Δημιουργία και ενημέρωση στήλης εξωτερικών δεδομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Δημιουργία και ενημέρωση στήλης εξωτερικών δεδομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Σημαντικό: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να προσθέσετε έναν ειδικό τύπο στήλης σε μια τοπική λίστα ή βιβλιοθήκη που ονομάζεται στήλη εξωτερικών δεδομένων. Αυτή η στήλη σάς επιτρέπει να συνδυάζετε μια στήλη δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων με άλλες στήλες σε μια τοπική λίστα ή βιβλιοθήκη. Επειδή η στήλη εξωτερικών δεδομένων προστίθεται στην εγγενή στήλη ή βιβλιοθήκη, όλες οι δυνατότητες που σχετίζονται με στήλες ή βιβλιοθήκες, όπως η διαχείριση εκδόσεων, οι εγκρίσεις, η μεταβίβαση και η ανάληψη ελέγχου και η επισύναψη αρχείων, λειτουργούν κανονικά.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα.

Τι θέλετε να κάνετε;

Πριν ξεκινήσετε

Κατανόηση των παραδειγμάτων χρήσης των στηλών εξωτερικών δεδομένων

Δημιουργία στήλης εξωτερικών δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη

Ενημέρωση στήλης εξωτερικών δεδομένων

Ανανέωση στήλης εξωτερικών δεδομένων

Πριν ξεκινήσετε

Η εργασία με εξωτερικά δεδομένα απαιτεί διάφορες προαπαιτούμενες εργασίες για να ενεργοποιηθεί η ασφαλής πρόσβαση στα δεδομένα. Οι παρακάτω πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τα επόμενα βήματά σας. Επίσης, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα όταν προσπαθείτε να εργαστείτε με εξωτερικά δεδομένα, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε το ζήτημα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στα εξωτερικά δεδομένα, εσείς ή ο διαχειριστής πρέπει να κάνετε τα εξής:

Προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων    Ένας διαχειριστής ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα λογαριασμό και να εκχωρεί δικαιώματα στην προέλευση δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι τα κατάλληλα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και ότι τα δεδομένα δεν καταλήγουν στο λάθος χέρια. Σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να θέλετε να δημιουργήσετε συγκεκριμένα πινάκων, προβολών, ερωτήματα, και ούτω καθεξής, για να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε ακριβώς τι απαιτείται και στη βελτίωση της απόδοσης.

Ρύθμιση παραμέτρων του SharePoint υπηρεσιών και λογαριασμών    Ο διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει τις υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων.

Ρύθμιση παραμέτρων της υπηρεσίας ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων    Ο διαχειριστής πρέπει να κάνει τα εξής: καθορίσει την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για τα εξωτερικά δεδομένα προέλευσης, δημιουργία εφαρμογής-στόχου, και να ορίσει τα διαπιστευτήρια για την εφαρμογή προορισμού.

Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων    Ο διαχειριστής πρέπει να βεβαιωθείτε ότι ο χρήστης που δημιουργεί το εξωτερικού περιεχομένου έχει τύπο δικαιωμάτων στο χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και ότι κατάλληλους χρήστες έχουν πρόσβαση σε τύπο εξωτερικού περιεχομένου που βασίζεται στην εξωτερική λίστα.

Δημιουργία τύπου εξωτερικού περιεχομένου    Ένας χρήστης πρέπει να καθορίσετε έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με συνδέσεις, πρόσβαση, μεθόδους λειτουργίας, στήλες, φίλτρα και άλλα μετα-δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση δεδομένων από εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Κατανόηση των παραδειγμάτων χρήσης των στηλών εξωτερικών δεδομένων

Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν ορισμένες πρακτικές χρήσεις της προσθήκης μιας στήλης εξωτερικών δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.

Συμβόλαια πελατών και στοιχεία επικοινωνίας    Έχετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων που περιέχει συμβόλαια πελατών. Ωστόσο, όλες οι πληροφορίες πελατών σας διατηρούνται σε μια εφαρμογή επιχειρηματικών πληροφοριών (όπως το SAP ή το Microsoft CRM), η οποία διαθέτει προέλευση δεδομένων που είναι εξωτερική σε προϊόντα του SharePoint. Θέλετε να παρακολουθήσετε τις συμβάσεις πελατών στη βιβλιοθήκη εγγράφων, αλλά και να εξασφαλίσετε ότι οι σχετικές πληροφορίες πελατών είναι ενημερωμένες και ότι δεν υπάρχουν περιττές διπλότυπες εγγραφές. Αυτό μπορείτε να το κάνετε προσθέτοντας μία ή περισσότερες στήλες εξωτερικών δεδομένων στη βιβλιοθήκη για να συσχετίσετε το κατάλληλο όνομα πελάτη και αριθμό τηλεφώνου με κάθε σύμβαση που αποθηκεύεται στη βιβλιοθήκη. Η στήλη εξωτερικών δεδομένων διευκολύνει την εισαγωγή ή ενημέρωση των σωστών πληροφοριών και ανακτά αυτομάτως τις πληροφορίες πελατών από την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Σε αυτό το σενάριο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα δομημένο έγγραφο Word το οποίο προωθεί τις τιμές των στηλών εξωτερικών δεδομένων σε ένα έγγραφο Word, προκειμένου να μπορείτε να επεξεργαστείτε τις τιμές στο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου ή χρησιμοποιώντας στοιχεία ελέγχου περιεχομένου του Word.

Βασικά δεδομένα προϊόντος με εικόνες    Έχετε δημιουργήσει μια βιβλιοθήκη εικόνων με φωτογραφίες των προϊόντων που πωλούνται από την εταιρεία σας. Προσθέτετε μια στήλη εξωτερικών δεδομένων στη βιβλιοθήκη που έχει πρόσβαση στο όνομα προϊόντος, στον κωδικό προϊόντος και στην τρέχουσα τιμή από μια εξωτερική βάση δεδομένων. Ωστόσο, διασφαλίζετε ότι όταν δημιουργηθεί ο τύπος εξωτερικού περιεχομένου, τα εξωτερικά δεδομένα θα είναι μόνο για ανάγνωση. Οι κανόνες και διαδικασίες της εταιρείας σας απαιτούν οι αλλαγές στις πληροφορίες προϊόντων να γίνονται μέσω του συστήματος βάσης δεδομένων. Αλλά τώρα, περισσότερα άτομα από την εταιρεία σας μπορούν να δουν εύκολα όλες τις κοινές πληροφορίες προϊόντων σε μία προβολή βιβλιοθήκης.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία στήλης εξωτερικών δεδομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη

Σημείωση:  Η δημιουργία στήλης εξωτερικών δεδομένων απαιτεί το δικαίωμα Συνεργάτης ή ανώτερο για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

    Σημείωση:  Δεν μπορείτε να προσθέσετε στήλη εξωτερικών δεδομένων σε μια εξωτερική λίστα.

  2. Επιλέξτε Λίστα ή Βιβλιοθήκη > Ρυθμίσεις λίστας ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.

  3. Στην ενότητα Στήλες, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.

  4. Καταχωρήστε το όνομα της στήλης, όπως Πελάτης και, στη συνέχεια, στην περιοχή Τύποι στηλών, κάντε κλικ στην επιλογή Εξωτερικά δεδομένα.

  5. Στην περιοχή Τύπος εξωτερικού περιεχομένου, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή τύπου εξωτερικού περιεχομένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο από τη λίστα τύπων εξωτερικού περιεχομένου, για παράδειγμα, το στοιχείο CustomerCRM.

  6. Αποφασίστε πώς θέλετε να χειριστείτε τις ενέργειες που ορίζονται για τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου, κάνοντας ένα ή περισσότερα από τα εξής:

    • Για να εμφανίσετε ένα μενού για μία ή περισσότερες ενέργειες, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση του μενού ενεργειών.

    • Για να εκτελέσει η στήλη εξωτερικών δεδομένων την προεπιλεγμένη ενέργεια όταν επιλεχθεί, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνδεση αυτής της στήλης με την προεπιλεγμένη ενέργεια του τύπου εξωτερικού περιεχομένου.

  7. Στην περιοχή Προσθήκη στήλης για εμφάνιση αυτών των πρόσθετων πεδίων, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογή όλων των πεδίων ή επιλέξτε ένα ή περισσότερα ονόματα συγκεκριμένων πεδίων, όπως "Όνομα πελάτη" και "Αριθμός τηλεφώνου".

Συμβουλή:  Από προεπιλογή, ένα πρόθεμα προστίθεται σε κάθε όνομα στήλης με βάση το όνομα στήλης εξωτερικών δεδομένων. Είναι καλή ιδέα να ορίσετε ένα σύντομο όνομα στήλης, όπως "ΚωδΠελ", ειδικά αν προσθέσετε πολλές ακόμα στήλες. Αν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Γρήγορη επεξεργασία για τη στήλη ή τη βιβλιοθήκη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Γρήγορη επεξεργασία για να αλλάξετε τα ονόματα των στηλών.

Αρχή της σελίδας

Ενημέρωση στήλης εξωτερικών δεδομένων

Σημείωση:  Η ενημέρωση στήλης εξωτερικών δεδομένων απαιτεί το δικαίωμα Συνεργάτης ή ανώτερο για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  2. Προσθέστε ή επεξεργαστείτε ένα στοιχείο της λίστας ή τις ιδιότητες της βιβλιοθήκης εγγράφων.

  3. Στο πλαίσιο κειμένου της στήλης εξωτερικών δεδομένων, για παράδειγμα στο όνομα πελάτη, κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή στοιχείου εξωτερικών δεδομένων.

    Ο συντάκτης του τύπου εξωτερικού περιεχομένου πρέπει να ορίσει τον τρόπο λειτουργίας του εργαλείου Επιλογή στοιχείου εξωτερικών δεδομένων επιλέγοντας ένα κατάλληλο πεδίο ταυτότητας και δημιουργώντας ένα ή περισσότερα φίλτρα προκειμένου να μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τη σωστή τιμή. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, επικοινωνήστε με το συντάκτη του τύπου εξωτερικού περιεχομένου ή με το διαχειριστή για βοήθεια.

  4. Στο παράθυρο, επιλέξτε την κατάλληλη εισαγωγή, για παράδειγμα Στέλλα Κωστίδου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τα δεδομένα ενημερώνονται τόσο στην εξωτερική λίστα όσο και στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Ανανέωση στήλης εξωτερικών δεδομένων

Για λόγους απόδοσης, τα δεδομένα σε μια στήλη εξωτερικών δεδομένων αποθηκεύονται προσωρινά σε ένα διακομιστή ή υπηρεσία και ίσως να μην εμφανίζουν τις πιο πρόσφατες τιμές από το σύστημα εξωτερικών δεδομένων. Για να διασφαλίσετε ότι τα εξωτερικά δεδομένα είναι ενημερωμένα, μπορείτε να ανανεώσετε τη στήλη εξωτερικών δεδομένων. Ωστόσο, πρέπει να είστε προσεκτικοί κατά την εκτέλεση μιας λειτουργίας ανανέωσης διότι μπορεί να διαρκέσει αρκετό χρόνο ανάλογα με τον τρόπο που είναι ρυθμισμένα τα εξωτερικά δεδομένα.

Σημείωση:  Η ανανέωση στήλης εξωτερικών δεδομένων απαιτεί το δικαίωμα "Συνεργάτης" ή ανώτερο για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  1. Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.

  2. Στην κεφαλίδα στήλης της στήλης εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

  3. Στη σελίδα "Ανανέωση", αποφασίστε αν θέλετε να ανανεώσετε μόνο τον τρέχοντα φάκελο ή τον τρέχοντα φάκελο και όλους τους υποφακέλους του.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.

Αρχή της σελίδας

Σημείωση: Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×