Δημιουργία μιας επαφής ομάδα ή λίστα διανομής στο Outlook για Υπολογιστή

Δημιουργία μιας επαφής ομάδα ή λίστα διανομής στο Outlook για Υπολογιστή

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Χρησιμοποιήστε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα γνωστές ως "λίστα διανομής") για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα — μια ομάδα του έργου, μια Επιτροπή ή ακόμα και μόνο μια ομάδα φίλων — χωρίς να χρειάζεται να προσθέσετε κάθε όνομα προς, Κοιν., ή ιδιαίτερη κοινοποίηση γραμμή ξεχωριστά.

Για πληροφορίες σχετικά με ομάδες επαφών για Mac, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας επαφών στο Outlook για Mac.

  1. Στη γραμμή περιήγησης, επιλέξτε Άτομα.

    Σημείωση: Μπορείτε να βρείτε άτομα σε μία από τις δύο θέσεις στη γραμμή περιήγησης.

    Εάν χρησιμοποιείτε το συμπαγής γραμμή περιήγησης, κάντε κλικ στο εικονίδιο ατόμων.

    Επιλέξτε το εικονίδιο ατόμων για να δείτε τις επαφές σας.

    Εάν χρησιμοποιείτε τη αναπτυγμένη γραμμή περιήγησης, κάντε κλικ στη λέξη άτομα.

    Επιλέξτε άτομα για να προβάλετε τις επαφές σας.
  2. Στην περιοχή Οι επαφές μου, επιλέξτε το φάκελο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε την ομάδα επαφών. Συνήθως, θα μπορείτε να επιλέξετε επαφές.

  3. Στην κορδέλα, επιλέξτε Δημιουργία ομάδας επαφών.

  4. Δώστε την ομάδα επαφών σας ένα όνομα.

  5. Επιλέξτε Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, προσθέστε άτομα από το βιβλίο διευθύνσεων ή τη λίστα επαφών σας.

    Προσθήκη μελών σε νέα ομάδα

    Σημείωση: Για να προσθέσετε κάποιο άτομο που δεν βρίσκεται στο βιβλίο διευθύνσεων ή στις επαφές, επιλέξτε Νέα επαφή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.

    Για να μάθετε τον τρόπο χρήσης της νέας ομάδας επαφών σας, ανατρέξτε στο άρθρο Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ομάδα επαφών.

Εάν αποστέλλετε πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ίδια ομάδα ατόμων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα γνωστή ως "λίστα διανομής"), η οποία θα περιλαμβάνει όλους τους παραλήπτες, χρησιμοποιώντας ένα προηγούμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τους έχετε αποστείλει. Έτσι, την επόμενη φορά που θέλετε να επικοινωνήσετε ή να προγραμματίσετε μια σύσκεψη μαζί τους, μπορείτε να προσθέσετε την ομάδα επαφών στη γραμμή Προς του μηνύματός σας, αντί να προσθέτετε κάθε άτομο ξεχωριστά.

  1. Ανοίξτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο έχετε αποστείλει στα άτομα που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ομάδα επαφών.

  2. Στο πλαίσιο Προς ή Κοιν., επισημάνετε όλα τα ονόματα με το ποντίκι σας.

    Επιλογή των ατόμων στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

  3. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιγραφή ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+C.

  4. Στο κύριο παράθυρο του Outlook (όχι στο το ανοικτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), κάντε κλικ στην επιλογή " άτομα " στη γραμμή περιήγησης

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Άτομα"

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία ομάδας επαφών.

    Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα ομάδα επαφών" από την "Κεντρική" καρτέλα

  6. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα επαφών σας, όπως Ειδικά έργα.

  7. Κάντε κλικ στις επιλογές Προσθήκη μελών > Από τις Επαφές του Outlook.

    Προσθήκη μελών από επαφές του Outlook

  8. Στο παράθυρο που ανοίγει, κάντε δεξί κλικ μέσα στο πλαίσιο Μέλη και επιλέξτε Επικόλληση ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+V.

  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Τα άτομα από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανιστούν με τη μορφή λίστας μελών για την ομάδα επαφών σας.

    Η καινούργια ομάδα επαφών θα πρέπει τώρα να περιλαμβάνει άτομα

  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και κλείσιμο.

Οι ομάδες επαφών εμφανίζονται στη λίστα των επαφών σας, μαζί με μεμονωμένα άτομα. Για να δείτε τη διαφορά ανάμεσα στις ομάδες και τις μεμονωμένες επαφές, ανατρέξτε στα εικονίδια που εμφανίζονται αριστερά από τα ονόματα στην προβολή λίστας. Το εικονίδιο κάρτας υποδεικνύει τις μεμονωμένες επαφές και το εικονίδιο ατόμων υποδεικνύει τις ομάδες επαφών.

Τα εικονίδια ατόμων είναι για ομάδες επαφών και τα εικονίδια κάρτας είναι για μεμονωμένα άτομα

Τέλος, μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να προσθέσετε άτομα ή να καταργήσετε άτομα από την ομάδα επαφών.

Εάν διατηρείτε πολλές επαγγελματικές ή προσωπικές επαφές σε υπολογιστικό φύλλο του Excel, μπορείτε να τις εισαγάγετε απευθείας στο Outlook.

Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών (παλαιότερα γνωστές ως "λίστα διανομής") χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες επαφής που έχουν εισαχθεί.

Δυστυχώς, δεν μπορείτε να εισαγάγετε μια λίστα των επαφών από το Excel απευθείας σε μια λίστα διανομής, αλλά μπορείτε να εισαγάγετε τις επαφές στο φάκελο επαφών, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται παραπάνω για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής από αυτές τις επαφές.

Για πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή επαφών από το Excel, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή επαφών στο Outlook.

Δείτε επίσης

Προσθήκη ατόμων σε ομάδα επαφών

Αλλαγή των στοιχείων που εμφανίζονται στη γραμμή περιήγησης

Δημιουργία ομάδας επαφών

  • Δημιουργία ομάδας επαφών με νέα ονόματα ή προσθέστε ονόματα από το βιβλίο διευθύνσεων   

    1. Στις "Επαφές", στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα επαφών.

      Εντολή "Νέα ομάδα επαφών" στην κορδέλα

    2. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα επαφών.

    3. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στην ομάδα Μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από τις επαφές του Outlook, Από το βιβλίο διευθύνσεων ή Νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    4. Εάν προσθέτετε μια νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισαγάγετε τις πληροφορίες για αυτό το άτομο στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη νέου μέλους.

      Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα μέλος από επαφές του Outlook ή από το βιβλίο διευθύνσεων, κάντε τα εξής:

      1. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ομάδα επαφών σας.

      2. Στη λίστα με τα ονόματα, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μέλη. Μπορείτε να προσθέσετε ονόματα από διαφορετικά βιβλία διευθύνσεων στην ίδια ομάδα επαφών.

    5. Αυτό πρέπει να το κάνετε για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

      Η ομάδα επαφών αποθηκεύεται στον φάκελο Επαφές με το όνομα που θα της δώσετε.

  • Δημιουργία ομάδας επαφών με αντιγραφή ονομάτων από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    

    1. Στο μήνυμα από το οποίο θέλετε να αντιγράψετε τα ονόματα, κάντε κλικ στα ονόματα στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν.".

    2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή.

    3. Στην Αλληλογραφία, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Δημιουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα στοιχεία, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα στοιχεία και, τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Ομάδα επαφών.

    4. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα επαφών.

    5. Στην καρτέλα Ομάδα επαφών, στην ομάδα Μέλη, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Από τις επαφές του Outlook ή στην επιλογή Από το βιβλίο διευθύνσεων.

    6. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή μελών, στο πλαίσιο Μέλη, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση.

Σημείωση:  Ένα μέλος δεν χρειάζεται να είναι στο βιβλίο διευθύνσεών σας για να προστεθεί στην ομάδα επαφών. Το όνομα του μέλους και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμπεριλαμβάνονται κατά την αντιγραφή και επικόλληση από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα που περιλαμβάνει μια ομάδα επαφών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να το αποθηκεύσετε στις επαφές σας.

  1. Ανοίξτε το μήνυμα που περιέχει την ομάδα επαφών.

  2. Στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν.", κάντε δεξί κλικ στην ομάδα επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στις επαφές του Outlook.

Δείτε επίσης

Κοινή χρήση φακέλου επαφών με άλλα άτομα

Δημιουργία λίστας διανομής

Οι λίστες διανομής αποθηκεύονται από προεπιλογή στο φάκελο Επαφές. Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό Microsoft Exchange, η Καθολική λίστα διευθύνσεων μπορεί να περιέχει καθολικές λίστες διανομής, οι οποίες είναι διαθέσιμες σε όλα τα άτομα που χρησιμοποιούν αυτό το δίκτυο. Οι προσωπικές λίστες διανομής που δημιουργείτε στο φάκελο Επαφές είναι διαθέσιμες μόνο σε εσάς, αλλά μπορείτε να τις θέσετε σε κοινή χρήση, στέλνοντάς τες σε άλλα άτομα.

Πόσα ονόματα μπορώ να συμπεριλάβετε σε μια λίστα διανομής;

Ο μέγιστος αριθμός των ονομάτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια λίστα διανομής εξαρτάται από το μέγεθος των ίδιων των αρχείων επαφών (για κάθε επαφή). Δεν υπάρχουν απαράβατοι κανόνες, αλλά, σε γενικές γραμμές, μια λίστα διανομής μπορεί να περιέχει 50-70 ονόματα και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο μέγιστος αριθμός διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με το ελάχιστο μέγεθος αρχείου επαφών, είναι περίπου 125 και μπορεί να περιλαμβάνει και άλλες λίστες διανομής.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα το Άρθρο της Γνωσιακής βάσης σχετικά με το μέγιστο μέγεθος για τις λίστες διανομής.

Κάντε ένα από τα εξής:

  • Δημιουργία λίστας διανομής χρησιμοποιώντας ονόματα από το βιβλίο διευθύνσεων    

    1. Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία και κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα διανομής.

    2. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε το όνομα της λίστας διανομής σας. (Για παράδειγμα, "Πολιτικοί φίλοι".)

    3. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην Επιλογή μελών.

    4. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων, κάντε κλικ στο βιβλίο διευθύνσεων που περιέχει τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συμπεριλάβετε στη λίστα διανομής σας.

      Λίστα Βιβλίων διευθύνσεων

    5. Στο πλαίσιο Αναζήτηση, πληκτρολογήστε ένα όνομα που θέλετε να συμπεριλάβετε. Όταν εμφανιστεί το όνομα που αναζητάτε στην παρακάτω λίστα, κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογήΜέλη.

    6. Αυτό πρέπει να το κάνετε για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή OK.

      Εάν θέλετε να προσθέσετε μια μεγαλύτερη περιγραφή για τη λίστα διανομής, στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην επιλογή Σημειώσεις και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενο.

      Η λίστα διανομής αποθηκεύεται στον φάκελο Επαφές με το όνομα που θα της δώσετε.

  • Δημιουργία λίστας διανομής αντιγράφοντας ονόματα από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου    

    1. Στο μήνυμα από το οποίο θέλετε να αντιγράψετε τα ονόματα, επιλέξτε τα ονόματα στο πλαίσιο Προς ή "Κοιν.".

    2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή από το μενού συντόμευσης.

    3. Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office Εικόνα κουμπιού του Office και, στην περιοχή Δημιουργία νέου στοιχείου του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα διανομής.

    4. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην ομάδα Μέλη και έπειτα κάντε κλικ στην Επιλογή μελών.

    5. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Επιλογή μελών, στο πλαίσιο Μέλη, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση από το μενού συντόμευσης.

      Σημείωση: Ένα μέλος δεν χρειάζεται να είναι στο βιβλίο διευθύνσεών σας, για να προστεθεί στη λίστα διανομής. Το όνομα του μέλους και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του συμπεριλαμβάνονται κατά την αντιγραφή και επικόλληση από το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

    6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    7. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διανομής.

    8. Στην καρτέλα Λίστα διανομής, κάντε κλικ στην ομάδα Ενέργειες και έπειτα στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

Οι λίστες διανομής αποθηκεύονται από προεπιλογή στο φάκελο Επαφές. Όταν λαμβάνετε μια λίστα διανομής από κάποιον άλλο, μπορείτε να την αποθηκεύσετε στις επαφές σας.

  1. Ανοίξτε το μήνυμα που περιέχει τη λίστα διανομής.

  2. Στην κεφαλίδα του μηνύματος, κάντε δεξί κλικ στη λίστα διανομής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στις επαφές του Outlook από το μενού συντόμευσης.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×