Δημιουργία προέλευσης δεδομένων για μια συγχώνευση αλληλογραφίας

Σημαντικό: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Εάν οι πληροφορίες σας δεν είναι ήδη οργανωμένες σε μια μορφή αρχείου προέλευσης δεδομένων την οποία μπορεί να χρησιμοποιήσει το Microsoft Office Publisher, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προέλευση δεδομένων για να τη χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση της αλληλογραφίας σας ή για τη συγχώνευση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια προέλευση δεδομένων μπορεί να περιέχει μόνο μια λίστα με ονόματα και διευθύνσεις, ή μπορεί να περιλαμβάνει επίσης διαδρομές προς εικόνες, αριθμούς εξαρτημάτων προϊόντων, ταχυδρομικούς γραμμικούς κώδικες, ιστορικό αγορών πελατών και μια ποικιλία πρόσθετων δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας ή σε μια συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σε αυτό το άρθρο

Η δομή μιας προέλευσης δεδομένων

Δημιουργία μιας προέλευσης δεδομένων λίστας διευθύνσεων για συγχώνευση αλληλογραφίας

Η δομή μιας προέλευσης δεδομένων

Πριν δημιουργήσετε την προέλευση δεδομένων, σκεφτείτε τα είδη των πληροφοριών που θέλετε να συμπεριλαμβάνονται στην τελική συγχωνευμένη δημοσίευση. Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης δεδομένων δομείται με τέτοιον τρόπο ώστε να περιέχει όλα τα δεδομένα που θα χρειαστείτε για τη συγχώνευση.

Στην πρώτη γραμμή στην προέλευση δεδομένων, τη γραμμή κεφαλίδας στον παρακάτω πίνακα, αναγράφονται τα ονόματα των στηλών. Τα ονόματα αυτά είναι τα ονόματα των πεδίων δεδομένων που εισάγετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας ή στη συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως κρατήσεις θέσεις για τα δεδομένα κειμένου ή εικόνας.

Κάτω από τη γραμμή κεφαλίδας, τα δεδομένα των στηλών, ή πεδία δεδομένων, περιέχουν τις συγκεκριμένες πληροφορίες που θα εμφανίζονται στη θέση του συσχετισμένου πεδίου συγχώνευσης. Σε κάθε γραμμή, ή εγγραφή, του πίνακα κάτω από τη γραμμή κεφαλίδας αναγράφεται ένα πλήρες σύνολο πληροφοριών για κάθε εγγραφή.

Στήλες σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel που ταιριάζουν με πεδία σε μια δημοσίευση ταχυδρομικής κάρτας

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία μιας προέλευσης δεδομένων λίστας διευθύνσεων για μια συγχώνευση αλληλογραφίας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα προγράμματα Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook ή Microsoft Office Outlook με τη Διαχείριση επαγγελματικών επαφών (Business Contact Manager) για να δημιουργήσετε μια προέλευση δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας ή τη συγχώνευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μετά τη δημιουργία και την αποθήκευση μιας λίστας διευθύνσεων, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε ξανά σε μελλοντικά έργα συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Παράθυρο διαλόγου "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας"

Χρήση του Publisher για τη δημιουργία μιας λίστας διευθύνσεων

  1. Ανοίξτε μια δημοσίευση.

  2. Στο μενού Εργαλεία, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Αλληλογραφία και κατάλογοι και μετά κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία λίστας διευθύνσεων.

  3. Για να προσαρμόσετε τις στήλες στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή στηλών και κατόπιν κάντε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

    • Για να προσθέσετε ένα πεδίο κάντε κλικ στην εντολή Προσθήκη. Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη πεδίου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο πεδίο και έπειτα κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    • Για να καταργήσετε ένα πεδίο, στην περιοχή Ονόματα πεδίων επιλέξτε ένα όνομα πεδίου και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.

    • Για να μετονομάσετε ένα όνομα πεδίου, στην περιοχή Ονόματα πεδίων επιλέξτε ένα όνομα πεδίου και στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία. Στο παράθυρο διαλόγου Μετονομασία πεδίου, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα στο πλαίσιο Σε: και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

      Μετά την προσαρμογή όλων των πεδίων που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων, στην πρώτη κενή γραμμή, εισαγάγετε τις πληροφορίες για την πρώτη καταχώρηση στα σχετικά πεδία.

    Εάν σχεδιάζετε να συγχωνεύσετε φωτογραφίες στην τελική δημοσίευση, χρειάζεται να πληκτρολογήσετε είτε το όνομα του αρχείου είτε τη διαδρομή για κάθε αρχείο εικόνας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην κατάλληλη στήλη ή πεδίο δεδομένων για κάθε εγγραφή. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν έχετε αποθηκεύσει τα αρχεία εικόνων και την προέλευση δεδομένων στον ίδιο φάκελο, πληκτρολογήστε το όνομα αρχείου για τη σχετική εικόνα. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε firstphoto.jpg.

    • Εάν έχετε αποθηκεύσει τα αρχεία εικόνων σε διαφορετικό φάκελο από την προέλευση δεδομένων, πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή για την αντίστοιχη εικόνα. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε C:\Documents and Settings\Username\My έγγραφα\τα εικόνες μου\Έργο καταλόγου\ΠρώτηΦωτογραφία.jpg.

    • Εάν έχετε αποθηκεύσει τα αρχεία εικόνων σε έναν δευτερεύοντα φάκελο του φακέλου που περιέχει την προέλευση δεδομένων, πληκτρολογήστε την μερική διαδρομή για τη σχετική εικόνα. Για παράδειγμα, εάν ο φάκελος της προέλευσης δεδομένων περιέχει ένα δευτερεύοντα φάκελο "Εικόνες", πληκτρολογήστε \Pictures\firstphoto.jpg.

  5. Αφού ολοκληρώσετε την εισαγωγή των πληροφοριών για την πρώτη καταχώρηση, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα καταχώρηση ή πατήστε το πλήκτρο TAB.

  6. Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 5 μέχρι να ολοκληρώσετε την προσθήκη καταχωρήσεων.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  8. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση

    Από προεπιλογή, η λίστα διευθύνσεων αποθηκεύεται στο φάκελο "Προσωπικά αρχεία προέλευσης δεδομένων". Είναι καλύτερα να διατηρήσετε εδώ τη λίστα των διευθύνσεων, επειδή αυτός είναι ο προεπιλεγμένος φάκελος στον οποίο ο Publisher αναζητά προελεύσεις δεδομένων. Εάν αποθηκεύσετε το αρχείο προέλευσης δεδομένων κάπου αλλού και όχι στο φάκελο "Προσωπικά αρχεία προέλευσης δεδομένων", θα χρειαστεί να εκτελείτε περιήγηση για να το εντοπίζετε όταν συνδέεστε σε μια προέλευση δεδομένων κατά τη διάρκεια μιας συγχώνευσης.

Αρχή της σελίδας

Σημείωση: Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×