Δημιουργία και διαχείριση συνόλων εγγράφων

Σημείωση:  Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά , για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Μετά από έναν τύπο περιεχομένου συνόλου εγγράφων έχει προστεθεί σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε νέα προϊόντα εργασίας με πολλά έγγραφα. Επιπλέον, όταν κάνετε κλικ στο φάκελο για ένα σύνολο εγγράφων για να το ανοίξετε, μεταφέρεστε σε μια σελίδα υποδοχής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε το περιεχόμενο στο σύνολο εγγράφων.

Εάν εργάζεστε σε βιβλιοθήκη περιέχει έγγραφα και σύνολα εγγράφων, μπορείτε να προσδιορίσετε τα σύνολα εγγράφων στη βιβλιοθήκη εγγράφων, αναζητώντας το εικονίδιο φακέλου μοναδικών τιμών. Εικονίδιο συνόλου εγγράφων

Όταν εργάζεστε με ένα σύνολο εγγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Διαχείριση στην κορδέλα σύνολα εγγράφων (το οποίο εμφανίζεται στη σελίδα υποδοχής για το σύνολο εγγράφων) για να εκτελείτε συνήθεις εργασίες.

Διαχείριση καρτέλας

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων που έχει ρυθμιστεί για την υποστήριξη σύνολα εγγράφων.

  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

    Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint 2010, κάντε κλικ στην καρτέλα έγγραφα.

  3. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Νέο έγγραφο, και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνολο εγγράφων ή το όνομα του συνόλου εγγράφων που θέλετε να δημιουργήσετε (Εάν η εταιρεία σας έχει δημιουργήσει προσαρμοσμένα τύπων περιεχομένου συνόλου εγγράφων, ενδέχεται να έχουν μοναδικά ονόματα). Εάν η βιβλιοθήκη υποστηρίζει τη δημιουργία των μεμονωμένων εγγράφων και των συνόλων εγγράφων, μπορείτε να προσδιορίσετε το σύνολο εγγράφων, αναζητώντας το εικονίδιο του φακέλου. Εικονίδιο συνόλου εγγράφων

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Νέου συνόλου εγγράφων, πληκτρολογήστε ένα όνομα και μια περιγραφή για το σύνολο εγγράφων που δημιουργείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK ή να αποθηκεύσετε. Όταν δημιουργείται το σύνολο εγγράφων, το πρόγραμμα περιήγησης εμφανίζει στη σελίδα υποδοχής για το σύνολο εγγράφων.

    Εάν αυτό το σύνολο εγγράφων έχει ρυθμιστεί για να δημιουργήσετε έγγραφα αυτόματα όταν δημιουργείτε μια νέα παρουσία της, αυτά τα έγγραφα που εμφανίζονται σε ένα τμήμα Web στη σελίδα υποδοχής. Εάν δεν υπάρχει προεπιλεγμένο περιεχόμενο έχει οριστεί για αυτό το σύνολο εγγράφων, δημιουργείται ένα Άδειασμα του φακέλου του συνόλου εγγράφων και μπορείτε να προσθέσετε ή να αποστείλετε αρχεία στο φάκελο ώστε να είναι μέρος του συνόλου εγγράφων. Μπορείτε να προσθέσετε μόνο τα αρχεία που έχουν το ίδιο τύπων περιεχομένου με αυτά που επιτρέπονται εντός του συνόλου εγγράφων.

Εάν το σύνολο εγγράφων που εργάζεστε με δεν έχει ρυθμιστεί για να δημιουργήσετε αυτόματα προεπιλεγμένο περιεχόμενο, όταν δημιουργείτε μια νέα παρουσία ενός συνόλου εγγράφων, μπορείτε να προσθέσετε αρχεία στο σύνολο εγγράφων με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε να προσθέσετε μόνο τα αρχεία των επιτρεπόμενων τύπων περιεχομένου για το σύνολο εγγράφων.

  1. Μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων που περιέχει το σύνολο εγγράφων που θέλετε να ενημερώσετε και κάντε κλικ στο όνομα του συνόλου εγγράφων για να μεταβείτε στη σελίδα υποδοχής.

  2. Στη σελίδα υποδοχής για το σύνολο εγγράφων, κάντε κλικ στην καρτέλα αρχεία.

    Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint 2010, κάντε κλικ στην καρτέλα έγγραφα.

  3. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να προσθέσετε ένα νέο αρχείο συνόλου εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία εγγράφου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον τύπο του εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε.

    • Για να αποστείλετε ένα έγγραφο στο σύνολο εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή εγγράφου και, στη συνέχεια, μεταβείτε στη θέση του αρχείου που θέλετε. Επιλέξτε το αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Καθορίστε οποιεσδήποτε πληροφορίες ιδιότητα απαιτείται του πεδίου, όταν σας ζητηθεί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

    • Για να αποστείλετε πολλαπλά έγγραφα στο σύνολο εγγράφων, στην Εξερεύνηση αρχείων, βρείτε τα αρχεία που θέλετε να αποστείλετε, και, στη συνέχεια, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + κάντε κλικ σε κάθε αρχείο. Σύρετε και αποθέστε τα αρχεία που έχετε επιλέξει στη σελίδα υποδοχής. (Καθώς σύρετε τα αρχεία επάνω στη σελίδα, θα δείτε ένα πλαίσιο με το μήνυμα απόθεση εδώ.)

Από προεπιλογή, τα σύνολα εγγράφων μεταβιβάζονται δικαιώματα από τη βιβλιοθήκη στην οποία βρίσκονται. Μπορείτε να επιλέξετε για να καθορίσετε μοναδικά δικαιώματα για ένα σύνολο εγγράφων, εάν θέλετε να περιορίσετε ή να αλλάξετε ποιος έχει πρόσβαση στα έγγραφα σε ένα μεμονωμένο σύνολο εγγράφων.

Διαχείριση μοναδικά δικαιώματα σε επίπεδο στοιχείου ή σε επίπεδο φακέλου μπορεί να είναι περίπλοκη και χρονοβόρα. Εάν τα περισσότερα σύνολα εγγράφων θα πρέπει να είναι δυνατή η πρόσβαση σε ομάδες παρόμοια, ίσως είναι ευκολότερο για τη Διαχείριση δικαιωμάτων στο επίπεδο της βιβλιοθήκης.

Για να διαχειριστείτε τα δικαιώματα για ένα σύνολο εγγράφων, πρέπει να έχετε τουλάχιστον το επίπεδο δικαιωμάτων "Σχεδίαση" ή "Πλήρης έλεγχος".

  1. Στη σελίδα υποδοχής για το σύνολο εγγράφων, κάντε κλικ στην καρτέλα Διαχείριση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή δικαιώματα.

  2. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων για την ίδια τη βιβλιοθήκη εγγράφων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση γονικής τοποθεσίας.

    • Για να διακόψετε τη μεταβίβαση δικαιωμάτων από τη βιβλιοθήκη εγγράφων και να δημιουργήσετε μοναδικά δικαιώματα για αυτό το σύνολο εγγράφων μεμονωμένα, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή μεταβίβασης δικαιωμάτων.

    • Για να προβάλετε τα συγκεκριμένα δικαιώματα που διαθέτει ένα άτομο, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος δικαιωμάτων και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του χρήστη ή της ομάδας που θέλετε να ελέγξετε.

    • Για να μεταβιβάζονται δικαιώματα από τη γονική βιβλιοθήκη εγγράφων (Εάν το σύνολο εγγράφων προηγουμένως έχει ρυθμιστεί για να διακόψετε τη μεταβίβαση τους), κάντε κλικ στην επιλογή Μεταβίβαση δικαιωμάτων.

Εάν έχει ενεργοποιηθεί η διαχείριση εκδόσεων για τη βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία το σύνολο εγγράφων έχει αποθηκευτεί, έχετε ορισμένες διαφορετικές επιλογές για την εργασία με το σύνολο εγγράφων ή τα μεμονωμένα έγγραφα στο σύνολο του ιστορικού εκδόσεων.

Στη σελίδα υποδοχής για το σύνολο εγγράφων, κάντε κλικ στην καρτέλα Διαχείριση και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής.

Για να κάνετε αυτό:

Κάντε το εξής:

Να καταγράφουν ένα στιγμιότυπο της τις τρέχουσες ιδιότητες και τα έγγραφα σε ένα σύνολο εγγράφων

Κάντε κλικ στην επιλογή Καταγραφή έκδοση, πληκτρολογήστε μια περιγραφή των αλλαγών που έχουν γίνει στην έκδοση που καταγράφετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Προβολή του ιστορικού εκδόσεων για ένα σύνολο εγγράφων

Κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό εκδόσεων.

Επαναφορά του συνόλου εγγράφων σε προηγούμενη έκδοση

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό εκδόσεων.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη στην πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας για την έκδοση που θέλετε να επαναφέρετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά έκδοση.

Έτσι θα γίνει επαναφορά ολόκληρο σύνολο εγγράφων στην επιλεγμένη αποθηκευμένη έκδοση. Όλες οι αλλαγές που έγιναν στο σύνολο εγγράφων μετά από αυτή την έκδοση θα γίνει επαναφορά.

Διαγραφή προηγούμενης έκδοσης στιγμιότυπα από ένα σύνολο εγγράφων

Κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό εκδόσεων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή όλων των εκδόσεων. Αυτή η ενέργεια διαγράφει στιγμιότυπα ιστορικού εκδόσεων του συνόλου εγγράφων. Δεν διαγράφει το σύνολο εγγράφων ίδια.

Προβολή του ιστορικού εκδόσεων για μεμονωμένα αρχεία μέσα σε ένα σύνολο εγγράφων

Τοποθετήστε το δείκτη στο έγγραφο για το οποίο θέλετε να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό εκδόσεων.

Για να επαναφέρετε ένα μεμονωμένο έγγραφο σε μια προηγούμενη έκδοση.

  1. Τοποθετήστε το δείκτη στο έγγραφο για το οποίο θέλετε να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιστορικό εκδόσεων.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη στην πληροφορίες ημερομηνίας και ώρας για την έκδοση που θέλετε να επαναφέρετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατό με Microsoft SharePoint Server 2010, όπως Microsoft Outlook 2010, μπορείτε να γρήγορα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια σύνδεση στη σελίδα υποδοχής για ένα σύνολο εγγράφων.

  1. Στη σελίδα υποδοχής για το σύνολο εγγράφων, κάντε κλικ στην καρτέλα Διαχείριση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μια σύνδεση.

  2. Όταν σας ζητηθεί να επιτρέψετε Outlook για να ανοίξετε το περιεχόμενο Web, κάντε κλικ στην επιλογή να επιτρέπεται.

  3. Στη γραμμή για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Outlook, πληκτρολογήστε τα ονόματα των παραληπτών επιθυμητή, καθορίστε ένα θέμα στη γραμμή θέματος και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τυχόν πρόσθετες πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  4. Εάν θέλετε, μπορείτε να καθορίσετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γραμμή από, έτσι ώστε το μήνυμα δεν εμφανίζεται να αποστέλλονται από το διακομιστή και οι παραλήπτες δεν παραβλέψτε το. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα από το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Other διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  5. Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του μηνύματος, κάντε κλικ στην επιλογή " Αποστολή " στο Outlook.

Δείτε επίσης

Εισαγωγή στα σύνολα εγγράφων

Δημιουργία και ρύθμιση παραμέτρων ενός νέου τύπου περιεχομένου συνόλου εγγράφων

Προσαρμογή της σελίδας υποδοχής για ένα σύνολο εγγράφων

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×