Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν ξεκινάτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, τη συγχώνευση ετικετών ή τη συγχώνευση επιστολών και συνδέετε το έγγραφό σας με τη λίστα αλληλογραφία σας, μπορείτε να προσθέσετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας για να εξατομικεύσετε το περιεχόμενο. Τα πεδία συγχώνευσης προέρχονται από τις επικεφαλίδες στηλών στη λίστα αλληλογραφίας σας (κάτι που ονομάζεται και "προέλευση δεδομένων"). Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τρόπου εμφάνισης των πεδίων μιας λίστας αλληλογραφίας του Excel σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Δεδομένα που έλκονται σε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας

Τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που εισάγετε αντλούν τις πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας, προσαρμόζοντας κάθε φάκελο, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ετικέτα ή επιστολή.

Για να σας απαλλάξει από την εργασία της εισαγωγής κάθε μεμονωμένου πεδίου στο έγγραφό σας, το Word περιλαμβάνει τα εργαλεία "Μπλοκ διεύθυνσης" και "Γραμμή χαιρετισμού", τα οποία προσθέτουν όλα τα πεδία για μια διεύθυνση ή έναν χαιρετισμό, ώστε να μη χρειάζεται να προσθέτετε κάθε πεδίο ξεχωριστά.

Προσθήκη ενός μπλοκ διεύθυνσης

Για να προσθέσετε εύκολα ένα μπλοκ διεύθυνσης στην επιστολή, τον φάκελο ή την ετικέτα σας, χρησιμοποιήστε το εργαλείο Μπλοκ διεύθυνσης.

  1. Κάντε κλικ στο σημείο του εγγράφου όπου θέλετε να προσθέσετε το μπλοκ διεύθυνσης.

  2. Επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης.

Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης "Μπλοκ διεύθυνσης"

Σημείωση: Εάν η εντολή Μπλοκ διεύθυνσης είναι απενεργοποιημένη, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή παραληπτών και επιλέξτε το είδος της λίστας αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε—Επαφές του Outlook, Υπολογιστικό φύλλο του Excel ή ένα αρχείο .mdb που δημιουργήσατε νωρίτερα στο Word. Εάν δεν διαθέτετε μια λίστα αλληλογραφίας ακόμα, κάντε κλικ στην επιλογή Πληκτρολόγηση νέας λίστας για να δημιουργήσετε τη λίστα στο Word.

Το Word παρέχει επιλογές για να κάνετε την εμφάνιση του ονόματος στη διεύθυνση περισσότερο ή λιγότερο επίσημη.

Συμβουλή: Για να εφαρμόσετε μονό διάστιχο στις ετικέτες αλληλογραφίας, επιλέξτε το πεδίο "Μπλοκ διεύθυνσης", κάντε κλικ στην επιλογή Διάταξη σελίδας (Word 2013) ή Διάταξη (Word 2016) και εισαγάγετε 0 στα πλαίσια Πριν και Μετά στην περιοχή Διάστημα.

Απόσταση παραγράφων

Για να βεβαιωθείτε ότι οι διευθύνσεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel προέρχονται σωστά από τη συγχώνευση, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση αριθμών, ημερομηνιών και άλλων τιμών συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Excel.

Προσθήκη γραμμής χαιρετισμού

Για να προσθέσετε έναν τυπικό χαιρετισμό στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την επιστολή σας, χρησιμοποιήστε το εργαλείο Γραμμή χαιρετισμού.

  1. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να προσθέσετε τον χαιρετισμό στο έγγραφό σας.

  2. Επιλέξτε Γραμμή χαιρετισμού.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Γραμμή χαιρετισμού" με επισήμανση.

    Σημείωση: Εάν η εντολή Γραμμή χαιρετισμού είναι απενεργοποιημένη, επιλέξτε το στοιχείο Επιλογή παραληπτών και επιλέξτε το είδος της λίστας αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε — Επαφές του Outlook, Υπολογιστικό φύλλο του Excel ή ένα αρχείο .mdb που δημιουργήσατε νωρίτερα στο Word. Εάν δεν διαθέτετε μια λίστα αλληλογραφίας ακόμα, κάντε κλικ στην επιλογή Πληκτρολόγηση νέας λίστας για να δημιουργήσετε τη λίστα στο Word.

  3. Επιλέξτε το στυλ ονόματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και ορίστε άλλες επιλογές.

    Επιλογές γραμμής χαιρετισμού

    Συμβουλή: Για να βεβαιωθείτε ότι το Word εντοπίζει τα ονόματα και τις διευθύνσεις στη λίστα σας, επιλέξτε Ταίριασμα πεδίων. Ελέγξτε αν τα πεδία που θέλετε εμφανίζονται στη λίστα. Αν ένα πεδίο που θέλετε, αναφέρει Χωρίς αντιστοιχία, επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα για αυτό το πεδίο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το όνομα στήλης που συμφωνεί με τη συγκεκριμένη στήλη της λίστας σας.

  4. Για να βεβαιωθείτε ότι το πεδίο έχει μορφοποιηθεί όπως θέλετε, επισημάνετε ολόκληρο το πεδίο, συμπεριλαμβανομένων των σημαδιών σε κάθε πλευρά.

    Πεδίο "Γραμμή χαιρετισμού" σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  5. Επιλέξτε την Κεντρική καρτέλα και μετά, επιλέξτε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος γραμματοσειράς.

    Ομάδα "Γραμματοσειρά" στην "Κεντρική" καρτέλα

  6. Επιλέξτε Διάστιχο για να βεβαιωθείτε ότι το διάστιχο συμφωνεί με την απόσταση στο υπόλοιπο έγγραφό σας.

    Επιλογή "Διάστιχο" στην "Κεντρική" καρτέλα

Αφού προσθέσετε τα πεδία που θέλετε να συγχωνεύσετε, πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να είναι ίδιες σε κάθε επιστολή, μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φάκελο ή ετικέτα που δημιουργείτε κατά τη διαδικασία συγχώνευσης.

Προσθήκη μεμονωμένων πεδίων συγχώνευσης

Εάν θέλετε να προσθέσετε πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας στο έγγραφό σας, μπορείτε να προσθέσετε κάθε πεδίο συγχώνευσης ξεχωριστά.

  1. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να προσθέσετε το πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο έγγραφό σας.

  2. Επιλέξτε την αναπτυσσόμενη λίστα δίπλα στο στοιχείο Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και επιλέξτε το όνομα του πεδίου.

    Μενού διαθέσιμων πεδίων "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης"

  3. Εάν δεν βλέπετε το όνομα του πεδίου στη λίστα, επιλέξτε το κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

    Κουμπί "Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης"

  4. Επιλέξτε Πεδία βάσης δεδομένων για να δείτε τη λίστα των πεδίων που βρίσκονται στο αρχείο προέλευσης δεδομένων.

  5. Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε τα πεδία από το αρχείο προέλευσης δεδομένων, ελέγξτε εάν το έγγραφό σας είναι συνδεδεμένο με το σωστό αρχείο προέλευσης δεδομένων. Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών και επιβεβαιώστε ότι το πεδίο Προέλευση δεδομένων ταιριάζει με την πηγή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  6. Επιλέξτε Εισαγωγή.

Σημείωση: Εάν κάποιοι από τους αριθμούς, τις νομισματικές μονάδες ή τις ημερομηνίες δεν έχουν μορφοποιηθεί σωστά, ανατρέξτε στο θέμα Μορφοποίηση αριθμών, ημερομηνιών και άλλων πεδίων κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας για βοήθεια.

Χρήση πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας για προχωρημένους

Όταν δημιουργείτε μια επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απευθύνεται σε όλους τους πελάτες σας και θέλετε το μήνυμα να αναφέρει διαφορετικά στοιχεία ανάλογα με τις τιμές σε ορισμένα πεδία της προέλευσης δεδομένων σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανόνα για τη συμπλήρωση του πεδίου. Για παράδειγμα, τα τιμολόγια θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τις λέξεις "Ληξιπρόθεσμο", εάν η ημερομηνίας εξόφλησης υπολοίπου έχει παρέλθει.

Για να ορίσετε έναν κανόνα και ένα πεδίο για προχωρημένους, στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Κανόνες και επιλέξτε το είδος του πεδίου που θέλετε να προσθέσετε.

Κουμπί "Κανόνες" για το άνοιγμα του μενού "Κανόνες"

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης των κανόνων συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανατρέξτε στο θέμα ρύθμιση κανόνων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Για όλα τα βήματα της συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανατρέξτε στα θέματα Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Συγχώνευση αλληλογραφίας για ετικέτες ή Χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας για την εξατομίκευση επιστολών

Προσθήκη ημερομηνίας ή ώρας

Για να εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία ή/και ώρα στο έγγραφό σας, μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή της κορδέλας και επιλέξτε Ημερομηνία και ώρα από την ομάδα Κείμενο. Στο παράθυρο διαλόγου Ημερομηνία και ώρα επιλέξτε τη μορφή που ταιριάζει με εκείνη που θέλετε να εισαγάγετε. Κάντε κλικ στην επιλογή OK για να εισαγάγετε την επιλογή σας.

Συμβουλή: Εάν θέλετε η ημερομηνία ή η ώρα να ενημερώνονται αυτόματα στην τρέχουσα ημερομηνία και ώρα, κάθε φορά που θα ανοίγετε αυτό το έγγραφο στο μέλλον, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη ενημέρωση πριν να κάνετε κλικ στο OK.

Δείτε επίσης

Έχετε κάποια ερώτηση σχετικά με τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word που δεν απαντήθηκε εδώ;

Δημοσιεύστε μια ερώτηση στο Φόρουμ απαντήσεων του Word

Βοηθήστε μας να βελτιώσουμε το Word

Έχετε προτάσεις σχετικά με το πώς μπορούμε να βελτιώσουμε το Word; Εάν ναι, επισκεφθείτε το Word UserVoice και πείτε μας!

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×