Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας στην Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Microsoft Access 2010 σάς παρέχει πολλές διαφορετικές επιλογές για τη δημιουργία ετικετών που περιέχουν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες της Access. Ο πιο εύκολος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό ετικετών στην Access για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε μια έκθεση που έχει μορφοποιηθεί ώστε να χωρά τις ετικέτες σας. Οι ετικέτες μπορούν να περιέχουν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες της Access ή λίστες επαφών δεδομένων που έχει εισαχθεί ή συνδεδεμένες από άλλες προελεύσεις, όπως βιβλία εργασίας του Microsoft Excel ή το Microsoft Outlook. Μπορείτε να δημιουργήσετε τις ετικέτες ως αναφορά μέσα από την Access ή μπορείτε να "Συγχώνευση" των δεδομένων με ένα έγγραφο του Microsoft Word και, στη συνέχεια, εκτύπωση των ετικετών από το Word. Σε αυτό το άρθρο περιγράφει τα βήματα που απαιτούνται.

Τι θέλετε να κάνετε;

Χρήση της Access για τη δημιουργία και την εκτύπωση ετικετών

Εκτύπωση δεδομένων της Access, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word

Χρήση της Access για τη δημιουργία και την εκτύπωση ετικετών

Στην Access, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες ως έκθεση που έχει μορφοποιηθεί με μικρό μέγεθος σελίδας, ώστε να προσαρμόζεται η επιθυμητή ετικέτα. Η πιο κοινή χρήση των ετικετών είναι για την αποστολή αλληλογραφίας, αλλά οποιαδήποτε δεδομένα της Access μπορούν να εκτυπωθούν σε μορφή ετικέτας για διάφορους λόγους. Στην περίπτωση των ετικετών αλληλογραφίας, η έκθεση λαμβάνει τα δεδομένα διευθύνσεων από τους πίνακες ή ερωτήματα που περιέχουν τις διευθύνσεις. Με την εκτύπωση της έκθεσης έχετε μια ετικέτα για κάθε διεύθυνση από την προέλευση εγγραφών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση ή εισαγωγή δεδομένων από άλλες προελεύσεις (όπως το Microsoft Excel ή το Microsoft Outlook) για να χρησιμοποιήσετε στις ετικέτες σας, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στην εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων.

Ο "Οδηγός ετικετών" σάς κάνει μια σειρά ερωτήσεων σχετικά με τις ετικέτες και τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται σε αυτές. Ο οδηγός δημιουργεί μια έκθεση, την οποία μπορείτε να προσαρμόσετε, εάν απαιτείται.

Δημιουργία ετικετών με χρήση του "Οδηγού ετικετών" στην Access

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αναφορές ετικέτας που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας τον Οδηγό ετικέτας δεν είναι συμβατή με τη δημοσίευση στις υπηρεσίες Access Services δυνατότητα. Ωστόσο, μπορείτε ακόμη να εκτυπώσετε τις ετικέτες όταν έχετε ανοίξει στο πρόγραμμα Access τη βάση δεδομένων.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε το αντικείμενο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζεται στις ετικέτες σας. Αυτό είναι συνήθως έναν πίνακα, ένα συνδεδεμένο πίνακα ή ένα ερώτημα, αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια φόρμα ή έκθεση.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στη λίστα Εκθέσεις (Ανάγνωση και εκτύπωση δεδομένων), κάντε κλικ στην επιλογή Απλή έκθεση.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν εργάζεστε σε μια βάση δεδομένων web, η εντολή " ετικέτες " βρίσκεται στην περιοχή Αναφορές του προγράμματος-πελάτη.

    Η Access εκτελεί τον "Οδηγό ετικετών".

    Πρώτη σελίδα του 'Οδηγού ετικετών'

    1. Εάν γνωρίζετε τον κατασκευαστή και τον αριθμό προϊόντος των ετικετών:

      • Επιλέξτε τον κατασκευαστή στο πλαίσιο Φιλτράρισμα κατά κατασκευαστή.

      • Επιλέξτε την ετικέτα σας στο πλαίσιο Τι μέγεθος ετικέτας προτιμάτε;.

        Αλλιώς, προσπαθήστε να βρείτε ένα προϊόν οι τιμές του οποίου στις στήλες Διαστάσεις και Αριθμός ετικετών στο πλάτος ταιριάζουν με τις ετικέτες σας.

        Εάν δεν μπορείτε να βρείτε παρόμοια ετικέτα:   

      • Κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

        Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέα ετικέτα.

        Σελίδα 'Δημιουργία ετικέτας' του 'Οδηγού ετικετών'

      • Μετρήστε τις ετικέτες και εισάγετε τις μετρήσεις στα κατάλληλα πλαίσια στο παράθυρο διαλόγου Νέα ετικέτα.

      • Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τις προσαρμοσμένες ετικέτες στο πλαίσιο κειμένου Όνομα ετικέτας, επιλέξτε τον τύπο ετικέτας και τον προσανατολισμό που θέλετε και στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Εάν έχετε δημιουργήσει ήδη μια προσαρμοσμένη ετικέτα και θέλετε να την επιλέξετε:   

      • Κάντε κλικ στην εντολή Εμφάνιση προσαρμοσμένων μεγεθών για ετικέτες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προσαρμοσμένη ετικέτα που θέλετε.

    2. Επιλέξτε Τροφοδοσία φύλλων ή Συνεχής στην περιοχή Τύπος ετικέτας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    3. Επιλέξτε όνομα γραμματοσειράς, μέγεθος, πάχος και χρώμα κειμένου που θέλετε στην ετικέτα σας και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    4. Στη σελίδα Τι θέλετε να περιλαμβάνει η ετικέτα αλληλογραφίας; του οδηγού, επιλέξτε τα πεδία που θέλετε στις ετικέτες σας από τη λίστα Διαθέσιμα πεδία και κάντε διπλό κλικ σε αυτά για προσθήκη στο πλαίσιο Πρότυπη ετικέτα.

      Προσθήκη πεδίων σε μια ετικέτα στον 'Οδηγό ετικετών'

      • Για να προσθέσετε κενό μεταξύ των πεδίων στο πλαίσιο Πρότυπη ετικέτα, πατήστε το πλήκτρο διαστήματος.

      • Για να δημιουργήσετε μια νέα γραμμή, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

      • Για να μετακινηθείτε στα πεδία και τις γραμμές, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους.

      • Για να αφαιρέσετε ένα πεδίο από το πλαίσιο, πατήστε το πλήκτρο BACKSPACE.

      • Για να προσθέσετε άλλο κείμενο ή σημεία στίξης (π.χ. ένα κόμμα μετά από το όνομα της πόλης), κάντε κλικ για να τοποθετήσετε το δρομέα στο σημείο που θέλετε να εμφανιστεί το κείμενο και αρχίστε την πληκτρολόγηση. Το κείμενο αυτό θα είναι το ίδιο σε κάθε ετικέτα.

        ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε μόνο να προσθέσετε πεδία από τους παρακάτω τύπους δεδομένων, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό ετικετών: κείμενο, Υπόμνημα, αριθμός, ημερομηνία/ώρα, νομισματική μονάδα, Ναι/Όχι, ή μέσω συνημμένου. Για να προσθέσετε πεδία από τους άλλους τύπους δεδομένων, ανοίξτε την έκθεση ετικετών σε προβολή σχεδίασης, αφού έχετε ολοκληρώσει τον Οδηγό ετικετών και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Λίστα πεδίων για να προσθέσετε τα πεδία. Για να ανοίξετε το παράθυρο Λίστα πεδίων, ενώ η έκθεση είναι ανοιχτή σε προβολή σχεδίασης, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F8.

        Όταν η διάταξη των πεδίων στην ετικέτα σας είναι αυτή που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    5. Στην επόμενη σελίδα, μπορείτε να επιλέξετε πεδία με τα οποία να ταξινομείτε τις ετικέτες. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να ταξινομήσετε κατά ταχυδρομικό κώδικα, για μεγάλο όγκο αλληλογραφίας. Επιλέξτε τα πεδία ταξινόμησης από τη λίστα Διαθέσιμα πεδία και κάντε διπλό κλικ για προσθήκη στο πλαίσιο Ταξινόμηση κατά. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      Ορισμός της σειράς ταξινόμησης στον 'Οδηγό ετικετών'

    6. Στην τελευταία σελίδα, πληκτρολογήστε το όνομα των ετικετών και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

      Τελευταία σελίδα του 'Οδηγού ετικετών'

      Εάν επιλέξετε Να δω τις ετικέτες όπως θα φαίνονται τυπωμένες στην τελευταία σελίδα του "Οδηγού ετικετών", η Access προβάλλει τις ετικέτες σε Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια ετικέτα για μεγέθυνση ή σμίκρυνση ή να χρησιμοποιήσετε τον έλεγχο ζουμ στη γραμμή κατάστασης.

      Στοιχείο ελέγχου ζουμ

      Εάν επιλέξετε Να μετατρέψω τη σχεδίαση της ετικέτας στην τελευταία σελίδα του "Οδηγού ετικετών", η Access προβάλλει την έκθεση ετικετών σε προβολή σχεδίασης.

      ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Προεπισκόπηση εκτύπωσης είναι η μόνη προβολή στην οποία μπορείτε να δείτε τις στήλες με τη συγκεκριμένη που έχουν διάταξη τους. Εάν δεν μπορείτε να προβάλετε την αναφορά σε προβολή έκθεσης ή προβολή διάταξης, η Access εμφανίζει όλα τα δεδομένα σε μια στήλη.

Προσαρμογή της εμφάνισης της ετικέτας

Εάν οι ετικέτες που θα προκύψουν δεν είναι όπως τις θέλετε, μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάταξη, ανοίγοντας την έκθεση σε προβολή σχεδίασης και κάνοντας τις αλλαγές. Όταν εργάζεστε με ετικέτες, είναι συνήθως ευκολότερο να χρησιμοποιείτε προβολή σχεδίασης, όπου έχετε ακριβέστερο έλεγχο της διάταξης. Για να δείτε τα αποτελέσματα των αλλαγών που κάνετε σε προβολή σχεδίασης, μεταβείτε στην προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Εάν η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σχετικά με δεν υπάρχει αρκετός χώρος κατά μήκος για να εμφανίσετε τα δεδομένα

Αυτό το μήνυμα, όταν εμφανίζεται, είναι ένα εφέ πλευρά των μετρήσεων των ορισμένες ετικέτες. Συνήθως συμβαίνει όταν τις ετικέτες και πολύ κοντά την αριστερή και τη δεξιά άκρη του φύλλου ετικετών. Αυτό μπορεί να προκαλέσει τον οδηγό για να καθορίσετε ορισμένες μετρήσεων που βρίσκονται εκτός του κανονική περιοχή εκτύπωσης και ότι με τη σειρά αιτίες το μήνυμα να εμφανίζεται όταν κάνετε προεπισκόπηση ή εκτύπωση των ετικετών.

Εάν είστε ικανοποιημένοι με τη στοίχιση του κειμένου στις ετικέτες και δεν έχετε μια κενή σελίδα κάθε σελίδα, στη συνέχεια, μπορεί να θέλετε να αφήσετε τη σχεδίαση της έκθεσης, όπως είναι και, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί OK στο μήνυμα κάθε φορά που εμφανίζεται. Διαφορετικά, μπορείτε να δοκιμάσετε προσαρμόζοντας ορισμένες από τις επιλογές διαμόρφωσης σελίδας, όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

Εάν τα δεδομένα σας δεν ευθυγραμμίζονται σωστά με τις ετικέτες

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να επιλύσετε μικρά προβλήματα με τη διάταξη ετικετών κάνοντας ρυθμίσεις στην προβολή σχεδίασης. Μπορείτε να μετακινήσετε τα στοιχεία ελέγχου και να ρυθμίσετε το μέγεθος της ετικέτας αλλάζοντας το πλάτος ή το ύψος της Ενότητας λεπτομερειών.

Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

Εάν θέλετε να αλλάξετε περιθώρια ή την απόσταση μεταξύ των ετικετών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου " Διαμόρφωση σελίδας " ενώ βρίσκεστε σε προβολή σχεδίασης:

  • Στην καρτέλα Διαμόρφωση σελίδας, στην ομάδα Διάταξη σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή στήλες.

    Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου " Διαμόρφωση σελίδας " με επιλεγμένη την καρτέλα στήλες.

Καρτέλα 'Στήλες' του παραθύρου διαλόγου 'Διαμόρφωση σελίδας'

Μπορείτε να αλλάξετε τις παρακάτω ρυθμίσεις στις τρεις ενότητες του παραθύρου διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας:

Ενότητα

Επιλογή

Περιγραφή

Ρυθμίσεις πλέγματος

Πλήθος στηλών

Θα πρέπει να ισούται με τον αριθμό των ετικετών κατά πλάτος της σελίδας.

Διάστιχο

Πληκτρολογήστε μια νέα τιμή για να αυξήσετε ή να μειώσετε την κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών των ετικετών.

Απόσταση στηλών

Πληκτρολογήστε μια νέα τιμή για να αυξήσετε ή να μειώσετε την οριζόντια απόσταση μεταξύ των στηλών των ετικετών.

Μέγεθος στηλών

Πλάτος

Προσέξτε τις ρυθμίσεις περιθωρίου και απόστασης στηλών όταν αλλάζετε αυτήν την τιμή.

Μπορείτε να ελέγξετε και να ρυθμίσετε τα περιθώρια κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογές εκτύπωσης στο παράθυρο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας.

Ύψος

Ρυθμίστε το ύψος της κάθε ετικέτας, όπως απαιτείται.

Ίδιο με τη λεπτομέρεια

Εάν επιλεχθεί, ρυθμίζει το πλάτος και το ύψος της στήλης ίσο με το πλάτος και το ύψος στην ενότητα λεπτομερειών στην προβολή σχεδίασης.

Διάταξη στηλών

Κάτω και κατόπιν κατά πλάτος

Εάν επιλεχθεί, τα δεδομένα ετικετών εκτυπώνονται προς τα κάτω στην πρώτη στήλη και, στη συνέχεια, προς τα κάτω στη δεύτερη στήλη κ.λπ.

Κατά πλάτος και κατόπιν κάτω

Εάν επιλεχθεί, τα δεδομένα ετικετών εκτυπώνονται κατά πλάτος στην πρώτη γραμμή και, στη συνέχεια, στην επόμενη γραμμή κ.λπ.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου " Διαμόρφωση σελίδας " ενώ βρίσκεστε σε προεπισκόπηση εκτύπωσης, κάνοντας κλικ στην επιλογή στήλες στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου, οι αλλαγές σας απεικονίζονται αμέσως στην προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Εκτύπωση των ετικετών

  1. Ανοίξτε την έκθεση σε κάποια προβολή (ή επιλέξτε την έκθεση στο Παράθυρο πλοήγησης).

  2. Στην καρτέλα " αρχείο ", κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

    Η Access εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση.

  3. Καταχωρήστε τις επιλογές σας, όπως τον εκτυπωτή, την περιοχή εκτύπωσης και τον αριθμό των αντιγράφων.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Εκτύπωση δεδομένων της Access, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word

Εάν οι διευθύνσεις σας είναι αποθηκευμένες στην Access, αλλά θέλετε να τις εξάγετε στο Word, προκειμένου να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας για τη μορφοποίηση και την εκτύπωση των ετικετών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας" στο Word.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αυτή η διαδικασία εφαρμόζεται μόνο σε βάσεις δεδομένων υπολογιστή-πελάτη; η εντολή Συγχώνευση Word δεν είναι διαθέσιμη για βάσεις δεδομένων web.

  1. Στο "Παράθυρο πλοήγησης", κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εκτυπώσετε.

  2. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση Word.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word, εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα έγγραφο και θέλετε να συνδέσετε τα δεδομένα σας σε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση των δεδομένων σας σε ένα υπάρχον έγγραφο του Microsoft Word. Διαφορετικά, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου εγγράφου και, στη συνέχεια, να συνδέσετε τα δεδομένα σε αυτό.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Εάν επιλέξατε Σύνδεση των δεδομένων σας με ένα υπάρχον έγγραφο του Microsoft Word, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε έγγραφο του Microsoft Word. Επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα. Το έγγραφο θα ανοίξει στο Word.

    Εάν επιλέξατε τη δημιουργία ενός νέους εγγράφου, το Word ανοίγει με ένα κενό έγγραφο.

  5. Στο Word, ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ". Όταν φτάσετε στο βήμα 3 από τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word (Επιλογή παραληπτών), το αρχείο προέλευσης δεδομένων που επιλέξατε στο βήμα 1 αυτής της διαδικασίας θα είναι ήδη είναι επιλεγμένο.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Word.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word για να εκτυπώσετε τις διευθύνσεις σας, ανεξάρτητα από το σημείο που είναι αποθηκευμένες. Από το Word, μπορείτε να συνδεθείτε σε λίστες διευθύνσεων που είναι αποθηκευμένες σε διάφορα προγράμματα, όπως τα Excel, Outlook και Access. Εναλλακτικά, εάν δεν διαθέτετε λίστα διευθύνσεων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στο Word και, στη συνέχεια, να εκτυπώσετε ετικέτες. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στη Βοήθεια για το Word.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×