Δημιουργία μιας λύσης παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων με χρήση του InfoPath και Excel

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Το Microsoft Office InfoPath σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε πρότυπα φόρμας για καταχώρηση δεδομένων και τη συλλογή. Microsoft Office Excel 2007 επιτρέπει στους χρήστες για τον υπολογισμό, γράφημα, και ανάλυση δεδομένων. Με τη χρήση τόσο αυτά τα προγράμματα και XML, μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα μια απλή αλλά αποτελεσματικά, χωρίς κώδικα επιχειρηματικής λύσης για την παρακολούθηση παγίων σε μια εταιρεία.

επισκόπηση της λύσης για την παρακολούθηση παγίων

Σε αυτό το άρθρο

Εισαγωγή στη δημιουργία μιας λύσης παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

Βήμα 1: Προσαρμογή του προτύπου φόρμας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

Βήμα 2: Αντιστοιχίστε το αρχείο σχήματος και να προσαρμόσετε τη διάταξη πίνακα στο Excel

Βήμα 3: Δημιουργία μιας συνοπτικής αναφοράς Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος

Βήμα 4: Συλλογή πληροφοριών περιουσιακών στοιχείων από τους χρήστες

Βήμα 5: Εισαγάγετε φόρμες στο Excel

Τελική σκέψεών σας: μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα του SharePoint ή μια βάση δεδομένων της Access

Εισαγωγή στη δημιουργία μιας λύσης παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

Μπορείτε να ανταλλάξετε δεδομένα XML μεταξύ του InfoPath και στο Excel. Παρόλο που η εντολή Infopath Εξαγωγή είναι μια απλή, απλό τρόπο για την αποστολή δεδομένων φόρμας στο Excel, υπάρχει μια άλλη προσέγγιση που μπορείτε να ακολουθήσετε, δίνοντας πολύ περισσότερη ευελιξία. Αντιστοίχιση ρητά το αρχείο σχήματος InfoPath XML (.xsd) στο Excel και, στη συνέχεια, εισάγοντας αρχεία φόρμας του InfoPath (.xml) στο Excel, μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάταξη των δεδομένων σας και να αξιοποιήσετε καλύτερα τις δυνατότητες του Excel για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε και να αναλύσετε τα δεδομένα σας πιο αποτελεσματικά.

Σε αυτό το άρθρο, θα χρησιμοποιήσουμε το δείγμα προτύπου φόρμας InfoPath παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων για την απεικόνιση πώς μπορείτε να κάνετε το InfoPath, XML και Excel συνεργαστείτε με άλλους. Ας υποθέσουμε ότι κάθε έτους, την εταιρεία σας απογραφές περιουσιακών στοιχείων στο office του κάθε υπαλλήλου. Στη συνέχεια, εκτελείται μιας αναφοράς του Excel για να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε πώς να εκχωρήσει στον προϋπολογισμό εξοπλισμού για το επόμενο έτος. Το παρακάτω διάγραμμα είναι μια επισκόπηση του πώς μπορείτε να συγκεντρώσετε, παρακολούθηση και περιουσιακών στοιχείων δεδομένων αναφοράς στο τμήμα σας.

a

1. το πρότυπο φόρμας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων έχει δημιουργηθεί.

2. το αρχείο σχήματος που έχει αντιστοιχιστεί σε έναν πίνακα του Excel και είναι προσαρμοσμένη διάταξη του πίνακα.

3. δημιουργείται μια κενή συνοπτική αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος.

4. στη φόρμα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων χρησιμοποιείται για τη συλλογή δεδομένων από τους χρήστες.

5. όλα τα δεδομένα φόρμας εξάγεται σε πίνακα του Excel και ανανεώνονται τις αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος.

Αυτή η λύση περιλαμβάνει τα παρακάτω ρόλοι χρήστη και τα προϊόντα:

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης = απαιτείται Εικονίδιο απουσίας υποστήριξης = δεν απαιτείται

Απαιτήσεις λογισμικού

Ρόλοι

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Λύση σχεδίασης

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Decision-Maker

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Υπαλλήλων

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Εικονίδιο πλήρους υποστήριξης

Εικονίδιο απουσίας υποστήριξης

Αρχή της σελίδας

Βήμα 1: Προσαρμογή του προτύπου φόρμας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

Στο πρότυπο φόρμας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων, το οποίο περιλαμβάνεται στο InfoPath, μπορείτε να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με κάθε περιουσιακών στοιχείων στο office ενός υπαλλήλου, το τμήμα που ανήκει ο εργαζόμενος, κατηγορίες περιουσιακών στοιχείων, καθώς και λεπτομέρειες σχετικά με κάθε περιουσιακών στοιχείων. Σε αυτήν τη λύση, ένας σχεδιαστής φόρμας υποβάλλει του προτύπου φόρμας για τη δική σας απόφαση maker λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση Office Outlook 2007.

Το πρότυπο παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

Εργασία 1: Άνοιγμα και να προσαρμόσετε το πρότυπο φόρμας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

Επειδή δεν μπορείτε να δημοσιεύσετε ένα πρότυπο φόρμας σε μια λίστα παραληπτών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εάν έχει ένα στοιχείο ελέγχου πλαισίου εμπλουτισμένου κειμένου που περιέχει συνδεδεμένες εικόνες, πρέπει να κάνει μια μικρή αλλαγή στη φόρμα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων δείγμα προτύπου.

  1. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση προτύπου φόρμας.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Σχεδίαση προτύπου φόρμας, στην περιοχή Άνοιγμα ενός προτύπου φόρμας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή δείγματος.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου " Γρήγορα αποτελέσματα ", κάντε κλικ στο δείγμα - παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων και, στη συνέχεια, στην περιοχή Εργασίες φόρμας, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση αυτής της φόρμας.

  4. Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο ελέγχου assetNotes, τοποθετήστε το δείκτη σε Πλαίσιο εμπλουτισμένου κειμένου ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα Εμφάνιση και, στη συνέχεια, στην περιοχή διαθέσιμη μορφοποίηση, καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου Συνδεδεμένες εικόνες.

Εργασία 2: Ορισμός των επιλογών υποβολής

Η επόμενη εργασία είναι για να ορίσετε τις επιλογές υποβολής, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι, να υποβάλετε ένα αρχείο με μοναδικό όνομα φόρμας (.xml) για τη δική σας απόφαση maker λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως συνημμένου αρχείου.

  1. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για την υποβολή.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου " Επιλογές υποβολής ", επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου να επιτρέπεται στους χρήστες να υποβάλουν αυτήν τη φόρμα.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή δεδομένων φόρμας σε μεμονωμένο προορισμό και, στη συνέχεια, στη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

    Εμφανίζεται ο "Οδηγός σύνδεσης δεδομένων".

  5. Στο πλαίσιο προς, πληκτρολογήστε το ψευδώνυμο της το φορέα λήψης των αποφάσεων που θα λαμβάνουν όλες τις φόρμες που έχει υποβληθεί.

  6. Για να καθορίσετε μια γραμμή μοναδικά θέματος, στο πλαίσιο θέμα:

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή τύπου Εικόνα κουμπιού .

    • Πληκτρολογήστε τον παρακάτω τύπο:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Κάντε κλικ στην επιλογή Επαλήθευση τύπου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK δύο φορές.

  • Στο πλαίσιο " Εισαγωγή ", πληκτρολογήστε ένα κατάλληλο μήνυμα ή προσθέστε σημαντικές οδηγίες για αυτήν τη λύση.

  • Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  • Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή των δεδομένων φόρμας ως συνημμένο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επισύναψη του προτύπου φόρμας για να βεβαιωθείτε ότι οι χρήστες μπορούν να ανοίξετε τη φόρμα.

    Αυτό σας βοηθά να εξασφαλίσετε ότι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση στο αρχείο προτύπου φόρμας (.xsn), σε περίπτωση που μπορούν να έχουν πρόσβαση από θέση δικτύου.

  • Για να καθορίσετε μια ένα μοναδικό όνομα αρχείου για κάθε αρχείο φόρμας (.xml) στο πλαίσιο Όνομα του συνημμένου:

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή τύπου Εικόνα κουμπιού .

    2. Πληκτρολογήστε τον ίδιο τύπο με αυτή στη γραμμή θέμα:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Επαλήθευση τύπου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK δύο φορές.

  • Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  • Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στο πλαίσιο Πληκτρολογήστε ένα όνομα για αυτήν τη σύνδεση δεδομένων, πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για αυτό υποβολής σύνδεσης δεδομένων.

  • Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σωστά στην ενότητα Σύνοψη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

  • Αποθηκεύστε τη φόρμα για να ένα φάκελο δημόσια δικτύου που είναι κατάλληλη για φορέα λήψης των αποφάσεων και σε όλους τους υπαλλήλους.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Αντιστοιχίστε το αρχείο σχήματος και να προσαρμόσετε τη διάταξη πίνακα στο Excel

Ρύθμιση της σύνδεσης μεταξύ του InfoPath και το Excel απαιτεί τρεις εργασίες: εξαγωγή του αρχείου σχήματος για το πρότυπο φόρμας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων, αντιστοίχιση αυτού του αρχείου σχήματος στο Excel και την προσαρμογή της προεπιλεγμένης διάταξης των στον πίνακα του Excel που θα περιέχει όλα τα XML που έχει εισαχθεί τα αρχεία δεδομένων φόρμας.

Εργασία 1: Εξαγωγή του αρχείου σχήματος από το InfoPath

  1. Στο InfoPath, ανοίξτε το αρχείο προτύπου φόρμας παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων.

  2. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση αυτής της φόρμας.

  3. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως αρχείων προέλευσης.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση φακέλου, επιλέξτε ένα φάκελο ή δημιουργήστε έναν νέο φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σχήματος.

Σημειώστε τη θέση του φακέλου όπου αποθηκεύονται όλα τα αρχεία προέλευσης και το όνομα του αρχείου σχήματος, σε αυτήν την περίπτωση, myschema.xsd, που περιλαμβάνει ο ορισμός σχήματος στη φόρμα δεδομένων XML.

Εργασία 2: Αντιστοιχίστε το αρχείο σχήματος InfoPath στο Excel

  1. Δημιουργήστε ένα νέο αρχείο στο Excel και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το σε μια θέση που είναι προσβάσιμος σε φορέα λήψης των αποφάσεων.

  2. Στο Excel, εάν η καρτέλα Προγραμματιστής δεν είναι ορατό, κάντε τα εξής:

    1. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές του Excel.

    2. Στην κατηγορία δημοφιλείς, στην περιοχή καλύτερες επιλογές για την εργασία με το Excel, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση καρτέλας "Προγραμματιστής" στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Σημείωση: Η Κορδέλα είναι στοιχείο του Περιβάλλοντος εργασίας χρήστη Fluent του Microsoft Office.

  3. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, κάντε κλικ στην επιλογή Προέλευση.

    Ομάδα XML στην Κορδέλα

    Εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών Προέλευση XML.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αντιστοιχίσεις XML και, στη συνέχεια, στο παράθυρο διαλόγου Αντιστοιχίσεις XML, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

  5. Σε έναν υπολογιστή που εκτελεί Windows Vista   

    1. Στη γραμμή διευθύνσεων, κάντε κλικ στη μονάδα δίσκου ή το φάκελο που περιέχει το αρχείο myschema.xsd που δημιουργήσατε στο βήμα 2 από την ενότητα, εργασία 1: εξαγωγή του αρχείου σχήματος από το InfoPath.

      Σε έναν υπολογιστή που εκτελεί τα Microsoft Windows XP   

    2. Στη λίστα Διερεύνηση σε, κάντε κλικ στη μονάδα δίσκου ή το φάκελο που περιέχει το αρχείο myschema.xsd που δημιουργήσατε στο βήμα 2 από την ενότητα, εργασία 1: εξαγωγή του αρχείου σχήματος από το InfoPath.

  6. Κάντε κλικ στο αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα.

  7. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Πολλαπλές ρίζες, κάντε κλικ στην επιλογή ο ριζικός κόμβος assetTracking που καθορίζεται στο αρχείο myschema.xsd και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Η αντιστοίχιση XML εμφανίζεται στο παράθυρο εργασιών Προέλευση XML.

  8. Σύρετε το στοιχείο κόμβο ns1:asset, το οποίο είναι ένα επαναλαμβανόμενο στοιχείο XML, τη θέση του φύλλου εργασίας όπου θέλετε να εμφανιστεί ο πίνακας του Excel.

    Αντιστοίχιση αρχείου σχήματος Infopath στο Excel

Εργασία 3: Προσαρμογή της διάταξης με τον πίνακα του Excel

Από προεπιλογή, Excel χρησιμοποιεί τα ονόματα των στοιχείων XML ως επικεφαλίδες στήλης για τον πίνακα. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε τις επικεφαλίδες στηλών με την επεξεργασία κελιά κεφαλίδας της στήλης.

  1. Για να τροποποιήσετε τις κεφαλίδες στηλών της προεπιλεγμένης, διατηρήστε επιλεγμένο στον πίνακα του Excel, βρείτε το ακόλουθο πρόθεμα συμβολοσειράς, ns1:asset, και καταργήστε το. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε ns1:assetIDαναγνωριστικό.

    Προσαρμογή των κεφαλίδων πίνακα του Excel

  2. Για να προσαρμόσετε το πλάτος της στήλης, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ σε οποιοδήποτε περίγραμμα της επικεφαλίδας στήλης.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Δημιουργία μιας συνοπτικής αναφοράς Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος

Παράγοντες χρήση Συγκεντρωτικού πίνακα και αναφορών Συγκεντρωτικού γραφήματος για να αναλύσετε, να εξερευνήσετε και να οπτικοποιήσετε δεδομένα σύνοψης. Με τη ρύθμιση τις αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε αυτό το σενάριο εκ των προτέρων, θα είναι μια απλή λειτουργία για μια decision-maker για να εκτελέσετε την αναφορά με τα δεδομένα του ολοκληρωμένες αργότερα.

  1. Επιλέξτε ένα κελί στον πίνακα του Excel.

  2. Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Συγκεντρωτικού πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Συγκεντρωτικού πίνακα.

    Εικόνα της Κορδέλας του Excel

    Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα.

  3. Για να τοποθετήσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας, ξεκινώντας από το κελί A1, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Το Excel προσθέτει μια κενή αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα στη θέση που καθορίζεται και εμφανίζει τη Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού πίνακα, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε πεδία, να δημιουργήσετε μια διάταξη και να προσαρμόσετε την αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

  4. Για να δημιουργήσετε μια αναφορά σε μορφή πίνακα μεταξύ των δεδομένων, σύρετε το πεδίο " Αναγνωριστικό " στην περιοχή "τιμές", το πεδίο τμήματος στην περιοχή ετικέτες στηλών, το πεδίο κατηγορία στην περιοχή ετικέτες γραμμών και το πεδίο ΕκχωρήθηκεΣε στην περιοχή φίλτρου αναφοράς.

  5. Κάντε κλικ στην αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα.

  6. Στην καρτέλα Εισαγωγή, στην ομάδα γραφήματα, κάντε κλικ στον τύπο γραφήματος ράβδων.

    Εικόνα της Κορδέλας του Excel

  7. Στη γραμμή 2-Δ, επιλέξτε Ράβδος.

  8. Προσαρμόστε το μέγεθος και τη θέση της αναφοράς Συγκεντρωτικού γραφήματος για να τις προτιμήσεις σας.

οι κενές αναφορές συγκεντρωτικού πίνακα και συγκεντρωτικού γραφήματος

Αρχή της σελίδας

Βήμα 4: Συλλογή πληροφοριών περιουσιακών στοιχείων από τους χρήστες

Τώρα, αν το πρότυπο φόρμας είναι έτοιμη για να συμπληρωθούν με όλους τους εργαζόμενους, πρέπει να δημοσιεύσετε τη φόρμα και να το στείλετε σε κάθε υπάλληλο. Όταν κάθε υπάλληλο υποβάλλει τη συμπληρωμένη φόρμα, αποστέλλεται ως αρχείο δεδομένων XML (.xml) που έχουν επισυναφθεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του απόφασης maker. Φορέα λήψης των αποφάσεων, στη συνέχεια, να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα σε μια αποκλειστική φάκελο του InfoPath στο Outlook. Σε αυτό το σενάριο, συνιστάται να ότι μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο για όλους τους χρήστες για να ολοκληρώσετε τις φόρμες, έτσι ώστε να φορέα λήψης των αποφάσεων να εκτελέσετε την αναφορά με όλες τις ολοκληρωμένες φόρμες όταν συμπληρώθηκε το πέρας της συλλογής δεδομένων.

Εισαγωγή δεδομένων σε φόρμες παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

  1. Στο InfoPath, ανοίξτε το πρότυπο φόρμας (.xsn) που έχετε αποθηκεύσει στο βήμα 1: σχεδίαση του προτύπου φόρμας δείγμα παρακολούθησης περιουσιακών στοιχείων

  2. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση αυτής της φόρμας.

  3. Στο μενού αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

  4. Στον Οδηγό δημοσίευσης, κάντε κλικ σε μια λίστα παραληπτών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στο πλαίσιο όνομα προτύπου φόρμας, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Θα εμφανιστεί το όνομα του προτύπου φόρμας στο θέμα επικεφαλίδα του μηνύματος που αποστέλλεται στους παραλήπτες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  6. Προαιρετικά, στην επόμενη σελίδα του οδηγού, μπορείτε να δημιουργήσετε στήλες που θα εμφανίζονται στους φακέλους του Outlook για την οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.

  9. Μετά την ολοκλήρωση του Οδηγού δημοσίευσης δημοσίευσης του προτύπου φόρμας, θα ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη φόρμα.

  10. Συμπληρώστε το μήνυμα, πληκτρολογήστε τα ονόματα των υπαλλήλων ή χρησιμοποιήστε μια λίστα διανομής και, στη συνέχεια, στείλτε το μήνυμα.

Στο Outlook, φορέα λήψης των αποφάσεων να οργανώσετε όλες οι φόρμες που έχουν υποβληθεί XML με έναν από τους δύο τρόπους:

  • Εάν εμφανιστεί το πλαίσιο μηνύματος φακέλους φόρμας του InfoPath, την πρώτη φορά που θα ανοίξει το μήνυμα, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φακέλου φόρμας.

  • Δημιουργήστε έναν κανόνα στο Outlook για να μετακινήσετε όλες τις σχετικές φόρμες του InfoPath σε ένα φάκελο του InfoPath.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση μηνυμάτων με τη χρήση κανόνων.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 5: Εισαγάγετε φόρμες στο Excel

Επειδή έχετε ήδη δημιουργήσει τα βήματα του βιβλίου εργασίας Excel 2 και 3, είναι μια απλή υπόθεση για το αποφάσεων για να εξαγάγετε και να εξετάσετε τα δεδομένα της φόρμας. Το αποφάσεων πρέπει απλώς να εξαγάγετε τα αρχεία xml (.xml) από το Outlook, εισαγάγετε όλα τα αρχεία φόρμας (.xml) στο βιβλίο εργασίας του Excel και, στη συνέχεια, ανανέωση των δεδομένων.

Εργασία 1: Εξαγωγή των φορμών από το Outlook σε ένα φάκελο των Windows

  1. Στο Outlook, επιλέξτε το φάκελο που περιέχει όλες τις φόρμες που έχετε λάβει από τους υπαλλήλους και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + A για να επιλέξετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φόρμας.

  2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή, τοποθετήστε το δείκτη σε Ενέργειες του InfoPath και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή φορμών.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή φορμών, επιλέξτε ένα φάκελο και πατήστε το κουμπί OK.

Εργασία 2: Εισαγωγή των φορμών στο Excel

  1. Στο βιβλίο εργασίας του Excel που δημιουργήσατε στο βήμα 2: αντιστοιχίστε το αρχείο σχήματος και να προσαρμόσετε τη διάταξη πίνακα στο Excel, επιλέξτε ένα από τα αντιστοιχισμένα κελιά στον πίνακα του Excel.

  2. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

    Ομάδα XML στην Κορδέλα

    Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή XML.

  3. Σε έναν υπολογιστή που εκτελεί Windows Vista   

  4. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Εάν τα αρχεία είναι συνεχόμενα, πατήστε το πλήκτρο SHIFT και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή το πρώτο και το τελευταίο αρχείο στη λίστα.

    • Εάν τα αρχεία δεν είναι συνεχόμενα, πατήστε το πλήκτρο CTRL και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε κάθε αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε στη λίστα.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

    Πίνακας του Excel για δεδομένα που έχουν εισαχθεί

Από προεπιλογή, το Excel αντικαθιστούν οποιαδήποτε υπάρχοντα δεδομένα σε τα αντιστοιχισμένα κελιά, ποιο είναι το επιθυμητό τελικό αποτέλεσμα για αυτήν τη λύση επιχειρήσεις. Ωστόσο, μια decision-maker θα μπορούσε να, για παράδειγμα, εισαγάγετε τα δεδομένα πολλές φορές για να μετρήσετε την πρόοδο πριν από την προγραμματισμένη προθεσμία.

Σημείωση: Στο Excel, μπορείτε επίσης να προσαρτήσετε τα δεδομένα, χρησιμοποιώντας την επιλογή Προσάρτηση νέων δεδομένων σε υπάρχοντες πίνακες XML (στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες αντιστοίχισης ), που μπορεί να είναι κατάλληλες για άλλες λύσεις.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή XML δεδομένων.

Εργασία 3: Ανανεώσετε τις αναφορές Συγκεντρωτικού πίνακα και Συγκεντρωτικού γραφήματος

  • Κάντε κλικ σε ένα κελί της αναφοράς Συγκεντρωτικού πίνακα.

  • Στην καρτέλα Επιλογές, στην ομάδα δεδομένα, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

    Εικόνα της κορδέλας του Outlook

Τελικός Συγκεντρωτικός Πίνακας και αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος

Το βιβλίο εργασίας του Excel τώρα περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα και σύνοψη αναφέρει ότι πρέπει να σας βοηθήσει να εκχωρήσει στον προϋπολογισμό εξοπλισμού για το επόμενο έτος. Φυσικά, μπορείτε να το κάνετε περαιτέρω ανάλυση στο βιβλίο εργασίας του Excel, εάν είναι απαραίτητο, όπως η ταξινόμηση, φιλτράρισμα ή μορφοποίηση υπό όρους των δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Τελική σκέψεών σας: μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα του SharePoint ή μια βάση δεδομένων της Access

Ως εναλλακτική λύση, εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης μια λίστα του SharePoint ή μια βάση δεδομένων της Access, αντί για XML, για τη μεταφορά δεδομένων μεταξύ του InfoPath και στο Excel.

Χρήση μιας λίστας του SharePoint

Από το InfoPath, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε μια λίστα του SharePoint ως προέλευση δεδομένων μόνο για ανάγνωση. Μπορείτε να κάνετε μία από δύο πράγματα:

  • Από τη λίστα του SharePoint, εξαγάγετε τα δεδομένα στο Excel, το οποίο δημιουργεί αυτόματα μια σύνδεση δεδομένων στο Excel.

  • Από το Excel, δημιουργήστε ρητά μια σύνδεση δεδομένων σε λίστα του SharePoint.

Όταν δημιουργηθεί μια σύνδεση δεδομένων, μπορείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα στο Excel για να ανακτήσετε ενημερωμένα δεδομένα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα του SharePoint για την προσθήκη και ενημέρωση των δεδομένων, χρησιμοποιήστε μια φόρμα του InfoPath για να εμφανίσετε ένα στοιχείο από τη λίστα (για παράδειγμα, μια σύνθετη ή μεγάλο στοιχείο βέλτιστη εμφανίζεται κατακόρυφα) και, στη συνέχεια, χρήση του Excel για περαιτέρω ανάλυση των δεδομένων.

Συνδυασμός Infopath, λίστας SharePoint και του Excel

1. Εμφάνιση μεμονωμένου στοιχείου για εύκολη αναθεώρηση στο InfoPath.

2. Προσθήκη και ενημέρωση δεδομένων σε μια λίστα του SharePoint.

3. ανανέωση και αναφορά ενημερωμένο με το Excel.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη σύνδεσης δεδομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint

Χρησιμοποιήστε μια βάση δεδομένων της Access

Από το InfoPath, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση μόνο για ανάγνωση με μια βάση δεδομένων της Access. Από το Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε ρητά μια σύνδεση δεδομένων σε βάση δεδομένων της Access που μπορείτε να ανανεώσετε για να ανακτήσετε ενημερωμένα δεδομένα. Μπορείτε να ακόμα και ορίστε τη σύνδεση για την αυτόματη ανανέωση όταν ανοίγει το βιβλίο εργασίας ή περιοδική ανανέωση, όπως ως κάθε 5 λεπτά.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων της Access ως ενδιάμεσο μεταξύ του InfoPath και στο Excel. Κατά την υποβολή μιας φόρμας του InfoPath στην Access, μπορείτε να ενημερώσετε τη βάση δεδομένων της Access. Όταν ανανεώνετε τη σύνδεση δεδομένων στο Excel, μπορείτε να ανακτήσετε ενημερωμένα δεδομένα από την Access. Στην πραγματικότητα, υποβάλετε δεδομένων έμμεσα από το InfoPath σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Συνδυασμός Infopath, Access και Excel

1. εμφάνιση και υποβάλετε μια φόρμα σε μια βάση δεδομένων της Access.

2. αποθηκεύουν δεδομένα σε μια βάση δεδομένων της Access.

3. ανανέωση και αναφορά ενημερωμένο με το Excel.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Σχεδίαση προτύπου φόρμας που βασίζεται σε μια βάση δεδομένων της Microsoft Access.

Συμβουλή: Γνωρίζατε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα του InfoPath απευθείας από την Access 2007; Εάν οι χρήστες έχουν Outlook 2007 και το InfoPath 2007 εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους, μπορείτε να συγκεντρώσετε δεδομένα από διάφορων τύπων χρήστες απευθείας από την Access 2007 χρησιμοποιώντας τον οδηγό συλλογή δεδομένων από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Βοήθεια για πρόσβαση στην 2007, συλλογή δεδομένων με χρήση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×