Δημιουργία κανόνων οργάνωσης περιεχομένου για δρομολόγηση εγγράφων

Δημιουργία κανόνων οργάνωσης περιεχομένου για δρομολόγηση εγγράφων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Για να καθορίσετε πώς θα δρομολογήσετε ένα έγγραφο, η "Οργάνωση περιεχομένου" χρησιμοποιεί κανόνες που δημιουργείτε εσείς. Οι κανόνες βασίζονται σε ένα συνδυασμό τύπου περιεχομένου και μετα-δεδομένων.

Αυτό το άρθρο περιγράφει πώς να δημιουργήσετε κανόνες για την οργάνωση και τη δρομολόγηση εγγράφων ή εγγραφών. Οποιαδήποτε εταιρική τοποθεσία SharePoint μπορεί να ενεργοποιηθεί για δρομολόγηση εγγράφων.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "Οργάνωση περιεχομένου" και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της οργάνωσης για τη δρομολόγηση εγγραφών. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης παραμέτρων για την "Οργάνωση περιεχομένου" στην ενότητα Δείτε επίσης.

Σε αυτό το άρθρο

Πριν να δημιουργήσετε κανόνες: Τα πρώτα βήματα

Κατανόηση του τρόπου δρομολόγησης των εγγράφων

Δημιουργία κανόνων για τη δρομολόγηση εγγράφων

Πριν να δημιουργήσετε κανόνες: Τα πρώτα βήματα

Υπάρχουν αρκετά σημαντικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε πριν να δημιουργήσετε κανόνες για τη δρομολόγηση εγγράφων.

  1. Ενεργοποιήστε τη δυνατότητα "Οργάνωση περιεχομένου".

  2. Δημιουργήστε βιβλιοθήκες και φακέλους όπου θέλετε να δρομολογούνται έγγραφα. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε φακέλους για κάθε τύπο εγγράφου που δρομολογείτε. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια βιβλιοθήκη μόνο για εγγραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή για υπολογιστικά φύλλα του Excel. Για να μάθετε σχετικά με τη δημιουργία βιβλιοθηκών, ανατρέξτε στις συνδέσεις της ενότητας Δείτε επίσης.

  3. Οι τύποι περιεχομένου πρέπει να συσχετιστούν με τα έγγραφα που θα δρομολογηθούν. Με αυτόν τον τρόπο, ο τύπος περιεχομένου μπορεί να είναι μέρος των κριτηρίων που καθορίζουν την τελική θέση όπου αποθηκεύεται ένα έγγραφο.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση του τρόπου δρομολόγησης των εγγράφων

Τα έγγραφα μπορούν να δρομολογηθούν σε βιβλιοθήκη ή φάκελο σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών ή οποιοδήποτε άλλο είδος τοποθεσίας του SharePoint. Η βιβλιοθήκη απόθεσης, η οποία δημιουργείται αυτόματα όταν ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "Οργάνωση περιεχομένου", χρησιμεύει ως προεπιλεγμένη θέση. Η διεργασία δρομολόγησης αποτελείται από αρκετά στοιχεία:

  • Βιβλιοθήκες και φάκελοι προορισμού    Περιεχομένου επιμελητών ή οι διαχειριστές εγγραφών δημιουργούν με μη αυτόματο τρόπο βιβλιοθήκες και φακέλους όπου πρέπει να δρομολογούνται τα έγγραφα και ορίζουν αυτές τις βιβλιοθήκες ως βιβλιοθήκες προορισμού.

  • Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας    Κάθε έγγραφο πρέπει να έχει έναν τύπο περιεχομένου και οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν με μη αυτόματο τρόπο κατάλληλους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας σε βιβλιοθήκες προορισμού.

  • Βιβλιοθήκη απόθεσης    Έγγραφα που δεν ταιριάζουν με έναν κανόνα ή που λείπουν τα απαιτούμενα μετα-δεδομένα αποστέλλονται στη βιβλιοθήκη απόθεσης, ώστε οι χρήστες μπορούν να εισάγουν απαιτούμενα μετα-δεδομένα. Εναλλακτικά, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της οργάνωσης περιεχομένου, έτσι ώστε όλα τα έγγραφα που έχουν αποσταλεί δρομολογούνται προσωρινά στη βιβλιοθήκη απόθεσης.

  • Λίστα κανόνων εγγράφων    Αυτή είναι μια συλλογή με όλους τους κανόνες δρομολόγησης. Οι βοηθοί περιεχομένου ή οι διαχειριστές εγγραφών θα πρέπει να επισκεφθούν αυτήν τη λίστα για τη δημιουργία, τη διαχείριση και την προβολή κανόνων δρομολόγησης.

Το παρακάτω διάγραμμα δείχνει πώς δρομολογούνται τα έγγραφα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση την εκπλήρωση συγκεκριμένων κριτηρίων και πώς τα έγγραφα από τα οποία λείπουν πληροφορίες επιστρέφουν στη βιβλιοθήκη απόθεσης.

Δρομολόγηση εγγράφων με χρήση της οργάνωσης περιεχομένου. Δείχνει αρκετές προελεύσεις, καθώς και ότι τα έγγραφα από τα οποία λείπουν μετα-δεδομένα επιστρέφουν στη βιβλιοθήκη απόθεσης.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία κανόνων για τη δρομολόγηση εγγράφων

Για κάθε τύπο εγγραφής που προσθέτετε στη λίστα "Δρομολόγηση εγγραφών" καθορίζετε ένα τίτλο και μια περιγραφή για την εγγραφή. Μπορείτε επίσης να καθορίσετε τη θέση στην τοποθεσία όπου αποθηκεύεται η εγγραφή. Για να εξασφαλίσετε ότι όλες οι σχετικές εγγραφές δρομολογούνται στην κατάλληλη θέση, μπορείτε να καθορίσετε εναλλακτικά ονόματα για τον τύπο εγγραφής.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Πρέπει να έχετε τουλάχιστον δικαιώματα κατόχου τοποθεσίας για να δημιουργήσετε κανόνες για τη δρομολόγηση εγγράφων.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία, για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε κανόνες οργάνωσης περιεχομένου.

  2. Στο πλαίσιο γρήγορης εκκίνησης, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα… για να δείτε τις επιλογές των περιεχόμενων τοποθεσίας.

  3. Από τη γραμμή μενού "Εφαρμογές", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.

  4. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην περιοχή Διαχείριση τοποθεσίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες οργάνωσης περιεχομένου.

  5. Στη σελίδα "Κανόνες οργάνωσης περιεχομένου" κάντε κλικ στην επιλογή προσθήκη στο στοιχείο Κάντε κλικ για προσθήκη νέου στοιχείου.

  6. Στην ενότητα Όνομα κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα που περιγράφει τις συνθήκες και τις ενέργειες του κανόνα.

  7. Στην ενότητα Κατάσταση και προτεραιότητα κανόνων, επιλέξτε το στοιχείο Ενεργό για να εφαρμόσετε τον κανόνα στο εισερχόμενο περιεχόμενο. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια προτεραιότητα, η οποία θα καθορίσει τον τρόπο δρομολόγησης του περιεχομένου, σε περίπτωση που αυτό αντιστοιχεί σε περισσότερους από έναν κανόνες οργάνωσης περιεχομένου.
    Εάν δεν θέλετε να ισχύει αυτός ο κανόνας για το εισερχόμενο περιεχόμενο, επιλέξτε το στοιχείο Ανενεργό.

  8. Στην ενότητα Τύπος περιεχομένου υποβολής, συσχετίστε τον κανόνα με έναν τύπο περιεχομένου. Έτσι, οι υποβολές στην οργάνωση επισημαίνονται με τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου και αναγνωρίζονται οι ιδιότητες που χρησιμοποιούνται στις συνθήκες του κανόνα.

    • Επιλέξτε την κατάλληλη ομάδα περιεχομένου. Η ομάδα που θα επιλέξετε καθορίζει τους τύπους περιεχομένου από τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε στο επόμενο βήμα.

    • Επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο περιεχομένου.

    • Εάν ο τύπος περιεχομένου που έχετε επιλέξει έχει διαφορετικό όνομα σε μια άλλη τοποθεσία του SharePoint, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στην περιοχή εναλλακτικά ονόματα. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα που χρησιμοποιείται σε άλλη τοποθεσία στο πεδίο που παρέχεται και κάντε κλικ στην επιλογήΠροσθήκη. Ονόματα για τους τύπους περιεχομένου εναλλακτικό εμφανίζονται στη λίστα κάτω από.

  9. Στην περιοχή Συνθήκες, επιλέξτε τις συνθήκες που πρέπει να πληρούν οι ιδιότητες μιας υποβολής για τον κανόνα. Για παράδειγμα, ίσως θελήσετε ο κανόνας να ισχύει για όλα τα έγγραφα που έχουν τη λέξη "προϋπολογισμός" στον τίτλο τους. Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες συνθήκες κάνοντας κλικ στη σύνδεση Προσθήκη άλλης συνθήκης.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Οι ιδιότητες που είναι διαθέσιμη από την αναπτυσσόμενη λίστα ιδιότητα διαφέρουν, ανάλογα με τον τύπο περιεχομένου που επιλέξατε στο βήμα 6.

  10. Στην ενότητα Θέση προορισμού, πληκτρολογήστε ή αναζητήστε μια θέση για να τοποθετήσετε το περιεχόμενο που αντιστοιχεί στον κανόνα. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη δημιουργία φακέλου για να ομαδοποιήσετε παρόμοια έγγραφα σε φακέλους. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ιδιότητα, η οποία παραθέτει σε λίστα όλα τα έγγραφα για έργα στην εταιρεία σας, μπορείτε να επιβάλετε στην οργάνωση τη δημιουργία ξεχωριστού φακέλου για κάθε έργο.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×