Δημιουργία και εφαρμογή πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών επιτρέπουν την εταιρεία σας για να ελέγχετε πόσος χρόνος για να διατηρήσετε το περιεχόμενό σας, για να ελέγξετε τι άτομα να κάνετε με το περιεχόμενο και για την προσθήκη γραμμικών κωδίκων ή ετικετών σε έγγραφα. Μια πολιτική μπορεί να σας βοηθήσει να επιβάλετε συμμόρφωση με νομικές και κυβερνητικούς κανονισμούς ή εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Ως διαχειριστής, μπορείτε να ρυθμίσετε μια πολιτική για να ελέγξετε τον τρόπο για να παρακολουθείτε έγγραφα και χρονικό διάστημα διατήρησης των εγγράφων.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια δυνατότητα πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σε τρεις διαφορετικές θέσεις στην ιεραρχία τοποθεσίας, από την ευρύτερη στο το πιο στενό:

  • Δημιουργία πολιτικής χρήσης σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών.

  • Δημιουργία πολιτικής για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας.

  • Δημιουργία πολιτικής για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών.

Δημιουργία πολιτικής για πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών

Για να εξασφαλίσετε ότι πολιτικής πληροφοριών εφαρμόζεται σε όλα τα έγγραφα από έναν συγκεκριμένο τύπο μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε την πολιτική στο επίπεδο συλλογής τοποθεσιών και, στη συνέχεια, εφαρμόστε αργότερα της πολιτικής στους τύπους περιεχομένου. Αυτές αναφέρονται ως πολιτικές συλλογής τοποθεσιών.

  1. Στην κεντρική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών > Ρυθμίσεις Κουμπί ρυθμίσεων του SharePoint 2016 στη γραμμή τίτλου. > Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών > Πρότυπα πολιτικής τύπου περιεχομένου.
    Σύνδεση "Πρότυπο πολιτικής τύπου περιεχομένου" στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας"

  3. Στη σελίδα πολιτικές > Δημιουργία.

  4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, Συντάξτε μια σύντομη δήλωση πολιτικής που εξηγεί στους χρήστες το σκοπό της πολιτικής.

  5. Ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα σχετικά με τη δημιουργία πολιτικών για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας για να μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε τις δυνατότητες που θέλετε να συσχετίσετε με την πολιτική.

  6. Επιλέξτε OK.

Δημιουργία πολιτικής για έναν τύπο περιεχομένου τοποθεσίας

Προσθήκη πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου διευκολύνει να συσχετίσετε δυνατοτήτων πολιτικής με πολλές λίστες ή βιβλιοθήκες. Μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε μια υπάρχουσα πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου ή να δημιουργήσετε μια μοναδική πολιτική ειδικά για ένα μεμονωμένο τύπο περιεχομένου.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών σε έναν τύπο περιεχομένου ειδικά για λίστες. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα από την εφαρμογή της πολιτικής μόνο για στοιχεία σε αυτήν τη λίστα που χρησιμοποιούν τον τύπο περιεχομένου.

  1. Στην κεντρική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών > Ρυθμίσεις Κουμπί ρυθμίσεων του SharePoint 2016 στη γραμμή τίτλου. > Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Συλλογές προγράμματος σχεδίασης Web > τύποι περιεχομένου τοποθεσίας.
    Σύνδεση "Τύποι περιεχομένου τοποθεσίας" στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας"

  3. Στη σελίδα ρυθμίσεις τύπου περιεχομένου τοποθεσίας, επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου που θέλετε να προσθέσετε μια πολιτική.

  4. Στη σελίδα "Τύπος περιεχομένου τοποθεσίας", στην περιοχή Ρυθμίσεις > ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.

  5. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για την πολιτική και, στη συνέχεια, Συντάξτε μια σύντομη περιγραφή που εξηγεί στους χρήστες το σκοπό της πολιτικής.

  6. Στις επόμενες ενότητες, επιλέξτε τις μεμονωμένες δυνατότητες πολιτικής που θέλετε να προσθέσετε την πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.
    Τύποι πολιτικών περιεχομένου

  7. Για να καθορίσετε μια περίοδο διατήρησης για έγγραφα και στοιχεία που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική, επιλέξτε Ενεργοποίηση διατήρησης και, στη συνέχεια, καθορίστε την περίοδο διατήρησης και τις ενέργειες που θέλετε να προκύψουν κατά τη λήξη των στοιχείων.

    Για να καθορίσετε μια περίοδο διατήρησης

1.

Επιλέξτε Προσθήκη σταδίου διατήρησης για εγγραφές...

2.

Ενεργοποιήστε μια επιλογή περιόδου διατήρησης για να καθορίσετε πότε έγγραφα ή στοιχεία που έχουν οριστεί να λήξει. Κάντε ένα από τα εξής:

  • Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα ημερομηνίας, στην περιοχή συμβάν > αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας στο στοιχείο, και στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια έγγραφο ή στοιχείο (για παράδειγμα, δημιουργήσατε ή τροποποιήσατε) και το απαιτούμενο χρονικό διάστημα μετά από αυτήν την ενέργεια (για παράδειγμα, ο αριθμός των ημερών, μηνών ή ετών) που θέλετε να λήξει το στοιχείο.

  • Για να χρησιμοποιήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης για τον καθορισμό λήξης, επιλέξτε ρύθμιση με έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης εγκατασταθεί σε αυτόν το διακομιστή.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή διατίθεται μόνο εάν έχει οριστεί προσαρμοσμένη τύπου προς τα επάνω από το διαχειριστή σας.

3.

Η επιλογή Έναρξη μιας ροής εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο αν ορίζετε μια πολιτική για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου που έχει ήδη μια ροή εργασίας που έχει συσχετιστεί με αυτό. Μπορείτε, στη συνέχεια, να δίδεται μια επιλογή των ροών εργασιών για να επιλέξετε.

4.

Στην ενότητα περιοδικότητας, επιλέξτε Επανάληψη ενέργειας σε αυτό το στάδιο... και πληκτρολογήστε πόσο συχνά θέλετε την ενέργεια που θα προκύψει ξανά.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη εάν μπορεί να επαναληφθεί η ενέργεια που έχετε επιλέξει μόνο. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ορίσετε περιοδικότητα για την ενέργεια Οριστική διαγραφή.

5.

Επιλέξτε OK.

  1. Για να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο των εγγράφων και τα στοιχεία που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική, επιλέξτε Ενεργοποίηση ελέγχου και, στη συνέχεια, καθορίστε τα συμβάντα που θέλετε να υποβληθούν σε έλεγχο.

    Για να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο

1.

Σελίδα στην η επεξεργασία πολιτικής, στην περιοχή Έλεγχος προϊόντος > ενεργοποιήσετε τον έλεγχο , και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στην επιλογή τα συμβάντα που θέλετε να διατηρήσετε μια for. ίχνους ελέγχου

2.

Να ζητά από τους χρήστες να εισαγάγουν αυτούς τους γραμμικούς κώδικες σε έγγραφα, Επιλέξτε Μήνυμα προς τους χρήστες για να εισαγάγετε ένα γραμμικό κώδικα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση .

3.

Επιλέξτε OK για να εφαρμόσετε τη δυνατότητα ελέγχου της πολιτικής.

Η δυνατότητα ελέγχου πολιτική επιτρέπει εταιρείες για να δημιουργήσετε και να αναλύσετε ίχνη ελέγχου για έγγραφα και στοιχεία λίστας όπως λίστες εργασιών, λίστες ζητημάτων, ομάδες συζήτησης και τα ημερολόγια. Αυτή η δυνατότητα πολιτικής παρέχει ένα αρχείο καταγραφής ελέγχου που καταγράφει συμβάντα, όπως όταν η προβολή, επεξεργασία ή διαγράφεται περιεχόμενο.

Όταν είναι ενεργοποιημένος ο έλεγχος ως μέρος της πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, οι διαχειριστές μπορούν να δουν τα δεδομένα ελέγχου στο αναφορών χρήσης πολιτικής που βασίζονται στο Microsoft Excel, στις οποίες συνοψίζεται τρέχουσα χρήση. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν αυτές τις αναφορές για να καθορίσετε τον τρόπο που χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες μέσα στην εταιρεία. Αυτές οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν επίσης εταιρείες για να επαληθεύσετε και την εφαρμογή ρυθμιστικών διατάξεων εγγράφου ή για να διερευνήσουμε πιθανά προβλήματα.

Το αρχείο καταγραφής ελέγχου καταγράφει τις ακόλουθες πληροφορίες: όνομα συμβάντος, ημερομηνία και ώρα του συμβάντος και το όνομα του χρήστη που έχει πραγματοποιηθεί η ενέργεια συστήματος.

  1. Όταν είναι ενεργοποιημένες οι γραμμικοί κώδικες ως μέρος μιας πολιτικής, αυτά προστίθενται σε ιδιότητες εγγράφου και εμφανίζεται στην περιοχή της κεφαλίδας του εγγράφου στο οποίο εφαρμόζεται ο γραμμικός κώδικας. Όπως ετικέτες, γραμμικών κωδίκων να επίσης με μη αυτόματο τρόπο καταργηθούν από ένα έγγραφο. Μπορείτε να καθορίσετε εάν οι χρήστες θα πρέπει να σας ζητηθεί να συμπεριλαμβάνουν τον γραμμικό κώδικα κατά την εκτύπωση ή αποθήκευση ενός στοιχείου ή εάν ο γραμμικός κώδικας θα πρέπει να εισαχθεί με μη αυτόματο τρόπο χρησιμοποιώντας την καρτέλα Εισαγωγή στο 2010 Office προγράμματα κυκλοφορίας.

    Για να ενεργοποιήσετε την γραμμικοί κώδικες

1.

Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην περιοχή γραμμικού κώδικα > Ενεργοποίηση γραμμικών κωδίκων.

2.

Για να ζητείται από τους χρήστες για να εισαγάγετε αυτές τις γραμμικών κωδίκων σε έγγραφα, επιλέξτε μήνυμα προς τους χρήστες για να εισαγάγετε ένα γραμμικό κώδικα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση.

3.

Επιλέξτε OK για να εφαρμόσετε τη δυνατότητα γραμμικού κώδικα στην πολιτική.

Η πολιτική γραμμικού κώδικα δημιουργεί τυπικούς γραμμικούς κώδικες κωδικού 39. Κάθε εικόνα γραμμικού κώδικα περιλαμβάνει κείμενο κάτω από το σύμβολο γραμμικού κώδικα που αντιπροσωπεύει την τιμή γραμμικού κώδικα. Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει τα δεδομένα γραμμικού κώδικα που θα χρησιμοποιηθεί ακόμη και όταν δεν είναι διαθέσιμη η σάρωση υλικού. Οι χρήστες με μη αυτόματο τρόπο να πληκτρολογήσετε τον αριθμό γραμμικού κώδικα στο πλαίσιο αναζήτησης για να εντοπίσετε το στοιχείο σε μια τοποθεσία.

  1. Για να απαιτείτε τα έγγραφα που υπόκεινται σε αυτή την πολιτική να έχουν ετικέτες, επιλέξτε Ενεργοποίηση ετικετών και, στη συνέχεια, καθορίστε τις ρυθμίσεις που θέλετε για τις ετικέτες.

    Για να ενεργοποιήσετε την ετικέτες

1.

Για να απαιτείται από τους χρήστες για να προσθέσετε μια ετικέτα σε ένα έγγραφο, επιλέξτε μήνυμα προς τους χρήστες να εισαγάγουν μια ετικέτα πριν από την αποθήκευση ή την εκτύπωση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν θέλετε να είναι προαιρετικό ετικέτες, επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

2.

Για να κλειδώσετε μια ετικέτα ώστε δεν μπορούν να αλλάξουν μετά την εισαγωγή, επιλέξτε αποφεύγονται οι αλλαγές στις ετικέτες μετά την προσθήκη.

Αυτή η ρύθμιση αποτρέπει την ενημέρωση μετά την ετικέτα έχει εισαχθεί σε ένα στοιχείο μέσα σε μια εφαρμογή προγράμματος-πελάτη, όπως το Word, Excel ή PowerPoint το κείμενο της ετικέτας. Εάν θέλετε η ετικέτα να ενημερώνονται όταν ενημερώνονται οι ιδιότητες για αυτό το έγγραφο ή στοιχείο, επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

3.

Στο πλαίσιο μορφή ετικέτας, πληκτρολογήστε το κείμενο της ετικέτας όπως θέλετε να εμφανίζεται. Ετικέτες μπορεί να περιέχει έως και 10 αναφορές στηλών, κάθε μία από τις οποίες μπορεί να έχει έως 255 χαρακτήρες. Για να δημιουργήσετε τη μορφή για την ετικέτα, κάντε τα εξής:

Πληκτρολογήστε τα ονόματα των στηλών που θέλετε να συμπεριλάβετε στην ετικέτα με τη σειρά με την οποία θέλετε να εμφανίζονται. Περικλείετε τα ονόματα των στηλών σε άγκιστρα ({}), όπως φαίνεται στο παράδειγμα στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής".

Πληκτρολογήστε λέξεις για τον προσδιορισμό των στηλών έξω από τα άγκιστρα, όπως φαίνεται στο παράδειγμα στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής".

4.

Για να προσθέσετε μια αλλαγή γραμμής, πληκτρολογήστε \n όπου θέλετε την αλλαγή γραμμής για να εμφανίζονται.

5.

Επιλέξτε το μέγεθος γραμματοσειράς και το στυλ που θέλετε και καθορίστε εάν θέλετε η ετικέτα έχει τοποθετηθεί αριστερά, στο κέντρο ή δεξιά μέσα στο έγγραφο.

Επιλέξτε μια γραμματοσειρά και το στυλ που είναι διαθέσιμη σε υπολογιστές των χρηστών. Το μέγεθος της γραμματοσειράς επηρεάζει τον όγκο του κειμένου που εμφανίζεται στην ετικέτα.

6.

Πληκτρολογήστε το ύψος και το πλάτος της ετικέτας. Το ύψος της ετικέτας μπορεί να κυμαίνεται από ίντσες.25 έως 20 ίντσες, και το πλάτος της ετικέτας από ίντσες.25 έως 20 ίντσες. Κείμενο ετικέτας που είναι πάντα κατακόρυφα στο κέντρο μέσα στην εικόνα της ετικέτας.

7.

Επιλέξτε " Ανανέωση " για να κάνετε προεπισκόπηση του περιεχομένου της ετικέτας.

  1. Επιλέξτε OK.

Δημιουργία πολιτικής για μια λίστα, βιβλιοθήκη ή το φάκελο (πολιτικής διατήρησης βάσει θέση)

Μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική διατήρησης που ισχύει μόνο για μια συγκεκριμένη λίστα, βιβλιοθήκη ή το φάκελο. Ωστόσο, εάν δημιουργείτε μια πολιτική διατήρησης με αυτόν τον τρόπο, δεν μπορείτε να ξαναχρησιμοποιήσετε αυτή την πολιτική σε άλλες λίστες, βιβλιοθήκες, φακέλους ή στις τοποθεσίες και δεν μπορείτε να εφαρμόσετε μια πολιτική συλλογής τοποθεσιών σε μια πολιτική θέση με βάση.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μια πολιτική διατήρησης μόνο σε όλους τους τύπους περιεχομένου σε μια ενιαία θέση, που πιθανότατα θα θέλετε να χρησιμοποιήσετε διατήρησης βάσει θέση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχει καθοριστεί πολιτικής διατήρησης για όλους τους τύπους περιεχομένου.

Κάθε υποφάκελο μεταβιβάζονται την πολιτική διατήρησης από τη γονική της τοποθεσία, εκτός εάν επιλέξετε να διακόψετε τη μεταβίβαση και να ορίσετε μια νέα πολιτική διατήρησης στο θυγατρικό επίπεδο.

Εάν θέλετε να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών εκτός από διατήρησης σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη, πρέπει να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για κάθε έναν τύπο περιεχομένου λίστας που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη λίστα ή βιβλιοθήκη.

Εάν οποιαδήποτε στιγμή αποφασίσετε να μεταβείτε από τον τύπο περιεχομένου βάσει θέση πολιτικές για μια λίστα ή βιβλιοθήκη, μόνο την πολιτική διατήρησης θα χρησιμοποιηθεί ως η πολιτική βάσει θέση. Όλα άλλων πολιτικών διαχείρισης (ελέγχων, οι γραμμικοί κώδικες και γραμμικούς κώδικες) θα μεταβιβαστεί από το σχετικό τύπους περιεχομένου.

Θέση βάσει πολιτικών μπορεί να απενεργοποιηθεί για μια συλλογή τοποθεσιών απενεργοποιώντας τη δυνατότητα βιβλιοθήκης και διατήρησης που βασίζεται σε φάκελο. Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει διαχειριστές συλλογής τοποθεσιών για να βεβαιωθείτε ότι δεν παραβλέπονται τις πολιτικές τύπου περιεχομένου από τις πολιτικές θέση με βάση μια λίστα του διαχειριστή.

Χρειάζεστε τουλάχιστον το δικαίωμα διαχείρισης λιστών για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών για μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη για την οποία θέλετε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών.

  2. Στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα λίστα ή βιβλιοθήκη > Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

    Στο SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  3. Στην περιοχή δικαιώματα και διαχείριση > ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.
    Σύνδεση πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών στη σελίδα ρυθμίσεων για τη βιβλιοθήκη εγγράφων

  4. Στη σελίδα ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, βεβαιωθείτε ότι έχει οριστεί στην προέλευση διατήρησης για τη λίστα ή βιβλιοθήκη σε βιβλιοθήκη και τους φακέλους.

    Εάν Τύπου περιεχομένου εμφανίζεται ως προέλευση, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή προέλευσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή βιβλιοθήκη και φακέλων. Λάβετε ειδοποίηση ότι θα αγνοούνται πολιτικές διατήρησης τύπου περιεχομένου. Επιλέξτε OK.

  5. Στη σελίδα "Επεξεργασία πολιτικής", στην περιοχή Βιβλιοθήκη με βάση το χρονοδιάγραμμα διατήρησης, πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή για την πολιτική που δημιουργείτε.

  6. Επιλέξτε Προσθήκη σταδίου διατήρησης...

    Σημειώστε ότι στην περιοχή εγγραφές, μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε πολιτικές διατήρησης διαφορετικές για τις εγγραφές, επιλέγοντας το ορισμός διαφορετικών σταδίων διατήρησης για την επιλογή εγγραφών.

  7. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σταδίου, ενεργοποιήστε μια επιλογή περιόδου διατήρησης για να καθορίσετε πότε έγγραφα ή στοιχεία έχουν οριστεί να λήξει. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να ορίσετε την ημερομηνία λήξης με βάση μια ιδιότητα ημερομηνίας, στην περιοχή συμβάν > αυτό το στάδιο βασίζεται σε μια ιδιότητα ημερομηνίας στο στοιχείο, και στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια έγγραφο ή στοιχείο (για παράδειγμα, δημιουργήσατε ή τροποποιήσατε) και το απαιτούμενο χρονικό διάστημα μετά από αυτήν την ενέργεια (για παράδειγμα, ο αριθμός των ημερών, μηνών ή ετών) που θέλετε να λήξει το στοιχείο.

    • Για να χρησιμοποιήσετε έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης για τον καθορισμό λήξης, επιλέξτε ρύθμιση με έναν προσαρμοσμένο τύπο διατήρησης εγκατασταθεί σε αυτόν το διακομιστή.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή διατίθεται μόνο εάν έχει οριστεί προσαρμοσμένη τύπου προς τα επάνω από το διαχειριστή σας.

    • Στην περιοχή ενέργεια, καθορίστε τι θέλετε να συμβεί όταν λήξει το έγγραφο ή στοιχείο. Για να ενεργοποιήσετε μια συγκεκριμένη ενέργεια που θα εκτελείται στο έγγραφο ή στοιχείο (όπως η διαγραφή), επιλέξτε μια ενέργεια από τη λίστα.

  8. Η επιλογή Έναρξη μιας ροής εργασίας είναι διαθέσιμη μόνο αν ορίζετε μια πολιτική για λίστα, βιβλιοθήκη ή τύπο περιεχομένου που έχει ήδη μια ροή εργασίας που έχει συσχετιστεί με αυτό. Μπορείτε, στη συνέχεια, να δίδεται μια επιλογή των ροών εργασιών για να επιλέξετε.

  9. Στην περιοχή περιοδικότητας, επιλέξτε Επανάληψη ενέργειας σε αυτό το στάδιο... και πληκτρολογήστε πόσο συχνά θέλετε την ενέργεια που θα προκύψει ξανά.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη εάν μπορεί να επαναληφθεί η ενέργεια που έχετε επιλέξει μόνο. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ορίσετε περιοδικότητα για την ενέργεια Οριστική διαγραφή.

  10. Επιλέξτε OK.

Εφαρμογή μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών σε έναν τύπο περιεχομένου

Εάν οι πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών έχουν ήδη δημιουργηθεί για την τοποθεσία σας ως πολιτικές συλλογής τοποθεσιών, μπορείτε να εφαρμόσετε μία από τις πολιτικές σε έναν τύπο περιεχομένου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εφαρμόσετε την ίδια πολιτική σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών που δεν έχουν το ίδιο γονικό τύπο περιεχομένου.

Εάν θέλετε να εφαρμόσετε πολιτικές για πολλούς τύπους περιεχομένου σε μια συλλογή τοποθεσιών, και έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους μιας υπηρεσίας μετα-δεδομένων διαχειριζόμενων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δημοσίευση τύπου περιεχομένου για να δημοσιεύσετε εκτός των πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών για πολλές συλλογές τοποθεσιών. Ανατρέξτε στην ενότητα εφαρμογή πολιτικής στους τύπους περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών για περισσότερες πληροφορίες.

  1. Μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει τον τύπο περιεχομένου στον οποίο θέλετε να εφαρμόσετε μια πολιτική.

  2. Στην κορδέλα, επιλέξτε την καρτέλα λίστα ή βιβλιοθήκη > Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.

    Στο SharePoint Online, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  3. Στην περιοχή δικαιώματα και διαχείριση > ρυθμίσεις πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών.
    Σύνδεση πολιτικών διαχείρισης πληροφοριών στη σελίδα ρυθμίσεων για τη βιβλιοθήκη εγγράφων

  4. Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο προέλευσης πολιτικής έχει οριστεί στους Τύπους περιεχομένου και, στην περιοχή Πολιτικές τύπου περιεχομένου επιλέξτε τον τύπο περιεχομένου που θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική για να.

  5. Στην περιοχή Καθορισμός της πολιτικής > χρήση μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε την πολιτική που θέλετε να εφαρμόσετε από τη λίστα.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν δεν είναι διαθέσιμη η επιλογή χρήση μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών, χωρίς πολιτικές συλλογής τοποθεσιών έχουν οριστεί για τη συλλογή τοποθεσιών.

  6. Επιλέξτε OK.

    Εάν η λίστα ή τη βιβλιοθήκη που εργάζεστε με υποστηρίζει τη διαχείριση των πολλαπλών τύπων περιεχομένου, στην περιοχή Τύποι περιεχομένου μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο περιεχομένου για την οποία θέλετε να καθορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών. Αυτό θα μεταβείτε απευθείας στο βήμα 5 παραπάνω.

Εφαρμογή πολιτικής σε συλλογές τοποθεσιών

Κοινή χρήση τους τύπους περιεχομένου σε συλλογές τοποθεσιών με χρήση μιας εφαρμογής υπηρεσίας διαχειριζόμενων μετα-δεδομένων για να ρυθμίσετε δημοσίευση τύπου περιεχομένου. Δημοσίευση τύπου περιεχομένου σάς βοηθά να Διαχείριση περιεχομένου και μετα-δεδομένων με συνέπεια σε τοποθεσίες σας επειδή τύπους περιεχομένου μπορεί να δημιουργήσει και να ενημερωθεί κεντρικά και ενημερώσεις είναι δυνατό να δημοσιευτεί ανάληψη πολλών εγγραφή συλλογές τοποθεσιών ή σε εφαρμογές Web.

Δημιουργία προτύπου από μια υπάρχουσα πολιτική για χρήση σε συλλογές τοποθεσιών

Μπορείτε να ορίσετε μια πολιτική διαχείρισης πληροφοριών και, στη συνέχεια, να δημιουργήσετε ένα πρότυπο από τη χρήση ανάλογα με τις ανάγκες σε πολλές συλλογές τοποθεσιών. Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί, εάν θέλετε να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της τις πολιτικές πληροφοριών ή μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εναλλακτική μέθοδος στη χρήση δημοσίευση τύπου περιεχομένου για την εφαρμογή της πολιτικής μία σε συλλογές τοποθεσιών. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο ή ένα αντίγραφο ασφαλείας της πολιτικής, εξαγωγή της πολιτικής από μια συλλογή τοποθεσιών και, στη συνέχεια, εισαγάγετε μια αποθηκευμένη θέση ή σε άλλη συλλογή τοποθεσιών.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Εάν χρησιμοποιείτε την εξαγωγή/εισαγωγή δυνατοτήτων για να κάνετε ένα σύνολο προτύπων πολιτικής, έχετε υπόψη ότι υπάρχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό στο αρχείο .xml πολιτικής. Αυτόν το λόγο, δεν μπορείτε να εισαγάγετε συγκεκριμένο πολιτικής σε μια τοποθεσία του περισσότερες από μία φορές χωρίς να αλλάξετε αυτό το μοναδικό αναγνωριστικό.

Εξαγωγή μιας πολιτικής

  1. Στην κεντρική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών, επιλέξτε Ρυθμίσεις Μικρό γρανάζι ρυθμίσεων που αντικατέστησε τις Ρυθμίσεις τοποθεσίας. > Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών > Πρότυπα πολιτικής τύπου περιεχομένου.
    Σύνδεση "Πρότυπο πολιτικής τύπου περιεχομένου" στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας"

  3. Επιλέξτε την πολιτική που θέλετε να εξαγάγετε > κάντε κύλιση προς τα κάτω > Εξαγωγή.

  4. Όταν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε ή να ανοίξετε το αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο. Φροντίστε να επιλέξετε μια θέση που είναι διαθέσιμες σε συλλογές τοποθεσιών που εισάγετε την πολιτική.

  5. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου λήψη ολοκληρώθηκε, επιλέξτε Κλείσιμο.

Εισαγωγή μιας πολιτικής σε διαφορετική συλλογή τοποθεσιών

Εισαγωγή μιας πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών σας δίνει τη δυνατότητα να την εφαρμόσετε σε πολλούς τύπους περιεχομένου σε επίπεδο τοποθεσίας ή λίστας μέσα σε κάθε συλλογή τοποθεσιών που δίνεται. Τα οφέλη από αυτή η ενέργεια δύο είναι: δεν χρειάζεται να ορίσετε εκ νέου και να εφαρμόσετε την πολιτική σε κάθε τύπο περιεχομένου και να διαχειριστείτε τροποποιήσεις πολιτικής πιο εύκολα με τις αλλαγές στην πολιτική σε ένα μόνο σημείο.

  1. Στην κεντρική σελίδα της συλλογής τοποθεσιών στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε την πολιτική, επιλέξτε Ρυθμίσεις Μικρό γρανάζι ρυθμίσεων που αντικατέστησε τις Ρυθμίσεις τοποθεσίας. > Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

    Σε μια τοποθεσία που ομάδας με σύνδεση σε SharePoint, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Περιεχόμενα τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην περιοχή Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών > Πρότυπα πολιτικής τύπου περιεχομένου.

  3. Στη σελίδα "πολιτικές" > Εισαγωγή > Αναζήτηση για να βρείτε το αρχείο XML για την πολιτική.

  4. Επιλέξτε το αρχείο XML στο οποίο έχει αποθηκευτεί η πολιτική > Άνοιγμα.

  5. Για την εισαγωγή μιας πολιτικής συλλογής τοποθεσιών σελίδα > Εισαγωγή για να προσθέσετε την πολιτική στη συλλογή τοποθεσιών.

Πολιτική σας που έχουν εισαχθεί μπορούν τώρα να εφαρμοστούν σε έναν ή πολλούς τύπους περιεχομένου σε επίπεδο τοποθεσίας ή λίστας.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×