Διαχείριση μεγάλου αριθμού αρχείων με χρήση ενός Κέντρου εγγράφων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε αυτό το άρθρο αναφέρεται σε μια τοποθεσία του SharePoint παράδειγμα δημιουργήθηκε από Adventure Works, μια φανταστικά εταιρεία που κατασκευάζει ποδήλατα, τα στοιχεία ποδηλάτου και bicycling Βοηθήματα.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 περιλαμβάνει ένα πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων. Όταν χρησιμοποιείτε το πρότυπο, στην τοποθεσία που προκύπτουν είναι βελτιστοποιημένη για τη δημιουργία, τη χρήση και την αποθήκευση μεγάλου αριθμού εγγράφων. Για παράδειγμα, Adventure Works χρησιμοποιεί το Κέντρο εγγράφων για την αποθήκευση και να διαχειριστείτε τις τεχνικές εγχειρίδια, λίστες τιμών, και προδιαγραφές προϊόντων και τις συγκρίσεις.

Τρόποι για να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων ως περιβάλλον σύνταξης ή αρχειοθήκη περιεχομένου. Σε ένα περιβάλλον σύνταξης, οι χρήστες ενεργά και ανάληψη ελέγχου αρχείων και δημιουργήστε δομές φακέλων για αυτά τα αρχεία. Είναι ενεργοποιημένη η διαχείριση εκδόσεων και 10 ή περισσότερες παλαιότερες εκδόσεις του κάθε έγγραφο μπορεί να υπάρχει. Οι χρήστες να ελέγχονται τα έγγραφα και σμίκρυνση συχνά και ροές εργασίας μπορούν να ελέγχουν κύκλου ζωής τους. Το Κέντρο Adventure Works έγγραφο έχει οριστεί ως περιβάλλον σύνταξης.

Αντίθετα, η πολύ μικρό σύνταξης πραγματοποιείται σε μια αρχειοθήκη περιεχομένου. Οι χρήστες μόνο Προβολή ή αποστολή εγγράφων. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων υποστηρίζει τη δημιουργία αρχειοθηκών της Γνωσιακής βάσης. Συνήθως, βάσεις γνώσεων περιλαμβάνουν μία εκδόσεις εγγράφων, και μια τοποθεσία μπορούν να κλιμακωθεί σε αρχεία 10 εκατομμύρια. Σε ένα τυπικό σενάριο, όπως ένα κέντρο τεχνικής υποστήριξης για μια μεγάλη εταιρεία, 10.000 χρήστες ενδέχεται να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο, κυρίως για να το διαβάσετε. Ένα υποσύνολο 3.000 να 4.000 χρήστες ενδέχεται να αποστείλετε νέο περιεχόμενο στην τοποθεσία.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν άλλο τύπο ευρείας κλίμακας archiveby χρησιμοποιώντας το πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών. Το πρότυπο περιέχει δυνατότητες για τη διαχείριση των διατήρησης και διάθεσης των εγγραφών.

Δυνατότητες του κέντρου εγγράφων

Μια τοποθεσία κέντρου εγγράφων παρέχει δυνατότητες για τη δημιουργία και διαχείριση μεγάλα σύνολα εγγράφων. Το πρότυπο τοποθεσίας κέντρου εγγράφων περιλαμβάνει τις δυνατότητες διαχείρισης προτεινόμενων εγγράφων που είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν συνοπτικά των κύριων δυνατοτήτων.

Περιήγηση προβολής δέντρου

Προβολή δέντρου πρέπει να είναι ένα στοιχείο πλοήγησης γνωστές για τους περισσότερους χρήστες των Microsoft Windows. Στη βιβλιοθήκη εγγράφων μπορεί να έχει πολλά επίπεδα των φακέλων και των υποφακέλων, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή δέντρου για να περιηγηθείτε γρήγορα στο έγγραφο που θέλετε. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει την προβολή δέντρου στο κέντρο Adventure Works εγγράφου.

Περιήγηση προβολής δέντρου για ένα Κέντρο εγγράφων

Τήρηση ιστορικού εκδόσεων εγγράφων κύριες και δευτερεύουσες

Μπορείτε να ενεργοποιήσετε την τήρηση ιστορικού εκδόσεων για οποιαδήποτε βιβλιοθήκη εγγράφων. Το Κέντρο εγγράφων Adventure Works χρησιμοποιεί κύριων και δευτερευουσών εκδόσεων, τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για τη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Διαχείριση εκδόσεων σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις αλλαγές σε έγγραφα και σας βοηθά να διαχείριση του περιεχομένου κατά την αναθεωρήσετε. Διαχείριση εκδόσεων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν εργάζονται πολλά άτομα μαζί σε έργα ή όταν οι πληροφορίες διέρχονται από πολλά στάδια ανάπτυξης και αναθεώρησης.

Με τη διαχείριση εκδόσεων ενεργοποιημένο, μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ως το τρέχον έγγραφο ή να προβάλετε μια παλαιότερη έκδοση χωρίς να αντικαταστήσετε το τρέχον έγγραφο. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το ιστορικό εκδόσεων για ένα έγγραφο στο κέντρο Adventure Works εγγράφου.

Ιστορικό εκδόσεων

Μεταβίβαση και ανάληψη ελέγχου

Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στο κέντρο εγγράφων απαιτείται από τους χρήστες να κάνετε ανάληψη και μεταβίβαση ελέγχου αρχείων. Απαίτηση ανάληψης ελέγχου βοηθά στην αποτροπή διενέξεις και σύγχυση επάνω από τις αλλαγές, επειδή μόνο ένας χρήστης μπορεί να αλλάξει ένα αρχείο κάθε φορά. Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου, ένα αρχείο έχει γίνει ανάληψη αυτόματα όταν κάποιος το ανοίξει για επεξεργασία, εκτός εάν κάποιος άλλος χρήστης έχει ήδη αναλάβει τον έλεγχό του.

Ενώ έχετε αναλάβει τον έλεγχο ενός αρχείου, οι αλλαγές σας δεν είναι ορατές σε άλλους χρήστες μέχρι να μεταβιβάσετε το αρχείο ξανά. Αυτό ισχύει αν εργάζεστε στον σκληρό σας δίσκο ή στο διακομιστή. Όταν κάνετε μεταβίβαση ελέγχου ενός αρχείου, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε σχόλια σχετικά με τις αλλαγές σας και τα σχόλια γίνονται μέρος του ιστορικού εκδόσεων. Και επειδή παρακολουθεί τις κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις ενός αρχείου στη βιβλιοθήκη εγγράφων, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τον τύπο της έκδοσης κάνετε μεταβίβαση ελέγχου.

Τύποι περιεχομένου

Ένας τύπος περιεχομένου είναι μια ομάδα με δυνατότητα επανάληψης χρήσης των ρυθμίσεων για μια κατηγορία περιεχομένου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους περιεχομένου για να διαχειριστείτε τα μετα-δεδομένα, πρότυπα και συμπεριφορές των στοιχείων και εγγράφων με συνέπεια. Για παράδειγμα, το Κέντρο Adventure Works εγγράφου ορίζει έξι τύπους περιεχομένου και κάθε τύπο περιεχομένου χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο πρότυπο με τον τύπο των αρχείων που οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν. Η Adventure Works χρησιμοποιεί αρχεία Microsoft Office Publisher 2007 για λίστες τιμών και Excel 2007 βιβλία εργασίας για συγκρίσεις προϊόντων. Το μενού " Δημιουργία " εμφανίζει τους τύπους περιεχομένου που χρησιμοποιούνται από την τοποθεσία κέντρου εγγράφων και τους τύπους περιεχομένου που ορίζονται για κάθε λίστα ή βιβλιοθήκη.

Μενού 'Δημιουργία', το οποίο εμφανίζει τους τύπους περιεχομένου

Το τμήμα Web σχετικά έγγραφα

Το τμήμα Web Σχετικά έγγραφα βοηθά μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη προβολή των εγγράφων που δημιουργείτε, ανάληψη ελέγχου, και αλλάξτε. Στο μεγάλο κέντρου εγγράφων, το τμήμα Web να αποθηκεύσετε που χρόνο και κόπο, καθιστώντας πιο εύκολη την εύρεση και χρήση των αρχείων. Η παρακάτω εικόνα εμφανίζει το τμήμα Web:

Τμήμα Web 'Σχετικά έγγραφα'

Εκτός από τις στήλες που εμφανίζονται στην προηγούμενη εικόνα, το τμήμα Web Σχετικών εγγράφων παρέχει μια σύνδεση προς το φάκελο που περιέχει το έγγραφο και τις ιδιότητες του εγγράφου.

Το τμήμα Web προσεχείς εργασίες

Το τμήμα Web Προσεχείς εργασίες σάς ειδοποιεί για τις εργασίες που σχετίζονται με το έγγραφο. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί μια ροή εργασίας που αρχειοθετεί αυτόματα έγγραφα σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να ορίσετε το τμήμα Web Προσεχείς εργασίες να σας ειδοποιεί πριν από το σύστημα χρειάζονται αυτήν την ενέργεια.

Τμήμα Web 'Προσεχείς εργασίες'

Εκτός από τις στήλες που εμφανίζονται στην προηγούμενη εικόνα, το τμήμα Web Προσεχείς εργασίες παρέχει τη θέση του εγγράφου και τις ιδιότητες του εγγράφου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×