Δημιουργία κανόνα στο Outlook για Mac 2011

Ένας κανόνας είναι μια ενέργεια που εκτελείται αυτόματα σε εισερχόμενα ή εξερχόμενα μηνύματα, με βάση τις συνθήκες που καθορίζετε. Μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για να σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για να αρχειοθετήσετε μηνύματα σε φακέλους ή να αντιστοιχίσετε μηνύματα σε κατηγορίες αυτόματα.

Αυτό το άρθρο περιγράφει πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ορισμένους κανόνες που χρησιμοποιούνται ευρέως. Επίσης, περιγράφει πώς μπορείτε να βρείτε τον τύπο του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε.

Ένας κοινός τύπος κανόνα κατευθύνει το Outlook ώστε να μετακινεί μηνύματα σε ένα φάκελο με βάση τον αποστολέα ή παραλήπτη. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που μετακινεί όλα τα μηνύματα από τον "Ιωάννη Ξυλαρά" σε ένα φάκελο που ονομάζεται "Αλληλογραφία από Ιωάννη". Το Outlook διαθέτει μια συντόμευση για να μπορείτε να δημιουργείτε αυτούς τους τύπους των κανόνων από ένα υπάρχον μήνυμα.

Συμβουλή: Εάν λαμβάνετε μηνύματα από μια ομάδα επαφών (γνωστή επίσης και ως λίστα διανομής), μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που μετακινεί αυτόματα τα μηνύματα που αποστέλλονται στην ομάδα σε άλλο φάκελο.

  1. Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε κλικ σε ένα μήνυμα με τον αποστολέα ή τον παραλήπτη για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση μηνυμάτων από (όνομα αποστολέα) ή Μετακίνηση μηνυμάτων σε (όνομα παραλήπτη).

    "Κεντρική" καρτέλα, ομάδα 4

  3. Στο πλαίσιο αναζήτησης σε φακέλους, αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα του φακέλου στον οποίο θέλετε να μετακινήσετε μηνύματα.

  4. Όταν εμφανιστεί ο φάκελος που θέλετε, κάντε κλικ στο φάκελο, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Σημειώσεις: 

    • Εάν έχετε έναν λογαριασμό του τύπου "λογαριασμός του Microsoft Exchange" του οποίου η διαχείριση γίνεται από το Microsoft Exchange Server 2010 ή νεότερη έκδοση, ο κανόνας αποθηκεύεται αυτόματα στο διακομιστή Exchange. Για περισσότερες πληροφορίες, μεταβείτε στο θέμα Κανόνες που βασίζονται στο διακομιστή και κανόνες στον υπολογιστή μου στο Outlook για Mac 2011.

    • Εάν δημιουργήσετε πολλαπλούς κανόνες, το Outlook εκτελεί τους κανόνες με τη σειρά με την οποία παρατίθενται στο παράθυρο Κανόνες.

    • Πριν από την εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα, το Outlook εφαρμόζει πρώτα τους κανόνες της Διαχείρισης λίστας αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, τους κανόνες προστασίας από ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία. Οι κανονικοί κανόνες εφαρμόζονται τελευταίοι. Ωστόσο, εφαρμόζονται σε μηνύματα ακόμα και αν βρίσκονται στην κατηγορία "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία". Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες διαχείρισης λίστας αλληλογραφίας, ανατρέξτε στο θέμα Οργάνωση μηνυμάτων λίστα αλληλογραφίας.

Όταν δημιουργείτε έναν κανόνα από ένα υπάρχον μήνυμα, ο αποστολέας, ο παραλήπτης και το θέμα προ-συμπληρώνονται αυτόματα στις οδηγίες των κανόνων.

  1. Στη λίστα μηνυμάτων, κάντε κλικ στο μήνυμα από το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία κανόνα.

    "Κεντρική" καρτέλα, ομάδα 4

  3. Στην περιοχή Κατά την άφιξη νέου μηνύματος, επεξεργαστείτε τα κριτήρια ανάλογα με τις ανάγκες σας.

    Για να καταργήσετε ένα από τα κριτήρια, κάντε κλικ στο Κουμπί κατάργησης κριτηρίων αναζήτησης . Για να προσθέσετε επιπλέον κριτήρια, κάντε κλικ στο Κουμπί προσθήκης κριτηρίων αναζήτησης .

  4. Στην περιοχή Να γίνονται τα εξής, καθορίστε τις ενέργειες που θέλετε να εκτελούνται.

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημειώσεις: 

    • Εάν έχετε έναν λογαριασμό του τύπου "λογαριασμός του Microsoft Exchange" του οποίου η διαχείριση γίνεται από το Microsoft Exchange Server 2010 ή νεότερη έκδοση, ο κανόνας αποθηκεύεται αυτόματα στο διακομιστή Exchange. Για περισσότερες πληροφορίες, μεταβείτε στο θέμα Κανόνες που βασίζονται στο διακομιστή και κανόνες στον υπολογιστή μου στο Outlook για Mac 2011.

    • Εάν δημιουργήσετε πολλαπλούς κανόνες, το Outlook εκτελεί τους κανόνες με τη σειρά με την οποία παρατίθενται στο παράθυρο Κανόνες.

    • Πριν από την εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα, το Outlook εφαρμόζει πρώτα τους κανόνες της Διαχείρισης λίστας αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, τους κανόνες προστασίας από ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία. Οι κανονικοί κανόνες εφαρμόζονται τελευταίοι. Ωστόσο, εφαρμόζονται σε μηνύματα ακόμα και αν βρίσκονται στην κατηγορία "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία". Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες διαχείρισης λίστας αλληλογραφίας, ανατρέξτε στο θέμα Οργάνωση μηνυμάτων λίστα αλληλογραφίας.

Αντί να δημιουργήσετε έναν κανόνα από ένα υπάρχον μήνυμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο κανόνα βάσει των κριτηρίων που θέλετε. Η δημιουργία προσαρμοσμένου κανόνα είναι απαραίτητη εάν έχετε ένα λογαριασμό τον οποίο διαχειρίζεται ο Microsoft Exchange Server 2010 ή νεότερη έκδοση και θέλετε να αποθηκεύσετε τον κανόνα στον υπολογιστή σας. (Εάν δημιουργείτε τον κανόνα βάσει ενός υπάρχοντος μηνύματος, οι κανόνες για ένα λογαριασμό του οποίου η διαχείριση γίνεται από τον Microsoft Exchange Server 2010 ή νεότερη έκδοση αποθηκεύονται στο διακομιστή Exchange και όχι στον υπολογιστή σας.)

Εάν δεν γνωρίζετε εάν η διαχείριση του λογαριασμού σας γίνεται από το Exchange, μεταβείτε στην ενότητα Μάθετε ποιον τύπο λογαριασμού έχετε.

  1. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην επιλογή Κανόνες.

  2. Στο αριστερό τμήμα του παραθύρου διαλόγου Κανόνες, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που εκτελείται στον υπολογιστή σας ενόσω είναι ανοιχτό το Outlook, στην περιοχή ΣΤΟΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗ ΜΟΥ, κάντε κλικ στον τύπο λογαριασμού.

    • Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα που εκτελείται στο διακομιστή Exchange, στην περιοχή ΔΙΑΚΟΜΙΣΤΕΣ EXCHANGE, κάντε κλικ στο όνομα του λογαριασμού. (Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο για λογαριασμούς των οποίων η διαχείριση γίνεται από τον Microsoft Exchange Server 2010 ή νεότερη έκδοση.)

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη  Προσθήκη .

  4. Στο πλαίσιο Όνομα κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα.

  5. Στην περιοχή Κατά την άφιξη νέου μηνύματος, από το αριστερό αναδυόμενο μενού, κάντε κλικ στον τύπο πληροφοριών που θέλετε να εντοπίσετε.

    Για περισσότερα κριτήρια, μετακινηθείτε από αριστερά προς τα δεξιά για να χρησιμοποιήσετε περισσότερα αναδυόμενα μενού ή πλαίσια κειμένου. Για παράδειγμα, για να εντοπίσετε όλα τα μηνύματα που έχουν σταλεί από τους συνεργάτες σας, το κριτήριο θα μπορούσε να είναι "Από" "Περιέχει" "@alpineskihouse.com."

    Εάν θέλετε να έχετε πολλά κριτήρια που διαχωρίζονται από "ή", για κανόνες που αποθηκεύονται στον Exchange Server, κάντε τα εξής:

    1. Στο πρώτο από αριστερά αναδυόμενο μενού με τα κριτήρια, επιλέξτε ένα πεδίο που περιέχει κείμενο, όπως Από, Παραλήπτες ή Θέμα.

    2. Μετακινούμενοι προς τα δεξιά, στο δεύτερο αναδυόμενο μενού, επιλέξτε Περιέχει.

    3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη όρων αναζήτησης και, στη συνέχεια, στη λίστα αναζήτησης, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη  Προσθήκη για κάθε όρο που θέλετε να προσθέσετε.

    Για τους κανόνες που είναι αποθηκευμένοι στον υπολογιστή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναδυόμενο μενού επάνω από τα κριτήρια για να επιλέξετε Εάν ικανοποιούνται οποιαδήποτε κριτήρια ή άλλες επιλογές.

  6. Για να καταργήσετε ένα από τα κριτήρια, κάντε κλικ στο Κουμπί κατάργησης κριτηρίων αναζήτησης . Για να προσθέσετε επιπλέον κριτήρια, κάντε κλικ στο Κουμπί προσθήκης κριτηρίων αναζήτησης .

  7. Στην περιοχή Να γίνονται τα εξής, καθορίστε τις ενέργειες που θέλετε να εκτελούνται.

  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημειώσεις: 

    • Όταν υπάρχει ένας λογαριασμός του Microsoft Exchange του οποίου η διαχείριση γίνεται από το Microsoft Exchange Server 2007, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για Mac για να επεξεργαστείτε ή να δημιουργήσετε κανόνες που είναι αποθηκευμένοι στον διακομιστή Exchange (όπως οι κανόνες που δημιουργήσατε στο Outlook για Windows). Οι κανόνες που δημιουργείτε στο Outlook για Mac αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας και εκτελούνται σε μηνύματα μόνο καθώς συγχρονίζονται με το Outlook για Mac. Για περισσότερες πληροφορίες, μεταβείτε στο θέμα Κανόνες που βασίζονται στο διακομιστή και κανόνες στον υπολογιστή μου στο Outlook για Mac 2011.

    • Εάν δημιουργήσετε πολλαπλούς κανόνες, το Outlook εκτελεί τους κανόνες με τη σειρά με την οποία παρατίθενται στο παράθυρο "Κανόνες".

    • Πριν από την εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα, το Outlook εφαρμόζει πρώτα τους κανόνες της Διαχείρισης λίστας αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, τους κανόνες προστασίας από ανεπιθύμητη ηλεκτρονική αλληλογραφία. Οι κανονικοί κανόνες εφαρμόζονται τελευταίοι. Ωστόσο, εφαρμόζονται σε μηνύματα ακόμα και αν βρίσκονται στην κατηγορία "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία". Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες διαχείρισης λίστας αλληλογραφίας, ανατρέξτε στο θέμα Οργάνωση μηνυμάτων λίστα αλληλογραφίας.

  1. Στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες, επιλέξτε Εμφάνιση όλων και, στη συνέχεια, στην περιοχή Προσωπικές ρυθμίσεις, επιλέξτε Λογαριασμοί.

  2. Στο αριστερό τμήμα του παραθύρου διαλόγου Λογαριασμοί, κάντε κλικ στο λογαριασμό. Ο τύπος λογαριασμού εμφανίζεται κάτω από την περιγραφή του λογαριασμού. Σε αυτό το παράδειγμα, ο λογαριασμός είναι ένας λογαριασμός POP.

    Ένδειξη τύπου λογαριασμού

  3. Για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες, επιλέξτε Εμφάνιση όλων και, στη συνέχεια, στην περιοχή Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επιλέξτε Κανόνες.

Δείτε επίσης

Κανόνες που βασίζονται στο διακομιστή και κανόνες στον υπολογιστή μου στο Outlook για Mac 2011.

Αποστολή αυτόματων απαντήσεων "Εκτός γραφείου" από το Outlook για Mac 2011

Δημιουργία πρόσθετων φακέλων στο παράθυρο περιήγησης

Ο κανόνας που δημιούργησα δεν λειτουργεί

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×