Δημιουργία και εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας για μια λίστα διευθύνσεων στο Excel

Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε μαζική αποστολή αλληλογραφίας σε μια λίστα διευθύνσεων που διατηρείτε σε ένα φύλλο εργασίας του Microsoft Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Microsoft Word. Η διεργασία συγχώνευσης αλληλογραφίας δημιουργεί ένα φύλλο ετικετών αλληλογραφίας που μπορείτε να εκτυπώσετε και κάθε ετικέτα του φύλλου περιέχει μια διεύθυνση από τη λίστα.

Για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε τις ετικέτες αλληλογραφίας, πρέπει πρώτα να προετοιμάσετε τα δεδομένα φύλλου εργασίας στο Excel και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε το Word για τη ρύθμιση παραμέτρων, την οργάνωση, την αναθεώρηση και την εκτύπωση των ετικετών αλληλογραφίας. Όταν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες διεύθυνσης για να στείλετε μαζική αλληλογραφία στη λίστα διευθύνσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε ένα φύλλο ετικετών διεύθυνσης. Κάθε ετικέτα περιέχει μια διεύθυνση από τη λίστα σας.

Για τη διεργασία συγχώνευσης αλληλογραφίας πρέπει να πραγματοποιηθούν τα παρακάτω γενικά βήματα:

  1. Προετοιμασία των δεδομένων φύλλου εργασίας στο Excel για τη συγχώνευση αλληλογραφίας    Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, η λίστα διευθύνσεων που διαθέτετε πρέπει να συμφωνεί με τη δομή πίνακα που απαιτεί η συγχώνευση αλληλογραφίας.

  2. Ρύθμιση παραμέτρων ετικετών για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word    Η διάταξη των ετικετών ορίζεται μία φορά, για όλες τις ετικέτες στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, το έγγραφο που χρησιμοποιείτε για να την πραγματοποιήσετε ονομάζεται κύριο έγγραφο. Στο κύριο έγγραφο ετικετών μπορείτε να ορίσετε οποιοδήποτε περιεχόμενο θέλετε να επαναλαμβάνεται σε κάθε ετικέτα, όπως ένα λογότυπο εταιρείας ή τη διεύθυνση αποστολέα.

  3. Σύνδεση των ετικετών στα δεδομένα του φύλλου εργασίας    Η λίστα διευθύνσεων είναι η προέλευση δεδομένων που χρησιμοποιεί το Microsoft Word κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι ένα φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει διευθύνσεις που θα εκτυπωθούν στις ετικέτες.

  4. Ορισμός της λίστας παραληπτών που θέλετε να συμπεριλάβετε στις ετικέτες    Το Word δημιουργεί μια ετικέτα για κάθε διεύθυνση στη λίστα διευθύνσεων. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ετικέτες μόνο για συγκεκριμένες διευθύνσεις από τη λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να επιλέξετε τις διευθύνσεις ή τις εγγραφές που θα συμπεριληφθούν.

  5. Προσθήκη στις ετικέτες συμβόλων κράτησης θέσης, που ονομάζονται πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας    Όταν πραγματοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας συμπληρώνονται με πληροφορίες από τη λίστα διευθύνσεων.

  6. Προεπισκόπηση, ολοκλήρωση της συγχώνευσης και εκτύπωση των ετικετών    Μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση κάθε ετικέτας, πριν εκτυπωθεί όλο το σύνολο.

  7. Αποθήκευση των ετικετών για μελλοντική χρήση   

Σε αυτό το άρθρο

Βήμα 1: Προετοιμασία των δεδομένων φύλλου εργασίας στο Excel για τη συγχώνευση αλληλογραφίας

Βήμα 2: Ρύθμιση ετικετών για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word

Διακοπή και συνέχιση συγχώνευσης αλληλογραφίας

Βήμα 3: Σύνδεση των ετικετών στα δεδομένα του φύλλου εργασίας

Βήμα 4: Ορισμός της λίστας παραληπτών που θέλετε να συμπεριλάβετε στις ετικέτες

Βήμα 5: Προσθήκη συμβόλων κράτησης θέσης (πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας) στις ετικέτες

Τι συμβαίνει κατά τη συγχώνευση;

Αντιστοίχιση των πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας με το αρχείο δεδομένων

Πληκτρολόγηση του περιεχομένου και προσθήκη συμβόλων κράτησης θέσης ή πεδίων

Ορισμός μιας προβολής επαφών που περιλαμβάνει προσαρμοσμένα πεδία

Εκτέλεση της συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Outlook

Μορφοποίηση των συγχωνευμένων δεδομένων

Βήμα 6: Προεπισκόπηση και εκτύπωση των ετικετών

Προεπισκόπηση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Βήμα 7: Αποθήκευση των ετικετών για μελλοντική χρήση

Βήμα 1: Προετοιμασία των δεδομένων φύλλου εργασίας στο Excel για τη συγχώνευση αλληλογραφίας

Στο Excel, η λίστα διευθύνσεων που διαθέτετε πρέπει να συμφωνεί με τη δομή πίνακα που απαιτεί η συγχώνευση αλληλογραφίας.

  1. Σε ένα φύλλο εργασίας, κάντε τα ακόλουθα για να τακτοποιήσετε τη λίστα διευθύνσεων:

    1. Χρησιμοποιήστε κεφαλίδες στήλης για να προσδιορίσετε τον τύπο δεδομένων που περιέχει κάθε στήλη.

      Συμβουλή: Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε κεφαλίδες στήλης όπως οι κεφαλίδες Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση και Πόλη αντί για Στήλη 1, Στήλη 2, Στήλη 3 και Στήλη 4.

    2. Χρησιμοποιήστε μια ξεχωριστή στήλη για κάθε στοιχείο που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας.

      Συμβουλή: Εάν αποθηκεύσετε το όνομα και το επώνυμο σε διαφορετικές στήλες, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε φόρμες επιστολών που απευθύνονται σε κάθε παραλήπτη με το μικρό του όνομα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια ξεχωριστή στήλη για τον τίτλο, όπως για παράδειγμα κος ή κα.

    3. Συμπεριλάβετε μόνο γραμμές και στήλες που περιέχουν δεδομένα. Μην συμπεριλάβετε στη λίστα διευθύνσεων κενές γραμμές ή στήλες, επειδή η λίστα ετικετών που δημιουργείται ενδέχεται να μην είναι πλήρης μετά τις κενές γραμμές και στήλες κατά τη ρύθμιση των ετικετών για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word.

  2. Για να εντοπίσετε και να επιλέξετε ευκολότερα τη λίστα διευθύνσεων κατά τη συγχώνευση αλληλογραφίας, κάντε τα ακόλουθα για να ορίσετε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων:

    1. Στο φύλλο εργασίας, επιλέξτε ολόκληρη τη λίστα διευθύνσεων, συμπεριλαμβανομένων των κελιών που περιέχουν κεφαλίδες στήλης.

    2. Στην καρτέλα Τύποι, στην ομάδα Καθορισμένα ονόματα, επιλέξτε Ορισμός ονόματος.

      Ομάδα "Καθορισμένα ονόματα" στην καρτέλα "Τύποι"

    3. Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων, όπως Ευχετήριες_κάρτες και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

      Συμβουλή: Ο πρώτος χαρακτήρας ενός ονόματος πρέπει να είναι γράμμα και δεν είναι δυνατή η χρήση διαστημάτων ανάμεσα στις λέξεις. Αντί για διαστήματα, χρησιμοποιήστε το χαρακτήρα υπογράμμισης (_).

  3. Αποθηκεύστε και κλείστε το βιβλίο εργασίας.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 2: Ρύθμιση παραμέτρων ετικετών για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word

Ρυθμίζετε τις παραμέτρους των ετικετών μόνο μία φορά, για όλες τις ετικέτες στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, το έγγραφο του οποίου τις παραμέτρους ρυθμίζετε για τη διάταξη αναφέρεται ως το κύριο έγγραφο για τις ετικέτες (ή κύριο έγγραφο ετικετών). Σε αυτό το έγγραφο, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους για οποιοδήποτε περιεχόμενο θέλετε να επαναλάβετε σε κάθε ετικέτα, όπως το λογότυπο της εταιρίας ή τη διεύθυνση αποστολέα σε ετικέτες αποστολής.

Είναι πολύ πιθανό να έχετε ήδη ένα πακέτο φύλλων ετικετών από κάποιον από τους προμηθευτές φύλλων ετικετών όπως οι Avery, AOne ή Formtec. Κάθε φύλλο ετικετών έχει ένα συγκεκριμένο μέγεθος και περιέχει συγκεκριμένο αριθμό ετικετών με συγκεκριμένες διαστάσεις.

Για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του κύριου εγγράφου ετικετών, αντιστοιχίζετε τις διαστάσεις του με τις διαστάσεις των ετικετών στα φύλλα εργασίας που σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε.

  1. Ξεκινήστε το Word και ανοίξτε ένα κενό έγγραφο.
    Χωρίς ένα κενό έγγραφο, δεν θα είναι διαθέσιμες οι εντολές στο επόμενο βήμα.

  2. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" και τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών για τον τύπο της συγχώνευσης που θέλετε να εκτελέσετε.

  3. Επιλέξτε Ετικέτες.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας, έχετε πολλές επιλογές στη διάθεσή σας.

    Παράθυρο διαλόγου "Επιλογές ετικέτας"

    1. Ο τύπος εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε για την εκτύπωση των ετικετών.

    2. Ο προμηθευτής που παράγει τα φύλλα ετικετών που διαθέτετε.

    3. Ο αριθμός που αντιστοιχεί στον αριθμό προϊόντος που παρατίθεται στη συσκευασία φύλλων ετικετών.

  5. Στη περιοχή Πληροφορίες για τον εκτυπωτή, επιλέξτε τον τύπο του εκτυπωτή που θα χρησιμοποιήσετε για την εκτύπωση των ετικετών.

  6. Στη λίστα Προμηθευτές ετικετών, επιλέξτε την επωνυμία της εταιρείας που κατασκεύασε τα φύλλα ετικετών που χρησιμοποιείτε.

  7. Στη λίστα Αριθμός προϊόντος, επιλέξτε τον αριθμό προϊόντος που παρατίθεται στη συσκευασία των φύλλων ετικετών.

    Εάν ο αριθμός προϊόντος για τα φύλλα ετικετών δεν αντιστοιχεί σε καμία από τις επιλογές στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας, μπορείτε και πάλι να εκτυπώσετε τις ετικέτες. Θα πρέπει απλώς να κάνετε κάποιες προσαρμογές:

    1. Μετρήστε τις ετικέτες στο φύλλο που έχετε και σημειώστε τις διαστάσεις και το πλήθος των ετικετών που περιλαμβάνει ένα φύλλο.

      Σημείωση: Μετρήστε τις ετικέτες προσεκτικά. Το πραγματικό μέγεθος της ετικέτας μπορεί να είναι μικρότερο από το μέγεθος που υποδεικνύεται από τον κατασκευαστή της ετικέτας. Για παράδειγμα, μια ετικέτα 1Χ2 ίντσες μπορεί στην πραγματικότητα να έχει ύψος 15/16 της ίντσας και πλάτος 1 15/16 ίντσες.

    2. Στη λίστα Αριθμός προϊόντος, επιλέξτε έναν τύπο ετικέτας που είναι παρόμοιος σε μέγεθος με τις ετικέτες σας.

      Εάν δεν εμφανίζεται ο τύπος ετικέτας που θέλετε στο πλαίσιο Αριθμός προϊόντος ενδέχεται να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη από τις ετικέτες της λίστας ή να δημιουργήσετε ένα νέο μέγεθος ετικέτας.

    3. Επιλέξτε Λεπτομέρειες και, στη συνέχεια, συγκρίνετε τις διαστάσεις της ετικέτας και τον αριθμό ετικετών ανά φύλλο (για ετικέτες που εκτυπώνονται σε εκτυπωτές λέιζερ και ψεκασμού) ή τον αριθμό των στηλών σε μια φόρμα ετικέτας (για ετικέτες που εκτυπώνονται σε εκτυπωτές ακίδων).

    4. Κάντε ένα από τα εξής:

      • Εάν οι διαστάσεις και η διάταξη των ετικετών αντιστοιχούν σε αυτές των ετικετών σας, χρησιμοποιήστε την επιλεγμένη ετικέτα.

      • Εάν οι διαστάσεις και η διάταξη δεν αντιστοιχούν με τις δικές σας, επιλέξτε Άκυρο και συνεχίστε με το βήμα 5.

    5. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας, επιλέξτε τον τύπο εκτυπωτή (είτε Εκτυπωτές συνεχούς τροφοδοσίας είτε Εκτυπωτές σελίδας) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέα ετικέτα.

    6. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο Όνομα ετικέτας, επιλέξτε το ύψος, το πλάτος, τα περιθώρια και άλλες επιλογές για την ετικέτα και επιλέξτε OK.

Η νέα ετικέτα εμφανίζεται στην κατηγορία Άλλο/προσαρμοσμένο. Την επόμενη φορά που θα χρησιμοποιήσετε τις προσαρμοσμένες ετικέτες, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Άλλο/προσαρμοσμένο από τη λίστα Προμηθευτές ετικετών.

  1. Αφότου κάνετε τις επιλογές ετικέτας που θέλετε, επιλέξτε OK.

    Το Word δημιουργεί ένα έγγραφο, το οποίο χρησιμοποιεί έναν πίνακα για τη διάταξη των ετικετών. Εάν δεν εμφανίζονται οι γραμμές που διαχωρίζουν τις ετικέτες στη διάταξη, επιλέξτε την καρτέλα Διάταξη της περιοχής Εργαλεία πίνακα και, στη συνέχεια, στην ομάδα Πίνακας, επιλέξτε Προβολή γραμμών πλέγματος.

Αρχή της σελίδας

Διακοπή και συνέχιση συγχώνευσης αλληλογραφίας

Εάν θέλετε να διακόψετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να αποθηκεύσετε το κύριο έγγραφο ετικέτας στο οποίο εργάζεστε και να συνεχίσετε τη συγχώνευση αργότερα. Το Word διατηρεί την προέλευση δεδομένων και τις πληροφορίες πεδίου στο έγγραφο που αποθηκεύετε. Εάν χρησιμοποιούσατε το παράθυρο εργασιών Συγχώνευση αλληλογραφίας κατά τη διακοπή της συγχώνευσης, όταν συνεχίσετε τη συγχώνευση το Word επιστρέφει στο σημείο του παραθύρου εργασιών που βρισκόσασταν.

  1. Όταν είστε έτοιμοι να συνεχίσετε τη συγχώνευση, ανοίξτε το κύριο έγγραφο ετικετών που έχετε αποθηκεύσει.

    Το Word εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που σας ζητά να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να ανοίξετε το έγγραφο και να εκτελέσετε μια εντολή SQL (η εντολή SQL συνδέει το Word με το αρχείο προέλευσης του Excel).

  2. Επιλέξτε Ναι για να συνδεθείτε με το αρχείο προέλευσης του Excel και να ανακτήσετε τη λίστα διευθύνσεων.

    Εμφανίζεται το κείμενο του κύριου εγγράφου ετικετών μαζί με τα πεδία που έχετε εισαγάγει.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας και συνεχίστε την εργασία σας.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 3: Σύνδεση των ετικετών στα δεδομένα του φύλλου εργασίας

Για να συγχωνεύσετε τις πληροφορίες διεύθυνσης στις ετικέτες σας, πρέπει να συνδέσετε τις ετικέτες με το φύλλο εργασίας που περιέχει τη λίστα διευθύνσεων.

  1. Εάν είναι η πρώτη φορά που πραγματοποιείτε σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας, κάντε τα εξής:

    1. Στο μενού Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές.

    2. Επιλέξτε Για προχωρημένους.

    3. Μετακινηθείτε στην ενότητα Γενικά και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα.

    4. Επιλέξτε OK.

  2. Ενώ είναι ανοικτό το κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας.

    Εντολή "Πληκτρολόγηση νέας λίστας"

  3. Εντοπίστε το φύλλο εργασίας του Excel στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων και κάντε διπλό κλικ σε αυτό.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση αρχείου προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση όλων, κατόπιν επιλέξτε Φύλλα εργασίας MS Excel μέσω DDE (*.xlsx) στο πλαίσιο Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    Σημείωση: Εάν δεν βλέπετε το στοιχείο Φύλλα εργασίας του MS Excel μέσω DDE (*.xls) στη λίστα, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση όλων είναι επιλεγμένο.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Microsoft Office Excel, για το στοιχείο Περιοχή με όνομα ή περιοχή κελιών, επιλέξτε την περιοχή κελιών ή το φύλλο εργασίας που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να συγχωνευτούν και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Οι ετικέτες έχουν πλέον συνδεθεί με τα δεδομένα του φύλλου εργασίας, αλλά το φύλλο ετικετών εξακολουθεί να είναι κενό. Εάν χρειάζεται, μπορείτε να ορίσετε τη λίστα παραληπτών όπως περιγράφεται στο βήμα 4 ή μπορείτε να αρχίσετε να συμπληρώνετε τις ετικέτες με σύμβολα κράτησης θέσης για τις πληροφορίες διεύθυνσης, όπως περιγράφεται στο βήμα 5.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 4: Ορισμός της λίστας παραληπτών που θέλετε να συμπεριλάβετε στις ετικέτες

Το Word δημιουργεί μια ετικέτα για κάθε διεύθυνση στη λίστα διευθύνσεων. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ετικέτες μόνο για συγκεκριμένες διευθύνσεις της λίστας αλληλογραφίας σας, μπορείτε να επιλέξετε τις διευθύνσεις (εγγραφές) που θέλετε να συμπεριληφθούν.

Για να περιορίσετε τη λίστα παραληπτών ή για να χρησιμοποιήσετε ένα υποσύνολο εγγραφών στο αρχείο δεδομένων σας, κάντε τα εξής:

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Επεξεργασία λίστας παραληπτών" με επισήμανση.

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε ένα από τα εξής:

    • Επιλέξτε μεμονωμένες εγγραφές    Αυτή η μέθοδος είναι περισσότερο χρήσιμη, εάν η λίστα είναι σύντομη. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε και καταργήστε την επιλογή των πλαισίων ελέγχου δίπλα στους παραλήπτες που θέλετε να εξαιρέσετε.

      Συμβουλή: Εάν γνωρίζετε ότι θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο λίγες εγγραφές στη συγχώνευση, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή στο πλαίσιο ελέγχου της γραμμής κεφαλίδας και, στη συνέχεια, να επιλέξετε μόνο τις εγγραφές που θέλετε. Παρομοίως, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε το μεγαλύτερο τμήμα της λίστας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου στη γραμμή κεφαλίδας και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου για τις εγγραφές που δεν θέλετε να συμπεριλάβετε.

    • Ταξινομήστε εγγραφές    Επιλέξτε την επικεφαλίδα στήλης κατά την οποία θέλετε να εφαρμόσετε την ταξινόμηση. Το Word ταξινομεί τη λίστα με αύξουσα αλφαβητική σειρά (από το Α προς το Ω). Κάντε ξανά κλικ στην επικεφαλίδα στήλης για να ταξινομήσετε τη λίστα με φθίνουσα αλφαβητική σειρά (από το Ω προς το Α).

      Για να ορίσετε περισσότερες επιλογές ταξινόμησης για προχωρημένους, επιλέξτε Ταξινόμηση στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών και επιλέξτε τις προτιμήσεις ταξινόμησης από την καρτέλα Ταξινόμηση εγγραφών του παραθύρου διαλόγου Φίλτρα και ταξινόμηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ότι οι διευθύνσεις παραληπτών πρέπει να είναι με αλφαβητική σειρά των επωνύμων μέσα σε κάθε ταχυδρομικό κώδικα και οι ταχυδρομικοί κώδικες πρέπει να παρατίθενται με αριθμητική σειρά.

    • Φιλτράρετε εγγραφές    Αυτή η μέθοδος είναι χρήσιμη, εάν η λίστα περιέχει εγγραφές που δεν θέλετε να εμφανιστούν ή να συμπεριληφθούν στη συγχώνευση. Αφού φιλτράρετε τη λίστα, μπορείτε να επιλέξετε ή να καταργήσετε την επιλογή από τα πλαίσια ελέγχου για τη συμπερίληψη ή εξαίρεση συγκεκριμένων εγγραφών.

      Για να φιλτράρετε εγγραφές, κάντε τα εξής:

      1. Στην περιοχή Περιορισμός λίστας παραληπτών, επιλέξτε Φίλτρο.

      2. Στην καρτέλα Φίλτρο εγγραφών του παραθύρου διαλόγου Επιλογές ερωτήματος, επιλέξτε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το φιλτράρισμα των εγγραφών.

        Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε ετικέτες μόνο για τις διευθύνσεις στην Αυστραλία, επιλέξτε Χώρα ή Περιοχή στη λίστα Πεδίο, Ίσο στη λίστα Σύγκριση και Αυστραλία στη λίστα Σύγκριση με.

      3. Για να περιορίσετε ακόμη περισσότερο το φίλτρο, επιλέξτε Και ή Ή και, στη συνέχεια, επιλέξτε περισσότερα κριτήρια.

        Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε ετικέτες μόνο για τις επιχειρήσεις στο Μόναχο, καθορίζετε εγγραφές, των οποίων το πεδίο Πόλη περιέχει τον όρο Μόναχο και των οποίων το πεδίο Επωνυμία εταιρείας δεν είναι κενό. Εάν χρησιμοποιήσετε την επιλογή Ή αντί για την επιλογή Και σε αυτό το φίλτρο, η συγχώνευση αλληλογραφίας περιλαμβάνει όλες τις διευθύνσεις στο Μόναχο και όλες τις διευθύνσεις που περιλαμβάνουν μια επωνυμία εταιρείας, ανεξάρτητα από την πόλη στην οποία βρίσκονται.

Σημείωση: Εάν έχετε εγκαταστήσει λογισμικό επικύρωσης διευθύνσεων στον υπολογιστή σας, μπορείτε να επιλέξετε το στοιχείο Επικύρωση διευθύνσεων στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, ώστε να επικυρώσετε τις διευθύνσεις των παραληπτών.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 5: Προσθήκη συμβόλων κράτησης θέσης (πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας) στις ετικέτες

Αφού συνδέσετε τις ετικέτες με τη λίστα διευθύνσεων, είστε έτοιμοι να προσθέσετε σύμβολα κράτησης θέσης που υποδεικνύουν το σημείο όπου θα εμφανίζονται οι διευθύνσεις σε κάθε ετικέτα. Μπορείτε, επίσης, να προσθέσετε το περιεχόμενο το οποίο θέλετε να επαναλαμβάνεται σε κάθε ετικέτα, όπως ένα εταιρικό λογότυπο ή τη διεύθυνση αποστολέα σε μια ετικέτα αποστολής.

Τα σύμβολα κράτησης θέσης των διευθύνσεων ονομάζονται πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Όταν πραγματοποιείτε συγχώνευση αλληλογραφίας, τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας συμπληρώνονται με πληροφορίες από τη λίστα διευθύνσεων. Τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word αντιστοιχούν στις κεφαλίδες στήλης στο φύλλο εργασίας του Excel.

Αρχείο δεδομένων με στήλες (κατηγορίες) και γραμμές (εγγραφές)

1. Οι στήλες σε ένα αρχείο δεδομένων αποτελούν κατηγορίες πληροφοριών. Τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας που προσθέτετε σε ετικέτες είναι σύμβολα κράτησης θέσης για αυτές τις κατηγορίες.

2. Οι γραμμές σε ένα αρχείο δεδομένων αποτελούν εγγραφές πληροφοριών. Το Word παράγει μια ετικέτα για κάθε εγγραφή κατά την εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Τοποθετώντας ένα πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας στην αρχική ετικέτα, τις παραμέτρους της οποίας ρυθμίσατε στο κύριο έγγραφο ετικετών, υποδεικνύετε ότι θέλετε να εμφανίζεται σε αυτήν τη θέση μια συγκεκριμένη κατηγορία πληροφοριών, όπως το όνομα ή η διεύθυνση.

Πεδία που έχουν εισαχθεί σε έγγραφο του Word

Σημείωση: Όταν εισάγετε ένα πεδίο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο κύριο έγγραφο ετικετών, το όνομα του πεδίου εσωκλείεται πάντα σε εισαγωγικά (« »). Αυτά τα εισαγωγικά δεν εμφανίζονται στις τελικές ετικέτες — απλώς σας βοηθούν να διακρίνετε τα πεδία στο κύριο έγγραφο ετικετών από το κανονικό κείμενο.

Αρχή της σελίδας

Τι συμβαίνει κατά τη συγχώνευση;

Κατά την εκτέλεση της συγχώνευσης αλληλογραφίας, οι πληροφορίες της πρώτης γραμμής του αρχείου δεδομένων αντικαθιστούν τα πεδία στην πρώτη ετικέτα. Στη συνέχεια, οι πληροφορίες της δεύτερης γραμμής του αρχείου δεδομένων αντικαθιστούν τα πεδία στη δεύτερη ετικέτα κ.ο.κ.

Συγχώνευση πληροφοριών από το αρχείο δεδομένων στην ετικέτα

Εργασία με πεδία: Παραδείγματα   

Όταν σχεδιάζετε ετικέτες, μπορείτε να συνδέσετε οποιαδήποτε επικεφαλίδα στήλης του αρχείου δεδομένων σας με ένα πεδίο σε μια ετικέτα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η λίστα στοιχείων αλληλογραφίας είναι για τους συνδρομητές στο δελτίο τύπου και το αρχείο δεδομένων περιλαμβάνει μια στήλη με το όνομα Ημερομηνία_λήξης, που αποθηκεύει την ημερομηνία στην οποία λήγει κάθε συνδρομή. Εάν τοποθετήσετε ένα πεδίο «Ημερομηνία_λήξης» στο κύριο έγγραφο της ετικέτας πριν από την εκτέλεση της συγχώνευσης, οι συνδρομητές θα βλέπουν την ημερομηνία λήξης της προσωπικής τους συνδρομής στην ετικέτα αλληλογραφίας.

Μπορείτε να συνδυάσετε πεδία και να τα διαχωρίσετε με σημεία στίξης. Για παράδειγμα, για να δημιουργήσετε μια διεύθυνση, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους των πεδίων στο κύριο έγγραφο ετικετών ως εξής:

«Όνομα» «Επώνυμο»

«Οδός»

«Πόλη», «Νομός» «Ταχυδρομικός κώδικας»

Για συνδυασμούς που χρησιμοποιείτε συχνά, όπως μπλοκ διευθύνσεων και γραμμές χαιρετισμού, το Word παρέχει σύνθετα πεδία που ομαδοποιούν έναν αριθμό πεδίων. Για παράδειγμα, το πεδίο "Μπλοκ διευθύνσεων" είναι ένας συνδυασμός πολλών πεδίων, συμπεριλαμβανομένων του ονόματος, του επώνυμου, της οδού, της πόλης και του ταχυδρομικού κώδικα.

Στοιχεία σε ένα πεδίο "Μπλοκ διευθύνσεων"

Μπορείτε να προσαρμόσετε το περιεχόμενο σε κάθε ένα από αυτά τα σύνθετα πεδία. Για παράδειγμα, στη διεύθυνση, ίσως θέλετε να επιλέξετε μια επίσημη μορφή ονόματος (κος Αλέξανδρος Κινήνης). Στο χαιρετισμό, ίσως προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε τον όρο "Προς" αντί για "Αγαπητέ".

Αρχή της σελίδας

Αντιστοίχιση των πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας με το αρχείο δεδομένων

Για να βεβαιωθείτε ότι το Word μπορεί να βρει μια στήλη στο αρχείο δεδομένων σας που αντιστοιχεί σε κάθε στοιχείο διεύθυνσης, ίσως χρειαστεί να αντιστοιχίσετε τα πεδία συγχώνευσης του Word με τις στήλες στο υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Για να αντιστοιχίσετε τα πεδία, επιλέξτε Ταίριασμα πεδίων στην ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων της καρτέλας Στοιχεία αλληλογραφίας.

Η ομάδα "Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων"

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων.

Παράθυρο διαλόγου "Ταίριασμα πεδίων"

Τα στοιχεία μιας διεύθυνσης παρατίθενται στα αριστερά. Οι επικεφαλίδες στήλης από το αρχείο δεδομένων παρατίθενται στα δεξιά.

Το Word αναζητά τη στήλη που ταιριάζει καλύτερα με κάθε στοιχείο. Όπως φαίνεται στην εικόνα, το Word αντιστοίχισε αυτόματα τη στήλη Τίτλος του αρχείου δεδομένων με τον Τίτλο ευγενείας, αλλά το Word δεν κατάφερε να αντιστοιχίσει άλλα στοιχεία, όπως το Πατρώνυμο.

Στη δεξιά λίστα μπορείτε να επιλέξετε τη στήλη του αρχείου δεδομένων που αντιστοιχεί στο στοιχείο αριστερά. Δεν υπάρχει πρόβλημα εάν δεν αντιστοιχιστούν τα στοιχεία Μοναδικό αναγνωριστικό και Πατρώνυμο, επειδή η ετικέτα συγχώνευσης αλληλογραφίας δεν χρειάζεται όλα αυτά τα πεδία. Εάν προσθέσετε ένα πεδίο που δεν περιέχει δεδομένα από το αρχείο δεδομένων σας, θα εμφανιστεί στο συγχωνευμένο έγγραφο ως κενό σύμβολο κράτησης θέσης — συνήθως μια κενή γραμμή ή ένα κενό μπλοκ διαστήματος.

Αρχή της σελίδας

Πληκτρολόγηση του περιεχομένου και προσθήκη συμβόλων κράτησης θέσης ή πεδίων

  1. Στην αρχική ετικέτα που ορίζετε (το κύριο έγγραφο της ετικέτας σας), πληκτρολογήστε τυχόν περιεχόμενο που θέλετε να εμφανίζεται σε κάθε ετικέτα.

    Για να προσθέσετε μια εικόνα, όπως ένα λογότυπο, επιλέξτε Εικόνα στην ομάδα Απεικονίσεις της καρτέλας Εισαγωγή.

  2. Κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε το πεδίο.

  3. Χρησιμοποιήστε την ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας.

    Η ομάδα "Εγγραφή και εισαγωγή πεδίων"

  4. Προσθέστε οποιοδήποτε από τα παρακάτω στοιχεία:

    • Μπλοκ διευθύνσεων με όνομα, διεύθυνση και άλλες πληροφορίες

    • Επιλέξτε Βιβλίο διευθύνσεων.

    • Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε τα στοιχεία της διεύθυνσης που θέλετε να συμπεριλάβετε και τις μορφές που θέλετε να εφαρμόσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

    • Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, σημαίνει ότι το Word δεν είναι σε θέση να βρει ορισμένες από τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη συμπλήρωση του μπλοκ διεύθυνσης. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πεδίο (δεν αντιστοιχίστηκε) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο από το αρχείο δεδομένων που αντιστοιχεί στο πεδίο που απαιτείται για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

    • Μεμονωμένα πεδία

      Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες από μεμονωμένα πεδία, όπως το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου ή το ποσό συμβολής από μια λίστα δωρητών. Για να προσθέσετε γρήγορα ένα πεδίο από το αρχείο δεδομένων στο κύριο έγγραφο ετικέτας, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του πεδίου.

      Για να εισαγάγετε άλλα προαιρετικά πεδία στο έγγραφο, κάντε τα εξής:

      • Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.

      • Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης, κάντε ένα από τα εξής:

        • Για να επιλέξετε πεδία διευθύνσεων που θα αντιστοιχιστούν αυτόματα με πεδία στην προέλευση δεδομένων σας, ακόμα και εάν τα ονόματα αυτών των πεδίων δεν είναι ίδια με τα ονόματα των πεδίων στο Word, επιλέξτε Πεδία διευθύνσεων.

        • Για να επιλέξετε τα πεδία που λαμβάνουν πάντα δεδομένα άμεσα από μια στήλη στο αρχείο δεδομένων, επιλέξτε Πεδία βάσης δεδομένων.

      • Στο πλαίσιο Πεδία, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε.

      • Επιλέξτε Εισαγωγή και, στη συνέχεια, Κλείσιμο.

      • Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, το Word δεν είναι σε θέση να βρει ορισμένες από τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την εισαγωγή του πεδίου. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πεδίο (δεν αντιστοιχίστηκε) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο από το αρχείο δεδομένων που αντιστοιχεί στο πεδίο που απαιτείται για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

        Σημείωση: Εάν εισαγάγετε ένα πεδίο από τη λίστα Πεδία βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, μεταβείτε σε μια προέλευση δεδομένων που δεν περιέχει μια στήλη με το ίδιο όνομα, το Word δεν θα είναι σε θέση να εισαγάγει τις πληροφορίες αυτού του πεδίου στο συγχωνευμένο έγγραφο.

    • Προσαρμοσμένα πεδία από τις επαφές του Microsoft Office Outlook

      Ο μόνος τρόπος για τη συμπερίληψη προσαρμοσμένων πεδίων επαφών στο κύριο έγγραφο είναι να ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας από το Outlook. Θα πρέπει πρώτα να ορίσετε μια προβολή των επαφών σας με τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στη συγχώνευση. Στη συνέχεια, ξεκινήστε τη συγχώνευση. Εφόσον επιλέξετε τις ρυθμίσεις που θέλετε, το Word θα ξεκινήσει αυτόματα και μπορείτε να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός μιας προβολής επαφών που περιλαμβάνει προσαρμοσμένα πεδία

  1. Στις "Επαφές του Outlook", στην καρτέλα Προβολή, επιλέξτε Αλλαγή προβολής και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λίστα.

  2. Κάντε δεξί κλικ σε μια επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογή πεδίου από το μενού συντόμευσης.

  3. Στην αναπτυσσόμενη λίστα στην κορυφή του παραθύρου διαλόγου Επιλογή πεδίου, επιλέξτε Πεδία ορισμένα από το χρήστη στο φάκελο.

  4. Μεταφέρετε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε από το παράθυρο διαλόγου στις επικεφαλίδες στήλης. Εμφανίζεται ένα μικρό κόκκινο βέλος που σας βοηθά να τοποθετήσετε το πεδίο στη θέση που θέλετε.
    Μεταφορά προσαρμοσμένου πεδίου από την "Επιλογή πεδίου" στην προβολή του φακέλου "Επαφές"

    Μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο πεδίο στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου, επιλέγοντας Δημιουργία στο κάτω μέρος.

  5. Αφού έχετε προσθέσει όλα τα προσαρμοσμένα πεδία στην προβολή, κλείστε το παράθυρο διαλόγου Επιλογή πεδίου.

  6. Για να καταργήσετε ένα πεδίο που δεν θέλετε να συμπεριλαμβάνεται στη συγχώνευση αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο όνομα του πεδίου στην επικεφαλίδα στήλης στην προβολή "Λίστα" και σύρετέ το έξω από την επικεφαλίδα στήλης.

Αρχή της σελίδας

Εκτέλεση της συγχώνευσης αλληλογραφίας από το Outlook

  1. Στις Επαφές του Outlook, επιλέξτε τις μεμονωμένες επαφές πιέζοντας το πλήκτρο Shift και κάνοντας κλικ για να επιλέξετε μια περιοχή ή πιέζοντας το πλήκτρο Ctrl και κάνοντας κλικ για να επιλέξετε μεμονωμένες επαφές. Εάν θέλετε να συμπεριλαμβάνονται όλες οι επαφές που εμφανίζονται στην προβολή, μην κάνετε κλικ σε καμία επαφή.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Συγχώνευση αλληλογραφίας.

  3. Εάν έχετε επιλέξει μεμονωμένες επαφές για να συμπεριληφθούν στη συγχώνευση, επιλέξτε Μόνο οι επιλεγμένες επαφές. Εάν θέλετε να συμπεριληφθούν όλες οι επαφές που εμφανίζονται στην προβολή, επιλέξτε Όλες οι επαφές της τρέχουσας προβολής.

  4. Εάν έχετε ρυθμίσει τις παραμέτρους της προβολής "Λίστα" έτσι, ώστε να εμφανίζει ακριβώς τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας, επιλέξτε Πεδία επαφών στην τρέχουσα προβολή. Διαφορετικά, επιλέξτε Όλα τα πεδία επαφών για να είναι διαθέσιμα όλα τα πεδία επαφών στη συγχώνευση αλληλογραφίας.

  5. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο κύριο έγγραφο για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, επιλέξτε Δημιουργία εγγράφου. Διαφορετικά, επιλέξτε Υπάρχον έγγραφο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αναζήτηση για να εντοπίσετε το έγγραφο που θα χρησιμοποιηθεί ως κύριο έγγραφο.

  6. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις επαφές και τα πεδία που έχετε επιλέξει, ώστε να τα χρησιμοποιήσετε πάλι, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνιμο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αναζήτηση για να αποθηκεύσετε το αρχείο. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ένα έγγραφο του Word, ως δεδομένα διαχωρισμένα με κόμματα.

  7. Στην περιοχή Τύπος εγγράφου, επιλέξτε Ετικέτες αλληλογραφίας.

  8. Επιλέξτε OK. Όταν το έγγραφο ανοίξει μέσω του Word, στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε να προσθέσετε στο κύριο έγγραφο ετικέτας.

  • Αφού ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της πρώτης ετικέτας όπως θέλετε, στην ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων, επιλέξτε Ενημέρωση ετικετών.

    Το Word αναπαράγει τη διάταξη της πρώτης ετικέτας σε όλες τις άλλες ετικέτες.

  • Δεν είναι δυνατή η πληκτρολόγηση χαρακτήρων συγχώνευσης πεδίων («« »») με μη αυτόματο τρόπο ή η χρήση της εντολής Σύμβολο του μενού Εισαγωγή στο Word. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

  • Εάν τα συγχωνευμένα πεδία εμφανίζονται μέσα σε αγκύλες, όπως {MERGEFIELD Πόλη }, το Word εμφανίζει κωδικούς πεδίων αντί για αποτελέσματα πεδίων. Το γεγονός αυτό δεν επηρεάζει τη συγχώνευση αλληλογραφίας, αλλά εάν προτιμάτε να εμφανίζονται τα αποτελέσματα, κάντε δεξί κλικ στον κωδικό πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εναλλαγή κωδικών πεδίων

Αρχή της σελίδας

Μορφοποίηση των συγχωνευμένων δεδομένων

Τα προγράμματα βάσεων δεδομένων και υπολογιστικών φύλλων, όπως η Access και το Excel, αποθηκεύουν τις πληροφορίες που πληκτρολογείτε στα κελιά ως ανεπεξέργαστα δεδομένα. Η μορφοποίηση, όπως οι γραμματοσειρές και τα χρώματα, που εφαρμόζετε στην Access ή το Excel δεν αποθηκεύονται μαζί με τα ανεπεξέργαστα δεδομένα. Κατά τη συγχώνευση πληροφοριών από ένα αρχείο δεδομένων σε ένα έγγραφο του Word, πραγματοποιείται συγχώνευση των αρχικών δεδομένων χωρίς την εφαρμοσμένη μορφοποίηση.

Για να μορφοποιήσετε τα δεδομένα στο έγγραφο, επιλέξτε το πεδίο συγχώνευσης και μορφοποιήστε το όπως θα μορφοποιούσατε οποιοδήποτε κείμενο. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή περιέχει τους χαρακτήρες εισαγωγικών (« ») που περικλείουν το πεδίο.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 6: Προεπισκόπηση και εκτύπωση των ετικετών

Αφού προσθέσετε τα πεδία στην αρχική ετικέτα, τις παραμέτρους της οποίας ρυθμίσατε στο κύριο έγγραφο ετικετών, είστε έτοιμοι να προβάλετε σε προεπισκόπηση τα αποτελέσματα συγχώνευσης αλληλογραφίας. Εφόσον είστε ικανοποιημένοι με την προεπισκόπηση, ολοκληρώνετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και εκτυπώνετε τις ετικέτες. Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε το κύριο έγγραφο ετικετών για μελλοντική χρήση.

Προεπισκόπηση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Μπορείτε να πραγματοποιήσετε προεπισκόπηση των ετικετών και να κάνετε αλλαγές πριν να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Για να κάνετε προεπισκόπηση, στην ομάδα Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων της καρτέλας Στοιχεία αλληλογραφίας κάντε οποιαδήποτε από τις εξής ενέργειες:

Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την ομάδα "Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων".

  • Επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.

  • Μετακινηθείτε σε κάθε ετικέτα επιλέγοντας Επόμενη εγγραφή και Προηγούμενη εγγραφή στην ομάδα Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας.

  • Προβάλετε σε προεπισκόπηση ένα συγκεκριμένο έγγραφο ετικετών, επιλέγοντας Εύρεση παραλήπτη.

Σημείωση: Επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας της καρτέλας Στοιχεία αλληλογραφίας για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, όπου μπορείτε να φιλτράρετε τη λίστα ή να καταργήσετε παραλήπτες από τη συγχώνευση, σε περίπτωση που διαπιστώσετε ότι υπάρχουν εγγραφές που δεν θέλετε να συμπεριλάβετε.

Σημείωση: Το Word χρησιμοποιεί έναν πίνακα για τη διάταξη ενός φύλλου ετικετών στη σελίδα. Καθώς μετακινείστε από τη μία ετικέτα στην άλλη, εμφανίζεται η ενεργή εγγραφή στο πρώτο κελί του πίνακα, με τις υπόλοιπες εγγραφές στα κελιά που ακολουθούν.

Αρχή της σελίδας

Ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

Για να εκτυπώσετε τις ετικέτες, κάντε τα εξής:

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Τέλος, επιλέξτε Ολοκλήρωση & συγχώνευση και, στη συνέχεια, Εκτύπωση εγγράφων.

Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και τις επιλογές της.

  1. Επιλέξτε εάν θα εκτυπώσετε ολόκληρο το σύνολο των ετικετών, μόνο τις ετικέτες που εμφανίζονται τη συγκεκριμένη στιγμή ή ένα συγκεκριμένο υποσύνολο ετικετών.

Για να αλλάξετε μεμονωμένες ετικέτες, κάντε τα εξής:

  1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Τέλος, επιλέξτε Ολοκλήρωση & συγχώνευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων.

    Στιγμιότυπο οθόνης της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας" στο Word, που εμφανίζει την εντολή "Ολοκλήρωση και συγχώνευση" και τις επιλογές της.

  2. Επιλέξτε εάν θέλετε να επεξεργαστείτε ολόκληρο το σύνολο ετικετών, μόνο την ετικέτα που εμφανίζεται τη συγκεκριμένη στιγμή ή ένα συγκεκριμένο υποσύνολο ετικετών. Το Word αποθηκεύει τις ετικέτες που θέλετε να επεξεργαστείτε σε ένα ξεχωριστό αρχείο.

Αρχή της σελίδας

Βήμα 7: Αποθήκευση των ετικετών για μελλοντική χρήση

Μην ξεχνάτε ότι οι συγχωνευμένες ετικέτες που διαθέτετε είναι ξεχωριστές από την αρχική ετικέτα, τις παραμέτρους της οποίας ρυθμίσατε στο κύριο έγγραφο ετικετών. Είναι καλό να αποθηκεύσετε το ίδιο το κύριο έγγραφο ετικέτας, εάν πρόκειται να το χρησιμοποιήσετε για μια άλλη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Κατά την αποθήκευση του κύριου εγγράφου ετικετών, μπορείτε να αποθηκεύσετε και τη σύνδεσή του με το αρχείο δεδομένων. Την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το κύριο έγγραφο ετικετών, το Word θα σας ζητήσει να επιλέξετε εάν θέλετε να συγχωνευτούν ξανά οι πληροφορίες από το αρχείο δεδομένων στο κύριο έγγραφο ετικετών.

  • Επιλέξτε Ναι για να ανοίξετε το έγγραφο με τις πληροφορίες από την πρώτη εγγραφή που συγχωνεύτηκε.

  • Επιλέξτε Όχι προκειμένου το Word να διακόψει τη σύνδεση μεταξύ του κύριου εγγράφου ετικετών και του αρχείου δεδομένων, να αναδιαμορφώσει το κύριο έγγραφο ετικετών ως τυπικό έγγραφο του Word και να αντικαταστήσει τα πεδία με τις μοναδικές πληροφορίες της πρώτης εγγραφής.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×