Δημιουργία και κοινή χρήση ενός πίνακα εργαλείων με το Excel και το Microsoft ομάδες

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Ένας πίνακας εργαλείων είναι μια οπτική αναπαράσταση των βασικών μετρικά που σας επιτρέπουν να γρήγορη προβολή και ανάλυση των δεδομένων σας σε ένα σημείο. Πίνακες εργαλείων παρέχει όχι μόνο προβολές συνολική εικόνα δεδομένων, αλλά αυτοεξυπηρέτησης επιχειρηματικές ευφυΐας ευκαιρίες, όπου οι χρήστες θα μπορούν να φιλτράρετε τα δεδομένα για να εμφανίσετε ακριβώς αυτό που είναι σημαντικό σε αυτά. Στο παρελθόν, αναφορές του Excel συχνά απαιτείται να δημιουργήσετε πολλές αναφορές για διάφορα άτομα ή τμήματα ανάλογα με τις ανάγκες τους.

Παράδειγμα ενός πίνακα εργαλείων του Excel με αναλυτές και μια Timline

Επισκόπηση

Σε αυτό το θέμα, θα εξετάσουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία πολλών Συγκεντρωτικούς πίνακες, συγκεντρωτικά γραφήματα και Συγκεντρωτικού πίνακα για να δημιουργήσετε ένα δυναμικό πίνακα εργαλείων. Στη συνέχεια, θα σας θα δώσετε στους χρήστες τη δυνατότητα να φιλτράρετε γρήγορα τα δεδομένα τον τρόπο που θέλουν με αναλυτές και μια λωρίδα χρόνου, που επιτρέπουν Συγκεντρωτικούς πίνακες και γραφήματα για αυτόματη ανάπτυξη και σύμπτυξη για να εμφανίσετε μόνο τις πληροφορίες που τους χρήστες που θέλετε να δείτε. Επιπλέον, μπορείτε γρήγορα να ανανεώσετε τον πίνακα εργαλείων σας κατά την προσθήκη ή ενημέρωση των δεδομένων. Αυτό καθιστά πολύ εύχρηστες επειδή χρειάζεται να δημιουργήσετε μία φορά την αναφορά πίνακα εργαλείων.

Για αυτό το παράδειγμα, θα κάνουμε για να δημιουργήσετε τέσσερις Συγκεντρωτικούς πίνακες και γραφήματα από ένα μόνο αρχείο προέλευσης δεδομένων.

Μετά τη δημιουργία πίνακα εργαλείων σας, θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιείτε από κοινού με άλλα άτομα, τη δημιουργία μιας ομάδας της Microsoft. Έχουμε επίσης αλληλεπιδραστικών βιβλίου εργασίας του Excel που μπορεί να κάνετε λήψη και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα μόνοι σας.

Λήψη του βιβλίου εργασίας του Excel πίνακα εργαλείων προγραμμάτων εκμάθησης.

Λάβετε τα δεδομένα σας

  1. Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε δεδομένα απευθείας στο Excel ή μπορείτε να ρυθμίσετε ένα ερώτημα από μια προέλευση δεδομένων. Για αυτό το θέμα, χρησιμοποιήσαμε το ερώτημα Ανάλυση πωλήσεων από το πρότυπο Northwind Traders για τη Microsoft Access. Εάν θέλετε να το χρησιμοποιείτε, μπορείτε να ανοίξτε την Access και επιλέξτε αρχείο > Δημιουργία > αναζήτηση για "Northwind" και να δημιουργήσετε το πρότυπο βάσης δεδομένων. Αφού έχετε ήδη κάνει που θα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε οποιαδήποτε από τα ερωτήματα που περιλαμβάνονται στο πρότυπο. Έχετε ήδη θέτει αυτά τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel για εσάς, ώστε να μην υπάρχει χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε αν δεν έχετε πρόσβαση.

  2. Επαληθεύστε τα δεδομένα είναι δομημένα σωστά, χωρίς που λείπουν γραμμές ή στήλες. Κάθε γραμμή πρέπει να αντιπροσωπεύει μια επιμέρους εγγραφή ή ένα στοιχείο. Για βοήθεια σχετικά με τη ρύθμιση του ερωτήματος ή εάν τα δεδομένα σας πρέπει να είναι δυνατός ο χειρισμός, ανατρέξτε στο θέμα Λήψη & μετασχηματισμός στο Excel.

    Δείγμα δεδομένων σε έναν πίνακα του Excel που θα χρησιμοποιηθεί ως προέλευση δεδομένων Συγκεντρωτικού πίνακα
  3. Εάν δεν είναι ήδη, μορφοποιήστε τα δεδομένα σας ως έναν Πίνακα του Excel. Όταν εισάγετε από την Access, θα εισαχθούν αυτόματα τα δεδομένα σε έναν πίνακα.

Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων

  1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα σε περιοχή δεδομένων και μεταβείτε στην Εισαγωγή > Συγκεντρωτικός πίνακας > Νέο φύλλο εργασίας. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία Συγκεντρωτικού πίνακα για την ανάλυση δεδομένων φύλλου εργασίας .

  2. Προσθέστε τα πεδία Συγκεντρωτικού πίνακα που θέλετε και κατόπιν μορφοποίηση που θέλετε. Αυτός ο Συγκεντρωτικός πίνακας θα βάση για άλλα άτομα, επομένως θα πρέπει να αφιερώνετε κάποιο χρονικό διάστημα που κάνουν τις απαραίτητες προσαρμογές σε στυλ, διάταξη αναφοράς και γενικά μορφοποίησης τώρα ώστε να μην χρειάζεται να το κάνετε πολλές φορές. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα: Αλλαγή της διάταξης και της μορφοποίησης μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού πίνακα.

    Σε αυτήν την περίπτωση, θα σας δημιουργήσει μια ανώτατου επιπέδου σύνοψη των πωλήσεων ανά κατηγορία προϊόντων και ταξινομημένα κατά το πεδίο "Πωλήσεις" σε φθίνουσα σειρά.

    Δείγμα Συγκεντρωτικού πίνακα κατά κατηγορία, Πωλήσεις & % του αθροίσματος

    Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στο θέμα Ταξινόμηση δεδομένων σε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα ή Συγκεντρωτικό γράφημα .

  3. Μετά τη δημιουργία κύριων Συγκεντρωτικό πίνακα, επιλέξτε το, στη συνέχεια, αντιγράψτε και επικολλήστε το όσες φορές είναι απαραίτητο σε κενή περιοχές του φύλλου εργασίας. Για παράδειγμά μας, αυτοί οι συγκεντρωτικοί πίνακες μπορεί να αλλάξουν γραμμές, αλλά δεν στήλες θα σας τοποθετείται στην ίδια γραμμή με μια κενή στήλη ανάμεσα στα κάθε μία. Ωστόσο, ίσως διαπιστώσετε ότι πρέπει να τοποθετήσετε Οι Συγκεντρωτικοί σας πίνακες κάτω από την άλλη εάν αυτές μπορούν να ανάπτυξη στηλών.

    ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Συγκεντρωτικοί Πίνακες δεν είναι δυνατό να επικαλύπτονται μεταξύ, επομένως, βεβαιωθείτε ότι η σχεδίαση σας θα επιτρέψει αρκετό διάστημα μεταξύ τους για να επιτρέψετε να ανάπτυξη και σύμπτυξη ως τιμές φιλτραρισμένο, προστεθεί ή καταργηθεί.

    Σε αυτό το σημείο που θέλετε να δώσετε τα χαρακτηριστικά ονόματα σας Συγκεντρωτικούς πίνακες, ώστε να γνωρίζετε τι κάνουν. Διαφορετικά, Excel θα ονομάσετε τους Συγκεντρωτικός Πίνακας1, Συγκεντρωτικός Πίνακας2 κ.ο.κ. Μπορείτε να επιλέξετε κάθε μία από τις, στη συνέχεια, μεταβείτε στην Καρτέλα Εργαλεία συγκεντρωτικού πίνακα > ανάλυση > πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα στο πλαίσιο Όνομα Συγκεντρωτικού πίνακα. Αυτό θα είναι σημαντικό όταν έρθει η ώρα για να συνδεθείτε Οι Συγκεντρωτικοί σας πίνακες με αναλυτές και στοιχεία ελέγχου λωρίδας χρόνου.

    Μετονομασία ενός Συγκεντρωτικού πίνακα από τα Εργαλεία συγκεντρωτικού πίνακα > Ανάλυση > όνομα Συγκεντρωτικού πίνακα πλαίσιο

Δημιουργία συγκεντρωτικών γραφημάτων

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του πρώτου Συγκεντρωτικού πίνακα και μεταβείτε στην Καρτέλα Εργαλεία συγκεντρωτικού πίνακα > ανάλυση > Συγκεντρωτικό γράφημα > Επιλέξτε έναν τύπο γραφήματος. Επιλέγουμε σύνθετου γραφήματος με πωλήσεις ως ένα γράφημα ομαδοποιημένων στηλών, και % σύνολο ως γράφημα γραμμών σχεδιαστεί σε δευτερεύοντα άξονα.

    Παράθυρο διαλόγου seelction γραφήματος για ένα γράφημα συνδυασμού με ένα γράφημα ομαδοποιημένων στηλών και γραμμών
  2. Επιλέξτε το γράφημα, μέγεθος και τη μορφή που θέλετε από την καρτέλα Εργαλεία συγκεντρωτικού γραφήματος. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε μας σειράς σε γραφήματα μορφοποίηση.

  3. Επαναλάβετε για κάθε έναν από τους Συγκεντρωτικούς πίνακες υπόλοιπο.

  4. Τώρα είναι μια καλή στιγμή για να μετονομάσετε το συγκεντρωτικά γραφήματα πολύ. Μεταβείτε στις επιλογές Εργαλεία συγκεντρωτικού γραφήματος > ανάλυση > πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα στο πλαίσιο Όνομα γραφήματος.

Προσθήκη αναλυτών και μια λωρίδα χρόνου

Αναλυτές και λωρίδες χρόνου σάς επιτρέπουν να φιλτράρετε γρήγορα Συγκεντρωτικούς πίνακες και συγκεντρωτικά γραφήματα, ώστε να μπορείτε να δείτε μόνο τις πληροφορίες που έχει νόημα για εσάς.

Ανεπτυγμένη προβολή αναλυτές και ένα στοιχείο ελέγχου λωρίδας χρόνου σε έναν πίνακα εργαλείων
  1. Επιλέξτε οποιοδήποτε Συγκεντρωτικού πίνακα και μεταβείτε στην Καρτέλα Εργαλεία συγκεντρωτικού πίνακα > ανάλυση > φίλτρο > Εισαγωγή αναλυτή, στη συνέχεια, έλεγχος κάθε στοιχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για έναν αναλυτή. Για αυτόν τον πίνακα εργαλείων, θα σας επιλεγμένη κατηγορία, όνομα προϊόντος, υπαλλήλου και όνομα πελάτη. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK, οι αναλυτές θα προστεθεί στο μέσο της οθόνης, σωρευμένων μία επάνω στην άλλη, έτσι θα πρέπει να τακτοποιήσετε και να αλλάξετε το μέγεθός τους ανάλογα με τις ανάγκες.

    Εισαγωγή αναλυτή την επιλογή από τα Εργαλεία συγκεντρωτικού πίνακα > Ανάλυση > Φίλτρο
  2. Επιλογές αναλυτή – Εάν κάνετε κλικ σε κάθε αναλυτή, μπορείτε να μεταβείτε στην Καρτέλα Εργαλεία αναλυτή > Επιλογές και επιλέξτε διάφορες επιλογές, όπως στυλ και τον αριθμό στηλών που εμφανίζονται. Μπορείτε να στοιχίσετε πολλοί αναλυτές, επιλέγοντάς τα με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + αριστερό κλικ, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία Στοίχιση στην καρτέλα Εργαλεία αναλυτή.

  3. Συνδέσεις αναλυτή - αναλυτές θα συνδεθεί μόνο στον Συγκεντρωτικό πίνακα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία τους, ώστε να πρέπει να επιλέξετε κάθε αναλυτή και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην Καρτέλα Εργαλεία αναλυτή > Επιλογές > Συνδέσεις αναφοράς και ελέγχου που συνδεδεμένοι Συγκεντρωτικούς πίνακες που θέλετε σε κάθε μία. Αναλυτές και λωρίδες χρόνου να ελέγχετε τους Συγκεντρωτικούς πίνακες σε κάθε φύλλο εργασίας, ακόμα και αν το φύλλο εργασίας είναι κρυφό.

    Αναλυτής συνδέσεις αναφοράς από τα εργαλεία αναλυτή > Επιλογές
  4. Προσθήκη μιας λωρίδας χρόνου -επιλέξτε οποιαδήποτε Συγκεντρωτικού πίνακα και μεταβείτε στην Καρτέλα Εργαλεία συγκεντρωτικού πίνακα > ανάλυση > φίλτρο > Εισαγωγή λωρίδας χρόνου, στη συνέχεια, έλεγχος κάθε στοιχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για αυτόν τον πίνακα εργαλείων, θα σας επιλεγμένη ημερομηνία παραγγελίας.

  5. Επιλογές λωρίδας χρόνου -κάντε κλικ στη λωρίδα χρόνου και μεταβείτε στα Εργαλεία λωρίδας χρόνου > Επιλογές και ορίστε επιλογές, όπως στυλ, κεφαλίδα και Λεζάντα. Ενεργοποιήστε την επιλογή Συνδέσεις αναφοράς για να συνδέσετε τη λωρίδα χρόνου με τους Συγκεντρωτικούς πίνακες της επιλογής σας.

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τα στοιχεία ελέγχου αναλυτές και λωρίδα χρόνου .

Επόμενα βήματα

Στον πίνακα εργαλείων σας είναι τώρα ολοκληρωμένο λειτουργικά, αλλά πιθανότατα εξακολουθεί να πρέπει να τακτοποιήσετε αυτό τον τρόπο που θέλετε και κάντε τις τελικές ρυθμίσεις. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να προσθέσετε έναν τίτλο αναφοράς ή ένα φόντο. Για μας πίνακα εργαλείων, προσθήκη σχημάτων γύρω από τους Συγκεντρωτικούς πίνακες και απενεργοποιηθούν επικεφαλίδων και των γραμμών πλέγματος από την καρτέλα προβολή.

Φροντίστε να ελέγξετε κάθε μία από τις αναλυτές και λωρίδες χρόνου για να βεβαιωθείτε ότι Συγκεντρωτικούς πίνακες και συγκεντρωτικά γραφήματα συμπεριφέρονται σωστά. Μπορεί να βρείτε περιπτώσεις όπου ορισμένες επιλογές προκαλέσουν προβλήματα εάν θέλει ένα Συγκεντρωτικό πίνακα για να προσαρμόσετε και επικαλύπτονται μεταξύ τους, οποίο δεν μπορείτε να κάνετε και θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος. Αυτά τα θέματα θα πρέπει να διορθωθεί πριν από τη διανομή του πίνακα εργαλείων.

Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του πίνακα εργαλείων σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Κοινή χρήση ενός πίνακα εργαλείων" στο επάνω μέρος αυτού του θέματος για να μάθετε πώς μπορείτε να τη διανείμετε.

Συγχαρητήρια για τη δημιουργία πίνακα εργαλείων σας! Σε αυτό το βήμα θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε μια ομάδα της Microsoft για να κάνετε κοινή χρήση του πίνακα εργαλείων. Τι θα κάνουμε για να το κάνετε είναι Καρφίτσωμα του πίνακα εργαλείων στο επάνω μέρος της ομάδας σας βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, ώστε οι χρήστες σας εύκολα πρόσβαση σε αυτό οποιαδήποτε στιγμή.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δεν έχετε ήδη μια ομάδα ρύθμιση ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας στο Outlook

Αποθήκευση του πίνακα εργαλείων στην ομάδα

Εάν δεν έχετε ήδη αποθηκεύσει το βιβλίο εργασίας σας πίνακα εργαλείων στην ομάδα που θα θέλετε να μετακινήσετε εκεί. Αν είναι ήδη σε βιβλιοθήκη τα αρχεία της ομάδας, στη συνέχεια, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.

  1. Μεταβείτε στην ομάδα σας είτε Outlook 2016 είτε Το Outlook στο Web.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή αρχεία στην κορδέλα για να αποκτήσετε πρόσβαση σε βιβλιοθήκη εγγράφων της ομάδας.

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή στην κορδέλα και στείλτε το βιβλίο εργασίας του πίνακα εργαλείων στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Προσθέσετε της ομάδας σας του SharePoint Online στην τοποθεσία ομάδας

  1. Εάν είχατε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη εγγράφων από Outlook 2016, κάντε κλικ στην επιλογή κεντρική στο παράθυρο περιήγησης στην αριστερή πλευρά. Εάν είχατε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη εγγράφων από Το Outlook στο Web, κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα > τοποθεσίας από το δεξιό άκρο της κορδέλας.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή έγγραφα από το παράθυρο περιήγησης στην αριστερή πλευρά.

  3. Βρείτε το βιβλίο εργασίας σας πίνακα εργαλείων και κάντε κλικ στον κύκλο επιλογής στα αριστερά από το όνομά της.

  4. Όταν έχετε το αρχείο πίνακα εργαλείων που επιλέξατε, επιλέξτε Καρφίτσωμα στην επάνω στην κορδέλα.

Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Καρφίτσωμα στην αρχή για να είναι εύκολα acessible στη βιβλιοθήκη εγγράφων

Τώρα κάθε φορά που οι χρήστες σας να παραδίδεται στη σελίδα "έγγραφα" της τοποθεσίας ομάδας του SharePoint Online του πίνακα εργαλείων φύλλου εργασίας θα είναι εκεί στο επάνω μέρος. Μπορούν να κάντε κλικ σε αυτό και να έχετε εύκολα πρόσβαση σε την τρέχουσα έκδοση του πίνακα εργαλείων.

Συμβουλή: Οι χρήστες σας επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη εγγράφων ομάδας, όπως το βιβλίο εργασίας σας πίνακα εργαλείων, μέσω της εφαρμογής κινητή ομάδες του Outlook. Για περισσότερες πληροφορίες ανατρέξτε στο θέμα εφαρμογή για κινητές συσκευές ομάδες του Outlook.

Δείτε επίσης

Έχετε ερωτήσεις θα σας δεν απαντήσετε εδώ;

Επισκεφθείτε την Κοινότητα του Microsoft Answers.

Ακούτε μας!

Σε αυτό το άρθρο έχει τελευταία αναθεώρηση από Βασίλη και το Χρήστο σε 16ο Μαρτίου 2017 ως αποτέλεσμα τα σχόλιά σας. Εάν εντοπίσατε χρήσιμο και ιδίως εάν δεν έχετε κάνει, χρησιμοποιήστε τα παρακάτω στοιχεία ελέγχου σχολίων και στείλτε μας ορισμένες εποικοδομητικές σχόλια, ώστε να συνεχίσουμε για να το βελτιώσουμε. Ευχαριστώ!

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×