Εισαγωγή δεδομένων στο Business Contact Manager

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Το Business Contact Manager for Outlook διευκολύνει την εισαγωγή επαγγελματικών εγγραφών, που είναι αποθηκευμένες σε άλλα προγράμματα, όπως το Excel ή ο φάκελος "Επαφές" του Outlook.

Μπορείτε να εισαγάγετε επαγγελματικές εγγραφή για τους λογαριασμούς και τις επαγγελματικές επαφές σας στο Business Contact Manager for Outlook, μαζί με προσαρμογές, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό εισαγωγής εταιρικών δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε κατά την εισαγωγή

Επιλογή τύπου αρχείου προς εισαγωγή

Τι είναι μια προσαρμογή;

Εισαγωγή ενός αρχείου Business Contact Manager (.bcm)

Εισαγωγή προσαρμογών Business Contact Manager (.bcmx)

Εισαγωγή από άλλη εφαρμογή με τη χρήση του τύπου αρχείου .csv και εισαγωγή από το Microsoft Excel ή τη Microsoft Access

Εισαγωγή φακέλου "Επαφές" του Microsoft Outlook

Εισαγωγή αρχείου ACT!ή QuickBooks

Για ορισμένους τύπους αρχείων, ο οδηγός σάς ζητά ένα αρχείο προς εισαγωγή και μετά εισάγει το αρχείο.Για άλλους τύπους αρχείων, πρέπει να καταχωρήσετε το όνομα αρχείου προς εισαγωγή και να δείξετε πώς θέλετε να χειριστεί ο οδηγός ορισμένες εγγραφές και προσαρμογές.Εάν εισάγετε αρχείο του Excel ή μια λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών που χρησιμοποιεί τον τύπο αρχείου που είναι γνωστός ως αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv), ο οδηγός σάς καθοδηγεί επίσης μέσα από τη διαδικασία που ταιριάζει τις επικεφαλίδες στηλών της λίστας που εισάγετε με τα αντίστοιχα πεδία στο Business Contact Manager (π.χ. Τιμή μονάδας, Διεύθυνση εργασίας).Αυτή η διαδικασία ονομάζεται αντιστοίχιση.

Αρχή της σελίδας

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε κατά την εισαγωγή

Πριν από την εισαγωγή των εταιρικών δεδομένων στο Business Contact Manager for Outlook, λάβετε υπόψη τα εξής:

  • Να δημιουργείτε πάντοτε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας πριν εισαγάγετε ένα αρχείο, επειδή αυτή η διαδικασία δεν μπορεί να αντιστραφεί.

  • Πριν από την εισαγωγή ενός αρχείου, συνιστάται να συγκρίνετε τα πεδία του σε σχέση με τα πεδία που υπάρχουν σε ένα στοιχείο "λογαριασμός" ή "Business Contact" ή "εγγραφή" και, στη συνέχεια, να κάνετε αλλαγές στα πεδία του αρχείου ώστε να ταιριάζουν με τα πεδία στην εγγραφή του Business Contact Manager for Outlook.Για παράδειγμα, μπορείτε να διαχωρίσετε πληροφορίες διεύθυνσης στο αρχείο που εισάγετε ώστε να ταιριάζουν με τα πεδία Οδός εργασίας, Πόλη εργασίας και Νομός εργασίας στο Business Contact Manager for Outlook.

  • Όταν το Business Contact Manager for Outlook πραγματοποιεί εισαγωγή μεγάλης ποσότητας δεδομένων, το παράθυρο κατάστασης μπορεί να μην εμφανίζει σωστά την πρόοδο της διαδικασίας εισαγωγής.Ακόμη και εάν το παράθυρο κατάστασης είναι κενό ή εμφανίζει το μήνυμα "Δεν αποκρίνεται", το Business Contact Manager for Outlook εξακολουθεί να πραγματοποιεί εισαγωγή των δεδομένων σας.

  • Το Business Contact Manager for Outlook υποστηρίζει μόνο τη μορφή αρχείου Unicode.Δεν υποστηρίζονται άλλες μορφές αρχείων, όπως ANSI .

Αρχή της σελίδας

Επιλογή τύπου αρχείου προς εισαγωγή

Μπορείτε να εισαγάγετε πολλούς διαφορετικούς τύπους αρχείων στο Business Contact Manager for Outlook.Κάντε κλικ σε έναν τύπο αρχείου για οδηγίες σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής αυτού του τύπου αρχείου.

Τύπος αρχείου

Περιγραφή

Δεδομένα του Business Contact Manager for Outlook (.bcm)

Όλα τα δεδομένα στο Business Contact Manager for Outlook, συμπεριλαμβανομένων όλων των λογαριασμών, των επαγγελματικών επαφών, των ευκαιριών, των επαγγελματικών έργων, των εργασιών έργου και του ιστορικού επικοινωνίας τους.Περιλαμβάνει επίσης προσαρμογές, δραστηριότητες μάρκετινγκ και λίστες στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών.

Προσαρμογές του Business Contact Manager (.bcmx)

Περιλαμβάνει προσαρμοσμένες διατάξεις για φόρμες, σελίδες και προβολές, προσαρμοσμένες αναφορές και πρότυπα έργων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μόνο ο κάτοχος της βάσης δεδομένων μπορεί να εισαγάγει προσαρμογές.

Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα (CSV)

Οι λίστες στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών είναι συνήθως σε μορφή αρχείου .csv.

Περιλαμβάνει δεδομένα σε μορφή αρχείου τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv).Τα δεδομένα από σχεδόν οποιοδήποτε πρόγραμμα μπορούν να αποθηκευτούν στη μορφή αρχείου .csv, συνεπώς ακόμη και αν δεν παρατίθεται η μορφή αρχείου μιας εφαρμογής, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα από αυτήν την εφαρμογή στη μορφή αρχείου .csv και μετά να εισαγάγετε τα δεδομένα στο Business Contact Manager for Outlook.

Βιβλίο εργασίας του Excel (.xls, .xlsx)

Περιλαμβάνει αρχεία δεδομένων σε μορφές βιβλίου εργασίας του Microsoft Excel.

Βάση δεδομένων της Access (.mdb, .accdb)

Περιλαμβάνει δεδομένα σε μορφές αρχείων της Microsoft Access.

Φάκελος επαφών του Outlook (.pst)

Περιλαμβάνει επαφές σε μορφή αρχείου του Microsoft Outlook (.pst).Εάν η βάση δεδομένων του Business Contact Manager είναι κοινόχρηστη, κάθε χρήστης μπορεί να εισαγάγει τις δικές του επαφές του Outlook.

ACT!(.dbf, .pad)

Αναφέρεται σε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σεμορφή αρχείου ACT!.Το Business Contact Manager for Outlook περιλαμβάνει ένα Εργαλείο μετατροπής δεδομένων που σας επιτρέπει να μετατρέπετε δεδομένα ACT!στη μορφή .bcm πριν από την εισαγωγή.

Σημειώσεις: 

  • Η εφαρμογή ACT!πρέπει να είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας για να μπορέσετε να εισαγάγετε δεδομένα που είναι σεμορφή αρχείου ACT!.

QuickBooks (.IIF)

Υπάρχει δυνατότητα εισαγωγής οποιασδήποτε έκδοσης ενός αρχείου QuickBooks στη μορφή .iif.Το Business Contact Manager for Outlook περιλαμβάνει ένα εργαλείο μετατροπής δεδομένων, που σας επιτρέπει να μετατρέπετε δεδομένα του QuickBooks στη μορφή .bcm πριν τα εισαγάγετε.

Συμβουλή: Εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε μορφή αρχείου που δεν παρατίθεται στον οδηγό Εισαγωγή επαγγελματικών δεδομένων, αποθηκεύστε τα δεδομένα ως αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα στη βάση δεδομένων του Business Contact Manager.

Αρχή της σελίδας

Τι είναι μια προσαρμογή;

Μια προσαρμογή είναι μια τροποποίηση που έχετε κάνει στο Business Contact Manager for Outlook.Οι προσαρμογές μπορούν να λάβουν πολλές μορφές.Η δημιουργία μιας νέας καρτέλας σε ένα στοιχείο "χώρος εργασίας" είναι μια προσαρμογή.Η δημιουργία νέων φορμών και η προσθήκη ή κατάργηση πεδίων και ενοτήτων από υπάρχουσες φόρμες είναι επίσης προσαρμογές.Οι προσαρμογές περιλαμβάνουν επίσης πεδία καθορισμένο από τον χρήστη, προσαρμοσμένες αναφορές και πρότυπα επαγγελματικών έργων.Εάν μια ενέργεια σημαίνει ότι τροποποιείτε το Business Contact Manager for Outlook πέρα από τις προεπιλεγμένες μορφές του και τα προεπιλεγμένα πεδία του, πρόκειται πιθανότατα για προσαρμογή.

Αρχή της σελίδας

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή προσαρμογών

Έχετε δύο τρόπους εισαγωγής προσαρμογών στο Business Contact Manager for Outlook.Ο ένας είναι μέσω του τύπου αρχείου .bcm.Αυτός ο τύπος αρχείου περιλαμβάνει όχι μόνο τις εγγραφές εταιρικών δεδομένων σας, αλλά και τις προσαρμογές που έχετε κάνει στις εγγραφές, τις φόρμες και τις αναφορές σας.Ο δεύτερος τρόπος εισαγωγής προσαρμογών είναι μέσω του τύπου αρχείου .bcmx.Αυτός ο τύπος αρχείου δεν περιλαμβάνει εταιρικά δεδομένα, αλλά μόνο τις προσαρμογές που έχετε κάνει στο Business Contact Manager for Outlook.Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να εφαρμόσετε προσαρμογές στα δεδομένα που έχετε ήδη, χωρίς να αντικαταστήσετε τα δεδομένα ούτε να κάνετε προσθήκες σε αυτά.

Κατά την εισαγωγή προσαρμογών, είτε από αρχείο .bcm είτε από αρχείο .bcmx, αντικαθιστάτε τις ρυθμίσεις στη βάση δεδομένων προορισμού με τις προσαρμογές που είναι αποθηκευμένες στο αρχείο.Ωστόσο, υπάρχουν εξαιρέσεις:

  • Εάν η βάση δεδομένων προορισμού περιέχει προσαρμογές που δεν υπάρχουν στο αρχείο .bcmx, όπως ένας νέος τύπος εγγραφής που βασίζεται στον τύπο "Λογαριασμός", αυτές οι προσαρμογές διατηρούνται.

  • Εάν το αρχείο .bcmx περιέχει έναν τύπο προσαρμοσμένου πεδίου "Σχέση", αλλά ο αντίστοιχος τύπος δεδομένων στον οποίο αναφέρεται δεν υπάρχει στη βάση δεδομένων προορισμού, το πεδίο δεν θα προστεθεί στη βάση δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή ενός αρχείου Business Contact Manager (.bcm)

Αυτός ο τύπος αρχείου περιλαμβάνει τις εγγραφές εταιρικών δεδομένων σας και τις προσαρμογές που έχουν γίνει στις εγγραφές, τις φόρμες και τις αναφορές.

  1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και κατόπιν στο κουμπί Εισαγωγή και εξαγωγή.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή από αρχείο.

    Ανοίγει ο οδηγός Εισαγωγή εταιρικών δεδομένων.

  4. Πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου .bcm ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    παράθυρο ορισμού επιλογών εισαγωγής

  6. Επιλέξτε πώς θέλετε να γίνεται ο χειρισμός των διπλότυπων εγγραφών.Οι επιλογές σας είναι:

    • Να μη γίνει εισαγωγή διπλότυπων καρτελών.Οι διπλότυπες εγγραφές του αρχείου εισαγωγής δεν εισάγονται, αφήνοντας τις υπάρχουσες εγγραφές χωρίς καμία αλλαγή.

    • Να γίνει εισαγωγή διπλότυπων καρτελών ως νέων καρτελών.Οι διπλότυπες εγγραφές του αρχείου εισαγωγής εισάγονται και λαμβάνουν ένα διαφορετικό, σχετικό όνομα, αφήνοντας τις υπάρχουσες εγγραφές χωρίς καμία αλλαγή.

    • Ενημέρωση υπαρχουσών εγγραφών.Εάν υπάρχουν διπλότυπες εγγραφές και η εγγραφή που εισάγετε περιλαμβάνει διαφορετικές ή πρόσθετες πληροφορίες, η εγγραφή που ταιριάζει ενημερώνεται.

      Παράθυρο εισαγωγής, ενότητα διπλότυπων

      Οι διπλότυπες εγγραφές εμφανίζονται όταν το όνομα μιας εγγραφής που εισάγετε είναι ίδιο με το όνομα μιας υπάρχουσας εγγραφής.

  7. Επιλέξτε πώς θέλετε να γίνεται ο χειρισμός των προσαρμογών.Οι επιλογές σας είναι:

    • Εισαγωγή προσαρμοσμένων διατάξεων (φόρμες, σελίδες και προβολές)..Η διάταξη υπαρχουσών φορμών, σελίδων και προβολών αντικαθίσταται με τις φόρμες, τις σελίδες και τις προβολές στο αρχείο που εισάγεται.

    • Μην καταργείτε οποιοδήποτε πεδίο από την υπάρχουσα διάταξη φόρμας..Οι φόρμες, οι σελίδες και οι προβολές στο αρχείο που εισάγεται δεν θα καταργήσουν οποιαδήποτε πεδία που χρησιμοποιούνται τη συγκεκριμένη στιγμή στην υπάρχουσα βάση δεδομένων.Οποιαδήποτε νέα πεδία από το αρχείο εισαγωγής προσαρτώνται στις φόρμες, τις σελίδες ή τις προβολές.

      ενότητα προσαρμογών εισαγωγής του παραθύρου εισαγωγής

  8. Επιλέξτε οποιαδήποτε πρόσθετα στοιχεία που θέλετε να συμπεριληφθούν στην εισαγωγή.Οι επιλογές σας είναι:

    • Ιστορικό επικοινωνίας

    • Προϊόντα (και υπηρεσίες)

    • Προσαρμοσμένες αναφορές

    • Πρότυπα έργων

  9. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή προσαρμογών Business Contact Manager (.bcmx)

Μια προσαρμογή είναι μια τροποποίηση που έχετε κάνει στο Business Contact Manager for Outlook για να το προσαρμόσετε στις ανάγκες σας.Ένα αρχείο με επέκταση .bcmx περιλαμβάνει μόνο προσαρμογές. Δεν περιλαμβάνει εταιρικά δεδομένα όπως Λογαριασμούς, Επαγγελματικές επαφές και Υποψήφιους πελάτες.

  1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και κατόπιν στο κουμπί Εισαγωγή και εξαγωγή.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή από αρχείο.

    Ανοίγει ο οδηγός Εισαγωγή εταιρικών δεδομένων.

  4. Πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου .bcmx ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο.

    Το όνομα αρχείου του αρχείου .bcmx που εισάγετε εμφανίζεται στο πλαίσιο Αρχείο για εισαγωγή .

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

    Το Business Contact Manager for Outlook εισάγει τα δεδομένα σας.Όταν ολοκληρώσει, καθοδηγείστε να αναθεωρήσετε τα μηνύματα εισαγωγής και τα πιθανά σφάλματα που έχουν καταγραφεί σε ένα αρχείο καταγραφής.Μπορείτε να δείτε το αρχείο καταγραφής κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή αρχείου καταγραφής.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή από άλλη εφαρμογή με τη χρήση του τύπου αρχείου .csv και εισαγωγή από το Microsoft Excel ή τη Microsoft Access

Η μορφή αρχείου .csv είναι μια απλή αλλά ισχυρή μορφή μεταφοράς δεδομένων από ένα πρόγραμμα στο άλλο.Μάλιστα, τα περισσότερα προγράμματα διαβάζουν αρχεία .csv, συμπεριλαμβανομένου του Excel.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιείτε τη μορφή αρχείου .csv για να εισαγάγετε μια λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών.Μια τέτοια λίστα πρέπει να είναι δομημένη με συγκεκριμένο τρόπο για να εισαχθεί.Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπίσετε πριν εισαγάγετε μια λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή λίστας στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών.

Εάν έχετε δεδομένα σε ένα αρχείο Excel ή Access, χρησιμοποιήστε επίσης την ακόλουθη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων.

Σε αυτήν την ενότητα

Βήμα 1: Επιλέξτε το αρχείο .csv, Excel ή Access που θέλετε να εισαγάγετε

Βήμα 2: Αντιστοιχίστε τα πεδία

Εισαγωγή λίστας στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών

Εισαγωγή της λίστας

Διόρθωση σφαλμάτων εισαγωγής .csv

Βήμα 1: Επιλέξτε το αρχείο .csv, Excel ή Access που θέλετε να εισαγάγετε

  1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και κατόπιν στο κουμπί Εισαγωγή και εξαγωγή.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή από αρχείο.

    Ανοίγει ο οδηγός Εισαγωγή εταιρικών δεδομένων.

  4. Πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου .csv, Excel ή Access ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο.

    Το αρχείο εμφανίζεται στο πλαίσιο Αρχείο για εισαγωγή .

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  6. Επιλέξτε πώς θέλετε να γίνεται ο χειρισμός των διπλότυπων εγγραφών.Οι επιλογές σας είναι:

    • Να μη γίνει εισαγωγή διπλότυπων εγγραφών.Οι διπλότυπες εγγραφές του αρχείου εισαγωγής δεν εισάγονται, αφήνοντας τις υπάρχουσες εγγραφές χωρίς καμία αλλαγή.

    • Να γίνει εισαγωγή διπλότυπων εγγραφών.Οι διπλότυπες εγγραφές του αρχείου εισαγωγής εισάγονται και λαμβάνουν ένα διαφορετικό, σχετικό όνομα, αφήνοντας τις υπάρχουσες εγγραφές χωρίς καμία αλλαγή.Οι διπλότυπες εγγραφές εμφανίζονται όταν το όνομα μιας εγγραφής που εισάγετε είναι ίδιο με το όνομα μιας υπάρχουσας εγγραφής.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Αντιστοιχίστε τα πεδία

Τώρα θα ταιριάξετε τις επικεφαλίδες στηλών (πεδία) του αρχείου που εισάγετε με τα αντίστοιχα πεδία τους στο Business Contact Manager.Αυτή η διαδικασία ονομάζεται αντιστοίχιση.

  1. Αντιστοίχιση ενός αρχείου .csv, Excel ή Access.

    • Αρχείο .csv    

      Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου του αρχείου .csv που θέλετε να εισαγάγετε.

    • Αρχείο του Excel   

      Παρατίθενται όλα τα φύλλα του Excel που αποτελούν το βιβλίο εργασίας του Excel.Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου κάθε φύλλου που θέλετε να εισαγάγετε.

      Εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει δεδομένα σε ένα μόνο φύλλο (ανεξάρτητα από τον αριθμό των φύλλων που υπάρχουν στο αρχείο), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου μόνο αυτού του φύλλου.

    • Αρχείο της Access    

      Παρατίθενται οι πίνακες που συνθέτουν τη βάση δεδομένων της Access.Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου κάθε πίνακα που θέλετε να εισαγάγετε.

      Εάν η βάση δεδομένων της Access έχει δεδομένα μόνο σε ένα φύλλο ή πίνακα (ανεξάρτητα από το πόσοι πίνακες υπάρχουν στο αρχείο), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου μόνο αυτού του πίνακα.

  2. Στη στήλη Εισαγωγή ως, κάντε κλικ στον τύπο εγγραφής, για παράδειγμα "Λογαριασμός" ή "Επαγγελματική επαφή", που εισάγετε.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιστοίχιση.

    Παράθυρο εισαγωγής πεδίων αντιστοίχισης

  4. Κάντε οποιοδήποτε από τα ακόλουθα για να αντιστοιχίσετε πεδία:

    • Για μη αυτόματη αντιστοίχιση των πεδίων, στη λίστα (1) Εισαγωγή πεδίων, σύρετε το πεδίο που θέλετε να αντιστοιχίσετε σε ένα πεδίο στη λίστα Διαθέσιμα πεδία.

    • Για να αντιστοιχίσει το Business Contact Manager for Outlook τα πεδία για εσάς, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη αντιστοίχιση (2).Στη συνέχεια, κάντε κύλιση στη λίστα Διαθέσιμα πεδία για να ελέγξετε την αντιστοίχιση.

    • Για να αντιστοιχίσετε πεδία, όπως κάνατε σε παλαιότερη αντιστοίχιση, κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση προηγούμενης αντιστοίχισης (3).

    • Για να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο και να αντιστοιχίσετε ένα πεδίο από το αρχείο εισαγωγής σε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιστοίχιση σε νέο πεδίο (4).

  5. Επαναλάβετε έως ότου η λίστα Εισαγωγή πεδίων είναι κενή.

  6. Εάν θέλετε να αλλάξετε οποιεσδήποτε από τις αντιστοιχίσεις, κάντε ένα από τα ακόλουθα:

    • Για να αλλάξετε μια αντιστοίχιση ενός μεμονωμένου πεδίου, μεταφέρετε το αντιστοιχισμένο πεδίο από τη λίστα Διαθέσιμα πεδία πίσω στη λίστα Εισαγωγή πεδίων.

    • Για να καταργήσετε όλες τις αντιστοιχίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Απαλοιφή αντιστοίχισης.Στη συνέχεια, προσπαθήστε να αντιστοιχίσετε ξανά τα πεδία.

  7. Όταν ολοκληρώσετε τις επιλογές αντιστοίχισης, κάντε κλικ στο κουμπί OK και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.

    Το Business Contact Manager for Outlook εισάγει τα δεδομένα σας.Όταν ολοκληρώσει, καθοδηγείστε να εξετάσετε τα μηνύματα εισαγωγής και τα πιθανά σφάλματα που έχουν καταγραφεί σε ένα αρχείο καταγραφής.Μπορείτε να δείτε το αρχείο καταγραφής κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή αρχείου καταγραφής.

Συμβουλή: Μετά την εισαγωγή ενός αρχείου του Excel, ορισμένοι από τους αριθμούς τηλεφώνου ίσως να μην εμφανίζονται.Αυτό είναι ένα γνωστό θέμα.Προσπαθήστε να ανοίξετε το αρχείο στο Excel 2010 και μετά να το αποθηκεύσετε στη μορφή αρχείου .csv χρησιμοποιώντας την εντολή Αποθήκευση ως.Στη συνέχεια, από το Business Contact Manager for Outlook, μπορείτε να εισαγάγετε ξανά το αρχείο .csv.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή λίστας στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών

Για να εισαγάγετε μια λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών, η λίστα πρέπει να ικανοποιεί τις ακόλουθες συνθήκες:

  • Πρέπει να είναι στη μορφή αρχείου .csv.Εάν μπορείτε να ανοίξετε τη λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών στο Excel, μπορείτε να την αποθηκεύσετε ως αρχείο .csv χρησιμοποιώντας την εντολή Αποθήκευση ως.

  • Πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τρεις στήλες, τακτοποιημένες με μια προκαθορισμένη σειρά..

Οργάνωση μιας λίστας στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών με τις σωστές στήλες

Για τη σωστή εισαγωγή ενός αρχείου .csv που αποτελείται από στοιχεία προϊόντων και υπηρεσιών, το αρχείο πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τρεις και έως πέντε στήλες, τακτοποιημένες ως εξής:

Διάταξη τριών στηλών

Όνομα στοιχείου

Περιγραφή

Τιμή μονάδας

Διάταξη τεσσάρων στηλών

Όνομα στοιχείου

Περιγραφή

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Διάταξη πέντε στηλών

Όνομα στοιχείου

Περιγραφή

Τιμή μονάδας

Ποσότητα

Κόστος_μονάδας

Ανεξάρτητα από τη διάταξη που επιλέγετε, η πρώτη σειρά ή γραμμή του αρχείου .csv πρέπει να είναι οι επικεφαλίδες στηλών της λίστας σας.

Παράδειγμα για το Excel

Μια λίστα δύο στοιχείων μπορεί να εμφανίζεται στο Excel ως εξής.Αποτελείται από μια γραμμή επικεφαλίδας που ακολουθείται από μια γραμμή για κάθε στοιχείο.

Όνομα στοιχείου

Περιγραφή

Τιμή μονάδας

Αλυσίδα ποδηλάτου

Τιτάνιο 48"

56,50

Μπουκάλι νερό

Καθαρό γαλάζιο

11,75

Παράδειγμα για το Σημειωματάριο

Εάν επεξεργάζεστε το αρχείο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Σημειωματάριο (σε αντίθεση με το Microsoft Excel), δημιουργήστε μια ξεχωριστή γραμμή στο αρχείο για κάθε στοιχείο που εισάγετε και διαχωρίστε τα στοιχεία σε κάθε γραμμή με ελληνικά ερωτηματικά, χωρίς διαστήματα πριν ή μετά τα ερωτηματικά.

Όνομα στοιχείου;Περιγραφή;Τιμή μονάδας
Αλυσίδα ποδηλάτου;Τιτάνιο 48";56,50
Μπουκάλι νερό;Καθαρό γαλάζιο;11,75

Συμβουλή: Εάν λάβετε ένα μήνυμα, που αναφέρει ότι υπήρξε εσφαλμένος αριθμός στηλών στο αρχείο εισαγωγής, μπορεί να έχετε προσθέσει υπερβολικά πολλά ερωτηματικά σε μία ή περισσότερες γραμμές.Για να το αποφύγετε αυτό, φροντίστε να ακολουθήσετε μία από τις διατάξεις στηλών που αναφέρονται πιο πάνω σε αυτό το άρθρο.

Να θυμάστε ότι η πρώτη γραμμή του αρχείου .csv πρέπει να είναι οι επικεφαλίδες στηλών.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή της λίστας

Αφού ολοκληρώσετε την προετοιμασία του αρχείου .csv, μπορείτε να το εισαγάγετε προσθέτοντας τα στοιχεία στην υπάρχουσα λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών ή αντικαθιστώντας την υπάρχουσα λίστα σας με τα στοιχεία που έχουν μόλις εισαχθεί.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Business Contact Manager, κάντε κλικ στο στοιχείο Πωλήσεις.

  2. Στην κορδέλα, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προσαρμογή, κάντε κλικ στην επιλογή Προϊόντα και υπηρεσίες.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Προϊόντα και υπηρεσίες, κάντε κλικ στο στοιχείο Εισαγωγή.

  4. Πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου .csv ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο.

  5. Κάντε κλικ σε μια από τις παρακάτω επιλογές:

    • Αντικατάσταση της υπάρχουσας λίστας με στοιχεία από αυτό το αρχείο.Η επιλογή αυτή καταργεί την υπάρχουσα λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών και την αντικαθιστά με τη λίστα στοιχεία που εισάγετε.

    • Προσθήκη των στοιχείων από αυτό το αρχείο στην υπάρχουσα λίστα.

      ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Δεν είναι δυνατή η αναίρεση των εισαγωγών.Συνιστάται να δημιουργείτε ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας πριν συνεχίσετε.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

  7. Όταν ολοκληρωθεί η εισαγωγή του αρχείου σας, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Αρχή της σελίδας

Διόρθωση σφαλμάτων εισαγωγής .csv

Εάν βρίσκεστε σε διαδικασία για να εισαγάγετε στοιχεία προϊόντων και υπηρεσιών και η διαδικασία διακοπεί ή αναφέρει σφάλματα, αυτό οφείλεται πιθανώς σε λάθος μορφοποίηση δεδομένων στο αρχείο .csv, συμβόλων νομισμάτων ή διπλότυπων στοιχείων στην υπάρχουσα λίστα σας.

Έλεγχος της μορφοποίησης του αρχείου .csv

Τα ακόλουθα ζητήματα μορφοποίησης μπορεί να δημιουργήσουν μηνύματα σφάλματος, κατά την εισαγωγή ενός αρχείου .csv.

Αιτία

Λύση

Οι στήλες δεν έχουν επικεφαλίδες.

Προσθέστε μια επικεφαλίδα στήλης σε κάθε στοιχείο "τύπος δεδομένων".Η εισαγωγή των δεδομένων θα είναι ευκολότερη εάν χρησιμοποιήσετε μια επικεφαλίδα στήλης που υπάρχει αυτήν τη στιγμή στη βάση δεδομένων του Business Contact Manager.

Οι ετικέτες ή οι επικεφαλίδες στηλών δεν είναι μοναδικές.

Ελέγξτε για διπλότυπες ετικέτες ή επικεφαλίδες και κάντε τις μοναδικές.Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν δύο ετικέτες ή επικεφαλίδες με το όνομα "Αριθμός τηλεφώνου", κάντε τη μία "Αριθμός τηλεφώνου 1" και την άλλη "Αριθμός τηλεφώνου 2".

Το αρχείο .csv περιέχει μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες.

Στους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες περιλαμβάνονται αλλαγές γραμμής και αλλαγές σελίδας ή ενότητας.Φροντίστε να διαγράψετε όλους αυτούς τους χαρακτήρες προτού επιχειρήσετε και πάλι την εισαγωγή του αρχείου.

Το αρχείο που εισάγεται έχει λάθος αριθμό στηλών.

Το αρχείο πρέπει να περιέχει τουλάχιστον τρεις στήλες, τακτοποιημένες με την ακόλουθη σειρά: Όνομα στοιχείου, Περιγραφή, Τιμή μονάδας.

Αρχή της σελίδας

Οδηγίες στίξης και νομισμάτων

Οι τιμές και οι ποσότητες των προϊόντων δεν πρέπει να συμπεριλαμβάνουν σύμβολα νομισματικών μονάδων ή εσωτερική στίξη, όπως τελείες ή κόμματα.Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιείτε ένα διαχωριστικό δεκαδικών ψηφίων για τα νομίσματα.Για παράδειγμα:

  • Για οποιοδήποτε ποσό που είναι ακέραιος αριθμός, συμπεριλαμβανομένων των νομισματικών μονάδων, πληκτρολογήστε 10000, χωρίς να προσθέσετε διαχωριστικό χιλιάδων ή υποδιαστολή.

  • Για μη ακέραιες τιμές, πληκτρολογήσετε την υποδιαστολή 10,50 όταν αναφέρεστε σε μια τιμή δέκα ευρώ και πενήντα λεπτών.

Αξιολόγηση του τρόπου χειρισμού διπλότυπων εγγραφών

Μπορεί να εμφανιστεί ένα μήνυμα σφάλματος εισαγωγής στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών, εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε στοιχεία που βρίσκονται ήδη στο Business Contact Manager for Outlook χωρίς να έχετε υποδείξει ότι θέλετε αυτά τα διπλότυπα να αντικαταστήσουν τα υπάρχοντα στοιχεία.Το μήνυμα σφάλματος στο αρχείο καταγραφής σφαλμάτων αναφέρει ότι το στοιχείο ή τα στοιχεία βρίσκονται ήδη στο Business Contact Manager for Outlook.

Για να διορθώσετε το σφάλμα, εισαγάγετε ξανά τα νέα στοιχεία προϊόντων ή υπηρεσιών.Στην Εισαγωγή στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση της υπάρχουσας λίστας με στοιχεία από αυτό το αρχείο.Τα στοιχεία στην τρέχουσα λίστα στοιχείων προϊόντων και υπηρεσιών αντικαθίστανται από τα στοιχεία του αρχείου που εισάγετε.

ενότητα επιλογών εισαγωγής

Όταν εισαγάγετε ξανά τη λίστα, δεν θα εμφανιστεί το σφάλμα διπλότυπων στοιχείων.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή φακέλου "Επαφές" του Microsoft Outlook

Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να συμπληρώσετε το Business Contact Manager for Outlook με ένα πλήθος επαγγελματικών επαφών, με εισαγωγή του φακέλου "Επαφές" του Outlook.

  1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και κατόπιν στο κουμπί Εισαγωγή και εξαγωγή.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή επαφών του Outlook.

    Ανοίγει ο οδηγός Εισαγωγή εταιρικών δεδομένων.

  4. Ο οδηγός παραθέτει τον προεπιλεγμένο φάκελο "Επαφές" ως φάκελο για εισαγωγήΓια να εισαγάγετε ένα διαφορετικό φάκελο επαφών, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.Κάντε κλικ στο φάκελο επαφών που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  5. Επιλέξτε πώς θέλετε να γίνεται ο χειρισμός των διπλότυπων εγγραφών.

    Οι επιλογές σας είναι:

    • Να μη γίνει εισαγωγή διπλότυπων καρτελών.Οι διπλότυπες εγγραφές του αρχείου εισαγωγής δεν εισάγονται, αφήνοντας τις υπάρχουσες εγγραφές χωρίς καμία αλλαγή.

    • Να γίνει εισαγωγή διπλότυπων καρτελών ως νέων καρτελών.Οι διπλότυπες εγγραφές του αρχείου εισαγωγής εισάγονται και λαμβάνουν ένα διαφορετικό, σχετικό όνομα, αφήνοντας τις υπάρχουσες εγγραφές χωρίς καμία αλλαγή.

      Οι διπλότυπες εγγραφές εμφανίζονται όταν το όνομα μιας εγγραφής που εισάγετε είναι ίδιο με το όνομα μιας υπάρχουσας εγγραφής.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Συμβουλή: Για να εισαγάγετε δεδομένα του Windows Live Mail στο Business Contact Manager for Outlook, θα πρέπει πρώτα να προσθέσετε το λογαριασμό σας Windows Live Mail στο Outlook.

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή αρχείου ACT!ή QuickBooks

Εάν έχετε εταιρικά δεδομένα στο ACT!ή στο QuickBooks, μπορείτε να τα εισαγάγετε στο Business Contact Manager for Outlook με το Εργαλείο μετατροπής δεδομένων και τον Οδηγό εισαγωγής εταιρικών δεδομένων.Το Εργαλείο μετατροπής δεδομένων μετατρέπει τα δεδομένα του ACT!ή του QuickBooks σε μορφή που μπορεί να ερμηνεύσει το Business Contact Manager for Outlook.

  1. Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Business Contact Manager και κατόπιν στο κουμπί Εισαγωγή και εξαγωγή.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή από άλλες εφαρμογές.

  4. Στον οδηγό Εισαγωγή εταιρικών δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Μετατροπή δεδομένων.Ανοίγει το Εργαλείο μετατροπής δεδομένων.Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  5. Κάντε κλικ σε μια έκδοση του ACT!ή του QuickBooks και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  6. Πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  7. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τις κατηγορίες δεδομένων που θέλετε να μετατρέψετε.Στη λίστα Προορισμός, επιλέξτε τον τύπο της εγγραφής του Business Contact Manager for Outlook στον οποίο θέλετε να μετατραπούν τα δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  8. Επιλέξτε τα πεδία που ορίζονται από το χρήστη τα οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε ως μέρος της μετατροπής δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να επιλέξετε μια θέση για το αρχείο της μετατροπής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.Όταν ολοκληρωθεί η μετατροπή, κλείστε το Εργαλείο μετατροπής δεδομένων.

  11. Τώρα, μπορείτε να κάνετε εισαγωγή των δεδομένων που έχουν μετατραπεί, ακολουθώντας τη διαδικασία που περιγράφεται στην ενότητα Εισαγωγή ενός αρχείου Business Contact Manager (.bcm).

    Συμβουλή: Μπορείτε να αγνοήσετε τις επιλογές για προσαρμογές, επειδή αυτές δεν ισχύουν για τη μετατροπή δεδομένων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πολύ ωραία! Έχετε άλλα σχόλια;

Πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×