Δημιουργία και εκτύπωση επιστολών χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word 2016 για Mac

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Όταν έχετε μαζικής αλληλογραφίας για να στείλετε σε άτομα στη λίστα αλληλογραφίας σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε μια δέσμη προσαρμοσμένες επιστολές. Κάθε γράμμα που παράγεται έχει πανομοιότυπες διάταξη, μορφοποίηση, κείμενο και γραφικά. Μόνο συγκεκριμένα τμήματα της επιστολής ποικίλλουν και είναι προσαρμοσμένη.

Υπάρχουν τρία αρχεία που εμπλέκονται στη δημιουργία και την εκτύπωση επιστολών χρησιμοποιώντας τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας:

  • Κύριο έγγραφο
    αυτό το έγγραφο περιέχει κείμενο και γραφικά (ένα λογότυπο ή εικόνα, για παράδειγμα), οι οποίες είναι ίδιες για κάθε έκδοση του συγχωνευμένου εγγράφου. Στο σώμα της επιστολής είναι ένα παράδειγμα πανομοιότυπα περιεχομένου.

  • Τη λίστα αλληλογραφίας σας
    αυτό το έγγραφο περιέχει τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη συμπλήρωση πληροφορίες στην επιστολή. Τη λίστα αλληλογραφίας σας έχει ονόματα, για παράδειγμα, και το κύριο έγγραφο είναι το γράμμα που θα αποσταλεί με τα ονόματα στη λίστα σας.

  • Το συγχωνευμένο έγγραφο
    αυτό το έγγραφο είναι ένας συνδυασμός από το κύριο έγγραφο και στη λίστα αλληλογραφίας. Συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιεί τα πληροφορίες από τη λίστα αλληλογραφίας και την τοποθετεί στο κύριο έγγραφο, με αποτέλεσμα μια εξατομικευμένη για κάθε άτομο.

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε προσαρμοσμένες επιστολές με χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Πριν ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, προετοιμάστε την επιστολή σας. Εάν επιτρέποντας στα άτομα που γνωρίζετε σχετικά με επικείμενες συμβάντος, για παράδειγμα, συμπεριλάβετε το όνομα, ημερομηνία, ώρα, και τη θέση του συμβάντος. Πρόκειται για αυτές τις λεπτομέρειες που θα είναι σημαντικά για όλους τους παραλήπτες της επιστολής σας.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, στην ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Επιστολές.

    φόρμες επιστολών

  2. Στο Word, πληκτρολογήστε το κυρίως κείμενο της επιστολής που θέλετε να στείλετε σε όλους τους συμμετέχοντες.

Στη λίστα αλληλογραφίας είναι το αρχείο προέλευσης δεδομένων. Μπορεί να είναι ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, έναν κατάλογο επαφών Outlook, μια βάση δεδομένων της Access ή μια λίστα διευθύνσεων Office. Περιέχει τις εγγραφές που Word χρησιμοποιεί για να αποσπάσετε πληροφορίες από για να δημιουργήσετε την επιστολή σας.

Συμβουλές

  • Εάν δεν έχετε λίστα αλληλογραφίας, μπορείτε να δημιουργήσετε μία κατά τη διάρκεια της συγχώνευσης αλληλογραφίας. Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, συλλέξτε όλες τις εγγραφές δεδομένων και προσθέστε τις στην προέλευση δεδομένων.

  • Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, βεβαιωθείτε ότι τη στήλη για ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΟΎΣ κώδικες ταχυδρομικούς κώδικες είναι μορφοποιημένη ως κείμενο, έτσι ώστε να μην χάσετε μηδενικά.

  • Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις επαφές του Outlook, βεβαιωθείτε ότι Outlook είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Apple Mail και στο μενού Mail, επιλέξτε Preferences. Στην καρτέλα Γενικά, δίπλα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα ανάγνωσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Το Microsoft Outlook

  • Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επαφές σας Apple, βεβαιωθείτε ότι το Apple mail είναι το προεπιλεγμένο πρόγραμμα αλληλογραφίας.

  • Χρησιμοποιήστε FileMake pro βάσης δεδομένων ως την προέλευση δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε μια επιλογή.

    Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλογή παραληπτών επισημαίνεται με μια λίστα με επιλογές

    Επιλογή

    Για

    Δημιουργήστε μια νέα λίστα

    Ξεκινήστε μια νέα λίστα διευθύνσεων, ενώ ρυθμίζετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας

    Χρήση υπάρχουσας λίστας

    Χρησιμοποιήστε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ή άλλο τύπο αρχείου δεδομένων, ως λίστα διευθύνσεων

    Επιλογή από επαφές του Outlook

    Επιλέξτε τα ονόματα απευθείας από τις επαφές σας Outlook για τη λίστα διευθύνσεων

    Apple επαφές

    Επιλέξτε τα ονόματα απευθείας από το βιβλίο διευθύνσεων της Apple για τη λίστα διευθύνσεων

    FileMaker Pro

    Εισαγωγή δεδομένων από μια βάση δεδομένων του FileMaker Pro

  2. Εάν επιλέξετε τη Δημιουργία μιας νέας λίστας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

    1. Στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία λίστας πεδίων, Word δημιουργεί αυτόματα πεδία για ορισμένες βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα, επώνυμο και διεύθυνση. Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα νέο πεδίο — για παράδειγμα, ένα πεδίο μήνυμα — προσθέσετε τώρα, ώστε να μπορείτε να τη συμπληρώσετε όταν πληκτρολογείτε τις καταχωρήσεις. Κάτω από το νέο όνομα πεδίου, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου που θέλετε να προσθέσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε το σύμβολο συν (+).

      Συμβουλή: Για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων, επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να μετακινήσετε, και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα επάνω ή κάτω βέλος για να μετακινήσετε το σημείο που θέλετε στη λίστα πεδίο.

    2. Όταν όλα τα πεδία έχουν οριστεί τον τρόπο που θέλετε, επιλέξτε Δημιουργία για να δημιουργήσετε τη λίστα.

  3. Εάν επιλέξατε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

    1. Αναζητήστε το αρχείο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και επιλέξτε Άνοιγμα.

    2. Εάν επιλέξατε να ανοίξετε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα βιβλίου εργασίας, επιλέξτε το φύλλο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και αφήστε κενό για να χρησιμοποιήσετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας ή εισαγάγετε μια περιοχή κελιών για τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OKΠεριοχή κελιών.

  4. Εάν έχετε επιλέξει επιλογή από επαφές του Outlook ή Apple επαφές, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

    1. Επιλέξτε Φιλτράρισμα παραληπτών για να επιλέξετε τους παραλήπτες που θέλετε να συμπεριλάβετε.

    2. Για Outlook επαφές, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ερωτήματος, δίπλα στο στοιχείο λίστας παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας από, επιλέξτε εγγραφή ολοκλήρωσης. Στη λίστα επαφών, επιλέξτε τις επαφές που θέλετε να στείλετε μαζική αλληλογραφία και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί OK.

    3. Για το Apple επαφές, στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ερωτήματος, στην περιοχή Επαφές ομάδας Apple, επιλέξτε την ομάδα που θέλετε να στείλετε μαζική αλληλογραφία και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί OK.

    4. Για FileMaker Pro βάσης δεδομένων, επιλέξτε το αρχείο βάσης δεδομένων στο παράθυρο διαλόγουΕπιλογή μιας βάσης δεδομένων FileMaker Pro για να χρησιμοποιήσετε ως προέλευση δεδομένων και επιλέξτε Άνοιγμα

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης και επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε.

    Στην καρτέλα "στοιχεία αλληλογραφίας", επισημαίνεται η εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης

    Συνεχίστε να προσθέτετε πεδία μέχρι να προσθέσετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε στην επιστολή σας.

  2. Μορφοποίηση των πεδίων στην επιστολή, ώστε να φαίνονται τον τρόπο που θέλετε το υπόλοιπο των φακέλων σας για να κάνετε αναζήτηση. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε ένα κενό διάστημα μεταξύ της πρώτης και τελευταίας πεδία ονομάτων και πατήστε το πλήκτρο Return για να ξεκινήσετε μια νέα γραμμή για το πεδίο διεύθυνση.

    Συμβουλή: Για να ταξινομήσετε τη λίστα παραληπτών ή να καταργήσετε παραλήπτες, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Φιλτράρισμα παραληπτών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ταξινόμηση εγγραφών ή Φιλτράρισμα εγγραφών. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, επιλέξτε OK.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για να δείτε πώς φαίνονται την επιστολή σας. Χρησιμοποιήστε τα βέλη αριστερά και δεξιά στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, για να μετακινηθείτε σε κάθε γράμμα.

    Στην καρτέλα "στοιχεία αλληλογραφίας", επισημαίνεται η προεπισκόπηση αποτελεσμάτων

  2. Για να κάνετε πρόσθετες αλλαγές μορφοποίησης, επιλέξτε Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων ξανά, που σας επιτρέπει να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία συγχώνευσης.

  3. Όταν τα γράμματα, δείτε τον τρόπο που θέλετε, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Ολοκλήρωση & Συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

    Στην καρτέλα "στοιχεία αλληλογραφίας", επισημαίνονται ολοκλήρωση & Συγχώνευση και στην επιλογή εκτύπωση εγγράφων

    Συμβουλή: Εάν θέλετε να ελέγξετε και να ενημερώσετε κάθε γράμμα μεμονωμένα πριν από την εκτύπωση, στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, επιλέξτε Ολοκλήρωση & Συγχώνευση > Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων. Όταν είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στην επιλογή αρχείο > Εκτύπωση για να εκτυπώσετε τους φακέλους.

Όταν αποθηκεύετε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας, παραμένει συνδεδεμένη με τη λίστα αλληλογραφίας σας ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για την επόμενη μαζικής αλληλογραφίας.

Για να χρησιμοποιήσετε ξανά το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Ναι όταν Word σάς ζητά να διατηρήσετε τη σύνδεση.

Για να αλλάξετε τις διευθύνσεις στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

  • Ανοίξτε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και επιλέξτε Επεξεργασία λίστας παραληπτών για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να επιλέξετε συγκεκριμένες διευθύνσεις.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×