Δημιουργία φορμών και αναφορών Access από μια λίστα του SharePoint

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες και εκθέσεις από μια λίστα του SharePoint και να τις χρησιμοποιήσετε ως προβολές. Οι χρήστες της τοποθεσίας του SharePoint που έχετε εγκαταστήσει το Access 2007 να ανοίξετε αυτές τις φόρμες και εκθέσεις, χρησιμοποιώντας το μενού Προβολή της λίστας του SharePoint. Μπορείτε να κάνετε για πρόσβαση σε προβολή ως προεπιλεγμένη για μια λίστα.

Οι προβολές που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας Access 2007 είναι αποθηκευμένες σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων στο διακομιστή Windows SharePoint Services. Όταν ανοίγετε μια προβολή της Access από μια λίστα του SharePoint, εκκίνηση της Access, και εμφανίζει τη φόρμα ή την έκθεση. Επειδή η βάση δεδομένων είναι αποθηκευμένη στην τοποθεσία του SharePoint, μπορείτε να ανοίξετε την προβολή από άλλους χρήστες της τοποθεσίας. Ένας χρήστης δεν χρειάζεται να γνωρίζετε τη θέση, στην τοποθεσία του SharePoint, του αρχείου βάσης δεδομένων που περιέχει την προβολή της Access για να χρησιμοποιήσετε την προβολή. Επιπλέον, ο χρήστης δεν ακόμα και θέλετε να μάθετε πώς να ξεκινήσετε την Access — αυτό γίνεται αυτόματα από την τοποθεσία του SharePoint.

Σημείωση: Ωστόσο, χρειάζεται να είναι εγκατεστημένη η Access 2007 στον υπολογιστή του, για να μπορεί να δημιουργήσει, να χρησιμοποιήσει ή τροποποιήσει μια προβολή Access στην τοποθεσία SharePoint.

Τι θέλετε να κάνετε;

Δημιουργήστε μια προβολή της Access από μια λίστα του SharePoint

Πραγματοποίηση για πρόσβαση σε προβολή την προεπιλεγμένη προβολή για λίστα του SharePoint

Χρησιμοποιήστε μια προβολή της Access από μια λίστα του SharePoint

Τροποποίηση μια προβολή της Access από μια λίστα του SharePoint

Δημιουργία μιας προβολής Access για μια λίστα του SharePoint

Όταν δημιουργείτε μια προβολή Access για μια λίστα του SharePoint, η Access ξεκινάει αυτόματα. Στην Access, μπορείτε να βασίσετε την προβολή σας σε μια ποικιλία προτύπων φορμών και αναφορών και στη συνέχεια την προσαρμόσετε. Δημοσιεύοντας την προβολή σας στην τοποθεσία SharePoint, μπορείτε εύκολα να την κάνετε διαθέσιμη σε άλλους χρήστες.

Σημείωση: Για να δημιουργήσετε μια προβολή για μια λίστα του SharePoint, θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λιστών για το Windows SharePoint Services, τα οποία, από προεπιλογή, συμπεριλαμβάνονται στο επίπεδο δικαιωμάτων σχεδιασμού.

Ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία για να δημιουργήσετε μια προβολή Access για μια λίστα του SharePoint που προβάλλετε στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

  1. Στην τοποθεσία του SharePoint, στην το μενού Προβολή Αναπτυσσόμενο μενού , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία προβολής.

  2. Στη σελίδα Δημιουργία προβολής, κάντε κλικ στο Προβολή της Access.

    Η Access ξεκινά και στη συνέχεια σας ζητάει να αποθηκεύσετε ένα τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων που θα περιέχει τη νέα σας προβολή.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση τοπικού αντιγράφου, εντοπίστε τη θέση στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το τοπικό αντίγραφο στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και κατόπιν κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

    Η Access αποθηκεύει και ανοίγει το τοπικό αντίγραφο και στη συνέχεια εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία προβολής Access.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία προβολής Access, κάντε διπλό κλικ στον τύπο της προβολής που θέλετε να δημιουργήσετε.

    Η Access δημιουργεί τη νέα σας προβολή και την ανοίγει σε μια νέα Προβολή διάταξης.

  5. Μπορείτε να προσαρμόσετε την νέα σας προβολή σε Προβολή διάταξης ή μπορείτε να μεταβείτε σε Προβολή σχεδίασης.

    Στην προβολή "Διάταξη" μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των στοιχείων ελέγχου (όπως ετικέτες και πεδία) και να τα αναδιατάξετε στην προβολή σας, αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Η προβολή "Διάταξη" παρέχει μια προεπισκόπηση δεδομένων που σάς επιτρέπει να βλέπετε τον τρόπο με τον οποίο θα εμφανίζονται οι αλλαγές σας στην τελική προβολή.

    Στην προβολή "Σχεδίαση" μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των στοιχείων ελέγχου και να τα αναδιατάξετε στην προβολή σας, καθώς και να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Η προβολή "Διάταξη" δεν παρέχει προεπισκόπηση δεδομένων.

    Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή ανάμεσα στην προβολή "Σχεδίαση" και την προβολή "Διάταξη" όσο συχνά θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε την προβολή "Σχεδίαση" για να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας, μπορείτε να μεταβείτε στην προβολή "Διάταξη" και να διευθετήσετε αυτά τα στοιχεία ελέγχου στην προβολή κατά τη διάρκεια της προεπισκόπησης των δεδομένων.

  6. Αφού κάνετε τις προσαρμογές σας, στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στο Δημοσίευση στην τοποθεσία SharePoint.

    γραμμή εργαλείων

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση στο διακομιστή Web.

    Εάν η Γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζεται, εμφανίστε τη με τον εξής τρόπο:

    • Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Γραμμή μηνυμάτων.

  7. Από προεπιλογή, η Access αποθηκεύει την προβολή σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων που βρίσκεται στη βιβλιοθήκη Κοινόχρηστων εγγράφων στην τοποθεσία SharePoint — η τοποθεσία αυτή περιέχει τη λίστα από την οποία δημιουργήσατε την προβολή. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό θέλετε κι εσείς πιθανότατα, αλλά μπορείτε να αλλάξετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία αποθηκεύεται η βάση δεδομένων επιλέγοντας μια διαφορετική βιβλιοθήκη στο πλαίσιο Αποθήκευση σε του παραθύρου διαλόγου Δημοσίευση στο διακομιστή Web. Μπορείτε να το κάνετε αυτό για να ελέγχετε πιο συγκεκριμένα ποιος έχει πρόσβαση στην προβολή και αν οι χρήστες μπορούν να την ανοίξουν μόνο για ανάγνωση ή και για επεξεργασία. Η τοποθεσία SharePoint μπορεί επίσης να έχει ρυθμισμένες ειδικές βιβλιοθήκες για τη δημοσίευση προβολών της Access, στην οποία περίπτωση μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε τη θέση Αποθήκευση σε για να επιλέξετε τη σωστή βιβλιοθήκη.

    Ο διαχειριστής της τοποθεσίας SharePoint μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε τη σωστή βιβλιοθήκη.

  8. Η Access παρέχει ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου του παραθύρου διαλόγου Δημοσίευση σε διακομιστή Web. Το όνομα αυτό είναι το ίδιο με το όνομα της βάσης δεδομένων που αποθηκεύσατε ως τοπικό αντίγραφο. Μπορείτε να αλλάξετε το όνομα αν θέλετε, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις, καλό θα ήταν να αποδεχτείτε το προτεινόμενο όνομα — έτσι θα θυμάστε πιο εύκολα ποια τοπική βάση δεδομένων ανταποκρίνεται στη βάση δεδομένων που δημοσιεύετε στην τοποθεσία SharePoint.

  9. Κάντε κλικ στο Δημοσίευση για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων στην τοποθεσία SharePoint.

Αρχή της σελίδας

Πραγματοποίηση για πρόσβαση σε προβολή την προεπιλεγμένη προβολή για λίστα του SharePoint

Όταν κάνετε πρόσβαση σε προβολή ως προεπιλεγμένη για μια λίστα του SharePoint, η προβολή της Access ανοίγει αυτόματα όταν οι χρήστες, ανοίξτε τη λίστα, εάν οι χρήστες έχουν πρόσβαση εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους.

Σημαντικό: Εάν κάνετε μια προβολή της Access η προεπιλεγμένη προβολή, οι επισκέπτες της λίστας που δεν έχουν εγκατεστημένο το Access 2007 δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα.

  1. Με τη λίστα του SharePoint που είναι ανοιχτή, στο μενού Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις λίστας, στην περιοχή προβολές, κάντε κλικ στο όνομα της προβολής Access που θέλετε να ορίσετε την προεπιλεγμένη προβολή.

  3. Στη σελίδα Επεξεργασία προβολής, επιλέξτε να γίνει αυτή η προεπιλεγμένη προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Χρήση μιας προβολής Access για μια λίστα του SharePoint

Για να χρησιμοποιήσετε μια προβολή της Access για μια λίστα του SharePoint, επιλέξτε την προβολή της Access από το μενού Προβολή της λίστας.

  • Στο το μενού Προβολή Αναπτυσσόμενο μενού , κάντε κλικ στο όνομα της προβολής πρόσβασης. Η Access ξεκινά και, στη συνέχεια, εμφανίζει την προβολή σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

    Σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, μπορείτε να αλλάξετε τα δεδομένα στην προβολή και να εκτυπώσετε την προβολή, αλλά δεν μπορείτε να αλλάξετε την προβολή σχεδίασης. Εάν θέλετε να αλλάξετε την προβολή σχεδίασης, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα αυτού του άρθρου, Τροποποίηση μια προβολή της Access από μια λίστα του SharePoint.

Αρχή της σελίδας

Τροποποίηση μιας προβολής Access για μια λίστα του SharePoint

Για να τροποποιήσετε τη σχεδίαση μιας προβολής της Access, αποθηκεύστε ένα τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων που περιέχει την προβολή της Access και κάντε αλλαγές. Στη συνέχεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τοπικό αντίγραφο της προβολής ή, αν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα στην τοποθεσία SharePoint, μπορείτε να δημοσιεύσετε τη νέα προβολή.

Σημείωση: Μπορείτε να τροποποιήσετε ένα τοπικό αντίγραφο της προβολής της Access ανεξάρτητα από το επίπεδο δικαιωμάτων Windows SharePoint Services που διαθέτετε. Ωστόσο, για να δημοσιεύσετε μια τροποποιημένη προβολή στην τοποθεσία SharePoint, θα πρέπει να έχετε δικαιώματα διαχείρισης λιστών για το Windows SharePoint Services, τα οποία, από προεπιλογή, συμπεριλαμβάνονται στο επίπεδο δικαιωμάτων σχεδιασμού. Εάν δημιουργήσατε την προβολή της Access, θα πρέπει να έχετε ήδη δικαιώματα διαχείρισης λιστών. Εάν δεν είστε βέβαιοι, επικοινωνήστε με το διαχειριστή τοποθεσίας SharePoint για να διαπιστώσετε αν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα.

  1. Με την προβολή της Access ανοικτή, στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως.

    Το κουμπί 'Αποθήκευση ως' στη Γραμμή μηνυμάτων

    Σημείωση: Εάν η Γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζεται, εμφανίστε τη με τον εξής τρόπο:

    • Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στη Γραμμή μηνυμάτων.

  2. Κάντε κλικ στο Ναι όταν η Access σας ζητήσει να κλείσετε την προβολή και όλα τα άλλα ανοικτά αντικείμενα.

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

  3. Στο πλαίσιο Αποθήκευση σε, καθορίστε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το τοπικό αντίγραφο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτό στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

    Η Access αποθηκεύει το τοπικό αρχείο της βάσης δεδομένων και στη συνέχεια το ανοίγει ξανά.

  4. Κάντε ένα από τα ακόλουθα:

    • Για να αλλάξετε τη διάταξη της προβολής χωρίς να προσθέσετε νέα στοιχεία ελέγχου, στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στην προβολή και κατόπιν κάντε κλικ στο Προβολή διάταξης στο μενού συντόμευσης.

      Στην προβολή "Διάταξη" μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των στοιχείων ελέγχου (όπως ετικέτες και πεδία) και να τα αναδιατάξετε στην προβολή σας, αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Η προβολή "Διάταξη" παρέχει μια προεπισκόπηση δεδομένων που σάς επιτρέπει να βλέπετε τον τρόπο με τον οποίο θα εμφανίζονται οι αλλαγές σας στην τελική προβολή.

    • Για να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε στοιχεία ελέγχου από την προβολή (όπως ετικέτες και πεδία), στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξιό κλικ στην προβολή και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

      Στην προβολή "Σχεδίαση" μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των στοιχείων ελέγχου και να τα αναδιατάξετε στην προβολή σας, καθώς και να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας. Η προβολή "Διάταξη" δεν παρέχει προεπισκόπηση δεδομένων.

      Σημείωση: Εάν επιλέξετε να επεξεργαστείτε την προβολή σε Προβολή σχεδίασης και σκοπεύετε να δημοσιεύσετε την αναθεωρημένη προβολή στην τοποθεσία SharePoint, μην προσθέτετε πεδία στην προβολή τα οποία δεν περιέχονται στη λίστα του SharePoint.

  5. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή ανάμεσα στην προβολή "Σχεδίαση" και την προβολή "Διάταξη" όσο συχνά θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε την προβολή "Σχεδίαση" για να προσθέσετε στοιχεία ελέγχου στην προβολή σας, μπορείτε να μεταβείτε στην προβολή "Διάταξη" και να διευθετήσετε αυτά τα στοιχεία ελέγχου στην προβολή κατά τη διάρκεια της προεπισκόπησης των δεδομένων.

Δημοσίευση της τροποποιημένης προβολής Access στην τοποθεσία SharePoint

Αφού ολοκληρώσετε την τροποποίηση της προβολής, αν διαθέτετε δικαιώματα διαχείρισης λιστών στην τοποθεσία SharePoint, μπορείτε να δημοσιεύσετε την τροποποιημένη προβολή ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία.

Για να αποκτήσετε δικαιώματα διαχείρισης λιστών, επικοινωνήστε με το διαχειριστή της τοποθεσίας SharePoint.

  1. Αποθηκεύστε την προβολή στο τοπικό αντίγραφο της βάσης δεδομένων.

  2. Στη Γραμμή μηνυμάτων, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση σε τοποθεσία SharePoint.

    γραμμή εργαλείων

    Σημείωση: Εάν δεν έχετε δικαιώματα διαχείρισης λιστών, η Γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζει το κουμπί Δημοσίευση σε τοποθεσία SharePoint. Εάν η Γραμμή μηνυμάτων δεν εμφανίζεται, εμφανίστε τη με τον εξής τρόπο:

    • Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στη Γραμμή μηνυμάτων.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση σε διακομιστή Web, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×