Δημιουργία και κοινή χρήση έναν δημόσιο φάκελο στο Outlook

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Οι δημόσιοι φάκελοι στο Outlook αποτελούν ένα εξαιρετικό σημείο για τη συλλογή, οργάνωση και κοινή χρήση πληροφοριών σχετικά με συγκεκριμένα θέματα ή έργα μέσα σε μια εταιρεία. "Δημόσιοι", σε αυτήν την περίπτωση, σημαίνει ότι είναι ορατοί σε όλους εντός της εταιρείας και όχι γενικά σε όλο τον κόσμο. Κατά την καταχώρηση ενός μηνύματος σε έναν δημόσιο φάκελο, δεν το στέλνετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε οποιονδήποτε, επομένως δεν επιβαρύνετε τα εισερχόμενα κανενός. Αντί για αυτό, οι χρήστες μπορούν να ελέγχουν το φάκελο κάθε φορά που θέλουν να αναζητήσουν ενδιαφέρουσες καταχωρήσεις.

Σημαντικό: Για να χρησιμοποιήσετε δημόσιους φακέλους με το Outlook χρειάζεστε έναν Microsoft Exchange Server και ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Exchange. Οι περισσότεροι οικιακοί και προσωπικοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρησιμοποιούν Exchange.

Βήμα 1: Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του Exchange

Η εταιρεία σας ενδέχεται να μην επιτρέπει τους δημόσιους φακέλους ή ενδέχεται να υπάρχουν πολιτικές σχετικά με τον τρόπο χρήσης τους. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή, ώστε να είστε στον σωστό δρόμο. Εάν η εταιρεία σας επιτρέπει και υποστηρίζει τη χρήση δημόσιων φακέλων αλλά δεν υπάρχει ακόμη ανώτατο επίπεδο δημόσιων φακέλων, ζητήστε από το διαχειριστή του Exchange να δημιουργήσει ένα.

Όταν ο φάκελος ανώτατου επιπέδου είναι διαθέσιμος, απλώς πατήστε Ctrl+6 για να τον εμφανίσετε μαζί με το περιεχόμενό του στο παράθυρο φακέλων του Outlook.

Βήμα 2: Δημιουργήστε και ονομάστε το φάκελό σας

  1. Πατήστε Ctrl+6 για να εμφανιστούν οι Δημόσιοι φάκελοι στο παράθυρο φακέλων.

    Σημαντικό: Εάν δεν βλέπετε μια ενότητα Δημόσιοι φάκελοι στο παράθυρο φακέλων, ανατρέξτε στο θέμα το τοπικού διαχειριστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Exchange. Αυτά πρέπει να τη ρυθμίσετε για σας.

  2. Κάντε δεξί κλικ στην επιλογή Δημόσιοι φάκελοι και επιλέξτε Νέος φάκελος.

    Δημόσιοι φάκελοι

  3. Δώστε ένα όνομα στο φάκελο και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Συμβουλές: 

  • Μπορείτε να προσθέσετε έναν δημόσιο φάκελο στους φακέλους "Αγαπημένα" . Στη συνέχεια, στο Outlook Web App, μπορείτε να εκτελέσετε ορισμένες λειτουργίες μέσα σε αυτά τα ίδια δημόσιων φακέλων, όπως δημιουργία, ενημέρωση ή διαγραφή στοιχείων. Αυτές οι ενέργειες μπορούν να γίνουν σε δημόσιους φακέλους του ημερολογίου, επαφή, αλληλογραφία και δημοσίευση.

  • Για να προσθέσετε έναν δημόσιο φάκελο στα Αγαπημένα, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη στα Αγαπημένα....

  • Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης των Αγαπημένων φακέλων στο Outlook Web App, ανατρέξτε στο θέμα εργασία με φακέλους μηνυμάτων στο Outlook Web App.

Βήμα 3: Ορίστε δικαιώματα φακέλου για χρήστες και ομάδες

Από προεπιλογή, το Outlook εκχωρεί δικαιώματα μόνο εσείς, ως το δημιουργό του δημόσιου φακέλου, ώστε να, στη συνέχεια, πρέπει να εκχωρήσετε συγκεκριμένα δικαιώματα σε άτομα, ώστε να μπορούν να διαβάσετε και να δημοσιεύσετε περιεχόμενο στο φάκελο. Μάθετε πώς μπορείτε να Αλλαγή δικαιωμάτων για έναν δημόσιο φάκελο.

Γρήγορα αποτελέσματα με τη χρήση δημόσιων φακέλων

Ακολουθούν ορισμένοι συνήθεις τρόποι χρήσης των δημόσιων φακέλων σε μια εταιρεία:

Συζητήσεις στο Internet

Αποθηκεύστε κάθε θέμα συζήτησης στον δικό του υποφάκελο. Εφόσον χρειάζεται, ορίστε δικαιώματα για κάθε υποφάκελο (ίσως θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση σε φακέλους που περιέχουν εμπιστευτικές ή ευαίσθητες πληροφορίες). Ένα θέμα μπορεί να έχει τον δικό του επόπτη που ελέγχει την καταχώρηση στοιχείων και διαγράφει τις καταχωρήσεις που δεν ικανοποιούν τα εταιρικά πρότυπα ή παραβιάζουν την πολιτική.

Κοινή χρήση ημερολογίων, λιστών επαφών και λιστών εργασιών

Επισυνάψτε ημερολόγια, επαφές και εργασίες ή λίστες εργασιών σε καταχωρήσεις για να κάνετε κοινή χρήση των πληροφοριών με τα άτομα που έχουν πρόσβαση στο φάκελο. Αυτός ο τύπος κεντρικής θέσης διευκολύνει την επικοινωνία και τη συνεργασία σε έργα ομάδων.

Διαφορές ανάμεσα στους φακέλους αλληλογραφίας και τους δημόσιους φακέλους

  • Κατά την εναλλαγή από ένα φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν δημόσιο φάκελο, το κουμπί Νέα δημοσίευση, επάνω από το παράθυρο φακέλων μετατρέπεται σε Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – επειδή συνήθως καταχωρείτε στοιχεία και δεν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν δημόσιο φάκελο.

  • Όταν απαντάτε σε μια καταχώρηση σε έναν δημόσιο φάκελο, δεν υπάρχει το κουμπί Απάντηση σε όλους. Οποιοσδήποτε βλέπει τα περιεχόμενα του φακέλου μπορεί να δει την καταχώρησή σας.

Περισσότερα σχετικά με τους φακέλους του Outlook

Εναλλαγή μεταξύ φακέλων του Outlook

Αλλαγή δικαιωμάτων για έναν δημόσιο φάκελο

Δημιουργία δημόσιου φακέλου και καθορισμός δικαιωμάτων, προβολών, φορμών και κανόνων

Για να δημιουργήσετε ένα δημόσιο φάκελο, πρέπει να έχετε δικαιώματα για τη δημιουργία φακέλων σε έναν υπάρχοντα δημόσιο φάκελο. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αποκτήσετε δικαιώματα, επικοινωνήστε με το διαχειριστή.

  1. Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία και κάντε κλικ στην επιλογή Φάκελος.

  2. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φάκελο.

  3. Στο πλαίσιο Φάκελος περιέχει, κάντε κλικ στον τύπο του φακέλου που θέλετε να δημιουργήσετε.

  4. Στη λίστα Επιλέξτε τη θέση του φακέλου, κάντε κλικ στη θέση για το φάκελο.

    Για να ξεκινήσετε γρήγορα έναν δημόσιο φάκελο με υπάρχοντα στοιχεία:

    1. Στη λίστα φακέλων, στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στο φάκελο που θέλετε να αντιγράψετε.

    2. Στο μενού αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη σε φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου αντίγραφο.

    3. Στη λίστα, κάντε κλικ στη θέση που θέλετε στο φάκελο που αντιγράψατε.

  1. Στο το Λίστα φακέλων, στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο δημόσιο φάκελο που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή " Ιδιότητες " στο μενού συντόμευσης.

    Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα κατόχου για έναν δημόσιο φάκελο για να ορίσετε δικαιώματα κοινής χρήσης για το φάκελο. Μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα για ένα φάκελο κάθε φορά.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα " δικαιώματα ".

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

  4. Στο πλαίσιο αναζήτησης, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που θέλετε να εκχωρήσετε δικαιώματα κοινής χρήσης.

  5. Επιλέξτε Προσθήκη και, στη συνέχεια, ΟΚ.

  6. Στη λίστα όνομα, κάντε κλικ στο όνομα του ατόμου που μόλις προσθέσατε.

  7. Στην περιοχή δικαιώματα, επιλέξτε τις ρυθμίσεις που θέλετε.

    Σημείωση: Μπορείτε να αντιστοιχίσετε όλα τα άτομα που έχουν πρόσβαση στο φάκελο τα ίδια δικαιώματα κάνοντας κλικ στην επιλογή προεπιλεγμένο στη λίστα όνομα.

Κάντε ένα από τα εξής:

  • Δημιουργία μιας προβολής από την αρχή

    1. Στο μενού Προβολή, τοποθετήστε το δείκτη στην Τρέχουσα προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός προβολών.

    2. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    3. Στο πλαίσιο Όνομα νέας προβολής, πληκτρολογήστε ένα όνομα.

    4. Στο πλαίσιο Τύπος προβολής, επιλέξτε το τύπος προβολής που θέλετε.

    5. Για να αλλάξετε το σημείο όπου θα είναι διαθέσιμο το προβολή, ενεργοποιήστε μια επιλογή στην περιοχή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε.

    6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    7. Για να προσαρμόσετε περαιτέρω την προβολή, στην περιοχή Περιγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί και, στη συνέχεια, κάντε τις επιλογές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

    8. Όταν ολοκληρώσετε τις επιλογές, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    9. Για να χρησιμοποιήσετε αμέσως την προβολή, κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

  • Δημιουργία μιας προβολής που βασίζεται σε μια τυπική προβολή

    1. Μετάβαση σε προβολή που θέλετε να βασίσετε τη νέα προβολή σε.

    2. Στο μενού Προβολή, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Τρέχουσα προβολή και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή τρέχουσας προβολής.

    3. Για κάθε τύπο της αλλαγής που θέλετε να κάνετε, στην περιοχή Περιγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις επιλογές που θέλετε.

    4. Όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές, κλείστε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή προβολής .

    5. Στο μενού Προβολή, τοποθετήστε το δείκτη στην Τρέχουσα προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός προβολών.

    6. Στο πλαίσιο προβολές για το φάκελο όνομα φακέλου, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τρέχουσας προβολής.

    7. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή.

    8. Στο πλαίσιο Όνομα νέας προβολής, πληκτρολογήστε ένα όνομα.

    9. Για να αλλάξετε το σημείο όπου η προβολή θα είναι διαθέσιμη, κάντε κλικ σε μια επιλογή στην περιοχή μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε.

      Σημείωση: Έχουν προστεθεί νέες προβολές για την Τρέχουσα προβολή   δευτερεύον μενού (στο μενού Προβολή, μεταβείτε στην επιλογή Τακτοποίηση κατά ).

Για να αλλάξετε την προεπιλεγμένη προβολή για έναν δημόσιο φάκελο, πρέπει να έχετε δικαίωμα κατόχου για το φάκελο και πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον μία οριστεί προσαρμοσμένη προβολή για το φάκελο που είναι ορατή σε όλους.

  1. Στο το Λίστα φακέλων, στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο δημόσιο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή " Ιδιότητες " στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Διαχείριση.

    Εάν δεν εμφανίζεται στη σελίδα Διαχείριση, δεν έχετε δικαίωμα κατόχου.

  3. Στη λίστα αρχική προβολή στο φάκελο, κάντε κλικ στην προβολή που θέλετε να εμφανίζεται κάθε φορά που ανοίγει ο φάκελος.

    Στην κανονική προβολή εμφανίζει την προεπιλεγμένη προβολή του Microsoft Outlook για τον τύπο των στοιχείων στο φάκελο.

Πρέπει να έχετε δικαίωμα επεξεργασίας, Επιμελητής δημοσίευσης ή κατόχου για να προσθέσετε φόρμες σε έναν ιδιωτικό κοινόχρηστο φάκελο ή σε έναν δημόσιο φάκελο. Εάν ο φάκελος είναι σε δημόσιο φάκελο και έχετε δικαίωμα κατόχου, μπορείτε να περιορίσετε τις φόρμες που είναι διαθέσιμες σε άλλα άτομα που χρησιμοποιούν το φάκελο.

  1. Στο το Λίστα φακέλων, στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή " Ιδιότητες " στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα φορμών.

  3. Για να προσθέσετε μια φόρμα στη λίστα φόρμες που σχετίζονται με αυτόν το φάκελο, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση και, στη συνέχεια, υποδεικνύουν τη φόρμα.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

  5. Για να περιορίσετε τις φόρμες που θέλετε να είναι διαθέσιμη για άλλα άτομα που χρησιμοποιούν το φάκελο, κάντε κλικ σε μια επιλογή στην περιοχή επιτρέπονται αυτές οι φόρμες σε αυτόν το φάκελο.

Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα κατόχου για έναν δημόσιο φάκελο για να δημιουργήσετε ή να τροποποιήσετε κανόνες για αυτήν.

  1. Στο το Λίστα φακέλων, στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο δημόσιο φάκελο που θέλετε να δημιουργήσετε ή να τροποποιήσετε κανόνες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή " Ιδιότητες " στο μενού συντόμευσης.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Διαχείριση.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Βοηθός φακέλου.

  4. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να δημιουργήσετε έναν κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη κανόνα.

    • Για να τροποποιήσετε έναν υπάρχοντα κανόνα, επιλέξτε έναν κανόνα στη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία κανόνα.

  5. Πληκτρολογήστε τις συνθήκες που πρέπει να ικανοποιεί το στοιχείο, για να εκτελεστεί η ενέργεια. Για περισσότερες συνθήκες, κάντε κλικ στην επιλογή για προχωρημένους.

  6. Στην περιοχή Εκτέλεση αυτών των ενεργειών, επιλέξτε τις επιλογές που θέλετε.

    Σημείωση: Όταν δημιουργείτε έναν κανόνα, είναι ενεργή από προεπιλογή.

Εκτελέστε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

  • Κοινή χρήση ημερολογίου

    1. Δημιουργήστε έναν νέο φάκελο και επιλέξτε τα στοιχεία ημερολογίου στη λίστα φακέλου περιέχει.

    2. Στη λίστα Επιλέξτε τη θέση του φακέλου, κάντε κλικ στο στοιχείο Ημερολόγιο και μετά κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    3. Προσθέστε συσκέψεις και συμβάντα στο φάκελο.

  • Κοινή χρήση μιας λίστας επαφών

    1. Δημιουργήστε ένα νέο φάκελο και επιλέξτε τα στοιχεία επαφής στη λίστα φακέλου περιέχει.

    2. Στη λίστα Επιλέξτε τη θέση του φακέλου, κάντε κλικ στην επιλογή επαφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    3. Προσθήκη επαφών στο φάκελο.

      Σημείωση: Η κοινόχρηστη λίστα επαφών εμφανίζεται στο βιβλίο διευθύνσεων/επαφές του Outlook.

  • Κοινή χρήση μιας λίστας εργασιών

    1. Δημιουργήστε έναν νέο φάκελο και επιλέξτε τα στοιχεία εργασίας στη λίστα φακέλου περιέχει.

    2. Στη λίστα Επιλέξτε τη θέση του φακέλου, κάντε κλικ στην επιλογή εργασίες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    3. Προσθήκη εργασιών στο φάκελο.

      Σημείωση: Ενώ μπορείτε να αντιγράψετε μια λίστα εργασιών σε έναν δημόσιο φάκελο, δεν μπορείτε να αντιγράψετε μια πρόσκληση σε εργασία για έναν δημόσιο φάκελο ή να δημιουργήσετε μια πρόσκληση σε εργασία από έναν δημόσιο φάκελο.

  • Δημοσίευση πληροφοριών σε δημόσιο φάκελο

    1. Ανοίξτε το δημόσιο φάκελο που θέλετε να δημοσιεύσετε πληροφορίες στο.

    2. Για να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη φόρμα για την καταχώρηση πληροφοριών, κάντε κλικ στο μενού αρχείο, επιλέξτε Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καταχώρηση σε αυτόν το φάκελο.

    3. Στη φόρμα, εισαγάγετε τις πληροφορίες που θέλετε να δημοσιεύσετε.

    4. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

Δημιουργία εποπτευόμενου δημόσιου φακέλου

Θα πρέπει να έχετε δικαιώματα κατόχου για έναν δημόσιο φάκελο για να ορίσετε ως εποπτευόμενου φακέλου.

  1. Στο το Λίστα φακέλων, στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ στο δημόσιο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή " Ιδιότητες " στο μενού συντόμευσης.

  2. Στην καρτέλα " Διαχείριση ", κάντε κλικ στο Φάκελο εποπτευόμενη.

  3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ορισμός φακέλου ως εποπτευόμενου φακέλου.

  4. Στο πλαίσιο Προώθηση νέων στοιχείων σε, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που λαμβάνει εισερχόμενα μηνύματα ή το όνομα ενός άλλου δημόσιου φακέλου όπου αποθηκεύονται τα μηνύματα για αναθεώρηση. Ο επόπτης που πραγματοποιεί την αναθεώρηση ορίζεται στο βήμα 6.

  5. Προαιρετικό: Για αυτόματη αποστολή απόκρισης όταν λαμβάνετε ένα νέο μήνυμα από τον επόπτη, ενεργοποιήστε μια επιλογή στην περιοχή Απάντηση σε νέα στοιχεία με.

    Επιλέξτε ένα από τα εξής:

    • Τυπική απόκριση   

      "Σας ευχαριστούμε για την υποβολή σας. Έχετε υπόψη ότι εξετάζονται υποβολές σε κάποιους φακέλους ή ομάδες συζήτησης για να καθορίσετε εάν θα πρέπει να γίνουν διαθέσιμες στο κοινό. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα υπάρχει μια καθυστέρηση πριν από την εγκεκριμένα μηνύματα μπορούν να προβληθούν από άλλους χρήστες."

    • Προσαρμοσμένη απόκριση   

      Κάντε κλικ στην επιλογή προσαρμοσμένη απάντηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πρότυπο. Πληκτρολογήστε το κείμενο της προσαρμοσμένης απάντησής σας.

    Οι επόπτες δεν θα λαμβάνετε οποιαδήποτε από αυτές τις αποκρίσεις όταν στέλνουν μηνύματα.

  6. Για να προσθέσετε ή να καταργήσετε τα ονόματα των ατόμων που είναι επόπτες, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή Κατάργηση.

  7. Προαιρετικά: Για να προβάλετε τις ιδιότητες ενός επιλεγμένου επόπτη, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×