Δημιουργία και διαχείριση συνόλων εγγράφων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Αφού προστεθεί ένας τύπος περιεχομένου συνόλου εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε νέα προϊόντα εργασίας πολλών εγγράφων. Επίσης, όταν επιλέγετε το φάκελο για να τον ανοίξει ένα σύνολο εγγράφων, μεταβαίνετε στη Σελίδα υποδοχής, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε το περιεχόμενο στο σύνολο εγγράφων.

Σε αυτό το άρθρο

Σχετικά με την εργασία με τα σύνολα εγγράφων

Δημιουργήστε μια νέα παρουσία ενός συνόλου εγγράφων

Προσθήκη ή την αποστολή εγγράφων σε ένα υπάρχον σύνολο εγγράφων

Διαχείριση δικαιωμάτων για ένα σύνολο εγγράφων

Διαχείριση εκδόσεων

Κοινή χρήση μιας σύνδεσης προς το σύνολο εγγράφων

Σχετικές εργασίες

Πληροφορίες για την εργασία με σύνολα εγγράφων

Εάν η βιβλιοθήκη στην οποία εργάζεστε περιέχει τόσο έγγραφα όσο και σύνολα εγγράφων, μπορείτε να αναγνωρίσετε τα σύνολα εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη εάν αναζητήσετε το μοναδικό εικονίδιο φακέλου που διαθέτουν.

Φάκελοι συνόλου εγγράφων μέσα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων

Όταν εργάζεστε σε ένα σύνολο εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Διαχείριση" της Κορδέλας "Σύνολα εγγράφων", η οποία εμφανίζεται στη Σελίδα υποδοχής του συνόλου εγγράφων, για την εκτέλεση κοινών εργασιών.

Κορδέλα Διαχείριση συνόλου εγγράφων

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία νέας παρουσίας ενός συνόλου εγγράφων

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων της οποίας οι παράμετροι έχουν ρυθμιστεί έτσι, ώστε να υποστηρίζει το σύνολο εγγράφων.

  2. Επιλέξτε την καρτέλα Έγγραφα της Κορδέλας Εργαλεία βιβλιοθήκης.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο έγγραφο, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολο εγγράφων ή το όνομα του συνόλου εγγράφων που θέλετε να δημιουργήσετε (Εάν η εταιρεία σας έχει δημιουργήσει προσαρμοσμένα τύπων περιεχομένου συνόλου εγγράφων που ενδέχεται να έχουν μοναδικά ονόματα). Εάν η βιβλιοθήκη υποστηρίζει τη δημιουργία των μεμονωμένων εγγράφων και των συνόλων εγγράφων, μπορείτε να προσδιορίσετε το σύνολο εγγράφων, αναζητώντας το εικονίδιο του φακέλου.
    Νέο μενού εγγράφων με επισήμανση στο εικονίδιο συνόλου εγγράφων

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Νέο σύνολο εγγράφων, πληκτρολογήστε όνομα και περιγραφή για το σύνολο εγγράφων που δημιουργείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Όταν δημιουργηθεί το σύνολο εγγράφων, το πρόγραμμα περιήγησης εμφανίζει τη Σελίδα υποδοχής για το σύνολο εγγράφων

    Εάν οι παράμετροι του συγκεκριμένου συνόλου εγγράφων έχουν ρυθμιστεί ώστε να δημιουργούνται αυτόματα έγγραφα κατά τη δημιουργία μιας νέας παρουσίας του, αυτά τα έγγραφα εμφανίζονται σε ένα Τμήμα Web στη Σελίδα υποδοχής. Εάν δεν έχει καθοριστεί προεπιλεγμένο περιεχόμενο για το συγκεκριμένο σύνολο εγγράφων, δημιουργείται ένα ένα κενό σύνολο εγγράφων και μπορείτε να προσθέσετε ή να αποστείλετε αρχεία στο φάκελο για να τα κάνετε μέρος του συνόλου εγγράφων. Μπορείτε να προσθέσετε μόνο αρχεία των ίδιων τύπων περιεχομένου με αυτούς που επιτρέπονται μέσα στο σύνολο εγγράφων.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη ή αποστολή εγγράφων σε ένα σύνολο εγγράφων που υπάρχει ήδη

Εάν δεν έχουν ρυθμιστεί οι παράμετροι του συνόλου εγγράφων με το οποίο εργάζεστε, ώστε να δημιουργεί αυτόματα προεπιλεγμένο περιεχόμενο κατά τη δημιουργία μιας νέας παρουσίας ενός συνόλου εγγράφων, μπορείτε να προσθέσετε αρχεία στο σύνολο εγγράφων με μη αυτόματο τρόπο. Είναι δυνατή η προσθήκη μόνο των αρχείων των επιτρεπόμενων τύπων περιεχομένων για το σύνολο εγγράφων.

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων που περιέχει το σύνολο εγγράφων που θέλετε να ενημερώσετε και επιλέξτε το όνομα του συνόλου εγγράφων για να μεταβείτε στη Σελίδα υποδοχής του.

  2. Στη Σελίδα υποδοχής του συνόλου εγγράφων, επιλέξτε την καρτέλα Έγγραφα της Κορδέλας και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να προσθέσετε ένα νέο αρχείο στο σύνολο εγγράφων, επιλέξτε Δημιουργία εγγράφου και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε.

    • Για να αποστείλετε ένα έγγραφο στο σύνολο εγγράφων, επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή Αποστολή εγγράφου και, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την επιλογή αποστολής ενός μεμονωμένου εγγράφου. Περιηγηθείτε στη θέση του αρχείου που θέλετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK. Καθορίστε τυχόν απαραίτητες πληροφορίες ιδιοτήτων όταν σας ζητηθεί και επιλέξτε Αποθήκευση.

    • Για να αποστείλετε πολλαπλά έγγραφα στο σύνολο εγγράφων, επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή Αποστολή εγγράφου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή πολλαπλών εγγράφων. Μεταφέρετε και αποθέστε ή περιηγηθείτε για να βρείτε τα αρχεία που θέλετε, επιλέξτε OK και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ολοκληρώθηκε όταν σας ζητηθεί.

Αρχή της σελίδας

Διαχείριση δικαιωμάτων για ένα σύνολο εγγράφων

Από προεπιλογή, τα σύνολα εγγράφων μεταβιβάζουν τα δικαιώματα από τη βιβλιοθήκη στην οποία είναι τοποθετημένα. Μπορείτε να συναινέσετε στον ορισμό μοναδικών δικαιωμάτων για ένα σύνολο εγγράφων εάν χρειαστεί να περιορίσετε ή να αλλάξετε τα άτομα που έχουν πρόσβαση στα έγγραφα ενός μεμονωμένου συνόλου εγγράφων.

Η διαχείριση μοναδικών δικαιωμάτων σε επίπεδο στοιχείου ή φακέλου μπορεί να είναι περίπλοκή και απαιτητική σε χρόνο. Εάν τα περισσότερα σύνολα εγγράφων πρέπει να είναι προσπελάσιμα από παρόμοιες ομάδες, ίσως είναι ευκολότερη η διαχείριση των δικαιωμάτων σε επίπεδο βιβλιοθήκης.

Για να διαχειριστείτε τα δικαιώματα ενός συνόλου εγγράφων, πρέπει να διαθέτετε τουλάχιστον δικαιώματα επιπέδου "Σχεδίαση" ή "Πλήρης έλεγχος".

  1. Στη Σελίδα υποδοχής του συνόλου εγγράφων, επιλέξτε την καρτέλα Διαχείριση της Κορδέλας Σύνολο εγγράφων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δικαιώματα.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων για την ίδια τη βιβλιοθήκη, επιλέξτε Διαχείριση γονικού.

    • Για να διακόψετε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων από τη βιβλιοθήκη εγγράφων και να δημιουργήσετε μοναδικά δικαιώματα ξεχωριστά για το συγκεκριμένο σύνολο εγγράφων, επιλέξτε Διακοπή μεταβίβασης δικαιωμάτων.

    • Για να προβάλετε τα συγκεκριμένα δικαιώματα που έχει ένα μεμονωμένο στοιχείο, επιλέξτε Έλεγχος δικαιωμάτων και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του χρήστη ή της ομάδας που θέλετε να ελέγξετε.

    • Για να μεταβιβάσετε δικαιώματα από τη γονική βιβλιοθήκη εγγράφων (σε περίπτωση που οι παράμετροι του συνόλου εγγράφων είχαν ρυθμιστεί προηγουμένως για τη διακοπή μεταβίβασης) επιλέξτε Μεταβίβαση δικαιωμάτων.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εργασία με δικαιώματα, ανατρέξτε στις συνδέσεις που βρίσκονται στην περιοχή Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

Διαχείριση εκδόσεων

Εάν έχει ενεργοποιηθεί η διαχείριση εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία έχει αποθηκευτεί το σύνολο εγγράφων σας, έχετε ορισμένες διαφορετικές επιλογές για την εργασία με τη διαχείριση εκδόσεων του συνόλου εγγράφων σας ή των μεμονωμένων εγγράφων μέσα στο σύνολο εγγράφων σας.

Στη Σελίδα υποδοχής του συνόλου εγγράφων, επιλέξτε την καρτέλα Διαχείριση της Κορδέλας Σύνολο εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

Για να κάνετε αυτό:

Κάντε αυτό:

Καταγραφή στιγμιότυπου των τρεχουσών ιδιοτήτων και των τρεχόντων εγγράφων σε αυτό το σύνολο εγγράφων

Επιλέξτε Καταγραφή έκδοσης, πληκτρολογήστε την περιγραφή των αλλαγών που έχουν πραγματοποιηθεί στην έκδοση που καταγράφετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

Προβολή του ιστορικού εκδόσεων για ένα σύνολο εγγράφων

Επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων στην καρτέλα Διαχείριση της Κορδέλας Σύνολο εγγράφων.

Επαναφορά του συνόλου εγγράφων σε προηγούμενη έκδοση

  • Επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων στην καρτέλα Διαχείριση της Κορδέλας Σύνολο εγγράφων.

  • Καταδείξτε με το δείκτη του ποντικιού τις πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας της έκδοσης που θέλετε να επαναφέρετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επαναφορά έκδοσης.

Με αυτόν τον τρόπο επαναφέρεται ολόκληρο το σύνολο εγγράφων στην επιλεγμένη αποθηκευμένη έκδοση. Τυχόν αλλαγές που έχουν πραγματοποιηθεί στο σύνολο εγγράφων μετά τη συγκεκριμένη έκδοση θα επαναφερθούν.

Διαγραφή στιγμιότυπων προηγούμενης έκδοσης από ένα σύνολο εγγράφων

Επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή όλων των εκδόσεων. Αυτή η ενέργεια διαγράφει το ιστορικό εκδόσεων του συνόλου εγγράφων. Δεν διαγράφει το ίδιο το σύνολο εγγράφων.

Προβολή του ιστορικού εκδόσεων για μεμονωμένα αρχεία μέσα σε ένα σύνολο εγγράφων

Καταδείξτε με το δείκτη του ποντικιού το έγγραφο για το οποίο θέλετε να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων.

Επαναφορά μεμονωμένου εγγράφου σε προηγούμενη έκδοση.

  • Καταδείξτε με το δείκτη του ποντικιού το έγγραφο για το οποίο θέλετε να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιστορικό εκδόσεων.

  • Καταδείξτε με το δείκτη του ποντικιού τις πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας της έκδοσης που θέλετε να επαναφέρετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επαναφορά.

Αρχή της σελίδας

Κοινή χρήσης σύνδεσης στο σύνολο εγγράφων

Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατό με Microsoft SharePoint Server 2010, όπως Microsoft Outlook 2010, μπορείτε να γρήγορα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια σύνδεση στη σελίδα υποδοχής για ένα σύνολο εγγράφων.

  1. Στη Σελίδα υποδοχής ενός συνόλου εγγράφων, επιλέξτε την καρτέλα Διαχείριση της Κορδέλας Σύνολο εγγράφων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή σύνδεσης με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

  2. Όταν σας ζητηθεί να επιτρέψετε στο Outlook το άνοιγμα περιεχομένου Web, επιλέξτε Αποδοχή.

  3. Στη γραμμή Προς του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Outlook, πληκτρολογήστε τα ονόματα των παραληπτών που θέλετε, καθορίστε θέμα στη γραμμή Θέμα και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

  4. Εάν θέλετε, μπορείτε να καθορίσετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γραμμή Από, ώστε να μην φαίνεται ότι το μήνυμα έχει αποσταλεί από το διακομιστή και να μην το αγνοήσουν οι παραλήπτες. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο στοιχείο Από και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

  5. Όταν έχετε ολοκληρώσει το προσχέδιο του μηνύματός σας, επιλέξτε Αποστολή στο Outlook.

Αρχή της σελίδας

Σχετικές εργασίες

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×