Δημιουργία ομάδας επαφών ή λίστας διανομής στο Outlook

Χρησιμοποιήστε μια ομάδα επαφών (στο παρελθόν ονομαζόταν "λίστα διανομής") για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα—μια ομάδα έργου, μια επιτροπή ή απλώς μια ομάδα φίλων—χωρίς να χρειάζεται να προσθέτετε όλα τα ονόματα κάθε φορά που θέλετε να τους γράψετε. Για να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών:

Παράθυρο διαλόγου "Ομάδα επαφών"

Για πληροφορίες σχετικά με ομάδες επαφών για Mac, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας επαφών στο Outlook για Mac.

  1. Στη γραμμή περιήγησης, επιλέξτε Άτομα.

    • Για Outlook 2013: Άτομα

    • Για Outlook 2016: Άτομα

  2. Στην περιοχή Οι επαφές μου, διαλέξτε πού θέλετε να προσθέσετε την ομάδα επαφών. Για αυτό το παράδειγμα, επιλέξτε Επαφές.

  3. Κάντε κλικ στις επιλογές Κεντρική > Νέα ομάδα επαφών.

  4. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα.

  5. Επιλέξτε Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, προσθέστε άτομα από το βιβλίο διευθύνσεων ή τη λίστα επαφών σας.

    Προσθήκη μελών σε νέα ομάδα

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Για να προσθέσετε κάποιο άτομο που δεν βρίσκεται στο βιβλίο διευθύνσεων ή στις επαφές σας, δημιουργήστε ή προσθέστε ένα άτομο ως επαφή.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

    Για να μάθετε τον τρόπο χρήσης της νέας ομάδας επαφών σας, ανατρέξτε στο άρθρο Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδα επαφών.

Εάν αποστέλλετε πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ίδια ομάδα ατόμων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα γνωστή ως "λίστα διανομής"), η οποία θα περιλαμβάνει όλους τους παραλήπτες, χρησιμοποιώντας ένα προηγούμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τους έχετε αποστείλει. Έτσι, την επόμενη φορά που θέλετε να επικοινωνήσετε ή να προγραμματίσετε μια σύσκεψη μαζί τους, μπορείτε να προσθέσετε την ομάδα επαφών στη γραμμή Προς του μηνύματός σας, αντί να προσθέτετε κάθε άτομο ξεχωριστά.

  1. Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο έχετε αποστείλει στα άτομα που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ομάδα επαφών.

  2. Στο πλαίσιο Προς ή Κοιν., επισημάνετε όλα τα ονόματα με το ποντίκι σας.

    Επιλογή των ατόμων στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  3. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιγραφή ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C.

  4. Στο Outlook (όχι στο ανοικτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), κάντε κλικ στην επιλογή Επαφές.

    Συμβουλή:  Εάν η λίστα επαφών δεν εμφανίζεται, κάντε ξανά κλικ στην επιλογή Επαφές.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Άτομα"

  5. Κάντε κλικ στις επιλογές Κεντρική > Νέα ομάδα επαφών.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα ομάδα επαφών" από την "Κεντρική" καρτέλα

  6. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα επαφών σας, όπως Ειδικά έργα.

  7. Κάντε κλικ στις επιλογές Προσθήκη μελών > Από τις Επαφές του Outlook.

    Προσθήκη μελών από επαφές του Outlook

  8. Στο παράθυρο που ανοίγει, κάντε δεξί κλικ μέσα στο πλαίσιο Μέλη και επιλέξτε Επικόλληση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Τα άτομα από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανιστούν με τη μορφή λίστας μελών για την ομάδα επαφών σας.

    Η καινούργια ομάδα επαφών θα πρέπει τώρα να περιλαμβάνει άτομα

  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.

Οι ομάδες επαφών εμφανίζονται στη λίστα των επαφών σας, μαζί με μεμονωμένα άτομα. Για να δείτε τη διαφορά ανάμεσα στις ομάδες και τις μεμονωμένες επαφές, ανατρέξτε στα εικονίδια που εμφανίζονται αριστερά από τα ονόματα στην προβολή λίστας. Το εικονίδιο κάρτας υποδεικνύει τις μεμονωμένες επαφές και το εικονίδιο ατόμων υποδεικνύει τις ομάδες επαφών.

Τα εικονίδια ατόμων είναι για ομάδες επαφών και τα εικονίδια κάρτας είναι για μεμονωμένα άτομα

Τέλος, μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να προσθέσετε άτομα ή να καταργήσετε άτομα από την ομάδα επαφών.

Εάν διατηρείτε πολλές επαγγελματικές ή προσωπικές επαφές σε υπολογιστικό φύλλο του Excel, μπορείτε να τις εισαγάγετε απευθείας στο Outlook.

Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα ονομαζόταν "λίστα διανομής") χρησιμοποιώντας τα εισαγόμενα στοιχεία επαφών. Με μια ομάδα επαφών, μπορείτε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσκλήσεις σε συσκέψεις, χωρίς να χρειάζεται κάθε φορά να προσθέτετε τα ονόματα.

Δυστυχώς, το Outlook δεν δημιουργεί αυτόματα μια ομάδα επαφών από κάποια λίστα επαφών στο Excel. Ωστόσο, αυτό μπορείτε να το επιτύχετε ακολουθώντας τα παρακάτω τέσσερα βήματα:

  1. Προετοιμάστε τα δεδομένα σας για εισαγωγή.

  2. Εισαγάγετε τις πληροφορίες.

  3. Αντιστοιχίστε τις στήλες του υπολογιστικού φύλλου του Excel στα κατάλληλα πεδία του Outlook.

  4. Δημιουργήστε την ομάδα επαφών σας.

Βήμα 1: Αποθηκεύστε τις πληροφορίες επαφών από το Excel σε ένα αρχείο που μπορεί να εισαχθεί στο Outlook

Το Outlook δεν μπορεί να εισαγάγει βιβλία εργασίας με πολλά φύλλα, αλλά μπορεί να εισαγάγει αρχεία τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv). Δείτε εδώ πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας ως αρχείο .csv:

  1. Στο βιβλίο εργασίας σας, κάντε κλικ στο φύλλο εργασίας με τις πληροφορίες επαφών που θέλετε να εισαγάγετε.

  2. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Αποθήκευση ως.

  3. Επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης του αρχείου.

  4. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπου επιλέξτε CSV (MS-DOS) (*. csv), πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

  5. Εάν το Excel σάς ενημερώσει ότι "Ο επιλεγμένος τύπος αρχείου δεν υποστηρίζει βιβλία εργασίας που αποτελούνται από πολλά φύλλα", κάντε κλικ στο κουμπί OK. Το μήνυμα αναφέρεται σε έναν περιορισμό του αρχείου CSV, αλλά δεν θα συμβεί τίποτα στο αρχικό βιβλίο εργασίας σας (το αρχείο .xlsx).

  6. Όταν το Excel σάς ενημερώσει ότι "Ορισμένες δυνατότητες στο βιβλίο εργασίας μπορεί να χαθούν", κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποθηκεύσετε το τρέχον φύλλο εργασίας ως αρχείο CSV. Το αρχικό βιβλίο εργασίας (το αρχείο .xlsx) κλείνει, αλλά δεν γίνεται καμία αλλαγή σε αυτό.

  7. Κλείστε το αρχείο CSV.

Έχετε τελειώσει με το Excel. Τώρα, μπορείτε να αρχίσετε τη διαδικασία εισαγωγής στο Outlook.

Βήμα 2: Ξεκινήστε την εισαγωγή

  1. Στο Outlook, κάντε κλικ στα στοιχεία Αρχείο > Άνοιγμα και εξαγωγή > Εισαγωγή/Εξαγωγή.

    Εισαγωγή/εξαγωγή

    Ξεκινά ο "Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής".

  2. Επιλέξτε Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής

  3. Επιλέξτε Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να εντοπίσετε το αποθηκευμένο αρχείο CSV.

  5. Στην περιοχή Επιλογές, επιλέξτε αν θα αντικατασταθούν οι διπλότυπες (υπάρχουσες επαφές), αν θα δημιουργηθούν διπλότυπες επαφές ή αν δεν θα εισαχθούν διπλότυπες επαφές. Ακολουθούν κάποια πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη:

    • Με την αντικατάσταση των διπλότυπων επαφών οι υπάρχουσες επαφές διαγράφονται, αν το Outlook βρει αντιστοίχιση για το όνομα της επαφής (ή κάποιο άλλο πεδίο, όπως εξηγείται παρακάτω, στην ενότητα σχετικά με την αντιστοίχιση). Αν διαθέτετε ήδη στοιχεία για κάποιες από τις ίδιες επαφές στο Outlook, επιλέξτε να δημιουργήσετε διπλότυπες επαφές.

    • Η δημιουργία διπλότυπων επαφών είναι η ασφαλέστερη επιλογή. Μπορείτε να κάνετε εκκαθάριση των διπλότυπων επαφών αργότερα.

    • Εάν είστε βέβαιοι ότι τα στοιχεία για τις υπάρχουσες επαφές στο Outlook είναι ίδια με εκείνα των επαφών στο αρχείο εισαγωγής, μπορείτε να επιλέξετε να μην γίνει εισαγωγή των διπλότυπων επαφών. Το Outlook θα εισαγάγει μόνο τις νέες επαφές.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και επιλέξτε τη θέση αποθήκευσης των νέων, εισαγόμενων επαφών σας. Η επιλογή Επαφές πρέπει να είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή. Αν θέλετε διαφορετικό φάκελο, κάντε κύλιση για να βρείτε το φάκελο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  8. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου που βρίσκεται δίπλα στην επιλογή Εισαγωγή του αρχείου "Οι_επαφές_μου.csv" (αν υποθέσουμε ότι αυτό είναι το όνομα του αρχείου σας) είναι επιλεγμένο.

  9. Μην κάνετε ακόμη κλικ στο κουμπί Τέλος, γιατί πρέπει να "αντιστοιχίσετε" κάποιες από τις στήλες του αρχείου CSV στα πεδία επαφών του Outlook.

Βήμα 3: Αντιστοιχίστε τις στήλες του αρχείου CSV στα πεδία επαφών του Outlook

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιστοίχιση προσαρμοσμένων πεδίων. Εμφανίζεται το πλαίσιο Αντιστοίχιση προσαρμοσμένων πεδίων.

    • Στην περιοχή Από, ένα πλαίσιο εμφανίζει τα ονόματα των στηλών από το αρχείο εισαγωγής CSV.

    • Στην περιοχή Σε, βλέπετε τα τυπικά πεδία που χρησιμοποιεί το Outlook για τις επαφές. Αν κάποιο ταιριάζει με κάποια στήλη στο αρχείο CSV, θα δείτε τη στήλη σας κάτω από την ένδειξη Αντιστοίχιση από.

      Παράθυρο διαλόγου "Αντιστοίχιση προσαρμοσμένων πεδίων"

  2. Θα πρέπει πιθανώς να κάνετε κάποια αντιστοίχιση μη αυτόματα. Στο ακόλουθο παράδειγμα, στο αρχείο εισαγωγής ο αριθμός τηλεφώνου οικίας της επαφής βρίσκεται σε μια στήλη που ονομάζεται Τηλ. οικίας. Αυτή η στήλη δεν έχει ακριβή αντιστοιχία στο Outlook. Αντίθετα, το Outlook χρησιμοποιεί το πεδίο Τηλέφωνο οικίας.

    Αντιστοίχιση πεδίων του αρχείου εισαγωγής σε πεδία του Outlook

  3. Μεταφέρετε το πεδίο Τηλ. οικίας από το παράθυρο στην αριστερή πλευρά και αποθέστε το στο πεδίο Τηλέφωνο οικίας στο δεξιό παράθυρο.

    Τώρα, το πεδίο Τηλ. οικίας εμφανίζεται στη στήλη Αντιστοίχιση από.

    Επιτυχώς αντιστοιχισμένα πεδία

  4. Μεταφέρετε τις υπόλοιπες τιμές από το αριστερό παράθυρο στα κατάλληλα πεδία του Outlook στο δεξιό παράθυρο, μία κάθε φορά. Για παράδειγμα, μπορείτε να μεταφέρετε το πεδίο Διεύθυνση είτε στο πεδίο Οδός οικίας είτε στο πεδίο Οδός εργασίας, ανάλογα με τον τύπο της διεύθυνσης για τις επαφές σας.

  5. Κάντε κλικ στα κουμπιά OK και Τέλος.

    Οι επαφές σας έχουν πλέον εισαχθεί με επιτυχία στο Outlook.

    Επαφές

Τώρα που έχετε τις επαφές σας στο Outlook, μένει ένα μόνο βήμα – η δημιουργία της ομάδας επαφών.

Βήμα 4: Δημιουργήστε την ομάδα επαφών σας

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Άτομα.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Άτομα"

  2. Στην περιοχή Οι επαφές μου, διαλέξτε πού θέλετε να προσθέσετε την ομάδα επαφών. Για αυτό το παράδειγμα, επιλέξτε Επαφές.

  3. Κάντε κλικ στις επιλογές Κεντρική > Νέα ομάδα επαφών.

    Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα ομάδα επαφών".

  4. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα.

  5. Κάντε κλικ στις επιλογές Προσθήκη μελών > Από τις Επαφές του Outlook.

  6. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL, κάντε κλικ στις επαφές που έχετε εισαγάγει και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μέλη για να τις προσθέσετε στην ομάδα επαφών.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  8. Επιλέξτε Αποθήκευση και κλείσιμο.

Δείτε επίσης

Προσθήκη ατόμων σε ομάδα επαφών

Αλλαγή των στοιχείων που εμφανίζονται στη γραμμή περιήγησης

Στο Outlook 2010, δεν υπάρχει μέγιστος αριθμός ονομάτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια ομάδα επαφών.

Δημιουργία ομάδας επαφών

  • Δημιουργία ομάδας επαφών με νέα ονόματα ή ονόματα από το βιβλίο διευθύνσεων    

    1. Στις "Επαφές", στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα επαφών.

      Εντολή "Νέα ομάδα επαφών" στην κορδέλα

    2. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα επαφών.

    3. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στην ομάδα Μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από τις επαφές του Outlook, Από το βιβλίο διευθύνσεων ή Νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    4. Εάν προσθέτετε μια νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισαγάγετε τις πληροφορίες για αυτό το άτομο στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη νέου μέλους.

      Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα μέλος από επαφές του Outlook ή από το βιβλίο διευθύνσεων, κάντε τα εξής:

      1. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ομάδα επαφών σας.

      2. Στη λίστα με τα ονόματα, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μέλη. Μπορείτε να προσθέσετε ονόματα από διαφορετικά βιβλία διευθύνσεων στην ίδια ομάδα επαφών.

    5. Αυτό πρέπει να το κάνετε για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Η ομάδα επαφών αποθηκεύεται στον φάκελο Επαφές με το όνομα που θα της δώσετε.

  • Δημιουργία ομάδας επαφών με αντιγραφή ονομάτων από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    

    1. Στο μήνυμα από το οποίο θέλετε να αντιγράψετε τα ονόματα, κάντε κλικ στα ονόματα στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν.".

    2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή.

    3. Στην Αλληλογραφία, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα στοιχεία, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα στοιχεία και, τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Ομάδα επαφών.

    4. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα επαφών.

    5. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στην ομάδα Μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από τις επαφές του Outlook ή στην επιλογή Από το βιβλίο διευθύνσεων.

    6. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή μελών, στο πλαίσιο Μέλη, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Ένα μέλος δεν χρειάζεται να είναι στο βιβλίο διευθύνσεών σας για να προστεθεί στην ομάδα επαφών. Το όνομα του μέλους και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμπεριλαμβάνονται κατά την αντιγραφή και επικόλληση από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα που περιλαμβάνει μια ομάδα επαφών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να το αποθηκεύσετε στις επαφές σας.

  1. Ανοίξτε το μήνυμα που περιέχει την ομάδα επαφών.

  2. Στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν.", κάντε δεξί κλικ στην ομάδα επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στις επαφές του Outlook.

Εμφάνιση των ονομάτων σε μια ομάδα επαφών

Κάντε ένα από τα εξής:

  • Προβολή των ονομάτων στο Βιβλίο διευθύνσεων

    1. Σε ένα νέο μήνυμα, κάντε κλικ στο πεδίο Προς.

    2. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει την ομάδα επαφών για την οποία θέλετε πληροφορίες.

      Συμβουλή: Δεν βλέπετε τη σωστή ομάδα επαφών; Ίσως χρειαστεί πρώτα να προσθέσετε ένα βιβλίο διευθύνσεων.

    3. Αναζητήστε το όνομα της ομάδας επαφών ή πληκτρολογήστε το στο πλαίσιο Αναζήτηση.

    4. Στη λίστα Όνομα, κάντε δεξί κλικ στην ομάδα επαφών που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  • Προβολή των ονομάτων στην κεφαλίδα ενός μηνύματος ή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη

    1. Στο πλαίσιο Προς, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) δίπλα στο όνομα της ομάδας επαφών.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Όταν η λίστα είναι αναπτυγμένη, δεν μπορείτε να συμπτύξετε τη λίστα ξανά σε αυτό το μήνυμα.

  1. Στις Επαφές, ανοίξτε την ομάδα επαφών.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Στις προβολές λίστας, οι ομάδες επαφών σημειώνονται με το εικονίδιο της ομάδας επαφών Λίστα διανομής .

  2. Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

    • Προσθήκη διεύθυνσης από το βιβλίο διευθύνσεων ή ένα φάκελο επαφών    

      1. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στην ομάδα Μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από τις επαφές του Outlook ή Από το βιβλίο διευθύνσεων.

      2. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε στην ομάδα επαφών σας.

      3. Αναζητήστε το όνομα που θέλετε ή πληκτρολογήστε το στο πλαίσιο Αναζήτηση.

      4. Στη λίστα Όνομα, κάντε κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μέλη. Αυτό πρέπει να το κάνετε για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

    • Προσθήκη διεύθυνσης που δεν βρίσκεται σε ένα φάκελο επαφών ή σε ένα βιβλίο διευθύνσεων    

      1. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στην ομάδα Μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

      2. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    • Κατάργηση ονόματος    

      1. Στη λίστα με τα ονόματα, κάντε κλικ στο όνομα που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στην ομάδα Μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση μέλους.

Δείτε επίσης

Κοινή χρήση φακέλου επαφών με άλλα άτομα

Δημιουργία λίστας διανομής

Οι λίστες διανομής αποθηκεύονται από προεπιλογή στο φάκελο Επαφές. Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό Microsoft Exchange, η Καθολική λίστα διευθύνσεων μπορεί να περιέχει καθολικές λίστες διανομής, οι οποίες είναι διαθέσιμες σε όλα τα άτομα που χρησιμοποιούν αυτό το δίκτυο. Οι προσωπικές λίστες διανομής που δημιουργείτε στο φάκελο Επαφές είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς, αλλά μπορείτε να τις θέσετε σε κοινή χρήση, στέλνοντάς τες σε άλλα άτομα.

Πόσα ονόματα μπορώ να συμπεριλάβετε σε μια λίστα διανομής;

Ο μέγιστος αριθμός των ονομάτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια λίστα διανομής εξαρτάται από το μέγεθος των ίδιων των αρχείων επαφών (για κάθε επαφή). Δεν υπάρχουν απαράβατοι κανόνες, αλλά, σε γενικές γραμμές, μια λίστα διανομής μπορεί να περιέχει 50-70 ονόματα και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο μέγιστος αριθμός διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με το ελάχιστο μέγεθος αρχείου επαφών, είναι περίπου 125 και μπορεί να περιλαμβάνει και άλλες λίστες διανομής.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα το Άρθρο της Γνωσιακής βάσης σχετικά με το μέγιστο μέγεθος για τις λίστες διανομής.

Κάντε ένα από τα εξής:

  • Δημιουργία λίστας διανομής χρησιμοποιώντας ονόματα από το βιβλίο διευθύνσεων    

    1. Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία και κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα διανομής.

    2. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε το όνομα της λίστας διανομής σας. (Για παράδειγμα, "Πολιτικοί φίλοι".)

    3. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην Επιλογή μελών.

    4. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συμπεριλάβετε στη λίστα διανομής σας.

      Λίστα Βιβλίων διευθύνσεων

    5. Στο πλαίσιο Αναζήτηση, πληκτρολογήστε ένα όνομα που θέλετε να συμπεριλάβετε. Όταν εμφανιστεί το όνομα που αναζητάτε στην παρακάτω λίστα, κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογήΜέλη.

    6. Αυτό πρέπει να το κάνετε για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

      Εάν θέλετε να προσθέσετε μια μεγαλύτερη περιγραφή για τη λίστα διανομής, στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην επιλογή Σημειώσεις και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενο.

      Η λίστα διανομής αποθηκεύεται στον φάκελο Επαφές με το όνομα που θα της δώσετε.

  • Δημιουργία λίστας διανομής αντιγράφοντας ονόματα από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    

    1. Στο μήνυμα από το οποίο θέλετε να αντιγράψετε τα ονόματα, επιλέξτε τα ονόματα στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν.".

    2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή από το μενού συντόμευσης.

    3. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στην περιοχή Δημιουργία νέου στοιχείου του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα διανομής.

    4. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην ομάδα Μέλη και έπειτα κάντε κλικ στην Επιλογή μελών.

    5. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή μελών, στο πλαίσιο Μέλη, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση από το μενού συντόμευσης.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ένα μέλος δεν χρειάζεται να είναι στο βιβλίο διευθύνσεών σας, για να προστεθεί στη λίστα διανομής. Το όνομα του μέλους και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του συμπεριλαμβάνονται κατά την αντιγραφή και επικόλληση από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    7. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διανομής.

    8. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην ομάδα Ενέργειες και έπειτα στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Οι λίστες διανομής αποθηκεύονται από προεπιλογή στο φάκελο Επαφές. Όταν λαμβάνετε μια λίστα διανομής από κάποιον άλλο, μπορείτε να την αποθηκεύσετε στις επαφές σας.

  1. Ανοίξτε το μήνυμα που περιέχει τη λίστα διανομής.

  2. Στην κεφαλίδα του μηνύματος, κάντε δεξί κλικ στη λίστα διανομής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στις επαφές του Outlook από το μενού συντόμευσης.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε μια λίστα διανομής, προσθέτοντας ή διαγράφοντας ονόματα.

Εμφάνιση ονομάτων σε μια λίστα διανομής

Κάντε ένα από τα εξής:

  • Προβολή των ονομάτων στο Βιβλίο διευθύνσεων

  • Σε ένα νέο μήνυμα, κάντε κλικ στο πεδίο Προς.

  • Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τη λίστα διανομής για την οποία θέλετε πληροφορίες.

  • Στο πλαίσιο Αναζήτηση, πληκτρολογήστε το όνομα της λίστας διανομής.

  • Στη λίστα Όνομα, κάντε δεξί κλικ στη λίστα διανομής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες από το μενού συντόμευσης.

    Γιατί δεν μπορώ να δω τη λίστα Όνομα στο βιβλίο διευθύνσεων;

    Μπορεί να χρησιμοποιήσατε την επιλογή αναζήτησης Περισσότερες στήλες την τελευταία φορά που χρησιμοποιήσατε το βιβλίο διευθύνσεων. Για να επαναφέρετε την προβολή της λίστας ονομάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Μόνο όνομα δίπλα στο πλαίσιο Αναζήτηση.

  • Προβολή των ονομάτων στην κεφαλίδα ενός μηνύματος ή μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη

    • Στο πλαίσιο Προς, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) δίπλα στο όνομα της λίστας διανομής.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ :  Όταν η λίστα είναι αναπτυγμένη, δεν μπορείτε να την συμπτύξετε ξανά. Οι λίστες διανομής στο πεδίο Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι δυνατό να αναπτυχθούν

  1. Στο φάκελο Επαφές, ανοίξτε τη λίστα διανομής.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Στις προβολές λίστας, οι λίστες διανομής επισημαίνονται με Λίστα διανομής .

  2. Κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

    • Προσθήκη διεύθυνσης από το βιβλίο διευθύνσεων ή ένα φάκελο επαφών    

      1. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην Επιλογή μελών.

      2. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε στη λίστα διανομής σας.

      3. Στο πλαίσιο Αναζήτηση, πληκτρολογήστε ένα όνομα που θέλετε να συμπεριλάβετε.

      4. Στη λίστα Όνομα, κάντε κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μέλη. Αυτό πρέπει να το κάνετε για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

        Γιατί δεν μπορώ να δω τη λίστα Όνομα στο βιβλίο διευθύνσεων;

        Μπορεί να χρησιμοποιήσατε την επιλογή αναζήτησης Περισσότερες στήλες την τελευταία φορά που χρησιμοποιήσατε το βιβλίο διευθύνσεων. Για να επαναφέρετε την προβολή της λίστας ονομάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Μόνο όνομα δίπλα στο πλαίσιο Αναζήτηση.

    • Προσθήκη διεύθυνσης που δεν βρίσκεται σε ένα φάκελο επαφών ή σε ένα βιβλίο διευθύνσεων    

      1. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέας.

      2. Πληκτρολογήστε τις πληροφορίες για τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

    • Διαγραφή ονόματος    

      1. Κάντε κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση.

Μια λίστα διανομής είναι μια ομάδα διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να δημιουργήσετε και να προσθέσετε στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook ως μεμονωμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα σε μια λίστα διανομής, το μήνυμα αυτό αποστέλλεται σε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της λίστας.

Κάντε ένα από τα εξής:

  • Δημιουργία λίστας διανομής χρησιμοποιώντας ονόματα από το βιβλίο διευθύνσεων    

    1. Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία και κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα διανομής.

    2. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα.

    3. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην Επιλογή μελών.

    4. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε στη λίστα διανομής σας.

    5. Στο πλαίσιο Αναζήτηση, πληκτρολογήστε ένα όνομα που θέλετε να συμπεριλάβετε. Στην παρακάτω λίστα, κάντε κλικ στο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μέλη. Αυτό πρέπει να το κάνετε για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

      Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μια μεγαλύτερη περιγραφή για τη λίστα διανομής, στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην επιλογή Σημειώσεις και, στη συνέχεια, προσθέστε την.

      Η λίστα διανομής αποθηκεύεται στον φάκελο Επαφές με το όνομα που θα της δώσετε.

  • Δημιουργία λίστας διανομής αντιγράφοντας ονόματα από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    

    1. Στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το οποίο θέλετε να αντιγράψετε τα ονόματα, επιλέξτε τα ονόματα στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν.".

    2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή από το μενού συντόμευσης.

    3. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στην περιοχή Δημιουργία νέου στοιχείου του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα διανομής.

    4. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην ομάδα Μέλη και έπειτα κάντε κλικ στην Επιλογή μελών.

    5. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή μελών, στο πλαίσιο Μέλη, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση από το μενού συντόμευσης.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ένα μέλος δεν χρειάζεται να είναι στο βιβλίο διευθύνσεών σας, για να προστεθεί στη λίστα διανομής. Το όνομα του μέλους και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του συμπεριλαμβάνονται κατά την αντιγραφή και επικόλληση από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    7. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διανομής.

    8. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην ομάδα Ενέργειες και έπειτα στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις λίστες διανομής, όπως η προσθήκη ονομάτων ή η αποστολή ενός μηνύματος σε τμήμα μιας λίστας, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία και επεξεργασία ομάδας επαφών ή λίστας διανομής.

Δημιουργία ομάδας επαφών του Outlook

Αφού οργανώσετε μεμονωμένες επαφές σε φακέλους, μπορείτε να οργανώσετε τους σχετικούς φακέλους επαφών σας σε ομάδες στο Παράθυρο περιήγησης για να παραμένουν ορατοί και με εύκολη πρόσβαση.

Συμβουλή: Διατηρήστε ορατούς τους φακέλους επαφών σας διατηρώντας την ομάδα τους ανοιχτή ή "σε ανάπτυξη" ή συμπτύξτε την ομάδα για να εξοικονομήσετε χώρο. Κάντε κλικ στα βέλη στην κεφαλίδα ομάδας για να αναπτύξετε και να συμπτύξετε την ομάδα.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×