Δημιουργία μιας βιβλιοθήκης φορμών

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μια βιβλιοθήκη φορμών παρέχει έναν απλό τρόπο για να κάνετε κοινή χρήση και παρακολούθηση των φορμών που βασίζονται σε XML που είναι φόρμες για τη συγκέντρωση πληροφοριών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη φορμών χρησιμοποιώντας τις φόρμες έκθεσης της ομάδας σας.

Επισκόπηση

Δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη φορμών

Επεξεργασία του προτύπου φόρμας

Καθορισμός προσαρμοσμένου προτύπου

Επισκόπηση

Μια φόρμα βασίζεται σε ένα πρότυποι. Φανταστείτε ότι σχεδιάζετε ένα πρότυπο αναφοράς εξόδων για να χρησιμοποιείται από την ομάδα σας. Κάθε αναφορά εξόδων που συμπληρώνεται από κάποιον είναι μια φόρμα.

Η φόρμα που συμπληρώνουν οι χρήστες είναι απλά ένα αρχείο .xml που περιέχει τα δεδομένα (και μόνο τα δεδομένα) που έχουν εισαχθεί στη φόρμα, όπως η ημερομηνία και το ποσό των εξόδων. Οτιδήποτε άλλο αποτελεί την αναφορά εξόδων παρέχεται από το πρότυπο. Εφόσον οι χρήστες συμπληρώσουν τις φόρμες, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα δεδομένα φόρμας ή να τα εξαγάγετε για ανάλυση.

Σε μια βιβλιοθήκη φορμών μπορείτε να χρησιμοποιείτε τις δυνατότητας έκδοσης και έγκρισης για τη διαχείριση των φορμών σας, όπως διαχειρίζεστε τα αρχεία σε άλλους τύπους βιβλιοθηκών. Μπορείτε να παρακολουθείτε εκδόσεις, ώστε να μπορείτε να προβάλλετε ένα ιστορικό έκδοσης και να επαναφέρετε προηγούμενες εκδόσεις αν είναι απαραίτητο. Μπορείτε επίσης να ορίσετε να παραμένουν οι φόρμες σε αναμονή μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει τέτοιο δικαίωμα.

Μια βιβλιοθήκη φορμών είναι ένας εύκολος τρόπος αποθήκευσης των φορμών σας σε μια τοποθεσία αλλά μπορείτε να αποθηκεύσετε φόρμες και άλλους τύπους βιβλιοθηκών, όπως βιβλιοθήκες εγγράφων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους περιεχομένου για να είναι οι φόρμες διαθέσιμες σε άλλες βιβλιοθήκες, όπως μια βιβλιοθήκη εγγράφων ομάδας. Βρείτε συνδέσεις για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τύπους εγγράφων στην ενότητα Δείτε επίσης.

Μια βιβλιοθήκη εγγράφων συνοδεύεται από ένα αρχείο κράτησης θέσης που χρειάζεστε να αντικαταστήσετε με το πρότυπο. Για να δημιουργήσετε ή να προσαρμόσετε ένα πρότυπο, χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα σχεδίασης φορμών που βασίζεται σε XML, όπως το Microsoft Office InfoPath 2007 ή ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML που είναι συμβατό με το Windows SharePoint Services 3.0.

Όταν δημοσιεύετε ένα πρότυπο σε μια βιβλιοθήκη φορμών, οι στήλες της βιβλιοθήκης βασίζονται στο πρότυπο.

Παρόλο που οι βιβλιοθήκες φορμών μπορούν να αποθηκεύσουν άλλους τύπους αρχείου, υπάρχουν πλεονεκτήματα όταν εργάζεστε με αρχεία XML και προσαρμόζετε το πρότυπο με ένα συμβατό πρόγραμμα. Μπορείτε να συγχωνεύσετε δεδομένα από φόρμες και οι επικεφαλίδες ή τα πεδία που ορίζετε στο πρότυπο, εμφανίζονται ως στήλες στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Σημείωση: Για να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη φορμών πρέπει να έχετε δικαίωμα να διαχειρίζεστε λίστες στην τοποθεσία όπου θέλετε να την δημιουργήσετε.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία μιας βιβλιοθήκης φορμών

Μερικά από τα προγράμματα σχεδίασης φόρμας που βασίζονται σε XML, όπως το Office InfoPath 2007, σας δίνουν τη δυνατότητα να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη σε μια τοποθεσία του SharePoint όταν δημοσιεύετε ένα πρότυπο φόρμας από το πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ξεκινάτε αποθηκεύοντας ένα αντίγραφο του προτύπου και έπειτα δημοσιεύοντάς το στη βιβλιοθήκη. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση προτύπων φόρμας, ανατρέξτε στη Βοήθεια στο πρόγραμμα σχεδίασης φορμών με βάση την XML ή το πρόγραμμα επεξεργασίας XML.

Εάν το πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας δημιουργεί τη βιβλιοθήκη για εσάς, δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε αυτήν τη διαδικασία για να δημιουργήσετε τη βιβλιοθήκη από Windows SharePoint Services 3.0. Αφού το πρόγραμμα δημιουργεί τη βιβλιοθήκη για εσάς, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις που θέλετε στη βιβλιοθήκη της τοποθεσίας του SharePoint.

Το πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας μπορεί επίσης να σας παρέχει την επιλογή να δημοσιεύσετε ένα πρότυπο σε μια υπάρχουσα βιβλιοθήκη. Χρησιμοποιήστε αυτή τη διαδικασία για να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη φορμών πριν δημοσιεύσετε το πρότυπο. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε τη βιβλιοθήκη, να αλλάξετε τις ρυθμίσεις της και να προσθέσετε χρήστες και ομάδες πριν από τη δημοσίευση του προτύπου φόρμας.

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία στη σελίδα "Όλο το περιεχόμενο τοποθεσίας".

    Συμβουλή: Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού Ενέργειες τοποθεσίας Εικόνα κουμπιού εναλλακτικά για να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα.

  1. Στην περιοχή Βιβλιοθήκες, κάντε κλικ στην εντολή Βιβλιοθήκη φορμών.

    1. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βιβλιοθήκη. Το όνομα βιβλιοθήκης είναι υποχρεωτικό.

      Το όνομα εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σελίδας βιβλιοθήκης, γίνεται μέρος της διεύθυνσης της σελίδας βιβλιοθήκης και εμφανίζεται σε στοιχεία περιήγησης, τα οποία βοηθούν τους χρήστες να εντοπίσουν και να ανοίξουν τη βιβλιοθήκη.

    1. Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε την περιγραφή του σκοπού της βιβλιοθήκης. Η περιγραφή είναι προαιρετική.

      Η περιγραφή εμφανίζεται στο επάνω τμήμα της σελίδας της βιβλιοθήκης, κάτω από το όνομα της βιβλιοθήκης. Εάν πρόκειται να ενεργοποιήσετε τη βιβλιοθήκη έτσι, ώστε να λαμβάνει περιεχόμενο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προσθέσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της βιβλιοθήκης στην περιγραφή της, ώστε να μπορούν να τη βρουν εύκολα οι χρήστες.

  2. Για να προσθέσετε μια σύνδεση σε αυτήν τη βιβλιοθήκη στη γρήγορη εκκίνηση, επιβεβαιώστε ότι έχει ενεργοποιηθεί η επιλογή Ναι στην ενότητα Περιήγηση.

  3. Εάν εμφανιστεί μια ενότητα Εισερχόμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ο διαχειριστής σας έχει ενεργοποιήσει την τοποθεσία ώστε να λαμβάνει περιεχόμενο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν θέλετε να προσθέτουν οι χρήστες φόρμες στη βιβλιοθήκη φορμών στέλνοντάς τις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στην εντολή Ναι, στην περιοχή Να επιτρέπεται σε αυτήν τη βιβλιοθήκη εγγράφων να λαμβάνει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Έπειτα, στο πλαίσιο Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε το πρώτο μέρος της διεύθυνσης που θέλετε να χρησιμοποιούν οι χρήστες για τη βιβλιοθήκη φορμών.

  4. Για να δημιουργείτε μια έκδοση κάθε φορά που ένα αρχείο εισάγεται στη βιβλιοθήκη φορμών, στην ενότητα Ιστορικό έκδοσης εγγράφου, κάντε κλικ στην εντολή Ναι.

    Αργότερα, μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε να αποθηκεύεται και η κύρια και η δευτερεύουσα έκδοση και πόσες εκδόσεις της κάθε μίας θέλετε να παρακολουθείτε.

  5. Στην ενότητα Πρότυπο εγγράφου, επιλέξτε το πρότυπο φόρμας που θέλετε να ορίσετε ως τύπο φόρμας για όλες τις φόρμες της βιβλιοθήκης.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Σημείωση: Όταν ένας χρήστης δημιουργεί μια φόρμα, ανοίγει από προεπιλογή σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας φορμών που είναι συμβατή με Windows SharePoint Services 3.0, εάν είναι εγκατεστημένο στον σκληρό δίσκο του χρήστη. Εάν δεν υπάρχει συμβατό πρόγραμμα είναι εγκατεστημένο, η φόρμα ανοίγει σε ένα πρόγραμμα περιήγησης. Μπορείτε να καθορίσετε ότι η φόρμα ανοίγει σε ένα πρόγραμμα περιήγησης πάντα, αλλάζοντας τις ρυθμίσεις για προχωρημένους για τη βιβλιοθήκη.

Αρχή της σελίδας

Επεξεργασία του προτύπου φόρμας

Μερικά από τα προγράμματα επεξεργασίας XML ή τα προγράμματα σχεδίασης φόρμας που βασίζονται σε XML που είναι συμβατά με το Windows SharePoint Services, όπως το Office InfoPath 2007, επεξεργάζονται και δημοσιεύουν το πρότυπο φόρμας από το πρόγραμμα επεξεργασίας XML ή το πρόγραμμα σχεδίασης φορμών.

Μερικά προγράμματα σχεδίασης φορμών μπορεί να απαιτούν να επεξεργάζεστε μια τοπική έκδοση του προτύπου και έπειτα να τη δημοσιεύετε ξανά στη βιβλιοθήκη από το πρόγραμμα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημοσίευση προτύπων φόρμας, ανατρέξτε στη Βοήθεια στο πρόγραμμα σχεδίασης φορμών με βάση την XML ή το πρόγραμμα επεξεργασίας XML.

Χρησιμοποιήστε την παρακάτω διαδικασία αν δεν θέλετε να έχετε τοπικό αντίγραφο του προτύπου και θέλετε να αποκτήσετε ένα αντίγραφο από την τοποθεσία του SharePoint. Ανάλογα με το πρόγραμμα σχεδίασης φόρμας, το πρότυπο μπορεί να ανοίξει μόνο για ανάγνωση. Μπορεί να πρέπει να αποθηκεύσετε το αναθεωρημένο πρότυπο στο σκληρό δίσκο σας και στη συνέχεια να το δημοσιεύσετε ξανά.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στο το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης φορμών.

  3. Στην ενότητα Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσθετες ρυθμίσεις.

  4. Στην ενότητα Πρότυπο εγγράφου, κάτω από το πλαίσιο Πρότυπο διεύθυνσης URL, κάντε κλικ στην εντολή Επεξεργασία προτύπου.

  5. Το πρότυπο θα ανοίξει από ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML ή ένα πρόγραμμα σχεδίασης φορμών που βασίζεται σε XML, συμβατό με το Windows SharePoint Services, όπως το Office InfoPath 2007.

  6. Κάντε τις αλλαγές που θέλετε και αποθηκεύστε το πρότυπο.

    Ανάλογα με το πρόγραμμα σχεδίασης φορμών μπορεί να πρέπει να δημοσιεύσετε το πρότυπο στη βιβλιοθήκη ξανά σε μια τοποθεσία του SharePoint από το πρόγραμμα.

  7. Στην τοποθεσία του SharePoint, στο κάτω μέρος της σελίδας Σύνθετες ρυθμίσεις για τη βιβλιοθήκη φορμών, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Σημείωση: Εάν οι χρήστες της τοποθεσίας σας έχουν ήδη συμπληρώσει φόρμες που ήταν βασισμένες στο αρχικό πρότυπο, σκεφτείτε πως μπορεί να έχουν επηρεάζει τις φόρμες οι αλλαγές στο πρότυπο. Για παράδειγμα, η προσθήκη ενός πεδίου που πρέπει να συμπληρωθεί από τους χρήστες μπορεί να προκαλέσει την εμφάνιση σφαλμάτων στις αρχικές φόρμες που συμπληρώθηκαν πριν από την προσθήκη του πεδίου.

Αρχή της σελίδας

Καθορισμός προσαρμοσμένου προτύπου

Για να προσαρμόσετε ένα πρότυπο φόρμας από τη βιβλιοθήκη, χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML ή ένα πρόγραμμα σχεδίασης φορμών που βασίζεται σε XML, συμβατό με το Windows SharePoint Services. Το πρόγραμμα ενδέχεται να προτείνει την προσαρμογή του προτύπου και τη δημοσίευσή του από το πρόγραμμα ξανά. Για παράδειγμα, θα πρέπει να κάνετε αλλαγές σε ένα τοπικό αντίγραφο ενός προτύπου στο Office InfoPath 2007 και στη συνέχεια, να το δημοσιεύσετε ξανά στην τοποθεσία του SharePoint. Δεν θα χρειαστείτε να ορίσετε τη διαδρομή προς ένα προσαρμοσμένο πρότυπο από την τοποθεσία σας στο SharePoint. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη Βοήθεια του προγράμματός σας.

Η παρακάτω διαδικασία περιγράφει το τρόπο ορισμού ενός προσαρμοσμένου προτύπου από την τοποθεσία σας στο SharePoint. Για να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο, θα πρέπει πρώτα να δημοσιεύσετε ή να αντιγράψετε το προσαρμοσμένο πρότυπο στον φάκελο Φόρμες της βιβλιοθήκης και στη συνέχεια να δείξετε τη βιβλιοθήκη στην τοποθεσία του προτύπου.

  1. Εάν η βιβλιοθήκη δεν είναι ήδη ανοιχτή, κάντε κλικ στο όνομά της στη γραμμή "Γρήγορη εκκίνηση".

    Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα της βιβλιοθήκης σας, κάντε κλικ στην επιλογήΠροβολή όλου του περιεχομένου τοποθεσίας και μετά κάντε κλικ στο όνομα της βιβλιοθήκης σας.

  2. Στο το μενού Ενέργειες Εικόνα μενού , κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα με την Εξερεύνηση των Windows.

  3. Στην Εξερεύνηση των Windows, αναζητήστε το προσαρμοσμένο πρότυπο που δημιουργήσατε.

  4. Κάντε δεξιό κλικ στο αρχείο και κατόπιν κάντε κλικ στην εντολή Αντιγραφή στο μενού συντόμευσης.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Πίσω μέχρι να επιστρέψετε στη βιβλιοθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο φάκελο Φόρμες για να τον ανοίξετε.

  6. Κάντε δεξιό κλικ σε μια κενή περιοχή στο παράθυρο φακέλου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση, στο μενού συντόμευσης.

  7. Κλείστε την Εξερεύνηση των Windows και επιστρέψτε στη βιβλιοθήκη, στην τοποθεσία.

  8. Στο το μενού Ρυθμίσεις μενού ρυθμίσεων , κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης φορμών.

  9. Στην ενότητα Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσθετες ρυθμίσεις.

  10. Στην ενότητα Πρότυπο εγγράφου, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του προτύπου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πλαίσιο Πρότυπο διεύθυνσης URL. Η τοποθεσία είναι η διεύθυνση του προτύπου στο Web, στην τοποθεσία του SharePoint, σε σχέση με το όνομα της τοποθεσίας. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπο ονομάζεται Παραγγελίες.xml και το προσθέσετε στον φάκελο "Φόρμες" της βιβλιοθήκης "Κοινόχρηστα έγγραφα", θα πρέπει να πληκτρολογήσετε /Κοινόχρηστα έγγραφα/Φόρμες/Παραγγελίες.xml στο πλαίσιο Πρότυπο διεύθυνσης URL.

    Εάν οι ρυθμίσεις στην ενότητα Πρότυπο εγγράφου δεν είναι διαθέσιμες, μπορεί να έχουν ενεργοποιηθεί πολλοί τύποι περιεχομένου. Για να δείτε αν είναι ενεργοποιημένοι πολλοί τύποι περιεχομένου, επιβεβαιώστε ότι έχει επιλεχτεί η εντολή Ναι στην ενότητα Με διαχείριση τύπων περιεχομένου;, στην ενότητα Τύποι περιεχομένου.Εάν ναι, θα πρέπει να επεξεργαστείτε το πρότυπο για τον τύπο περιεχομένου, εάν έχετε το δικαίωμα να αλλάξετε τις ρυθμίσεις για τη βιβλιοθήκη.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×