Εισαγωγή από ή σύνδεση με μια λίστα SharePoint

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Εάν το τμήμα ή την ομάδα εργασίας χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services 2.0 ή νεότερη έκδοση για να επικοινωνούν και να συνεργάζονται μεταξύ τους, ενδέχεται να συναντήσετε περιπτώσεις όπου θα πρέπει να εργαστείτε με ορισμένα από το SharePoint λίστες στην Microsoft Office Access 2007 για να αξιοποιήσετε τις εμπλουτισμένες υποβολή ερωτημάτων και δυνατότητες αναφοράς.

Μπορείτε να μεταφέρετε μια λίστα στην Office Access 2007 με έναν από τους δύο τρόπους — με εισαγωγή ή με τη σύνδεση. Σε αυτό το άρθρο περιγράφει τα βήματα για την εισαγωγή από και τη σύνδεση σε μια λίστα του SharePoint.

Τι θέλετε να κάνετε;

Εισαγωγή μιας λίστας του SharePoint

Σύνδεση σε λίστα του SharePoint

Εισαγωγή μιας λίστας του SharePoint

Εισαγωγή μιας λίστας του SharePoint δημιουργεί ένα αντίγραφο της λίστας σε μια βάση δεδομένων της Access. Κατά τη λειτουργία εισαγωγής, μπορείτε να καθορίσετε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε και, για κάθε επιλεγμένη λίστα, μπορείτε να καθορίσετε εάν θέλετε να εισαγάγετε ολόκληρη τη λίστα ή μόνο μια συγκεκριμένη προβολή.

Η λειτουργία εισαγωγής δημιουργεί έναν πίνακα στην Access και, στη συνέχεια, αντιγράφει τις στήλες και τα στοιχεία από τη λίστα προέλευσης (ή προβολή) σε αυτόν τον πίνακα ως πεδία και εγγραφές.

Στο τέλος της λειτουργίας εισαγωγής, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής ως προδιαγραφή. Προδιαγραφή εισαγωγής σάς βοηθά να επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής στο μέλλον χωρίς να χρειάζεται να ακολουθείτε τα βήματα του Οδηγού εισαγωγής κάθε φορά.

Συνηθισμένα σενάρια για την εισαγωγή μιας λίστας στην Access

Τυπικά, η εισαγωγή μιας λίστας του SharePoint σε μια βάση δεδομένων της Access για τους παρακάτω λόγους:

  • Θέλετε να μετακινήσετε μόνιμα μια λίστα, όπως η λίστα επαφών, σε μια βάση δεδομένων της Access, επειδή δεν χρειάζεστε πλέον στη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Μπορείτε να εισαγάγετε τη λίστα στην Access και, στη συνέχεια, διαγράψτε τη λίστα από την τοποθεσία του SharePoint.

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας χρησιμοποιεί την Access, αλλά εσείς ανατρέχετε περιστασιακά σε μια λίστα του SharePoint για πρόσθετα δεδομένα που πρέπει να συγχωνευτούν σε μία από τις βάσεις δεδομένων.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα εξηγούν τον τρόπο για να εισαγάγετε μια λίστα του SharePoint σε μια βάση δεδομένων.

Προετοιμασία για τη λειτουργία εισαγωγής

  1. Εντοπίστε την τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε και σημειώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας.

    Μια έγκυρη διεύθυνση τοποθεσίας αρχίζει με το http:// , ακολουθούμενο από το όνομα του διακομιστή και τελειώνει με τη διαδρομή προς τη συγκεκριμένη τοποθεσία στο διακομιστή.

  2. Καθορίστε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε στη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, αποφασίστε εάν θέλετε ολόκληρη τη λίστα ή μόνο μια συγκεκριμένη προβολή. Μπορείτε να εισαγάγετε πολλές λίστες σε μία μόνο λειτουργία εισαγωγής, αλλά μπορείτε να εισαγάγετε μόνο μία προβολή κάθε λίστας. Εάν είναι απαραίτητο, δημιουργήστε μια προβολή που περιέχει μόνο τις στήλες και τα στοιχεία με την οποία που σας ενδιαφέρουν.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Δεν μπορείτε να εισαγάγετε έρευνες ή συζητήσεις.

  3. Αναθεωρήστε τις στήλες στη λίστα προέλευσης ή την προβολή του. Ο παρακάτω πίνακας εξηγεί ορισμένα ζητήματα για να λάβετε υπόψη κατά την εισαγωγή διαφορετικών στοιχείων.

Στοιχείο

Σημεία προσοχής

Στήλες

Η Access δεν υποστηρίζει περισσότερα από 256 πεδία σε έναν πίνακα, επομένως η Access εισάγει μόνο τις πρώτες 256 στήλες. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, δημιουργία προβολής και προσθέστε την μόνο τις στήλες που θέλετε, εξασφαλίζει ότι ο συνολικός αριθμός των στηλών δεν υπερβαίνει τις 256.

Φάκελοι

Κάθε φάκελο στη λίστα του SharePoint ή προβολή εμφανίζεται ως εγγραφή στον πίνακα της Access. Στοιχεία μέσα σε ένα φάκελο εμφανίζονται επίσης ως εγγραφές, ακριβώς κάτω από την εγγραφή που αντιστοιχεί στο συγκεκριμένο φάκελο.

Στήλες αναζήτησης

Εάν μια στήλη προέλευσης αναζητά τιμές σε μια άλλη λίστα, έχετε δύο επιλογές:

  • Εισαγάγετε τις εμφανιζόμενες τιμές ως τμήμα του ίδιου του πεδίου. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε τη σχετική λίστα.

  • Επιβάλετε το πεδίο προορισμού για να αναζητήσετε έναν άλλο πίνακα. Σε αυτήν την περίπτωση, εάν η βάση δεδομένων δεν περιέχει έναν πίνακα που μπορεί να σας δώσει τις τιμές αναζήτησης, πρέπει επίσης να εισάγετε τη σχετική λίστα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μια στήλη προέλευσης τύπου άτομο ή ομάδα είναι ένας ειδικός τύπος στήλης αναζήτησης. Αναζητά τιμές στη λίστα πληροφοριών χρήστη, ώστε να πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε να εισαγάγετε τη λίστα πληροφοριών χρήστη μαζί με άλλες λίστες.

Στήλες υπολογισμού

Τα αποτελέσματα σε μια υπολογιζόμενη στήλη αντιγράφονται σε ένα πεδίο του οποίου ο τύπος δεδομένων εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων του αποτελέσματος του υπολογισμού. Η παράσταση που εκτελεί τον υπολογισμό δεν αντιγράφεται.

Συνημμένα

Η στήλη συνημμένων της λίστας αντιγράφεται σε ένα πεδίο που ονομάζεται συνημμένα.

Σχέσεις

Η Access δεν δημιουργεί αυτόματα σχέσεις μεταξύ σχετικούς πίνακες στο τέλος μιας λειτουργίας εισαγωγής. Πρέπει να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις σχέσεις μεταξύ των διάφορων νέων και υπαρχόντων πινάκων, χρησιμοποιώντας τις επιλογές στην καρτέλα " σχέσεις ". Για να εμφανίσετε την καρτέλα " σχέσεις ":

Στην καρτέλα " Εργαλεία βάσης δεδομένων ", στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή " σχέσεις ". Εικόνα κουμπιού

Στήλες πολλών τιμών

Μια στήλη τύπου επιλογής ή αναζήτησης μπορεί να περιέχει πολλές τιμές. Όταν εισαγάγετε μια στήλη που υποστηρίζει πολλές τιμές, η Access δημιουργεί μια στήλη που υποστηρίζει πολλές τιμές.

Μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου

Οι στήλες που περιέχουν μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου εισάγονται στην Access ως πεδία υπομνήματος. Η ιδιότητα Μορφή κειμένου του πεδίου "Υπόμνημα" έχει οριστεί σε Εμπλουτισμένο κείμενοκαι διατηρείται η μορφοποίηση.

  1. Προσδιορισμός της βάσης δεδομένων στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τις λίστες.

    Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε οποιαδήποτε από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων, κάνοντας κλικ το Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  2. Ελέγξτε τους πίνακες στη βάση δεδομένων.

    Η λειτουργία εισαγωγής δημιουργεί έναν πίνακα με το ίδιο όνομα με τη λίστα του SharePoint. Εάν αυτό το όνομα χρησιμοποιείται ήδη, η Access τοποθετεί "1" για το νέο όνομα πίνακα — για παράδειγμα, Επαφές1. (Εάν Επαφές1 χρησιμοποιείται επίσης ήδη, η Access θα δημιουργήσετε Contacts2, και ούτω καθεξής.)

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η Access αντικαθιστά ποτέ έναν πίνακα στη βάση δεδομένων ως μέρος μιας λειτουργίας εισαγωγής και δεν μπορείτε να προσαρτήσετε τα περιεχόμενα μιας λίστας ή προβολή σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

Εισαγωγή των δεδομένων

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού.

    Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα " Εισαγωγή ", κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint. Εικόνα κουμπιού

  2. Στον οδηγό, καθορίστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας προέλευσης.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

  4. Από τη λίστα που εμφανίζει ο οδηγός, επιλέξτε τις λίστες που θέλετε να εισαγάγετε.

  5. Στη στήλη στοιχείων για εισαγωγή, επιλέξτε την προβολή που θέλετε για κάθε επιλεγμένη λίστα. Επιλέξτε μια προβολή Όλα τα στοιχεία (για παράδειγμα, Όλα τα στοιχεία, Όλες οι επαφές ή Όλα τα έγγραφα ) για να εισαγάγετε ολόκληρη τη λίστα.

  6. Το πλαίσιο ελέγχου με την ετικέτα Εισαγωγή εμφανιζόμενων τιμών αντί αναγνωριστικών για πεδία που αναζητούν τιμές που είναι αποθηκευμένες σε κάποια άλλη λίστα ελέγχει τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί για στήλες αναζήτησης στις επιλεγμένες λίστες. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε να εισαγάγετε την εμφάνιση τιμών ως τμήμα του ίδιου του πεδίου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου. Σε αυτήν την περίπτωση, το πεδίο δεν αναζητήσει έναν άλλο πίνακα για τις τιμές.

    • Εάν θέλετε να αναζητήσετε έναν άλλο πίνακα για τις τιμές στο πεδίο προορισμού, καταργήστε την επιλογή από το πλαίσιο ελέγχου. Αυτή η ενέργεια θα αντιγραφούν τα αναγνωριστικά των γραμμών εμφανιζόμενο τιμή στο πεδίο προορισμού. Τα αναγνωριστικά είναι απαραίτητα για τον ορισμό ενός πεδίου αναζήτησης στην Access.

      Κατά την εισαγωγή των αναγνωριστικών, πρέπει να εισαγάγετε τις λίστες που παρέχετε αυτήν τη στιγμή τις τιμές στις στήλες αναζήτησης (εκτός αν η βάση δεδομένων προορισμού έχει ήδη πίνακες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πίνακες αναζήτησης).

  7. ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι η λειτουργία εισαγωγής τοποθετεί τα αναγνωριστικά στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν οριστεί όλες τις ιδιότητες είναι απαραίτητο για να κάνετε το πεδίο που λειτουργούν σαν ένα πεδίο αναζήτησης. Τα βήματα για τη ρύθμιση των ιδιοτήτων αναζήτησης ενός τέτοιου πεδίου περιγράφονται στην ενότητα Ορισμός πεδίων αναζήτησης στην ενότητα σχετικές εργασίες σε αυτό το άρθρο.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Η Access εισάγει τις λίστες και, στη συνέχεια, εμφανίζει την κατάσταση της λειτουργίας στην τελευταία σελίδα του οδηγού. Εάν σκοπεύετε να επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής, αποθηκεύστε τις λεπτομέρειες ως προδιαγραφή εισαγωγής. Μεταβείτε στα επόμενα βήματα για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία.

Αποθήκευση των ρυθμίσεων εισαγωγής ως προδιαγραφή

  1. Στην τελική οθόνη του οδηγού, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής.

    Εμφανίζεται ένα σύνολο πρόσθετων στοιχείων ελέγχου.

  2. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την προδιαγραφή εισαγωγής. Προαιρετικά, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια περιγραφή στο πλαίσιο Περιγραφή.

  3. Εάν θέλετε να εκτελέσετε τη λειτουργία σε τακτά διαστήματα (όπως κάθε εβδομάδα ή μήνα), επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία εργασίας του Outlook. Αυτό δημιουργεί μια εργασία στο Microsoft Office Outlook 2007 που σας επιτρέπει να εκτελείτε την προδιαγραφή.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση εισαγωγής.

Ρύθμιση παραμέτρων της εργασίας του Outlook

Εάν έχετε επιλέξει το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία εργασίας του Outlook στην προηγούμενη διαδικασία, η Access ξεκινά το Outlook και εμφανίζει μια νέα εργασία. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της εργασίας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δεν έχει εγκατασταθεί το Outlook, τότε η Access θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος. Εάν το Outlook δεν έχει σωστά ρυθμισμένες παραμέτρους, θα ξεκινήσει ο "Οδηγός ρύθμισης παραμέτρων" του Outlook". Ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του Outlook.

  1. Στο το παράθυρο Εισαγωγής-όνομα-εργασιών στο Outlook, αναθεωρήστε και τροποποιήστε τις ρυθμίσεις της εργασίας, όπως η ημερομηνία παράδοσης και Υπενθύμιση.

    Για να επαναλαμβάνεται μια εργασία, κάντε κλικ στην εντολή Επανάληψη. Το σχήμα αυτό δείχνει το χρονοδιάγραμμα εργασίας με κάποιες τυπικές ρυθμίσεις:

    Προγραμματισμός εργασιών του Outlook

    Για πληροφορίες σχετικά με τον προγραμματισμό των εργασιών του Outlook, δείτε το άρθρο Προγραμματισμός μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.

  2. Εφόσον ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Εκτέλεση μιας αποθηκευμένης εργασίας

  1. Στο Παράθυρο περιήγησης του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες και στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην εργασία που θέλετε να εκτελέσετε.

  2. Στην καρτέλα Εργασία, στην ομάδα Microsoft Office Access, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση εισαγωγής Εικόνα κουμπιού .

  3. Επιστρέψτε στην Access και, στη συνέχεια, ανοίξτε τον πίνακα που έχει εισαχθεί σε προβολή φύλλου δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία και εγγραφές έχουν εισαχθεί και ότι δεν υπάρχουν σφάλματα. Μεταβείτε στην προβολή σχεδίασης για να δείτε τον τύπο δεδομένων και άλλες ιδιότητες πεδίου.

Σχετικές εργασίες

Αφού ολοκληρώσετε τη λειτουργία εισαγωγής, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ορισμένες πρόσθετες εργασίες:

Επαλήθευση των τύπων δεδομένων    Η Access επιλέγει τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο που αντιστοιχεί σε μια στήλη προέλευσης. Για να δείτε μια λίστα με τον τρόπο πρόσβασης και τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services αντιστοίχιση τύπων δεδομένων μεταξύ τους κατά την εισαγωγή ή τη σύνδεση και ποιες ρυθμίσεις πεδίου εισάγονται για κάθε τύπο δεδομένων, ανατρέξτε στο θέμα τύποι δεδομένων πώς υπηρεσίες Windows SharePoint Services αντιστοίχιση τύπων δεδομένων, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Πρόσθετα πεδία Investigate    Ανάλογα με τον τύπο της λίστας στο οποίο βασίζεται στον πίνακα, ίσως παρατηρήσετε επίσης την παρουσία του πίνακα μερικά επιπλέον πεδία (όπως Edit, τροποποίηση και τον τύπο). Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτά τα πεδία και τις πληροφορίες που περιέχουν, ανατρέξτε στο θέμα Βοήθεια των υπηρεσιών Windows SharePoint Services. Εάν δεν χρειάζεστε αυτά τα πεδία στη βάση δεδομένων της Access, μπορείτε να διαγράψετε τους.

Ορισμός πεδίων αναζήτησης    Εάν έχετε εισαγάγει αναγνωριστικών για στήλες αναζήτησης, πρέπει να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιότητες αναζήτησης από τα αντίστοιχα πεδία.

  1. Στην προβολή "Σχεδίαση πίνακα", στη λίστα Τύπος δεδομένων του πεδίου, κάντε κλικ στην επιλογή "Οδηγός αναζήτησης".

  2. Στον οδηγό, αποδεχτείτε την προεπιλογή (θέλω η στήλη αναζήτησης να αναζητά τις τιμές σε έναν πίνακα ή ερώτημα ) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  3. Επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θα παρέχουν τις τιμές αναζήτησης για το πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Αυτός ο πίνακας μπορεί να είναι ένας πίνακας που έχουν εισαχθεί πρόσφατα ή έναν υπάρχοντα πίνακα.

  4. Στο παράθυρο Λίστα πεδίων, επιλέξτε το πεδίο "Αναγνωριστικό" και το πεδίο που περιέχει τις εμφανιζόμενες τιμές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  5. Καθορίστε μια σειρά ταξινόμησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Αρχή της σελίδας

Σύνδεση σε λίστα του SharePoint

Σύνδεση σας επιτρέπει να δεδομένων σε ένα άλλο πρόγραμμα χωρίς να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες, ώστε να μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τα πιο πρόσφατα δεδομένα τόσο στο αρχικό πρόγραμμα και βάση δεδομένων της Access χωρίς να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε ένα αντίγραφο των δεδομένων στην Access. Εάν δεν θέλετε να αντιγράψετε μια λίστα του SharePoint στη βάση δεδομένων της Access, αλλά θέλετε να εκτελέσετε ερωτήματα και δημιουργία αναφορών με βάση τα περιεχόμενα του αυτήν τη λίστα, θα πρέπει να συνδέσετε αντί για εισαγωγή.

Όταν συνδέετε σε μια λίστα του SharePoint, η Access δημιουργεί ένα νέο πίνακα, που αναφέρονται συχνά ως έναν συνδεδεμένο πίνακα, που απεικονίζει τη δομή και τα περιεχόμενα της λίστας προέλευσης. Σε αντίθεση με την εισαγωγή, η σύνδεση δημιουργεί μια σύνδεση μόνο προς τη λίστα και όχι με τις συγκεκριμένες προβολές της λίστας.

Σύνδεση παρέχει περισσότερες δυνατότητες από την εισαγωγή και με δύο τρόπους:

  • Προσθήκη και ενημέρωση δεδομένων    Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα από την περιήγηση στην τοποθεσία του SharePoint ή από την προβολή φύλλου δεδομένων ή φόρμας μέσα από την Access. Εμφανίζονται οι αλλαγές που κάνετε σε ένα σημείο στο άλλο.

    Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στη δομή, όπως κατάργηση ή αλλαγή μιας στήλης, πρέπει να το κάνετε ανοίγοντας τη λίστα στην τοποθεσία του SharePoint. Δεν είναι δυνατό να προσθέτετε, να διαγράψετε, ή να τροποποιείτε τα πεδία σε έναν συνδεδεμένο πίνακα ενώ εργάζεστε στην Access.

  • Οι πίνακες αναζήτησης    Όταν συνδέετε μια λίστα του SharePoint, η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για όλες τις λίστες αναζήτησης (εκτός αν οι λίστες αναζήτησης έχουν ήδη συνδεθεί στη βάση δεδομένων). Εάν οι λίστες αναζήτησης περιέχουν στήλες που αναζητούν άλλες λίστες, αυτές τις λίστες περιλαμβάνονται στη λειτουργία σύνδεσης, έτσι ώστε η λίστα αναζήτησης κάθε συνδεδεμένο πίνακα έχει έναν αντίστοιχο συνδεδεμένο πίνακα στη βάση δεδομένων. Η Access δημιουργεί επίσης σχέσεων μεταξύ αυτών των συνδεδεμένων πινάκων.

Συνηθισμένα σενάρια για σύνδεση με μια λίστα του SharePoint

Συνήθως, πραγματοποιείτε σύνδεση με μια λίστα του SharePoint από μια βάση δεδομένων της Access για τους παρακάτω λόγους:

  • Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας χρησιμοποιεί την Access για εμπλουτισμένες εκθέσεις και ερωτήματα και χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services για συνεργασία ομάδας και την επικοινωνία. Μεμονωμένες ομάδες δημιουργούν λίστες να παρακολουθούν διάφορα θέματα (όπως επαφές και ζητήματα), αλλά συχνά αυτά τα δεδομένα λίστας πρέπει να μεταφέρονται σε μια βάση δεδομένων για συνάθροιση και δημιουργία αναφορών. Η σύνδεση είναι η κατάλληλη επιλογή, επειδή επιτρέπει στους χρήστες της τοποθεσίας του SharePoint και τη βάση δεδομένων για να προσθέσετε και να ενημερώσετε δεδομένα, και να προβάλετε και να εργαστείτε με τα πιο πρόσφατα δεδομένα πάντα.

  • Είστε χρήστης Access που μόνο πρόσφατα αποτελέσματα με τη χρήση υπηρεσιών Windows SharePoint Services. Έχετε μεταφέρει αρκετές από τις βάσεις δεδομένων στην τοποθεσία του SharePoint της ομάδας σας και οι περισσότεροι πίνακες σε αυτές τις βάσεις δεδομένων είναι συνδεδεμένους πίνακες. Από τώρα και στο εξής, αντί να δημιουργείτε τοπικούς πίνακες, θα δημιουργείτε λίστες του SharePoint και, στη συνέχεια, σύνδεση με αυτές τις λίστες από τις βάσεις δεδομένων.

  • Θέλετε να συνεχίσετε να αποθηκεύετε τις λίστες στις τοποθεσίες του SharePoint, αλλά μπορείτε επίσης να θέλετε να εργαστείτε με τα πιο πρόσφατα δεδομένα μέσα από την Access για να εκτελέσετε ερωτήματα και εκτύπωση αναφορών.

Προετοιμασία για τη σύνδεση σε μια λίστα του SharePoint

  1. Εντοπίστε την τοποθεσία του SharePoint που περιέχει τις λίστες στο οποίο θέλετε να συνδεθείτε και σημειώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας.

    Μια έγκυρη διεύθυνση τοποθεσίας αρχίζει με το http:// , ακολουθούμενο από το όνομα του διακομιστή και τελειώνει με τη διαδρομή προς τη συγκεκριμένη τοποθεσία στο διακομιστή.

  2. Καθορίστε τις λίστες στο οποίο θέλετε να συνδέσετε. Μπορείτε να συνδέσετε με πολλές λίστες σε μία λειτουργία σύνδεσης, αλλά δεν μπορείτε να συνδέσετε σε μια συγκεκριμένη προβολή οποιασδήποτε λίστας.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Επίσης δεν μπορείτε να συνδέσετε έρευνες ή συζητήσεις.

  3. Αναθεωρήστε τις στήλες στη λίστα προέλευσης. Ο παρακάτω πίνακας εξηγεί ορισμένα ζητήματα για να λάβετε υπόψη κατά την εισαγωγή διαφορετικών στοιχείων.

Στοιχείο

Σημεία προσοχής

Στήλες

Η Access δεν υποστηρίζει περισσότερα από 256 πεδία σε πίνακα και, επομένως, στον συνδεδεμένο πίνακα περιλαμβάνονται μόνο οι πρώτες 256 στήλες.

Φάκελοι

Κάθε φάκελος της λίστας του SharePoint εμφανίζεται ως εγγραφή στον πίνακα της Access. Τα στοιχεία ενός φακέλου εμφανίζονται και αυτά ως εγγραφές, ακριβώς κάτω από την εγγραφή που αντιστοιχεί στο φάκελο.

Στήλες αναζήτησης

Εάν μια στήλη προέλευσης αναζητά τιμές σε μια άλλη λίστα και τη σχετική λίστα δεν είναι ήδη στη βάση δεδομένων, η Access δημιουργεί αυτόματα συνδεδεμένους πίνακες για τις σχετικές λίστες.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μια στήλη προέλευσης τύπου άτομο ή ομάδα είναι ένας ειδικός τύπος στήλης αναζήτησης που αναζητά τιμές στη λίστα πληροφορίες χρήστη. Εάν συνδέεστε με μια λίστα που περιέχει μια στήλη άτομο ή ομάδα, η Access δημιουργεί αυτόματα ένα συνδεδεμένο πίνακα για τη λίστα πληροφοριών χρήστη.

Στήλες υπολογισμού

Τα αποτελέσματα μιας στήλης υπολογισμού εμφανίζονται στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν μπορείτε να προβάλλετε ή να επεξεργαστείτε τον τύπο στην Access.

Συνημμένα

Η στήλη συνημμένων της λίστας εμφανίζεται ως πεδίο, με το όνομα "Συνημμένα".

Στήλες μόνο για ανάγνωση

Οι στήλες οι οποίες είναι μόνο για ανάγνωση σε μια στήλη του SharePoint, θα συνεχίσουν να είναι μόνο για ανάγνωση στην Access. Επιπλέον, ίσως να μην είστε σε θέση να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να τροποποιήσετε στήλες στην Access.

Στήλες πολλών τιμών

Μια στήλη τύπου επιλογής ή αναζήτησης μπορεί να περιέχει πολλές τιμές. Για τέτοιες στήλες, η λειτουργία σύνδεσης δημιουργεί πεδία που υποστηρίζουν πολλαπλές τιμές. Στήλες αναζήτησης πολλών τιμών που δημιουργούνται στον συνδεδεμένο πίνακα, εάν η στήλη προέλευσης είναι τύπου αναζήτησης.

  1. Προσδιορισμός της βάσης δεδομένων στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τους συνδεδεμένους πίνακες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα για να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε οποιαδήποτε από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων, δημιουργήστε μια νέα, κενή βάση δεδομένων.

    Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  2. Ελέγξτε τους πίνακες στη βάση δεδομένων. Κατά την εισαγωγή μιας λίστας του SharePoint, θα δημιουργηθεί ένας πίνακας που έχει το ίδιο όνομα με τη λίστα προέλευσης. Εάν αυτό το όνομα χρησιμοποιείται ήδη, η Access θα προσθέσει "1" για το νέο όνομα πίνακα — για παράδειγμα, Επαφές1. (Εάν Επαφές1 χρησιμοποιείται επίσης ήδη, η Access θα δημιουργήσετε Contacts2, και ούτω καθεξής.) Εφαρμογή τους ίδιους κανόνες για σχετικές λίστες.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι η Access αντικαθιστά ποτέ έναν πίνακα στη βάση δεδομένων ως μέρος μιας λειτουργίας εισαγωγής. Επίσης, δεν μπορείτε να προσαρτήσετε τα περιεχόμενα μιας λίστας του SharePoint σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

Σύνδεση με τα δεδομένα

  1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού.

    Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα " Εισαγωγή ", κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα του SharePoint. Εικόνα κουμπιού

  2. Στον οδηγό, καθορίστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας προέλευσης.

  3. Κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της δημιουργίας ενός συνδεδεμένου πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Ο οδηγός εμφανίζει τις λίστες που είναι διαθέσιμες για σύνδεση.

  4. Επιλέξτε τις λίστες που θέλετε να δημιουργήσετε τη σύνδεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν κάποια λίστες έχουν ήδη συνδεθεί με την τρέχουσα βάση δεδομένων, τα πλαίσια ελέγχου που αντιστοιχούν σε αυτές τις λίστες θα είναι επιλεγμένο. Εάν θέλετε να καταργήσετε τις συνδέσεις προς το παρόν, καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου από τις συνδέσεις που θέλετε να καταργήσετε. Διαφορετικά, αφήστε τα πλαίσια ελέγχου επιλεγμένα για να διατηρηθούν οι συνδέσεις.

    Η Access επιχειρεί να δημιουργήσετε συνδεδεμένους πίνακες, τόσο για τις λίστες που επιλέξατε κατά τη διάρκεια αυτής της λειτουργίας και για κάθε μία από τις σχετικές λίστες. Επίσης, η Access επιχειρεί για την ανανέωση των συνδεδεμένων πινάκων που αντιστοιχούν στις λίστες που έχουν επιλεγεί στον οδηγό. Η Access δημιουργεί επίσης τις σχέσεις μεταξύ των πινάκων.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε αντίθεση με τη λειτουργία εισαγωγής, η λειτουργία σύνδεσης διατηρεί τις ρυθμίσεις των ιδιοτήτων αναζήτησης μεταξύ ενός πεδίου αναζήτησης πολλών τιμών και το σχετικό πίνακα. Δεν χρειάζεται ορίστε με μη αυτόματο τρόπο τις ιδιότητες του πεδίου αναζήτησης σε προβολή σχεδίασης πίνακα.

  5. Ελέγξτε τους νέους συνδεδεμένους πίνακες σε προβολή φύλλου δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα πεδία και εγγραφές εμφανίζονται σωστά.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Η Access επιλέγει το σωστό τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο που αντιστοιχεί σε μια στήλη προέλευσης. Για να δείτε μια λίστα με τον τρόπο αντιστοίχιση τύπων δεδομένων Access και τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services μεταξύ τους, ανατρέξτε στην ενότητα τύποι δεδομένων πώς υπηρεσίες Windows SharePoint Services αντιστοίχιση τύπων δεδομένων σε αυτό το άρθρο.

Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη ότι κάθε φορά που ανοίγετε ένα συνδεδεμένο πίνακα ή τη λίστα προέλευσης, βλέπετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα που εμφανίζονται σε αυτήν. Ωστόσο, δομικά αλλαγές που κάνατε σε μια λίστα δεν αντανακλώνται αυτόματα σε έναν συνδεδεμένο πίνακα. Για να ενημερώσετε έναν συνδεδεμένο πίνακα εφαρμόζοντας την πιο πρόσφατη δομή της λίστας, δεξί κλικ στον πίνακα στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Επιλογές λίστας του SharePoint και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση λίστας Εικόνα κουμπιού .

Πώς οι τύποι δεδομένων του Windows SharePoint Services αντιστοιχίζονται στους τύπους δεδομένων της Access.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τον τρόπο πρόσβασης επιλέγει τους τύπους δεδομένων, τα πεδία στον πίνακα που έχει εισαχθεί κατά την εισαγωγή ή σύνδεση με μια λίστα του SharePoint.

Τύπος δεδομένων Windows SharePoint Services

Τύπος δεδομένων Access

Σημαντικές ρυθμίσεις ιδιοτήτων

Σημειώσεις

Αναγνωριστικό

Αυτόματη αρίθμηση

Μέγεθος πεδίου    Ακέραιος μεγάλου μήκους

Νέες τιμές    Προσαύξηση

Σε ευρετήριο    Ναι (δεν επιτρέπονται διπλότυπα)

Μόνο για ανάγνωση.

Μονή γραμμή κειμένου

Κειμένου

Μέγεθος πεδίου    255

Προεπιλεγμένη τιμή    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη τιμή στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Κανόνας επικύρωσης    Αντικατοπτρίζει ορίστε τις τιμές για τις ιδιότητες Min και Max σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Πολλές γραμμές κειμένου

Υπόμνημα

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Προεπιλεγμένη τιμή    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη τιμή στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Access μπορεί να εμφανίζει έως και 64 KB δεδομένων σε ένα πλαίσιο κειμένου. Εάν το πεδίο περιέχει περισσότερες από 64 KB κειμένου, περικόπτονται τα αποτελέσματα που εμφανίζονται.

Η ιδιότητα αριθμός γραμμών για να εμφανίσετε παραβλέπεται.

Αριθμός

Αριθμός

Μέγεθος πεδίου    Δύο

Δεκαδικά ψηφία    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση του πλήθους των δεκαδικών ψηφίων στο Windows SharePoint Services.

Προεπιλεγμένη τιμή    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη τιμή στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Κανόνας επικύρωσης    Αντικατοπτρίζει ορίστε τις τιμές για τις ιδιότητες Min και Max σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Νομισματική μονάδα

Νομισματική μονάδα

Προεπιλεγμένη τιμή    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη τιμή στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Δεκαδικά ψηφία    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση του πλήθους των δεκαδικών ψηφίων στο Windows SharePoint Services.

Κανόνας επικύρωσης    Αντικατοπτρίζει ορίστε τις τιμές για τις ιδιότητες Min και Max σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Μορφή    Αντικατοπτρίζει το νόμισμα μορφοποιήστε τη ρύθμιση στο Windows SharePoint Services.

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Ημερομηνία ή ώρα

Ημερομηνίας/Ώρας

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Η ιδιότητα μορφή έχει οριστεί σε Σύντομη ημερομηνία , εάν η μορφή ημερομηνίας και ώρας έχει οριστεί σε Ημερομηνία μόνο στο Windows SharePoint Services. Διαφορετικά, η ιδιότητα μορφή είναι κενό.

Αναζήτηση και άτομο ή ομάδα

Αριθμός ή Υπόμνημα

Μέγεθος πεδίου    Ακέραιος μεγάλου μήκους (Εάν ο τύπος δεδομένων είναι αριθμός)

Οι ακόλουθες ιδιότητες ορίζονται μόνο κατά τη σύνδεση σε μια λίστα:

Εμφάνιση στοιχείου ελέγχου    Σύνθετο πλαίσιο

Απαιτείται    Όχι

Τύπος προέλευσης γραμμής    Πίνακα/ερώτημα

Προέλευση γραμμής    ΕΠΙΛΈΞΤΕ ID, < πεδίο αναζήτησης > από < πίνακα αναζήτησης > Ταξινόμηση κατά < πεδίο αναζήτησης >.

Δεσμευμένη στήλη    1

Πλήθος στηλών    2

Κεφαλίδες στηλών    Όχι

Πλάτη στηλών    0

Γραμμές λίστας    8

Πλάτος λίστας    Αυτόματη

Περιορισμός σε λίστα    Ναι

Όταν εισάγετε, ο τύπος δεδομένων εξαρτάται από εάν γίνεται ανάκτηση αναγνωριστικών ή εμφάνιση τιμών. Όταν συνδέετε, τον τύπο δεδομένων από αυτές τις στήλες έχει οριστεί σε αριθμό.

Επιλογή (μία)

Κειμένου

Μέγεθος πεδίου    255

Προεπιλεγμένη τιμή    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη τιμή στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Εμφάνιση στοιχείου ελέγχου    Σύνθετο πλαίσιο

Τύπος προέλευσης γραμμής    Λίστα τιμών

Προέλευση γραμμής    = "< επιλογή 1 >"; " < επιλογή 2 >";..."< επιλογή n >"

Επιλογή (πολλές)

Κειμένου

Εμφάνιση στοιχείου ελέγχου    Πλαίσιο κειμένου

Προεπιλεγμένη τιμή    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη τιμή στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Δυνατότητα πολλών τιμών    Ναι

Λαμβάνονται υπόψη τις ρυθμίσεις επιλογών, Εμφάνιση επιλογών χρησιμοποιώνταςκαι Επιλογές συμπλήρωσης επιτρέπουν στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Ναι/Όχι

Ναι/Όχι

Εμφάνιση στοιχείου ελέγχου    Επιλογή του πλαισίου ελέγχου

Προεπιλεγμένη τιμή    Αντικατοπτρίζει τη ρύθμιση Προεπιλεγμένη τιμή στις υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Υπερ-σύνδεση

Υπερ-σύνδεση

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Η ρύθμιση Μορφή διεύθυνσης URL ως SharePoint παραβλέπεται.

Συνημμένο

Συνημμένο

Υπολογισμένο

Εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων από την τιμή που προκύπτει

Ο τύπος παραβλέπεται.

Μόνο για ανάγνωση σε έναν συνδεδεμένο πίνακα.

Εμπλουτισμένο κείμενο

Υπόμνημα

Εμφάνιση στοιχείου ελέγχου    Πλαίσιο κειμένου

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Μορφή κειμένου    Εμπλουτισμένο κείμενο

Access μπορεί να εμφανίζει έως και 64 KB δεδομένων σε ένα πλαίσιο κειμένου. Τα αποτελέσματα που εμφανίζονται περικόπτονται εάν το πεδίο περιέχει περισσότερες από 64 KB κειμένου.

Η ρύθμιση αριθμό γραμμών που εμφανίζονται στο Windows SharePoint Services παραβλέπεται.

Βελτιωμένο εμπλουτισμένο κείμενο

Υπόμνημα

Εμφάνιση στοιχείου ελέγχου    Πλαίσιο κειμένου

Απαιτείται    Αντικατοπτρίζει το απαιτείται ρύθμιση σε υπηρεσίες Windows SharePoint Services.

Μορφή κειμένου    Εμπλουτισμένο κείμενο

Μόνο για ανάγνωση.

Access μπορεί να εμφανίζει έως και 64 KB δεδομένων σε ένα πλαίσιο κειμένου. Τα αποτελέσματα που εμφανίζονται περικόπτονται εάν το πεδίο περιέχει περισσότερες από 64 KB κειμένου.

Η ρύθμιση αριθμό γραμμών που εμφανίζονται στο Windows SharePoint Services παραβλέπεται.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Κοινή χρήση Facebook Facebook Twitter Twitter Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πολύ ωραία! Έχετε άλλα σχόλια;

Πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×