Δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων

Δημιουργία πινάκων σε μια βάση δεδομένων

Όταν δημιουργείτε μια βάση δεδομένων της Access, αποθηκεύετε τα δεδομένα σας σε πίνακες — λίστες βάσει θέματος που περιέχουν γραμμές και στήλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα "Επαφές" για να αποθηκεύσετε μια λίστα με ονόματα, διευθύνσεις και αριθμούς τηλεφώνου ή έναν πίνακα "Προϊόντα" για να αποθηκεύσετε πληροφορίες σχετικά με προϊόντα.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα, να προσθέσετε πεδία σε έναν πίνακα και να ρυθμίσετε το πρωτεύον κλειδί ενός πίνακα. Εξηγεί επίσης πώς μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες πεδίων και πίνακα.

Επειδή τα άλλα αντικείμενα μιας βάσης δεδομένων εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τους πίνακες, θα πρέπει να ξεκινάτε πάντα τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων με τη δημιουργία όλων των πινάκων και, στη συνέχεια, να δημιουργείτε οποιαδήποτε άλλα αντικείμενα. Πριν δημιουργήσετε τους πίνακες, εξετάστε προσεκτικά τις ανάγκες σας και προσδιορίστε όλους τους πίνακες που χρειάζεστε. Για μια εισαγωγή στο σχεδιασμό και τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Σε αυτό το άρθρο

Επισκόπηση

Δημιουργία νέου πίνακα

Προσθήκη πεδίου σε έναν πίνακα

Αποθήκευση ενός πίνακα

Επισκόπηση

Ένας πίνακας είναι ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείτε για να αποθηκεύσετε δεδομένα σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως υπάλληλοι ή προϊόντα. Ένας πίνακας αποτελείται από εγγραφές και πεδία.

Κάθε εγγραφή περιέχει δεδομένα σχετικά με μία παρουσία του θέματος του πίνακα, όπως έναν συγκεκριμένο υπάλληλο. Μια εγγραφή ονομάζεται επίσης γραμμή ή παρουσία.

Κάθε πεδίο περιέχει δεδομένα σχετικά με μια πτυχή του θέματος του πίνακα, όπως το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα πεδίο ονομάζεται επίσης στήλη ή χαρακτηριστικό.

Μια εγγραφή αποτελείται από τιμές πεδίων, όπως "Contoso, Ltd." ή "someone@example.com". Μια τιμή πεδίου ονομάζεται επίσης δεδομένο.

Πίνακας "Πελάτες" της Access που δείχνει τη διάταξη των εγγραφών και των πεδίων

1. Μια εγγραφή

2. Ένα πεδίο

3. Μια τιμή πεδίου

Μια βάση δεδομένων της Access μπορεί να περιέχει πολλούς πίνακες, όπου στον καθένα αποθηκεύονται πληροφορίες σχετικά με ένα διαφορετικό θέμα. Κάθε πίνακας μπορεί να περιέχει πολλά πεδία διαφόρων τύπων δεδομένων, όπως κείμενο, αριθμούς, ημερομηνίες και υπερ-συνδέσεις.

Ιδιότητες πινάκων και πεδίων

Επίσης, οι πίνακες και τα πεδία έχουν ιδιότητες που μπορείτε να ορίσετε για να ελέγξετε τα χαρακτηριστικά ή τη συμπεριφορά τους.

Φύλλα ιδιοτήτων πινάκων και πεδίων
Ένας πίνακας ανοιχτός σε προβολή σχεδίασης.

1. Ιδιότητες πίνακα

2. Ιδιότητες πεδίου

Σε μια βάση δεδομένων της Access, οι ιδιότητες πίνακα είναι χαρακτηριστικά ενός πίνακα που επηρεάζουν την εμφάνιση ή τη συμπεριφορά του πίνακα ως συνόλου. Οι ιδιότητες πίνακα ορίζονται στο φύλλο ιδιοτήτων του πίνακα, στην προβολή σχεδίασης. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε την ιδιότητα Προεπιλεγμένη προβολή ενός πίνακα για να καθορίσετε πώς θα εμφανίζεται ο πίνακας από προεπιλογή.

Μια ιδιότητα πεδίου ισχύει για ένα συγκεκριμένο πεδίο σε έναν πίνακα και καθορίζει ένα από τα χαρακτηριστικά του πεδίου ή μια πτυχή της συμπεριφοράς του πεδίου. Μπορείτε να ορίσετε ορισμένες ιδιότητες πεδίου στην προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε οποιαδήποτε ιδιότητα πεδίου στην προβολή σχεδίασης χρησιμοποιώντας το παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

Τύποι δεδομένων

Κάθε πεδίο έχει έναν τύπο δεδομένων. Ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου δηλώνει το είδος των δεδομένων που αποθηκεύονται στο πεδίο, όπως μεγάλοι όγκοι κειμένου ή συνημμένα αρχεία.

Ρύθμιση τύπου δεδομένων

Ένας τύπος δεδομένων είναι μια ιδιότητα πεδίου, αλλά διαφέρει από τις άλλες ιδιότητες πεδίου με τους εξής τρόπους:

  • Ορίζετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, όχι στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

  • Ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου καθορίζει ποιες άλλες ιδιότητες έχει το πεδίο.

  • Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο, πρέπει να ορίσετε τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

    Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο στην Access εισάγοντας δεδομένα σε μια νέα στήλη στην προβολή φύλλου δεδομένων. Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο εισάγοντας δεδομένα στην προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εκχωρεί αυτόματα έναν τύπο δεδομένων στο πεδίο, με βάση την τιμή που εισάγετε. Εάν τα δεδομένα που εισάγετε δεν υποδηλώνουν άλλο τύπο δεδομένων, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Εάν χρειάζεται, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων χρησιμοποιώντας την κορδέλα.

Παραδείγματα αυτόματου εντοπισμού τύπου δεδομένων

Ο παρακάτω πίνακας δείχνει πώς λειτουργεί ο αυτόματος εντοπισμός του τύπου δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων.

Εάν εισαγάγετε:

Η Access δημιουργεί ένα πεδίο με τον εξής τύπο δεδομένων:

Γιάννης

Κείμενο

http://www.contoso.com

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε έγκυρο πρόθημα του πρωτοκόλλου Internet. Για παράδειγμα, τα http://, https:// και mailto: είναι έγκυρα προθήματα.

Υπερ-σύνδεση

1

Αριθμός, μεγάλου μήκους

50.000

Αριθμός, μεγάλου μήκους

50.000,99

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

50.000,389

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

12/67

Οι μορφές ημερομηνίας και ώρας που αναγνωρίζονται είναι αυτές των τοπικών ρυθμίσεών σας.

Hμερομηνία/ώρα

31 Δεκεμβρίου 2016

Hμερομηνία/ώρα

10:50:23

Hμερομηνία/ώρα

10:50 πμ

Hμερομηνία/ώρα

17:50

Hμερομηνία/ώρα

12,50 €

Το σύμβολο νομισματικής μονάδας που αναγνωρίζεται είναι αυτό των τοπικών ρυθμίσεών σας.

Νομισματική μονάδα

21,75

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

123,00%

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

3,46E+03

Αριθμός, διπλής ακρίβειας

Σχέσεις πινάκων

Παρόλο που σε κάθε πίνακα αποθηκεύονται δεδομένα σχετικά με διαφορετικό θέμα, στους πίνακες σε μια βάση δεδομένων της Access συνήθως αποθηκεύονται δεδομένα για θέματα που σχετίζονται μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει:

  • Έναν πίνακα πελατών που αναγράφει τους πελάτες της εταιρείας σας και τις διευθύνσεις τους.

  • Έναν πίνακα προϊόντων που αναγράφει τα προϊόντα που εμπορεύεστε, μαζί με τις τιμές και τις εικόνες για κάθε στοιχείο.

  • Έναν πίνακα παραγγελιών που παρακολουθεί τις παραγγελίες των πελατών.

Επειδή αποθηκεύετε δεδομένα σχετικά με διαφορετικά θέματα σε ξεχωριστούς πίνακες, χρειάζεστε κάποιον τρόπο να ενώνετε τα δεδομένα, ώστε να μπορείτε εύκολα να συνδυάζετε τα σχετικά δεδομένα από αυτούς τους ξεχωριστούς πίνακες. Για να συνδέσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε διαφορετικούς πίνακες, δημιουργείτε σχέσεις. Μια σχέση είναι μια λογική σύνδεση μεταξύ δύο πινάκων η οποία καθορίζει τα πεδία που είναι κοινά στους πίνακες.

Κλειδιά

Τα πεδία που αποτελούν μέρος των σχέσεων μεταξύ πινάκων, ονομάζονται κλειδιά. Το κλειδί συνήθως αποτελείται από ένα πεδίο, αλλά μπορεί να αποτελείται και από περισσότερα από ένα πεδία. Υπάρχουν δύο είδη κλειδιών:

  • Πρωτεύον κλειδί    Ένας πίνακας μπορεί να έχει μόνο ένα πρωτεύον κλειδί. Ένα πρωτεύον κλειδί αποτελείται από ένα ή περισσότερα πεδία που προσδιορίζουν μοναδικά κάθε εγγραφή που αποθηκεύετε στον πίνακα. Συχνά, υπάρχει ένας μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός, όπως ένας αριθμός αναγνωριστικού, ένας σειριακός αριθμός ή ένας κωδικός, που λειτουργεί ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα "Πελάτες", όπου κάθε πελάτης έχει έναν μοναδικό αριθμό αναγνωριστικού πελάτη. Το πεδίο αναγνωριστικού πελάτη είναι το πρωτεύον κλειδί του πίνακα "Πελάτες". Όταν ένα πρωτεύον κλειδί περιέχει περισσότερα από ένα πεδία, συνήθως αποτελείται από προϋπάρχοντα πεδία τα οποία, όταν συνδυαστούν, παρέχουν μοναδικές τιμές. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό του επωνύμου, του ονόματος και της ημερομηνίας γέννησης ως το πρωτεύον κλειδί για έναν πίνακα που αφορά άτομα.

  • Εξωτερικό κλειδί    Ένας πίνακας μπορεί επίσης να έχει ένα ή περισσότερα εξωτερικά κλειδιά. Ένα εξωτερικό κλειδί περιέχει τιμές που αντιστοιχούν στις τιμές του πρωτεύοντος κλειδιού ενός άλλου πίνακα. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα "Παραγγελίες" όπου κάθε παραγγελία έχει έναν αριθμό αναγνωριστικού πελάτη που αντιστοιχεί σε μια εγγραφή σε έναν πίνακα "Πελάτες". Το πεδίο αναγνωριστικού πελάτη είναι ένα εξωτερικό κλειδί του πίνακα "Παραγγελίες".

Η αντιστοίχιση των τιμών μεταξύ των πεδίων κλειδιού αποτελεί τη βάση μιας σχέσης πινάκων. Η σχέση πινάκων χρησιμοποιείται για το συνδυασμό δεδομένων σχετιζόμενων πινάκων. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα "Πελάτες" και έναν πίνακα "Παραγγελίες". Στον πίνακα "Πελάτες", κάθε εγγραφή προσδιορίζεται από το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, δηλ. από το πεδίο του αναγνωριστικού.

Για να συσχετίσετε κάθε παραγγελία με έναν πελάτη, προσθέστε ένα πεδίο εξωτερικού κλειδιού στον πίνακα "Παραγγελίες", το οποίο να αντιστοιχεί στο πεδίο "Αναγνωριστικό" του πίνακα "Πελάτες". Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια σχέση ανάμεσα στους δύο πίνακες. Όταν προσθέτετε μια εγγραφή στον πίνακα "Παραγγελίες", χρησιμοποιείτε μια τιμή για το Αναγνωριστικό πελάτη, η οποία προέρχεται από τον πίνακα "Πελάτες". Όποτε θέλετε να προβάλετε πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη μιας παραγγελίας, χρησιμοποιήστε τη σχέση για να καθορίσετε ποια δεδομένα από τον πίνακα "Πελάτες" αντιστοιχούν σε ποιες εγγραφές στον πίνακα "Παραγγελίες".

Μια σχέση πινάκων της Access που εμφανίζεται στο παράθυρο "Σχέσεις"
Μια σχέση πινάκων, που εμφανίζεται στο παράθυρο "Σχέσεις".

1. Ένα πρωτεύον κλειδί, που προσδιορίζεται από το εικονίδιο κλειδιού δίπλα στο όνομα πεδίου.

2. Ένα εξωτερικό κλειδί — παρατηρήστε την απουσία του εικονιδίου κλειδιού.

Πλεονεκτήματα της χρήσης σχέσεων

Η διατήρηση των δεδομένων σε ξεχωριστούς πίνακες που συνδέονται μεταξύ τους έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

  • Συνέπεια    Επειδή κάθε στοιχείο δεδομένων εγγράφεται μόνο μία φορά σε ένα μόνο πίνακα, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες για ασάφεια ή ασυνέπεια. Για παράδειγμα, αποθηκεύετε το όνομα του πελάτη μόνο μία φορά, σε έναν πίνακα για τους πελάτες και δεν το αποθηκεύετε επανειλημμένα (και ενδεχομένως με ασυνέπειες) σε έναν πίνακα που περιέχει δεδομένα παραγγελιών.

  • Αποτελεσματικότητα    Όταν εγγράφετε δεδομένα σε ένα μόνο μέρος, χρησιμοποιείτε λιγότερο χώρο στο δίσκο. Επιπλέον, ένας μικρότερος πίνακας συνήθως παρέχει δεδομένα πιο γρήγορα από ένα μεγαλύτερο πίνακα. Τέλος, εάν δεν χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς πίνακες για διαφορετικά θέματα, θα εισάγετε μηδενικές τιμές (απουσία δεδομένων) και επαναλήψεις.Και στις δύο περιπτώσεις, ενδέχεται να σπαταλιέται χώρος και να παρεμποδίζεται η επίδοση.

  • Σαφήνεια    Ο σχεδιασμός μιας βάσης δεδομένων είναι πιο κατανοητός εάν τα θέματα είναι κατάλληλα χωρισμένα σε πίνακες.

Συμβουλή: Σχεδιάστε τους πίνακές σας με γνώμονα τις σχέσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό αναζήτησης" για να δημιουργήσετε ένα πεδίο εξωτερικού κλειδιού, εάν ο πίνακας που περιέχει το αντίστοιχο πρωτεύον κλειδί υπάρχει ήδη. Ο "Οδηγός αναζήτησης" δημιουργεί τη σχέση για εσάς.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία νέου πίνακα

Μια απλή βάση δεδομένων, όπως μια λίστα επαφών, μπορεί να χρησιμοποιεί μόνο έναν πίνακα. Ωστόσο, πολλές βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούν πολλούς πίνακες. Όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων, δημιουργείτε ένα νέο αρχείο στον υπολογιστή σας το οποίο λειτουργεί ως κοντέινερ για όλα τα αντικείμενα στη βάση δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένων των πινάκων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα δημιουργώντας μια νέα βάση δεδομένων, εισάγοντας έναν πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή εισάγοντας ή συνδέοντας έναν πίνακα από άλλη προέλευση δεδομένων, όπως ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel, ένα έγγραφο του Microsoft Word, ένα αρχείο κειμένου ή μια άλλη βάση δεδομένων. Όταν δημιουργείτε μια νέα, κενή βάση δεδομένων, ένας νέος, κενός πίνακας εισάγεται αυτόματα για εσάς. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στον πίνακα για να αρχίσετε να καθορίζετε τα πεδία σας.

Τι θέλετε να κάνετε;

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Εισαγωγή ή σύνδεση για τη δημιουργία ενός πίνακα

Χρήση μιας τοποθεσίας του SharePoint για τη δημιουργία ενός πίνακα

Ορισμός του πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα

Ορισμός των ιδιοτήτων ενός πίνακα

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια νέα βάση δεδομένων

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Δημιουργία. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office > Δημιουργία.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για τη νέα βάση δεδομένων.

  3. Για να μεταβείτε σε διαφορετική θέση για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

    Ανοίγει η νέα βάση δεδομένων, δημιουργείται ένας νέος πίνακας με όνομα "Πίνακας1" και ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία νέου πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office > Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, επιλέξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  3. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Πίνακας.

    Ένας νέος πίνακας εισάγεται στη βάση δεδομένων και πίνακα ανοίγει σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Εισαγωγή ή σύνδεση για τη δημιουργία ενός πίνακα

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα κάνοντας εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων, τα οποία είναι αποθηκευμένα σε άλλο μέρος. Μπορείτε να εισαγάγετε ή να συνδεθείτε με δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, μια λίστα του SharePoint, ένα αρχείο XML, μια άλλη βάση δεδομένων της Access, ένα φάκελο του Microsoft Outlook και πολλά άλλα.

Όταν κάνετε εισαγωγή δεδομένων, δημιουργείτε ένα αντίγραφο των δεδομένων σε ένα νέο πίνακα της τρέχουσας βάσης δεδομένων. Τυχόν επόμενες αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης δεν θα έχουν καμία επίδραση στα δεδομένα που έχουν εισαχθεί και οι αλλαγές στα δεδομένα που εισάγονται δεν επηρεάζουν τα δεδομένα προέλευσης. Μετά τη σύνδεση με μια προέλευση δεδομένων και την εισαγωγή των δεδομένων της, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί, χωρίς να χρειαστεί να συνδεθείτε με την προέλευση. Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση ενός πίνακα που έχει εισαχθεί.

Όταν συνδέεστε με δεδομένα, δημιουργείτε ένα συνδεδεμένο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων, ο οποίος είναι μια "ζωντανή" σύνδεση προς τις υπάρχουσες πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες κάπου αλλού. Όταν αλλάζετε τα δεδομένα σε ένα συνδεδεμένο πίνακα, τα αλλάζετε στην προέλευση. Κάθε φορά που αλλάζουν δεδομένα στην προέλευση, η αλλαγή αυτή εμφανίζεται στο συνδεδεμένο πίνακα. Πρέπει να μπορείτε να συνδέεστε στην προέλευση δεδομένων κάθε φορά που χρησιμοποιείτε ένα συνδεδεμένο πίνακα. Δεν μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση ενός συνδεδεμένου πίνακα.

Σημείωση: Δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας ένα συνδεδεμένο πίνακα. Ως λύση, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα προέλευσης σε μια βάση δεδομένων της Access και, στη συνέχεια, να συνδεθείτε στη βάση δεδομένων από το Excel.

Δημιουργία νέου πίνακα με εισαγωγή ή σύνδεση εξωτερικών δεδομένων

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office > Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, επιλέξτε και ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα.

  3. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ σε μία από τις διαθέσιμες προελεύσεις δεδομένων. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, οι προελεύσεις δεδομένων βρίσκονται στην ομάδα Εισαγωγή.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

  4. Ακολουθήστε τις οδηγίες των παραθύρων διαλόγου που εμφανίζονται σε κάθε βήμα.

    Η Access δημιουργεί το νέο πίνακα και τον εμφανίζει στο παράθυρο περιήγησης.

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ή να συνδέσετε μια λίστα του SharePoint χρησιμοποιώντας μια εντολή στην καρτέλα Δημιουργία.

Αρχή της σελίδας

Χρήση μιας τοποθεσίας του SharePoint για τη δημιουργία ενός πίνακα

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα στη βάση δεδομένων ο οποίος να εισάγει ή να συνδέει μια λίστα του SharePoint. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια νέα λίστα του SharePoint χρησιμοποιώντας ένα προκαθορισμένο πρότυπο. Τα προκαθορισμένα πρότυπα στην Access είναι Επαφές, Εργασίες, Θέματα και Συμβάντα.

  1. Επιλέξτε Αρχείο > Άνοιγμα. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office > Άνοιγμα.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα, επιλέξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τον νέο πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.

  3. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστες του SharePoint.

  4. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Δημιουργία μιας λίστας του SharePoint που βασίζεται σε ένα πρότυπο

      1. Επιλέξτε Επαφές, Εργασίες, Θέματα ή Συμβάντα.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας λίστας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL για την τοποθεσία του SharePoint στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα.

      3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα λίστα και την περιγραφή της στα πλαίσια Καθορίστε όνομα για τη νέα λίστα και Περιγραφή.

      4. Για να ανοίξετε τον συνδεδεμένο πίνακα αφού δημιουργηθεί, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα της λίστας μετά την ολοκλήρωση (επιλεγμένο από προεπιλογή).

    • Δημιουργία νέας προσαρμοσμένης λίστας

      1. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμοσμένη.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας λίστας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL για την τοποθεσία του SharePoint στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα.

      3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα λίστα και την περιγραφή της στα πλαίσια Καθορίστε όνομα για τη νέα λίστα και Περιγραφή.

      4. Για να ανοίξετε τον συνδεδεμένο πίνακα αφού δημιουργηθεί, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα της λίστας μετά την ολοκλήρωση (επιλεγμένο από προεπιλογή).

    • Εισαγωγή δεδομένων από μια υπάρχουσα λίστα

      1. Κάντε κλικ στην επιλογή Υπάρχουσα λίστα του SharePoint.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας του SharePoint που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε.

      3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

      4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε λίστα του SharePoint από την οποία θέλετε να κάνετε εισαγωγή.

    • Σύνδεση με υπάρχουσα λίστα

      1. Κάντε κλικ στην επιλογή Υπάρχουσα λίστα του SharePoint.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Τοποθεσία του SharePoint, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας του SharePoint που περιέχει τη λίστα, με την οποία θέλετε να συνδεθείτε.

      3. Κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση στην προέλευση δεδομένων δημιουργώντας έναν συνδεδεμένο πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε λίστα του SharePoint, με την οποία θέλετε να συνδεθείτε.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός του πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα

Εάν δεν έχετε έναν συγκεκριμένο λόγο για να μην το κάνετε, θα πρέπει να καθορίσετε ένα πρωτεύον κλειδί για έναν πίνακα. Η Access δημιουργεί αυτόματα ένα ευρετήριο για το πρωτεύον κλειδί, το οποίο μπορεί να βελτιώσει την απόδοση της βάσης δεδομένων. Επίσης, η Access διασφαλίζει ότι κάθε εγγραφή έχει μια τιμή στο πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού και ότι η τιμή είναι πάντα μοναδική. Οι μοναδικές τιμές είναι ζωτικής σημασίας, επειδή διαφορετικά δεν υπάρχει τρόπος να διακρίνετε με αξιοπιστία μια συγκεκριμένη γραμμή από τις άλλες γραμμές.

Όταν δημιουργείτε έναν νέο πίνακα στην προβολή φύλλου δεδομένων, η Access δημιουργεί αυτόματα ένα πρωτεύον κλειδί για εσάς και του εκχωρεί το όνομα πεδίου "Αναγνωριστικό" και τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη Αρίθμηση".

Στην προβολή σχεδίασης, μπορείτε να αλλάξετε ή να καταργήσετε το πρωτεύον κλειδί ή να ορίσετε το πρωτεύον κλειδί για έναν πίνακα που δεν έχει ήδη ένα.

Καθορισμός των πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν ως πρωτεύον κλειδί

Ορισμένες φορές, μπορεί να έχετε ήδη δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε υπάρχοντες αριθμούς αναγνωριστικού για τους υπαλλήλους σας. Εάν δημιουργήσετε έναν πίνακα για την παρακολούθηση των πληροφοριών υπαλλήλων, μπορεί να αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε το υπάρχον αναγνωριστικό υπαλλήλου ως το πρωτεύον κλειδί για τον πίνακα. Ή, μπορεί το αναγνωριστικό υπαλλήλου να είναι μοναδικό μόνο σε συνδυασμό με το αναγνωριστικό τμήματος, με αποτέλεσμα να πρέπει να χρησιμοποιήσετε και τα δύο πεδία μαζί ως το πρωτεύον κλειδί. Ένα καλό υποψήφιο πρωτεύον κλειδί έχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά:

  • Κάθε εγγραφή έχει μια μοναδική τιμή για το πεδίο ή το συνδυασμό των πεδίων.

  • Το πεδίο ή ο συνδυασμός των πεδίων ποτέ δεν είναι κενό ή null — υπάρχει πάντα μια τιμή.

  • Οι τιμές δεν αλλάζουν.

Εάν δεν υπάρχουν κατάλληλα δεδομένα για να χρησιμοποιηθούν ως πρωτεύον κλειδί, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο για να το χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί. Όταν δημιουργείτε ένα νέο πεδίο για να το χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί, ορίστε για το πεδίο τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη Αρίθμηση" για να βεβαιωθείτε ότι πληροί τα τρία χαρακτηριστικά της παραπάνω λίστας.

Ορισμός ή αλλαγή του πρωτεύοντος κλειδιού

  1. Επιλέξτε τον πίνακα του οποίου το πρωτεύον κλειδί θέλετε να ορίσετε ή να αλλάξετε.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  3. Στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, επιλέξτε το πεδίο ή τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως πρωτεύον κλειδί.

    Για να επιλέξετε ένα πεδίο, επιλέξτε τον επιλογέα γραμμής για το πεδίο που θέλετε.

    Για να επιλέξετε περισσότερα από ένα πεδία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στον επιλογέα γραμμής για κάθε πεδίο.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Πρωτεύον κλειδί.

    Ομάδα 'Εργαλεία' της καρτέλας 'Σχεδίαση' της κορδέλας

    Ένας δείκτης κλειδιού εμφανίζεται στα αριστερά του πεδίου ή των πεδίων που καθορίζετε ως πρωτεύον κλειδί.

Κατάργηση του πρωτεύοντος κλειδιού

  1. Επιλέξτε τον πίνακα του οποίου το πρωτεύον κλειδί θέλετε να καταργήσετε.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  3. Κάντε κλικ στον επιλογέα γραμμής για το τρέχον πρωτεύον κλειδί. Εάν το πρωτεύον κλειδί αποτελείται από πολλά πεδία, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στον επιλογέα γραμμής για κάθε πεδίο.

  4. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Πρωτεύον κλειδί.

    Ομάδα 'Εργαλεία' της καρτέλας 'Σχεδίαση' της κορδέλας

    Ο δείκτης κλειδιού καταργείται από το πεδίο ή τα πεδία που είχατε ορίσει προηγουμένως ως πρωτεύον κλειδί.

Σημείωση: Όταν αποθηκεύετε έναν νέο πίνακα χωρίς να ορίσετε πρωτεύον κλειδί, η Access σάς ρωτά αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο για το πρωτεύον κλειδί. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι, η Access δημιουργεί ένα πεδίο αναγνωριστικού που χρησιμοποιεί τον τύπο δεδομένων "Αυτόματη Αρίθμηση" για να παρέχει μια μοναδική τιμή για κάθε εγγραφή. Εάν ο πίνακας περιλαμβάνει ήδη ένα πεδίο τύπου "Αυτόματη Αρίθμηση", η Access το χρησιμοποιεί ως το πρωτεύον κλειδί. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Όχι, η Access δεν προσθέτει πεδίο και δεν ορίζεται πρωτεύον κλειδί.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός των ιδιοτήτων ενός πίνακα

Εκτός από τον ορισμό ιδιοτήτων πεδίου, μπορείτε επίσης να ορίσετε ιδιότητες που εφαρμόζονται σε έναν ολόκληρο πίνακα ή σε ολόκληρες εγγραφές.

  1. Επιλέξτε τον πίνακα του οποίου τις ιδιότητες θέλετε να ορίσετε.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.

  3. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη, κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο ιδιοτήτων.

    Ομάδα "Εμφάνιση/Απόκρυψη" στην καρτέλα "Σχεδίαση" στην Access

    Εμφανίζεται το φύλλο ιδιοτήτων του πίνακα.

  4. Στο φύλλο ιδιοτήτων, κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά.

  5. Κάντε κλικ στο πλαίσιο στα αριστερά της ιδιότητας που θέλετε να ορίσετε και, στη συνέχεια, εισαγάγετε μια ρύθμιση για την ιδιότητα.

    Διαθέσιμες ιδιότητες πίνακα

    Χρησιμοποιήστε αυτή την ιδιότητα πίνακα

    Για να

    Εμφάνιση προβολών στην τοποθεσία SharePoint

    Καθορίσετε εάν οι προβολές που βασίζονται στον πίνακα μπορούν να εμφανίζονται σε μια τοποθεσία του SharePoint.

    Σημείωση: Οι επιδράσεις αυτής της ρύθμισης εξαρτώνται από τη σωστή ρύθμιση της ιδιότητας Εμφάνιση όλων των προβολών στην τοποθεσία SharePoint της βάσης δεδομένων.

    Ανεπτυγμένο δευτερεύον φύλλο δεδομένων

    Αναπτύξετε όλα τα δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων κατά το άνοιγμα του πίνακα.

    Ύψος δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων

    Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν θέλετε το παράθυρο του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων να αναπτύσσεται για να εμφανίζει όλες τις γραμμές, αφήστε σε αυτή την ιδιότητα την τιμή 0".

    • Εάν θέλετε να ελέγξετε το ύψος του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων, καταχωρήστε το επιθυμητό ύψος σε ίντσες.

    Προσανατολισμός

    Ρυθμίσετε τον προσανατολισμό της προβολής, ανάλογα με τη φορά ανάγνωσης (από τα αριστερά προς τα δεξιά ή από τα δεξιά προς τα αριστερά) της γλώσσας σας.

    Περιγραφή

    Δώσετε μια περιγραφή του πίνακα. Η περιγραφή αυτή θα εμφανίζεται σε συμβουλές εργαλείων για τον πίνακα.

    Προεπιλεγμένη προβολή

    Ορίσετε την προβολή Φύλλου δεδομένων, Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικού Γραφήματος ως προεπιλεγμένη προβολή κατά το άνοιγμα του πίνακα. Σημειώστε ότι οι επιλογές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος έχουν καταργηθεί από την Access, ξεκινώντας από την Access 2013.

    Κανόνας επικύρωσης

    Καταχωρήσετε μια παράσταση, η οποία πρέπει να είναι αληθής κάθε φορά που προσθέτετε ή αλλάζετε μια εγγραφή.

    Κείμενο επικύρωσης

    Καταχωρήσετε ένα μήνυμα που να εμφανίζεται όταν μια εγγραφή παραβιάζει την παράσταση στην ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης.

    Φίλτρο

    Καθορίσετε κριτήρια για την εμφάνιση μόνο των γραμμών που συμφωνούν στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Κατάταξη κατά

    Επιλέξετε ένα ή περισσότερα πεδία για να καθορίσετε την προεπιλεγμένη σειρά ταξινόμησης των γραμμών στην Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Όνομα δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων

    Καθορίσετε εάν θα εμφανίζεται ένα δευτερεύον φύλλο δεδομένων στην Προβολή φύλλου δεδομένων και, εάν συμβαίνει αυτό, από ποιον πίνακα ή ερώτημα θα προέρχονται οι γραμμές του δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων.

    Σύνδεση θυγατρικών πεδίων

    Εμφανίσετε τα πεδία του πίνακα ή του ερωτήματος που χρησιμοποιούνται για το δευτερεύον φύλλο δεδομένων και συμφωνούν με την ιδιότητα Σύνδεση πρωτευόντων πεδίων που έχει καθοριστεί για τον πίνακα.

    Σύνδεση πρωτευόντων πεδίων

    Εμφανίσετε τα πεδία του πίνακα που ταιριάζουν με την ιδιότητα Σύνδεση θυγατρικών πεδίων που έχει καθοριστεί για τον πίνακα.

    Φιλτράρισμα με τη φόρτωση

    Εφαρμόσετε αυτόματα τα κριτήρια φιλτραρίσματος στην ιδιότητα Φίλτρο (επιλέγοντας Ναι) όταν ο πίνακας ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

    "Κατάταξη κατά" με τη φόρτωση

    Εφαρμόσετε αυτόματα τα κριτήρια ταξινόμησης στην ιδιότητα Κατάταξη κατά (επιλέγοντας Ναι) όταν ο πίνακας ανοίγει σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

    Συμβουλή: Για να έχετε περισσότερο χώρο για την εισαγωγή ή επεξεργασία μιας ρύθμισης στο πλαίσιο ιδιότητας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT+F2 για να εμφανιστεί το πλαίσιο Ζουμ. Εάν ρυθμίζετε την ιδιότητα Κανόνας επικύρωσης με μια παράσταση και θέλετε βοήθεια για τη δημιουργία της, κάντε κλικ στο Κουμπί "Δόμηση" δίπλα στο πλαίσιο ιδιότητας Κανόνας επικύρωσης για να εμφανιστεί η Δόμηση παραστάσεων.

  6. Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

Αρχή της ενότητας

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή, προσθήκη ή δημιουργία ενός νέου πεδίου σε έναν πίνακα

Αποθηκεύετε σε ένα πεδίο κάθε στοιχείο δεδομένων που θέλετε να παρακολουθήσετε. Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα επαφών μπορείτε να δημιουργήσετε πεδία για το Επώνυμο, το Όνομα, τον Αριθμό τηλεφώνου και τη Διεύθυνση. Σε έναν πίνακα προϊόντων μπορείτε να δημιουργήσετε πεδία για το Όνομα προϊόντος, το Αναγνωριστικό προϊόντος και την Τιμή.

Προσπαθήστε να χωρίσετε τα δεδομένα σε όσο το δυνατόν μικρότερα χρήσιμα στοιχεία, πριν δημιουργήσετε πεδία. Είναι πολύ πιο εύκολο να τα συνδυάσετε αργότερα, παρά να τα διαχωρίσετε. Για παράδειγμα, αντί για το πεδίο "Πλήρες όνομα", εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ξεχωριστά ονόματα για το "Επώνυμο" και το "Όνομα". Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να κάνετε πιο εύκολα αναζήτηση ή ταξινόμηση κατά "Όνομα", "Επώνυμο" ή και τα δύο. Εάν σκοπεύετε να αναφέρετε, να ταξινομήσετε, να αναζητήσετε ή να υπολογίσετε ένα στοιχείο δεδομένων, τοποθετήστε το στοιχείο αυτό, μόνο του, σε ένα πεδίο.

Αφού δημιουργήσετε ένα πεδίο, μπορείτε επίσης να ορίσετε ιδιότητες πεδίου για να ελέγξετε την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του.

Τι θέλετε να κάνετε;

Προσθήκη πεδίου με καταχώρηση δεδομένων

Όταν δημιουργείτε ένα νέο πίνακα ή ανοίγετε έναν υπάρχοντα πίνακα στην Προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να προσθέσετε κάποιο πεδίο στον πίνακα, καταχωρώντας δεδομένα στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου του φύλλου δεδομένων.

Φύλλο δεδομένων στην Access με τη στήλη "Προσθήκη νέου πεδίου"

1. Εισαγάγετε δεδομένα στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου.

  1. Δημιουργήστε ή ανοίξτε έναν πίνακα στην Προβολή φύλλου δεδομένων, κάνοντας δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων από το μενού συντόμευσης.

  2. Στη στήλη Προσθήκη νέου πεδίου, εισαγάγετε το όνομα του πεδίου που θέλετε να δημιουργήσετε.

    Χρησιμοποιήστε ένα περιγραφικό όνομα, ώστε να είναι πιο εύκολος ο προσδιορισμός του πεδίου.

  3. Καταχωρήστε δεδομένα στο νέο πεδίο.

Προσθήκη πεδίου με χρήση ενός προτύπου πεδίου

Μερικές φορές είναι ευκολότερο να επιλέξετε από μια προκαθορισμένη λίστα πεδίων που καλύπτουν τις ανάγκες σας από το να δημιουργήσετε ένα πεδίο με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα Περισσότερα πεδία στην Access 2010, 2013 ή 2016 ή το παράθυρο εργασιών Πρότυπα πεδίου στην Access 2007 για να επιλέξετε από μια λίστα προτύπων πεδίου. Ένα πρότυπο πεδίου είναι ένα προκαθορισμένο σύνολο χαρακτηριστικών και ιδιοτήτων που περιγράφει ένα πεδίο. Ο ορισμός του προτύπου πεδίου περιλαμβάνει ένα όνομα πεδίου, έναν τύπο δεδομένων, μια ρύθμιση για ιδιότητα Μορφή του πεδίου, καθώς και άλλες ιδιότητες πεδίου.

Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2010, 2013 ή 2016, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Πεδία, στην ομάδα Προσθήκη και διαγραφή, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα πεδία.

    Στιγμιότυπο οθόνης της ομάδας "Προσθήκη και διαγραφή" στην καρτέλα "Πεδία" της κορδέλας.

  3. Επιλέξτε ένα πεδίο από τη λίστα Περισσότερα πεδία για να προσθέσετε τη νέα στήλη. Η Access τοποθετεί το πεδίο στα δεξιά της στήλης όπου βρίσκεται αυτή τη στιγμή ο δρομέας. Εάν επιλέξετε μία από τις επιλογές πεδίου κάτω από την επικεφαλίδα "Γρήγορη εκκίνηση", όπως η "Διεύθυνση", η Access δημιουργεί πολλά πεδία στον πίνακά σας που θα περιέχουν τα διάφορα τμήματα μιας διεύθυνσης.

Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

  1. Στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή και έπειτα στην επιλογή Προβολή φύλλου δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Πεδία & στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο πεδίο.

    Εικόνα της κορδέλας της Access

  3. Επιλέξτε ένα ή περισσότερα πεδία στο παράθυρο Πρότυπα πεδίου και, στη συνέχεια, σύρετέ τα στον πίνακα στον οποίο θέλετε να εισαγάγετε τη νέα στήλη.

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου

Αφού δημιουργήσετε ένα πεδίο, μπορείτε να ορίσετε ιδιότητες πεδίου για να ελέγξετε την εμφάνιση και τη συμπεριφορά του.

Για παράδειγμα, ορίζοντας ιδιότητες πεδίου, μπορείτε:

  • Να ελέγχετε την εμφάνιση των δεδομένων σε ένα πεδίο

  • Να αποτρέπετε τη λανθασμένη καταχώρηση δεδομένων σε ένα πεδίο

  • Να καθορίζετε προεπιλεγμένες τιμές για ένα πεδίο

  • Να επιταχύνετε την αναζήτηση και την ταξινόμηση σε ένα πεδίο

Μπορείτε να ορίσετε ορισμένες από τις διαθέσιμες ιδιότητες πεδίου ενώ εργάζεστε σε Προβολή φύλλου δεδομένων. Ωστόσο, για να αποκτήσετε πρόσβαση και να ρυθμίσετε όλες τις ιδιότητες πεδίου, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την Προβολή σχεδίασης.

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου στην Προβολή φύλλου δεδομένων

Μπορείτε να μετονομάσετε ένα πεδίο, να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων του, να αλλάξετε την ιδιότητα Μορφή του και να αλλάξετε ορισμένες από τις άλλες ιδιότητες ενός πεδίου όταν εργάζεστε στην προβολή φύλλου δεδομένων.

Άνοιγμα πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα που θέλετε να ανοίξετε.

  2. Στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή φύλλου δεδομένων.

Μετονομασία πεδίου

Όταν προσθέτετε ένα πεδίο εισάγοντας δεδομένα στην προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εκχωρεί αυτόματα ένα γενικό όνομα στο πεδίο. Η Access εκχωρεί το όνομα "Πεδίο1" στο πρώτο νέο πεδίο, "Πεδίο2" στο δεύτερο νέο πεδίο και ούτω καθεξής. Από προεπιλογή, το όνομα ενός πεδίου χρησιμοποιείται ως η ετικέτα του όπου εμφανίζεται το πεδίο, όπως μια επικεφαλίδα στήλης σε ένα φύλλο δεδομένων. Μετονομάζοντας τα πεδία ώστε να έχουν πιο περιγραφικά ονόματα, μπορείτε να τα χρησιμοποιείτε ευκολότερα όταν προβάλλετε ή επεξεργάζεστε εγγραφές.

  1. Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα του πεδίου που θέλετε να μετονομάσετε (για παράδειγμα, "Πεδίο1").

  2. Στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην εντολή Μετονομασία στήλης. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία στήλης από το μενού συντόμευσης.

  3. Εισαγάγετε το νέο όνομα στην επικεφαλίδα του πεδίου.

    Τα ονόματα των πεδίων μπορούν να περιλαμβάνουν έως και 64 χαρακτήρες (γράμματα ή αριθμούς), συμπεριλαμβανομένων των κενών διαστημάτων.

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο καταχωρώντας δεδομένα σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η Access εξετάζει αυτά τα δεδομένα για να προσδιορίσει τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για αυτό το πεδίο. Για παράδειγμα, εάν καταχωρήσετε 1/1/2017, η Access αναγνωρίζει αυτά τα δεδομένα ως ημερομηνία και ορίζει τον τύπο δεδομένων για το πεδίο σε "Ημερομηνία/Ώρα". Εάν η Access δεν μπορεί να προσδιορίσει με βεβαιότητα τον τύπο δεδομένων, τότε ο τύπος δεδομένων ορίζεται από προεπιλογή σε "Κείμενο" ("Σύντομο κείμενο" εάν χρησιμοποιείτε την Access 2016).

Ο τύπος δεδομένων του πεδίου καθορίζει ποιες άλλες ιδιότητες πεδίου μπορείτε να ορίσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μόνο την ιδιότητα Μόνο προσάρτηση για ένα πεδίο με τύπο δεδομένων "Υπερ-σύνδεση" ή "Υπόμνημα" ("Μεγάλο κείμενο" εάν χρησιμοποιείτε την Access 2016).

Σε κάποιες περιπτώσεις, ενδέχεται να θέλετε να αλλάξετε μη αυτόματα τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε αριθμούς δωματίων που μοιάζουν με ημερομηνίες, όπως 10/2017. Εάν καταχωρήσετε 10/2017 σε ένα νέο πεδίο σε Προβολή φύλλου δεδομένων, η λειτουργία αυτόματης αναγνώρισης τύπου δεδομένων θα επιλέγει τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα" για το συγκεκριμένο πεδίο. Επειδή οι αριθμοί δωματίων είναι ετικέτες και όχι ημερομηνίες, θα πρέπει να χρησιμοποιούν τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου.

  1. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Πεδία. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων.

  2. Στη λίστα Τύπος δεδομένων, στην ομάδα Μορφοποίηση, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, στη λίστα "Τύπος δεδομένων", στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε.

    Ποιοι τύποι δεδομένων είναι διαθέσιμοι;

    Ανατρέξτε στο θέμα Τύποι δεδομένων για βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access για μια πλήρη λίστα των διαθέσιμων τύπων δεδομένων σε βάσεις δεδομένων της Access.

    Σημείωση: Το μέγιστο μέγεθος ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access είναι 2 gigabyte.

    Συμβουλές σχετικά με τους τύπους δεδομένων

    • Για να βελτιστοποιήσετε την απόδοση, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε το πιο κατάλληλο Μέγεθος πεδίου όταν δημιουργείτε ένα πεδίο τύπου "Κείμενο" ή "Αριθμός". Για παράδειγμα, εάν πρόκειται να αποθηκεύσετε ταχυδρομικούς κώδικες με προβλέψιμο μήκος, καθορίστε αυτό το μήκος ως το μέγεθος του πεδίου. Μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος του πεδίου ορίζοντας μια τιμή στο πλαίσιο ιδιότητας Μέγεθος πεδίου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Ορισμός άλλων ιδιοτήτων πεδίου.

    • Για αριθμούς τηλεφώνου, κωδικούς προϊόντων και άλλους αριθμούς που δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για μαθηματικούς υπολογισμούς, θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο δεδομένων "Κείμενο" αντί για τον τύπο δεδομένων "Αριθμός". Μια αριθμητική τιμή που είναι αποθηκευμένη ως κείμενο μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί πιο λογικά.

Αλλαγή της μορφής ενός πεδίου

Εκτός από τον προσδιορισμό του τύπου δεδομένων για ένα νέο πεδίο, η Access μπορεί επίσης να ορίσει την ιδιότητα Μορφή για το πεδίο, ανάλογα με αυτά που πληκτρολογείτε. Για παράδειγμα, εάν καταχωρήσετε 10:50 π.μ., η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων σε "Ημερομηνία/Ώρα" και την ιδιότητα Μορφή σε "Ενδιάμεση ώρα". Για να αλλάξετε με μη αυτόματο τρόπο την ιδιότητα Μορφή ενός πεδίου, κάντε τα εξής:

  1. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Πεδία. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων.

  2. Στη λίστα Μορφή, στην ομάδα Μορφοποίηση, εισαγάγετε τη μορφή που θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, στη λίστα Μορφή, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, καταχωρήστε τη μορφή που θέλετε.

    Σημείωση: Η λίστα Μορφή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη για ορισμένα πεδία (για παράδειγμα, "Κείμενο"), ανάλογα με τον τύπο δεδομένων του πεδίου.

Ορισμός άλλων ιδιοτήτων πεδίου

  1. Σε Προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε κλικ στο πεδίο για το οποίο θέλετε να ορίσετε την ιδιότητα.

  2. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2010, 2013 ή 2016, στην καρτέλα Πεδία, στις ομάδες Ιδιότητες, Μορφοποίηση ή Επικύρωση πεδίου, επιλέξτε τις ιδιότητες που θέλετε.

  3. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, στην καρτέλα Φύλλο δεδομένων, στην ομάδα Τύπος δεδομένων & μορφοποίηση, επιλέξτε τις ιδιότητες που επιθυμείτε.

Ορισμός ιδιοτήτων πεδίου στην προβολή σχεδίασης

Μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε ιδιότητα πεδίου όταν εργάζεστε σε έναν πίνακα στην προβολή σχεδίασης. Στην προβολή σχεδίασης, ορίζετε τον τύπο δεδομένων ενός πεδίου στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, ενώ ορίζετε άλλες ιδιότητες στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

Άνοιγμα πίνακα στην προβολή σχεδίασης

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στον πίνακα.

  2. Στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή σχεδίασης.

Αλλαγή του τύπου δεδομένων ενός πεδίου

  1. Στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, εντοπίστε το πεδίο για το οποίο θέλετε να ορίσετε τον τύπο δεδομένων.

  2. Στη στήλη Τύπος δεδομένων, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα.

    Ποιοι τύποι δεδομένων είναι διαθέσιμοι;

    Ανατρέξτε στο θέμα Τύποι δεδομένων για βάσεις δεδομένων υπολογιστή της Access για μια πλήρη λίστα των διαθέσιμων τύπων δεδομένων σε βάσεις δεδομένων της Access.

    Σημείωση: Το μέγιστο μέγεθος ενός αρχείου βάσης δεδομένων της Access είναι 2 gigabyte.

    Συμβουλές σχετικά με τους τύπους δεδομένων

    • Για αριθμούς τηλεφώνου, κωδικούς προϊόντων και άλλους αριθμούς που δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για μαθηματικούς υπολογισμούς, θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο δεδομένων "Κείμενο" αντί για τον τύπο δεδομένων "Αριθμός". Μια αριθμητική τιμή που είναι αποθηκευμένη ως κείμενο μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί πιο λογικά, αλλά δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα σε υπολογισμούς.

    • Για τους τύπους δεδομένων "Κείμενο" και "Αριθμός", μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθος του πεδίου ή τον τύπο δεδομένων με μεγαλύτερη ακρίβεια ορίζοντας μια τιμή στο πλαίσιο ιδιότητας Μέγεθος πεδίου.

Ορισμός άλλων ιδιοτήτων πεδίου

  1. Στο πλέγμα σχεδίασης πίνακα, επιλέξτε το πεδίο για το οποίο θέλετε να ορίσετε τις ιδιότητες. Η Access εμφανίζει τις ιδιότητες για αυτό το πεδίο στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου.

    Ο τύπος δεδομένων του πεδίου καθορίζει τις ιδιότητες που μπορείτε να ορίσετε.

  2. Στο παράθυρο Ιδιότητες πεδίου, εισαγάγετε τις ρυθμίσεις που θέλετε για κάθε ιδιότητα ή πατήστε το πλήκτρο F6 και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να επιλέξετε μια ιδιότητα.

    Ποιες ιδιότητες πεδίου είναι διαθέσιμες;

    Για μια ολοκληρωμένη λίστα με όλες τις ιδιότητες πεδίων που είναι διαθέσιμες για κάθε τύπο δεδομένων στις βάσεις δεδομένων της Access, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στους τύπους δεδομένων και στις ιδιότητες πεδίων.

    Σημείωση: Δεν είναι όλες οι ιδιότητες διαθέσιμες για κάθε πεδίο. Ο τύπος δεδομένων ενός πεδίου καθορίζει ποιες ιδιότητες έχει.

  3. Για να έχετε περισσότερο χώρο για την εισαγωγή ή επεξεργασία μιας ρύθμισης ιδιότητας στο πλαίσιο ιδιότητας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων SHIFT+F2 για να εμφανιστεί το πλαίσιο Ζουμ.

    Συμβουλή: Εάν εισάγετε μια μάσκα εισαγωγής ή μια παράσταση επικύρωσης και θέλετε βοήθεια για τη δημιουργία της, κάντε κλικ στο κουμπί Κουμπί "Δόμηση" δίπλα στο πλαίσιο ιδιότητας για να εμφανιστεί το κατάλληλο εργαλείο δόμησης.

  4. Για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

Αποθήκευση ενός πίνακα

Αφού δημιουργήσετε ή τροποποιήσετε έναν πίνακα, θα πρέπει να αποθηκεύσετε τη σχεδίασή του. Όταν αποθηκεύετε έναν πίνακα για πρώτη φορά, δώστε ένα όνομα που περιγράφει τα δεδομένα που περιέχει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έως 64 αλφαριθμητικούς χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων των κενών διαστημάτων. Για παράδειγμα, μπορείτε να ονομάσετε έναν πίνακα "Πελάτες", "Απόθεμα ανταλλακτικών" ή "Προϊόντα".

Συμβουλή: Θα πρέπει να αποφασίσετε σχετικά με τους κανόνες ονοματοθεσίας για τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων σας και να τους χρησιμοποιείτε με συνέπεια.

  1. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2010, 2013 ή 2016, κάντε κλικ στις επιλογές Αρχείο > Αποθήκευση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

  2. Εάν χρησιμοποιείτε την Access 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+S.

  3. Εάν αποθηκεύετε τον πίνακα για πρώτη φορά, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×