Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας στην Access

Σημείωση: Θέλουμε να σας παρέχουμε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο βοήθειας στη γλώσσα σας όσο πιο σύντομα γίνεται. Αυτή η σελίδα έχω μεταφραστεί μέσω αυτοματοποιημένης διαδικασίας και ενδεχομένως να περιέχει γραμματικά λάθη και ανακρίβειες. Ο σκοπός μας είναι αυτό το περιεχόμενο να σας φανεί χρήσιμο. Μπορείτε να μας ενημερώσετε στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας εάν οι πληροφορίες σάς φάνηκαν χρήσιμες; Εδώ θα βρείτε το άρθρο στα Αγγλικά, για να το συμβουλεύεστε εύκολα.

Η Microsoft Access παρέχει πολλές διαφορετικές επιλογές για τη δημιουργία ετικετών που περιέχουν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες της Access. Ο πιο εύκολος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό ετικετών στην Access για να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε μια έκθεση που έχει μορφοποιηθεί ώστε να χωρά τις ετικέτες σας. Οι ετικέτες μπορούν να περιέχουν δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες της Access ή λίστες επαφών δεδομένων που έχει εισαχθεί ή συνδεδεμένες από άλλες προελεύσεις, όπως βιβλία εργασίας του Microsoft Excel ή το Microsoft Outlook. Μπορείτε να δημιουργήσετε τις ετικέτες ως αναφορά μέσα από την Access ή μπορείτε να "Συγχώνευση" των δεδομένων με ένα έγγραφο του Microsoft Word και, στη συνέχεια, εκτύπωση των ετικετών από το Word. Σε αυτό το άρθρο περιγράφει τα βήματα που απαιτούνται.

Τι θέλετε να κάνετε;

Χρήση της Access για δημιουργία και εκτύπωση ετικετών

Εκτύπωση δεδομένων της Access, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word

Χρήση της Access για δημιουργία και εκτύπωση ετικετών

Στην Access, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες ως έκθεση που έχει μορφοποιηθεί με το μικρό μέγεθος σελίδας για να χωρέσει την επιθυμητή ετικέτα. Είναι η πιο κοινή χρήση των ετικετών για αποστολή αλληλογραφίας, αλλά οποιαδήποτε δεδομένα της Access μπορούν να εκτυπωθούν σε μορφή ετικέτας για διάφορους λόγους. Στην περίπτωση ετικέτες αλληλογραφίας, η αναφορά λαμβάνει τα δεδομένα διευθύνσεων από τους πίνακες ή τα ερωτήματα που περιέχουν τις διευθύνσεις. Εκτύπωση της αναφοράς σας δίνει μια μεμονωμένη ετικέτα για κάθε διεύθυνση από την προέλευση εγγραφών.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση ή εισαγωγή δεδομένων από άλλες προελεύσεις (όπως το Microsoft Excel ή το Microsoft Outlook) για να χρησιμοποιήσετε στις ετικέτες σας, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στην εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων.

' Οδηγού ετικετών ' ζητά από μια σειρά από ερωτήσεις σχετικά με τις ετικέτες σας και τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται σε αυτές. Ο οδηγός δημιουργεί την αναφορά, το οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε, εάν είναι απαραίτητο.

Δημιουργία ετικετών με τη χρήση του Οδηγού ετικετών στην Access

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε το αντικείμενο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζεται στις ετικέτες σας. Αυτό είναι συνήθως έναν πίνακα, ένα συνδεδεμένο πίνακα ή ένα ερώτημα, αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια φόρμα ή έκθεση.

  2. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Εκθέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ετικέτες.

    Η Access ξεκινά τον Οδηγό ετικετών.

    Πρώτη σελίδα του 'Οδηγού ετικετών'

    1. Εάν γνωρίζετε το του κατασκευαστή και τον αριθμό προϊόντος των ετικετών:

      • Επιλέξτε τον κατασκευαστή στο πλαίσιο φίλτρο από τον κατασκευαστή του.

      • Επιλέξτε την ετικέτα σας στο το Τι μέγεθος ετικέτας θα θέλατε; πλαίσιο.

        Διαφορετικά, δοκιμάστε να βρείτε ένα προϊόν του οποίου τις τιμές στις στήλες διαστάσεις και αριθμό κατά μήκος ταιριάζουν με τις ετικέτες σας.

        Εάν δεν μπορείτε να βρείτε παρόμοια ετικέτα:   

      • Κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

        Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέα ετικέτα.

        Σελίδα 'Δημιουργία ετικέτας' του 'Οδηγού ετικετών'

      • Μετρήστε τις ετικέτες σας και πληκτρολογήστε τις μετρήσεις στα κατάλληλα πλαίσια στο παράθυρο διαλόγου Νέα ετικέτα.

      • Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τις προσαρμοσμένες ετικέτες στο πλαίσιο κειμένου Όνομα ετικέτας, επιλέξτε τον τύπο ετικέτας και τον προσανατολισμό που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει μια προσαρμοσμένη ετικέτα και θέλετε να επιλέξετε:   

      • Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση προσαρμοσμένων μεγεθών για ετικέτες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην προσαρμοσμένη ετικέτα που θέλετε.

    2. Επιλέξτε τροφοδοσία φύλλων ή συνεχούς στην περιοχή Τύπος ετικέτας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    3. Επιλέξτε το όνομα της γραμματοσειράς, μέγεθος, πάχος και χρώμα κειμένου που θέλετε στην ετικέτα σας και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    4. Στη σελίδα Τι θα θέλατε η ετικέτα αλληλογραφίας του οδηγού, επιλέξτε τα πεδία που θέλετε στις ετικέτες σας από τη λίστα διαθέσιμα πεδία και κάντε διπλό κλικ για να το προσθέσετε στο πλαίσιο ετικέτα πρωτοτύπου.

      Προσθήκη πεδίων σε μια ετικέτα στον 'Οδηγό ετικετών'

      • Για να προσθέσετε χώρο μεταξύ των πεδίων στο πλαίσιο ετικέτα πρωτοτύπου, πατήστε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΉΜΑΤΟΣ.

      • Για να δημιουργήσετε μια νέα γραμμή, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

      • Για να μετακινηθείτε μεταξύ των πεδίων και γραμμές, χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους.

      • Για να καταργήσετε ένα πεδίο από το πλαίσιο, πατήστε το πλήκτρο BACKSPACE.

      • Για να προσθέσετε άλλο κείμενο ή τα σημεία στίξης (για παράδειγμα, ένα ερωτηματικό μετά το όνομα της πόλης), κάντε κλικ για να τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να εμφανιστούν και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το κείμενο. Αυτό το κείμενο θα είναι η ίδια σε κάθε ετικέτα.

        Σημείωση: Μπορείτε μόνο να προσθέσετε πεδία από τους παρακάτω τύπους δεδομένων, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό ετικετών: σύντομο κείμενο (Text), μεγάλο κείμενο (τιμολόγιο), αριθμός, ημερομηνία/ώρα, νομισματική μονάδα, Ναι/Όχι, ή μέσω συνημμένου. Για να προσθέσετε πεδία από τους άλλους τύπους δεδομένων, ανοίξτε την έκθεση ετικετών σε προβολή σχεδίασης, αφού έχετε ολοκληρώσει τον Οδηγό ετικετών και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το παράθυρο Λίστα πεδίων για να προσθέσετε τα πεδία. Για να ανοίξετε το παράθυρο Λίστα πεδίων, ενώ η έκθεση είναι ανοιχτή σε προβολή σχεδίασης, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F8.

        Όταν έχετε τη διάταξη των πεδίων στην ετικέτα σας όπως τις θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    5. Στην επόμενη σελίδα, μπορείτε να επιλέξετε τα πεδία στο οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τις ετικέτες σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να ταξινομήσετε κατά ταχυδρομικό κώδικα για μεγάλο όγκο αλληλογραφίας. Επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να ταξινομήσετε κατά από τη λίστα διαθέσιμα πεδία, και κάντε διπλό κλικ για να το προσθέσετε στο πλαίσιο Ταξινόμηση κατά. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

      Ορισμός της σειράς ταξινόμησης στον 'Οδηγό ετικετών'

    6. Στην τελευταία σελίδα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τις ετικέτες σας και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

      Τελευταία σελίδα του 'Οδηγού ετικετών'

      Εάν επιλέξατε να δω τις ετικέτες όπως θα φαίνονται τυπωμένες στην τελευταία σελίδα του Οδηγού ετικετών, η Access θα εμφανίζει τις ετικέτες στην προεπισκόπηση εκτύπωσης. Μπορείτε να κάντε κλικ στην ετικέτα για να κάνετε μεγέθυνση και σμίκρυνση ή να χρησιμοποιήσετε το στοιχείο ελέγχου ζουμ στη γραμμή κατάστασης.

      Στοιχείο ελέγχου ζουμ

      Εάν επιλέξατε Τροποποίηση τη σχεδίαση της ετικέτας στην τελευταία σελίδα του Οδηγού ετικετών, η Access εμφανίζει την έκθεση ετικετών σε προβολή σχεδίασης.

      Σημείωση: Προεπισκόπηση εκτύπωσης είναι η μόνη προβολή στην οποία μπορείτε να δείτε τις στήλες με τη συγκεκριμένη που έχουν διάταξη τους. Εάν δεν μπορείτε να προβάλετε την αναφορά σε προβολή έκθεσης ή προβολή διάταξης, η Access εμφανίζει όλα τα δεδομένα σε μια στήλη.

Προσαρμογή της εμφάνισης της ετικέτας

Εάν οι ετικέτες που προκύπτουν δεν εμφανίζονται με τον τρόπο που θέλετε, μπορείτε να προσαρμόσετε τη διάταξη, ανοίγοντας την έκθεση σε προβολή σχεδίασης και να κάνετε τις αλλαγές σας. Όταν εργάζεστε με ετικέτες, είναι συνήθως ευκολότερο να χρησιμοποιήσετε την προβολή σχεδίασης όπου έχετε πιο ακριβή έλεγχο της διάταξης. Για να δείτε τα αποτελέσματα των αλλαγών που κάνετε σε προβολή σχεδίασης, μεταβείτε στην προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Εάν η Access εμφανίζει ένα μήνυμα σχετικά με δεν υπάρχει αρκετός χώρος κατά μήκος για να εμφανίσετε τα δεδομένα

Αυτό το μήνυμα, όταν εμφανίζεται, είναι ένα εφέ πλευρά των μετρήσεων των ορισμένες ετικέτες. Συνήθως συμβαίνει όταν τις ετικέτες και πολύ κοντά την αριστερή και τη δεξιά άκρη του φύλλου ετικετών. Αυτό μπορεί να προκαλέσει τον οδηγό για να καθορίσετε ορισμένες μετρήσεων που βρίσκονται εκτός του κανονική περιοχή εκτύπωσης και ότι με τη σειρά αιτίες το μήνυμα να εμφανίζεται όταν κάνετε προεπισκόπηση ή εκτύπωση των ετικετών.

Εάν είστε ικανοποιημένοι με τη στοίχιση του κειμένου στις ετικέτες και δεν έχετε μια κενή σελίδα κάθε σελίδα, στη συνέχεια, μπορεί να θέλετε να αφήσετε τη σχεδίαση της έκθεσης, όπως είναι και, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί OK στο μήνυμα κάθε φορά που εμφανίζεται. Διαφορετικά, μπορείτε να δοκιμάσετε προσαρμόζοντας ορισμένες από τις επιλογές διαμόρφωσης σελίδας, όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.

Εάν τα δεδομένα σας δεν ευθυγραμμίζονται με τις ετικέτες σωστά

Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να διορθώσετε τα μικρά προβλήματα με τη διάταξη ετικετών κάνοντας ρυθμίσεις στην προβολή σχεδίασης. Μπορείτε να μετακινήσετε τα στοιχεία ελέγχου και μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος της ετικέτας, αλλάζοντας το πλάτος ή το ύψος της ενότητας λεπτομερειών.

Για να μεταβείτε σε προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στην έκθεση στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης στο μενού συντόμευσης.

Εάν θέλετε να αλλάξετε περιθώρια ή την απόσταση μεταξύ των ετικετών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου " Διαμόρφωση σελίδας " ενώ βρίσκεστε σε προβολή σχεδίασης:

  • Στην καρτέλα Διαμόρφωση σελίδας, στην ομάδα Διάταξη σελίδας, κάντε κλικ στην επιλογή στήλες.

    Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου " Διαμόρφωση σελίδας " με επιλεγμένη την καρτέλα στήλες.

Καρτέλα 'Στήλες' του παραθύρου διαλόγου 'Διαμόρφωση σελίδας'

Μπορείτε να αλλάξετε τις παρακάτω ρυθμίσεις στις τρεις ενότητες του παραθύρου διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας:

Ενότητα

Επιλογή

Περιγραφή

Ρυθμίσεις πλέγματος

Αριθμός των στηλών

Αυτό θα πρέπει να ισούται με τον αριθμό των ετικετών σε ολόκληρη τη σελίδα.

Διάστιχο

Πληκτρολογήστε μια νέα τιμή για να αυξήσετε ή μειώσετε την κατακόρυφη απόσταση μεταξύ των γραμμών των ετικετών.

Απόσταση στηλών

Πληκτρολογήστε μια νέα τιμή για να αυξήσετε ή μειώσετε την οριζόντια απόσταση μεταξύ των στηλών με ετικέτες.

Μέγεθος στηλών

Πλάτος

Λάβετε υπόψη τις ρυθμίσεις των περιθωρίων και τα διαστήματα στήλη κατά τη ρύθμιση αυτή την τιμή.

Μπορείτε να ελέγξετε και να προσαρμόσετε τα περιθώρια κάνοντας κλικ στην επιλογή Επιλογές εκτύπωσης στο παράθυρο διαλόγου " Διαμόρφωση σελίδας ".

Ύψος

Ρυθμίστε το ύψος της κάθε ετικέτας, όπως απαιτείται.

Ίδιο με τη λεπτομέρεια

Όταν είναι επιλεγμένο, ορίζει το πλάτος της στήλης και το ύψος ίσο με το πλάτος και το ύψος της ενότητας λεπτομερειών σε προβολή σχεδίασης.

Διάταξη στηλών

Κάτω και κατόπιν κατά πλάτος

Όταν είναι επιλεγμένο, τα δεδομένα ετικετών εκτυπώνονται προς τα κάτω στην πρώτη στήλη, στη συνέχεια, προς τα κάτω στη δεύτερη στήλη και ούτω καθεξής.

Κατά πλάτος και, στη συνέχεια, προς τα κάτω

Όταν είναι επιλεγμένο, τα δεδομένα ετικετών εκτυπώνονται κατά μήκος της πρώτης γραμμής, στη συνέχεια, κατά μήκος τη δεύτερη γραμμή και ούτω καθεξής.

Σημείωση: Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου " Διαμόρφωση σελίδας " ενώ βρίσκεστε σε προεπισκόπηση εκτύπωσης, κάνοντας κλικ στην επιλογή στήλες στην καρτέλα Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου, οι αλλαγές σας απεικονίζονται αμέσως στην προεπισκόπηση εκτύπωσης.

Εκτύπωση των ετικετών

  1. Ανοίξτε την έκθεση σε οποιαδήποτε προβολή (ή επιλέξτε την έκθεση στο παράθυρο περιήγησης).

  2. Στην καρτέλα " αρχείο ", κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.

    Η Access εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση.

  3. Εισαγάγετε τις επιλογές για τις λειτουργίες, όπως εκτυπωτής, περιοχή εκτύπωσης και αριθμός αντιτύπων.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Εκτύπωση δεδομένων της Access, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word

Εάν διευθύνσεις σας είναι αποθηκευμένα στην Access, αλλά θέλετε να εξαγάγετε στο Word, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας για να μορφοποιήσετε και να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.

  1. Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εκτυπώσετε.

  2. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση Word.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word, εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα έγγραφο και θέλετε να συνδέσετε τα δεδομένα σας σε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή σύνδεση των δεδομένων σας σε ένα υπάρχον έγγραφο του Microsoft Word. Διαφορετικά, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέου εγγράφου και, στη συνέχεια, να συνδέσετε τα δεδομένα σε αυτό.

  4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Εάν επιλέξατε σύνδεση των δεδομένων σας σε ένα υπάρχον έγγραφο του Microsoft Word, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε έγγραφο του Microsoft Word. Επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα. Θα ανοίξει το έγγραφο στο Word.

    Εάν επιλέξατε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο, το Word ανοίγει με ένα κενό έγγραφο.

  5. Στο Word, ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ". Όταν φτάσετε στο βήμα 3 από τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word (Επιλογή παραληπτών), το αρχείο προέλευσης δεδομένων που επιλέξατε στο βήμα 1 αυτής της διαδικασίας θα είναι ήδη είναι επιλεγμένο.

    Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Word.

Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word για να εκτυπώσετε τις διευθύνσεις σας, ανεξάρτητα από το πού αποθηκεύονται οι διευθύνσεις. Από το Word, μπορείτε να συνδεθείτε στις λίστες διευθύνσεων που είναι αποθηκευμένα σε διάφορα προγράμματα, όπως το Excel, Outlook και Access. Εναλλακτικά, εάν δεν έχετε μια λίστα διευθύνσεων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια στο Word και, στη συνέχεια, εκτύπωση ετικετών. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Βοήθεια του Word.

Αρχή της σελίδας

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×