Δημιουργήστε έναν κατάλογο με ονόματα, διευθύνσεις και άλλες πληροφορίες

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Αυτό το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, δείτε την αποποίηση ευθυνών. Θα βρείτε την αγγλική έκδοση του παρόντος άρθρου εδώ για αναφορά.

Μπορείτε να συγχωνεύσετε δεδομένα σε ένα μεμονωμένο έγγραφο, όπως έναν κατάλογο μελών, κατάλογο ή λίστα τμημάτων, χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα καταλόγου στο Word.

  1. Στην καρτέλα στοιχεία αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη συγχώνευσης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Στον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα.

    Εκκίνηση του Οδηγού συγχώνευσης αλληλογραφίας

  2. Στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας " στη δεξιά πλευρά της οθόνης, στην περιοχή Επιλογή τύπου για το έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή καταλόγου.

  3. Στο κάτω μέρος του παραθύρου συγχώνευσης αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Έναρξη εγγράφου.

    Κάνοντας κλικ στην επιλογή κατά τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα 6

  4. Στην περιοχή Επιλογή εγγράφου έναρξης, μπορείτε να δείτε τις ακόλουθες επιλογές:

    • Χρήση του τρέχοντος εγγράφου: Χρήση του τρέχοντος εγγράφου στην οθόνη ως κύριο έγγραφο.

    • Έναρξη από πρότυπο: Επιλέξτε ένα από τα πρότυπα που είναι έτοιμη για χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας.

    • Έναρξη από υπάρχον έγγραφο: Ανοίξτε ένα υπάρχον έγγραφο για να χρησιμοποιήσετε ως κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

      Ενεργοποιήστε την επιλογή που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: επιλογή παραληπτών.

  5. Κατά το άνοιγμα ή δημιουργία προέλευσης δεδομένων, χρησιμοποιώντας τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας, δίνετε Word για να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο σύνολο από μεταβλητές πληροφορίες για τη συγχώνευση. Χρησιμοποιήστε μία από τις παρακάτω μεθόδους για να επισυνάψετε το κύριο έγγραφο σε αρχείο προέλευσης δεδομένων.

    1. Στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ", στην περιοχή Επιλογή παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας.

    2. Στην περιοχή Χρήση υπάρχουσας λίστας, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.

    3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε το αρχείο που περιέχει τις μεταβλητές πληροφορίες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

    4. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε.

      Πώς γίνεται;

      1. Κάντε ένα από τα ακόλουθα:

        Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου για να ορίσετε ονόματα

        Αυτή η μέθοδος είναι πολύ χρήσιμη, εάν η λίστα είναι σύντομη. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε και καταργήστε αυτά δίπλα στα ονόματα που θέλετε να αποκλείσετε.

        Συμβουλή: Εάν γνωρίζετε ότι θέλετε να συμπεριλάβετε το μεγαλύτερο μέρος της λίστας στον κατάλογό σας, κάνοντας κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων πρώτα διευκολύνει την απαλοιφή συγκεκριμένων εγγραφών. Ομοίως, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο ορισμένα εγγραφές στη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Απαλοιφή όλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε.

        Ταξινόμηση στοιχείων στη λίστα

        Αυτό είναι χρήσιμο εάν θέλετε να βλέπετε τα στοιχεία σε αλφαβητική ή αριθμητική σειρά. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης του στοιχείου που θέλετε να γίνει η ταξινόμηση. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε τη λίστα αλφαβητικά κατά επώνυμο, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Επώνυμο.

        Φιλτράρισμα στοιχείων στη λίστα

        Αυτό είναι χρήσιμο εάν η λίστα περιέχει τις εγγραφές που γνωρίζετε ότι δεν θέλετε να εμφανίζονται ή να συμπεριληφθούν στον κατάλογο. Όταν έχετε φιλτράρει τη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλαίσια ελέγχου για να συμπεριλάβετε και να εξαιρέσετε εγγραφές, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα.

        Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επικεφαλίδα της στήλης του στοιχείου που θέλετε να φιλτράρετε με βάση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα εξής:

        • (Κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές για τις οποίες το αντίστοιχο πεδίο είναι κενό.

        • (Μη κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές για τις οποίες το αντίστοιχο πεδίο περιέχει πληροφορίες.

        • Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας περιέχει εγγραφές με κοινές πληροφορίες και υπάρχουν δέκα ή λιγότερες μοναδικές τιμές στη στήλη, μπορείτε να φιλτράρετε σύμφωνα με συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν πολλές διευθύνσεις για την Αυστραλία ως χώρα περιοχή, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση την Αυστραλία.

          Παράθυρο διαλόγου " Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας " εμφανίζει μόνο τις καθορισμένες εγγραφές. Για να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή (όλα).

          ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ: 

          • Για σύνθετη ταξινόμηση και φιλτράρισμα, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα σε οποιοδήποτε όνομα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή (για προχωρημένους). Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες Φιλτράρισμα εγγραφών και Ταξινόμηση εγγραφών για να ρυθμίσετε το ερώτημα ταξινόμησης ή φιλτραρίσματος που θέλετε.

          • Εάν έχετε εγκαταστήσει λογισμικό επικύρωσης διευθύνσεων, μπορείτε να κάνετε κλικ επικύρωση διευθύνσεων στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας για να επικυρώσετε τις διευθύνσεις που παρατίθενται.

      2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ". Το Word θα χρησιμοποιήσει τα ονόματα που ορίσατε για τον κατάλογο.

    1. Στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ", στην περιοχή Επιλογή παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή επιλογή από επαφές του Outlook.

    2. Στην περιοχή επιλογή από επαφές του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή φακέλου επαφών.

    3. Επιλέξτε το φάκελο επαφών του Outlook που θέλετε στο παράθυρο διαλόγου και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    4. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε.

      Πώς γίνεται;

      1. Κάντε ένα από τα ακόλουθα:

        Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου για να ορίσετε ονόματα

        Αυτή η μέθοδος είναι πολύ χρήσιμη, εάν η λίστα είναι σύντομη. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε και καταργήστε αυτά δίπλα στα ονόματα που θέλετε να αποκλείσετε.

        Συμβουλή: Εάν γνωρίζετε ότι θέλετε να συμπεριλάβετε το μεγαλύτερο μέρος της λίστας στον κατάλογό σας, κάνοντας κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων πρώτα διευκολύνει την απαλοιφή συγκεκριμένων εγγραφών. Ομοίως, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο ορισμένα εγγραφές στη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Απαλοιφή όλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε.

        Ταξινόμηση στοιχείων στη λίστα

        Αυτό είναι χρήσιμο εάν θέλετε να βλέπετε τα στοιχεία σε αλφαβητική ή αριθμητική σειρά. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης του στοιχείου που θέλετε να γίνει η ταξινόμηση. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε τη λίστα αλφαβητικά κατά επώνυμο, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Επώνυμο.

        Φιλτράρισμα στοιχείων στη λίστα

        Αυτό είναι χρήσιμο εάν η λίστα περιέχει τις εγγραφές που γνωρίζετε ότι δεν θέλετε να εμφανίζονται ή να συμπεριληφθούν στον κατάλογο. Όταν έχετε φιλτράρει τη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλαίσια ελέγχου για να συμπεριλάβετε και να εξαιρέσετε εγγραφές, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα.

        Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επικεφαλίδα της στήλης του στοιχείου που θέλετε να φιλτράρετε με βάση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα εξής:

        • (Κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές για τις οποίες το αντίστοιχο πεδίο είναι κενό.

        • (Μη κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές για τις οποίες το αντίστοιχο πεδίο περιέχει πληροφορίες.

        • Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας περιέχει εγγραφές με κοινές πληροφορίες και υπάρχουν δέκα ή λιγότερες μοναδικές τιμές στη στήλη, μπορείτε να φιλτράρετε σύμφωνα με συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν πολλές διευθύνσεις για την Αυστραλία ως χώρα περιοχή, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση την Αυστραλία.

          Παράθυρο διαλόγου " Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας " εμφανίζει μόνο τις καθορισμένες εγγραφές. Για να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή (όλα).

          ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ: 

          • Για σύνθετη ταξινόμηση και φιλτράρισμα, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα σε οποιοδήποτε όνομα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή (για προχωρημένους). Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες Φιλτράρισμα εγγραφών και Ταξινόμηση εγγραφών για να ρυθμίσετε το ερώτημα ταξινόμησης ή φιλτραρίσματος που θέλετε.

          • Εάν έχετε εγκαταστήσει λογισμικό επικύρωσης διευθύνσεων, μπορείτε να κάνετε κλικ επικύρωση στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας για να επικυρώσετε τις διευθύνσεις που παρατίθενται.

      2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ". Το Word θα χρησιμοποιήσει τα ονόματα που ορίσατε για τον κατάλογο.

    1. Στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ", στην περιοχή Επιλογή παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή Πληκτρολόγηση νέας λίστας.

    2. Στην περιοχή Πληκτρολόγηση νέας λίστας, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

    3. Στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων, πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε για την πρώτη καταχώρηση. Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε σε κάθε πεδίο.

    4. Για να ολοκληρώσετε την πρώτη καταχώρηση και μετακίνηση μια νέα εγγραφή, κάντε κλικ στην επιλογή " Νέα καταχώρηση ".

    5. Διατήρηση προσθήκη καταχωρήσεων μέχρι να ολοκληρωθεί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

    6. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διευθύνσεων στο πλαίσιο όνομα αρχείου και επιλέξτε ένα φάκελο για να αποθηκεύσετε τη λίστα.

      Από προεπιλογή, η λίστα διευθύνσεων αποθηκεύεται στο φάκελο Προσωπικά αρχεία προέλευσης δεδομένων. Είναι καλύτερα να διατηρήσετε τη λίστα διευθύνσεων, επειδή είναι ο προεπιλεγμένος φάκελος στον οποίο το Word αναζητά προελεύσεις δεδομένων. Επομένως, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λίστα διευθύνσεων σε μια μελλοντική συγχώνευση αλληλογραφίας, δεν θα πρέπει να περιηγηθείτε σε αρχεία και φακέλους για να το εντοπίσετε.

    7. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

    8. Στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας, επιλέξτε τα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε.

      Πώς γίνεται;

      1. Κάντε ένα από τα ακόλουθα:

        Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια ελέγχου για να ορίσετε ονόματα

        Αυτή η μέθοδος είναι πολύ χρήσιμη, εάν έχετε μικρή λίστα. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα ονόματα που θέλετε να συμπεριλάβετε και καταργήστε αυτά δίπλα στα ονόματα που θέλετε να αποκλείσετε.

        Συμβουλή: Εάν γνωρίζετε ότι θέλετε να συμπεριλάβετε το μεγαλύτερο μέρος της λίστας στον κατάλογό σας, κάνοντας κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων πρώτα διευκολύνει την απαλοιφή συγκεκριμένων εγγραφών. Ομοίως, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μόνο ορισμένα εγγραφές στη λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Απαλοιφή όλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε.

        Ταξινόμηση στοιχείων στη λίστα

        Αυτό είναι χρήσιμο εάν θέλετε να βλέπετε τα στοιχεία σε αλφαβητική ή αριθμητική σειρά. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα στήλης του στοιχείου που θέλετε να γίνει η ταξινόμηση. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε τη λίστα αλφαβητικά κατά επώνυμο, κάντε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Επώνυμο.

        Φιλτράρισμα στοιχείων στη λίστα

        Αυτό είναι χρήσιμο εάν η λίστα περιέχει τις εγγραφές που γνωρίζετε ότι δεν θέλετε να εμφανίζονται ή να συμπεριληφθούν στον κατάλογο. Όταν έχετε φιλτράρει τη λίστα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλαίσια ελέγχου για να συμπεριλάβετε και να εξαιρέσετε εγγραφές, όπως περιγράφεται στην προηγούμενη ενότητα.

        Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επικεφαλίδα της στήλης του στοιχείου που θέλετε να φιλτράρετε με βάση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε από τα εξής:

        • (Κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές για τις οποίες το αντίστοιχο πεδίο είναι κενό.

        • (Μη κενά) εμφανίζει όλες τις εγγραφές για τις οποίες το αντίστοιχο πεδίο περιέχει πληροφορίες.

        • Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας περιέχει εγγραφές με κοινές πληροφορίες και υπάρχουν δέκα ή λιγότερες μοναδικές τιμές στη στήλη, μπορείτε να φιλτράρετε σύμφωνα με συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν πολλές διευθύνσεις για την Αυστραλία ως χώρα περιοχή, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση την Αυστραλία.

          Παράθυρο διαλόγου " Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας " εμφανίζει μόνο τις καθορισμένες εγγραφές. Για να εμφανίσετε ξανά όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή (όλα).

          ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ: 

          • Για σύνθετη ταξινόμηση και φιλτράρισμα, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα σε οποιοδήποτε όνομα στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή (για προχωρημένους). Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες Φιλτράρισμα εγγραφών και Ταξινόμηση εγγραφών για να ρυθμίσετε το ερώτημα ταξινόμησης ή φιλτραρίσματος που θέλετε.

          • Εάν έχετε εγκαταστήσει λογισμικό επικύρωσης διευθύνσεων, μπορείτε να κάνετε κλικ επικύρωση στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας για να επικυρώσετε τις διευθύνσεις που παρατίθενται.

      2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο εργασιών " Συγχώνευση αλληλογραφίας ". Το Word θα χρησιμοποιήσει τα ονόματα που ορίσατε για τον κατάλογο.

  6. Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: Τακτοποίηση του καταλόγου.

  7. Εάν έχετε ήδη κάνει, στο παράθυρο εγγράφου, πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να επαναλάβετε για κάθε στοιχείο στον κατάλογο. Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε ετικέτες όπως όνομα: και διεύθυνση:.

    ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Σε αυτό το σημείο, μην περιλαμβάνετε κείμενο που θέλετε να εκτυπώσετε μόνο μία φορά στο έγγραφο του καταλόγου.

  8. Εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης όπου θέλετε να συγχωνεύσετε ονόματα, διευθύνσεις και άλλα δεδομένα από την προέλευση δεδομένων. Για παράδειγμα, εισαγάγετε ένα πεδίο συγχώνευσης μετά από μια ετικέτα στοιχείου, όπως είναι οι εταιρείας: «Εταιρεία».

    Πώς γίνεται;

    1. Στο κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εισάγετε το πεδίο.

    2. Εισαγάγετε ένα από τα εξής:

      Μπλοκ διευθύνσεων με όνομα, διεύθυνση και άλλες πληροφορίες

      1. Κάντε κλικ στην επιλογή Μπλοκ διεύθυνσης.

      2. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης, επιλέξτε τα στοιχεία της διεύθυνσης που θέλετε να συμπεριλάβετε και τις μορφές που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

        Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, Word μπορεί να μην έχει εντοπίσει κάποιες από τις πληροφορίες που χρειάζονται για το μπλοκ διεύθυνσης. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή (δεν είναι διαθέσιμη) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο από την προέλευση δεδομένων που αντιστοιχεί στο πεδίο που απαιτείται για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

      Άλλα πεδία πληροφοριών

      1. Κάντε κλικ στην επιλογή περισσότερα στοιχεία και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

        • Για να επιλέξετε πεδία διεύθυνσης που θα αντιστοιχούν αυτόματα στα πεδία στην προέλευση δεδομένων σας, ακόμα και εάν τα πεδία της προέλευσης δεδομένων δεν έχουν το ίδιο όνομα με τα πεδία σας, κάντε κλικ στην επιλογή Πεδία διεύθυνσης.

        • Για να επιλέξετε τα πεδία που θα παίρνουν πάντα τα δεδομένα απευθείας από μια στήλη σε μια βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Πεδία βάσης δεδομένων.

      2. Στο πλαίσιο Πεδία, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε.

      3. Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

        Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταίριασμα πεδίων, Word μπορεί να μην έχει εντοπίσει κάποιες από τις πληροφορίες που χρειάζονται για να εισαγάγετε το πεδίο. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή (δεν είναι διαθέσιμη) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο από την προέλευση δεδομένων που αντιστοιχεί στο πεδίο που απαιτείται για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

        ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Εάν εισάγετε ένα πεδίο από τη λίστα Πεδία βάσης δεδομένων και έπειτα αλλάξετε σε ένα αρχείο δεδομένων που δεν έχει μια στήλη με το ίδιο όνομα, το Word δεν θα έχει τη δυνατότητα να εισαγάγει τις πληροφορίες αυτού του πεδίου στο συγχωνευμένο έγγραφο.

    3. Επαναλάβετε τα βήματα ένα και b για όλα τα πεδία που θέλετε να εισαγάγετε.

      Σημειώσεις: 

      • Δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε χαρακτήρες πεδίου συγχώνευσης («») με μη αυτόματο τρόπο ή χρησιμοποιήστε την εντολή " σύμβολο " στο μενού Εισαγωγή. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο εργασιών "Συγχώνευση αλληλογραφίας".

      • Εάν τα πεδία συγχώνευσης εμφανίζονται μέσα σε αγκύλες, όπως {MERGEFIELD City}, στη συνέχεια, το Word εμφανίζει τους κωδικούς πεδίων αντί για τα αποτελέσματα του πεδίου. Αυτό δεν επηρεάζει τη συγχώνευση, αλλά εάν θέλετε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα, κάντε δεξί κλικ τον κώδικα πεδίου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εναλλαγή κωδικών πεδίων από το μενού συντόμευσης.

    4. Εάν θέλετε, μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή των συγχωνευμένων δεδομένων.

      Πώς γίνεται;

      Για να μορφοποιήσετε συγχωνευμένων δεδομένων, πρέπει να μορφοποιήσετε τα πεδία συγχώνευσης στο κύριο έγγραφο. Δεν πρέπει να μορφοποιείτε τα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης δεδομένων, επειδή η μορφοποίηση δεν διατηρούνται κατά τη συγχώνευση των δεδομένων στο έγγραφο.

      1. Στο κύριο έγγραφο, επιλέξτε το πεδίο που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να μορφοποιήσετε, συμπεριλαμβανομένων των χαρακτήρων του περιβάλλοντος πεδίου συγχώνευσης («»).

      2. Αλλαγή της γραμματοσειράς ή άλλες επιλογές μορφοποίησης, όπως θέλετε.

  9. Αφού ολοκληρώσετε το κύριο έγγραφο και εισαγάγετε όλα τα πεδία συγχώνευσης, κάντε κλικ στην επιλογή " Αποθήκευση ως " στο μενού αρχείο. Ονομάστε το έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.

  10. Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: προεπισκόπηση του καταλόγου.

  11. Για να κάνετε προεπισκόπηση των στοιχείων με τη σειρά, κάντε κλικ στα κουμπιά βέλους πίσω και εμπρός. Εναλλακτικά, για να εντοπίσετε και να κάνετε προεπισκόπηση ενός συγκεκριμένου στοιχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Εύρεση παραλήπτη και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα κριτήρια αναζήτησης στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση καταχώρησης.

  12. Εάν είναι απαραίτητο, επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών. Κάντε ένα από τα εξής:

    • Για να αποκλείσετε ένα συγκεκριμένο παραλήπτη από τη συγχώνευση, κάντε κλικ στο κουμπί Εξαίρεση του παραλήπτη.

    • Για να αλλάξετε τη λίστα παραληπτών, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία λίστας παραληπτών και μετά κάντε τις αλλαγές που θέλετε στο παράθυρο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  13. Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο: ολοκλήρωση της συγχώνευσης.

  14. Στην περιοχή Συγχώνευση, κάντε κλικ Στο νέο έγγραφο.

  15. Στο παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση σε ένα νέο έγγραφο, κάντε ένα από τα εξής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    • Για να συγχωνεύσετε όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στην επιλογή όλων.

    • Για να συγχωνεύσετε μόνο την εγγραφή που βλέπετε στο παράθυρο του εγγράφου, κάντε κλικ στην επιλογή τρέχουσα εγγραφή.

    • Για να συγχωνεύσετε μια περιοχή εγγραφών, κάντε κλικ στην επιλογή από και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τους αριθμούς εγγραφής στα πλαίσια από και έως.

      Το Word ανοίγει ένα νέο έγγραφο που περιέχει όλες τις μεμονωμένες εγγραφές.

  16. Προσθέστε κεφαλίδες, υποσέλιδα και οποιοδήποτε άλλο κείμενο που θέλετε.

    Για παράδειγμα, εάν τα συγχωνευμένα δεδομένα είναι μορφοποιημένα ως πίνακα, προσθέσετε επικεφαλίδες στηλών στον πίνακα μετά τη συγχώνευση των δεδομένων.

  17. Αποθήκευση ή την εκτύπωση στον κατάλογο, ακριβώς όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε κανονικό έγγραφο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Αποποίηση ευθυνών αυτόματης μετάφρασης: Αυτό το άρθρο έχει μεταφραστεί από ένα σύστημα υπολογιστή χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η Microsoft προσφέρει αυτές τις αυτόματες μεταφράσεις για να βοηθά τους μη αγγλόφωνους χρήστες να απολαμβάνουν περιεχόμενο σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνολογίες της Microsoft. Το άρθρο προέρχεται από μηχανική μετάφραση, συνεπώς ενδέχεται να περιέχει λάθη λεξιλογίου, σύνταξης ή γραμματικής.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×