Διαχείριση κοινής χρήσης με εξωτερικούς χρήστες στο Office 365 για μικρές επιχειρήσεις

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Εάν εκτελείτε εργασία που αφορά κοινή χρήση εγγράφων ή απευθείας συνεργασία με προμηθευτές ή πελάτες, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση περιεχομένου της τοποθεσίας της ομάδας σας ή του OneDrive για επιχειρήσεις με άτομα εκτός της εταιρείας σας τα οποία δεν έχουν άδειες χρήσης για τη συνδρομή σας στο Office 365 για μικρές επιχειρήσεις.

Μπορείτε να το κάνετε με τους ακόλουθους τρεις τρόπους:

  • Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση μια ολόκληρη τοποθεσία Προσκαλώντας εξωτερικούς χρήστες να πραγματοποιήσουν είσοδο στην τοποθεσία σας χρησιμοποιώντας ένα λογαριασμό Microsoft ή μια εργασία ή το σχολικό λογαριασμό.

  • Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση μεμονωμένα έγγραφα Προσκαλώντας εξωτερικούς χρήστες να πραγματοποιήσουν είσοδο στην τοποθεσία σας χρησιμοποιώντας ένα λογαριασμό Microsoft ή μια εργασία ή το σχολικό λογαριασμό.

  • Μπορείτε να στέλνετε στους χρήστες μια σύνδεση επισκέπτη την οποία μπορούν να χρησιμοποιούν για να προβάλουν μεμονωμένα έγγραφα στην τοποθεσία σας ανώνυμα.

Εάν αναζητάτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την κοινή χρήση ενός εγγράφου ή μιας τοποθεσίας, καθώς και για το ποιος θεωρείται εξωτερικός χρήστης, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση τοποθεσιών ή εγγράφων με άτομα εκτός της εταιρείας σας.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτά τα βήματα ισχύουν για το Office 365 για μικρές επιχειρήσεις, το οποίο δεν είναι πλέον διαθέσιμο για αγορά. Αν χρησιμοποιείτε διαφορετικό πρόγραμμα του Office 365, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση εξωτερικής κοινής χρήσης για το περιβάλλον του SharePoint Online.

Σε αυτό το άρθρο

Κοινή χρήση χωρίς υπερβολές

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση εξωτερικής κοινής χρήσης

Κατάργηση μεμονωμένων εξωτερικών χρηστών

Απενεργοποίηση σύνδεσης ανώνυμου επισκέπτη

Ανάκληση προσκλήσεων

Κοινή χρήση χωρίς υπερβολές

Βέλτιστες πρακτικές για την κοινή χρήση τοποθεσιών

Αν μοιράζεστε μια ολόκληρη τοποθεσία με ένα χρήστη, τότε αυτός ο χρήστης θα μπορεί να συνδεθεί στην τοποθεσία και να λειτουργεί ως πλήρες μέλος της. Θα μπορεί να πραγματοποιεί περιήγηση, αναζήτηση, προβολή και επεξεργασία περιεχομένου (ανάλογα με την ομάδα δικαιωμάτων στην οποία τον έχετε αντιστοιχίσει). Θα μπορεί να προβαίνει σε ενέργειες, όπως να βλέπει τα ονόματα άλλων χρηστών της τοποθεσίας στην επιλογή ατόμων ή να προβάλλει μετα-δεδομένα εγγράφων. Οι εξωτερικοί χρήστες θα εμφανίζονται και αυτοί στην "Επιλογή ατόμων" ως χρήστες της τοποθεσίας. Αυτό σημαίνει ότι άλλα άτομα που χρησιμοποιούν την τοποθεσία σας θα μπορούσαν να εκχωρήσουν διαφορετικά δικαιώματα σε αυτούς τους χρήστες από εκείνα που τους εκχωρήθηκαν αρχικά όταν θέσατε την κοινή χρήση της τοποθεσίας σας με αυτούς. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε την ταυτότητα των εξωτερικών χρηστών πριν να τους προσκαλέσετε στην τοποθεσία σας.

Αν προσκαλέσετε εξωτερικούς χρήστες στην τοποθεσία της ομάδας σας, θα μπορούν να προβάλλουν περιεχόμενο στην τοποθεσία της ομάδας και σε όλες τις δευτερεύουσες τοποθεσίες. Εάν θέλετε να αποφύγετε την πρόσβαση των εξωτερικών χρηστών σε σημαντικό ή ευαίσθητο περιεχόμενο στην τοποθεσία ομάδας σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια δευτερεύουσα τοποθεσία της τοποθεσίας ομάδας σας, η οποία θα έχει μοναδικά δικαιώματα και, στη συνέχεια, να κάνετε κοινή χρήση μόνο αυτής της δευτερεύουσας τοποθεσίας με τους εξωτερικούς χρήστες. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη μεταβίβαση δικαιωμάτων, ανατρέξτε στο άρθρο Τι είναι η μεταβίβαση δικαιωμάτων;

Παρομοίως, εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μιας δευτερεύουσας τοποθεσίας που έχετε δημιουργήσει στην τοποθεσία σας στο OneDrive για επιχειρήσεις, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι διαθέτει αποκλειστικά δικαιώματα, ώστε να μην εκχωρήσετε σε χρήστες κατά λάθος δικαιώματα σε πρόσθετες τοποθεσίες ή περιεχόμενο στην τοποθεσία σας στο OneDrive για επιχειρήσεις.

Αρχή της σελίδας

Βέλτιστες πρακτικές για την κοινή χρήση εγγράφων

Εάν κάνετε κοινή χρήση εγγράφων χρησιμοποιώντας συνδέσεις ανώνυμου επισκέπτη, οι παραλήπτες των προσκλήσεων μπορούν να μοιράζονται αυτές τις συνδέσεις επισκέπτη με άλλους, οι οποίοι μπορούν να τις χρησιμοποιήσουν για την προβολή περιεχομένου. Μην χρησιμοποιείτε συνδέσεις επισκέπτη για την κοινή χρήση ευαίσθητων εγγράφων. Εάν θέλετε να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο κοινής χρήσης μιας ανώνυμης σύνδεσης από κάποιον χρήστη, μοιραστείτε ένα έγγραφο απαιτώντας είσοδο του χρήστη.

Επιλογή του τρόπου κοινής χρήσης

Όταν σκέφτεστε την περίπτωση και τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να κάνετε εξωτερική κοινή χρήση περιεχομένου, λάβετε υπόψη τα εξής:

  • Σε ποιους χρήστες θέλετε να εκχωρήσετε πρόσβαση σε περιεχόμενο στην Τοποθεσία ομάδας σας και σε τυχόν δευτερεύουσες τοποθεσίες και ποιες δυνατότητες θέλετε να έχουν;

  • Σε ποιους χρήστες στην εταιρεία σας θέλετε να εκχωρήσετε δικαίωμα εξωτερικής κοινής χρήσης περιεχομένου;

  • Υπάρχει περιεχόμενο που θέλετε να διασφαλίσετε πως δεν θα είναι ποτέ διαθέσιμο για προβολή από άτομα εκτός της εταιρείας σας;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τη στρατηγική σας για την κοινή χρήση περιεχομένου.

Δοκιμάστε αυτό:

Εάν χρειάζεται να κάνετε το εξής:

Κοινή χρήση τοποθεσίας

Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση μιας τοποθεσίας, αλλά θέλετε επίσης να περιορίσετε την πρόσβαση των εξωτερικών χρηστών σε μέρος του εσωτερικού περιεχομένου της εταιρείας σας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δευτερεύουσα τοποθεσία με μοναδικά δικαιώματα που θα χρησιμοποιείτε μόνο για το σκοπό της εξωτερικής κοινής χρήσης.

Παροχή σε κάποιο άτομο εκτός της εταιρείας σας συνεχούς πρόσβασης σε πληροφορίες και περιεχόμενο μιας τοποθεσίας. Χρειάζεται τη δυνατότητα εκτέλεσης ενεργειών ως πλήρης χρήστης της τοποθεσίας σας, καθώς και δημιουργίας, επεξεργασίας και προβολής περιεχομένου.

Κοινή χρήση εγγράφου και απαίτηση εισόδου.

Παροχή σε ένα ή περισσότερα άτομα εκτός της εταιρείας σας ασφαλούς πρόσβασης σε συγκεκριμένο έγγραφο για αναθεώρηση ή συνεργασία, αλλά αυτά τα άτομα δεν χρειάζονται συνεχή πρόσβαση σε άλλο περιεχόμενο της εσωτερικής τοποθεσίας σας.

Κοινή χρήση εγγράφου, χωρίς απαίτηση εισόδου.

Να κάνετε κοινή χρήση μιας σύνδεσης για μη ευαίσθητο ή μη εμπιστευτικό έγγραφο με άτομα εκτός της εταιρείας σας, προκειμένου να μπορούν να το προβάλλουν ή να το ενημερώνουν με σχόλια. Αυτά τα άτομα δεν χρειάζονται συνεχή πρόσβαση σε περιεχόμενο της εσωτερικής τοποθεσίας σας.

Αρχή της σελίδας

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση εξωτερικής κοινής χρήσης

Η δυνατότητα πρόσκλησης εξωτερικών χρηστών στην τοποθεσία ομάδας είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Με τον τρόπο αυτό, οι κάτοχοι και οι διαχειριστές συλλογών τοποθεσιών έχουν τη δυνατότητα κοινής χρήσης της τοποθεσίας ομάδας ή οποιασδήποτε δευτερεύουσας τοποθεσίας της με εξωτερικούς χρήστες οποιαδήποτε στιγμή. Ωστόσο, αν είστε ο διαχειριστής του Office 365 μπορείτε να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα για όλες τις τοποθεσίες προκειμένου να μην είναι δυνατή η αποστολή μελλοντικών προσκλήσεων. Όταν αυτή η δυνατότητα είναι απενεργοποιημένη, οποιοσδήποτε εξωτερικός χρήστης που έχει προσκληθεί επί του παρόντος σε τοποθεσίες δεν θα μπορεί πλέον να έχει πρόσβαση στις τοποθεσίες.

Η ενεργοποίηση της εξωτερικής κοινής χρήσης δεν είναι το ίδιο με την ενεργοποίηση της ανώνυμης πρόσβασης. Όταν είναι ενεργοποιημένη η εξωτερική κοινή χρήση, πρέπει να ελεγχθεί η ταυτότητα των χρηστών (πραγματοποιώντας είσοδο), για να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε εσωτερικούς πόρους.

  1. Επιλέξτε Διαχείριση > Ρυθμίσεις υπηρεσίας > κοινή χρήση τοποθεσιών και εγγράφου.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Ενεργοποίηση εξωτερικής κοινής χρήσης

    • Απενεργοποίηση εξωτερικής κοινής χρήσης

Εικόνα που εμφανίζει το στοιχείο ελέγχου ενεργοποίησης/απενεργοποίησης επιτρέποντας σε εξωτερικούς χρήστες να αποκτούν πρόσβαση στην τοποθεσία της ομάδας σας και σε έγγραφα.

Σημείωση ασφαλείας : 

  • Όταν απενεργοποιείτε την εξωτερική κοινή χρήση, η πρόσβαση των εξωτερικών χρηστών, οι οποίοι είχαν πρόσβαση στην τοποθεσία κατά τη στιγμή της απενεργοποίησης της δυνατότητας, απορρίπτεται και δεν αποστέλλονται μελλοντικές προσκλήσεις. Εάν η δυνατότητα ενεργοποιηθεί ξανά με ονόματα εξωτερικών χρηστών στις ομάδες δικαιωμάτων του SharePoint, τότε αυτοί οι χρήστες θα μπορούν αυτόματα να έχουν και πάλι πρόσβαση στην τοποθεσία. Για να εμποδίσετε οριστικά ένα χρήστη να έχει πρόσβαση στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να τον καταργήσετε από τη λίστα των εξωτερικών χρηστών.

  • Εάν η εξωτερική κοινή χρήση είναι απενεργοποιημένη καθολικά, σταματούν να λειτουργούν και οι κοινόχρηστες συνδέσεις επισκέπτη. Αν αργότερα ενεργοποιηθεί ξανά η δυνατότητα, θα συνεχιστεί και η λειτουργία αυτών των συνδέσεων. Επίσης, είναι δυνατή η απενεργοποίηση μεμονωμένων συνδέσεων που έχουν οριστεί ως κοινόχρηστες, εάν θέλετε να ανακαλέσετε μόνιμα την πρόσβαση σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο.

Αρχή της σελίδας

Κατάργηση μεμονωμένων εξωτερικών χρηστών

Εάν πρέπει να καταργήσετε εξωτερικούς χρήστες προκειμένου να μην έχουν πλέον πρόσβαση σε τοποθεσίες που έχετε μοιραστεί μαζί τους, μπορείτε να το κάνετε καταργώντας τους από τη λίστα των εξωτερικών χρηστών στη σελίδα "Ρυθμίσεις υπηρεσίας" του Office 365.

  1. Επιλέξτε Διαχείριση > Ρυθμίσεις υπηρεσίας > κοινή χρήση τοποθεσιών και εγγράφου.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση μεμονωμένων εξωτερικών χρηστών.

  3. Επιλέξτε τους εξωτερικούς χρήστες που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή (το εικονίδιο του κάδου απορριμμάτων).

Αρχή της σελίδας

Απενεργοποίηση σύνδεσης ανώνυμου επισκέπτη

Όταν ένα έγγραφο έχει τεθεί σε κοινή χρήση μέσω σύνδεσης επισκέπτη, μπορείτε να δείτε τις πληροφορίες αυτές στο μενού ιδιοτήτων για το έγγραφο. Για να μάθετε πώς μπορεί να γίνει κοινή χρήση εγγράφων μέσω μιας σύνδεση επισκέπτη, ανατρέξτε στην ενότητα Κοινή χρήση τοποθεσιών ή εγγράφων με άτομα εκτός της εταιρείας σας

Παράθυρο διαλόγου ιδιοτήτων που παρουσιάζει ότι ένα έγγραφο έχει τεθεί σε κοινή χρήση με σύνδεση επισκέπτη.

Μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσβαση σε ένα έγγραφο που έχει τεθεί σε κοινή χρήση μέσω σύνδεσης επισκέπτη απενεργοποιώντας τη σύνδεση.

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη που περιέχει το έγγραφο για το οποίο θέλετε να καταργήσετε τη σύνδεση επισκέπτη.

  2. Καταδείξτε το έγγραφο και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα μενού.

  3. Κάντε κλικ σε μια σύνδεση επισκέπτη στην πρόταση Ανοιχτό για οποιονδήποτε με σύνδεση επισκέπτη.

  4. Δίπλα στη διεύθυνση URL για τη σύνδεση επισκέπτη, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

  5. Στο ερώτημα εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε τη σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Απενεργοποίηση σύνδεσης.
    Παράθυρο διαλόγου που σας ρωτά εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε μια σύνδεση επισκέπτη για ένα έγγραφο που έχει τεθεί σε κοινή χρήση, ώστε να μην λειτουργεί πλέον.

Όταν τα άτομα εκτός της εταιρείας σας επιχειρήσουν να αποκτήσουν πρόσβαση στο περιεχόμενο χρησιμοποιώντας τη σύνδεση επισκέπτη, θα δουν ένα μήνυμα που υποδεικνύει ότι η πρόσβαση σε αυτό δεν είναι δυνατή.

Αρχή της σελίδας

Ανάκληση προσκλήσεων

Εάν θέλετε να αποσύρετε μια πρόσκληση που έχετε αποστείλει σε έναν εξωτερικό χρήστη, μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσκληση πριν να γίνει αποδεκτή.

Μεταβείτε στην τοποθεσία στην οποία θέλετε να αποσύρετε μια πρόσκληση

  1. Μεταβείτε στις επιλογές Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 > Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην περιοχή Χρήστες και δικαιώματα, κάντε κλικ στην επιλογή Αιτήσεις πρόσβασης και προσκλήσεις.

  3. Στην περιοχή Προσκλήσεις εξωτερικών χρηστών, βρείτε το άτομο του οποίου την πρόσκληση στην τοποθεσία θέλετε να ανακαλέσετε και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα μενού.

  4. Στο παράθυρο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην επιλογή Ανάκληση.

Εάν ο εξωτερικός χρήστης έχει ήδη αποδεχτεί μια πρόσκληση και θέλετε να καταργήσετε την πρόσβασή του, μπορείτε να το κάνετε καταργώντας τον από την ομάδα δικαιωμάτων του SharePoint στην οποία έχει εκχωρηθεί.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×