Δημιουργία κέντρου εγγραφών

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Το Κέντρο εγγραφών προορίζεται για να λειτουργήσει ως ένα κεντρικό αποθετήριο στις οποίες μια εταιρεία να αποθηκεύσετε και να διαχειριστείτε όλες τις εγγραφές όπως νομικές ή οικονομικά έγγραφα. Το Κέντρο εγγραφών υποστηρίζει ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης εγγραφών, από τη συλλογή εγγραφών μέσω της διαχείρισης εγγραφών καταστροφή των εγγραφών.

Το πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών είναι παρόμοια με άλλες τοποθεσίες του SharePoint, επειδή χρησιμοποιείται ως ένα αποθετήριο γενικά για έγγραφα και επιτρέπει τη συνεργασία μεταξύ τους χρήστες της τοποθεσίας. Το πρότυπο τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών, ωστόσο, είναι προκαθορισμένες ρυθμίσεις παραμέτρων τοποθεσίας σχεδιαστεί ειδικά για να βοηθήσει εταιρείες υλοποίηση τους προγραμμάτων διαχείρισης και διατήρηση εγγραφών. Διαχείριση εκδόσεων, τον έλεγχο, διαχείριση μετα-δεδομένων, eDiscovery και δρομολόγηση εγγραφών με δυνατότητα προσαρμογής αποτελούν ενσωματωμένες δυνατότητες που σας βοηθούν να διαχειριστείτε εγγραφές πιο αποτελεσματικά.

Παράδειγμα ροής εργασίας για τη διατήρηση εγγραφών

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : SharePoint παρέχει επίσης τη δυνατότητα να διαχειρίζεστε τις εγγραφές "στη"θέση. Με τη Διαχείριση επιτόπιων εγγραφών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε δυνατότητα που είναι διαθέσιμη στο Κέντρο εγγραφών, όπως η εφαρμογή πολιτικής διαχείρισης πληροφοριών, δρομολόγηση και αναμονή, για να διαχειριστείτε εγγραφές σε οποιαδήποτε τοποθεσία.

Αρχή της σελίδας

Ορισμός ενός σχεδίου διαχείρισης εγγραφών

Στο υψηλότερο επίπεδο, υπάρχουν δύο βασικά βήματα που περιλαμβάνονται στη σχεδίαση τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών για την υλοποίηση ενός προγράμματος διαχείρισης εγγραφών:

  1. Μια εταιρεία πρέπει να αναπτύξετε μια στρατηγική διαχείρισης εγγραφών και ένα επίσημο σχέδιο διαχείρισης εγγραφών. Αυτή είναι μια συλλογική προσπάθεια που περιλαμβάνει το συντονισμό οι διαχειριστές εγγραφών, οι υπεύθυνοι συμμόρφωσης μπορούν, οι επαγγελματίες τεχνολογιών πληροφορικής και οι υπεύθυνοι πληροφόρησης.

  2. Μια εταιρεία, στη συνέχεια, πρέπει να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μία ή περισσότερες τοποθεσίες Κέντρου εγγραφών για την υλοποίηση του σχεδίου διαχείρισης εγγραφών.

Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν τα κύρια στοιχεία που περιλαμβάνονται σε κάθε ένα από τα παρακάτω βήματα.

Σχεδιασμός διαχείρισης εγγραφών

Πριν από μια εταιρεία να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών ως τη λύση διαχείρισης εγγραφών, πρέπει να αναπτύξει ένα επίσημο σχέδιο για τη στρατηγική διαχείρισης εγγραφών. Τα συγκεκριμένα στοιχεία ενός σχεδίου διαχείρισης εγγραφών επίσημη είναι πιθανό να είναι μοναδικά για κάθε εταιρεία ή επιχείρηση. Ωστόσο, σχεδόν όλα τα σχέδια διαχείρισης εγγραφών περιλαμβάνουν τα παρακάτω έγγραφα και διαδικασίες:

Σχέδιο αρχείων      Σχέδιο αρχείων περιγράφει τους τύπους εγγράφων ή στοιχεία που μια εταιρεία αναγνωρίζει ως επίσημες επιχειρηματικές εγγραφές. Υποδεικνύει πού αποθηκεύονται αυτές τις εγγραφές και παρέχει πληροφορίες που διαφοροποιούν τον έναν τύπο εγγραφής από την άλλη. Το σχέδιο αρχείων εξυπηρετεί ως ολοκληρωμένη συλλογή των πολιτικών, διαδικασιών και οδηγίες για τη δημιουργία, αποθήκευση και τη διαχείριση εγγραφών. Σχέδιο αρχείων πρέπει να καλύπτει όλες τις εγγραφές, ανεξάρτητα από το μέσο, συμπεριλαμβανομένων χαρτιού, ιστολόγια, wiki, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ηλεκτρονικά αρχεία. Πρέπει επίσης να καθορίσετε πώς ταξινομούνται, ασφαλές και ο τελικός καταστρέφονται κάθε εγγραφή. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν υπεύθυνα για τη διαχείριση των εγγραφών, όπως εγγραφές εμπιστευτικό, κρίσιμες, εμπορικό απόρρητο ή δικαιώματα. Τέλος, ένα σχέδιο αρχείων πρέπει να καθορίσετε τα άτομα που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση κάθε τύπο εγγραφής.

Εγγραφή βιβλιοθήκες    βιβλιοθήκες εγγραφή είναι ουσιαστικά βιβλιοθήκες εγγράφων που δημιουργείτε να ταξινομήσουν και να αποθηκεύσετε σημαντικών εγγραφών. Δημιουργία βιβλιοθήκης εγγραφή για κάθε τύπο εγγραφής που θέλετε να διατηρήσετε. Εγγραφές δρομολογούνται αυτόματα την κατάλληλη βιβλιοθήκη με βάση τις ρυθμίσεις που έχει ρυθμιστεί στην οργάνωση περιεχομένου.

Τύποι περιεχομένου    Μπορείτε να δημιουργήσετε τύπους περιεχομένου για να καθορίσετε τους τύπους των εγγραφών που χρειάζεται η εταιρεία σας να αποθηκεύετε και να προσδιορίσετε οποιοδήποτε μοναδικό ιδιότητες για κάθε τύπο εγγραφής. Ορίζοντας τύπους περιεχομένου για συγκεκριμένα είδη των εγγραφών, την εταιρεία σας να εξασφαλίσετε ότι κάθε μία από αυτές τις ομάδες περιεχομένου γίνεται με συνεπή τρόπο. Έγγραφα του Office, τα αρχεία PDF, TIFFs (σαρωμένες εικόνες), ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των συνομιλιών με ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, βίντεο και φυσικών εγγραφών μπορούν να όλα είναι ταξινομημένες και αποθηκεύονται με τους τύπους περιεχομένου που δημιουργείτε. Θα αντιμετωπίζεται οποιαδήποτε εγγραφή που ονομάζεται "σύμβαση", για παράδειγμα, το ίδιο τρόπο και με συνεπή τρόπο εντός του SharePoint καταγράφει σύστημα διαχείρισης. Χρήση τύπων περιεχομένου να ταξινομήσουν και να αποθηκεύσετε τις εγγραφές είναι μια εναλλακτική μέθοδο στη χρήση βιβλιοθηκών εγγραφής.

Χρονοδιάγραμμα διατήρησης    Χρονοδιάγραμμα διατήρησης Καθορίζει πόσο χρόνο πρέπει να είναι κάθε τύπο εγγραφής στο σχέδιο αρχείων διατηρούνται (η περίοδος διατήρησης) και της διαδικασίας για τη διάθεση του όταν φτάσει στο τέλος αυτής της περιόδου (τη διαδικασία καταστροφής). Οι οδηγίες σε ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης βασίζονται συνήθως σε νομικές απαιτήσεις, τους κινδύνους για την εταιρεία και επιχειρηματική ανάγκη. Επιπλέον, ένα χρονοδιάγραμμα διατήρησης συνήθως περιγράφει κινδύνων διαχείρισης κινδύνου που καθορίζουν την περίοδο διατήρησης για κάθε τύπο εγγραφής.

Έγγραφο απαιτήσεις συμμόρφωσης    Ένα έγγραφο απαιτήσεις συμμόρφωσης καθορίζει τους κανόνες για να συστημάτων IT για διαχείριση εγγραφών πρέπει να συμμορφώνονται, τις δυνατότητες που πρέπει να έχουν, και τα είδη των τακτικής παρακολούθησης που πρέπει να υποστηρίζουν προκειμένου να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση.

  • Επίσημη διαδικασία για την αναστολή της διάθεσης των εγγραφών      Αυτή η διαδικασία, που ονομάζεται συχνά διατήρησης, λεπτομέρειες πώς μια εταιρεία αναστέλλει τη διάταξη των εγγραφών όταν προκύπτουν συμβάντα όπως διένεξης, ελέγχων ή ερευνών.

  • Σύστημα για την παρακολούθηση και τη διαχείριση των εγγραφών αναφοράς      Για να εξασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι που είναι αρχειοθέτηση, την πρόσβαση και τη διαχείριση των εγγραφών, ανάλογα με το καθορισμένο πολιτικές και διεργασίες, ένα πρόγραμμα διαχείρισης εγγραφών πρέπει να έχετε μια διαδικασία ή συστήματος για την παρακολούθηση και δημιουργία αναφορών σχετικά με τη διαχείριση των εγγραφών.

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση των παραμέτρων μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών

Αφού μια εταιρεία τον λεπτομερή σχεδιασμό της διαχείρισης εγγραφών και αναπτύσσει σε επίσημο πρόγραμμα για διαχείριση εγγραφών, αυτό να δημιουργήσετε και ρύθμιση παραμέτρων μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών για την υλοποίηση αυτού του προγράμματος.

Πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας τοποθεσίας Κέντρου εγγραφών:

  1. Δημιουργία εγγραφής βιβλιοθηκών ή λιστών για να διαχειριστείτε και να αποθηκεύσετε κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων.

    • Συνιστάται να δημιουργήσετε μία βιβλιοθήκη εγγραφή για κάθε τύπο περιεχομένου στο σχέδιο εγγραφών.

    • Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στο Κέντρο εγγραφών, δρομολογούνται στην σχετική λίστα ή βιβλιοθήκη.

  2. Δημιουργία στηλών για την σχετικές βιβλιοθήκες, λίστες ή τύπους περιεχομένου για περιέχουν και να εμφανίσετε τα μετα-δεδομένα για κάθε τύπο εγγραφής που καθορίζεται στο σχέδιο αρχείων.

  3. Καθορίστε τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών για κάθε τύπο εγγραφής στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών. Αυτές οι πολιτικές πρέπει να αντικατοπτρίζουν τις περιόδους διατήρησης και τις απαιτήσεις ελέγχου που καθορίζονται στο σχέδιο αρχείων της εταιρείας σας και το χρονοδιάγραμμα διατήρησης.

  4. Ρύθμιση παραμέτρων της οργάνωσης περιεχομένου για δρομολόγηση κάθε τύπο εγγραφής στην κατάλληλη θέση. Όταν οι εγγραφές υποβάλλονται στην τοποθεσία του Κέντρου εγγραφών, είτε με μη αυτόματο τρόπο είτε μέσω προγραμματισμού, η εφαρμογή χρησιμοποιεί αυτήν τη δυνατότητα για να καθορίσετε τον τρόπο ταξινόμησης της εγγραφής μέσα στην τοποθεσία Κέντρου εγγραφών και από πού να το στείλετε.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×