Διαχείριση εξωτερικής κοινής χρήσης για το περιβάλλον του SharePoint Online

Εάν η εταιρεία σας εκτελεί εργασία που αφορά την κοινή χρήση εγγράφων ή απευθείας συνεργασία με προμηθευτές ή πελάτες, τότε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες εξωτερικής κοινής χρήσης του SharePoint Online για την κοινή χρήση περιεχομένου με άτομα εκτός της εταιρείας σας. Εναλλακτικά, εάν δεν συμβαίνει αυτό, μπορείτε να περιορίσετε τη χρήση της εξωτερικής κοινής χρήσης στην εταιρεία σας. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τις επιλογές κοινής χρήσης του SharePoint Online και πώς μπορείτε να τις σχεδιάσετε.

(Εάν θέλετε να μεταβείτε απευθείας στη ρύθμιση της κοινής χρήσης, ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της εξωτερικής κοινής χρήσης για το SharePoint Online. Εάν προσπαθείτε να κάνετε κοινή χρήση ενός αρχείου ή φακέλου, ανατρέξτε στο θέμα Κοινή χρήση αρχείων και φακέλων του OneDrive ή Κοινή χρήση αρχείων ή φακέλων του SharePoint στο Office 365.)

Ο σχεδιασμός για εξωτερική κοινή χρήση πρέπει να συμπεριλαμβάνεται ως τμήμα του συνολικού σχεδιασμού δικαιωμάτων για το SharePoint Online.

Σημειώστε ότι η εξωτερική κοινή χρήση είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή για ολόκληρο το περιβάλλον σας στο SharePoint Online και τις συλλογές τοποθεσιών σε αυτό. Ίσως θέλετε να την απενεργοποιήσετε καθολικά προτού οι χρήστες αρχίσουν να χρησιμοποιούν τις τοποθεσίες ή έως ότου αποφασίσετε πώς ακριβώς θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα.

Τι είναι οι δυνατότητες εξωτερικής κοινής χρήσης του SharePoint Online;

Το SharePoint Online διαθέτει όχι μόνο καθολικές (σε όλον τον μισθωτή) ρυθμίσεις αλλά και ρυθμίσεις συλλογής τοποθεσιών για την εξωτερική κοινή χρήση. Οι ρυθμίσεις επιπέδου μισθωτή παρακάμπτουν τις ρυθμίσεις επιπέδου συλλογής τοποθεσιών.

Για τον μισθωτή σας του SharePoint Online καθώς και για κάθε μεμονωμένη συλλογή τοποθεσιών, μπορείτε να επιλέξετε από τις παρακάτω βασικές επιλογές κοινής χρήσης:

  • Χωρίς εξωτερική κοινή χρήση – οι τοποθεσίες και τα έγγραφα μπορούν να τεθούν σε κοινή χρήση μόνο με εσωτερικούς χρήστες στη συνδρομή σας του Office 365.

  • Κοινή χρήση μόνο με εξωτερικούς χρήστες στον κατάλογό σας – οι τοποθεσίες, οι φάκελοι και τα έγγραφα μπορούν να τεθούν σε κοινή χρήση μόνο με εξωτερικούς χρήστες που βρίσκονται ήδη στον κατάλογο χρηστών του Office 365. Για παράδειγμα, οι χρήστες που έχουν ήδη αποδεχτεί μια πρόσκληση κοινής χρήσης ή οι χρήστες που έχουν εισαχθεί από άλλον μισθωτή του Office 365 ή του Azure Active Directory.

  • Κοινή χρήση με εξουσιοδοτημένους εξωτερικούς χρήστες – οι τοποθεσίες, οι φάκελοι και τα έγγραφα μπορούν να τεθούν σε κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες που διαθέτουν λογαριασμό Microsoft ή έναν εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό από μια άλλη συνδρομή του Office 365 ή του Azure Active Directory.

  • Κοινή χρήση με ανώνυμους χρήστες – τα έγγραφα και οι φάκελοι (αλλά όχι οι τοποθεσίες) μπορούν να τεθούν σε κοινή χρήση μέσω μιας ανώνυμης σύνδεσης, όπου κάθε χρήστης που χρησιμοποιεί τη σύνδεση μπορεί να προβάλλει ή να επεξεργαστεί το έγγραφο ή να αποστείλει τον φάκελο.

Η παραπάνω λίστα είναι ταξινομημένη από την περισσότερο έως τη λιγότερο περιοριστική επιλογή. Όποια επιλογή και αν κάνετε, η πιο περιοριστική λειτουργία θα εξακολουθήσει να είναι διαθέσιμη για εσάς. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε να επιτρέπεται η κοινή χρήση με ανώνυμους χρήστες, μπορείτε ακόμα να κάνετε κοινή χρήση με εξουσιοδοτημένους εξωτερικούς χρήστες καθώς και με χρήστες που υπάρχουν ήδη στον κατάλογό σας, συμπεριλαμβανομένων των εσωτερικών χρηστών.

Κοινή χρήση και ασφάλεια   

Εάν έχετε εμπιστευτικές πληροφορίες που δεν πρέπει ποτέ να κοινοποιούνται σε εξωτερικούς χρήστες, εξετάστε το ενδεχόμενο να έχετε μία ή περισσότερες συλλογές τοποθεσιών όπου η εξωτερική κοινή χρήση είναι απενεργοποιημένη στο σημείο όπου διατηρείτε εμπιστευτικές πληροφορίες. Δημιουργήστε πρόσθετες συλλογές τοποθεσιών, ανάλογα με τις ανάγκες σας, για να τις χρησιμοποιήσετε για εξωτερική κοινή χρήση. Αυτό σας βοηθά να διαχειριστείτε τυχόν κινδύνους ασφαλείας, αποτρέποντας την εξωτερική πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες.

Τι είναι ο εξωτερικός χρήστης;

Ο εξωτερικός χρήστης είναι κάποιο άτομο εκτός της συνδρομής σας στο Office 365, ο οποίος έχει πρόσβαση σε μία ή περισσότερες τοποθεσίες, αρχεία ή φακέλους. Υπάρχουν δύο τύποι εξωτερικών χρηστών:

Χρήστες με έλεγχο ταυτότητας   

Οι χρήστες με έλεγχο ταυτότητας είναι οι χρήστες που διαθέτουν λογαριασμό Microsoft ή έναν εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό από άλλη συνδρομή του Office 365. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση τοποθεσιών και εγγράφων με αυτούς τους χρήστες με τον ίδιο τρόπο που κάνετε κοινή χρήση τοποθεσιών και εγγράφων με τους εσωτερικούς χρήστες. Τα δικαιώματα και οι ομάδες λειτουργούν το ίδιο για τους εξουσιοδοτημένους εξωτερικούς χρήστες όπως και για τους εσωτερικούς χρήστες.

Επειδή οι εξωτερικοί χρήστες δεν έχουν άδεια για τη συνδρομή σας στο Office 365, περιορίζονται σε βασικές εργασίες συνεργασίας;

  • Ένας εξωτερικός χρήστης με έλεγχο ταυτότητας μπορεί να εκτελεί εργασίες σε μια τοποθεσία ανάλογα με το επίπεδο δικαιωμάτων που του έχουν εκχωρηθεί. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε έναν εξωτερικό χρήστη στην ομάδα "Μέλη", θα έχει δικαιώματα επεξεργασίας και θα μπορεί να προσθέτει, να επεξεργάζεται και να διαγράφει λίστες, όπως επίσης, θα είναι σε θέση να προβάλλει, να προσθέτει, να ενημερώνει και να διαγράφει στοιχεία λίστας και έγγραφα.

  • Οι εξωτερικοί χρήστες με έλεγχο ταυτότητας μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Office Online για προβολή και επεξεργασία εγγράφων. Εάν το πρόγραμμά σας περιλαμβάνει το Office Professional Plus, δεν μπορούν να εγκαταστήσουν την έκδοση υπολογιστή του Office στους δικούς τους υπολογιστές, εκτός και εάν τους εκχωρήσετε μια άδεια χρήσης.

  • Οι εξωτερικοί χρήστες με έλεγχο ταυτότητας θα έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν άλλους τύπους περιεχομένου σε τοποθεσίες, ανάλογα με τις άδειες που τους δίνετε. Για παράδειγμα, μπορούν να μεταβαίνουν σε διαφορετικές δευτερεύουσες τοποθεσίες της συλλογής τοποθεσιών στην οποία έχουν προσκληθεί. Επίσης, θα έχουν τη δυνατότητα να κάνουν πράγματα όπως η προβολή τροφοδοσιών.

Εάν οι εξωτερικοί χρήστες με έλεγχο ταυτότητας χρειάζονται περισσότερες δυνατότητες, θα πρέπει να τους εκχωρήσετε μια κατάλληλη άδεια χρήσης για το Office 365. Αυτό θα το κάνετε με τον ίδιο τρόπο που θα εκχωρούσατε μια άδεια σε έναν εσωτερικό χρήστη.

Ανώνυμοι χρήστες   

Οι ανώνυμοι χρήστες είναι οι χρήστες που έχουν κοινόχρηστη σύνδεση σε έναν φάκελο ή ένα έγγραφο και μπορούν να προβάλλουν ή να επεξεργάζονται το έγγραφο ή να αποστέλλουν τον φάκελο (ανάλογα με τον τύπο της σύνδεσης) χωρίς να χρειάζεται να συνδεθούν με όνομα χρήστη ή κωδικό πρόσβασης. Οι ανώνυμες συνδέσεις μπορούν να μεταβιβάζονται ελεύθερα μεταξύ των χρηστών και είναι έγκυρες μέχρι να τις απενεργοποιήσετε ή να λήξουν (εάν έχετε θέσει μια ημερομηνία λήξης.)

Οι ανώνυμοι χρήστες δεν έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στις τοποθεσίες και δεν μπορείτε να τους εκχωρήσετε άδειες χρήσης. Μπορούν μόνο να προβάλλουν ή να επεξεργάζονται το συγκεκριμένο έγγραφο ή φάκελο για τα οποία έχουν μια σύνδεση ανώνυμης πρόσβασης.

Τι συμβαίνει όταν κάνω κοινή χρήση μιας τοποθεσίας ή ενός εγγράφου;

Όταν κάνετε κοινή χρήση μιας τοποθεσίας, ενός φακέλου ή ενός εγγράφου, το τι συμβαίνει στο παρασκήνιο εξαρτάται από το αν επιλέγετε να κάνετε κοινή χρήση με εξουσιοδοτημένους εξωτερικούς χρήστες ή με ανώνυμους χρήστες.

Κοινή χρήση με εξουσιοδοτημένους εξωτερικούς χρήστες   

Όταν κάνετε κοινή χρήση ενός εγγράφου ή τοποθεσίας με έναν εξουσιοδοτημένο εξωτερικό χρήστη, αποστέλλεται σε αυτόν μια πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία περιέχει μια σύνδεση προς την τοποθεσία ή το έγγραφο. Όταν κάνει κλικ στη σύνδεση, θα του ζητηθεί να συνδεθεί χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης για το λογαριασμό Microsoft ή τον εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό που διαθέτει. Όταν συνδεθεί, προστίθεται στη λίστα χρηστών σας στη συνδρομή του Office 365 (θα τον δείτε να εμφανίζεται στη λίστα με το πρόθεμα #EXT# στο όνομα χρήστη του) και του εκχωρείται πρόσβαση στην τοποθεσία ή το έγγραφο.

Όταν προστεθούν στη λίστα χρηστών σας στη συνδρομή του Office 365, μπορείτε να τους εκχωρήσετε δικαιώματα πρόσβασης σε άλλες τοποθεσίες ή έγγραφα χωρίς να τους στείλετε πρόσθετες προσκλήσεις. (Ίσως χρειαστεί να τους στείλετε μια σύνδεση προς την τοποθεσία ή το έγγραφο, ώστε να μπορούν να τα εντοπίσουν.) Μπορείτε επίσης να τους εκχωρήσετε μια άδεια χρήσης του Office 365, εάν θέλετε.

Μπορείτε να διακόψετε την κοινή χρήση με έναν εξουσιοδοτημένο εξωτερικό χρήστη, καταργώντας τα δικαιώματά του από την τοποθεσία ή το έγγραφο ή καταργώντας τον από τη λίστα χρηστών στο Office 365.

Κοινή χρήση με ανώνυμους χρήστες   

Όταν κάνετε κοινή χρήση με ανώνυμους χρήστες, μπορείτε να τους επιτρέψετε να επεξεργαστούν ή να προβάλλουν ένα έγγραφο ή να αποστείλουν ένα φάκελο. Οι συνδέσεις προβολής και επεξεργασίας δημιουργούνται ξεχωριστά και μπορείτε να τις ορίσετε έτσι ώστε να μην λήγουν σε συγκεκριμένη ώρα. Αφού δημιουργήσετε αυτές τις συνδέσεις, μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε και πάλι και να τις μεταβιβάσετε σε άλλους ελεύθερα. Όλα τα άτομα που διαθέτουν τη σύνδεση μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στο έγγραφο.

Οι ανώνυμοι χρήστες δεν προστίθενται στη λίστα χρηστών στο Office 365. Μπορείτε να διακόψετε την κοινή χρήση με αυτούς, μεταβαίνοντας στο έγγραφο ή το φάκελο που έχετε θέσει σε κοινή χρήση και διαγράφοντας την ανώνυμη σύνδεση.

Συνεργασία με εξωτερικούς συνεργάτες

Εάν έχετε συνεργάτες ή προμηθευτές με τους οποίους πρέπει να συνεργάζεστε ή να κάνετε κοινή χρήση εγγράφων, εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε μια τοποθεσία extranet του SharePoint Online. Η τοποθεσία extranet είναι μια συλλογή τοποθεσιών αποκλειστικής χρήσης που χρησιμοποιείτε για τη συνεργασία μεταξύ επιχειρήσεων, με έναν συγκεκριμένο συνεργάτη ή προμηθευτή. Μπορείτε να κλειδώσετε αυτή την τοποθεσία, έτσι ώστε μόνο οι κάτοχοι τοποθεσιών να μπορούν να προσκαλούν εξωτερικούς χρήστες και να υπάρχει η δυνατότητα πρόσκλησης εξωτερικών χρηστών μόνο από συγκεκριμένους τομείς.

Οι τοποθεσίες extranet του SharePoint Online είναι πολύ εύκολο να στηθούν και πολύ πιο εύκολο και λιγότερο δαπανηρό να συντηρηθούν σε σχέση με τις τοποθεσίες extranet εσωτερικής εγκατάστασης. Για λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση του Office 365 SharePoint Online ως λύση extranet από επιχείρηση προς επιχείρηση (B2B).

Σχετικά θέματα

Διαχείριση κοινής χρήσης με εξωτερικούς χρήστες στο Office 365 για μικρές επιχειρήσεις
Ρύθμιση και διαχείριση αιτήσεων πρόσβασης
Κοινή χρήση τοποθεσιών ή εγγράφων με άτομα εκτός του οργανισμού σας
Αναζήτηση περιεχομένου τοποθεσίας που είναι σε κοινή χρήση με εξωτερικούς χρήστες
Σχεδιασμός της στρατηγικής δικαιωμάτων

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×