Δημιουργία διατήρησης για αναστολή εγγράφων ή στοιχείων

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Η δυνατότητα διατήρηση και eDiscovery, το οποίο είναι διαθέσιμο για οποιαδήποτε τοποθεσία, επιτρέπει εταιρείες για να εντοπίσετε και να αναστείλει στοιχεία όπως έγγραφα, εικόνες, σελίδες, από τις πολιτικές λήξης. Συνήθως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για τα στοιχεία που υπόκεινται σε συμβάντα όπως λόγω διενέξεων, οι έλεγχοι και έρευνες. Εταιρείες μπορούν να χρησιμοποιούν διατηρήσεις για να αποφύγετε τα στοιχεία που μπορεί να είναι κατάλληλο για να βρίσκεται σε εξέλιξη επίλυση διαφορών ή έρευνας από λήξη ή την καταστροφή πριν από το συμβάν στο οποίο έχουν σχέση έχει επιλυθεί. Επιπλέον, κατά την τοποθέτηση διατήρησης σε ένα στοιχείο έχετε την επιλογή για να το κλειδώσετε, ώστε να δεν είναι δυνατή η επεξεργασία ή διαγραφεί.

Πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών για την προσθήκη, επεξεργασία ή κατάργηση διατηρήσεις.

Σε αυτό το άρθρο

Πώς λειτουργεί η διατήρηση

Δημιουργία διατήρησης

Προσθήκη στοιχείων σε διατήρηση

Αναζήτηση στοιχείων για να προσθέσετε σε διατήρηση

Προβολή όλων των στοιχείων σε διατήρηση

Προβολή όλων διατηρήσεις έναντι ενός στοιχείου

Κατάργηση στοιχείου από μια διατήρηση

Αφήστε όλα τα στοιχεία από διατήρησης

Πώς λειτουργεί η διατήρηση

Πρέπει να ενεργοποιηθεί η δυνατότητα διατήρηση και eDiscovery για οποιαδήποτε τοποθεσία που θα φιλοξενήσει στοιχείων για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα διατήρησης. Από προεπιλογή, κάθε τοποθεσία Κέντρου εγγραφών έχει μια λίστα διατηρήσεις που διατηρεί οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τις εγγραφές για συμβάντα όπως λόγω διενέξεων, οι έλεγχοι και έρευνες. Δεν είστε υποχρεωμένοι, ωστόσο, να μόνο χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα διατήρηση και eDiscovery σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών. Μπορείτε να προσθέσετε μια λίστα με στοιχεία σε οποιαδήποτε τοποθεσία, πρόσβαση στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας για την τοποθεσία και να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα διατήρηση και eDiscovery.

Δημιουργείτε μια νέα διατήρηση για ένα συγκεκριμένο συμβάν προσθέτοντας μια νέα καταχώρηση στη λίστα "Διατηρήσεις". Η λίστα "Διατηρήσεις" παρέχει εργαλεία για την εύρεση και τη διατήρηση σχετικών στοιχείων, την προβολή στοιχείων που βρίσκονται τη δεδομένη στιγμή σε διατήρηση ή την άρση μιας διατήρησης όταν δεν απαιτείται πλέον.

Όταν ένα στοιχείο προστίθεται σε μια διατήρηση, η κατάσταση διατήρησης αυτού του στοιχείου ενημερώνεται για να υποδηλώσει ότι το στοιχείο είναι σε διατήρηση και η εφαρμογή εμποδίζει τη λήξη ή τη διαγραφή του. Αφού προστεθούν στοιχεία σε μια διατήρηση, συνήθως αναθεωρούνται από το νομικό επιτελείο μιας εταιρείας για να προσδιοριστεί το εάν τα στοιχεία είναι σχετικά με το συμβάν που προκάλεσε τη δημιουργία της διατήρησης. Η κατάργηση μεμονωμένων στοιχείων από μια διατήρηση είναι δυνατή, εάν τα στοιχεία αυτά προσδιοριστούν ως μη σχετικά.

Σε μια εταιρεία μπορούν να υπάρχουν πολλές διατηρήσεις σε ταυτόχρονη ισχύ. Επίσης, ένα στοιχείο μπορεί να προστεθεί σε πολλές διαφορετικές διατηρήσεις. Εάν ένα στοιχείο υπάρχει σε πολλές διατηρήσεις, αναστέλλεται από την αρχική πολιτική διαχείρισης πληροφοριών μέχρι να αρθούν όλες οι διατηρήσεις στις οποίες έχει προστεθεί.

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Οι χρήστες με δικαιώματα προβολής στη λίστα διατηρήσεις να Προσθήκη ή κατάργηση στοιχείων από διατηρήσεις. Οι χρήστες με δικαιώματα επεξεργασίας στη λίστα διατηρήσεις απευθείας να τροποποιήσετε το διατηρήσεις τον εαυτό τους.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία διατήρησης

Σε οποιαδήποτε τοποθεσία που έχει ενεργοποιημένη τη δυνατότητα διατήρηση και eDiscovery, μπορείτε να δημιουργήσετε διατήρησης για να προσθέσετε στοιχεία σε.

  1. Σε μια τοποθεσία Κέντρου εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Διατήρηση και eDiscovery, κάντε κλικ στην επιλογή θέτει σε αναμονή. Για να μάθετε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα διατήρηση και eDiscovery, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης.

  3. Στη σελίδα "Διατηρήσεις", κάντε κλικ στην επιλογή Στοιχεία στην καρτέλα Εργαλεία λίστας στην Κορδέλα.

  4. Στην κορδέλα, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο στοιχείο.


    Δημιουργία στοιχείου


  1. Στο πλαίσιο Τίτλος, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη διατήρηση που θέλετε να δημιουργήσετε. Συνήθως, ο τίτλος πρέπει να προσδιορίζει πληροφορίες σχετικές με το συμβάν (για παράδειγμα, με τη δίκη, τον έλεγχο ή την έρευνα) που προκαλεί τη διατήρηση.

  2. Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη διατήρηση. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε πληροφορίες σχετικά με το συμβάν που προκαλεί τη διατήρηση.

  3. Στο πλαίσιο Διαχείριση από, εισαγάγετε το όνομα του ατόμου ή της ομάδας διαχείρισης εγγραφών που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση της διατήρησης.

  4. Επιλέξτε OK.

Αρχή της σελίδας

Προσθήκη στοιχείων σε μια διατήρηση

Εάν γνωρίζετε ότι ένα συγκεκριμένο στοιχείο σχετίζεται με μια διατήρηση, μπορείτε να το προσθέσετε στη διατήρηση απευθείας από τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη στην οποία είναι αποθηκευμένο.

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει το στοιχείο που θέλετε να προσθέσετε στη διατήρηση.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο στοιχείο που θέλετε να προσθέσετε στη διατήρηση, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και κατόπιν κάντε κλικ στην επιλογή Λεπτομέρειες συμμόρφωσης.

  3. Στη σελίδα "Λεπτομέρειες συμμόρφωσης", κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη/κατάργηση από διατήρηση.

  4. Στην ενότητα Προσθήκη ή κατάργηση από τη διατήρηση, επιλέξτε την Προσθήκη σε διατήρηση την επιλογήκαι, στη συνέχεια, επιλέξτε τη συγκεκριμένη διατήρηση στην οποία θέλετε να προσθέσετε το στοιχείο.


    Προσθήκη ή κατάργηση διατήρησης

  5. Στο πλαίσιο Σχόλια, πληκτρολογήστε τα σχόλια που ίσως θέλετε να παρέχετε σχετικά με το λόγο για τον οποίο προσθέτετε αυτό το στοιχείο στη διατήρηση.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε αυτά τα σχόλια διεξάγεται έλεγχος.

  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Αρχή της σελίδας

Αναζήτηση στοιχείων για προσθήκη σε μια διατήρηση

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναζήτηση για να βρείτε και να προσθέσετε ταυτόχρονα πολλά στοιχεία σε μια διατήρηση. Μπορείτε να αναζητήσετε στοιχεία σε πολλές τοποθεσίες, με την προϋπόθεση ότι κάθε τοποθεσία έχει ενεργοποιημένη τη δυνατότητα "Διατήρηση και Ηλεκτρονικός εντοπισμός". Για να αναζητήσετε στοιχεία σε πολλές τοποθεσίες, πρέπει να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "Διατήρηση και Ηλεκτρονικός εντοπισμός" για την τοποθεσία ανώτατου επιπέδου στη συλλογή τοποθεσιών σας.

  1. Στην τοποθεσία που περιέχει στοιχεία που θέλετε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση για, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", στην ενότητα Διατήρηση και Ηλεκτρονικός εντοπισμός, κάντε κλικ στο Εντοπισμός και τοποθέτηση σε διατήρηση περιεχομένου.

    Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις λέξεις-κλειδιά και σύνταξη λέξεων-κλειδιών, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης

    .

  3. Στη σελίδα "Αναζήτηση και προσθήκη στη διατήρηση", στην ενότητα Κριτήρια αναζήτησης, κάντε κλικ στο Επιλογή τοποθεσίας.

Επιλογή τοποθεσίας για αναζήτηση εγγραφών

  1. Στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογή τοποθεσίας", επιλέξτε την τοποθεσία στην οποία θέλετε να γίνει η αναζήτηση στοιχείων για προσθήκη σε διατήρηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.

  2. Στο πλαίσιο Αναζήτηση, πληκτρολογήστε τις λέξεις-κλειδιά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τον εντοπισμό σχετικών στοιχείων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων.

    Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις λέξεις-κλειδιά και σύνταξη λέξεων-κλειδιών, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης.

    Αναζήτηση στοιχείων για εφαρμογή διατήρησης

  3. Αφού εμφανιστεί η λίστα αποτελεσμάτων, στην ενότητα Σχετικές διατηρήσεις επιλέξτε τη διατήρηση που θέλετε να εφαρμόσετε στα στοιχεία της λίστας.

  4. Επιλέξτε OK.

Αρχή της σελίδας

Προβολή όλων των στοιχείων σε μια διατήρηση

Κάθε διατήρηση που δημιουργείτε διαθέτει μια αναφορά διατήρησης την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για γρήγορη προβολή όλων των στοιχείων που έχουν προστεθεί σε αυτή τη διατήρηση. Από προεπιλογή, οι αναφορές διατήρησης είναι προγραμματισμένες να ενεργοποιούνται στις 11:00 Μ.Μ., το νωρίτερο δηλαδή που μπορείτε να προβάλετε όλα τα στοιχεία που σχετίζονται με μια διατήρηση. Ο διαχειριστής σας μπορεί να ρυθμίσει πότε θα δημιουργούνται αυτές οι αναφορές ή να ορίσει να γίνεται μη αυτόματη εκτέλεση των αναφορών οποιαδήποτε στιγμή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση προγραμμάτων αναφοράς, ανατρέξτε στις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Μπορείτε να προβάλετε αναφορές διατήρησης από οποιαδήποτε τοποθεσία που έχει ενεργοποιήσει τις δυνατότητες διατήρηση και eDiscovery.

  1. Στην τοποθεσία που περιέχει τα στοιχεία θέση σε αναμονή, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Διατήρηση και eDiscovery, κάντε κλικ στην επιλογή Αναφορές κρατήστε πατημένο το πλήκτρο για να ανοίξετε τη λίστα κρατήστε πατημένο το πλήκτροs αναφοράς.

    Εάν δεν βλέπετε τη Διατήρηση και eDiscovery ενότητα στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", οι δυνατότητες διατήρηση και eDiscovery δεν έχουν ενεργοποιηθεί στην τοποθεσία.

  3. Στη λίστα "Αναφορές διατήρησης", κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε να προβάλετε.

  4. Η αναφορά ανοίγει σε μορφή υπολογιστικού φύλλου.

  5. Κάντε κλικ στην καρτέλα στοιχεία σε αναμονή για να εμφανίσετε όλα τα στοιχεία που αποτελούν μέρος της επιλεγμένης διατήρησης.


    Αναφορά διατήρησης

Αρχή της σελίδας

Προβολή όλων των διατηρήσεων ως προς ένα στοιχείο

Εάν ένα στοιχείο έχει προστεθεί σε περισσότερες από μία διατηρήσεις, μπορείτε να προβάλετε τη λίστα των διατηρήσεων που σχετίζονται με αυτό το στοιχείο χρησιμοποιώντας την εντολή Λεπτομέρειες συμμόρφωσης.

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει το στοιχείο για το οποίο θέλετε να προβάλετε πληροφορίες διατήρησης.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο στοιχείο που θέλετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λεπτομέρειες συμμόρφωσης.

  3. Στο παράθυρο διαλόγου "Λεπτομέρειες συμμόρφωσης", κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη/κατάργηση από διατήρηση".

  4. Στη σελίδα κατάσταση διατήρησης, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από την επιλογή Κατάργηση από διατήρηση για να προβάλετε μια λίστα με στοιχεία του στοιχείου είναι που σχετίζονται με.

    Στοιχεία που σχετίζονται με μια εγγραφή

Αρχή της σελίδας

Κατάργηση στοιχείου από μια διατήρηση

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Λεπτομέρειες συμμόρφωσης για να καταργήσετε ένα μεμονωμένο στοιχείο από μια διατήρηση.

  1. Ανοίξτε τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που περιέχει το στοιχείο που θέλετε να καταργήσετε από τη διατήρηση.

  2. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικού στο στοιχείο που θέλετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Λεπτομέρειες συμμόρφωσης.

  3. Στην ενότητα Κατάσταση διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη/κατάργηση από διατήρηση.

  4. Στη σελίδα κατάσταση διατήρησης στοιχείου, ενεργοποιήστε την επιλογή Κατάργηση από διατήρηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη διατήρηση από την οποία θέλετε να αφήσετε το στοιχείο.

    Κατάργηση εγγραφής από διατήρηση

  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Ένα στοιχείο μπορούν να συσχετιστούν με περισσότερες από μία διατηρήσεις, οπότε είναι σημαντικό ότι έχετε επιλέξει το σωστό διατήρησης από την οποία θα αφήστε το έγγραφο.

Αρχή της σελίδας

Αποδέσμευση όλων των στοιχείων από μια διατήρηση

Στην περίπτωση που μια διατήρηση έχει επιλυθεί για ένα ή περισσότερα στοιχεία και δεν απαιτείται πλέον η διατήρηση, μπορείτε να αποδεσμεύσετε όλα τα στοιχεία που έχουν προστεθεί στη διατήρηση. Όταν αίρετε μια διατήρηση, επανέρχεται σε ισχύ η κανονική πολιτική διαχείρισης πληροφοριών για τα στοιχεία που ανήκαν σε αυτή τη διατήρηση.

Από προεπιλογή, οι αναφορές διατήρησης είναι προγραμματισμένες να ενεργοποιούνται στις 11:00 Μ.Μ., το νωρίτερο δηλαδή που μπορείτε να επιβεβαιώσετε ότι έχουν αποδεσμευτεί στοιχεία από μια κράτηση. Ο διαχειριστής σας μπορεί ωστόσο να ρυθμίσει πότε θα δημιουργούνται αυτές οι αναφορές ή να ορίσει να γίνεται μη αυτόματη εκτέλεση των αναφορών οποιαδήποτε στιγμή.

  1. Στην τοποθεσία που περιέχει τα στοιχεία θέση σε αναμονή, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες τοποθεσίας Ενέργειες τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

  2. Στη σελίδα Ρυθμίσεις τοποθεσίας, στην ενότητα Διατήρηση και eDiscovery, κάντε κλικ στην επιλογή θέτει σε αναμονή για να ανοίξετε τη λίστα κρατήστε πατημένο το πλήκτρο .

    Εάν δεν βλέπετε το Διατήρηση και eDiscovery ενότητα στη σελίδα "Ρυθμίσεις τοποθεσίας", η διατήρηση και eDiscovery δυνατότητες δεν έχουν ενεργοποιηθεί στην τοποθεσία.

  3. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στη διατήρηση που περιέχει τα στοιχεία που θέλετε να αποδεσμεύσετε από τη διατήρηση, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Λεπτομέρειες συμμόρφωσης.

  4. Στη σελίδα "Λεπτομέρειες συμμόρφωσης", στην ενότητα Κατάσταση διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη/κατάργηση από διατήρηση.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου "Διατηρήσεις", στην ενότητα Κατάσταση διατήρησης, κάντε κλικ στην επιλογή Άρση διατήρησης.

  6. Στη σελίδα "Άρση διατήρησης", πληκτρολογήστε τα σχόλια που ίσως θέλετε να παρέχετε σχετικά με το λόγο άρσης της διατήρησης.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε αυτά τα σχόλια διεξάγεται έλεγχος.

    Επίλυση διατήρησης

    1. Κάντε κλικ στην εντολή Άρση διατήρησης.

      Όταν αφήσετε διατήρησης, κανονική επιβολής των στην πολιτική διαχείρισης πληροφοριών ισχύει για όλα τα στοιχεία που έχουν σε αυτή τη διατήρηση. Αυτό σημαίνει ότι τα στοιχεία δεν είναι πλέον σε αναστολή λήξης ή καταστροφής. Εάν είναι συγκεκριμένα στοιχεία υπόκεινται σε περισσότερες από μία διατηρήσεις, αυτά τα στοιχεία δεν είναι δυνατό να αποκατασταθούν σε κανονική επιβολής πολιτικής μέχρι όλες οι διατηρήσεις στις οποίες ανήκουν είναι επιλύθηκε και κυκλοφορήσει.

Αρχή της σελίδας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×