέτα κοινού περιέχει δείκτες για τρεις τύπους πληροφοριών:

  • Μια ταυτότητα χρήστη

  • Μια διεύθυνση URL στοιχείου

  • Έναν όρο

Όταν προσθέτετε μια ετικέτα κοινού σε ένα στοιχείο, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να ορίσετε ως ιδιωτική την ταυτότητά σας και τη διεύθυνση URL του στοιχείου. Ωστόσο, το τμήμα όρου της ετικέτας κοινού είναι πάντα δημόσιο, διότι αποθηκεύεται στο χώρο αποθήκευσης όρων.

Όταν δημιουργείτε μια ετικέτα κοινού, μπορείτε να επιλέξετε από ένα σύνολο υπαρχόντων όρων ή να εισαγάγετε κάποιον καινούργιο. Εάν επιλέξετε έναν υπάρχοντα όρο, η ετικέτα κοινού περιέχει ένα δείκτη για αυτόν τον όρο.

Αντίθετα, εάν εισαγάγετε έναν νέο όρο, το SharePoint δημιουργεί μια νέα λέξη-κλειδί για αυτόν τον όρο στο σύνολο όρων λέξεων-κλειδιών. Η νέα ετικέτα κοινού οδηγεί σε αυτόν τον όρο. Με αυτόν τον τρόπο, οι ετικέτες κοινού υποστηρίζουν εφαρμογή ετικετών με βάση τη συλλογική κατηγοριοποίηση περιεχομένου. Επίσης, όταν οι χρήστες ενημερώνουν μια στήλη με εταιρικές λέξεις-κλειδιά ή διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα, το SharePoint μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα ετικέτες κοινού. Στη συνέχεια, αυτοί οι όροι γίνονται ορατοί ως ετικέτες σε τροφοδοσίες ειδήσεων, σύννεφα ετικετών ή προφίλ "Η τοποθεσία μου".

Κάτοχοι λιστών ή βιβλιοθηκών έχουν τη δυνατότητα να ενεργοποιήσουν ή να απενεργοποιήσουν τη δημοσίευση μετα-δεδομένων, ενημερώνοντας τις Ρυθμίσεις εταιρικών μετα-δεδομένων και λέξεων-κλειδιών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Για να μάθετε πώς να προσθέσετε μια ειδική στήλη λέξεων-κλειδιών, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη στήλης εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Γενικά, η εφαρμογή ετικετών αναφέρεται στην ενέργεια εφαρμογής μετα-δεδομένων σε ένα στοιχείο, είτε η ετικέτα είναι διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα είτε μια ετικέτα κοινού.

Σενάρια μετα-δεδομένων: από συστήματα ταξινόμησης σε συλλογική κατηγοριοποίηση περιεχομένου (folksonomy)

Η διαχείριση μετα-δεδομένων του SharePoint υποστηρίζει μια περιοχή προσεγγίσεων στα μετα-δεδομένα, από τα επίσημα συστήματα ταξινόμησης μέχρι τις συλλογικές κατηγοριοποιήσεις περιεχομένου που καθοδηγούνται από το χρήστη. Μπορείτε να υλοποιήσετε επίσημα συστήματα ταξινόμησης μέσω διαχειριζόμενων όρων και συνόλων όρων. Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εταιρικές λέξεις-κλειδιά και ετικέτες κοινού, οι οποίες επιτρέπουν στους χρήστες τοποθεσιών να εφαρμόζουν ετικέτες σε περιεχόμενο με λέξεις-κλειδιά που επιλέγουν.

Επιπλέον, τα προϊόντα του SharePoint προσφέρουν ευελιξία. Μπορείτε να επιλέξετε πόση δομή και έλεγχο θα χρησιμοποιήσετε με τα μετα-δεδομένα και μπορείτε να επιλέξετε την εμβέλεια του ελέγχου και της δομής. Για παράδειγμα:

  • Μπορείτε να εφαρμόσετε έλεγχο καθολικά στις τοποθεσίες ή τοπικά σε συγκεκριμένες τοποθεσίες.

  • Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των συνόλων όρων ώστε να είναι κλειστά ή ανοιχτά στη συνεισφορά χρηστών.

  • Μπορείτε να επιλέξετε εάν θα χρησιμοποιήσετε τις εταιρικές λέξεις-κλειδιά και την εφαρμογή ετικετών κοινού με τους διαχειριζόμενους όρους.

Τα προϊόντα του SharePoint δίνουν τη δυνατότητα στις εταιρείες να συνδυάσουν το πλεονέκτημα των επίσημων, διαχειριζόμενων συστημάτων ταξινόμησης με τα δυναμικά πλεονεκτήματα της εφαρμογής ετικετών κοινού με προσαρμοσμένους τρόπους.

Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει πώς διαφορετικές απαιτήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν διαφορετικά επίπεδα εμβέλειας και ελέγχου.

Ευέλικτες ρυθμίσεις παραμέτρων διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Πλεονεκτήματα διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων

Υπάρχουν ορισμένα πλεονεκτήματα στη χρήση διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων στις τοποθεσίες μιας εταιρείας:

Οι δυνατότητες διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων σε προϊόντα του SharePoint σάς επιτρέπουν να ελέγχετε τον τρόπο οι χρήστες προσθέτουν μετα-δεδομένων σε περιεχόμενο. Για παράδειγμα, με τη χρήση όρων σύνολα και τους διαχειριζόμενους όρους, μπορείτε να ελέγχετε ποια όρους οι χρήστες μπορούν να προσθέτουν περιεχόμενο και μπορείτε να ελέγξετε ποιος μπορεί να προσθέσει νέους όρους. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε εταιρικών λέξεων-κλειδιών σε μια συγκεκριμένη λίστα, ρυθμίζοντας τις παραμέτρους του συνόλου όπως κλειστό όρων λέξεων-κλειδιών.

Όταν οι ίδιοι όροι χρησιμοποιούνται στις τοποθεσίες με συνέπεια, είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε αξιόπιστες διεργασίες ή λύσεις που βασίζονται σε μετα-δεδομένα. Επίσης, είναι πιο εύκολο για τους χρήστες τοποθεσιών να εφαρμόζουν μετα-δεδομένα με συνέπεια στο περιεχόμενό τους.

Όταν το περιεχόμενο σε τοποθεσίες σε μια εταιρεία έχει συνεπή μετα-δεδομένων, είναι πιο εύκολη η εύρεσή επιχειρηματικών πληροφοριών και δεδομένων με χρήση της αναζήτησης. Δυνατότητες αναζήτησης όπως ο πίνακας περιορισμού, η οποία εμφανίζει στην αριστερή πλευρά της σελίδας αποτελεσμάτων αναζήτησης, επιτρέπουν στους χρήστες για να φιλτράρετε τα αποτελέσματα αναζήτησης που βασίζονται σε μετα-δεδομένων.

Ο πίνακας περιορισμού εμφανίζει μετα-δεδομένα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το φιλτράρισμα των αποτελεσμάτων αναζήτησης.

Περιήγηση μετα-δεδομένων επιτρέπει στους χρήστες για να δημιουργήσετε δυναμικά, προβολές των πληροφοριών που βασίζονται σε μετα-δεδομένα συγκεκριμένα πεδία. Στη συνέχεια, οι χρήστες μπορούν να εντοπίστε βιβλιοθήκες με τη χρήση φακέλων ή με τη χρήση συγκεντρωτικοί πίνακες μετα-δεδομένων και, Περιορίστε τα αποτελέσματα με τη χρήση πρόσθετων φίλτρων κλειδιών. Για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε αυτό, ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση παραμέτρων περιήγησης μετα-δεδομένων για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Στοιχείο ελέγχου περιήγησης μετα-δεδομένων

Διαχειριζόμενα μετα-δεδομένα διευκολύνει τους διαχειριστές χώρου αποθήκευσης όρων για να διατηρήσετε και να προσαρμόσετε μετα-δεδομένων του, όπως επιχειρήσεις εξελίσσεται. Μπορείτε να ενημερώσετε ένα εύκολα σύνολο όρων. Και, τους όρους νέο ή ενημερωμένο αυτόματα γίνονται διαθέσιμα όταν μπορείτε να συσχετίσετε μια στήλη διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων με αυτό το σύνολο όρων. Για παράδειγμα, εάν μπορείτε να συγχωνεύσετε πολλούς όρους σε έναν όρο, περιεχόμενο που φέρει ετικέτα με τους παρόντες όρους ενημερώνεται αυτόματα ώστε να αντικατοπτρίζει αυτή η αλλαγή. Μπορείτε να καθορίσετε πολλές συνώνυμα (ή ετικέτες) για μεμονωμένες όρους. Εάν την τοποθεσία σας είναι πολλαπλών γλωσσών, μπορείτε επίσης να καθορίσετε πολύγλωσσες ετικέτες για μεμονωμένες όρους.

Διαχείριση μετα-δεδομένων

Η αποτελεσματική διαχείριση μετα-δεδομένων απαιτεί προσεκτική σκέψη και προγραμματισμό. Σκεφθείτε το είδος των πληροφοριών που θέλετε να διαχειρίζεται το περιεχόμενο λιστών και βιβλιοθηκών και σκεφθείτε τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες στην εταιρεία. Μπορείτε να δημιουργήσετε σύνολα όρων με όρους μετα-δεδομένων για πολλές διαφορετικές πληροφορίες.

Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα μόνο τύπο περιεχομένου για ένα έγγραφο. Κάθε έγγραφο μπορεί να έχει μετα-δεδομένων που προσδιορίζει πολλά από τα σχετικά στοιχεία για αυτό, όπως αυτά τα παραδείγματα:

  • Έγγραφο σκοπό - πρόκειται για μια πρόταση πωλήσεων; Προδιαγραφή μηχανικής; Μια διαδικασία ανθρώπινων πόρων;

  • Συντάκτης του εγγράφου και ονόματα των ατόμων που το τροποποίησαν

  • Ημερομηνία δημιουργίας, ημερομηνία έγκρισης, ημερομηνία της πιο πρόσφατης τροποποίησης

  • Τμήμα υπεύθυνο για οποιεσδήποτε συνέπειες του εγγράφου στον προϋπολογισμό

  • Ακροατήριο

Εδώ θα βρείτε ορισμένων σημαντικών δραστηριοτήτων που αφορούν τη διαχείριση μετα-δεδομένων:

  • Προγραμματισμός και ρύθμιση παραμέτρων

  • Διαχείριση όρων, συνόλων όρων και ομάδων

  • Καθορισμός ιδιοτήτων για μετα-δεδομένα

Η εταιρεία σας μπορεί να θέλει να κάνει προσεκτικό προγραμματισμό προτού ξεκινήσετε τη χρήση διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων. Ο όγκος του προγραμματισμού που πρέπει να κάνετε εξαρτάται από το πόσο επίσημο είναι το σύστημα ταξινόμησης. Επίσης, εξαρτάται από το πόσο έλεγχο θέλετε να επιβάλετε στα μετα-δεδομένα.

Εάν θέλετε να επιτρέψετε στους χρήστες να βοηθήσουν στην ανάπτυξη του συστήματος ταξινόμησής σας, τότε μπορείτε απλώς να τους αφήσετε να προσθέτουν λέξεις-κλειδιά σε στοιχεία και, στη συνέχεια, να τις οργανώνετε σε σύνολα όρων, σύμφωνα με τις ανάγκες.

Εάν η εταιρεία σας θέλει να χρησιμοποιήσετε σύνολα διαχειριζόμενων όρων για την υλοποίηση επίσημη συστήματα ταξινόμησης και, στη συνέχεια, είναι σημαντικό να συμμετάσχουν βασικοί ενδιαφερόμενοι στις Σχεδιασμός και ανάπτυξη. Μετά την βασικοί ενδιαφερόμενοι στον οργανισμό χρησιμοποιούν από κοινού τα σύνολα όρων απαιτείται, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων για να εισαγάγετε ή να δημιουργήσετε τα σύνολα όρων σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο για να διαχειριστείτε τα σύνολα όρων, καθώς οι χρήστες αρχίσουν να εργάζονται με τα μετα-δεδομένα. Εάν η εφαρμογή web σας έχει ρυθμιστεί σωστά και έχετε τα κατάλληλα δικαιώματα, μπορείτε να μεταβείτε για το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή όρων αποθήκευση διαχείρισης στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας.

    Παράθυρο διαλόγου εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων.

Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων παρέχει ένα στοιχείο ελέγχου δέντρου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε τις περισσότερες εργασίες. Ο ρόλος χρήστη σας για αυτό το εργαλείο καθορίζει τις εργασίες που μπορείτε να εκτελέσετε. Για να εργαστείτε στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων, πρέπει να είστε διαχειριστής συστοιχίας ή διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων. Εναλλακτικά, μπορεί να έχετε οριστεί διαχειριστής ομάδας ή συμβάλλων για σύνολα όρων.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και διαχείριση ομάδων και συνόλων όρων.

Για την εκτέλεση ενεργειών σε ένα στοιχείο της ιεραρχίας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

  1. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα εφαρμογής της υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων, της ομάδας, του συνόλου όρων ή του όρου που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται.

  2. Από το μενού, επιλέξτε τις ενέργειες που θέλετε.

Για παράδειγμα, εάν είστε διαχειριστής χώρου αποθήκευσης όρων ή διαχειριστής ομάδας, μπορείτε να δημιουργήσετε, να εισαγάγετε ή να διαγράψετε σύνολα όρων μέσα σε μια ομάδα. Οι συνεργάτες του συνόλου όρων μπορούν να δημιουργήσουν νέα σύνολα όρων.

Το εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων έχει κατάλληλα μενού σε κάθε επίπεδο ιεραρχίας

Σε κάθε επίπεδο της ιεραρχίας, μπορείτε να ρυθμίσετε συγκεκριμένες ιδιότητες για μια ομάδα, το σύνολο όρων ή όρων χρησιμοποιώντας το παράθυρο Ιδιότητες στο εργαλείο διαχείρισης χώρου αποθήκευσης όρων. Για παράδειγμα, εάν ρυθμίζετε ένα σύνολο όρων, μπορείτε να καθορίσετε πληροφορίες, όπως όνομα, περιγραφή, κατόχου, επαφής και ενδιαφερόμενους στο τμήμα παραθύρου που είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Γενικά. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε εάν θέλετε ένα σύνολο όρων για να είναι ανοιχτό ή κλειστό σε νέα υποβολών από τους χρήστες. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε την καρτέλα Προβλεπόμενη χρήση και καθορίστε αν το σύνολο όρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμο για περιήγηση στην εφαρμογή ετικετών ή μια τοποθεσία.

Οι ιδιότητες του χώρου αποθήκευσης σάς επιτρέπουν να διαμορφώσετε ρυθμίσεις όπως η εφαρμογή ετικετών

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×