Δημιουργία, προβολή ή διαγραφή ενός χρονοδιαγράμματος ομάδας

Αυτή η δυνατότητα απαιτεί τη χρήση λογαριασμού του Microsoft Exchange Server 2000, του Exchange Server 2003 ή του Exchange Server 2007. Οι περισσότεροι λογαριασμοί για οικιακή χρήση και για προσωπική χρήση δεν χρησιμοποιούν το Microsoft Exchange. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους λογαριασμούς του Microsoft Exchange και για τον τρόπο προσδιορισμού της έκδοσης του Exchange στο οποίο συνδέεται ο λογαριασμός σας, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα "Δείτε επίσης".

Με το χρονοδιάγραμμα ομάδας στο Ημερολόγιο μπορείτε εύκολα να δείτε τα συνδυασμένα χρονοδιαγράμματα ενός αριθμού προσώπων ή πόρων με μία ματιά. Το χρονοδιάγραμμα ομάδας μπορεί να περιλαμβάνει όλες τις επαφές ή τους πόρους από έναν δημόσιο φάκελο.

Μπορείτε να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε πολλαπλά χρονοδιαγράμματα ομάδων, τα οποία θα εμφανίζουν μια ομάδα ατόμων ή πόρων. Για παράδειγμα, ένα χρονοδιάγραμμα ομάδας θα μπορούσε να περιλαμβάνει όλους τους εργαζόμενους ενός τμήματος. Ένα άλλο χρονοδιάγραμμα ομάδας θα μπορούσε να περιλαμβάνει όλες τις αίθουσες συσκέψεων ενός κτιρίου.

Εκτός από τον έλεγχο των χρονοδιαγραμμάτων προσώπων για την οργάνωση συσκέψεων, ίσως χρειαστείτε να προγραμματίσετε τους πόρους, όπως την αίθουσα συνεδριάσεων όπου σκοπεύετε να διεξάγετε τη σύσκεψη ή το μηχάνημα προβολής διαφανειών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρουσίαση. Προτού προγραμματίσετε έναν πόρο, ο διαχειριστής του Microsoft Exchange Server θα πρέπει να δημιουργήσει έναν λογαριασμό γραμματοκιβωτίου στο διακομιστή Exchange και θα πρέπει να σας δοθεί η άδεια για προγραμματισμό των πόρων, μαζί με όλους τους υπόλοιπους σχετικούς πόρους.

Όταν προβάλετε το χρονοδιάγραμμα μιας ομάδας, μπορείτε γρήγορα να προγραμματίσετε μια σύσκεψη με κάποιο άτομο ή να στείλετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε ορισμένα ή όλα τα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να λάβετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες διαθεσιμότητας κάθε μέλους της ομάδας πριν από τον προγραμματισμό μιας σύσκεψης και να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αυτόματη Επιλογή για να βρείτε την ώρα που όλα τα μέλη της ομάδας είναι διαθέσιμα.

Από προεπιλογή, το ημερολόγιο ομάδας περιέχει τα στοιχεία όλων των στοιχείων που εμφανίζονται, εκτός εάν ο κάτοχος του στοιχείου το έχει σημειώσει ως ιδιωτικό.

  1. Στην επιλογή Ημερολόγιο, του μενού Ενέργειες, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή χρονοδιαγραμμάτων ομάδας.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος ομάδας   

      1. Στο παράθυρο διαλόγου Χρονοδιαγράμματα ομάδας, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

      2. Πληκτρολογήστε το όνομα του νέου χρονοδιαγράμματος ομάδας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη άλλων και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη από το Βιβλίο Διευθύνσεων ή Προσθήκη δημόσιου φακέλου.

      4. Επιλέξτε τα ονόματα ή τους δημόσιους φακέλους που θέλετε να προσθέσετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.

    • Προβολή ενός χρονοδιαγράμματος ομάδας   

      1. Επιλέξτε το χρονοδιάγραμμα ομάδας που θέλετε να προβάλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

    • Διαγραφή ενός χρονοδιαγράμματος ομάδας   

      1. Επιλέξτε το χρονοδιάγραμμα ομάδας που θέλετε να διαγράψετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

Σημείωση: Για να ανανεώσετε τα δεδομένα διαθεσιμότητας στο χρονοδιάγραμμα ομάδας, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και μετά κάντε κλικ στην εντολή Ανανέωση διαθεσιμότητας.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×