Μετάβαση στο κύριο περιεχόμενο
Office

Δημιουργία αναφοράς έργου

Το Project σάς επιτρέπει να δημιουργείτε και να προσαρμόζετε εντυπωσιακές αναφορές με γραφικά για οποιαδήποτε δεδομένα έργων θέλετε, χωρίς να απαιτείται η χρήση άλλου λογισμικού. Παράλληλα, καθώς εργάζεστε ακόμη στο έργο, οι εκθέσεις αλλάζουν για να αντικατοπτρίζουν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες — δεν χρειάζονται μη αυτόματες ενημερώσεις! Δείτε μια λίστα όλων των αναφορών και πώς μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε.

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναφορά.

  2. Στην ομάδα Προβολή αναφορών, κάντε κλικ στον τύπο αναφοράς που θέλετε και επιλέξτε μια συγκεκριμένη αναφορά.

Για παράδειγμα, για να ανοίξετε την αναφορά "Επισκόπηση έργου", κάντε κλικ στις επιλογές Αναφορά > Πίνακας εργαλείων > Επισκόπηση έργου.

Μενού "Πίνακας εργαλείων" στην καρτέλα "Αναφορά".

Η αναφορά "Επισκόπηση έργου" συνδυάζει γραφικά και πίνακες, για να εμφανίσει το σημείο στο οποίο βρίσκεται κάθε στάδιο του έργου, τα επερχόμενα ορόσημα και τις εκπρόθεσμες εργασίες.

Αναφορά "Επισκόπηση έργου"

Το Project παρέχει δεκάδες αναφορές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αμέσως, ωστόσο αυτό δεν περιορίζει τις επιλογές που έχετε. Μπορείτε να προσαρμόσετε το περιεχόμενο και την εμφάνιση των αναφορών ή να δημιουργήσετε μια ολοκαίνουρια αναφορά από την αρχή.

Εργασία με την αναφορά σας

Αλλαγή των δεδομένων σε αναφορά

Παράδειγμα

Αλλαγή της εμφάνισης μιας αναφοράς

Παράδειγμα

Δημιουργία αναφοράς

Κοινή χρήση αναφοράς

Διάθεση νέας αναφοράς σε μελλοντικά έργα

Περισσότεροι τρόποι αναφοράς των πληροφοριών έργου

Αλλαγή των δεδομένων σε αναφορά

Μπορείτε να επιλέξετε τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται από το Project σε οποιοδήποτε τμήμα μιας αναφοράς.

  1. Κάντε κλικ στον πίνακα ή το γράφημα που θέλετε να αλλάξετε.

  2. Χρησιμοποιήστε το παράθυρο Λίστα πεδίων στη δεξιά πλευρά της οθόνης, για να επιλέξετε τα πεδία που θα εμφανίζονται και να εφαρμόσετε φίλτρα σε πληροφορίες.

Συμβουλή:  Όταν κάνετε κλικ σε ένα γράφημα, αναδύονται τρία κουμπιά ακριβώς στα δεξιά του. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά Στοιχεία γραφήματος Κουμπί "Στοιχεία γραφήματος" και Φίλτρα γραφήματος Κουμπί "Φίλτρα γραφήματος" για να επιλέξετε γρήγορα στοιχεία, όπως ετικέτες δεδομένων και να φιλτράρετε τις πληροφορίες που εισάγονται στο γράφημα.

Παράδειγμα

Στην αναφορά "Επισκόπηση έργου", μπορείτε να αλλάξετε το γράφημα "% ολοκλήρωσης", ώστε να εμφανίζει κρίσιμες δευτερεύουσες εργασίες αντί για εργασίες σύνοψης ανώτατου επιπέδου:

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο στο γράφημα % ολοκλήρωσης.

  2. Στο παράθυρο Λίστα πεδίων, μεταβείτε στο πλαίσιο Φίλτρο και επιλέξτε το στοιχείο Κρίσιμη.

  3. Στο πλαίσιο Επίπεδο διάρθρωσης, επιλέξτε το στοιχείο Επίπεδο 2. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, αυτό είναι το πρώτο επίπεδο της διάρθρωσης που διαθέτει δευτερεύουσες εργασίες αντί για εργασίες σύνοψης.

    Το γράφημα αλλάζει καθώς πραγματοποιείτε τις επιλογές σας.

    Η αναφορά "Επισκόπηση έργου" με το παράθυρο "Δεδομένα γραφήματος" ανοιχτό

Αλλαγή της εμφάνισης μιας αναφοράς

Το Project περιλαμβάνει δυνατότητες για τον έλεγχο της εμφάνισης των αναφορών, ώστε να δημιουργείτε από σοβαρές, ασπρόμαυρες αναφορές έως εντυπωσιακές, πολύχρωμες αναφορές με εφέ.

Συμβουλή:  Επίσης, μπορείτε να εμφανίζετε αναφορές σε διαιρεμένη προβολή για να βλέπετε τις αλλαγές που πραγματοποιούνται σε πραγματικό χρόνο, καθώς εργάζεστε στα δεδομένα του έργου. Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο άρθρο Διαίρεση προβολής.

Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της αναφοράς και επιλέξτε το στοιχείο Εργαλεία αναφοράς/Σχεδίαση, για να δείτε τις επιλογές σχετικά με την αλλαγή της εμφάνισης ολόκληρης της αναφοράς. Από αυτήν την καρτέλα, μπορείτε να αλλάζετε τη γραμματοσειρά, το χρώμα ή το θέμα ολόκληρης της αναφοράς. Ακόμη, μπορείτε να προσθέτετε εδώ νέες εικόνες (και φωτογραφίες), σχήματα, γραφήματα ή πίνακες.

Καρτέλα "Εργαλεία αναφοράς/Σχεδίαση"

Όταν κάνετε κλικ σε μεμονωμένα στοιχεία (γραφήματα, πίνακες κ.λπ.) μιας αναφοράς, στο επάνω μέρος της οθόνης εμφανίζονται νέες καρτέλες, με επιλογές μορφοποίησης για το συγκεκριμένο τμήμα.

Ομάδα "Στυλ πίνακα" στην καρτέλα "Εργαλεία πίνακα/Σχεδίαση"

Συμβουλή:  Όταν κάνετε κλικ σε ένα γράφημα, αναδύονται τρία κουμπιά ακριβώς στα δεξιά του. Κάντε κλικ στο κουμπί Στυλ γραφήματος Κουμπί "Προσαρμόστε την εμφάνιση του γραφήματός σας" για να αλλάξετε γρήγορα το χρώμα ή το στυλ του γραφήματος.

Παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να ανανεώσετε την εμφάνιση του γραφήματος % ολοκλήρωσης στην αναφορά "Επισκόπηση έργου".

Το γράφημα "% ολοκλήρωσης" στην αναφορά "Επισκόπηση έργου"

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του γραφήματος % ολοκλήρωσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία γραφήματος/Σχεδίαση.

  2. Στην ομάδα Στυλ γραφήματος, επιλέξτε ένα νέο στυλ. Αυτό το στυλ καταργεί τις γραμμές και προσθέτει σκιές στις στήλες.

    Ομάδα "Στυλ γραφήματος" στην καρτέλα "Εργαλεία γραφήματος/Σχεδίαση"

  3. Δώστε περισσότερο βάθος στο γράφημά σας. Κάντε κλικ στις επιλογές Εργαλεία γραφήματος/Σχεδίαση > Αλλαγή τύπου γραφήματος.

    Κουμπί "Αλλαγή τύπου γραφήματος"

  4. Κάντε κλικ στις επιλογές Στήλη > Σωρευμένη στήλη 3-Δ.

    Παράθυρο διαλόγου "Αλλαγή τύπου γραφήματος"

  5. Προσθέστε μια εικόνα φόντου. Κάντε κλικ στις επιλογές Εργαλεία γραφήματος/Μορφοποίηση > Γέμισμα σχήματος και επιλέξτε ένα νέο χρώμα.

    Μενού επιλογών χρώματος "Γέμισμα σχήματος"

  6. Αλλάξτε τα χρώματα των ράβδων. Κάντε κλικ στις ράβδους για να τις επιλέξετε, κάντε κλικ στις επιλογές Εργαλεία γραφήματος/Μορφοποίηση > Γέμισμα σχήματος και επιλέξτε ένα νέο χρώμα.

  7. Αφαιρέστε τους αριθμούς από τις ράβδους. Κάντε κλικ στους αριθμούς για να τους επιλέξετε και, στη συνέχεια, σύρετε τους αριθμούς προς τα επάνω.

Με μερικά μόνο κλικ μπορείτε να δείτε πραγματικά μεγάλη διαφορά στο τελικό αποτέλεσμα. Και αυτές είναι μερικές μόνο από τις διαθέσιμες επιλογές μορφοποίησης.

Μορφοποιημένο γράφημα "% ολοκλήρωσης" στην αναφορά "Επισκόπηση έργου"

Δημιουργία αναφοράς

  1. Κάντε κλικ στα στοιχεία Αναφορά > Νέα αναφορά.

  2. Ενεργοποιήστε μία από τις τέσσερις επιλογές και κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή.

  3. Δώστε ένα όνομα στην αναφορά και ξεκινήστε να προσθέτετε πληροφορίες.

    Μενού "Νέα αναφορά" στην καρτέλα "Αναφορά"

    Κενό    Δημιουργεί έναν κενό καμβά. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Εργαλεία αναφοράς/Σχεδίαση, για να προσθέσετε γραφήματα, πίνακες, κείμενο και εικόνες.

    Γράφημα    Το Project δημιουργεί από προεπιλογή ένα συγκριτικό γράφημα των στοιχείων "Πραγματικός όγκος εργασίας", "Υπόλοιπη εργασία" και "Εργασία". Χρησιμοποιήστε το παράθυρο Λίστα πεδίων για να επιλέξετε διαφορετικά πεδία προς σύγκριση και χρησιμοποιήστε τα στοιχεία ελέγχου για να αλλάξετε το χρώμα και τη μορφή του γραφήματος.

    Πίνακας    Χρησιμοποιήστε το παράθυρο Λίστα πεδίων για να επιλέξετε τα πεδία που θα εμφανίζονται στον πίνακα (τα πεδία "Όνομα", "Έναρξη", "Λήξη" και "% ολοκλήρωσης" εμφανίζονται από προεπιλογή). Από το πλαίσιο "Επίπεδο διάρθρωσης", μπορείτε να επιλέξετε πόσα επίπεδα στη διάρθρωση του έργου πρέπει να εμφανίζονται στον πίνακα. Στις καρτέλες Εργαλεία πίνακα/Σχεδίαση και Εργαλεία πίνακα/Διάταξη, μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του πίνακα.

    Σύγκριση    Εμφανίζει δύο γραφήματα σε παράθεση. Αρχικά τα γραφήματα περιλαμβάνουν τα ίδια δεδομένα. Κάντε κλικ στο ένα γράφημα και επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε από το παράθυρο Λίστα πεδίων για να ξεκινήσετε να τα διαφοροποιείτε.

Τα γραφήματα που δημιουργείτε από την αρχή είναι πλήρως προσαρμόσιμα. Μπορείτε να προσθέτετε και να διαγράφετε στοιχεία, καθώς και να αλλάζετε τα δεδομένα ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Κοινή χρήση αναφοράς

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της αναφοράς.

  2. Κάντε κλικ στις επιλογές Εργαλεία αναφοράς/Σχεδίαση > Αντιγραφή αναφοράς.

    Το κουμπί "Αντιγραφή αναφοράς" στην καρτέλα "Εργαλεία αναφοράς/Σχεδίαση"

  3. Επικολλήστε την αναφορά σε οποιοδήποτε πρόγραμμα εμφανίζει γραφικά.

Συμβουλή:  Ίσως χρειαστεί να αλλάξετε το μέγεθος και να στοιχίσετε την αναφορά, όταν την επικολλήσετε στη νέα της θέση.

Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε την αναφορά και να τη διανείμετε με τον παραδοσιακό τρόπο.

Διάθεση νέας αναφοράς σε μελλοντικά έργα

Χρησιμοποιήστε την Οργάνωση για να αντιγράψετε μια νέα αναφορά στο καθολικό πρότυπο για χρήση σε μελλοντικά έργα.

Περισσότεροι τρόποι αναφοράς των πληροφοριών έργου

Οι οπτικές αναφορές σάς επιτρέπουν να προβάλλετε με γραφικά τις πληροφορίες έργου χρησιμοποιώντας βελτιωμένους Συγκεντρωτικούς Πίνακες στο Excel 2010. Όταν έχουν εξαχθεί πληροφορίες έργου στο Excel, μπορείτε να προσαρμόσετε περαιτέρω τις αναφορές με τις δυνατότητες των βελτιωμένων Συγκεντρωτικών Πινάκων του Excel 2010, όπως με οι αναλυτές φίλτρων, την αναζήτηση στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες, τα γραφήματα sparkline στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες, για να εμφανίσετε αμέσως τις τάσεις και τις βελτιώσεις στην επανεγγραφή OLAP.

Τα πρότυπα αναφορών στο Project 2010 είναι χωρισμένα σε έξι κατηγορίες στο παράθυρο διαλόγουΟπτικές αναφορές - Δημιουργία αναφοράς, στο οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση κάνοντας κλικ στην επιλογή Οπτικές αναφορές στην ομάδα Αναφορές της καρτέλας Έργο. Οι παρακάτω ενότητες παρέχουν περιγραφές για τις οπτικές αναφορές σε κάθε κατηγορία.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές. Οι προσαρμοσμένες αναφορές θα εμφανίζονται στην κατηγορία για τον τύπο δεδομένων που χρησιμοποιείται.

Κατηγορία "Χρήση εργασιών"

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τις οπτικές αναφορές της κατηγορίας "Χρήση εργασιών". Αυτές οι αναφορές βασίζονται σε δεδομένα εργασιών χρονολογικής φάσης.

Σημείωση: Τα δεδομένα ανάθεσης χρονολογικής φάσης είναι διαθέσιμα στις αναφορές της κατηγορίας "Χρήση ανάθεσης".

Όνομα

Τύπος

Περιγραφή

Αναφορά ταμειακής ροής

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε ένα γράφημα ράβδων με τα μεγέθη κόστους και προγραμματισμένου κόστους, απεικονιζόμενα σχέση με τον χρόνο.

Αναφορά προοδευτικής εκτελεσθείσας αξίας

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα που εμφανίζει το AC (πραγματικό κόστος εκτελεσθείσας εργασίας), την προγραμματισμένη αξία (προϋπολογισμένο κόστος προγραμματισμένης εργασίας) και την εκτελεσθείσα αξία (προϋπολογισμένο κόστος της εκτελεσθείσας εργασίας) σε σχέση με τον χρόνο.

Κατηγορία "Χρήση πόρων"

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τις οπτικές αναφορές της κατηγορίας "Χρήση πόρων". Αυτές οι αναφορές βασίζονται στα δεδομένα πόρων χρονολογικής φάσης.

Σημείωση: Τα δεδομένα ανάθεσης χρονολογικής φάσης είναι διαθέσιμα στις αναφορές της κατηγορίας "Χρήση ανάθεσης".

Όνομα

Τύπος

Περιγραφή

Αναφορά ταμειακής ροής

Visio

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα διάγραμμα που εμφανίζει τα προγραμματισμένα και τα πραγματικά κόστη για το έργο σας σε σχέση με τον χρόνο. Τα κόστη διαχωρίζονται με βάση τον τύπο πόρου (εργασία, υλικά και κόστος). Ένας δείκτης εμφανίζει εάν τα προγραμματισμένα κόστη υπερβαίνουν τα κόστη της γραμμής βάσης.

Αναφορά διαθεσιμότητας πόρων

Visio

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα διάγραμμα που εμφανίζει την εργασία και την υπόλοιπη διαθεσιμότητα για τους πόρους του έργου σας, διαχωρισμένη ανά τύπο πόρου (εργασία, υλικά και κόστος). Μια κόκκινη σημαία εμφανίζεται δίπλα σε κάθε πόρο σε υπερανάθεση.

Αναφορά σύνοψης κόστους πόρων

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να δείτε ένα γράφημα πίτας που δείχνει τη διαίρεση του κόστους πόρων μεταξύ των τριών τύπων πόρων: κόστος, υλικά και εργασία.

Αναφορά διαθεσιμότητας εργασίας πόρων

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων με τη συνολική δυνατότητα, την εργασία και την υπόλοιπη διαθεσιμότητα των πόρων εργασίας σε σχέση με τον χρόνο.

Αναφορά σύνοψης εργασίας πόρων

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων με τη συνολική δυνατότητα πόρων, την εργασία, την υπόλοιπη διαθεσιμότητα και την πραγματική εργασίας σε σχέση με τον χρόνο.

Κατηγορία "Χρήση ανάθεσης"

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τις οπτικές αναφορές της κατηγορίας "Χρήση ανάθεσης". Αυτές οι αναφορές βασίζονται στα δεδομένα χρονολογικής φάσης, παρόμοια με τα δεδομένα που βρίσκονται στις προβολές Χρήση εργασιών και Χρήση πόρων.

Όνομα

Τύπος

Περιγραφή

Αναφορά κόστους γραμμής βάσης

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων με το κόστος γραμμής βάσης, το προγραμματισμένο κόστος και το πραγματικό κόστος για το έργο σας, απεικονιζόμενα μέσα από τις εργασίες.

Αναφορά γραμμής βάσης

Visio

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα διάγραμμα του έργου σας σε ανάλυση ανά τρίμηνο και μετά ανά εργασία. Αυτή η αναφορά συγκρίνει την προγραμματισμένη εργασία και κόστος με την εργασία και το κόστος γραμμής βάσης. Οι δείκτες χρησιμοποιούνται για να δείξουν πότε η προγραμματισμένη εργασία υπερβαίνει την εργασία γραμμής βάσης και πότε το προγραμματισμένο κόστος υπερβαίνει το κόστος γραμμής βάσης.

Αναφορά εργασίας γραμμής βάσης

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων με την εργασία γραμμής βάσης, την προγραμματισμένη εργασία και την πραγματική εργασία για το έργο σας, απεικονιζόμενα μέσα από τις εργασίες.

Αναφορά κόστους προϋπολογισμού

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων με το κόστος προϋπολογισμού, το κόστος γραμμής βάσης, το προγραμματισμένο κόστος και το πραγματικό κόστος, απεικονιζόμενα σε σχέση με τον χρόνο.

Αναφορά εργασίας προϋπολογισμού

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων με την εργασία προϋπολογισμού, την εργασία γραμμής βάσης, την προγραμματισμένη εργασία και την πραγματική εργασία, απεικονιζόμενα σε σχέση με τον χρόνο.

Αναφορά προοδευτικής εκτελεσθείσας αξίας

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα που εμφανίζει το AC (πραγματικό κόστος εκτελεσθείσας εργασίας), την προγραμματισμένη αξία (προϋπολογισμένο κόστος προγραμματισμένης εργασίας) και την εκτελεσθείσα αξία (προϋπολογισμένο κόστος της εκτελεσθείσας εργασίας) σε σχέση με τον χρόνο.

Κατηγορίες “Εργασία, “Πόρος” και “Σύνοψη ανάθεσης”

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τις οπτικές αναφορές στις κατηγορίες “Σύνοψη εργασίας” “Σύνοψη πόρου” και “Σύνοψη εργασίας”. Οι αναφορές σύνοψης δεν περιλαμβάνουν δεδομένα χρονολογικής φάσης.

Κατηγορία

Όνομα

Τύπος

Περιγραφή

Σύνοψη εργασίας

Αναφορά κατάστασης κρίσιμων εργασιών

Visio

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα διάγραμμα που εμφανίζει την εργασία και την υπόλοιπη εργασία για τις κρίσιμες και τις μη κρίσιμες εργασίες. Η γραμμή δεδομένων υποδεικνύει το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας.

Σύνοψη εργασίας

Αναφορά κατάστασης εργασίας

Visio

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα διάγραμμα της εργασίας και το ποσοστό της εργασίας που ολοκληρώθηκε στο έργο σας, με σύμβολα που δείχνουν πότε η εργασία γραμμής βάσης υπερβαίνει την εργασία, πότε η εργασία γραμμής βάσης ισούται με την εργασία και πότε η εργασία υπερβαίνει την εργασία γραμμής βάσης. Η γραμμή δεδομένων υποδεικνύει το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας.

Σύνοψη πόρου

Αναφορά υπόλοιπης εργασίας πόρων

Excel

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα γράφημα ράβδων με την υπόλοιπη εργασία και την πραγματική εργασία για κάθε πόρο εργασίας, απεικονιζόμενα σε μονάδες εργασίας.

Σύνοψη ανάθεσης

Αναφορά κατάστασης πόρων

Visio

Χρησιμοποιήστε αυτή την αναφορά για να προβάλετε ένα διάγραμμα των τιμών εργασίας και κόστους για κάθε έναν από τους πόρους του έργου σας. Το ποσοστό της εργασίας που ολοκληρώθηκε υποδεικνύεται από τη σκίαση σε κάθε ένα από τα πλαίσια στο διάγραμμα. Η σκίαση γίνεται πιο σκούρα καθώς ο πόρος πλησιάζει στην ολοκλήρωση των εργασιών που έχουν εκχωρηθεί.

Δημιουργία οπτικής αναφοράς με χρήση προτύπου

  1. Στην καρτέλα Έργο, στην ομάδα Αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Οπτικές αναφορές.
    Γραφικό ομάδας “Αναφορές”

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές, στην καρτέλα Όλες, κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε να δημιουργήσετε.

    Εάν η αναφορά που θέλετε να δημιουργήσετε δεν εμφανίζεται, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη προτύπων αναφοράς από και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση για να μεταβείτε στη θέση που περιέχει την αναφορά σας.

    Συμβουλή: Εάν γνωρίζετε ποια κατηγορία περιέχει την αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα αυτής της κατηγορίας για να προβάλετε μια πιο σύντομη λίστα αναφορών. Εάν θέλετε μόνο μια λίστα με αναφορές που ανοίγουν στο Excel ή το Visio, επιλέξτε ή καταργήστε το πλαισίου ελέγχου Microsoft Excel ή Microsoft Visio.

  3. Για να αλλάξετε το επίπεδο των δεδομένων χρήσης που περιλαμβάνονται στην αναφορά, επιλέξτε Έτη, Τρίμηνα, Μήνες, Εβδομάδες ή Ημέρες από τη λίστα Επιλέξτε το επίπεδο των δεδομένων χρήσης που θα συμπεριληφθούν στην αναφορά.

    Σημείωση: Από προεπιλογή, το Έργο oρίζει το επίπεδο χρήσης δεδομένων σε αυτό που προτείνει για το μέγεθος του έργου σας. Για τα περισσότερα έργα, αυτό θα είναι σε εβδομάδες. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε τα δεδομένα σε ένα πιο λεπτομερές επίπεδο, μπορεί να μειωθεί η απόδοση της αναφοράς. Για καλύτερη απόδοση, εάν βλέπετε πολλές αναφορές για το ίδιο έργο ταυτόχρονα, μην αλλάζετε το επίπεδο δεδομένων. Εάν αλλάξετε το επίπεδο δεδομένων, πρέπει να δημιουργηθεί εκ νέου η προσωρινή βάση δεδομένων αναφορών που είναι αποθηκευμένη τοπικά. Εάν δεν θέλετε να συμπεριλάβετε δεδομένα χρήσης στις αναφορές σας, ορίστε το επίπεδο δεδομένων σε Έτη για βέλτιστες επιδόσεις.

  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή για να δημιουργήσετε την αναφορά και να την ανοίξετε στο Excel ή το Visio.

Επεξεργασία υπάρχοντος προτύπου οπτικής αναφοράς

  1. Στην καρτέλα Έργο, στην ομάδα Αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Οπτικές αναφορές.
    Γραφικό ομάδας “Αναφορές”

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές, στην καρτέλα Όλες, κάντε κλικ στην αναφορά που θέλετε να επεξεργαστείτε.

    Συμβουλή: Εάν γνωρίζετε ποια κατηγορία περιέχει την αναφορά, μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα αυτής της κατηγορίας για να προβάλετε μια πιο σύντομη λίστα αναφορών. Εάν θέλετε μόνο μια λίστα με αναφορές που ανοίγουν στο Excel ή το Visio, επιλέξτε ή καταργήστε τα πλαίσια ελέγχου Microsoft Excel ή Microsoft Visio.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία προτύπου.

  4. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε να προσθέσετε ή να καταργήσετε από την αναφορά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη, Κατάργηση ή Κατάργηση όλων για να μετακινήσετε τα πεδία ανάμεσα στα πλαίσια Διαθέσιμα πεδία και Επιλεγμένα πεδία ή ανάμεσα στα πλαίσιαΔιαθέσιμα προσαρμοσμένα πεδία και Επιλεγμένα πεδία.

    Τα πεδία στα πλαίσια Επιλεγμένα πεδία και Επιλεγμένα προσαρμοσμένα πεδία περιλαμβάνονται στην αναφορά.

  5. Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία προτύπου για να δημιουργήσετε την αναφορά με την τροποποιημένη λίστα πεδίων.

  • Στο πλαίσιο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, ορισμένα πεδία προσδιορίζονται ως διαστάσεις. Είναι σημαντικό να επιλέξετε λιγότερες από έξι διαστάσεις για την αναφορά σας. Εάν επιλέξετε περισσότερες από έξι διαστάσεις, η απόδοση της αναφοράς θα μειωθεί σημαντικά.

  • Δεν είναι όλα τα πεδία διαθέσιμα σε όλες τις αναφορές. Ορισμένα πεδία είναι διαθέσιμα μόνο στις αναφορές του Visio, αλλά όχι στις αναφορές του Excel.

  • Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε το πεδίο που θέλετε να συμπεριλάβετε στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, μπορεί να έχει αποθηκευτεί σε μια διαφορετική κατηγορία δεδομένων. Για παράδειγμα, πολλά πεδία που ενδεχομένως θεωρείτε ως πεδία Σύνοψης εργασιών είναι στην πραγματικότητα πεδία Σύνοψης ανάθεσης.

Δημιουργία νέου προτύπου οπτικής αναφοράς

  1. Στην καρτέλα Έργο, στην ομάδα Αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Οπτικές αναφορές.
    Γραφικό ομάδας “Αναφορές”

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Νέο πρότυπο.

  3. Στην ενότητα Επιλογή εφαρμογής, κάντε κλικ στην επιλογή Excel για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο του Excel, ή κάντε κλικ στο Visio (Metric) για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο του Visio.

  4. Στην ενότητα Επιλογή τύπου δεδομένων, επιλέξτε τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην αναφορά.

    Για να συμπεριλάβετε δεδομένα χρονολογικής φάσης, επιλέξτε Χρήση εργασιών, Χρήση πόρων</c1> ή Χρήση ανάθεσης από τη λίστα στην ενότητα Επιλογή τύπου δεδομένων.

  5. Κάντε κλικ στο Επιλογή πεδίων.

  6. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στα προεπιλεγμένα πεδία του Έργου που θέλετε να προσθέσετε στην αναφορά στο πλαίσιο Διαθέσιμα πεδία.

  7. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να τα μετακινήσετε στο πλαίσιο Επιλεγμένα πεδία.

  8. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στα προσαρμοσμένα πεδία που θέλετε να προσθέσετε στην αναφορά από το πλαίσιο Διαθέσιμα προσαρμοσμένα πεδία.

  9. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να τα μετακινήσετε στο πλαίσιο Επιλεγμένα προσαρμοσμένα πεδία.

  • Εάν έχετε εγκατεστημένη την αγγλική έκδοση του Office Project 2007, έχετε την επιλογή για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο του Visio που χρησιμοποιεί μονάδες Η.Π.Α.

  • Για να καταργήσετε ένα πεδίο από την αναφορά, στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, κάντε κλικ στο πεδίο πλαίσιο Επιλεγμένα πεδία ή Επιλεγμένα προσαρμοσμένα πεδία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση. Για να καταργήσετε όλα τα προεπιλεγμένα ή προσαρμοσμένα πεδία από την αναφορά, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων στην ενότητα Επιλογή πεδίων ή Επιλογή προσαρμοσμένων πεδίων.

  • Δεν είναι όλα τα πεδία διαθέσιμα σε όλες τις αναφορές. Ορισμένα πεδία είναι διαθέσιμα μόνο στις αναφορές του Visio, και όχι στις αναφορές του Excel.

  • Εάν δεν μπορείτε να εντοπίσετε το πεδίο που θέλετε να συμπεριλάβετε στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, μπορεί να έχει αποθηκευτεί σε μια διαφορετική κατηγορία δεδομένων. Για παράδειγμα, πολλά πεδία που ενδεχομένως θεωρείτε ως πεδία Σύνοψης εργασιών είναι στην πραγματικότητα πεδία Σύνοψης ανάθεσης.

  • Στο πλαίσιο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, ορισμένα πεδία προσδιορίζονται ως διαστάσεις. Είναι σημαντικό να επιλέξετε λιγότερες από έξι διαστάσεις για την αναφορά σας. Εάν επιλέξετε περισσότερες από έξι διαστάσεις, η απόδοση της αναφοράς θα μειωθεί σημαντικά.

  • Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία της οπτικής αναφοράς σας, μπορείτε να επιλέξετε να την αποθηκεύσετε στην προεπιλεγμένη θέση προτύπου (c:\Program Files\Microsoft Office\Templates) ή σε άλλη θέση στον υπολογιστή σας ή το δίκτυό σας. Τα πρότυπα που είναι αποθηκευμένα αυτόματα στην προεπιλεγμένη θέση προτύπου εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Δημιουργία αναφοράς.

  • Εάν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε άλλο πακέτο γλωσσών, μετά την αποθήκευση του προτύπου της προσαρμοσμένης οπτικής αναφοράς, παραμένει διαθέσιμο το πρότυπο, αλλά δεν είναι συμπληρωμένο. Τα ονόματα του αρχικού πεδίου δεν αναγνωρίζονται στη νέα γλώσσα και δεν περιλαμβάνονται στην αναφορά.

Εξαγωγή δεδομένων αναφοράς

Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένα δεδομένα για εξαγωγή από μια κατηγορία (κύβου OLAP) ή μπορείτε να εξαγάγετε όλα τα δεδομένα έργου ως βάση δεδομένων αναφορών.

Εξαγωγή δεδομένων ως κύβου OLAP

  1. Στην καρτέλα Έργο, στην ομάδα Αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Οπτικές αναφορές.
    Γραφικό ομάδας “Αναφορές”

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση δεδομένων.

  3. Στην ενότητα Αποθήκευση κύβου αναφοράς, επιλέξτε την κατηγορία που περιέχει τον τύπο των δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε.

  4. Κάντε κλικ στην Επιλογή πεδίων για να τροποποιήσετε τα πεδία που περιλαμβάνονται στη λίστα δεδομένων για εξαγωγή.

  5. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων, κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε να προσθέσετε ή να καταργήσετε από τη λίστα δεδομένων για εξαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη, Κατάργηση ή Κατάργηση όλων για να μετακινήσετε τα πεδία ανάμεσα στα πλαίσια Διαθέσιμα πεδία και Επιλεγμένα πεδία ή ανάμεσα στα πλαίσιαΔιαθέσιμα προσαρμοσμένα πεδία και Επιλεγμένα πεδία.

    Τα πεδία στα πλαίσια Επιλεγμένα πεδία και Επιλεγμένα προσαρμοσμένα πεδία περιλαμβάνονται στα εξαγώμενα δεδομένα.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή OK στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές - Επιλογή πεδίων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση κύβου.

  7. Εντοπίστε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

  • Τα δεδομένα κύβου αποθηκεύονται ως ένα αρχείο .cub.

  • Κατά την πρόσβαση σε δεδομένα κύβου από το Visio, το αρχείο .cub δεν είναι δυνατό να αποθηκευτεί σε κοινόχρηστο στοιχείο δικτύου.

Εξαγωγή δεδομένων ως βάση δεδομένων αναφορών

  1. Στην καρτέλα Έργο, στην ομάδα Αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Οπτικές αναφορές.
    Γραφικό ομάδας “Αναφορές”

  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οπτικές αναφορές, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βάσης δεδομένων.

  4. Εντοπίστε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

    Τα δεδομένα αποθηκεύονται ως ένα αρχείο βάσης δεδομένων (.mdb) του Microsoft Office Access.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×