Δημιουργία και εφαρμογή πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών σας επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος έχει πρόσβαση τις εταιρικές πληροφορίες, τι μπορεί να κάνει με αυτό, και για πόσο χρόνο για να διατηρήσετε το. Μια πολιτική μπορεί να σας βοηθήσει να επιβάλετε συμμόρφωση με νομικές και κυβερνητικούς κανονισμούς ή εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Ως διαχειριστής, μπορείτε να ρυθμίσετε μια πολιτική για να ελέγξετε τον τρόπο για να παρακολουθείτε έγγραφα, που έχουν πρόσβαση σε έγγραφα και χρονικό διάστημα διατήρησης των εγγράφων.

Κάθε πολιτική να δημιουργήσετε ένα σύνολο κανόνων για ένα συγκεκριμένο τύπο περιεχομένου. Κάθε κανόνας σε μια πολιτική είναι μια δυνατότητα πολιτικής. Για παράδειγμα, μια δυνατότητα πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών μπορούσατε να καθορίσετε πόσο συχνά θα πρέπει να είναι ένας τύπος περιεχομένου διατηρούνται.

Σημείωση: Πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών μεταγλωττίζεται από μια πληροφορίες διαχείρισης πολιτικής εργασίας χρονομέτρησης, γίνεται από τη Microsoft, η οποία εκτελείται κάθε εβδομάδα. Επομένως, τις πολιτικές σας ενδέχεται να μην εφαρμοστεί αμέσως. Δεν μπορεί να αλλάξει τη συχνότητα και την ημερομηνία της εργασίας χρονομέτρησης πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε μια τοποθεσία με τρεις διαφορετικούς τρόπους:

  1. Δημιουργήστε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για χρήση σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών.

  2. Δημιουργήστε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Δημιουργήστε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Ενεργοποίηση της πολιτικής τοποθεσιών η δυνατότητα επιτρέπει την τοποθεσία συλλογής στους διαχειριστές να ορίσουν χρονοδιαγράμματα διατήρησης που ισχύουν για μια τοποθεσία και το περιεχόμενό της. Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα:

  1. Μεταβείτε στην αρχική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών για την οποία θέλετε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα πολιτική τοποθεσίας.

    Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.

  3. Κάντε κύλιση στο πολιτική τοποθεσίας. Στη δεξιά πλευρά, εάν δεν βλέπετε το ενεργό, επιλέξτε Ενεργοποίηση.

Για να εξασφαλίσετε ότι πολιτικής πληροφοριών εφαρμόζεται σε όλα τα έγγραφα από έναν συγκεκριμένο τύπο μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε την πολιτική στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών και, στη συνέχεια, εφαρμόστε αργότερα της πολιτικής στους τύπους περιεχομένου. Αυτές αναφέρονται ως πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

  1. Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στη λίστα " Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών ", κάντε κλικ στην επιλογή Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

  3. Στη σελίδα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

  4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, Συντάξτε μια σύντομη δήλωση πολιτικής που εξηγεί στους χρήστες το σκοπό της πολιτικής. Μια δήλωση πολιτικής μπορεί να είναι έως 512 χαρακτήρες.

  5. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία μιας πολιτικής για έναν τύπο περιεχομένου, παρακάτω σε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε τις δυνατότητες που θέλετε να συσχετίσετε με την πολιτική.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στη σελίδα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών".

Προσθήκη πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου διευκολύνει να συσχετίσετε δυνατοτήτων πολιτικής με πολλές λίστες ή βιβλιοθήκες. Μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε μια υπάρχουσα πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου ή να δημιουργήσετε μια μοναδική πολιτική ειδικά για ένα μεμονωμένο τύπο περιεχομένου.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου ειδικά για λίστες. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα από την εφαρμογή της πολιτικής μόνο για στοιχεία σε αυτήν τη λίστα που χρησιμοποιούν τον τύπο περιεχομένου.

  1. Μεταβείτε στο Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web, κάντε κλικ στην επιλογή τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.

  3. Στη σελίδα ρυθμίσεις τύπου περιεχομένου τοποθεσίας, επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου που θέλετε να προσθέσετε μια πολιτική.

  4. Στη σελίδα "Τύπος περιεχομένου τοποθεσίας", στην ενότητα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

  5. Στη σελίδα ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, επιλέξτε Ορισμός πολιτικής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

  6. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, Συντάξτε μια σύντομη περιγραφή που εξηγεί στους χρήστες το σκοπό της πολιτικής. Μια περιγραφή μπορεί να είναι έως 512 χαρακτήρες.

  7. Στις επόμενες ενότητες, επιλέξτε τις μεμονωμένες δυνατότητες πολιτικής που θέλετε να προσθέσετε την πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.

  8. Για να καθορίσετε μια περίοδο διατήρησης για έγγραφα και στοιχεία που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση διατήρησης και, στη συνέχεια, καθορίστε την περίοδο διατήρησης και τις ενέργειες που θέλετε να προκύψουν κατά τη λήξη των στοιχείων.

    Για να καθορίσετε μια περίοδο διατήρησης

    1.

    Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σταδίου διατήρησης για εγγραφές...

    2.

    Ενεργοποιήστε μια επιλογή περιόδου διατήρησης για να καθορίσετε πότε έγγραφα ή στοιχεία που έχουν οριστεί να λήξει. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα ημερομηνίας, στην ενότητα συμβάντων, κάντε κλικ σε αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας στο στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια έγγραφο ή στοιχείο (για παράδειγμα, δημιουργία ή τροποποίηση) και το απαιτούμενο χρονικό διάστημα μετά από αυτό η ενέργεια (για παράδειγμα, ο αριθμός των ημερών, μηνών ή ετών) που θέλετε να λήξει το στοιχείο.

    • Για να χρησιμοποιήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης για τον καθορισμό λήξης, κάντε κλικ στην επιλογή ρύθμιση με έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης εγκατασταθεί σε αυτόν το διακομιστή.

    Σημείωση: Αυτή η επιλογή διατίθεται μόνο εάν έχει οριστεί προσαρμοσμένη τύπου προς τα επάνω από το διαχειριστή σας.

    3.

    Η επιλογή Έναρξη μιας ροής εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο αν ορίζετε μια πολιτική για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου που έχει ήδη μια ροή εργασίας που έχει συσχετιστεί με αυτό. Μπορείτε, στη συνέχεια, να δίδεται μια επιλογή των ροών εργασιών για να επιλέξετε.

    4.

    Στην ενότητα Περιοδικότητα, επιλέξτε Επανάληψη ενέργειας σε αυτό το στάδιο... και πληκτρολογήστε πόσο συχνά θέλετε την ενέργεια που θα προκύψει ξανά.

    Σημείωση: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη εάν μπορεί να επαναληφθεί η ενέργεια που έχετε επιλέξει μόνο. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ορίσετε περιοδικότητα για την ενέργεια Οριστική διαγραφή.

    5.

    Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

  9. Για να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο των εγγράφων και τα στοιχεία που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση ελέγχου και, στη συνέχεια, καθορίστε τα συμβάντα που θέλετε να υποβληθούν σε έλεγχο.

    Για να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο

    1.

    Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα Έλεγχος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση του ελέγχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στην επιλογή τα συμβάντα που θέλετε να διατηρήσετε ένα ίχνος ελέγχου για.

    2.

    Να ζητά από τους χρήστες να εισαγάγουν αυτούς τους γραμμικούς κώδικες σε έγγραφα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου να γίνεται ερώτηση τους χρήστες η εισαγωγή γραμμικού κώδικα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση.

    3.

    Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εφαρμόσετε τη δυνατότητα ελέγχου της πολιτικής.

    Η δυνατότητα ελέγχου πολιτική επιτρέπει εταιρείες για να δημιουργήσετε και να αναλύσετε ίχνη ελέγχου για έγγραφα και στοιχεία λίστας όπως λίστες εργασιών, λίστες θεμάτων, ομάδες συζήτησης και τα ημερολόγια. Αυτή η δυνατότητα πολιτικής παρέχει ένα αρχείο καταγραφής ελέγχου που καταγράφονται συμβάντα, όπως όταν προβάλει, επεξεργασία ή διαγραφή περιεχομένου.

    Όταν είναι ενεργοποιημένος ο έλεγχος ως μέρος της πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, οι διαχειριστές μπορούν να προβάλουν δεδομένων ελέγχου σε αναφορών χρήσης πολιτικής που βασίζονται στο Microsoft Excel, στις οποίες συνοψίζεται τρέχουσα χρήση. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν αυτές τις αναφορές για να καθορίσετε τον τρόπο που χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες μέσα στην εταιρεία. Αυτές οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν επίσης εταιρείες για να επαληθεύσετε και την εφαρμογή ρυθμιστικών διατάξεων εγγράφου ή για να διερευνήσουμε πιθανά προβλήματα.

    Το αρχείο καταγραφής ελέγχου καταγράφει τις ακόλουθες πληροφορίες: όνομα συμβάντος, ημερομηνία και ώρα του συμβάντος και το όνομα του χρήστη που έχει πραγματοποιηθεί η ενέργεια συστήματος.

  10. Όταν είναι ενεργοποιημένες οι γραμμικοί κώδικες ως μέρος μιας πολιτικής, αυτά προστίθενται σε ιδιότητες εγγράφου και εμφανίζεται στην περιοχή της κεφαλίδας του εγγράφου στο οποίο εφαρμόζεται ο γραμμικός κώδικας. Όπως ετικέτες, γραμμικών κωδίκων να επίσης με μη αυτόματο τρόπο καταργηθούν από ένα έγγραφο.

    Για να ενεργοποιήσετε την γραμμικοί κώδικες

    1.

    Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα γραμμικοί κώδικες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση γραμμικών κωδίκων.

    2.

    Να ζητά από τους χρήστες να εισαγάγουν αυτούς τους γραμμικούς κώδικες σε έγγραφα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου να γίνεται ερώτηση τους χρήστες η εισαγωγή γραμμικού κώδικα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση.

    3.

    Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εφαρμόσετε τη δυνατότητα γραμμικού κώδικα στην πολιτική.

    Η πολιτική γραμμικού κώδικα δημιουργεί τυπικούς γραμμικούς κώδικες κωδικού 39. Κάθε εικόνα γραμμικού κώδικα περιλαμβάνει κείμενο κάτω από το σύμβολο γραμμικού κώδικα που αντιπροσωπεύει την τιμή γραμμικού κώδικα. Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει τα δεδομένα γραμμικού κώδικα που θα χρησιμοποιηθεί ακόμη και όταν δεν είναι διαθέσιμη η σάρωση υλικού. Οι χρήστες με μη αυτόματο τρόπο να πληκτρολογήσετε τον αριθμό γραμμικού κώδικα στο πλαίσιο αναζήτησης για να εντοπίσετε το στοιχείο σε μια τοποθεσία.

  11. Για να απαιτείτε τα έγγραφα που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική έχουν ετικέτες, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση ετικετών και, στη συνέχεια, καθορίστε τις ρυθμίσεις που θέλετε για τις ετικέτες.

    Για να ενεργοποιήσετε την ετικέτες

    1.

    Για να απαιτείται από τους χρήστες για να προσθέσετε μια ετικέτα σε ένα έγγραφο, επιλέξτε τοπλαίσιο ελέγχουμήνυμα προς τους χρήστες να εισαγάγουν μια ετικέτα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση.

    Σημείωση: Εάν θέλετε να είναι προαιρετικό ετικέτες, επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

    2.

    Για να κλειδώσετε μια ετικέτα ώστε δεν μπορούν να αλλάξουν μετά την εισαγωγή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου αποφεύγονται οι αλλαγές στις ετικέτες μετά την προσθήκη.

    Αυτή η ρύθμιση αποτρέπει την ενημέρωση μετά την ετικέτα έχει εισαχθεί σε ένα στοιχείο μέσα σε μια εφαρμογή προγράμματος-πελάτη, όπως το Word, Excel ή PowerPoint το κείμενο της ετικέτας. Εάν θέλετε η ετικέτα να ενημερώνονται όταν ενημερώνονται οι ιδιότητες για αυτό το έγγραφο ή στοιχείο, επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

    3.

    Στο πλαίσιο μορφή ετικέτας, πληκτρολογήστε το κείμενο της ετικέτας όπως θέλετε να εμφανίζεται. Ετικέτες μπορεί να περιέχει έως και 10 αναφορές στηλών, κάθε μία από τις οποίες μπορεί να έχει έως 255 χαρακτήρες. Για να δημιουργήσετε τη μορφή για την ετικέτα, κάντε τα εξής:

    Πληκτρολογήστε τα ονόματα των στηλών που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ετικέτα με τη σειρά με την οποία θέλετε να εμφανίζονται. Περικλείετε τα ονόματα των στηλών σε άγκιστρα ({}), όπως φαίνεται στο παράδειγμα στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής".

    Πληκτρολογήστε λέξεις για τον προσδιορισμό των στηλών έξω από τα άγκιστρα, όπως φαίνεται στο παράδειγμα στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής".

    4.

    Για να προσθέσετε μια αλλαγή γραμμής, πληκτρολογήστε \n όπου θέλετε την αλλαγή γραμμής για να εμφανίζονται.

    5.

    Επιλέξτε το μέγεθος γραμματοσειράς και το στυλ που θέλετε και καθορίστε εάν θέλετε η ετικέτα έχει τοποθετηθεί αριστερά, στο κέντρο ή δεξιά μέσα στο έγγραφο.

    Συμβουλή: Επιλέξτε μια γραμματοσειρά και το στυλ που είναι διαθέσιμη σε υπολογιστές των χρηστών. Το μέγεθος της γραμματοσειράς επηρεάζει τον όγκο του κειμένου που εμφανίζεται στην ετικέτα.

    6.

    Πληκτρολογήστε το ύψος και το πλάτος της ετικέτας. Το ύψος της ετικέτας μπορεί να κυμαίνεται από ίντσες.25 έως 20 ίντσες, και το πλάτος της ετικέτας από ίντσες.25 έως 20 ίντσες. Κείμενο ετικέτας που είναι πάντα κατακόρυφα στο κέντρο μέσα στην εικόνα της ετικέτας.

    7.

    Κάντε κλικ στο κουμπί Ανανέωση για να κάνετε προεπισκόπηση του περιεχομένου της ετικέτας.

  12. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική διατήρησης που ισχύει μόνο για μια συγκεκριμένη λίστα, βιβλιοθήκη ή το φάκελο. Εάν δημιουργήσετε μια πολιτική διατήρησης αυτό τρόπο Ωστόσο, δεν μπορείτε να ξαναχρησιμοποιήσετε αυτή την πολιτική σε άλλες λίστες, βιβλιοθήκες, φακέλους ή στις τοποθεσίες.

Σημείωση: Δεν μπορείτε να εφαρμόσετε μια πολιτική θέση με βάση μια πολιτική συλλογής τοποθεσιών.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης μόνο σε όλους τους τύπους περιεχομένου σε μια ενιαία θέση, που πιθανότατα θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε διατήρησης βάσει θέση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχει καθοριστεί πολιτικής διατήρησης για όλους τους τύπους περιεχομένου.

Σημείωση: Κάθε υποφάκελο μεταβιβάζονται την πολιτική διατήρησης από τη γονική της τοποθεσία, εκτός εάν επιλέξετε να διακόψετε τη μεταβίβαση και να ορίσετε μια νέα πολιτική διατήρησης στο θυγατρικό επίπεδο.

Εάν θέλετε να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών εκτός από διατήρησης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, πρέπει να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για κάθε έναν τύπο περιεχομένου λίστας που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη. Σε αυτό το άρθρο για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία πολιτικής για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας .

Σημαντικό: Εάν οποιαδήποτε στιγμή αποφασίσετε να μεταβείτε από τον τύπο περιεχομένου βάσει θέση πολιτικές για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, μόνο την πολιτική διατήρησης θα χρησιμοποιηθεί ως η πολιτική βάσει θέση. Όλα άλλες πολιτικές διαχείρισης (ελέγχων, οι γραμμικοί κώδικες και γραμμικούς κώδικες) θα μεταβιβαστεί από το σχετικό τύπους περιεχομένου.

Συμβουλή: Θέση βάσει πολιτικών μπορεί να απενεργοποιηθεί για μια συλλογή τοποθεσιών απενεργοποιώντας τη δυνατότητα βιβλιοθήκης και διατήρησης που βασίζεται σε φάκελο. Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών για να βεβαιωθείτε ότι δεν παραβλέπονται τις πολιτικές τύπου περιεχομένου από τις πολιτικές θέση με βάση μια λίστα του διαχειριστή.

Πρέπει να έχετε τουλάχιστον το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.

  2. Για μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Ρυθμίσεις: ενημερώστε το προφίλ σας, εγκαταστήστε λογισμικό και συνδέστε το στο cloud , Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

    Εάν δεν μπορείτε να δείτε αυτά τα στοιχεία του μενού ή για μια λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα βιβλιοθήκη ή λίστα στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

  3. Στην περιοχή δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

  4. Στη σελίδα ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, βεβαιωθείτε ότι έχει οριστεί στην προέλευση διατήρησης για τη λίστα ή βιβλιοθήκη σε βιβλιοθήκη και φακέλους. Εάν εμφανιστεί Τύπου περιεχομένου ως προέλευση, κάντε τα εξής:

    • Κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή προέλευσης.

    • Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα Προέλευσης της διατήρησης, επιλέξτε βιβλιοθήκη και φακέλων. Λάβετε ειδοποίηση ότι θα αγνοούνται πολιτικές διατήρησης τύπου περιεχομένου.

    • Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

  5. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην ενότητα Χρονοδιάγραμμα διατήρησης με βάση τη βιβλιοθήκη, πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή για την πολιτική που δημιουργείτε.

  6. Στην περιοχή Μη εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σταδίου διατήρησης...

    Σημαντικό: Σημειώστε ότι στην περιοχή εγγραφές, μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε πολιτικές διατήρησης διαφορετικό για τις εγγραφές, επιλέγοντας το ορισμός διαφορετικών σταδίων διατήρησης για την επιλογή εγγραφών.

  7. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σταδίου, ενεργοποιήστε μια επιλογή περιόδου διατήρησης για να καθορίσετε πότε έγγραφα ή στοιχεία έχουν οριστεί να λήξει. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα ημερομηνίας, στην ενότητα συμβάντων, κάντε κλικ σε αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας στο στοιχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια έγγραφο ή στοιχείο (για παράδειγμα, δημιουργία ή τροποποίηση) και το απαιτούμενο χρονικό διάστημα μετά από αυτό η ενέργεια (για παράδειγμα, ο αριθμός των ημερών, μηνών ή ετών) που θέλετε να λήξει το στοιχείο.

    • Για να χρησιμοποιήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης για τον καθορισμό λήξης, κάντε κλικ στην επιλογή ρύθμιση με έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης εγκατασταθεί σε αυτόν το διακομιστή.

      Σημείωση: Αυτή η επιλογή διατίθεται μόνο εάν έχει οριστεί προσαρμοσμένη τύπου προς τα επάνω από το διαχειριστή σας.

    • Στην περιοχή ενέργεια, καθορίστε τι θέλετε να συμβεί όταν λήξει το έγγραφο ή στοιχείο. Για να ενεργοποιήσετε μια συγκεκριμένη ενέργεια που θα εκτελείται στο έγγραφο ή στοιχείο (όπως η διαγραφή), επιλέξτε μια ενέργεια από τη λίστα.

  8. Η επιλογή Έναρξη μιας ροής εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο αν ορίζετε μια πολιτική για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου που έχει ήδη μια ροή εργασίας που έχει συσχετιστεί με αυτό. Μπορείτε, στη συνέχεια, να δίδεται μια επιλογή των ροών εργασιών για να επιλέξετε.

  9. Στην ενότητα Περιοδικότητα, επιλέξτε Επανάληψη ενέργειας σε αυτό το στάδιο... και πληκτρολογήστε πόσο συχνά θέλετε την ενέργεια που θα προκύψει ξανά.

    Σημείωση: Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη εάν μπορεί να επαναληφθεί η ενέργεια που έχετε επιλέξει μόνο. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ορίσετε περιοδικότητα για την ενέργεια Οριστική διαγραφή.

  10. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Εάν οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών έχουν ήδη δημιουργηθεί για την τοποθεσία σας ως πολιτικές συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να εφαρμόσετε μία από τις πολιτικές σε έναν τύπο περιεχομένου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εφαρμόσετε την ίδια πολιτική σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών που δεν έχουν το ίδιο γονικό τύπο περιεχομένου.

Σημείωση: Εάν θέλετε να εφαρμόσετε πολιτικές για πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών, και έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας υπηρεσίας μετα-δεδομένων διαχειριζόμενων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δημοσίευση τύπου περιεχομένου για να δημοσιεύσετε εκτός των πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών για πολλές συλλογές τοποθεσιών. Σε αυτό το άρθρο για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα εφαρμογή πολιτικής στους τύπους περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών .

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει τον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να εφαρμόσετε μια πολιτική.

  2. Για μια βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις Ρυθμίσεις: ενημερώστε το προφίλ σας, εγκαταστήστε λογισμικό και συνδέστε το στο cloud , Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

    Εάν δεν μπορείτε να δείτε αυτά τα στοιχεία του μενού ή για μια λίστα, κάντε κλικ στην καρτέλα βιβλιοθήκη ή λίστα στην κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

  3. Στην περιοχή δικαιώματα και διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

  4. Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης πολιτικής έχει οριστεί στους Τύπους περιεχομένου και, στην περιοχή Πολιτικές τύπου περιεχομένου επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου που θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική για να.

  5. Στην ενότητα Καθορισμός της πολιτικής, κάντε κλικ στην επιλογή χρήση μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε την πολιτική που θέλετε να εφαρμόσετε από τη λίστα.

    Σημείωση: Εάν δεν είναι διαθέσιμη η επιλογή χρήση μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών, χωρίς πολιτικές συλλογής τοποθεσιών έχουν οριστεί για τη συλλογή τοποθεσιών.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

    Σημαντικό: Εάν η λίστα ή τη βιβλιοθήκη που εργάζεστε με υποστηρίζει τη διαχείριση των πολλαπλών τύπων περιεχομένου, στην περιοχή Τύποι περιεχομένου μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο περιεχομένου για την οποία θέλετε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών. Αυτό θα μεταβείτε απευθείας στο βήμα 5 παραπάνω.

Κοινή χρήση τους τύπους περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών με χρήση μιας εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για να ρυθμίσετε δημοσίευση τύπου περιεχομένου. Δημοσίευση τύπου περιεχομένου σάς βοηθά να Διαχείριση περιεχομένου και μετα-δεδομένων με συνέπεια σε τοποθεσίες σας επειδή τύπους περιεχομένου μπορεί να δημιουργήσει και να ενημερωθεί κεντρικά και ενημερώσεις είναι δυνατό να δημοσιευτεί ανάληψη πολλών εγγραφή συλλογές τοποθεσιών ή σε εφαρμογές Web.

Μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από τη χρήση ανάλογα με τις ανάγκες σε πολλές συλλογές τοποθεσιών. Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί, εάν θέλετε να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της τις πολιτικές πληροφοριών ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εναλλακτική μέθοδος στη χρήση δημοσίευση τύπου περιεχομένου για την εφαρμογή της πολιτικής μία σε συλλογές τοποθεσιών. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο ή ένα αντίγραφο ασφαλείας της πολιτικής, εξαγωγή της πολιτικής από μια συλλογή τοποθεσιών και, στη συνέχεια, εισάγοντάς το σε μια αποθηκευμένη θέση ή σε άλλη συλλογή τοποθεσιών.

Σημαντικό: Εάν χρησιμοποιείτε την εξαγωγή/εισαγωγή δυνατοτήτων για να κάνετε ένα σύνολο προτύπων πολιτικής, έχετε υπόψη ότι υπάρχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό στο αρχείο .xml πολιτικής. Αυτόν το λόγο, δεν μπορείτε να εισαγάγετε συγκεκριμένο πολιτικής σε μια τοποθεσία του περισσότερες από μία φορές χωρίς να αλλάξετε αυτό το μοναδικό αναγνωριστικό.

Εξαγωγή μιας πολιτικής

  1. Στη συλλογή τοποθεσιών όπου βρίσκεται η πολιτική, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

  3. Κάντε κλικ στην πολιτική που θέλετε να εξαγάγετε, κάντε κύλιση στο κάτω μέρος της πολιτικής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή.

  4. Όταν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε ή να ανοίξετε το αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο. Φροντίστε να επιλέξετε μια θέση που είναι διαθέσιμες σε συλλογές τοποθεσιών που εισάγετε την πολιτική.

  5. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου λήψη ολοκληρώθηκε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Εισαγωγή μιας πολιτικής σε διαφορετική συλλογή τοποθεσιών

Εισαγωγή μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σας δίνει τη δυνατότητα να την εφαρμόσετε σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε επίπεδο τοποθεσίας ή λίστας μέσα σε κάθε συλλογή τοποθεσιών που δίνεται. Τα οφέλη από αυτή η ενέργεια δύο είναι: δεν χρειάζεται να ορίσετε εκ νέου και να εφαρμόσετε την πολιτική σε κάθε τύπο περιεχομένου και να διαχειριστείτε τροποποιήσεις πολιτικής πιο εύκολα με τις αλλαγές στην πολιτική σε ένα μόνο σημείο.

  1. Στην αρχική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις Κουμπί "Ρυθμίσεις" του Office 365 , Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στην ενότητα Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

  3. Στη σελίδα "Πολιτικές συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο XML για την πολιτική.

  4. Επιλέξτε το αρχείο XML στο οποίο έχει αποθηκευτεί η πολιτική και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

  5. Για την εισαγωγή μιας σελίδας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή για να προσθέσετε την πολιτική στη συλλογή τοποθεσιών.

Πολιτική σας που έχουν εισαχθεί μπορούν τώρα να εφαρμοστούν σε έναν ή πολλούς τύπους περιεχομένου σε επίπεδο τοποθεσίας ή λίστας. Ανατρέξτε στο θέμα εφαρμογή μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών σε μια περιεχόμενο πληκτρολογήστε νωρίτερα σε αυτό το άρθρο.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×