Διαχείριση των στοιχείων αλληλογραφίας και ημερολογίου άλλου ατόμου

Διαχείριση των στοιχείων αλληλογραφίας και ημερολογίου άλλου ατόμου

Υπάρχουν δύο τρόποι για να εργαστείτε με τους φακέλους Outlook κάποιου άλλου χρήστη — κοινή χρήση φακέλων και ανάθεση σε κάποιον να ενεργεί εκ μέρους σας.

Σημείωση:  Απαιτείται λογαριασμός Office 365 για επιχειρήσεις ή άλλος λογαριασμός που βασίζεται στο Microsoft Exchange. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Τι είναι ο λογαριασμός του Microsoft Exchange Server;.

Η Κοινή χρήση φακέλου επιτρέπει σε άλλους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε έναν ή περισσότερους φακέλους. Ωστόσο, δεν περιλαμβάνει δικαιώματα προς αυτούς για εκτέλεση ενεργειών εκ μέρους σας. Για παράδειγμα, ένας χρήστης που έχει πρόσβαση στους φακέλους σας δεν μπορεί να απαντήσει σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε προσκλήσεις σε σύσκεψη εκ μέρους σας.

Χρησιμοποιώντας την επιλογή Δικαιώματα πρόσβασης πληρεξούσιου, μπορείτε να δώσετε σε κάποιον χρήστη δικαίωμα να ενεργεί εκ μέρους σας. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν βοηθό που θέλετε να δημιουργήσει και να απαντήσει σε προσκλήσεις σε σύσκεψη για εσάς. Ορισμένοι βοηθοί ενδέχεται, επίσης, να παρακολουθούν τον φάκελο Εισερχόμενα και να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους του διευθυντή ή της διευθύντριας.

Σημείωση: Οι διαδικασίες σε αυτό το άρθρο προϋποθέτουν ότι έχετε εκχωρήσει σε κάποιον Δικαιώματα πρόσβασης πληρεξουσίου. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα πρόσβασης πληρεξούσιου, ανατρέξτε στην ενότητα Παραχώρηση δυνατοτήτων διαχείρισης της αλληλογραφίας και του ημερολογίου σας σε κάποιο άλλο άτομο.

Σε αυτό το άρθρο

Προσθήκη του γραμματοκιβωτίου άλλου ατόμου στο προφίλ σας

Άνοιγμα των φακέλων άλλου ατόμου

Αποστολή ή απόκριση σε προσκλήσεις σε σύσκεψη εκ μέρους ενός άλλου ατόμου

Δημιουργία ή απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους άλλου ατόμου

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους μιας ομάδας

Αποθήκευση απεσταλμένων στοιχείων στο φάκελο Απεσταλμένα άλλου ατόμου

Προσθήκη του γραμματοκιβωτίου άλλου ατόμου στο προφίλ σας

Εάν εργάζεστε συχνά με τους φακέλους του Exchange κάποιου άλλου ατόμου, ίσως θέλετε να προσθέσετε το γραμματοκιβώτιο στο Exchange του άλλου ατόμου στο προφίλ σας στο Outlook. Με τον τρόπο αυτό, θα ανοίγει αυτόματα το γραμματοκιβώτιο του άλλου ατόμου κάθε φορά που ανοίγετε το Outlook. Το άλλο γραμματοκιβώτιο εμφανίζεται στο Παράθυρο φακέλων κάτω από τους φακέλους του γραμματοκιβωτίου σας στο Exchange.

Σημείωση:  Το άτομο που κάνει κοινή χρήση ενός γραμματοκιβωτίου πρέπει να σας εκχωρήσει το δικαίωμα Ορατός φάκελος στον ριζικό φάκελο του γραμματοκιβωτίου του Exchange.

Οδηγίες για την εκχώρηση του δικαιώματος Ορατός φάκελος

Ως διευθυντής, κάντε τα εξής στο Outlook:

  1. Κάντε δεξί κλικ στον ριζικό φάκελο του γραμματοκιβωτίου του Exchange και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Δικαιώματα φακέλου.

  2. Κάντε κλικ στο όνομα του πληρεξουσίου.

  3. Στην περιοχή Δικαιώματα, στην ενότητα Άλλος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ορατός φάκελος.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ως πληρεξούσιος, κάντε τα εξής στο Outlook:

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού.

    Ρυθμίσεις λογαριασμού στην προβολή Backstage

  2. Στην καρτέλα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στη λίστα, κάντε κλικ στον τύπο λογαριασμού του Exchange και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Αλλαγή και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες ρυθμίσεις.

  3. Στην καρτέλα Για προχωρημένους, στην περιοχή Άνοιγμα των ακόλουθων γραμματοκιβωτίων, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα γραμματοκιβωτίου του ατόμου του οποίου το γραμματοκιβώτιο θέλετε να προσθέσετε στο δικό σας προφίλ χρήστη. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του γραμματοκιβωτίου, ζητήστε το από το άτομο που σας παραχώρησε δικαιώματα "Πρόσβαση πληρεξουσίων".

Άνοιγμα των φακέλων άλλου ατόμου

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Άνοιγμα και εξαγωγή > Φάκελος άλλου χρήστη.

    Συμβουλή:  Για να αποφύγετε αυτό το βήμα στο μέλλον, δείτε τις οδηγίες σχετικά με τον τρόπο προσθήκης του γραμματοκιβωτίου άλλου ατόμου στο Παράθυρο φακέλων στην ενότητα Προσθήκη του γραμματοκιβωτίου άλλου ατόμου στο προφίλ σας αυτού του άρθρου.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που σας εκχώρησε δικαιώματα κοινής χρήσης ή πρόσβασης πληρεξουσίων ή κάντε κλικ στην επιλογή Όνομα για να το επιλέξετε από μια λίστα.

  3. Στη λίστα Τύπος φακέλου, κάντε κλικ στο φάκελο που θέλετε να ανοίξετε.

Αποστολή ή απόκριση σε προσκλήσεις σε σύσκεψη εκ μέρους ενός άλλου ατόμου

Για να εκχωρήσει στον πληρεξούσιο επαρκή δικαιώματα για αποδοχή προσκλήσεων σε συσκέψεις εκ μέρους του, ο διευθυντής πρέπει να κάνει τα εξής:

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Ρυθμίσεις λογαριασμού > Πρόσβαση πληρεξουσίων.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το όνομα του πληρεξουσίου και, στη συνέχεια, πατήστε Προσθήκη.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Στο παράθυρο Δικαιώματα πληρεξουσίου, εκχωρήστε στον πληρεξούσιο το δικαίωμα Επιμελητής (δυνατότητα ανάγνωσης, δημιουργίας και αλλαγής στοιχείων) στο φάκελο Ημερολόγιο του διευθυντή.

    • Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Δικαιώματα πληρεξουσίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνο στους πληρεξούσιούς μου, αλλά να αποστέλλεται ένα αντίγραφο των προσκλήσεων σε σύσκεψη και των αποκρίσεων σε εμένα ή Μόνο στους πληρεξούσιούς μου.

Για απόκριση σε προσκλήσεις σε σύσκεψη

  1. Ανοίξτε το φάκελο Εισερχόμενα του άλλου ατόμου, στην περίπτωση που οι προσκλήσεις σε σύσκεψη που το αφορούν δεν αποστέλλονται απευθείας σε εσάς.

  2. Ανοίξτε την πρόσκληση σε σύσκεψη.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποδοχή, Αβέβαιος ή Άρνηση.

Για αποστολή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη

  1. Ανοίξτε το ημερολόγιο του άλλου ατόμου.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία σύσκεψης.

  3. Εισαγάγετε τους συμμετέχοντες, το θέμα, την τοποθεσία και τις ώρες έναρξης και λήξης ως συνήθως.

Δημιουργία ή απάντηση σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους άλλου ατόμου

  1. Στην Αλληλογραφία, κάντε κλικ στα στοιχεία Κεντρική > Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Εντολή "Αντικατάσταση" στην Κορδέλα

  1. Στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Εμφάνιση πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή Από.

  2. Στο πλαίσιο Από, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου εκ μέρους του οποίου στέλνετε το μήνυμα.

    Για να επιλέξετε το όνομα από μια λίστα στο Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο πλαίσιο Από.

  3. Προσθέστε τους παραλήπτες, ένα θέμα και τα περιεχόμενα του μηνύματος όπως κάνετε συνήθως.

Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  1. Στο γραμματοκιβώτιο του άλλου χρήστη, επιλέξτε το μήνυμα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε εκ μέρους του διευθυντή σας.

  2. Κάντε κλικ στην Κεντρική καρτέλα (αν έχετε ανοίξει το μήνυμα, κάντε κλικ στην καρτέλα Μήνυμα) και κατόπιν κάντε κλικ στις επιλογές Απάντηση, Απάντηση σε όλους ή Προώθηση.

    Ομάδα "Απόκριση" στην Κορδέλα

  1. Στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Εμφάνιση πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή Από.

  2. Στο πλαίσιο Από, πληκτρολογήστε το όνομα του διευθυντή σας. Για να επιλέξετε το όνομα από μια λίστα στο Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο πλαίσιο Από. Αν δεν βλέπετε το κουμπί και το πλαίσιο Από, κάντε κλικ στα στοιχεία Επιλογές > Από.

  3. Προσθέστε τους παραλήπτες, ένα θέμα και τα περιεχόμενα του μηνύματος όπως κάνετε συνήθως.

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ μέρους μιας ομάδας

Εάν σας έχουν εκχωρηθεί δικαιώματα "Αποστολή ως" για μια ομάδα στο Βιβλίο διευθύνσεων του οργανισμού σας, μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα φαίνονται ότι έχουν αποσταλεί από τη συγκεκριμένη ομάδα.

  1. Στην Αλληλογραφία, κάντε κλικ στα στοιχεία Κεντρική > Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    Εντολή "Αντικατάσταση" στην Κορδέλα

  1. Στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα Εμφάνιση πεδίων, κάντε κλικ στην επιλογή Από.

  2. Στο πλαίσιο Από, πληκτρολογήστε το όνομα της ομάδας εκ μέρους της οποίας στέλνετε το μήνυμα.

    Για να επιλέξετε την ομάδα από μια λίστα στο Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο πλαίσιο Από.

  3. Προσθέστε τους παραλήπτες, ένα θέμα και τα περιεχόμενα του μηνύματος όπως κάνετε συνήθως.

Αποθήκευση απεσταλμένων στοιχείων στο φάκελο Απεσταλμένα άλλου ατόμου

Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι προσκλήσεις σε σύσκεψη αποστέλλονται από έναν πληρεξούσιο εκ μέρους ενός διευθυντή, αποθηκεύεται ένα αντίγραφο κάθε στοιχείου στο φάκελο Απεσταλμένα του πληρεξουσίου.

Εναλλακτικά, ο διευθυντής μπορεί να εκχωρήσει δικαιώματα στον πληρεξούσιο για το φάκελό του Απεσταλμένα. Στη συνέχεια, ο πληρεξούσιος μπορεί να μετακινήσει ή να αντιγράψει τα στοιχεία από τον δικό του φάκελο Απεσταλμένα στο φάκελο Απεσταλμένα του διευθυντή.

Ο διευθυντής θα πρέπει να κάνει τα εξής:

  1. Στο Παράθυρο φακέλων, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο Απεσταλμένα.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στην καρτέλα Δικαιώματα, κάντε κλικ στο όνομα του πληρεξουσίου.

  4. Στην περιοχή Δικαιώματα, στη λίστα Επίπεδο δικαιωμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Επιμελητής (δυνατότητα ανάγνωσης, δημιουργίας και αλλαγής).

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Εάν έχετε προσθέσει το γραμματοκιβώτιο του διαχειριστή στο προφίλ σας, ο φάκελος Απεσταλμένα του διευθυντή εμφανίζεται στο Παράθυρο φακέλων του πληρεξουσίου στην περιοχή Γραμματοκιβώτιο - διευθυντής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×